Bewerber Rechte: Das sollten Sie wissen

Als Bewerber im Bewerbungsprozess setzen Sie sich vermutlich vor allem mit Ihren Pflichten auseinander und was vom Arbeitgeber gewünscht ist: Fehlerfrei soll sie sein, die Bewerbung. Einen guten Eindruck wollen Sie beim Vorstellungsgespräch hinterlassen. Aber wie steht es eigentlich mit Ihren Rechten? Sie haben als Bewerber Rechte, über die Sie sich im Klaren sein sollten: Was darf der potentielle Arbeitgeber und worauf haben Sie Anspruch – das klären wir in dem folgenden Beitrag…

Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen

Von einer Bewerbung sind verschiedene Gesetze betroffen. So regelt beispielsweise das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), wie Unternehmen mit den Unterlagen ihrer Bewerber umzugehen haben, schließlich handelt es sich hier um vertrauliche, persönliche Daten. Diese werden nicht nur für den Bewerbungsprozess gespeichert, sondern sind für Firmen oftmals auch zukünftig interessant, etwa wenn eine Bewerberdatenbank existiert. Für beide Fälle gelten unterschiedliche Bestimmungen.

• Im Bewerbungsprozess

  Der Arbeitgeber hat das Recht, die vom Bewerber erhaltenen Daten zu sammeln und für seine Zwecke auszuwerten. Gleichzeitig muss er gewährleisten, dass keine unbefugten Dritten Zugang zu den Daten haben.
  
  Das bedeutet, dass die Bewerbungsunterlagen nicht offen herumliegen und nur diejenigen Einsicht nehmen dürfen, die unmittelbar mit dem Einstellungsprozess betraut sind. Üblicherweise sind das der Arbeitgeber, ein Personaler und gegebenenfalls jemand aus dem Betriebsrat.
  
  In keinem Fall jedoch Praktikanten oder Auszubildende. Alle Beteiligten haben Stillschweigen über die Bewerbungsunterlagen zu bewahren. Im Falle von Verstößen können gemäß Bundesdatenschutzgesetz bis zu 300.000 Euro Strafe fällig sein.

• Nach der Bewerbung

  Wenn die Bewerbung erfolgreich war, werden Ihre Bewerbungsmappe und alle persönlichen Unterlagen in Ihre Personalakte wandern, die selbstverständlich ebenfalls unter Verschluss zu sein hat. Bei einer erfolglosen Bewerbung können die Unterlagen bis zu zwei Monate nach Erteilung der Absage aufbewahrt werden.
  
  So wird verfahren, damit Arbeitgeber sich im Falle einer Klage gegen die Absage auf die Unterlagen als Beweismittel berufen können. Sollte der Bewerber sich beispielsweise bei der Absage diskriminiert fühlen und aufgrund dessen eine Klage anstreben, hat er hierfür weitere drei Monate nach Bekanntwerden Zeit, so dass Unternehmen teilweise bis zu fünf Monate die Bewerbung aufheben.
  
  Aber auch ganz ohne Klage könnten Ihre Unterlagen für einen Arbeitgeber trotz Absage von Interesse sein: dann nämlich, wenn er eine Bewerberdatenbank führt und in Zukunft auf interessante Kandidaten zurückgreifen möchte. Allerdings muss der Arbeitgeber zur langfristigen Speicherung der Daten das ausdrückliche (schriftliche) Einverständnis des Bewerbers einholen.
  
  Da ein Arbeitgeber somit prinzipielles Interesse signalisiert und dies eine Chance für Bewerber sein kann, zu einem späteren Zeitpunkt doch in Frage zu kommen, willigen viele Bewerber ein.
  
  Die Erlaubnis zur Speicherung von Daten bezieht sich nur auf die Bewerbungsunterlagen. Aus diversen Social-Media-Kanälen wie etwa Facebook selbst zusammengetragene Informationen gehören nicht dazu und dürfen daher nicht gespeichert werden.

