Bewerbungsunterlagen: So wird die Bewerbung perfekt
Das erste Kriterium, um überhaupt für einen Job in Betracht gezogen zu werden, ist die Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen. Fehlen Dokumente, kann die gesamte Bewerbung aussortiert werden, ohne überhaupt genauer angesehen worden zu sein. So steht jeder irgendwann vor der Frage: Was gehört in meine Bewerbungsunterlagen? Für manche erscheint dies selbstverständlich, doch viele Bewerber sind unsicher, ob sie wirklich alle relevanten Unterlagen eingereicht haben – oder vielleicht das Gegenteil eingetreten ist und unnötige Dokumente verschickt worden sind. Hier erklären wir Ihnen, was alles zu den Bewerbungsunterlagen gehört und wie Sie diese erfolgreich erstellen…
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Bewerbungsunterlagen: Diese Unterlagen gehören in die Bewerbung
Ihre Bewerbungsunterlagen entscheiden darüber, ob Sie den ersehnten Traumjob bekommen oder sich weiter auf dem Arbeitsmarkt nach einer passenden Stelle umsehen müssen. Will heißen: Sie können sich gar nicht genug Mühe geben, wenn es um die Erstellung Ihrer Bewerbungsunterlagen geht. Bevor Sie sich mit einzelnen Formulierungen und Details beschäftigen, muss zunächst der Aufbau und damit das Grundgerüst Ihrer Unterlagen stimmen.
Für klassische Bewerbungen (zu Ausnahmen und speziellen Formen kommen wir weiter unten) gilt folgendes Muster für die Bewerbungsunterlagen, das auch die typische Reihenfolge zeigt:
Wie umfangreich Ihre Bewerbungsunterlagen letztlich sind, lässt sich dabei noch nicht sagen. So kann ein Anschreiben in bestimmten Fällen beispielsweise zwei Seiten betragen, einige Unternehmen verlangen zusätzliche Unterlagen und auch bei den Anlagen kann es große Unterschiede geben, die von einer oder zwei Seiten bis hin zu einem deutlich größeren Umfang reichen können.
Was bedeutet die Angabe vollständige Bewerbungsunterlagen?
Arbeitgeber weisen in Stellenanzeigen gerne darauf hin, dass Sie sich vollständige Bewerbungsunterlagen von Kandidaten wünschen. Davon sollten Sie sich bei Ihrer Jobsuche nicht abschrecken oder verunsichern lassen. Gemeint sind damit genau die oben angesprochenen Unterlagen, die für eine typische Bewerbung üblich sind.
Warum wird dann überhaupt explizit von vollständigen Bewerbungsunterlagen gesprochen? Zum einen soll noch einmal verdeutlicht werden, dass neben Bewerbungsschreiben und Lebenslauf auch Nachweise über Qualifikationen und Arbeitszeugnisse beigefügt werden sollen.
So soll die Unterscheidung zu einer Kurzbewerbung hervorgehoben werden, die einige Unternehmen in Ausschreibungen verlangen. Hier reichen bereits Anschreiben und Lebenslauf völlig aus – die vollständigen Bewerbungsunterlagen werden dabei nicht benötigt.
Die einzelnen Bestandteile der Bewerbungsunterlagen
Nun kennen Sie den Aufbau Ihrer Bewerbungsunterlagen und können sich den einzelnen Inhalten genauer widmen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, worauf es in den jeweiligen Unterlagen ankommt und was sich dahinter verbirgt:
Bewerbungsunterlagen: Das Anschreiben
Das Anschreiben ist aufgrund der Reihenfolge Ihrer Unterlagen das erste Dokument, das der Personaler zu Gesicht bekommt – wird aber meist erst nach dem Lebenslauf gelesen. Die Bedeutung dieses Dokuments sollten Sie deshalb jedoch auf keinen Fall unterschätzen! Es handelt sich dabei um eine auf den Punkt gebrachte Beschreibung Ihrer Fähigkeiten sowie Ihrer Eignung für die Stelle und – oftmals mindestens genauso wichtig – Ihrer Motivation für den Job und Arbeitgeber.
In der Regel beschränkt sich das Schreiben auf eine Seite, kann aber bis zu maximal zwei Seiten lang sein. Der Text setzt sich dabei auf vier grundlegenden Teilen zusammen:
- Einer spannenden Einleitung, die neugierig auf Sie macht.
- Ein aussagekräftiger Hauptteil, der glaubwürdig anhand von Beispielen Ihre Soft Skills präsentiert.
- Ein klarer Unternehmensbezug, der zeigt, welchen Wert Sie für den Arbeitgeber haben können.
- Ein interessanter Schlussatz, der Ihre Vorfreude auf ein persönliches Treffen zum Ausdruck bringt.
