Fehlzeiten reduzieren: Das können sie tun

Welche Arten von Fehlzeiten gibt es?

Vorweg die gute Nachricht: Zum ersten Mal seit zehn Jahren sinkt der Krankenstand in Deutschland wieder.

Laut TK-Gesundheitsreport lag er bei 4,23 Prozent. Das bedeutet: Jede Erwerbsperson hat im Schnitt 15,2 Tage krankheitsbedingt gefehlt.

Grippen und Magen-Darm-Infektionen sind aber nicht die einzigen Gründe für Fehltage von Mitarbeitern. Man kann grundsätzlich unterscheiden zwischen:

• Krankheitsbedingte Fehlzeiten

  Grippale Infekte oder schwere Krankheiten, körperliche wie psychische Leiden

• Motivationsbedingte Fehlzeiten

  Absentismus, blau machen

• Betriebsbedingte Fehlzeiten

  Weiterbildungen, Schulungen etc.

Fehlzeiten reduzieren: Warum ist das wichtig?

Nüchtern betrachtet, stellen hohe Fehlzeiten ein personalwirtschaftliches Problem dar:

• Überstunden müssen ge- und Termine verschoben werden.
• Die Vertretung kostet Geld, die Maschinen können womöglich nicht ausgelastet werden.
• Auch ist ein größerer Organisationsaufwand erforderlich.
• Gleichzeitig bleiben die Lohn- und Gehaltsforderungen des abwesenden Mitarbeiters bestehen.

Kurzum: Fehlzeiten verursachen Kosten. Je niedriger die Fehlzeiten, desto besser für das Unternehmen.

Ein simples Rechenbeispiel: Eine Firma beschäftigt 20 Mitarbeiter. Für die Mitarbeiter wird ein durchschnittlicher Personalaufwand von 40.000 Euro im Jahr fällig. Bei einem Krankenstand von 4,23 Prozent (gemäß des TK-Reports) entstünden nun alleine für die Fehlzeiten der Mitarbeiter zusätzliche Personalkosten von 33.840 Euro – kein Kleckerbetrag.

Und man kann noch eine Ebene höher gehen: So führten in Deutschland nach Angaben der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) allein krankheitsbedingte Fehlzeiten im Jahr 2014 zu einem volkswirtschaftlichen Produktivitätsverlust von rund 57 Milliarden Euro bzw. einem Verlust an Arbeitsproduktivität von 90 Milliarden Euro.

Fehlzeiten reduzieren: Was Sie tun können

1. Fehlzeiten-Analyse

   Wer strategisch vorgeht, stellt sich zu Beginn die Frage: Woraus setzen sich eigentlich die Fehlzeiten meines Unternehmens zusammen? Wer fehlt wie oft?
   
   Beispiel: Ihre Firma hat einen außerordentlich hohen Krankenstand von 8,5 Prozent. Während aber 18 von 20 Mitarbeitern unterdurchschnittlich oft fehlen, sind die übrigen zwei dauerabwesend – und treiben damit den Schnitt nach oben.
   
   Schlussfolgerung: Ihr Unternehmen hat kein strukturelles Problem, die zwei Mitarbeiter haben eines. Aber welche Probleme haben sie – gesundheitliche, private, vorübergehende oder langfristige? Hier ist eine individuelle Unterstützung gefragt.
   
   Sind die Fehlzeiten aber durch die Bank hoch, stellt sich die Frage: Wo liegen die Ursachen? Handelt es sich um Verletzungen, Erkältungen, kurze oder lange Fehlzeiten? Eine professionelle Fehlzeiten-Analyse vergleicht unter anderem die Ursachen, Zeiträume, Abteilungen. Dafür gibt es entsprechende Tools oder auch externe Berater. Indes: Eine Fehlzeiten-Analyse kostet leider ebenfalls Geld und kann zeitraubend sein.
   
   Und: Hohe Fehlzeiten können auch saisonale Ursachen haben. So ist der Rückgang der Fehlzeiten 2016 im Vergleich zum Vorjahr laut TK-Gesundheitsreport unter anderem darauf zurückzuführen, dass die Grippe- und Erkältungsssaison weniger heftig ausgefallen war. Jede Erwerbsperson fehlte erkältungsbedingt 0,10 Tage weniger – in absoluten Zahlen ist das eine Menge. Im Vorjahr wiederum war gerade die grassierende Erkältungswelle für den steigenden Krankenstand verantwortlich.
   
