Definition: Was sind Fehlzeiten?
Fehlzeiten sind alle Tage im Job, an denen Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz sind, obwohl es sich eigentlich um einen normalen Arbeitstag handelt. Dabei geht es nicht um Urlaub, sondern um ungeplante Abwesenheit. Für Unternehmen bedeutet das weniger Personal, schlechtere Leistungen und höhere Kosten.
Der Krankenstand in Deutschland liegt im Schnitt bei 15 Tage. Jeder Arbeitnehmer hat somit durchschnittlich Fehlzeiten von drei Wochen pro Jahr. Klingt zunächst nicht nach sehr viel, bei einem Team von 15 Mitarbeitern fehlen einem Betrieb so aber schon ganze 225 Arbeitstage im Jahr.
3 Arten von Fehlzeiten
Fehlzeiten sind die Abwesenheit von Mitarbeitern. Allerdings kann man dabei genauer unterscheiden. Typisch ist eine Unterteilung in drei Arten:
- Krankheitsbedingte Fehlzeiten
Diese Art ist das, was klassischerweise mit Fehlzeiten gemeint ist. Mitarbeiter sind krank und können nicht zur Arbeit. Sie reichen eine Krankmeldung ein und sind – abhängig von der Erkrankung – für kürzere oder längere Zeit krankgeschrieben. Hierzu zählen grippale Infekte, Rückenschmerzen, Übelkeit und alle anderen körperlichen oder psychischen Erkrankungen. - Motivationsbedingte Fehlzeiten
Leider fehlen Mitarbeiter nicht nur aus medizinischen Gründen. Motivationsbedingte Fehlzeiten haben hauptsächlich einen Grund: Null Bock Stimmung bei Arbeitnehmern. Sie melden sich aufgrund mangelnder Motivation für ein oder zwei Tage krank, weil sie dafür meist noch kein ärztliches Attest brauchen. Absentismus heißt dies in der Fachsprache – oder umgangssprachlich: blau machen. - Betriebsbedingte und sonstige Fehlzeiten
Die letzte Art umfasst alle anderen Fehlzeiten, die teilweise durch betriebsbedingte Gründe entstehen. In diese Kategorie fallen beispielsweise Weiterbildungen, Schulungen oder einem Zusatzurlaub. Wollen Unternehmen Fehlzeiten reduzieren, spielt diese Gruppe dabei jedoch keine Rolle.
Fehlzeiten reduzieren: Darum ist es so wichtig
Arbeitgeber sollten Fehlzeiten nicht auf die leichte Schulter nehmen. Ein hoher Krankenstand ist ein ernstzunehmendes personalwirtschaftliches und betriebswirtschaftliches Problem. Fallen Mitarbeiter oft aus, bringt das zahlreiche Probleme und negative Konsequenzen für ein Unternehmen:
- Aufgaben können nicht bearbeitet werden.
- Deadlines und Projekte müssen verschoben werden.
- Maschinen stehen möglicherweise still, weil Personal fehlt.
- Andere Mitarbeiter müssen zum Ausgleich Überstunden machen.
- Personal muss neu organisiert und Aufgaben anders verteilt werden.
- Kosten für das Personal bleiben bei Fehlzeiten bestehen – trotz fehlender Leistung.
Nüchtern betrachtet: Fehlzeiten sind Kosten für Unternehmen. Je niedriger der Krankenstand, desto besser für den Betrieb. Fällt ein Arbeitnehmer im Schnitt drei Wochen im Jahr aus, zahlt der Arbeitgeber schließlich fast ein ganzes Monatsgehalt Lohnfortzahlung weiter. Je nach Unternehmensgröße ein enormer Betrag. Zudem ermittelte die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) einen volkswirtschaftlichen Produktionsausfall von 89 Milliarden Euro durch Arbeitsunfähigkeit von Arbeitnehmern.
Fehlzeiten berechnen: Ist der Krankenstand zu hoch?
Es gibt eine simple Methode, um die Fehlzeiten zu messen und zu vergleichen. Sie können die Fehlzeiten-Quote berechnen, indem Sie die Fehltage eines Arbeitnehmers durch seine vollständigen Arbeitstage im Jahr teilen. Beispiel: Ein Angestellter bei geplanten 230 Arbeitstagen pro Jahr für 20 Tage abwesend. Das ergibt eine Fehlzeiten-Quote von etwa 8,7 Prozent. Diesen Wert können Sie über mehrere Jahre hinweg analysieren oder mit anderen Mitarbeitern vergleichen.
Daraus können Sie wichtige Schlüsse ziehen: Steigen die Fehlzeiten? In welchen Bereichen sind Mitarbeiter besonders häufig abwesend? Lassen sich Gründe ermitteln? Beim Vergleich sollten aber weitere Faktoren berücksichtigt werden. Dazu zählen beispielsweise Alter und Geschlecht, aber gerade auch die genauen Aufgaben und Tätigkeitsfelder. Ein körperlich hart arbeitender Mitarbeiter fällt wahrscheinlich häufiger aus, als ein Angestellter im Büro.
