Abmahnung erhalten: Was jetzt zu tun ist? (inkl. Vorlage)

Die Abmahnung ist ein Warnschuss des Chefs. Wird ein Mitarbeiter abgemahnt, zeigt der Arbeitgeber eindeutig, dass ein Verhalten nicht mehr geduldet wird. So kann eine Abmahnung die Vorstufe zur Kündigung darstellen. Sie wird von Vorgesetzten als Disziplinarmaßnahme eingesetzt, erfüllt aus arbeitsrechtlicher Sicht aber gleich verschiedene Funktionen. Dabei muss sich eine Abmahnung an bestimmte Regeln und Voraussetzungen halten. Aber welche Gründe rechtfertigen eine Abmahnung, wie sieht der vorgeschriebene Inhalt aus und wie sollten Sie auf eine Abmahnung reagieren? Hier beantworten wir diese und viele weitere Fragen rund um die Abmahnung im Arbeitsrecht…

Abmahnung erhalten: Was jetzt zu tun ist? (inkl. Vorlage)

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Was ist eine Abmahnung?

Wenn der Chef mit Ihrem Verhalten oder einer Leistung nicht zufrieden ist, bekommen Sie dies oft zu hören. Dabei handelt es sich jedoch nicht gleich um eine Abmahnung. Es reicht nicht aus, dass der Chef Ihnen beispielsweise sagt, er erwartet bei der nächsten Aufgabe größere Sorgfalt.


Eine Abmahnung ist ein offizieller, einseitiger Hinweis Ihres Arbeitgebers, dass Sie Ihren vertraglichen Verpflichtungen nicht nachgekommen sind oder gegen Regeln verstoßen haben.



Die Abmahnung ist ein arbeitsrechtliches Mittel und wird in § 314 Absatz 2 BGB geregelt. Sie zielt darauf ab, ein Fehlverhalten zu beanstanden und deutlich zu machen, dass dieses nicht weiter geduldet wird. Durch die Abmahnung wird auf das Fehlverhalten des Mitarbeiters hingewiesen und diesem die Möglichkeit zur Korrektur eingeräumt. Gleichzeitig kann die Abmahnung aber ein erster Schritt auf dem Weg zur verhaltensbedingten Kündigung, wenn keine Verbesserung des Verhaltens eintritt.

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Abmahnung Vorlage

Abmahnung

Sehr geehrter Herr Mustermann,

hiermit erteile ich Ihnen eine Abmahnung aufgrund Ihres Verhaltens am 15. Oktober 2022 um 10:25 Uhr. Grund für diese Abmahnung ist das Unpünktliche Erscheinen am Arbeitsplatz am genannten Tag. Laut Arbeitsvertrag beginnt Ihre Arbeitszeit täglich um 9:00 Uhr, Sie kamen unentschuldigt und ohne vorherige Information 85 Minuten zu spät. Aus Ihrem Arbeitsvertrag ergibt sich eindeutig die Pflicht zur pünktlichen Arbeitsaufnahme. Für diesen Pflichtverstoß werden Sie abgemahnt.

Wir fordern Sie auf, in Zukunft pünktlich zu sein und sich an Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten zu halten. Sollten Sie dieser Aufforderung nicht nachkommen und es einer erneuten Unpünktlichkeit kommen, müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zu einer Kündigung rechnen.

Mit freundlichen Grüßen


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Welche Funktionen erfüllt die Abmahnung?

Eine Abmahnung erfüllt mehrere Funktionen, die alle erfüllt sein müssen, damit es sich per Definition tatsächlich um eine offizielle Abmahnung handelt.

Dokumentationsfunktion

Eine Abmahnung bezieht sich auf ein konkretes Fehlverhalten und dokumentiert dieses. Für einen leichteren Nachweis wird die Abmahnung deshalb regelmäßig schriftlich erteilt, grundsätzlich sind aber auch mündliche Abmahnungen möglich. Durch den Bezug auf einen konkreten Pflichtverstoß darf es in der Abmahnung nicht heißen „Sie haben immer wieder…“ oder „Regelmäßig ist aufgefallen, dass…“ Das genaue Fehlverhalten sollte mit Datum und sogar Uhrzeit angegeben werden. Bei Wiederholungen sollten mehrere Beispiele genannt und dokumentiert werden.

