Bewerbungsunterlagen: Vorlagen + richtige Reihenfolge

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Definition: Was sind Bewerbungsunterlagen?

Häufig werden in Stellenanzeigen „vollständige Bewerbungsunterlagen“ verlangt. Gemeint ist damit eine Bewerbung, die alle Unterlagen und Dokumente enthält, die ein Personaler benötigt, um sich einen Gesamteindruck von Ihrem Profil und beruflichen Werdegang zu machen. Zu aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen gehören: Anschreiben und Lebenslauf (Kurzbewerbung oder Initiativbewerbung) sowie Arbeitszeugnisse und Weiterbildungs-Zertifikate.

Die Auswahl, Aussagekraft und richtige Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen stellt bereits eine erste Arbeitsprobe und Beleg dafür dar, wie sorgfältig und gewissenhaft Sie arbeiten. Daher ist es wichtig, dass die Unterlagen sowohl inhaltlich wie formal überzeugen.

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Bewerbungsunterlagen Reihenfolge

Falls Sie Ihre Bewerbungsunterlagen – ganz klassisch – ausdrucken und in einer Bewerbungsmappe in Papierform zusammenfassen, gibt es dafür eine richtige Reihenfolge.

So sehen die Standard-Bewerbungsunterlagen für Stellen in Deutschland (und teils Europa) aus. Achten Sie darauf, dass sich die Bewerbungsunterlagen bei einer Bewerbung auf Englisch davon deutlich unterscheiden.

Die Angabe „vollständige Bewerbungsunterlagen“ soll Kandidaten übrigens weder abschrecken noch verunsichern. Es bedeutet lediglich, dass sich der Arbeitgeber mehr Nachweise über Qualifikationen, Abschlüsse und bisherige Beschäftigungen wünscht.

Reihenfolge vollständige Bewerbungsunterlagen

(Dokumente in Klammern sind freiwillig)

Anschreiben
(Deckblatt)
Lebenslauf
(Motivationsschreiben, 3. Seite)
Anlagen (Zeugnisse, Zertifikate, Referenzen, Arbeitsproben)

Bei Bewerbungsunterlagen auf Papier sollten Sie diese stets einseitig und auf weißem DIN-A4-Papier ausdrucken. Idealerweise verwenden Sie dickeres Papier ab 100 Gramm. Das wirkt hochwertiger.

💡 TIPP: Bei der E-Mail-Bewerbung oder Online-Bewerbung werden alle Unterlagen in einem PDF zusammengefügt und als Anhang hochgeladen beziehungsweise der E-Mail angehängt (Dateiname: Bewerbung-Max-Muster.pdf). Die Dateigröße sollte unter 5 MB bleiben.

Bewerbungsmappe Checkliste

Die gebundene Bewerbungsmappe mit allen Bewerbungsunterlagen wird heute kaum noch von Personalern erwartet. Der Standard sind heute digitale Bewerbungsunterlagen als PDF. Auch diese bestehen allerdings aus sogenannten Pflichtteilen und optionalen Dokumenten. Letztere können Sie weglassen – allerdings haben manche Vorteile. Details zum Umfang:

Pflicht-Bestandteile

Anschreiben (1 DIN A4-Seite)
Lebenslauf (1-3 DIN A4-Seiten)
Arbeitszeugnisse (max. 3)

Freiwillige Bestandteile

Deckblatt (1 Seite)
Bewerbungsfoto (empfohlen!)
Motivationsschreiben (1 Seite)
Empfehlungsschreiben (max. 3)
Referenzen (max. 3)
Praktikumszeugnisse (max. 3)
Fortbildungen (nur relevante)
Führerschein, Führungszeugnis
Arbeitsproben (falls verlangt)

💡 TIPP: Halten Sie sich beim Erstellen der Bewerbung unbedingt an die Vorgaben des Arbeitgebers und schicken Sie nur die geforderten Dokumente. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. Eine vollständige Checkliste, was alles in die Bewerbung gehört, können sie sich hier kostenlos als PDF herunterladen:

Checkliste Bewerbungsunterlagen (PDF)

Bewerbungsunterlagen erstellen: Was gehört dazu?

Die wichtigsten Bestandteile und den Aufbau der Bewerbungsunterlagen kennen Sie jetzt. Nun gehen wir mehr ins Detail und widmen uns den jeweiligen Inhalten:

1. Anschreiben

Das Bewerbungsschreiben ist das erste Dokument Ihrer Unterlagen. Es wird für jede Bewerbung individuell erstellt. Viele Bewerber mögen es deshalb nicht – sollten die Bedeutung aber nicht unterschätzen! Ein aussagekräftiges Anschreiben bringt Ihre Motivation für den Job und Arbeitgeber auf den Punkt, erklärt mögliche Lücken im Lebenslauf oder betont wichtige Soft Skills.

