Bewerbungsunterlagen: vollständig + richtige Reihenfolge

Bewerbungsunterlagen Reihenfolge

Professionelle Bewerbungsunterlagen entscheiden darüber, ob Sie den Traumjob bekommen. Unmotiviert zusammengeschusterte Unterlagen sind ein Indiz für fehlendes Interesse und Sorgfalt. Sie können sich gar nicht genug Mühe geben, wenn es um das Erstellen Ihrer Bewerbungsunterlagen geht. Sie sind die Eintrittskarte zum Job – und Ihre erste Arbeitsprobe.

Bevor Sie sich mit den Details beschäftigen, muss der Aufbau und damit das Grundgerüst der Unterlagen stimmen. Für klassische Bewerbungen gilt folgendes Muster für die Bewerbungsunterlagen. Es zeigt die korrekte Reihenfolge der Dokumente:

Bei der eMail-Bewerbung oder Online-Bewerbung werden alle Unterlagen in einem PDF zusammengefügt und als Anhang hochgeladen (Dateiname: Bewerbung-Max-Muster.pdf). Die Dateigröße sollte unter 5 MB bleiben.

Bei einer Papierbewerbung wiederum werden die Bewerbungsunterlagen auf weißem DIN-A4-Papier einseitig (!) bedruckt. Idealerweise verwenden Sie dickeres Papier ab 100 Gramm. Das wirkt deutlich hochwertiger.

Vollständige Bewerbungsunterlagen: Übersicht

Sogenannte vollständige Bewerbungsunterlagen bestehen aus Pflichtteilen und optionalen Dokumenten. Letztere müssen nicht alle in eine Bewerbungsmappe, sondern oft nur die explizit verlangten.

Pflicht-Bestandteile

• Anschreiben (1 DIN A4-Seite)
• Lebenslauf (1-3 DIN A4-Seiten)
• Arbeitszeugnisse (max. 3)

Freiwillige Bestandteile

• Deckblatt (1 Seite)
• Bewerbungsfoto (empfohlen!)
• Motivationsschreiben (Dritte Seite)
• Empfehlungsschreiben (max. 3)
• Referenzen (max. 3)
• Praktikumszeugnisse (max. 3)
• Fortbildungen (nur relevante)
• Führerschein, Führungszeugnis
• Arbeitsproben (falls verlangt)

TIPP: Halten Sie sich beim Erstellen der Bewerbung unbedingt an die Vorgaben des Arbeitgebers und schicken Sie nur die geforderten Dokumente. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Was bedeutet die Angabe vollständige Bewerbungsunterlagen?

Wenn Arbeitgeber in Stellenanzeigen „vollständige Bewerbungsunterlagen“ verlangen, meinen sie damit mehr als eine sogenannte Kurzbewerbung (wie etwa bei der Initiativbewerbung). Die besteht nur aus Bewerbungsschreiben und tabellarischem Lebenslauf. Also maximal 2-3 Seiten.

Die Angabe „vollständige Bewerbungsunterlagen“ sollte Kandidaten bei der Jobsuche weder abschrecken noch verunsichern. Es bedeutet lediglich, dass sich der potenzielle Arbeitgeber weitere Nachweise zu Qualifikationen und bisherigen Beschäftigungen wünscht.

Bewerbungsunterlagen Umfang: Wie viele Seiten?

Grundsätzlich sollten Ihre Bewerbungsunterlagen so kompakt wie möglich und so aussagekräftig wie nötig sein. Falls es in der Stellenanzeige nicht ausdrücklich anders verlangt wird, sollte Ihre Bewerbung (inklusive Anschreiben) nicht mehr als 10 Seiten umfassen. Wählen Sie aus, was wirklich sein muss und absolut relevant ist, um Ihre Eignung für den Job nachzuweisen.

Sollten den Personaler weitere Dokumente interessieren, können Sie diese auf Wunsch nachreichen oder zum Vorstellungsgespräch mitbringen. Eine entsprechende Formulierung unter dem Anlageverzeichnis könnte lauten:

Sollten Sie an weiteren Zeugnissen und Nachweisen interessiert sein, reiche ich diese gerne nach oder bringe sie zum Vorstellungsgespräch mit. Eine kurze Rückmeldung dazu reicht.