Fehlzeiten reduzieren: 7 Maßnahmen
Unternehmen und Führungskräfte stehen vor der Frage: Wie lassen sich Fehlzeiten reduzieren? Die schlechteste Option ist es, einfach gar nichts zu machen. Das Problem muss erkannt und gelöst werden. Wir zeigen 7 Maßnahmen, die dabei helfen:
1. Fehlzeiten-Analyse
Am Anfang sollte eine strategische Analyse der Fehlzeiten und Krankschreibungen stehen. Dabei müssen zentrale Fragen beantwortet werden: Wie hoch ist der Krankenstand? Wer fehlt wie oft? Wie setzen sich die Gesamtfehlzeiten zusammen? Fehlen von einem großen Team etwa nur zwei Mitarbeiter sehr häufig und treiben den durchschnittlichen Krankenstand in die Höhe, ist individuelle Problemlösung notwendig, statt gleich das ganze Unternehmen umzustellen.
Bei einem allgemein hohen Krankenstand geht es an die Ursachenforschung. Was sind die Hauptgründe für Abwesenheit und wie lange fallen Mitarbeiter aus? Eine umfangreiche Fehlzeiten-Analyse vergleicht Ursachen, Zeiträume oder Abteilungen. Das ist aufwendig – und falls Sie externe Tools oder Berater nutzen auch kostspielig – aber effektiv und notwendig. Mit dem nötigen Hintergrundwissen können Sie weitere Maßnahmen genauer planen.
2. Rückkehrgespräch
Rückkehrgespräche sind ein beliebtes Mittel, um kranke Mitarbeiter wiedereinzugliedern und die Fehlzeiten in Zukunft zu verringern. Ein solches Gespräch hat zahlreiche Vorteile: Sie sind einfach umzusetzen, helfen dem Mitarbeiter, sorgen für größere Motivation und können so die Produktivität erhöhen. Sie sind günstig, relativ einfach durchführbar und tun nicht weh. Im Gegenteil, sie können zu einem Motivationsschub führen und so die Produktivität erhöhen.
Gleichzeitig können Sie wichtige Informationen erfahren. Hören Sie Mitarbeitern im Rückkehrgespräch aufmerksam zu. So können Sie mehr über Probleme und Schwachstellen lernen, die Fehlzeiten beeinflussen. Das Gespräch sollte gut vorbereitet sein und sollte nicht als Berechnung oder Manipulation rüberkommen. Motto: Der Chef gibt sich Mühe, damit ich wieder funktioniere und nicht noch einmal ausfalle…
3. Unternehmenskultur
Wollen Sie langfristig Fehlzeiten reduzieren, braucht es die passende Unternehmenskultur. Der wichtigste Aspekt dabei: Wertschätzung der eigenen Mitarbeiter. Arbeitnehmer wollen nicht als selbstverständlich erachtet und wie ein unwichtiges Rad im Getriebe behandelt werden.
Loyalität, Motivation und damit auch geringere Fehlzeiten entstehen durch einen wertschätzenden Umgang mit dem Team. Loben Sie Leistungen, geben Sie Feedback zu Erfolgen, übertragen Sie Verantwortung und stehen Sie hinter Ihren Mitarbeitern.
4. Arbeitsbedingungen
Bessere Arbeitsbedingungen sind ein effektives Mittel, mit dem Sie hohe Krankenstände vermeiden können. Schließlich verbringt das Team mindestens acht Stunden täglich im Job. Ohnehin eine große Belastung, unter schlechten Arbeitsbedingungen leidet entsprechend die Gesundheit. Wichtige Maßnahmen sind ergonomisch eingerichtete Arbeitsplätze, genügend Licht und eine geringe Lärmbelastung.
Zu den Arbeitsbedingungen gehört auch die Belastung. Mitarbeiter sollten nicht durch zu viele Aufgaben überfordert werden. Anhaltende Überforderung führt bereits nach kurzer Zeit zu krankheitsbedingten Fehlzeiten. Um das zu verhindern, kann die Aufgabenlast verringert werden.
5. Arbeitssicherheit
Verhindern Sie, dass Mitarbeiter sich bei der Arbeit verletzen können. Dazu sind Arbeitgeber ohnehin verpflichtet, doch kommt es immer wieder zu Arbeitsunfällen. Nicht nur in tendenziell gefährlicheren Jobs, sondern auch bei Bürotätigkeiten. Schon ein rutschiger Boden kann ausreichen, um sich im Job den Fuß zu brechen.
Durch Fokus auf die Arbeitssicherheit reduzieren Sie einen Risikofaktor. Zudem wissen es Mitarbeiter zu schätzen, wenn Unternehmen das Thema ernst nehmen.
6. Gesundheitsmanagement
Durch betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) können Sie die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter schützen, die Leistungsfähigkeit steigern und zusätzlich die Fehlzeiten reduzieren. Mögliche Maßnahmen zum Gesundheitsmanagement sind kostenlose (gesunde) Snacks und Getränke, Sportangebote (etwa Yogakurse) oder ein Zuschuss zum Fitnessstudio.
7. Kontrolle
Leider wird großes Verständnis und Großzügigkeit manchmal ausgenutzt. Wer den Ausfall von Mitarbeitern nie kontrolliert, ermutigt die einzelnen Angestellten, die sich aufgrund von akuter Unlust einfach krankmelden, um zuhause zu bleiben. Eine Möglichkeit für mehr Kontrolle: Arbeitgeber können bereits ab dem ersten Krankheitstag ein ärztliches Attest verlangen – statt wie gesetzlich erst, wenn Mitarbeiter mehr als drei Tage ausfallen.
Diese Maßnahme kann sinnvoll sein, wenn der Krankenstand im Betrieb besonders hoch ist und die Gründe noch nicht genauer bestimmt werden können.
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