Das Anschreiben hat vor allem für Berufsanfänger, Quereinsteiger oder Bewerber mit vielen Brüchen im CV große Vorteile und sollte in einer vollständigen Bewerbung nicht fehlen. Ein Anschreiben ist nie länger als eine DIN-A4-Seite, der Text setzt sich aus fünf Teilen zusammen:

Briefkopf (Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Anrede)
Einleitungssatz (Originell, weckt Neugier)
Hauptteil (Motivation, Besonderes, Beispiele)
Unternehmensbezug (Erfolge, Mehrwert für Arbeitgeber)
Schlussteil (Vorfreude, Grußformel, Unterschrift, Anlagen)

Sprechen Sie den Arbeitgeber im Anschreiben ruhig direkt an, wecken Sie Interesse auf ein persönliches Kennenlernen im Vorstellungsgespräch und schreiben Sie, warum Sie sich bewerben, warum Sie genau der oder die Richtige sind und welchen Nutzen das Unternehmen hat, wenn es Sie einstellt.

2. Deckblatt

Das Deckblatt ist in den Bewerbungsunterlagen keine Pflicht, sondern freiwillig. Es stellt eine optisch ansprechende und übersichtliche Darstellung der wichtigsten Informationen dar und hat eine klare Überschrift wie „Bewerbungsunterlagen“ oder „Bewerbung“. Dazu kommen Ihr Name sowie Kontaktdaten, ein Bewerbungsfoto, der Titel der angestrebten Position sowie eine kurze Inhaltsangabe der weiteren Dokumente.

In kreativen Berufen (Medien- oder Grafikdesigner) kann es sich lohnen, ein Deckblatt zur Bewerbung zu packen. Damit fällt diese mehr auf, hebt sich positiv von der Masse ab – und Sie liefern bereits eine erste Arbeitsprobe.

3. Lebenslauf

Der Lebenslauf ist das Herzstück der Bewerbung. Von vielen Personalern wird er oft zuerst gelesen. Im Kern ist Ihr Lebenslauf eine (tabellarische) Darstellung Ihres bisherigen Werdegangs sowie der erworbenen Qualifikationen, Erfahrungen, Weiterbildungen und Fähigkeiten auf maximal drei Seiten. Sind diese übersichtlich gestaltet und gut strukturiert, kann sich der Personaler innerhalb weniger Augenblicke ein Bild davon machen, wie gut Sie für die Stelle geeignet sind. Angaben zu Ihren Interessen oder Hobbys runden den tabellarischen Lebenslauf schließlich ab.

Ein professioneller Lebenslauf enthält folgende Abschnitte:

Überschrift („Lebenslauf“) und Bewerbungsfoto
Persönliche Daten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon)
Beruflicher Werdegang (Berufserfahrung)
Bildungsweg (Schule, Ausbildung, Studium)
Besondere Kenntnisse (Sprachen, Computer, Fortbildungen)
Hobbys und Interessen (Soziales Engagement, Ehrenamt)
Ort, Datum, Unterschrift

Der Lebenslauf sollte lückenlos und vollständig sein. Bedeutet: Auszeiten, die länger als drei Monate dauerten (sog. Lücken), müssen Sie kurz erwähnen und erklären.

Damit der Lebenslauf nicht zu lange wird, können Sie zum Beispiel statt Grundschule oder Schule nur den höchsten Bildungsabschluss nennen sowie zusammenhängende Zeiträume zusammenfassen. Wichtig ist aber, dass alle Muss-Qualifikationen aus der Stellenanzeige enthalten sind. Irrelevante Angaben können Sie kürzen oder streichen.

💡 TIPP: Das Bewerbungsfoto ist heute freiwillig. Es wird von Personalern aber weiterhin gerne gesehen. Wir empfehlen es für die Bewerbungsunterlagen, weil es diese persönlicher macht, raten aber dazu, nur ein professionelles Bewerbungsfoto vom Fotografen (kein Selfie!) zu nutzen.

4. Dritte Seite

Wie das Deckblatt ist auch die Dritte Seite (oder: Motivationsschreiben) ein optionaler Zusatz in den Bewerbungsunterlagen. Das Motivationsschreiben wird häufig für eine Bewerbung für einen Studienplatz oder ein Stipendium verlangt, Projektliste oder Portfolio sind für Berufserfahrene und ehemalige Selbständige wichtig.