Hinweis- und Rügefunktion

Als zweites muss die Abmahnung nicht nur das Fehlverhalten als solches kritisieren, sondern auch eine klare Aufforderung zur Verhaltensänderung beinhalten. Die Abmahnung muss deutlich machen, dass der Pflichtverstoß nicht geduldet wird und vom Mitarbeiter eine sofortige Anpassung des Verhaltens verlangt wird. Bei einer Abmahnung aufgrund von Unpünktlichkeit kann etwa formuliert werden: „Wir fordern Sie hiermit dazu auf, in Zukunft pünktlich zur im Arbeitsvertrag vereinbarten Uhrzeit von 09:00 Uhr zu erscheinen.“

Warnfunktion

Zuletzt enthält eine Abmahnung die Verdeutlichung möglicher arbeitsrechtlicher Konsequenzen, sollte das Fehlverhalten weiterhin bestehen und der Mitarbeiter der Aufforderung nicht nachkommen. Bereits in der Abmahnung wird somit deutlich gemacht, dass es zu einer Kündigung kommen kann, wenn es zu weiteren Pflichtverstößen derselben Art kommt. Eine mögliche Formulierung zum obigen Beispiel wäre „Sollten Sie weiterhin zu spät am Arbeitsplatz erscheinen, werden weitere arbeitsrechtliche Schritte bis hin zu einer möglicherweise fristlosen Kündigung eingeleitet.“

Unterschied zwischen Abmahnung und Ermahnung

Trotz der ähnlichen Begriffe gibt es einen wichtigen Unterschied zwischen Abmahnung und Ermahnung: Bei der Ermahnung fehlt die genannte Warnfunktion. Nach einer Ermahnung kann somit nicht ohne weiteres eine Kündigung folgen und sie ersetzt nicht die offizielle Erteilung einer Abmahnung. Arbeitsrechtlich hat eine Ermahnung zunächst keine Auswirkungen neben dem Hinweis und der Aufforderung, das Verhalten zu ändern. Sie gilt deshalb als milderes Mittel.

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Welchen Inhalt hat eine Abmahnung?

Aus den obigen Funktionen der Abmahnung ergibt sich zugleich auch ein großer Teil des Inhalts. So müssen die Funktionen klar und deutlich erfüllt sein, damit die Abmahnung rechtens und wirksam ist. Die Anforderungen, die an eine Abmahnung gestellt werden, dienen dabei dem Arbeitnehmerschutz. So sollen willkürliche Abmahnungen verhindert werden – und falls doch eine unwirksame Abmahnung ausgesprochen wird, kann dagegen vorgegangen werden.

Zunächst sollte eine Abmahnung deshalb sachlich auf den Inhalt geprüft werden. Dies kann am besten mit der Unterstützung eines Arbeitsrechtsexperten durchgeführt werden. Für eine erste Einschätzung können die folgenden Fragen als Checkliste für den Inhalt einer Abmahnung helfen, die sich auch auf die formalen Aspekte konzentrieren.

  • Steht Ihr Vor- und Zuname auf der Abmahnung?
  • Wird der Regelverstoß konkret benannt und genau geschildert, sprich mit Ort, Datum und Uhrzeit?
  • Wird darauf hingewiesen, welcher Verpflichtung Sie nicht nachgekommen sind oder gegen welche Regel Sie verstoßen haben?
  • Ist die Aufforderung, das Verhalten zu ändern, enthalten?
  • Sind die Konsequenzen eines weiterhin andauernden Regelverstoßes, beispielsweise die drohende Kündigung, aufgeführt?
  • Wurde die Abmahnung mit Datum und Unterschrift Ihres Arbeitgebers versehen?
  • Ist die Person, die die Abmahnung erteilt hat, dazu berechtigt?

Stimmen alle formalen Aspekte, sollten Sie sich in einem zweiten Schritt mit dem Vorwurf selbst beschäftigen. Ist dieser zutreffend? Hierfür dürfen Sie sich Bedenkzeit erbitten oder ein Mitglied des Betriebsrates dazu bitten.

