Bewerber Screenings: Alles was Sie darüber wissen müssen

Der gläserne Bürger geistert bereits seit längerem als Schreckensgespenst durch die Medien: Wer darf wann und warum auf meine persönlichen Daten zugreifen? In vielen Bereichen ist der Zugriff auf persönliche Daten bereits Realität, beispielsweise wenn Sie einen Handyvertrag abschließen. Auch viele Mietverträge kommen nicht mehr ohne Schufa-Auskunft aus. Bewerber Screenings nennt man das Durchleuchten von Bewerbern, das nun auch in der Arbeitswelt dafür sorgt, dass Personen gründlich auf den Prüfstand gestellt werden, damit ein Arbeitgeber keine vermeidbaren Risiken eingeht. Was Sie sonst noch darüber wissen sollten…

Bewerber Screenings: Alles was Sie darüber wissen müssen

Bewerber Screenings Definition: Hintergrund-Check der besonderen Art

Bewerber Screening Referenz Check Pre-Employment Screening Deutschland Background Check Deutschland BewerberAls Bewerber Screenings wird die legale Überprüfung von Bewerbern vor Unterzeichnung des Arbeitsvertrages beziehungsweise der Einstellung bezeichnet.

Mitunter finden sich auch Begriffe wie Pre-Employment Screening, Referenzcheck, Background Check, Background Investigation, Bewerberüberprüfung oder Hintergrund Check, die synonym verwendet werden. Sinn und Zweck dieser Überprüfung ist es, möglichst viel über den potenziellen Kandidaten zu erfahren, was so auf dem ersten Blick nicht den Bewerbungsunterlagen zu entnehmen ist.

Durch die Recherche im Internet mithilfe von Suchmaschinen und sozialen Netzwerken erlangen Unternehmen Einblick in persönliche Informationen von Bewerbern, etwa bei Facebook oder Xing. So ist es möglich, geschäftliche Beziehungen und das soziale Umfeld der Bewerber in den Blick zu nehmen.

Der aktuellen Studie Recruiting Trends 2017 (PDF) zufolge hat in knapp 12 Prozent aller Fälle ein Bewerber Screening in Deutschland dazu geführt, dass der Bewerber abgelehnt wurde.

Bewerber Screenings besonders beliebt im anglo-amerikanischen Raum

Ihren Ursprung haben Bewerber Screenings in den USA und Großbritannien, wo sie bei jedem Bewerber als gängiges Mittel angewandt werden. Die amerikanische Screening-Organisation „National Association of Professional Background Screeners“ (NAPBS) erläutert, welche Punkte Bewerber Screenings bei ihnen umfassen können:

The components may include: criminal history information, civil records, driver records, employment records, educational information, license verification, credit information and reference checks. Background checks may also include drug testing, a physical, and even psychological evaluations or assessments.

Auf den Punkt gebracht bedeutet das, dass in Amerika beispielsweise Standesamtsregister, Lizenzprüfungen, Gutachten, Fahrerdaten und Datensätze aus vergangenen Arbeitsverhältnissen herangezogen werden, um auf eventuelle Vorstrafen zu prüfen und an Informationen über Arbeitnehmer zu gelangen.

Für richtig umfassende Bewerber Screenings und Background Checks werden sogar Drogentests oder psychologische Gutachten – etwa zur Handschrift – herangezogen.

Gründe für Bewerber Screenings

Man kann sich vorstellen, dass so ein Aufwand mit entsprechenden Kosten verbunden ist. Letztlich geht es allerdings darum, noch höhere Kosten einzusparen, auch in Form von Zeit und Ärger. Denn genau das kommt auf Unternehmen zu, die ihre Stellen falsch besetzen.

Das scheint nicht gerade selten der Fall zu sein: 40 Prozent der Fach- und fast 30 Prozent der Führungskräfte sind Studien zufolge Fehlbesetzungen. Die können ein Unternehmen mal eben zwischen 30.000 und 100.000 Euro kosten, geht es um Manager, liegen die Kosten sogar noch höher.

Verständlich, dass Unternehmen sich vorher lieber absichern wollen. Doch wie sehen solche Bewerber Screenings hierzulande aus und welche Konsequenzen sind damit verbunden? Kostet einen bereits das Glas Wein auf dem Urlaubsfoto die potenzielle Stelle? Und vor allem: Wie weit beziehungsweise lange reichen solche Recherchen zurück?

Menschen ändern sich und harmlose Jugendsünden sollten nicht noch Jahre später aufs Brot geschmiert werden. Daher ist es kritisch, wenn bei Bewerber Screenings Informationen zutage fördern, die letztlich völlig veraltet oder womöglich sogar falsch sind. Bilden die die Grundlage einer Entscheidung, steht sowohl das Unternehmen, das mit der Untersuchung betraut ist, schlecht da als auch der Bewerber.

