Personalwesen: Definition, Ziele, Aufgaben

Ein gutes Personalwesen wirkt sich nachhaltig auf den Unternehmenserfolg aus. Oft wird in Unternehmen eher auf den Vertrieb oder die Produktion geschielt. Wer zieht lukrative Aufträge an Land? Wer sorgt dafür, dass die Kunden mit exzellenten Produkten versorgt werden, dass alles fehlerfrei läuft? Das Personalwesen gerät bei dieser Betrachtungsweise aus dem Blick – zu Unrecht. Denn dieser Unternehmensbereich ist so viel mehr als nur für die Administration zuständig. Was das Personalwesen ist, welche Aufgaben und Ziele es verfolgt…

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Personalwesen: Definition, Ziele, Aufgaben

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Begriffsklärung: Was ist mit Personalwesen gemeint?

Als Personalwesen wird der Unternehmensbereich in einem Betrieb bezeichnet, der maßgeblich mit der Bereitstellung und dem gezielten Einsatz von Personal zu tun hat. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist damit der Bereich gemeint, der sich mit allen Tätigkeiten beschäftigt, die durch den Produktionsfaktor Arbeit und das Personal zusammenkommen.

Statt Personalwesen finden sich auch häufig folgende Synonyme:

  • Personalmanagement
  • Personalwirtschaft
  • Human Resource Management (HRM) oder kurz: Human Resources (HR)
  • Workforce Management

Die Begriffe Personalmanagement und Personalwirtschaft werden vor allem in Großkonzernen verwendet, während die englischsprachigen Bezeichnungen vor allem in international ausgerichteten Unternehmen benutzt werden.

Im Prinzip ist das Personalwesen Bestandteil eines jeden Unternehmens, unabhängig von seiner Größe. Trotzdem lassen sich natürlich Unterschiede erkennen. In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU’s) ist es häufig ein Bestandteil der Verwaltung. Auch kommt es in solchen Kleinbetrieben – meist Familienunternehmen – häufig vor, dass der Chef selbst diese Aufgaben wahrnimmt.

In großen Unternehmen hingegen kann das Personalwesen auch synonym für die ganze Personalabteilung stehen, der ein eigener Personalleiter vorsteht.

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Wandel in der Betrachtung von Mitarbeitern

Der Begriff Personal leitet sich aus dem mittellateinischen personale ab und in dieser ursprünglichen Bedeutung, Dienerschaft, schwingt auch noch das Abhängigkeitsverhältnis der Beschäftigten oder der Belegschaft vom Geschäftsführer oder Inhaber mit.

Die Beschäftigung mit dem Arbeitnehmer und seiner Leistung, sowie seinem Beitrag zum Unternehmenserfolg ist erst seit etwa 60 Jahren Inhalt der Betriebswirtschaftslehre (BWL). Im Zentrum der Aufmerksamkeit steht dabei die Erkenntnis, dass es sich beim Mitarbeiter um eine bedeutsame Ressource des Unternehmens handelt.

Hier hat sich im Laufe der Jahre der Blick gewandelt vom Mitarbeiter als „Humankapital“ (so die direkte, aber auch negativ besetzte Übersetzung des Anglizismus Human Resource) zu einem arbeitenden Menschen, der (nahezu) auf Augenhöhe am Unternehmenserfolg partizipiert.

Stück für Stück hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass das Personal eben der Kollege, der Mitarbeiter, der Leistungsträger ist. Und als solche müssen sie nicht nur irgendwie verwaltet werden, sondern haben sie Bedürfnisse und Wünsche.

Ziele des Personalmanagements

Ohne ein vernünftiges Personalwesen krankt jedes Unternehmen. Denn das Hauptziel des Personalwesens ist natürlich ein florierendes Unternehmen. Dafür müssen verschiedene Wünsche und Bedürfnisse berücksichtigt werden. Ganz grob: Diejenigen von Mitarbeitern unterscheiden sich von denen des Unternehmens.