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Welche Gründe rechtfertigen eine Abmahnung?

Für Arbeitnehmer stellt sich in diesem Fall die Frage, welches Verhalten abgemahnt werden darf und welches nicht. Grundsätzlich gilt: Es liegt ein Abmahnungsgrund vor, wenn ein Mitarbeiter gegen vertragliche Pflichten verstößt. Dies gilt sowohl für die Hauptflichten als auch für die Nebenpflichten, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben. Besonders häufig kommt es etwa zu Abmahnungen aufgrund von Unpünktlichkeit, Arbeitsverweigerung, Nichteinhaltung direkter Anweisungen oder verspäteten Krankmeldungen.

Abmahnung Gründe

In der Praxis kann es zahlreiche Gründe für eine Abmahnung geben, wir haben deshalb eine Übersicht mit verschiedenen Abmahnungsgründe für Sie erstellt:

  • Unangemessenes Verhalten gegenüber dem Chef, Kollegen oder Kunden.
  • Privatnutzung von Telefon, Internet oder E-Mails, wenn dies offiziell verboten ist.
  • Wiederholt grobe Fehler.
  • Weitergabe von Betriebsgeheimnissen.
  • Nichteinhaltung geltender Sicherheitsvorschriften.
  • Vergeudung von Arbeitszeit mit unerlaubten Pausen (Raucherpause, Kaffeeküchenplausch…).
  • Wenn Sie regelmäßig zu spät zur Arbeit erscheinen.
  • Unentschuldigtes Fehlen.
  • Konkurrenztätigkeit ohne Zustimmung.
  • Falscher Umgang und Beschädigung von Arbeitsgeräten.
  • Alkoholkonsum während der Arbeit.
  • Nichteinhaltung eines geltenden Rauchverbots.
  • Beleidigungen gegen Kollegen oder Vorgesetzte.
  • Handgreiflichkeiten im Job.

Keine Abmahnungsgründe

Allerdings gibt es auch einige Aspekte, bei denen Abmahnungen durch den Arbeitgeber nicht gerechtfertigt sind. In einem solchen Fall kann die Abmahnung unwirksam sein. Dazu zählen:

  • Nicht Sie, sondern ein Kollege war für das Fehlverhalten verantwortlich.
  • Sie haben die Pflichtverletzung gar nicht begangen.
  • Das vorgeworfene Versäumnis ist keine Pflicht aus Ihrem Arbeitsvertrag.
  • Es werden keine konkreten Informationen in der Abmahnung genannt.
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Gibt es eine Frist für Abmahnungen?

Im Grunde gibt es erst einmal keine festgelegten Fristen, an die ein Arbeitgeber sich bei der Erstellung einer Abmahnung halten müsste. Ab wann ein Arbeitnehmer Abmahnungen für Fehlverhalten erhält, ist somit erst einmal im Ermessungsspielraum des Arbeitgebers. So kann theoretisch auch eine Pflichtverletzung, die bereits einige Zeit zurückliegt, noch zu einer Abmahnung des Arbeitnehmers führen. Allerdings darf ein Arbeitgeber sich das Spiel nicht allzu lange einfach nur mit ansehen.

Wird über einen längeren Zeitraum nichts gesagt, wenn ein Mitarbeiter gegen eine Pflicht verstößt, wird dies vom Arbeitgeber scheinbar toleriert. Ein Beispiel: Kommt ein Angestellter immer wieder 15 Minuten zu spät und hat der Arbeitgeber Kenntnis davon, ohne dies zu beanstanden, wird das Verhalten offensichtlich hingenommen. In einem solchen Fall kann eine spätere Abmahnung unwirksam sein, da zuvor über einen langen Zeitraum stillschweigend das Verhalten akzeptiert wurde.

