Bewerber Screenings: Was darf der Background Check?

Beim Bewerber Screening werden Bewerber zu Recruitingzwecken genau durchleuchtet. Bedeutet: Personaler analysieren eingehend die Bewerbungsunterlagen sowie weitere verfügbare Informationen von den Kandidaten. Arbeitgeber wollen so vermeidbaren Risiken und Fehlbesetzungen vorbeugen. Aber wie weit darf der Zugriff auf persönliche Daten gehen? Was ein Bewerber Screening umfasst sowie Ihr Recht auf Datenschutz als Bewerber…

Bewerber Screenings: Was darf der Background Check?

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Definition: Was ist ein Bewerber Screening?

Ein Bewerber Screening ist die legale Überprüfung eines Bewerbers vor Unterzeichnung des Arbeitsvertrages. Wie die synonymen Begriffe Pre-Employment Screening (PES), Referenzcheck, Background Check, Background Investigation, Bewerberüberprüfung, Bewerbercheck oder Hintergrund Check stammen die meisten Begriffe aus dem Englischen. Sie bedeuten soviel wie „vorheriges Durchleuchten“. Heißt: Diese Überprüfung findet während des Bewerbungsprozesses, vor oder nach einem Vorstellungsgespräch statt.

Die Ergebnisse aus dem Bewerber Screening sollen Rückschlüsse darauf geben, inwieweit die Angaben im Lebenslauf tatsächlich der Wahrheit entsprechen. Sie sollen den Arbeitgeber vor Betrug durch falsche Angaben schützen. Der Studie Recruiting Trends zufolge hat ein Bewerber Screening in knapp 12 Prozent aller Fälle in Deutschland dazu geführt, dass Bewerber eine Jobabsage erhalten haben.

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Was beinhaltet ein Background Check?

Seinen Ursprung hat das Bewerber Screening in den USA und Großbritannien, wo es bei jedem Bewerber als gängiges Mittel zum Einsatz kommt. In den USA dürfen der amerikanischen Screening-Organisation „National Association of Professional Background Screeners“ (NAPBS) zufolge Arbeitgeber beispielsweise auf folgende Quellen zurückgreifen: Standesamtsregister, Lizenzprüfungen, Gutachten, Fahrerdaten und Datensätze aus vergangenen Arbeitsverhältnissen. Sie prüfen diese Unterlagen auf eventuelle Vorstrafen. Ein besonders gründliches Bewerber Screening umfasst sogar Drogentests oder psychologische Gutachten – etwa zur Handschrift.

In Deutschland kann ein Bewerber Screening folgende Maßnahmen umfassen:

  • Vergleich von Dokumenten
    Ein erster Schritt sollte Unstimmigkeiten durch eigene Angaben des Bewerbers herausfiltern. Beispielsweise wenn Textfelder in einer Online-Bewerbung andere Angaben enthalten als die hochgeladenen Dokumente. Im Bewerbungsgespräch haben Arbeitgeber zudem Gelegenheit, sich Dokumente im Original vorlegen zu lassen.
  • Recherche im Internet
    Hat der Kandidat eine eigene Homepage oder gar separate Bewerbungshomepage, lassen sich die dortigen Informationen mit denen in der Bewerbung vergleichen. Soziale oder Business-Netzwerke (siehe Kasten) erlauben ebenfalls häufig Einblick in persönliche Daten.
  • Gespräche mit Ex-Arbeitgebern
    Ein Anruf beim Referenzgeber oder ehemaligem Arbeitgeber fördert schnell zutage, ob jemand wie angegeben dort gearbeitet hat. Durch die gewonnenen Informationen lässt sich außerdem herausfinden, ob jemand zur eigenen Unternehmenskultur passt.
  • Informationen von Auskunfteien
    Aufschlussreich können auch Auskünfte von Behörden oder sogenannten Auskunfteien sein. Zu letzteren zählt beispielsweise die Schufa. Eine einwandfreie Schufa-Auskunft kann bedeutend sein, wenn eine zu besetzende Stelle mit hoher Budgetverantwortung einhergeht.
  • Einsatz von Auswahlverfahren
    Ein Bewerber Screening kann psychologische Tests und/oder Auswahlverfahren wie Assessment Center beinhalten. Firmen können mittels dieser Methoden herausfinden, ob jemand wirklich über die erforderlichen Soft und Hard Skills verfügt.
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Bewerber Screening durch Netzwerke

Bis zu einem gewissen Grad hat jeder Bewerber es selbst in der Hand, welche Informationen er über sich preisgibt. Liegen Vorstrafen vor und bewirbt sich jemand wie oben beschrieben auf eine Stelle, die mit der Straftat im Zusammenhang steht, dann ist der Spielraum natürlich entsprechend gering.

