Definition: Was ist das Personalwesen?

Das Personalwesen ist ein zentraler Unternehmensbereich, der sich um die Bereitstellung und den gezielten Einsatz von Personal kümmert. Ein wichtiger Faktor dabei ist, dass für alle anfallenden Aufgaben zu jeder Zeit die benötigten Mitarbeiter mit den entsprechenden Qualifikationen zur Verfügung stehen. Gleichzeitig ist sie auch für Mitarbeiterbedürfnisse verantwortlich. Erfolgreiches Personalwesen schafft die Balance dieser beiden Aspekte.

Synonym zum Personalwesen wird auch von Personalmanagement, Personalwirtschaft, Personalarbeit, Workforce Management, Human Resource Management (HRM) oder kurz Human Resources (HR) gesprochen.

Ist das Personalwesen die Personalabteilung?

Das Personalwesen ist Bestandteil jedes Unternehmens – unabhängig von seiner Größe. Bei 10 Mitarbeitern ist es ebenso notwendig wie bei 1.000 Angestellten. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben meist keine eigene Abteilung für diese Aufgaben. Hier sind sie Bestandteil der Verwaltung oder werden (etwa in kleinen Familienunternehmen) direkt vom Chef selbst übernommen.

Eine Personalabteilung ist nicht zwingend notwendig, die Aufgaben aus dem Personalwesen fallen trotzdem an. Bei großen Unternehmen und Konzernen wird dafür eine eigene Abteilung eingerichtet, die vom Personalleiter organisiert wird.

Ziele des Personalwesens

Allgemein gesprochen ist das Ziel des Personalwesens der Unternehmenserfolg. Um dieses übergeordnete Ziel zu erreichen, müssen sowohl ökonomische Ziele als auch soziale Ziele erreicht werden. Anders ausgedrückt: Es müsse Unternehmensziele und Mitarbeiterbedürfnisse berücksichtigt werden. Wichtig für Personalmanager ist es, die Belange der Belegschaft ernst zu nehmen und darauf einzugehen. Denn nur dann trägt das Personal wirklich zum Erfolg des Betriebs bei.

Ökonomische / betriebswirtschaftliche Ziele

Bereitstellung / Recruiting qualifizierter Mitarbeiter und benötigter Fachkräfte
Förderung und Weiterbildung des Personals
Steigerung der Produktivität durch Bereitstellung bestmöglicher Mitarbeiter
Senkung der Fluktuationsrate und langfristige Mitarbeiterbindung
Reduzierung von Fehlzeiten und Ausfällen
Verringerung der Kosten durch Arbeitsausfälle oder neue Bewerbungsprozesse

Soziale Ziele

Motivation der Mitarbeiter im Unternehmen
Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
Umsetzung von Mitarbeiterbedürfnissen und -wünschen
Bereitstellung von internen Aufstiegsmöglichkeiten
Ermöglichung flexibler Arbeitszeitmodelle
Gestaltung besserer Arbeitsbedingungen – etwa durch Homeoffice und Remote Work
Schaffen eines sicheren Arbeitsplatzes
Sicherstellung eines fairen Gehalts und einer angemessenen Gehaltsstruktur
Gutes Betriebsklima für alle Beteiligten
Funktionierende und transparente Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Aufgaben: Was gehört alles zum Personalwesen?

Das Personalwesen umfasst zahlreiche verschiedene Aufgaben. An dem verbreiteten Vorurteil „Der Personalbereich macht doch nichts aus Bewerbungsgespräche und Gehaltsabrechnungen…“ ist rein gar nichts dran. Tatsächlich gehören die Human Resources wohl zu den vielfältigsten Bereichen im Unternehmen. Wir stellen Ihnen die Aufgaben in der Übersicht vor:

Personalplanung / Personalbedarfsermittlung

Vereinfacht ausgedrückt lautet die Kernfrage der Personalplanung: Wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen werden im Unternehmen benötigt, um die Aufgaben zu erledigen und die gesteckten Ziele zu erreichen? Es muss also sowohl quantitativ (Anzahl der Mitarbeiter) als auch qualitativ (Kompetenzen der Mitarbeiter) der Personalbestand im Unternehmen ermittelt und geplant werden. Eine sehr wichtige Aufgabe! Fehlen Angestellte oder benötigte Fähigkeiten kommt es zu Problemen im Betriebsablauf. Wird der Personalbedarf übererfüllt, steigen die Kosten unnötigerweise.

Recruiting / Personalbeschaffung

Das Wissen der Personalplanung ist notwendig für die erfolgreiche Personalbeschaffung – oft auch als Recruiting bezeichnet. Diese Aufgabe des Personalwesens konzentriert sich darauf, die benötigten Mitarbeiter tatsächlich ins Unternehmen zu holen. Unterschieden wird dabei zwischen interner und externer Personalbeschaffung.

