Abmahnung erhalten: Was jetzt zu tun ist? (inkl. Vorlage)

Die Abmahnung ist ein Warnzeichen für Arbeitnehmer. Der Chef sagt damit, dass eine Grenze überschritten wurde. Falls der Arbeitnehmer sein Fehlverhalten beibehält, drohen ernsthafte Konsequenzen wie eine Kündigung. Welche Abmahnungsgründe sind zulässig und müssen Sie die Abmahnung unterschreiben? Zu den Gründen, Folgen und wie Sie sich korrekt verhalten…

Abmahnung erhalten: Was jetzt zu tun ist? (inkl. Vorlage)

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Definition: Was bedeutet eine Abmahnung?

Mit der Abmahnung erhält der Arbeitnehmer eine formale Aufforderung seines Arbeitgebers, ein bestimmtes Fehlverhalten abzustellen. Sie ermöglicht dem Arbeitgeber Sanktionen, sofern der Mitarbeiter weiterhin gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten verstößt. Das können finanzielle Einbußen sein, indem der Arbeitgeber freiwillige Leistungen wie Sonderzahlungen streicht. Ebenso gut kann das Unternehmen Verstöße mit einer Geldbuße oder Versetzung ahnden. Gesetzlich abgedeckt ist dies von § 314 Absatz 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

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Form: Wie muss eine Abmahnung erfolgen?

Im Gegensatz zur Kündigung kann ein Arbeitgeber die Abmahnung mündlich aussprechen. Die meisten ziehen dennoch die Schriftform vor. So haben sie bei einem späteren Rechtsstreit einen Nachweis. Inhaltlich muss die Abmahnung drei Voraussetzungen erfüllen:

  • Beschreibung
    Der Arbeitgeber nennt den exakten Abmahnungsgrund. Allgemeine Formulierungen wie „oft“ oder „wiederholt“ reichen nicht aus. Er muss konkret mit Datum und Uhrzeit den Verstoß des Mitarbeiters benennen.
  • Rüge
    In der Abmahnung missbilligt der Chef deutlich das Verhalten seines Mitarbeiters und fordert ihn auf, dies zukünftig zu unterlassen.
  • Konsequenz
    Gleichzeitig droht er mögliche Konsequenzen für den Fall an, dass der Mitarbeiter sich weitere Verstöße dieser oder ähnlicher Art zu Schulden kommen lässt.

Die Abmahnung erfüllt damit drei Funktionen: Sie dokumentiert das Fehlverhalten des Mitarbeiters. Der Rüffel kommt deshalb auch in die Personalakte. Sie weist den Arbeitnehmer darauf hin, sodass sein Verhalten korrigieren kann. Und sie verwarnt ihn, um den Ernst der Lage zu demonstrieren. Was der Mitarbeiter zuvor noch als Versehen entschuldigen konnte, wird zukünftig als Absicht interpretiert.

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Abmahnung Muster: Kostenlose Vorlage

Zwar gibt es keine allgemein verbindliche Form für eine Abmahnung. Sie können sich aber am folgenden Abmahnung Muster orientieren. Hierbei sind alle genannten Voraussetzungen erfüllt. Am Ende sollte das Musterschreiben noch mit Datum und Unterschrift des Arbeitgebers versehen werden.


Name des Arbeitgebers
Adresse des Arbeitgebers

Name des Mitarbeiters
Personalnummer des Mitarbeiters
Adresse des Mitarbeiters
TT.MM.JJJJ

Abmahnung
Sehr geehrter Herr Muster,

hiermit erteile ich Ihnen eine Abmahnung aufgrund Ihres Verhaltens am TT.MM.JJJJ um 10:25 Uhr. Grund für diese Abmahnung ist das Unpünktliche Erscheinen am Arbeitsplatz am genannten Tag. Laut Arbeitsvertrag beginnt Ihre Arbeitszeit täglich um 9 Uhr. Sie kamen unentschuldigt und ohne vorherige Information 85 Minuten zu spät. Aus Ihrem Arbeitsvertrag ergibt sich eindeutig die Pflicht zur pünktlichen Arbeitsaufnahme. Für diesen Pflichtverstoß werden Sie abgemahnt.