Bewerberrechte: Kostenübernahme im Bewerbungsprozess

Bewerbungen sind immer mit etlichen Kosten verbunden. Seien es die Materialausgaben, Portokosten oder die Fahrtkosten zu einem Bewerbungsgespräch, das womöglich in einem anderen Ort stattfindet. Von der investierten Zeit und Energie ganz zu schweigen.

An dieser Stelle ein Hinweis, für Bewerber, deren Arbeitsverhältnis bereits gekündigt ist: Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) § 629 haben Sie Anspruch auf Freistellung für ein Bewerbungsgespräch. Auch darüber hinaus hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf seinen Wunsch hin einen angemessenen Zeitraum für die Arbeitsplatzsuche zu gewähren.

Ob dies auch für Bewerber in zeitlich befristeten Arbeitsverträgen und Projektarbeit gilt, ist noch nicht letztgültig richterlich entschieden.

Allerdings sieht der gewerkschaftliche Rechtschutz eine Diskriminierung von Arbeitnehmern in befristeten Arbeitsverhältnissen, so dass man davon ausgeht, dass im Zweifelsfalle zugunsten des Arbeitnehmers entschieden werden wird.

Darüber hinaus sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Bewerbungskosten

  Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, Ihnen die Ausgaben für Bewerbungsmappe, Porto, Drucke und Kopien zu erstatten. Da Sie als Bewerber diese Kosten selbst tragen müssen, können Sie sie rückwirkend bei der Steuererklärung als Bewerbungskosten geltend machen.
  

  Ausnahme:

  Als Arbeitsloser werden Ihnen die Ausgaben für Bewerbungen pauschal mit fünf Euro vergütet, wenn Sie Ihre Bewerbungsbemühungen entsprechend dokumentieren.

• Rücksendung

  Der Arbeitgeber darf Ihre Unterlagen nicht einfach entsorgen, sondern hat sie pfleglich zu behandeln und an Sie zurückzuschicken.
  

  Ausnahme:

  Wenn Sie eine Initiativbewerbung geschrieben haben, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, denn er hatte die Unterlagen zu keinem Zeitpunkt eingefordert. Diese Unterlagen werden nach kurzer Zeit vernichtet. Wenn Sie Ihrer Bewerbung einen frankierten Rücksendeumschlag beifügen, werden Ihnen die Unterlagen zugeschickt. Auch besteht keine Pflicht zur Rücksendung, wenn das Unternehmen in der Stellenanzeige ausdrücklich darauf hingewiesen hat, dass es Bewerbungsunterlagen nicht zurückschickt.

• Anfahrt

  Bei längerer Anreise sind eine Fahrtkostenerstattung zum Vorstellungsgespräch und gegebenenfalls sogar eine Unterbringung im Hotel möglich. Rechtliche Basis dafür liefert der § 670 BGB. Sie sollten dies allerdings im Vorfeld mit Ihrem potenziellen Arbeitgeber klären. Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber Sie bereits bei der Einladung zum Vorstellungsgespräch darauf hinweist, dass die Bewerbungskosten nicht übernommen werden: Dann müssen Sie selbst dafür aufkommen.
  

  Ausnahme:

  Sind Sie zum Zeitpunkt der Bewerbung arbeitslos, übernimmt die Arbeitsagentur beziehungsweise das Jobcenter die Kosten für die Fahrt zum Vorstellungsgespräch, sofern der Arbeitgeber sie nicht trägt. Allerdings sollten Sie mit Ihrem Ansprechpartner zuvor sämtliche anfallenden Kosten geklärt haben und anschließend die gesammelten Belege vorweisen können.

Umgang mit personenbezogenen Daten: Was darf der Arbeitgeber?

Bei Ihren Bewerbungsunterlagen handelt es sich um persönliche Daten, schließlich unterschreiben Sie Ihren Lebenslauf und versichern so, dass die gemachten Angaben sich auf Sie beziehen und korrekt sind.

Solche Daten sind nur für bestimmte Augen bestimmt, schließlich teilen Sie auch nicht jedem Ihre Adresse mit. Personenbezogene Daten beziehen sich nicht nur auf Ihr Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Ihre Arbeitszeugnisse. Ebenso fallen Notizen des Personalers, Ergebnisse aus Einstellungstests oder medizinischen Tests darunter.