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Bewerbungsunterlagen: Das Deckblatt
Zunächst einmal gilt: Ein Deckblatt ist keine Pflicht, sondern gehört zu den optionalen Unterlagen in Ihrer Bewerbung. Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein Deckblatt zu nutzen, sollten Sie sich dabei nicht vom Namen täuschen lassen: Dieses ist nämlich nicht, wie man vermuten könnte, die erste Seite Ihrer Bewerbungsunterlagen, sondern kommt erst an zweiter Stelle nach dem Anschreiben.
Das Deckblatt stellt dabei eine optisch ansprechende und übersichtliche Darstellung der wichtigsten Informationen Ihrer Bewerbung dar. Eine klare Überschrift wie Bewerbungsunterlagen oder auch nur Bewerbung, Ihr Name sowie Ihre Kontaktdaten, ein Bewerbungsfoto, der Titel der angestrebten Position sowie eine kurze Inhaltsangabe der weiteren enthaltenen Dokumente.
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Bewerbungsunterlagen: Der Lebenslauf
Der Lebenslauf wird oftmals als wichtigstes Dokument innerhalb einer Bewerbung angesehen, da dieser zuerst gelesen wird – und im schlimmsten Fall sowohl die erste als auch letzte Seite ist, die sich ein Personaler von Ihrer Bewerbung ansieht. Im Kern ist Ihr Lebenslauf (meist tabellarisch aufgebaute) übersichtliche Darstellung Ihres bisherigen Werdegangs sowie der dabei erworbenen Qualifikationen, Erfahrungen, Weiterbildungen und Fähigkeiten.
Innerhalb weniger Augenblicke kann sich der Personaler so ein Bild davon machen, ob Sie die benötigten Kompetenzen für die zu besetzende Stelle mitbringen. Außerdem enthält der Lebenslauf weitere Informationen zu Ihrer Person, wie Hobbys und Interessen, die den Gesamteindruck abrunden können.
Ihr Lebenslauf sollte dabei nicht einfach nur möglichst voll und umfangreich sein, sondern sinnvoll und strukturiert aufgebaut werden. Im Fokus sollten die Muss- und Kann-Qualifikationen stehen, die der Arbeitgeber in der Stellenanzeige aufgeführt hat. Kompetenzen, die vollkommen irrelevant für die Position sind, haben auch in Ihrem Lebenslauf nichts verloren.
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Bewerbungsunterlagen: Die dritte Seite
Wie das Deckblatt ist auch die sogenannte dritte Seite ein optionaler Zusatz innerhalb der Bewerbungsunterlagen. Ob Sie eine solche nutzen, sollte in erster Linie davon abhängen, ob Sie auf der zusätzlichen Seite tatsächlich etwas Neues und für den Personaler interessantes sagen können. Will heißen: Wenn Sie den freien Raum nur für Wiederholungen der Punkte aus Anschreiben und Lebenslauf verwenden, tun Sie sich mit einer dritten Seite keinen Gefallen.
Die beliebtesten Variationen der dritten Seite sind das Motivationsschreiben sowie das Kurzprofil des Bewerbers. Erstes widmet sich vor allem einer Frage: Warum wollen Sie genau diese Stelle bei genau diesem Unternehmen antreten? Vor allem, wenn im Anschreiben nicht genug Platz war, um ausführlich auf Ihre große Motivation einzugehen, kann es sinnvoll sein, diese auf der dritten Seite der Bewerbungsunterlagen weiter auszuführen.
In einem Kurzprofil wird auf einer Seite (oder auch weniger) stichpunktartig und übersichtlich alles wichtige zu Ihrer Person aufgelistet. Was ist Ihre Ausbildung? Was sind Ihre größten Fähigkeiten? Welche Soft Skills bringen Sie mit? In welchen beruflichen Schwerpunkten waren Sie bisher tätig? Welche Ziele haben Sie für die neue Stelle? Auf einen Blick kann der Personaler sich einen Überblick verschaffen und – hoffentlich – sehen, warum Sie die bestmögliche Besetzung sind.
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Bewerbungsunterlagen: Die Anlagen
Erst die Anlagen machen Ihre Bewerbungsunterlagen vollständig. Zur Auswahl stehen dabei zahlreiche Dokumente, die Sie Ihrer Bewerbung anfügen können: Zeugnisse von Schule, Universität oder Ausbildung, Arbeitszeugnisse ehemaliger Unternehmen, Nachweise über absolvierte Praktika, Bescheinigungen von Fort- und Weiterbildungen, Nachweise über Sprachfähigkeiten und vieles mehr.
Dabei sollten Arbeitszeugnisse immer in die Anlagen aufgenommen werden. Fehlende Zeugnisse werden meist als sehr negativ interpretiert, nach dem Motto: Mein Zeugnis mit der Bewertung meines letzten Arbeitgebers ist so schlecht, dass ich es erst gar nicht mitschicke!
