Zwischenzeugnis anfordern: Vorlage, Anspruch, Formulierungen

Das Zwischenzeugnis ist ein Arbeitszeugnis, das während des Beschäftigungsverhältnisses beantragt und ausgestellt wird. Arbeitnehmer können das Zwischenzeugnis zu jedem Zeitpunkt von ihrem Arbeitgeber verlangen. Sie sollten dazu aber einen „triftigen“ Grund angeben sowie ein unverdächtiges Interesse nennen. Sonst reagieren Vorgesetzte alert auf den Antrag für ein qualifiziertes Zwischenzeugnis: Er gilt als Warnsignal für eine drohende Kündigung und einen Jobwechsel. Sie erfahren hier, wie Sie das Zwischenzeugnis anfordern und ein „sehr gutes“ Zeugnis bekommen (inklusive kostenloser Vorlage); wer Anspruch auf ein Zwischenzeugnis hat und worauf Sie bei Aufbau und Inhalt achten müssen…

Zwischenzeugnis anfordern: Vorlage, Anspruch, Formulierungen

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Warum ein Zwischenzeugnis?

Die Bedeutung der Zwischenbeurteilung wird oft unterschätzt. Tatsächlich hat das Zwischenzeugnis einige wichtige Funktionen und Vorteile:

  • Bindungswirkung
    Das Zwischenzeugnis besitzt „Bindungswirkung“. Heißt: Wechseln Sie nach ein oder zwei Jahren den Job, kann der Chef in seiner abschließenden Bewertung im qualifizierten Arbeitszeugnis nicht groß vom Zwischenzeugnis abweichen. Dafür benötigt der Chef triftige Gründe. Das gilt auch bei einem Chefwechsel: Gibt es nach einem internen Wechsel Schwierigkeiten mit dem neuen Vorgesetzten, darf dessen Zeugnis nicht ohne guten Grund schlechter ausfallen. Andernfalls können Sie es anfechten.
  • Leistungsbewertung
    Das Zwischenzeugnis taugt ebenso als Argument in einer Gehaltsverhandlung (aber nur, wenn es mindestens „gut“ ausfällt). Ebenso kann es Hinweise liefern, ob und welche persönliche Entwicklungen anstehen. Selbst ein mittelmäßiges Zeugnis kann ein Anlass für ein Feedbackgespräch mit dem Chef sowie interne Veränderungen sein.
  • Selbstschutz
    Es gibt zudem strategische Gründe für ein Zwischenzeugnis. Zum Beispiel wenn Sie ein schwieriges Projekt mit hohen Risiken übertragen bekommen. Falls Sie das verpatzen und scheitern, könnten Sie in der Gunst des Vorgesetzten sinken. Gut, wenn Sie ihn per Zwischenzeugnis daran erinnern können, dass Ihre bisherige Performance tadellos war.

Vorteile des Zwischenzeugnisses

Der größte Vorteil der Zwischenbeurteilung ist: Häufig werden die Leistungen und das Sozialverhalten von Arbeitnehmern im Zwischenzeugnis besser bewertet als im Abschlusszeugnis. Die Gründe dafür:

  • Der Arbeitgeber möchte den Mitarbeiter motivieren. Die Zusammenarbeit soll schließlich fortgesetzt werden. Ein positives Feedback hilft dabei.
  • Der Arbeitgeber hat ein schlechtes Gewissen. Betriebsbedingte Kündigungen sollen durch positive Zeugnisse abgemildert werden. Man will dem Ex-Mitarbeiter helfen, schnell wieder in Lohn und Brot zu kommen.
  • Der Arbeitgeber möchte Sie loswerden und sich lange, teure Arbeitsrechtsprozesse ersparen. Die gute Beurteilung soll den Kollegen praktisch hinauskomplimentieren.
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Einfaches oder qualifiziertes Zwischenzeugnis?