Bewerbungsunterlagen Muster: Wichtige Bestandteile

Sie kennen nun den Aufbau Ihrer Bewerbungsunterlagen und können sich den Inhalten genauer widmen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, worauf es in den jeweiligen Unterlagen ankommt und was sich dahinter verbirgt:

1. Anschreiben

Das Anschreiben ist aufgrund der Reihenfolge Ihrer Unterlagen das erste Dokument, das der Personaler zu Gesicht bekommt – wird aber meist erst nach dem Lebenslauf gelesen. Die Bedeutung dieses Dokuments sollten Sie auf keinen Fall unterschätzen! Es handelt sich um eine auf den Punkt gebrachte Beschreibung Ihrer Fähigkeiten sowie Ihrer Eignung für die Stelle und – oftmals mindestens genauso wichtig – Ihrer Motivation für den Job und Arbeitgeber.

In der Regel beschränkt sich das Schreiben auf eine DIN A4 Seite, kann aber maximal zwei DIN A4 Seiten lang sein. Der Text setzt sich aus vier grundlegenden Teilen zusammen:

• Einer spannenden Einleitung, die neugierig auf Sie macht.
• Ein aussagekräftiger Hauptteil, der glaubwürdig anhand von Beispielen Ihre Soft Skills präsentiert.
• Ein klarer Unternehmensbezug, der zeigt, welchen Wert Sie für den Arbeitgeber haben können.
• Ein interessanter Schlussatz, der Ihre Vorfreude auf ein persönliches Treffen zum Ausdruck bringt.

2. Deckblatt

Das Deckblatt ist keine Pflicht. Es gehört zu den optionalen Unterlagen in Ihrer Bewerbung. Das Deckblatt stellt eine optisch ansprechende und übersichtliche Darstellung der wichtigsten Informationen dar. Es hat eine klare Überschrift wie „Bewerbungsunterlagen“ oder „Bewerbung“. Dazu kommen Ihr Name sowie Kontaktdaten, ein Bewerbungsfoto, der Titel der angestrebten Position sowie eine kurze Inhaltsangabe der weiteren Dokumente.

3. Lebenslauf

Der Lebenslauf gilt als Herzstück der Bewerbung. Von vielen Personalern wird er zuerst gelesen. Im Kern ist Ihr Lebenslauf eine (meist tabellarische) Darstellung Ihres bisherigen Werdegangs sowie der erworbenen Qualifikationen, Erfahrungen, Weiterbildungen und Fähigkeiten. Innerhalb weniger Augenblicke kann sich der Personaler so ein Bild davon machen, ob Sie alle benötigten Kompetenzen und Kenntnisse für die zu besetzende Stelle besitzen. Außerdem enthält der Lebenslauf weitere Informationen zu Ihrer Persönlichkeit, wie Hobbys und Interessen. Alle zusammen bilden einen Gesamteindruck.

Ihr Lebenslauf sollte nicht nur lückenlos, sondern relevant strukturiert sein. Bedeutet: Im Fokus sollten die Muss- und Kann-Qualifikationen stehen, die der Arbeitgeber in der Stellenanzeige aufgeführt hat. Kompetenzen, die irrelevant für die Position sind, haben im Lebenslauf nichts verloren.

4. Dritte Seite

Wie das Deckblatt ist auch die sogenannte Dritte Seite ein optionaler Zusatz in den Bewerbungsunterlagen. Ob Sie diese nutzen, sollte davon abhängen, ob Sie auf der dritten Seite tatsächlich etwas Neues und für den Personaler Relevantes sagen können. Beliebt sind hierbei das Motivationsschreiben, Projektliste (oder Portfolio) sowie ein Kurzprofil des Bewerbers. Erstes widmet sich vor allem der Frage: „Warum wollen Sie DIESE Stelle bei DIESEM Unternehmen?“

Im Kurzprofil werden stichpunktartig und übersichtlich alle wichtigen Argumente aufgelistet: Was ist Ihre Ausbildung? Was sind Ihre größten Fähigkeiten? Welche Soft Skills bringen Sie mit? In welchen beruflichen Schwerpunkten waren Sie bisher tätig? Welche Ziele haben Sie für die neue Stelle? Auf einen Blick kann der Personaler sich so einen Überblick verschaffen und – hoffentlich – sehen, warum Sie die bestmögliche Besetzung sind.