In den allermeisten Fällen werden die Lebensläufe überprüft. Spätestens seit diverser Politikerskandale um falsche Doktortitel werden solche Angaben im Lebenslauf kontrolliert, ebenso wenn jemand Führungspositionen angegeben hat.

Rechtliche Seite des Bewerber Screenings: Was darf der Arbeitgeber?

Datenschutz Background Check Deutschland Bewerber Hintergrund CheckWas für deutsche Bewerber eher an Big Brother aus dem Roman 1984 erinnert, ist in den USA bereits seit 30 oder 40 Jahren gang und gäbe.

Bewerber Screenings, die wie in den USA das polizeiliche Führungszeugnis eines Bewerbers ins Visier nehmen, sind hier grundsätzlich verboten. Sowohl das Persönlichkeitsrecht des Bewerbers als auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schützen den Arbeitnehmer.

Einerseits. Andererseits gibt es durchaus Fälle, in denen das polizeiliche Führungszeugnis verlangt werden kann, und zwar abhängig von der Tätigkeit.

Umfangreiche Bewerber Screenings sind dann erlaubt, wenn es ein berechtigtes und zu schützendes Interesse des Arbeitgebers gibt. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Apotheker sich auf eine Stelle bewirbt, der in der Vergangenheit gegen das Betäubungsmittelgesetz verstoßen hat und wegen Drogenkonsums verurteilt wurde.

Ebenso liegt ein berechtigtes Interesse vor, wenn ein Arbeitgeber einen Bankangestellten auf Vermögensdelikte oder einen Jugendtrainer auf Sexualdelikte hin überprüft. Schießen die Befragungen oder Untersuchungen des Arbeitgebers jedoch über das Ziel hinaus, muss ein Bewerber nicht wahrheitsgemäß antworten.

Selbst wenn später die Lüge aufgedeckt wird, darf der Arbeitgeber den Mitarbeiter deshalb nicht entlassen – so entschied das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 15. November 2012 (Aktenzeichen 6 AZR 339/11).

Wie Firmen bei Bewerber Screenings vorgehen sollten

Ganz gleich, ob ein Arbeitgeber selbst zu einem Bewerber recherchiert oder ein Unternehmen damit beauftragt: Bewerber Screenings sollten von geschultem Personal durchgeführt werden, die einer Qualitätskontrolle unterliegen und gemäß des Datenschutzes und der Achtung der Privatsphäre bei der Recherche vorgehen.

Werden gesetzliche Bestimmungen bei der Suche nach Informationen verletzt, hat das zivil- oder strafrechtliche Konsequenzen, vom guten Ruf eines Unternehmens ganz zu schweigen.

Damit die Recherche nach Informationen über potenzielle Kandidaten nicht nur gesetzlichen Vorgaben entspricht, sondern für die Bewerber nachvollziehbar sind, sollten Firmen Richtlinien für Bewerber Screenings aufstellen.

Eine Akzeptanz für ein solches Vorgehen ist am ehesten gewährleistet, wenn ein Unternehmen transparent die Informationsziele und Recherchebereiche kommuniziert. Möglich ist das über entsprechende Dossiers oder Briefings, die nachvollziehbar die Informationsgewinnung aufführen.

Dazu gehört ebenfalls, dass Bewerbern Gelegenheit gegeben wird, zu möglichen kritischen Ergebnissen Stellung beziehen und diese erläutern beziehungsweise richtig stellen zu können. Kriterien für Bewerber Screenings:

Ein Unternehmen muss dabei natürlich darlegen können, in welchem Zusammenhang die recherchierten Informationen zur Stelle stehen. Ebenfalls müssen die Beurteilungsfaktoren geklärt sein, nach denen Persönlichkeit und soziale Kompetenzen gemessen werden.

Was unbedingt beachtet werden sollte: Woher stammen die relevanten Informationen? Das heißt, der Wahrheitsgehalt und die Seriosität einer Quelle sollten unbedingt geprüft werden. Haltlose Behauptungen können anderenfalls weitreichende Konsequenzen haben.

Dabei sollten Unternehmen beachten, dass Bewerber das Recht haben, bestimmte Aussagen beziehungsweise den Zugang zu Quellen zu verweigern – etwa, wenn eine Freundschaftsanfrage auf Facebook nicht angenommen wird oder der Bewerber zuvor entsprechende Einstellungen an seinem Profil vornimmt.