Falls Sie ein Zwischenzeugnis anfordern, sollten Sie immer um ein „qualifiziertes Zwischenzeugnis“ bitten. Es ist deutlich aussagekräftiger. Allerdings müssen Sie das qualifizierte Zwischenzeugnis explizit beantragen, andernfalls erhalten Sie nur ein „einfaches“ Zeugnis. Der Unterschied ist:

  • Das einfache Zwischenzeugnis enthält ausschließlich sachliche und objektiv nachprüfbare Fakten: Was hat der Arbeitnehmer von wann bis wann gemacht? Wurde die Aufgabe erfüllt? Welche Aufgaben übernahm er oder sie noch? Mehr nicht.
  • Das qualifizierte Zwischenzeugnis enthält neben der Aufzählung von Tätigkeiten und Verantwortungsbereichen auch eine Bewertung und Beurteilung der Leistungen und des Sozialverhaltens des Arbeitnehmers. Dazu zählen neben wichtigen Soft Skills auch das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden.

Achtung Falle: Zwischenzeugnis immer im Präsens

Das Zwischenzeugnis wird IMMER in der Gegenwartsform formuliert. Schließlich endet das Beschäftigungsverhältnis (noch) nicht. Sollte der Arbeitgeber die Vergangenheitsform wählen, kann der sprachliche Fauxpas Zweifel an den wahren Gründen Ihrer Kündigung sähen. Das kann Ihre Bewerbungschancen deutlich senken.

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Zwischenzeugnis anfordern: Habe ich Anspruch?

Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Es sei denn der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag regeln etwas anderes. Der gesetzliche Anspruch besteht im Arbeitsrecht nur auf ein Arbeitszeugnis am Ende des Beschäftigungsverhältnisses (daher auch „Endzeugnis“ oder „Abschlusszeugnis“).

Der Arbeitgeber kann sich sogar weigern, ein Zwischenzeugnis auszustellen. Die meisten Chefs rechnen bei der Bitte mit einer baldigen Kündigung. Schließlich wird das Zwischenzeugnis zu 80 Prozent für eine aktuelle Bewerbung genutzt. Die Frage danach kann also das Verhältnis zum Arbeitgeber negativ beeinflussen.

Wann sollte ich ein Zwischenzeugnis beantragen

Durchschnittlich alle drei Jahre können Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis beantragen – als schriftliche Form der bisherigen Leistungsbeurteilung. Scheuen Sie sich nicht, zu fragen. Je offener Sie das kommunizieren und je regelmäßiger Sie das praktizieren, desto unverdächtiger wird es. Ob Die das Zwischenzeugnis unauffällig anfordern können, hängt von den „triftigen“ Gründen ab, die Sie nennen. Zu den (unverdächtigen) Gründen für eine Interimsbeurteilung zählen:

  • Zwischenzeugnis nach langer Betriebszugehörigkeit
    Wer einige Jahre im Unternehmen beschäftigt ist und in diesem Zeitraum noch nie eine schriftliche Bewertung der Arbeitsleistung erhalten hat, kann begründet ein Zwischenzeugnis beantragen.
  • Zwischenzeugnis bei Vorgesetztenwechsel
    Sie bekommen einen neuen Vorgesetzten? In dem Fall ist es ebenfalls üblich, Arbeitnehmern eine „Leistungsbeurteilung“ auszustellen.
  • Zwischenzeugnis bei Versetzung
    Bei einer Versetzung wechseln Vorgesetzter und Arbeitsplatz. Die bisherigen Leistungen sollten daher schriftlich dokumentiert werden.
  • Zwischenzeugnis bei Beförderung
    Ob Sie intern auf eine neue Position oder in eine andere Abteilung wechseln: Interne Jobwechsel sowie eine Beförderung rechtfertigen den Wunsch für ein Zwischenzeugnis.
  • Zwischenzeugnis nach Weiterbildung
    Wer sich weiterbildet, zum Beispiel einen MBA oder eine andere Weiterbildung absolviert, qualifiziert sich für höhere Stellen. Der Grund ist also vergleichbar mit einer Beförderung.
  • Zwischenzeugnis nach befristetem Arbeitsvertrag
    Einen rechtswirksamen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis haben Sie bei Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags. Schließlich müssen Sie bisherige Tätigkeiten nachweisen.
  • Zwischenzeugnis bei Betriebsübernahme
    Bei Betriebsübernahmen oder Fusionen kommt es regelmäßig zu Entlassungen. Hierfür vorzusorgen, kann Ihnen niemand verübeln. Auch gehen mit Übernahmen Änderungen in der Organisationsstruktur einher. All das begründet ein Zwischenzeugnis.
  • Zwischenzeugnis bei geplantem Stellenabbau
    Das Unternehmen plant – betriebsbedingt – Stellen abzubauen. Zahlreiche Arbeitnehmer sollen ein Abfindungsangebot und einen Aufhebungsvertrag bekommen. Auch hier entspricht die Bitte für ein Zwischenzeugnis purem Selbstschutz.
  • Zwischenzeugnis vor Elternzeit
    Eine längere Auszeit wie eine Elternzeit markiert eine Zäsur im Berufsleben. Es ist also legitim zu fragen, wo man aktuell und leistungsbezogen steht.
  • Zwischenzeugnis vor Sabbatical
    Wer ein Sabbatical macht, nimmt ebenfalls eine längere Auszeit. Nicht selten zur beruflichen Neuorientierung. Auch hierfür sollten Sie ein Zwischenzeugnis beantragen.
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Wie kann ich ein Zwischenzeugnis verlangen?