Wir fordern Sie auf, in Zukunft pünktlich zu sein und sich an Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten zu halten. Sollten Sie dieser Aufforderung nicht nachkommen und es einer erneuten Unpünktlichkeit kommen, müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zu einer Kündigung rechnen.

Mit freundlichen Grüßen
Ort, Datum – UNTERSCHRIFT



Diese Vorlage können Sie sich auch als kostenlose Word-Datei hier herunterladen:

Abmahnung Muster

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Folgen: Wie schlimm ist eine Abmahnung?

Finanzielle Einbußen oder eine Degradierung aufgrund vertragswidrigen Verhaltens können die Folge einer Abmahnung sein. Verglichen mit der Sportwelt kommt sie einer gelben Karte gleich: Die Lage ist brenzlich, aber nicht aussichtslos. Der Arbeitnehmer kann damit rechnen, dass er bei korrektem Verhalten mit keinerlei Sanktionen rechnen muss.

Eine Abmahnung kann aber eine Vorstufe zur Kündigung sein. Entgegen gängiger Meinung bedarf es dazu lediglich einer Abmahnung. Fällt ein Arbeitsverhältnis beispielsweise unter den gesetzlichen Kündigungsschutz, sind triftige Gründe für eine Kündigung erforderlich. Beispielsweise muss der Arbeitgeber für eine verhaltensbedingte Kündigung zuvor abmahnen. Wer sich weiterhin vertragswidrig verhält, riskiert also Arbeitslosigkeit.

Gründe: Warum wird eine Abmahnung erteilt?

Liegt ein Verstoß gegen die Haupt- oder Nebenpflichten aus dem Arbeitsvertrag vor, ist dies abmahnungswürdig. Besonders häufige Gründe sind Unpünktlichkeit, Arbeitsverweigerung, Nichteinhaltung direkter Anweisungen oder verspätete Krankmeldungen. Weitere Abmahnungsgründe sind:

  • Unangemessenes Verhalten gegenüber dem Chef, Kollegen oder Kunden.
  • Privatnutzung von Telefon, Internet oder E-Mails, wenn dies offiziell verboten ist.
  • Schlechtleistung und grobe Fehler.
  • Weitergabe von Betriebsgeheimnissen.
  • Nichteinhaltung geltender Sicherheitsvorschriften.
  • Vergeudung von Arbeitszeit mit unerlaubten Pausen (Raucherpause, Kaffeeküchenplausch…).
  • Wenn Sie regelmäßig zu spät zur Arbeit erscheinen.
  • Unentschuldigtes Fehlen.
  • Konkurrenztätigkeit ohne Zustimmung.
  • Falscher Umgang und Beschädigung von Arbeitsgeräten.
  • Alkoholkonsum während der Arbeit.
  • Nichteinhaltung eines geltenden Rauchverbots.
  • Beleidigungen gegen Kollegen oder Vorgesetzte.
  • Handgreiflichkeiten im Job.

Keine Abmahnungsgründe

Es gibt auch Anlässe, die keine Abmahnung rechtfertigen. In diesen Fäll kann die Rüge und Aufforderung durch den Arbeitgeber unwirksam sein:

  • Sie haben die Pflichtverletzung gar nicht begangen.
  • Für das Fehlverhalten waren nicht Sie, sondern ein Kollege verantwortlich.
  • Das vorgeworfene Versäumnis ist keine Pflicht aus Ihrem Arbeitsvertrag.
  • Es werden keine konkreten Angaben in der Abmahnung gemacht.

Frist: Können Abmahnungen verjähren?

Der Arbeitgeber muss bei der Abmahnung keine gesetzlichen Fristen beachten. Er kann den Verstoß sogar noch nach geraumer Zeit rügen. Meist erfolgt der Rüffel aber zeitnah. Schon deshalb, weil der Chef eine Veränderung des Verhaltens erwartet. Auch kann die Wirksamkeit nachlassen, wenn mehrere Jahre zwischen dem Fehlverhalten und der Abmahnung liegen, ohne dass es zu Wiederholungen gekommen wäre.