Was aber darf der Arbeitgeber mit den Unterlagen machen? Wie ist im Falle einer diskreten Bewerbung zu verfahren und wann dürfen Unterlagen behalten werden?

Folgende Situation: Sie befinden sich in einem bestehenden Arbeitsverhältnis und haben eine heimliche Bewerbung zur Konkurrenz geschickt.

Die sollte einen Sperrvermerk tragen, dass der potenzielle Arbeitgeber weiß, dass er keine Informationen beim gegenwärtigen Arbeitgeber über den Bewerber einholen kann, da er anderenfalls dessen Wechselabsichten offenlegt. Dies würde einen Bewerber in eine nachteilige Position bringen, da das Vertrauensverhältnis zum aktuellen Chef nachhaltig gestört wäre.

Umso schlimmer das Ganze, wenn das Arbeitsverhältnis beim neuen Unternehmen nicht zustande kommt. Wenngleich im Grundgesetz nicht ausdrücklich erwähnt, greift für Bewerber ganz klar das Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Mit anderen Worten: Sie müssen erst die Preisgabe und Verwendung Ihrer persönlichen Daten erlauben.

Dies gilt allerdings nur bei bestehenden Arbeitsverhältnissen, nicht für Auskünfte bei ehemaligen Arbeitgebern. Sollte sich herausstellen, dass der potenzielle Arbeitgeber sich nicht daran hält, können Sie rechtlich dagegen vorgehen.

Pflichten des Bewerbers im Vorstellungsgespräch: Offenbarungspflicht

Die Bewerber haben wiederum alle Umstände offenzulegen, die für die betreffende Stelle relevant sind, ohne dass der Arbeitgeber danach fragt. Allerdings besteht diese Offenbarungspflicht nur für den Fall, dass es dem Arbeitnehmer nicht möglich ist, seiner Leistungspflicht nachzukommen.

Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn…

• ein Berufskraftfahrer alkoholabhängig ist,
• eine Arbeitserlaubnis fehlt,
• eine Röntgenassistentin schwanger ist.

Pflichten des Arbeitgebers im Vorstellungsgespräch: Aufklärungspflicht

Wer meint, bei einem Vorstellungsgespräch sei die Auskunftspflicht eine Einbahnstraße, irrt allerdings. Auch der Arbeitgeber ist dem Bewerber gegenüber verpflichtet, über Besonderheiten aufzuklären, die den ausgeschriebenen Job betreffen.

Zur Aufklärung ist der Arbeitgeber vor allem dann verpflichtet, wenn die Gegebenheiten von der Regel abweichen, etwa in folgenden Fällen…

• wenn den Arbeitnehmer überdurchschnittliche Anforderungen, beispielsweise besondere gesundheitliche Belastungen erwarten,
• der Arbeitsplatz durch eine Umstrukturierung in Kürze gefährdet sein wird,
• die zukünftige Zahlung von Löhnen und Gehältern gefährdet ist.

Es kann vorkommen, dass sich der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer schadensersatzpflichtig macht. Dies ist der Fall, wenn der Arbeitgeber willentlich beim Arbeitnehmer den Eindruck fördert, dass es zum Abschluss eines Arbeitsvertrages kommt.

Er ermutigt den Bewerber dazu, seine bisherige Stellung ohne Verlust kündigen zu können – ohne ihn jedoch anschließend einzustellen. Letztlich ist es für Sie wichtig zu wissen, dass Sie als Bewerber Rechte und Pflichten haben, denn nur so können Sie angemessen vorbereitet in ein Vorstellungsgespräch gehen.

Gleichzeitig sollten Sie sich bewusst machen, dass mancher Arbeitgeber bei seinen Fragen übers Ziel hinaus schießt oder auch beim Zurücksenden der Bewerbungsunterlagen nicht seiner Pflicht nachkommt. Das ist im Hinblick auf die vergeudeten Unterlagen ärgerlich.

Es ist jedoch fraglich, ob sich ein Gang zum Arbeitsgericht für zehn Euro lohnt.