Sofern ein berechtigtes Interesse besteht, ist der Antrag auf ein Zwischenzeugnis reine Formsache. Das qualifizierte Zwischenzeugnis beantragen Sie bitte immer schriftlich – bei dem direkten Vorgesetzten. Alternativ können Sie die Bitte an die Personalabteilung richten. Für das Schreiben reichen ein paar Zeilen.

Zwischenzeugnis anfordern – Musterbrief

Betreff: Bitte um ein Zwischenzeugnis
Sehr geehrte Damen und Herren,

weil ich mich über meinen aktuellen Leistungsstand informieren möchte, bitte ich um die kurzfristige Ausstellung eines qualifizierten Zwischenzeugnisses.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT



Wer mag, kann dem Antrag noch eine Begründung hinzufügen. Beispiel: „…weil ich bald in Elternzeit gehe, bitte ich um die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses.“ Das nimmt manchem Chef vielleicht die Zweifel. Zwingend ist die Begründung aber nicht. Und vollkommen verhindern, dass der Chef einen Jobwechsel vermutet, lässt sich nie. Selbst wenn Sie triftige Gründe nennen, bleiben Vorgesetzte skeptisch. Ihre Loyalität zu versichern und den Chef zu beschwichtigen, ist zwar eine Option. Wer es damit aber übertreibt, macht sich erst recht verdächtig.

Gibt es eine Frist für das Zwischenzeugnis?

Eine feste Frist, bis wann der Arbeitgeber das Zwischenzeugnis ausstellen muss, gibt es nicht. Liegen allerdings triftige Gründe vor, muss der Arbeitgeber der Bitte des Angestellten „unverzüglich“ nachkommen.

Zwischenzeugnis Vorlage: Inhalt & Aufbau

Ein vollständiges, qualifiziertes Zwischenzeugnis unterscheidet sich bei Aufbau und Inhalt kaum vom klassischen Arbeitszeugnis und Endzeugnis. Wesentlich darin sind acht Bausteine und zu erfüllende Vorschriften, auf die Sie achten sollten (siehe Grafik):

Zwischenzeugnis Vorlage Beispiel Muster Tipps

Was gehört in ein Zwischenzeugnis?

1. Überschrift
Zum Beispiel einfach: „Zwischenzeugnis“

2. Stammdaten & Personalien
Angaben zum Arbeitnehmer – Name, Geburtsdatum, Wohnort, Beginn des Beschäftigungsverhältnisses, kein Ende, da fortlaufende Anstellung

3. Stellenbezeichnung & Tätigkeitsbeschreibung
Kurze Darstellung des Arbeitgebers, der Stelle und Funktion sowie der Aufgaben im Unternehmen

4. Leistungsbeurteilung & Sozialverhalten
Arbeitsmotivation, Teamfähigkeit, Einsatzbereitschaft, Verantwortungen, Erfolge, Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden (in dieser Reihenfolge!)

5. Ausstellungsgrund
Begründung ist optional

6. Schlussformel
Dank für die bisherige Zusammenarbeit und Wunsch zur Fortsetzung

7. Unterschrift & Datum
ggfls. Firmenstempel und Firmenpapier

Zwischenzeugnis Muster: Kostenloser Download

Zwischenzeugnis Muster BeispielIm Folgenden finden Sie die Vorlage für ein „sehr gutes“ qualifiziertes Zwischenzeugnis. Die Vorlage samt Mustertext können Sie sich hier kostenlos herunterladen, editieren, anpassen und jederzeit wiederverwenden:


Zwischenzeugnis Vorlage (Word-Datei)


Zwischenzeugnis Formulierungen: Vorsicht Geheimcodes

Achten Sie beim Zwischenzeugnis immer auf die Formulierungen der Beurteilung. Hier können sich – beabsichtigt oder versehentlich – negative Botschaften und Geheimcodes verstecken, sogenannte „Kassiber“. Weil diese für ungeübte Augen schwer zu entschlüsseln sind, finden Sie hier einige Beispiele, auf die Sie achten sollten.