Im Kurzprofil wiederum listen Sie stichpunktartig alle wichtigen Argumente auf: Was ist Ihre Ausbildung? Was sind Ihre größten Fähigkeiten? Welche Soft Skills bringen Sie mit? In welchen beruflichen Schwerpunkten waren Sie bisher tätig? Welche Ziele haben Sie für die neue Stelle? Auf einen Blick kann der Personaler so sehen, warum Sie die Bestbesetzung sind.

5. Anlagen

Die Anlagen machen Ihre Bewerbungsunterlagen vollständig. Zur Auswahl stehen folgende Dokumente:

Zeugnisse von Schule, Universität oder Ausbildung
Qualifizierte Arbeitszeugnisse (maximal 3)
Nachweise über absolvierte Praktika
Zertifikate von Fort- und Weiterbildungen
Nachweise über Sprachfähigkeiten
Publikationen, Auszeichnungen
Kopie von Führerschein, Führungszeugnis
Empfehlungsschreiben

Die Anlagen sollten insgesamt nicht mehr als 10 Seiten umfassen. Ab mehr als sechs Seiten benötigen Sie im Anschreiben ein Anlagenverzeichnis, um dem Personaler einen besseren Überblick zu Ihrer Bewerbung zu geben. Und senden Sie mit der Bewerbung nie Originaldokumente! Zu den Unterlagen kommen nur Kopien in hoher Qualität. Ausländische Zeugnisse müssen übersetzt und beglaubigt werden.

Referenzen statt Zeugnis?

Wer keine (oder schlechte) Arbeitszeugnisse hat, kann die Bewerbungsunterlagen mit Referenzen oder Empfehlungsschreiben aufwerten. Alternativ geht auch eine Referenzliste. Das ist eine Aufzählung von beruflichen Weggefährten (Referenzgeber), ehemaligen Vorgesetzte, Mentoren, Kollegen oder Kunden, die als Fürsprecher fungieren. Beispiel:

Generell gilt: In die Anlagen gehören nur Unterlagen, die für die angestrebte Position relevant sind. Der Nachweis über einen Sprachkurs in Französisch macht sich gut, wenn Sie sich bei einem deutsch-französischen Unternehmen bewerben. Für ein lokales Unternehmen, dass lediglich in Deutschland aktiv ist und keine Fremdsprachenkenntnisse erwartet, ist diese Anlage überflüssig.

Bewerbungsunterlagen für einen Neben- oder Minijob

Wer sich für einen Minijob oder Nebenjob bewerben möchte benötigt 99 Prozent der Fälle keine vollständigen Bewerbungsunterlagen. In diesen Fällen reicht es, wenn Sie eine Kurzbewerbung (Anschreiben + Lebenslauf) verschicken. Beide Dokumente benötigen dann auch jeweils nur eine Seite. Mehr will kein Personaler für einer Bewerbung als Aushilfe lesen.

Einzige Ausnahme: In der Stellenanzeige werden ausdrücklich vollständige Bewerbungsunterlagen verlangt. Dann müssen Sie der Bitte natürlich nachkommen. Passiert aber nur selten.

Bewerbungsunterlagen beschriften und per Post versenden

Bewerbungsunterlagen werden nie gefaltet, sondern kommen in einen sogenannten C4 Umschlag mit Sichtfenster (ohne Sichtfenster geht auch). Wenn Sie Ihr Anschreiben nach der DIN 5008 für Geschäftsbriefe beschriftet haben, stehen Name und Anschrift des Empfängers automatisch im Sichtfenster:

Wir empfehlen, zusätzlich das Wort „Bewerbung“ auf den Briefumschlag zu drucken. Manche Post-Zusteller behandeln die Bewerbungsunterlagen dann vorsichtiger und auch die Poststelle des Unternehmens weiß den Brief sofort zuzuordnen.

Falls Sie den Ansprechpartner kennen, sollten Sie diesen unbedingt in der Anschrift nennen und angeben. Vergessen Sie bitte nicht, den Umschlag ausreichend zu frankieren. Die Briefmarken kommen rechts oben auf den Umschlag.

TIPP: Bewerbungsunterlagen nie als Einschreiben versenden – zu aufdringlich.