Welchen Zugang ein Arbeitgeber zu Ihren Daten hat, hängt von der Quelle ab. So gibt es öffentlich zugängliche Daten, in die jeder schauen kann, für Netzwerk-Mitglieder zugängliche Daten und für Freunde beziehungsweise Kontakte zugängliche Daten im Internet:

Der Öffentlichkeit zugängliche Daten

Öffentlich zugänglich sind Daten, wenn Ihre personenbezogenen Daten über eine Suchmaschine wie zum Beispiel Google, Bing oder Yahoo recherchierbar sind. Artikel 5 Absatz 1 Satz 1 des Grundgesetzes garantiert jedem die Informationsfreiheit. Zu einem früheren Zeitpunkt muss der Bewerber der Nutzung seiner Daten ohne Einschränkung zugestimmt haben.

Somit sind sie allgemein und daher für den Arbeitgeber zugänglich. Seine Interessen sind genauso zu gewichten wie die des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber darf nach § 28 Absatz 1 Satz 1 Nr. 3 BDSG auch personenbezogene Daten erheben, sofern diese über die Suchmaschinen allgemein zugänglich sind.

Für Netzwerk-Mitglieder zugängliche Daten

Bei sozialen Netzwerken wie Facebook oder Xing können Sie Ihre Sicherheitseinstellungen so zu wählen, dass Ihre Daten nur für eingeloggte Mitglieder einsehbar sind. Durch entsprechende Gruppierungen können Sie zudem einige Kontakte von bestimmten Informationen ausschließen. Will ein Arbeitgeber hier auf Informationen des Bewerbers zugreifen, muss er sich zuvor mit diesem vernetzen. Allerdings untersagen freizeitorientierte Netzwerke wie Facebook in ihren AGB ausdrücklich eine geschäftliche Nutzung.

Bei berufsorientierten Netzwerken wie Xing oder Linkedin hingegen meldet sich zumeist an, wer eine Rekrutierung durch potenzielle Arbeitgeber zumindest in Erwägung zieht. Die Nutzung des Profils erlaubt die berufliche Selbstpräsentation. Das BDSG gestattet in § 32 die Erhebung personenbezogener Daten von Bewerbern für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn dies aus geschäftlichen Gründen notwendig erscheint. Beispielsweise wenn es Anhaltspunkte für eine Straftat gibt.

Aber auch, wenn „das schutzwürdige Interesse des Beschäftigten an dem Ausschluss der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.“ Ein Bewerber muss in einem berufsorientiertem Netzwerk damit rechnen, dass Arbeitgeber auf seine Daten zugreifen. Somit überwiegt sein Interesse nicht. Gemäß § 32 Absatz 1 Satz 1 in Verbindung mit § 4 Absatz 2 Nr. 2 BDSG darf der Arbeitgeber die zugänglichen personenbezogenen Daten für seine geschäftlichen Zwecke erheben und nutzen.

Für Kontakte zugängliche Daten

Wiederum ein Sonderfall liegt vor, wenn ein Bewerber bewusst seine personenbezogenen Daten in Netzwerken den eigenen Freunden oder Kontakten zugänglich macht. Hier müsste ein Arbeitgeber beispielsweise auf Facebook erst eine Freundschaftsanfrage schicken, um Details des potenziellen Bewerbers einsehen zu können. Wie bereits ausgeführt, schließen die AGB der Netzwerkbetreiber eine gewerbliche Recherche aus.

Allerdings gibt es eine Ausnahme: Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten ist dann erlaubt, wenn der Bewerber ausdrücklich eingewilligt hat. Dafür muss der Arbeitgeber auf die bezweckte Datenerhebung hinweisen. Keine Einwilligung liegt vor, wenn ein Arbeitgeber seine wahre Identität und sein Anliegen verheimlicht und der Bewerber beispielsweise die Freundschaftsanfrage eines Fakeprofils annimmt.

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Sind Background Checks in Deutschland erlaubt?

Grundsätzlich ja. Aber es kommt darauf an. Ein Bewerber Screening, das wie in den USA das polizeiliche Führungszeugnis eines Bewerbers ins Visier nimmt, ist in Deutschland grundsätzlich verboten. Sowohl das Persönlichkeitsrecht des Bewerbers als auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schützen den Arbeitnehmer. Einerseits. Andererseits gibt es durchaus Fälle, in denen das polizeiliche Führungszeugnis verlangt werden kann, und zwar abhängig von der Tätigkeit.