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Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Es hält sich hartnäckig die Behauptung, dass eine tatsächliche Kündigung erst nach der dritten Abmahnung droht. Dies ist jedoch nicht der Fall! Bereits eine einzelne Abmahnung kann ausreichen, um entlassen zu werden und ein Kündigungsschreiben zu erhalten. Gehen Sie deshalb nicht naiv vor und glauben, dass Ihr Chef schon nicht ernst machen wird. Zwar können Sie nicht gleich am nächsten Tag nach einer Abmahnung raus geworfen werden, doch laut Arbeitsrecht braucht es eben nicht mehrere Abmahnungen vor einer Kündigung.

Hat der Arbeitgeber Sie einmal darauf hingewiesen, dass Ihr Verhalten nicht angemessen ist und Sie dafür abgemahnt, kann er Sie – nachdem einige Zeit vergangen ist, um das Benehmen zu ändern – arbeitsrechtliche Konsequenzen einleiten. Wie lange der Zeitraum dazwischen liegt, hängt immer vom Einzelfall, von Ihrem Chef und auch vom Inhalt der Abmahnung ab. Kommen Sie Ihre Pflichten aus dem Arbeitsvertrag nicht nach oder sind dauerhaft unpünktlich, wird die Kündigung nicht lange auf sich warten lassen.

Kommt die Abmahnung in meine Personalakte?

Kurze Antwort: ja. Allerdings hat jeder Mitarbeiter das Recht, seine Personalakte jederzeit einzusehen. Bei Formfehlern (siehe oben) oder falls die Abmahnung unberechtigt war, besteht zudem das Recht, diese aus der Akte wieder löschen zu lassen. Ebenso kann der Mitarbeiter verlangen, dass der Makel aus seiner Personalakte nach einiger (Besserungs-)Zeit wieder entfernt wird. Bei leichten Verstößen gilt eine Frist von sechs Monaten, bei schweren von zwei Jahren als angemessen.

Im Arbeitszeugnis hat der Hinweis auf eine erfolgte Abmahnung jedoch nichts verloren. Auch eine noch so subtile Andeutung ist verboten. Im Streitfall bleibt einem allerdings nur der Weg zum Arbeitsgericht.

Muss ich eine Abmahnung unterschreiben?

Mit dem Erhalt einer Abmahnung, werden Mitarbeiter vom Arbeitgeber gebeten, diese zu unterschreiben. Zunächst einmal gilt: Wenn die Abmahnung nicht gültig ist, weil etwa eine der oben bereits genannten formalen Aspekte nicht berücksichtigt wurde, müssen Sie auch nichts unterschreiben. Im Zweifelsfall sollten Sie daher immer zunächst mit einem Experten für Arbeitsrecht sprechen, um die Abmahnung prüfen zu lassen.

Auch wenn Sie eine Abmahnung direkt vom Arbeitgeber in die Hand gedrückt bekommen und als Arbeitnehmer dazu aufgefordert werden, diese zu unterschreiben, sind Sie nicht dazu verpflichtet. Sie haben das Recht, ein Mitglied des Betriebsrates zum Gespräch hinzu zu ziehen oder einige Tage Zeit einzufordern, um sich bei einem Rechtsanwalt oder einer Kanzlei für Arbeitsrecht zu informieren, bevor Sie weitere Angaben machen. Wenn Sie die Abmahnung unterschreiben, sollten Sie darauf achten, dass ein entsprechender Absatz enthalten ist, dass die Unterschrift die Kenntnisnahme und den Erhalt der Abmahnung bestätigt, jedoch nicht dem Inhalt zustimmt.

Wer darf eine Abmahnung aussprechen?

Manchmal kommt es zu Diskussionen darüber, wer im Unternehmen überhaupt dazu berechtigt ist, eine Abmahnung auszusprechen. Zunächst einmal sind dies alle Personen beim Arbeitgeber, die auch kündigungsberechtigt sind. Dazu zählen beispielsweise der Geschäftsführer oder Personalleiter. Doch auch andere Mitarbeiter, die dem Arbeitnehmer Weisungen erteilen können, sind befugt, eine Abmahnung zu erteilen. Dazu zählen beispielsweise direkte Vorgesetzte oder auch leitende Angestellte.

Wie kann man auf die Abmahnung reagieren?