Schlechte Note schon im ersten Satz

Bereits in den Stammdaten und Personalien kann eine Gemeinheit stecken. Sie sollten hellhörig werden, wenn der Aussteller beispielsweise schreibt: „Herr Ben Beispiel … ist seit dem TT.MM.JJJJ in unserem Unternehmen angestellt.“ Oder: „Frau Susanne Muster … ist seit dem TT.MM.JJJJ bei unserem Unternehmen beschäftigt.“ – Beide Formulierungen („beschäftigt“, „angestellt“) klingen harmlos und neutral. Es sind aber passive Formulierungen! Das ist ein Geheimcode dafür, dass der Mitarbeiter kein allzu großes Engagement gezeigt hat.

Besser sind aktive Formulierungen, wie: „Frau Susanne Mustermann … ist seit dem TT.MM.JJJJ für unser Unternehmen tätig.“ Oder: „Herr Ben Beispiel … ist seit dem TT.MM.JJJJ für unser Unternehmen im Bereich Marketing als Social Media Manager aktiv.“ Das zweite Beispiel ist sogar noch aussagekräftiger, weil der Bereich genannt wird.

Leistungsbewertung und Verhaltensbeurteilung

Wesentlicher Teil im qualifizierten Zwischenzeugnis ist die Leistungsbewertung und Verhaltensbeurteilung. Auch hierin verbergen sich oft geheime Botschaften. Um diese Geheimcodes zu entschlüsseln gibt es einen guten Trick: Achten Sie auf Doppeldeutigkeiten – und nehmen Sie die negative Auslegung davon. Ein paar Beispiele (mit Übersetzung):

Leistungsbeurteilung

„Er war bei Kunden schnell beliebt.“
Heißt: „Er machte zu viele und zu schnelle Zugeständnisse.“

„Er bemühte sich, den Anforderungen gerecht zu werden.“
Heißt: „Der Mitarbeiter war eine Null.“

„Sie setzte sich im Rahmen ihrer Fähigkeiten ein.“
Heißt: „Sie ist leider komplett unfähig.“

„Durch ihre Pünktlichkeit war sie ein gutes Beispiel.“
Heißt: „Mehr als Pünktlichkeit war da aber leider nicht.“

„Er zeigte für seine Arbeit Verständnis und Interesse.“
Heißt: „Nur gearbeitet hat er nicht.“

„Sie erledigte alle Aufgaben pflichtbewusst und ordnungsgemäß.“
Heißt: „Sie machte nur, was man ihr sagt und zeigte keinerlei Initiative.“

Verhaltensbeurteilung

„Er verfügt über Fachwissen und gesundes Selbstvertrauen.“
Heißt: „Der Typ ist arroganter als eine Diva.“

„Sie zeigte ein gutes Einfühlungsvermögen in die Belange der Belegschaft.“
Heißt: „Sie flirtete mehr als sie arbeitete.“

„Mit seinen Vorgesetzten kam er gut zurecht.“
Heißt: „Er ist ein Mitläufer und passt sich überall an.“

„Er war tüchtig und in der Lage, seine Meinung zu vertreten.“
Heißt: „Er kann keinerlei Kritik vertragen.“

„Er war ein umgänglicher und kontaktbereiter Kollege.“
Heißt: „Keiner konnte ihn leiden.“

Zwischenzeugnis Schlussformel: Enorm wichtig!

Vor allem die Schlussformel kann negative Andeutungen enthalten. Beispiel: „Das Zwischenzeugnis wird auf Wunsch von Herrn Mustermann ausgestellt.“ – Klingt harmlos, sagt aber subtil, dass der Mitarbeiter das Zeugnis nur bekommt, weil er das Unternehmen verlassen muss. Etwa wegen schlechter Leistungen. Positiver wäre: „Das Zwischenzeugnis wird aufgrund eines Wechsels in der Geschäftsführung erstellt.“ – Positiv ist das, weil der Grund für die Ausstellung nichts mit dem Mitarbeiter selbst zu tun hat.