Unterschiedliche Zugangsvoraussetzungen bei Bewerber Screenings

Bis zu einem gewissen Grad hat jeder Bewerber es selbst in der Hand, welche Informationen er über sich preisgibt. Liegen Vorstrafen vor und bewirbt sich jemand wie oben beschrieben auf eine Stelle, die mit der Straftat im Zusammenhang steht, dann ist der Spielraum natürlich entsprechend gering.

Welchen Zugang ein Arbeitgeber zu Ihren Daten hat, hängt von der Quelle ab. So gibt es öffentlich zugängliche Daten, in die jeder schauen kann, für Netzwerk-Mitglieder zugängliche Daten und für Freunde beziehungsweise Kontakte zugängliche Daten im Internet:

  • Der Öffentlichkeit zugängliche Daten

    Man spricht von öffentlich zugänglichen Daten, wenn Ihre personenbezogenen Daten über eine Suchmaschine wie zum Beispiel Google, Bing oder Yahoo recherchierbar sind. Artikel 5 Absatz 1 Satz 1 des Grundgesetzes garantiert jedem die Informationsfreiheit.

    Da zu einem früheren Zeitpunkt der Bewerber offenbar der Nutzung seiner Daten ohne Einschränkung zugestimmt hat, sind sie allgemein und somit auch für den Arbeitgeber zugänglich, das heißt, seine Interessen sind genauso zu gewichten wie die des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber darf nach § 28 Absatz 1 Satz 1 Nr. 3 BDSG auch personenbezogene Daten erheben, sofern diese über die Suchmaschinen allgemein zugänglich sind.


  • Für Netzwerk-Mitglieder zugängliche Daten

    Anders sieht es aus, wenn Sie in einem sozialen Netzwerk wie Facebook oder Xing angemeldet sind. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Sicherheitseinstellungen so zu wählen, dass Ihre Daten nur für eingeloggte Mitglieder einsehbar sind. Je nachdem können Sie sogar entsprechende Gruppierungen vornehmen und einige Kontakte von bestimmten Informationen ausschließen.

    Wollte ein Arbeitgeber hier auf Informationen des Bewerbers zugreifen, müsste er sich zuvor mit diesem vernetzen. Gleichzeitig besteht allerdings hier die Schwierigkeit, dass freizeitorientierte Netzwerke wie Facebook beispielsweise in ihren AGB ausdrücklich auf die Nutzung zu rein privaten Zwecken hinweisen, eine geschäftliche Nutzung ausdrücklich untersagen. Anders ist es allerdings bei berufsorientierten Netzwerken wie Xing oder Linkedin:

    Hier meldet sich im Regelfall an, wer eine Recruitierung durch potenzielle Arbeitgeber zumindest in Erwägung zieht, denn die Nutzung des Profils sieht ganz klar die Möglichkeit der beruflichen Selbstpräsentation vor. Das BDSG gestattet in § 32 die Erhebung personenbezogener Daten von Bewerbern für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn dies aus geschäftlichen Gründen notwendig erscheint.

    Dies ist beispielsweise gegeben, wenn es Anhaltspunkte für eine Straftat gibt, aber auch, wenn „das schutzwürdige Interesse des Beschäftigten an dem Ausschluss der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.“

    Tatsächlich überwiegt das Interesse des Bewerbers nicht, da er bei einer Anmeldung in einem berufsorientiertem Netzwerk damit rechnen muss, dass Arbeitgeber auf seine Daten zugreifen. Gemäß § 32 Absatz 1 Satz 1 in Verbindung mit § 4 Absatz 2 Nr. 2 BDSG darf der Arbeitgeber die zugänglichen personenbezogenen Daten für seine geschäftlichen Zwecke erheben und nutzen.


  • Für Kontakte zugängliche Daten

    Wiederum ein Sonderfall liegt vor, wenn ein Bewerber bewusst seine personenbezogenen Daten in Netzwerken den eigenen Freunden oder Kontakten zugänglich macht. Hier müsste ein Arbeitgeber beispielsweise auf Facebook erst eine Freundschaftsanfrage schicken, um Details des potenziellen Bewerbers einsehen zu können.

    Wie bereits ausgeführt, schließen die AGB der Netzwerkbetreiber eine gewerbliche Recherche aus. Allerdings gibt es eine Ausnahme: Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten ist dann erlaubt, wenn der Bewerber ausdrücklich eingewilligt hat.

    Das wiederum ist nur gegeben, wenn der Arbeitgeber auf die bezweckte Datenerhebung hingewiesen hat. Als nicht eingewilligt wird gewertet, wenn ein Arbeitgeber seine wahre Identität und sein Anliegen verheimlicht und der Bewerber beispielsweise die Freundschaftsanfrage eines Fakeprofils annimmt.

[Bildnachweis: file404 by Shutterstock.com]
31. August 2017 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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