Externe Personalbeschaffung
Hier werden auf dem offenen Arbeitsmarkt neue Mitarbeiter mit entsprechenden Qualifikationen und Erfahrungen gesucht. Es werden Stellenanzeigen geschaltet, Bewerbungsunterlagen gesichtet und Vorstellungsgespräche geführt. Auch Active Sourcing oder Direktansprache von potenziellen Mitarbeitern gehört zur externen Personalbeschaffung.
Interne Personalbeschaffung
Die interne Personalbeschaffung deckt den Personalbedarf durch bereits im Unternehmen vorhandene Mitarbeiter. Durch eine Beförderung oder eine Versetzung innerhalb des Betriebs kann ein Mitarbeiter mit den entsprechenden Fähigkeiten (oder nach einer Fortbildung) die Lücke schließen. Allerdings muss möglicherweise die vorherige Stelle eben dieses Mitarbeiters dann extern neu besetzt werden.

Personaleinsatz

Eine weitere Aufgabe ist die gezielte und effiziente Einsatzplanung des Personals. Teil dessen ist zum Beispiel das Onboarding, also die Einführung und Betreuung neuer Mitarbeiter. Dem Personalwesen kommt die Aufgabe der Begleitung vom ersten Arbeitstag, über die Personalhaupteinsatzphase, bis hin zum letzten Arbeitstag zu. Das Personalwesen sorgt dafür, dass Mitarbeiter bestmöglich entsprechend ihrer Eignung eingesetzt werden. Das steigert die Produktivität und verhindert Über- oder Unterforderung im Job.

In der sogenannten Personalabgangsphase beinhaltet das für das Personalwesen auch Aufgaben wie Kündigungen oder die Erledigung von Formalia bei Sabbaticals oder Kurzarbeit.

Personalentwicklung

Zu einem guten Personalwesen gehört die Förderung, Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter. Die Personalentwicklung (auch als Personalförderung bezeichnet) umfasst Maßnahmen wie Coaching, Mentoring, Workshops, Schulungen, Seminare, Trainings on the Job und andere Entwicklungsmethoden. Dabei geht es nicht nur um die Vermittlung von Hard Skills, um Fähigkeiten und Wissen zu schulen. Auch Soft Skills und soziale Kompetenzen werden bei der Personalentwicklung berücksichtigt.

Ermittelt wird der individuelle Entwicklungsbedarf durch Instrumente wie Mitarbeiterbefragungen oder Feedbackgespräche. Die Ergebnisse werden analysiert, um geeignete Maßnahmen für die Förderung zu finden.

Personalkommunikation

Dieser Aufgabenbereich lässt sich in zwei Bereiche unterteilen:

Interne Kommunikation
Hierzu bedient sich das Personalwesen verschiedener Medien und Kanäle, beispielsweise Intranet, Mitarbeitermagazin, Betriebsversammlung, Schwarzes Brett sowie direkte persönliche Gespräche. Mitarbeitern werden Informationen zur Verfügung gestellt und ein interner Austausch angeregt.
Externe Kommunikation
Hier werden Kontakte mit Personalberatern, Headhuntern, Arbeitsagenturen, Zeitarbeitsfirmen, Bildungsstätten, Verbänden und Universitäten gepflegt. Kein Teil der externen Kommunikation durch das Personalwesen sind übrigens die Öffentlichkeitsarbeit und das Marketing – diese Bereiche sind üblicherweise direkt der Geschäftsführung oder dem Vertrieb beigeordnet.

Personalführung

Führungskräfte sind angehalten, im Sinne der Unternehmenskultur das Verhalten der Mitarbeiter positiv zu beeinflussen. Wie gut das gelingt, hängt von der Führungskompetenz und dem Führungsstil eines Vorgesetzten ab. Richtig umgesetzt steigert die Personalführung Motivation, Zufriedenheit und Loyalität.

Für erfolgreiche Personalführung braucht es entsprechend gute und geschulte Führungskräfte. Dies sicherzustellen, ist wiederum Aufgabe der Personalentwicklung oder -beschaffung.