Wird über einen längeren Zeitraum nichts gesagt, wenn ein Mitarbeiter gegen seine Pflichten verstößt, unterstellen Arbeitsrechtler, dass das Verhalten toleriert wird. Beispiel: Ein Angestellter kommt regelmäßig 15 Minuten zu spät zur Arbeit, und der Arbeitgeber hat Kenntnis davon. Er beanstandet dies aber nicht. In dem Fall kann eine spätere Abmahnung unwirksam sein, da das Verhalten über einen langen Zeitraum stillschweigend akzeptiert wurde.

Kann eine Abmahnung gelöscht werden?

Bei Formfehlern oder falls die Abmahnung unberechtigt war, haben Arbeitnehmer das Recht, diese aus der Personalakte löschen zu lassen. Ebenso können Sie verlangen, dass der Arbeitgeber den Makel aus der Akte nach einiger (Besserungs-)Zeit entfernt. Bei leichten Verstößen gilt eine Frist von sechs Monaten, bei schweren von zwei Jahren als angemessen.

Verhaltenstipps: So reagieren Sie richtig

Das Wichtigste: Nicht gleich die Abmahnung unterschreiben! Manche Arbeitgeber wollen sich mit der Unterschrift den Erhalt bestätigen lassen. Sofern die Rüge aber nicht den Tatsachen entspricht oder das Schreiben formal fehlerhaft ist, bleibt es ungültig. Mit der Unterschrift aber bestätigen Sie womöglich die Vorwürfe. Im Zweifelsfall sollten Sie den Betriebsrat oder Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzuziehen. Sie sind NICHT zu einer Unterschrift verpflichtet!

Darüber hinaus können Sie so reagieren:

  1. Einsicht
    Stimmen die Vorwürfe, sollten Sie Ihr Verhalten ändern. Sie signalisieren damit, dass Sie den Grund für die Abmahnung verstehen. Außerdem ist es ein Zeichen von Professionalität und Selbstreflexion, eigene Fehler einzusehen.
  2. Gegendarstellung
    Falls Sie davon überzeugt sind und sachlich gut begründen können, dass die Abmahnung ungerechtfertigt ist, können Sie eine Gegendarstellung schreiben. Auch diese muss in die Personalakte aufgenommen werden. Sie ergänzt den Sachverhalt um Ihre Perspektive. Das kann bei einem späteren Arbeitsrechtsstreit ein wichtiger Pluspunkt für Sie und die Richter sein. Die Gegendarstellung muss unbedingt schriftlich erfolgen. Noch besser ist, Sie können für Ihre Darstellung Zeugen benennen. Außerdem kann sich die Gegendarstellung positiv auswirken, wenn der Vorgesetzte wechselt. So sieht der neue Chef nicht nur die Abmahnungen, sondern auch Ihre Sicht.
  3. Betriebsratsbeschwerde
    Formal muss der Betriebsrat vor dem Aussprechen der Abmahnung weder informiert noch angehört werden. Dafür können Sie ihn hinterher einschalten. Insbesondere dann, wenn Sie ungerechtfertigte Abmahnungen aus der Personalakte entfernen lassen möchten. Allerdings stellt dies eine Eskalationsstufe dar. Es wird damit für den Chef unangenehm, und er muss sich rechtfertigen. Bleibt er bei seiner Einschätzung, bleibt auch die Abmahnung in der Personalakte. In dem Fall hilft nur der nächste Schritt.
  4. Klage
    Ist der Vorgesetzte uneinsichtig, bleibt als letzter Ausweg gegen die Abmahnung nur zu klagen. Sie können so im Erfolgsfall die Rücknahme beziehungsweise Löschung erzwingen. Falls der Chef Sie vor Kollegen öffentlich gerügt hat, können Sie damit ebenso durchsetzen, dass dieser seine unwahren Behauptungen genauso öffentlich zurücknimmt und alles richtigstellt. Zum Beispiel mit einem Rundschreiben. Das Ganze hat sogar noch eine juristische Finesse: Trifft nur ein Vorwurf in der Abmahnung nicht zu oder gibt es einen kleinen formalen Fehler, ist die gesamte Abmahnung unwirksam. Allerdings kann der Arbeitgeber danach jederzeit erneut eine korrekte und diesmal wasserdichte Abmahnung aussprechen.

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