Bewerbungsunterlagen online oder per E-Mail

Die klassische Bewerbung auf Papier stirbt aus und wird von der digitalen Bewerbung abgelöst. Dabei laden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen entweder online in einem Formular auf der Homepage des Arbeitgebers hoch – oder versenden diese als PDF im Anhang einer E-Mail. In dem Fall weisen Sie bitte darauf hin. Mögliche Formulierungen:

„Anbei: meine Bewerbungsunterlagen.“
„Anbei sende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen.“
„Anbei übersende ich ihnen meine Bewerbungsunterlagen.“
„Hiermit sende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen.“
„Hiermit sende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen im Anhang.“
„Im Anhang finden sie meine Bewerbungsunterlagen.“

Die richtige Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen ist digital dieselbe wie in der Papierform. Falls nichts anderes verlangt wird, sollten Sie aber nur eine einzelne PDF-Datei verschicken oder hochladen. Das erspart Personalern das einzelne Herunterladen und Öffnen. Wichtig ist allerdings, dass Sie die Datei der Bewerbungsunterlagen passend benennen. Beispiele:

Bewerbung-Max-Muster.pdf
Bewerbung-Max-Muster-Mai-2023.pdf
Bewerbungunterlagen-Mia-Muster.pdf
Bewerbungunterlagen-Mia-Muster-Mai-2023.pdf

Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen

Für Bewerbungsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von rund 3 Monaten. Solange dürfen Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren, falls abgelehnte Bewerber eine Diskriminierungsklage erheben. Ansprüche nach dem AGG sind spätestens nach 2 Monaten geltend zu machen. Nach dieser Frist müssen Unternehmen die Bewerbungsunterlagen entweder „zur Entlastung“ zurücksenden und alle digitalen Daten löschen.

Für eine längere Speicherung und Aufbewahrung benötigen Unternehmen zwingend eine schriftliche Einwilligung der Bewerber. Das gilt auch für Blindbewerbungen beziehungsweise Initiativbewerbungen.

Bonus-Tipp: Passive Bewerbung!

Bevor Sie Ihre Bewerbungsunterlagen absenden, denken Sie bitte an Ihre Online-Profile in sozialen Netzwerken wie Linkedin, Xing oder Instagram. Bringen Sie diese auf einen aktuellen Stand (gleiches Profilbild, gleiche Angaben zum Lebenslauf, keine Widersprüche!). So wirken Sie noch professioneller und der Gesamteindruck stimmt.

Professionell gepflegte Bewerbungsunterlagen online – zum Beispiel auf einer eigenen Bewerbungshomepage erhöhen sogar die Chancen einer passiven Bewerbung – in dem Fall werden SIE von Personalern gefunden.

Häufige Fragen zu Bewerbungsunterlagen

Was darf bei einer Bewerbung nicht fehlen?

Mit einer unvollständigen oder schlechten Bewerbung reduzieren Sie Ihre Bewerbungschancen und machen die Einladung zum Vorstellungsgespräch unwahrscheinlich. Auf keinen Fall fehlen dürfen Ihre persönlichen Daten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), der Lebenslauf und eine Unterschrift unter dem CV und Anschreiben.

Welche Bewerbungsunterlagen brauche ich?

Vollständige Bewerbungsunterlagen bestehen aus Anschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen (maximal 3). Freiwillig können Sie noch ein Deckblatt, Motivationsschreiben sowie weitere Anlagen und Bescheinigungen hinzufügen.

In welcher Reihenfolge werden Bewerbungsunterlagen angeordnet?

Bei der korrekten Reihenfolge kommt das Anschreiben zuerst, danach folgen Deckblatt, Lebenslauf und die Anhänge (Arbeitszeugnisse, Abschlüsse, Zertifikate) Wird zur Bewerbung ein Motivationsschreiben verlangt, wird dies nach dem Lebenslauf in die Bewerbungsunterlagen eingefügt.

Welche Zeugnisse sollte ich der Bewerbung beifügen?

Berufsanfänger sollten unbedingt den höchsten Bildungsabschluss (Master, Bachelor, Ausbildung) mit einem Zeugnis nachweisen sowie das Zeugnis ihres höchsten Schulabschlusses (z.B. Abitur) beifügen. Je mehr Berufserfahrung Sie haben, desto unwichtiger werden diese Zeugnisse und allenfalls nach der Einstellung von der Personalabteilung nachgefordert. Nachweise über die Grundschule bitte immer weglassen!

Wie kann ich meine Bewerbungsunterlagen online hochladen?

Bei der Online-Bewerbung füllen Sie ein Formular auf der Webseite des Unternehmens aus. Dort gibt es immer ein Feld, wo Sie ihre Bewerbungsunterlagen online hochladen können. Bei der E-Mail-Bewerbung kommen diese als Anhang an die Mail. Die Dateien sollten allerdings nie größer sein als 5 MB. Und versenden Sie Ihre Unterlagen möglichst in einem PDF.