   Und im Jahr 2009 hatte die Techniker-Krankenkasse speziell bei Azubis auffällig hohe Fehlzeiten bemerkt. Hintergrund: In diesem Jahr wütete die Neue Influenza und war – mutmaßlich – für die hohen Krankenstände verantwortlich. In diesen Fällen kann man also von höheren Mächten sprechen. Einflussnahme des Unternehmens: kaum möglich.
   
   Grundsätzlich aber: Gehen Sie Ihren Fehlzeiten auf den Grund, analysieren Sie detailliert und ziehen Sie keine voreiligen Schlüsse. Erst danach können Sie geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen.

2. Rückkehrgespräch

   Rückkehrgespräche sind ein beliebtes Mittel, um kranke Mitarbeiter wiedereinzugliedern und die Fehlzeiten in Zukunft zu verringern. Sie sind günstig, relativ einfach durchführbar und tun nicht weh. Im Gegenteil, sie können zu einem Motivationsschub führen und so die Produktivität erhöhen.
   
   Im Vordergrund sollte dabei stehen, dem Mitarbeiter Hilfe anzubieten, ihm Aufmerksamkeit zu schenken.
   
   Aber Achtung: Ohne jede Vorbereitung und Strategie sollte eine Führungskraft nicht ins Rückkehrgespräch gehen. Das kann vom Mitarbeiter als Willkür und Berechnung ausgelegt und sogar einen negativen Effekt auf die Motivation haben. Nach dem Motto: Jetzt schmiert er mir Honig ums Maul, damit ich wieder schön funktioniere.

3. Unternehmenskultur

   „Eine schlechte Unternehmenskultur geht mit einem deutlich höheren gesundheitlichen Risiko für Mitarbeiter einher.“ Das war die Kernaussage des Fehlzeiten-Reports 2016 des Wissenschaftlichen Instituts der AOK (WIdO), das insgesamt 2.000 Beschäftigte befragt hatte.
   
   Demnach ist jeder Vierte, der die eigene Unternehmenskultur als schlecht bewertet, auch mit der eigenen Gesundheit unzufrieden. Von denen, die ihrem Unternehmen eine positive Kultur bescheinigen, war es demgegenüber nur jeder Zehnte.
   
   Schlussfolgerung: Eine gute Unternehmenskultur fördert die Gesundheit der Mitarbeiter – und verringert Fehlzeiten.
   
   Aber wie lässt sie sich herstellen? Laut AOK-Befragung sind den Mitarbeitern vor allem die Loyalität des Arbeitgebers und der Aspekt des Lobens im Alltag wichtig.
   
   Das finden Mitarbeiter in Bezug auf die Unternehmenskultur wichtig:

   • Das Unternehmen steht hinter seinen Mitarbeitern: 78,3 Prozent
   • Für gute Arbeit werden die Mitarbeiter gelobt: 69,3 Prozent
   • Veränderungen werden mit davon betroffenen Personen oder Gruppen abgesprochen: 64,7 Prozent
   • Das Unternehmen bietet neben dem Gehalt gute freiwillige Sozialleistungen: 62,3 Prozent
   • Den Mitarbeitern wird die Möglichkeit gegeben, auf wichtige Entscheidungen Einfluss zu nehmen: 60,5 Prozent

   Noch mal zusammengefasst: Wer die Unternehmenskultur verbessern möchte, gibt seinen Mitarbeitern regelmäßig Feedback und spart auch nicht an (berechtigtem) Lob, gewährt ihnen ein großes Maß an Autonomie und Selbstständigkeit und bezieht sie in so viele Entscheidungen wie möglich ein. Und gute Gehälter zahlt er natürlich auch noch…

4. Stress

   Ein besorgniserregender Befund der TK: Psychische Erkrankungen sind stark auf dem Vormarsch – speziell unter jungen Leuten. So ist die Zahl der Fehlzeiten augrund psychischer Erkrankungen in den vergangenen zehn Jahren bei Auszubildenen um 108 Prozent gestiegen.
   
   Das liege zwar auch daran, dass psychische Störungen heute früher diagnostiziert und besser behandelt werden können. „Aber auch die sich immer schneller drehende Arbeitswelt scheint dazu beizutragen, dass über alle Altersgruppen hinweg immer mehr Beschäftigte unter stressbedingten Beschwerden leiden“, so der TK-Gesundheitsreport 2017.
   
   Eine Rolle scheint der Medienkonsum zu spielen. Vielen falle es schwer, abzuschalten – auch nach Feierabend bleibt das Stressniveau dadurch hoch. Der Fachbegriff lautet: Fomo – Fear of missing out. So wollen dann abends noch E-Mails geschrieben, Facebook-Kommentare abgesetzt und Fotos auf Instagram gepostet werden.
   