Umfangreiche Bewerber Screenings sind dann erlaubt, wenn es ein berechtigtes und zu schützendes Interesse des Arbeitgebers gibt. Das gilt beispielsweise in folgenden Fällen:

  • Apotheker
    Überprüfung auf Drogendelikte
  • Bankangestellte
    Überprüfung auf Vermögensdelikte
  • Jugendtrainer
    Überprüfung auf Sexualdelikte

Schießen die Befragungen oder Untersuchungen des Arbeitgebers jedoch über das Ziel hinaus, muss ein Bewerber nicht wahrheitsgemäß antworten. Das gilt bei zurückliegenden, abgeschlossenen Verfahren und solchen, die keinerlei Bezug zur Stelle haben.

Gründe für Bewerber Screenings

Je nach Aufwand ist ein Bewerber Screening kostenintensiv. Es geht allerdings darum, noch höhere Kosten einzusparen, auch in Form von Zeit und Ärger. Denn genau das kommt – gar nicht so selten – auf Unternehmen zu, die ihre Stellen falsch besetzen. Studien zufolge sind 40 Prozent der Fach- und fast 30 Prozent der Führungskräfte Fehlbesetzungen.

Die können ein Unternehmen schnell zwischen 30.000 und 100.000 Euro kosten. Geht es um Manager, liegen die Kosten sogar noch höher. Verständlich, dass Unternehmen sich vorher lieber absichern wollen. Doch wie sehen solche Bewerber Screenings hierzulande aus und welche Konsequenzen sind damit verbunden? Kostet einen bereits das Glas Wein auf dem Urlaubsfoto die potenzielle Stelle? Und vor allem: Wie weit beziehungsweise lange reichen solche Recherchen zurück?

Menschen ändern sich und harmlose Jugendsünden sollten nicht noch Jahre später aufs Brot geschmiert werden. Daher ist es kritisch, wenn ein Bewerber Screening völlig veraltete oder gar falsche Informationen zutage fördert. Entscheidungen, die darauf basieren, lassen sowohl den Bewerber als auch das Unternehmen schlecht aussehen. In den allermeisten Fällen überprüfen Unternehmen die Lebensläufe. Spätestens seit diverser Politikerskandale um falsche Doktortitel werden solche Angaben im Lebenslauf kontrolliert, ebenso wenn jemand Führungspositionen angegeben hat.

Tipps für Firmen beim Bewerber Screening

Ganz gleich, ob ein Arbeitgeber selbst zu einem Bewerber recherchiert oder ein Unternehmen damit beauftragt: Nur geschultes Personal sollte ein Bewerber Screening durchführen. Das sollte einer Qualitätskontrolle unterliegen und gemäß des Datenschutzes und der Achtung der Privatsphäre recherchieren. Sobald ein Unternehmen gesetzliche Bestimmungen bei der Suche nach Informationen verletzt, hat das zivil- oder strafrechtliche Konsequenzen, vom guten Ruf ganz zu schweigen.

Um nicht nur gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, sondern für die Bewerber nachvollziehbar zu sein, sollten Firmen Richtlinien für das Bewerber Screening aufstellen. Das erhöht die Akzeptanz bei potenziellen Kandidaten. Möglich wäre, das Vorgehen über entsprechende Dossiers oder Briefings zu kommunizieren, die nachvollziehbar die Informationsgewinnung aufführen. Dazu gehört ebenfalls, dass man Bewerbern Gelegenheit gibt, zu möglichen kritischen Ergebnissen Stellung zu beziehen und diese erläutern beziehungsweise richtig stellen zu können.

Kriterien für Bewerber Screenings

  1. Nachvollziehbarkeit
    Ein Unternehmen muss darlegen können, in welchem Zusammenhang die recherchierten Informationen zur Stelle stehen. Ebenfalls müssen die Beurteilungsfaktoren geklärt sein, nach denen Persönlichkeit und soziale Kompetenzen gemessen werden.
  2. Quelle
    Was Unternehmen unbedingt beachten sollten: Woher stammen die relevanten Informationen? Das heißt, es sollte den Wahrheitsgehalt und die Seriosität einer Quelle unbedingt prüfen. Haltlose Behauptungen können anderenfalls weitreichende Konsequenzen haben.
  3. Bewerberrechte
    Dabei sollten Unternehmen beachten, dass Bewerber das Recht haben, bestimmte Aussagen beziehungsweise den Zugang zu Quellen zu verweigern. So etwa, wenn jemand eine Freundschaftsanfrage auf Facebook nicht annimmt oder der Bewerber zuvor entsprechende Einstellungen an seinem Profil vornimmt.

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