Personalcontrolling

Das Personalcontrolling misst und bewertet wichtige Kennzahlen aller Maßnahmen der verschiedenen Aufgabenbereiche. Es hat eine wichtige Kontroll- und Steuerfunktion. Unterschieden werden vier Arten des Personalcontrollings:

Quantitatives Personalcontrolling
Es werden viele bereits vorhandene Daten analysiert, um daraus relevante Erkenntnisse und Entscheidungen abzuleiten.
Qualitatives Personalcontrolling
Es werden weichere Faktoren wie Mitarbeiterzufriedenheit, Führungsverhalten, Loyalität oder Motivation hinterfragt. Oft mittels Befragungen.
Strategisches Personalcontrolling
Diese Variante befasst sich mit der langfristigen Strategie und den Prozessen des Personalmanagements im Zusammenhang zu Unternehmenszielen.
Operatives Personalcontrolling
Anders als die strategische Ausrichtung konzentriert operatives Personalcontrolling sich auf kürzere Zeiträume und regelmäßige Aufgaben. Wichtige Analysen sind Chancen und Risiken sowie Kosten und Nutzen.

Strategisches Personalmanagement

Dies ist die direkte Verknüpfung und Schnittstelle von Unternehmenszielen mit dem Personalmanagement. Es gilt als modernste Form der Personalarbeit und rückt für Arbeitgeber zunehmend in den Fokus. Ziele des Betriebes und Personalwesen werden nicht mehr getrennt voneinander betrachtet, sondern aneinander gekoppelt. So sollen bessere Strategien und Maßnahmen umgesetzt werden.

Personalbeurteilung

Durch verschiedene Instrumente der Leistungserfassung wird ein Überblick über die Fähigkeiten, Leistungen und das Potenzial von Mitarbeitern erstellt. So kann festgestellt werden, welche Leistungsträger besonders wichtig sind und welche Mitarbeiter möglicherweise hinter den Erwartungen zurückbleiben – um im nächsten Schritt Wege zu finden, diese Arbeitnehmer gezielt zu fördern. Die Personalbeurteilung ist ebenso wichtige Grundlage für eine faire Gehaltsstruktur.

Neben den fachlichen Ergebnissen können in der Personalbeurteilung auch Verhaltensweisen und Eigenschaften beurteilt werden. So können etwa Führungsqualitäten, durch die ein Mitarbeiter in den engeren Kreis für spätere Beförderungen rückt.

Personalabrechnung / Entgeltmanagement

Gehälter müssen nicht nur in vereinbarter Höhe korrekt gezahlt werden, es muss auch die entsprechende Dokumentation darüber stimmen. Das Personalwesen ist verantwortlich jedem Mitarbeiter eine korrekte Gehaltsabrechnung auszustellen. Zu den Aufgaben des Entgeltmanagements gehören dabei auch verschiedene Formen wie Zeitlohn, Akkordlohn, Prämien, geldwerte Vorteile oder weitere Leistungen.

Wichtiger Aspekt ist zudem eine faire Entgeltstruktur. Ohne diese kommt es zu Neid und Unzufriedenheit im Team. Eng damit verbunden sind also auch Gehaltsgespräche und Gehaltserhöhungen.

Personalverwaltung

Als Oberbegriff zählen zur Personalverwaltung alle administrativen Aufgaben rund um das Personal. Das sind beispielsweise Arbeitsverträge, Personalakten, Dokumentation zur Arbeitszeiterfassung, Krankmeldungen oder Urlaubsanträge.

Weg ins Personalwesen: Ausbildung oder Studium?

Klingt nach einem spannenden Berufsfeld? Dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um einen Einstieg ins Personalwesen zu finden. Klassisch sind eine Ausbildung oder ein Studium – doch auch Quereinsteiger haben Chancen:

Ausbildung
Die Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann beziehungsweise zur Personaldienstleistungskauffrau ist eine duale Ausbildung in Industrie und Handel, die üblicherweise drei Jahre dauert. Sie lernen alles zu den Aufgaben im Personalwesen, lernen Rekrutierungsmaßnahmen, Verwaltungsaufgaben, Rechtsvorschriften und und alle Instrumente der Personalführung. Offiziell wird kein bestimmter Schulabschluss vorausgesetzt, die meisten Ausbildungsbetriebe bevorzugen aber Azubis mit Abitur.
Studium
Verschiedene Studiengänge führen ins Personalwesen, darunter klassischerweise die Betriebswirtschaftslehre (BWL) mit einem Schwerpunkt im Personalbereich. Aber auch Studierende der Wirtschaftspsychologie, Soziologie und Pädagogik haben gute Aussichten auf einen Job. Typische Berufsbilder sind hier Recruiter, Personalreferent oder Human Resources Manager.
Quereinstieg durch Weiterbildungen
Sie haben bereits Berufserfahrung in einem anderen Bereich gesammelt, wollen im nächsten Karriereschritt aber ins Personalwesen wechseln? Das ist durchaus möglich! Quereinsteiger haben in diesem Bereich gute Chancen. Qualifizieren Sie sich durch entsprechende Weiterbildungen oder machen Sie neben dem Job einen Studiengang, um den Branchenwechsel vorzubereiten.