Wer abgemahnt wurde, fühlt sich oft zu Unrecht gerüffelt und in seiner Ehre verletzt. Man ist wütend, fühlt sich vielleicht sogar unfair behandelt oder im schlimmsten Fall gemobbt. Trotzdem sollten Sie zunächst die Ruhe bewahren. Die richtige Reaktion auf eine Abmahnung ist zunächst am besten gar keine. Nehmen Sie diese ruhig und gefasst zur Kenntnis. Sie müssen nichts dazu sagen, auch wenn Chefs Gegenteiliges Verlangen oder eine Äußerung Ihrerseits einfordern.

In den meisten Fällen ist es besser, sich nicht zu rechtfertigen. Bestätigen Sie lediglich den Erhalt der Abmahnung und deren Kenntnisnahme. Wenn Sie einsehen müssen, dass die Abmahnung rechtens ist, sollten Sie ab sofort Ihr Verhalten ändern und weitere Pflichtverletzungen vermeiden. Das zeigt Größte, Professionalität und Einsicht. Kommen Sie aber zu dem Schluss, dass es für die Abmahnung keinerlei Basis gibt und Sie dazu Stellung nehmen möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Die Gegendarstellung

Falls Sie davon überzeugt sind und auch sachlich gut begründen können, dass die Abmahnung ungerechtfertigt ist und Ihre Pflichtverletzung keinesfalls so gravierend war, wie vom Chef dargestellt, können Sie eine Gegendarstellung schreiben. Auch diese muss in die Personalakte aufgenommen werden und ergänzt den Sachverhalt um Ihre Perspektive und Argumente. Das kann bei einem späteren Arbeitsrechtsstreit ein wichtiger Pluspunkt für Sie und die Richter sein. Die Gegendarstellung muss daher schriftlich erfolgen, besser noch, sie können für Ihre Darstellung Zeugen benennen.

Außerdem kann sich eine solche Gegendarstellung positiv auswirken, wenn der Vorgesetzte wechseln sollte. So hat der neue Chef nicht nur mögliche Abmahnungen zur Hand, sondern gleich auch Ihre Sicht der Dinge.

Die Betriebsrats-Beschwerde

Formal muss der Betriebsrat vor dem Aussprechen einer Abmahnung weder informiert noch angehört werden. Aber hinterher können Sie ihn trotzdem einschalten – insbesondere dann, wenn Sie die ungerechtfertigte Abmahnungen aus der Personalakte wieder entfernen lassen möchten. Allerdings stellt dies nur eine Eskalationsstufe dar. Es wird damit für den Chef zwar unangenehm und er muss sich jetzt rechtfertigen. Bleibt er aber bei seiner Einschätzung, bleibt auch die Abmahnung in der Personalakte. In dem Fall hilft nur noch Schritt Nummer 3…

Die Klage

Wenn alles nichts hilft und der Vorgesetzte uneinsichtig ist, bleibt Arbeitnehmern nichts anderes übrig, als gegen die Abmahnung zu klagen und so deren Rücknahme beziehungsweise Löschung zu erzwingen. Falls der Chef Sie sogar vor Kollegen öffentlich gerügt hat, können Sie so auch durchsetzen, dass dieser seine unwahren Behauptungen genauso öffentlich zurück nimmt und alles richtigstellt – etwa mit einem Rundschreiben.

Das Ganze hat zudem noch eine juristische Finesse: Trifft nur ein Vorwurf in der Abmahnung nicht zu oder gibt es einen kleinen formalen Fehler, ist die gesamte Abmahnung unwirksam. Allerdings kann der Arbeitgeber danach jederzeit erneut korrekte und damit wasserdichte Abmahnungen aussprechen – und das Verhältnis dürfte sich nach der Klage auch nicht wesentlich verbessern. Ob man eine solche Konfrontation mit dem Arbeitgeber riskiert, muss daher jeder selber entscheiden und gut überlegen. Dennoch ist es ein Akt der Zivilcourage, sich nicht jeden Vorwurf gefallen zu lassen, vor allem nicht die ungerechtfertigten.

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[Bildnachweis: Thapana Apisariyakul by Shutterstock.com]
18. September 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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