Es stehen sich die ökonomischen Ziele des Unternehmens mit den sozialen Zielen des Personals gegenüber. Andererseits geht es hierbei nicht um diametrale Gegensätze, denn nur wenn beide Parteien ausreichend Gehör finden, ist ein möglichst reibungsloser Ablauf gewährleistet.

Ein Verschleiß von Mitarbeitern, wie er noch in Vorkriegszeiten vielerorts ganz selbstverständlich stattgefunden hat, gehört hierzulande dank diverser Gesetze im Arbeitsrecht, wie etwa dem Arbeitszeitgesetz oder dem Bundesurlaubsgesetz der Vergangenheit an.

Stattdessen geht es darum, die Fluktuationsrate möglichst gering zu halten, Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden. Ziele und Aufgaben gehen Hand in Hand. So beispielsweise auch im Talent Management:

Wie können wichtige Leistungsträger im Unternehmen gehalten, ihre Karrierewünsche berücksichtigt werden? Gelingt dem Personalwesen der Spagat zwischen den verschiedenen Interessen, winken diese (erreichten) Ziele:

  • mehr Innovationen und Leistung (durch qualifizierte Leistungsträger)
  • höhere Mitarbeiterzufriedenheit (durch Perspektiven, gutes Betriebsklima)
  • geringere Kosten (durch weniger Arbeitsausfall, weniger Fluktuation)
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Was sind die Aufgaben des Personalwesens?

Bevor ein falscher Eindruck entsteht: Aufgabe und Ziel des Personalwesens ist es selbstverständlich nicht, Mitarbeitern die Wünsche von den Augen abzulesen. Aber angesichts des Fachkräftemangels kommt dem Personalwesen in besonderem Maße die Aufgabe zu, die Versorgung des Unternehmens mit entsprechenden Fachkräften sicherzustellen.

Dem geht eine Personalbedarfsermittlung voraus: Wie viele Mitarbeiter und an welchen Stellen werden benötigt? Über welche Qualifikationen müssen diese verfügen, um die gesteckten Ziele zu erreichen? Zu den weiteren Aufgaben gehört:

  • Recruiting

    Das Recruiting umfasst alle Aufgaben, die in irgendeiner Form mit Personalbeschaffung zu tun haben. Unterschieden wird dieser Bereich in die interne Personalbeschaffung, wie sie etwa durch interne Stellenausschreibungen und Beförderungen praktiziert wird, und die externe Personalbeschaffung. Letztere geschieht beispielsweise durch Stellenanzeigen und Jobbörsen. Anwendung finden außerdem auch verschiedene Methoden wie etwa das Active Sourcing, das Robot Recruiting oder Mobile Recruiting.

  • Personaleinsatz

    Hierbei geht es um die gezielte und effiziente Einsatzplanung des Personals. Teil dessen sind zum Beispiel das Onboarding, also die Einführung und Betreuung neuer Mitarbeiter. Dem Personalwesen kommt die Aufgabe der Begleitung vom allerersten Arbeitstag, über die Personalhaupteinsatzphase, bis hin zum letzten Arbeitstag zu. In der sogenannten Personalabgangsphase beinhaltet das für das Personalwesen auch Aufgaben wie Kündigungen oder die Erledigung von Formalia bei Sabbaticals oder Kurzarbeit.

  • Personalentwicklung

    Teil dessen ist die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter. Dieser auch als Personalförderung bezeichneter Aufgabenbereich umfasst Maßnahmen wie Coaching, Mentoring, Workshops oder Training on the Job. Was ist notwendig, um Wissenslücken bei Mitarbeitern zu schließen? Ziel dieser Maßnahmen sind nicht nur die Vermittlung von Hard Skills, sondern auch Soft Skills, etwa Umgang mit schwierigen Kunden. Dafür muss das Personalwesen den Wissensstand des jeweiligen Mitarbeiters ermitteln. Das kann durch Instrumente wie die Mitarbeiterbefragung oder Feedbackgespräche ermittelt werden.