5. Anlagen

Erst die Anlagen machen Ihre Bewerbungsunterlagen vollständig. Zur Auswahl stehen folgende Dokumente: Zeugnisse von Schule, Universität oder Ausbildung, qualifizierte Arbeitszeugnisse ehemaliger Unternehmen, Nachweise über absolvierte Praktika, Bescheinigungen von Fort- und Weiterbildungen, Nachweise über Sprachfähigkeiten und vieles mehr. Arbeitszeugnisse sollten immer in die Anlagen aufgenommen werden. Fehlende Zeugnisse werden negativ interpretiert, Motto: Offenbar war das Zeugnis zu schlecht und soll verschwiegen werden…

TIPP: Senden Sie mit der Bewerbung nie Originaldokumente! Zu den Unterlagen kommen nur Kopien in hoher Qualität. Ausländische Zeugnisse müssen übersetzt und beglaubigt werden.

Wer keine (oder weniger gute) Arbeitszeugnisse besitzt, kann die Bewerbungsunterlagen mit Referenzen oder Empfehlungsschreiben optimieren. Alternativ geht auch eine sogenannte Referenzliste. Diese ist eine Aufzählung von Kontakten und beruflichen Weggefährten (Referenzgeber) – ehemalige Vorgesetzte, Mentoren, Experten, Kollegen oder Kunden, die zugleich als Fürsprecher fungieren. Nennen Sie hierbei immer deren Vor- und Nachnamen, Jobtitel und Funktion, Unternehmen (inklusive Rechtsform), Telefonnummer und eMail-Adresse falls Personaler diese kontaktieren wollen. Hier ein Beispiel:

Generell gilt: In die Anlagen gehören nur Dokumente und Unterlagen, die für die angestrebte Position relevant sind. Der Nachweis über einen Sprachkurs in Französisch macht sich gut, wenn Sie sich bei einem deutsch-französischen Unternehmen bewerben. Für ein lokales Unternehmen, dass lediglich in Deutschland aktiv ist und keine Fremdsprachenkenntnisse erwartet, ist diese Anlage wenig zielführend.

Bewerbungsunterlagen Online: Bewerbung per Mail

Es ist nicht mehr nur ein Trend. Die klassische Bewerbung auf Papier über den Postweg wird immer mehr von der digitalen Bewerbung verdrängt und abgelöst. Der Unterschied besteht nun darin, dass Sie Ihre Bewerbungsunterlagen digital verschicken – als PDF im Anhang einer eMail oder indem Sie ein Online-Formular auf der Homepage des Arbeitgebers ausfüllen und dort Ihre Bewerbungsunterlagen hochladen.

Wenn nichts anderes verlangt wird, sollten Sie immer eine einzelne PDF-Datei erstellen, die aus mehreren Seiten besteht. Die Reihenfolge entspricht dabei dem obigen Aufbau der Bewerbungsunterlagen. Zusätzlich haben Sie die Chance, Ihre Bewerbungsunterlagen online zu präsentieren, um auf sich aufmerksam zu machen oder Unternehmen weitere Informationen über sich zur Verfügung zu stellen.

Bewerbungsseite
Auf Ihrer eigenen Bewerbungshomepage können Sie Ihr Profil perfekt und umfassend darstellen, einen Download mit Ihren Bewerbungsunterlagen anbieten oder auch Arbeitsproben veröffentlichen.

Business-Netzwerke
Achten Sie außerdem darauf, sich in den sozialen Medien – speziell in den Karrierenetzwerken – richtig und aktuell zu präsentieren. Berufliche Netzwerke wie Xing oder Linkedin können bei der Jobsuche enorm helfen und werden von vielen Personalern regelmäßig besucht und nach möglichen Kandidaten durchsucht (siehe: Active Sourcing).

Bewerberdatenbanken
Einige Jobbörsen und Metasuchmaschinen bieten nicht nur die Möglichkeit, Stellenangebote zu finden, sondern auch ein eigenes Profil inklusive Bewerbungsunterlagen zu erstellen – sogenannte Bewerberdatenbanken. Sie können dort Ihren Lebenslauf erstellen oder hochladen, um anschließend von Personalern gefunden zu werden. Diese Bewerbungsstrategie gehört zur sogenannten Passiven Bewerbung.