   Auch nimmt die Diagnose „Depressive Episode“ bei Auszubildenden einen Top-Rang ein, was die Gründe für Fehltage angeht.
   
   Was können Betriebe dagegen tun? Im Rahmen des Gesundheitsmanagements tätig werden. Mitarbeiter außerhalb der Dienstzeit NICHT mit Mails und Anrufen bombardieren. Zunächst aber mal: Das Problem zur Kenntnis nehmen.

5. Gesundheitsmanagement

   „Für den Krankenstand verantwortlich sind insbesondere psychische Störungen, Atemwegserkrankungen, Krankheiten des Bewegungsapparats sowie Verletzungen“, schreibt die TK in ihrem Gesundheitsreport 2017.
   
   Manche Leiden lassen sich proaktiv bekämpfen oder eindämmen, Erkältungen und Magen-Darm-Entzündungen zum Beispiel. Daher: Ermunten Sie kranke Mitarbeiter, zuhause zu bleiben. Wer hier die Fehlzeit eines Mitarbeiters in Kauf nimmt, verhindert die von vielen anderen.
   
   Auch Rückenschmerzen nehmen in der Rangliste einen vorderen Platz ein. Betriebliches Gesundheitsmanagement – etwa von den Krankenkassen – könnte helfen. Weitere gesundheitsfördernde Maßnahmen:

   • Stehtische bereitstellen
   • Ergonomischen Stuhl/Schreibtisch anschaffen
   • Betriebssportgruppe ins Leben rufen
   • Mitarbeiter zu Powernap ermutigen

6. Arbeitssicherheit

   Verletzungen am Arbeitsplatz sind vergleichsweise selten. Aber wenn sich jemand verletzt, dann fällt er meist sehr lange aus. Oder er ist lange Zeit stark eingeschänkt – zum Beispiel bei einem Kreuzbandriss. Darunter leiden Wohlbefinden und Produktivität.
   
   Besonders häufig sind Verletzungen des Kniegelenks, des Sprunggelenks sowie Frakturen von Handgelenk und Hand. In einzelnen Berufen ist die Verletzungsgefahr natürlich höher als in anderen. Ein Dachdecker auf dem Dach verletzt sich eher als ein Sachbearbeiter vor seinem Rechner.
   
   Aber: Auch Büromenschen sind keinesfalls vor Arbeitsunfällen gefeit. Umknicken, stolpern, stürzen, ausrutschen – irgendwann erwischt es jeden.
   
   Ein paar Tipps, um Unfälle im Büro zu verhindern:

   • Stühle und Tische nicht als Leiterersatz nutzen
   • Kabel auch nicht provisorisch quer durch den Raum oder Gang legen (Stolperfalle!)
   • Elektronik regelmäßig prüfen lassen
   • Spitze Gegenstände nicht im Papierkorb entsorgen
   • Böden und Treppen mit einem rutschhemmenden Belag ausstatten
   • Aktenordner und Taschen nicht neben dem Schreibtisch auf dem Fußboden abstellen

   Und noch ein Aspekt: Ein Unfallrisiko besteht insbesondere auch dem Weg zur Arbeit. Für Pendler, die mit Bus, Fahrrad oder Pkw unterwegs sind.
   
   Ein weiterer Grund, um Home Office-Optionen anzubieten. Heimarbeit erhöht nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern senkt auch das Unfallrisiko.

7. Kontrolle

   Verständnis, Motivation, volle Unterstützung für die Mitarbeiter – alles schön, alles richtig. Aber dem Phänomen des Krankfeierns wird man allein durch Sanftmut nicht immer Herr. Schließlich verspürt auch der motivierteste Mitarbeiter ab und an den Drang, einen Tag blau zu machen. Ist es nicht so?
   
   Deshalb zum Schluss zum Zuckerbrot auch noch ein bisschen Peitsche: Ein gewisser Kontrolldruck kann ebenfalls helfen, die Fehltage nicht ausufern zu lassen. Wer zu großzügig ist, wird ausgenutzt – manchmal jedenfalls.
   
   Nach der gesetzlichen Grundregel müssen Arbeitnehmer im Krankheitsfall ein ärztliches Attest erst nach drei Tagen vorlegen. Allerdings darf der Arbeitgeber davon nach eigenem Ermessen abweichen und den Nachweis auch zu einem früheren Zeitpunkt – zum Beispiel schon ab dem ersten Krankheitstag – verlangen.
   
   Wenn die Fehlzeiten in Ihrem Betrieb aus unerfindlichen Gründen Überhand nehmen, könnte das eine angemessene Forderung sein…

Wir wünschen: Gute Besserung – im doppelten Wortsinn.