Ebenfalls wichtig ist der Dank (für „gute Zusammenarbeit“) in der Schlussformel. In einem Zeugnis mit der Note „sehr gut“ lautet dieser: „Wir danken Frau Muster ausdrücklich für die stets herausragenden Leistungen und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“ Eine solche Abschlussformel ist allerdings freiwillig. Einen Anspruch darauf haben Sie nicht. Das macht die Formulierung aber umso wertvoller. Ihr Fehlen wird deshalb regelmäßig als Negativzeichen interpretiert.

Achtung Umkehr der Beweislast

Arbeitsgerichte haben entschieden, dass ein Arbeitszeugnis mindestens „befriedigend“ sein muss (Note 3). Fällt es schlechter aus, liegt die Beweislast beim Arbeitgeber, dass Ihre Leistung allenfalls ausreichend bis mangelhaft war. Möchten Sie hingegen mindestens ein „gut“ oder „sehr gut“ attestiert haben, liegt die Beweislast beim Arbeitnehmer. Das heißt: Sie müssen durch Fakten belegen, dass Sie besser waren.

Arbeitszeugnis Formulierungen: 200 Codes entschlüsselt
Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung, Schlussformel – die wichtigsten negativen Botschaften und Geheimcodes im Arbeitszeugnis – und was sie wirklich bedeuten. Hier kostenlos herunterladen:

Download Geheimcodes im Arbeitszeugnis


Zwischenzeugnis Alternativen

Die Kritik an Arbeitszeugnis und Zwischenzeugnis nimmt seit Jahren zu. Im Trend liegen daher zunehmend alternative Formen mit weniger gesetzlichen Auflagen. Allerdings sind die Varianten in der Bewerbung nicht bei allen Personalern anerkannt. Einen vollständigen Ersatz bieten sie daher nicht. Erwähnen wollen wir die Zwischenzeugnis Alternativen trotzdem:

  • Arbeits- und Tätigkeitsbeschreibung
    Um aus der Masse hervorzustechen, können Sie sich eine ausführliche Arbeits- und Tätigkeitsbeschreibung erstellen lassen. Die Tätigkeitsbeschreibung ist oft aussagekräftiger. Sie geben damit Einblick in Ihre Aufgabenbereiche und schärfen Ihr Profil. Eine überzeugende Tätigkeitsbeschreibung sollte den Fokus auf betreute Projekte legen. So kann der zukünftige Arbeitgeber sehen, welche Erfolge Sie realisiert haben und wie Sie bei Ihrer Arbeit vorgehen.
  • Mitarbeiterbeurteilung
    Insbesondere Führungskräfte können die Beurteilungen ihrer Mitarbeiter als Zeugnisersatz mit ins Vorstellungsgespräch nehmen. Personaler bekommen so einen Nachweis, dass das Führungsverhalten tadellos war oder überdurchschnittlich war. Bewertungen aus Assessment Centern oder 360-Grad-Feedbacks können eine ähnliche Wirkung erzielen.
  • Referenzen und Empfehlungsschreiben
    Referenzen im Lebenslauf sind im Ausland schon Standard. Große Aussagekraft haben sie von jemandem, der Sie wirklich beurteilen kann: ein langjähriger Kunde oder ein Mentor sowie ranghoher Kollege. Überlegen Sie sich gründlich, wessen Empfehlung einen zukünftigen Arbeitgeber beeindrucken könnte. In jedem Fall sollte das Empfehlungsschreiben eine Kontaktmöglichkeit enthalten, damit sich der Personaler von der Referenz überzeugen kann.
  • Testimonials
    Der Begriff „Testimonial“ bezeichnet die Zustimmung oder das Lob für ein Produkt. Sie können solche Testimonials auch als Zwischenzeugnis Alternative nutzen und so Ihre Qualifikationen bestätigen lassen. Testimonials eignen sich für Selbstständige und Freiberufler, die wieder zurück in die Festanstellung wechseln. Selbstständige können nirgendwo ein Zeugnis beantragen. Wohl aber Aussagen von zufriedenen Kunden und Weggefährten einholen.

Weitere Zeugnisarten und Alternativen

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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18. März 2021 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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