  • Personalkommunikation

    Dieser Aufgabenbereich lässt sich in zwei Bereiche unterteilen:

    • Interne Kommunikation: Hierzu bedient sich das Personalwesen verschiedener Medien und Kanäle, beispielsweise Intranet, Mitarbeitermagazin, Betriebsversammlung, Schwarzes Brett sowie Aufenthaltsräume oder Büroküche, wo ebenfalls Gespräche unter Kollegen stattfinden.
    • Externe Kommunikation: Hier werden Kontakte mit Personalberatern, Headhuntern, Arbeitsagenturen, Zeitarbeitsfirmen, Bildungsstätten, Verbänden und Universitäten gepflegt. Kein Teil der externen Kommunikation durch das Personalwesen sind übrigens die Öffentlichkeitsarbeit und das Marketing – diese Bereiche sind üblicherweise direkt der Geschäftsführung oder dem Vertrieb beigeordnet.
  • Personalführung

    Die Personalführung des Unternehmens hat einen entscheidenden Einfluss auf das Erreichen der Ziele (siehe oben): Führungskräfte sind angehalten, im Sinne der Unternehmenskultur das Verhalten der Mitarbeiter positiv zu beeinflussen. Wie gut das gelingt, hängt von der Führungskompetenz und damit dem Führungsstil eines Vorgesetzten ab. Dieser kann zur Motivation als auch Demotivation der Mitarbeiter beitragen und damit wiederum nachhaltig die Loyalität zum Unternehmen beeinflussen.

  • Personalbeurteilung

    In etwas stärkerem Maße als bei der Personalförderung geht es bei der Personalbeurteilung darum, dass das Personalwesen sich einen Überblick über die Leistung und das Potenzial von Mitarbeitern macht. Dieser Bereich dient der Qualitätssicherung beziehungsweise Verbesserung. Untersuchungsgegenstand kann beispielsweise das Output eines Mitarbeiters sein, das innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit Blick auf seine Qualifikationen beurteilt wird. Abgeschätzt wird ebenfalls, inwieweit die Leistungen hinter den Erwartungen zurückbleiben (oder diese übertreffen) und durch welche Maßnahmen diese gefördert werden können. Zur Personalbeurteilung gehört ebenfalls die Einschätzung von charakterlichen Eignungen, beispielsweise Führungsqualitäten sowie sonstiges Sozialverhalten.

  • Entgeltmanagement

    Dieser Bereich des Personalwesens beschäftigt sich mit den verschiedenen Entgeltformen wie Zeitlohn, Akkordlohn und Prämienlohn und weiteren Leistungen für das Personal. Dazu zählen einerseits die vereinbarten Gehälter, aber auch sämtliche Themen rund um die Gehaltsabrechnung wie etwa Lohnnebenkosten, sowie geldwerte Vorteile.

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Mit Ausbildung oder Studium ins Personalwesen

Bekanntlich führen viele Wege nach Rom und so ähnlich verhält es sich bei Jobs im Personalwesen. Es gibt nicht den einen Weg. Vielmehr können Interessenten nach persönlicher Neigung/Eignung schauen, ob eine Ausbildung oder ein Studium für sie infrage kommt:

  • Ausbildung

    Bei der Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann/zur Personaldienstleistungskauffrau handelt es sich um eine duale Ausbildung in Industrie und Handel, die üblicherweise drei Jahre dauert. In dieser Zeit lernen die Auszubildenden unter anderem über verschiedene Rekrutierungsmaßnahmen, Verwaltungsaufgaben wie die Erstellung von Vertragsunterlagen und Personalakten, wie Kündigungen umgesetzt werden, Rechtsvorschriften bei der Arbeitnehmerüberlassung und vieles mehr.

  • Studium

    Verschiedene Studiengänge führen ins Personalwesen, darunter klassischerweise die Betriebswirtschaftslehre (BWL), aber auch Studierende der Wirtschaftspsychologie, Soziologie und Pädagogik haben gute Aussichten auf einen Job. Typische Berufsbilder sind hier Recruiter, Personalreferent oder Human Resources Manager.

[Bildnachweis: SmartPhotoLab by Shutterstock.com]
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1. April 2020 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.


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