Ansonsten gehören in die Anlagen jene Dokumente und Unterlagen, die für die angestrebte Position relevant sind. Der Nachweis über einen Sprachkurs in Französisch macht sich sehr gut, wenn Sie sich bei einem deutsch-französischen Unternehmen bewerben, dass viele Geschäftskontakte in Frankreich hat – für ein lokales Unternehmen, dass lediglich in Deutschland aktiv ist und keine Fremdsprachenkenntnisse erwartet, ist diese Anlage jedoch wenig zielführend wenn nicht gar überflüssig.
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Bewerbungsumschlag beschriften und versenden
Klassisch werden Bewerbungsunterlagen NICHT gefaltet, sondern kommen in einen sogenannten C4 Umschlag mit Sichtfenster (ohne Sichtfenster geht auch). Praktisch: Weil das Anschreiben immer auf der Bewerbungsmappe obenauf liegt, sitzt dort die Zieladresse bereits an der richtigen Stelle (jedenfalls wenn Sie Ihr Anschreiben nach DIN 5008 für Geschäftsbriefe gestaltet haben). In dem Fall schieben Sie die Bewerbungsunterlagen nur noch in den C4 Umschlag und die Firmenanschrift erscheint im Sichtfenster.
Wer mag, kann auf den C4 Umschlag auch nochmal groß das Wort „Bewerbung“ drucken. So mancher Zusteller behandelt die Unterlagen dann vielleicht etwas vorsichtiger. Und auch die Poststelle des Empfänger weiß den Brief sofort besser zuzuordnen.
Damit dort auch Ihre Absender-Adresse zu lesen ist (falls die Unterlagen aus irgendeinem Grund nicht zustellbar sein sollten), empfiehlt es sich, diese in kleinerer und grauer Schrift über die Firmenanschrift beziehungsweise Empfänger-Adresse zu positionieren. Das sieht zudem professionell aus.
Falls ein Ansprechpartner genannt wurde oder Sie diesen kennen, sollten Sie diesen unbedingt in der Anschrift nennen und angeben.
Vergessen Sie bitte nicht, den Umschlag ausreichend zu frankieren. Die Briefmarken kommen übrigens rechts oben auf den Umschlag. Das Porto für den Versand und C4 Umschlag können Sie bei der Post online ermitteln.
PS: Bewerbungsunterlagen bitte nicht als Einschreiben versenden. Das wirkt latent aufdringlich.
Bewerbungsunterlagen Online: Digitale Möglichkeiten nutzen
Es ist nicht mehr nur ein Trend. Die klassische Bewerbung auf Papier über den Postweg wurde in weiten Teilen von der Online-Bewerbung verdrängt und abgelöst. Das bedeutet für Sie, dass Sie Ihre Bewerbungsunterlagen online einreichen müssen. Die gute Nachricht: Dabei gilt erst einmal alles, was auch vorher bereits gültig war.
Der Unterschied besteht darin, dass Sie Ihre Bewerbungsunterlagen digital verschicken. Entweder in Form einer E-Mail-Bewerbung, bei der Sie eine E-Mail an die Personalabteilung oder einen Personaler schicken und Ihre Bewerbung im Anhang als PDF-Datei befügen. Oder durch eine Online-Bewerbung für die Sie ein Formular auf der Homepage des Arbeitgebers ausfüllen und dort Ihre Bewerbungsunterlagen hochladen.
Wenn nichts anderes vorgegeben oder verlangt wird, sollten Sie dabei eine einzelne PDF-Datei erstellen, die aus mehreren Seiten besteht. Die Reihenfolge entspricht dabei dem oben erläuterten Aufbau der Bewerbungsunterlagen.
Zusätzlich haben Sie die Chance, Ihre Bewerbungsunterlagen online zu präsentieren, um auf sich aufmerksam zu machen oder Unternehmen weitere Informationen über sich zur Verfügung zu stellen.
Auf Ihrer eigenen Bewerbungshomepage können Sie Ihr Profil darstellen, einen Download mit Ihren Bewerbungsunterlagen anbieten oder auch Arbeitsproben veröffentlichen. Achten Sie außerdem darauf, sich in den sozialen Medien richtig zu präsentieren. Gerade berufliche Netzwerke wie Xing oder Linkedin können bei der Jobsuche helfen und werden von vielen Personalern regelmäßig besucht und nach möglichen Kandidaten durchsucht.
Zahlreiche Jobbörsen bieten nicht nur die Möglichkeit, Stellenangebote zu finden, sondern auch ein eigenes Profil inklusive Bewerbungsunterlagen zu erstellen. Sie können Ihren Lebenslauf erstellen oder hochladen, um diesen Unternehmen direkt zur Verfügung zu stellen.
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