Personalakte: Definition, Inhalt & Einsicht der Mitarbeiterakte

Nur wenige Arbeitnehmer kommen überhaupt mit der eigenen Personalakte in Kontakt. Der Arbeitgeber legt die Unterlagen ab, doch kaum einer interessiert sich dafür. Erst, wenn der Chef ankündigt, dass etwa eine Abmahnung in die Personalakte eingetragen wird, fragt man sich: Was steht in der Akte über mich? Die Personalakte enthält wichtige Informationen über Sie und Ihr Arbeitsverhältnis – und oft gibt es Unterlagen, die dort nichts zu suchen haben. Wir zeigen, welchen Inhalt die Personalakte hat, wie lange die Daten aufbewahrt werden müssen und wem es erlaubt ist, einen Blick in Ihre Akte zu werfen…

Personalakte: Definition, Inhalt & Einsicht der Mitarbeiterakte

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Was ist eine Personalakte?

Die Personalakte handelt ist einen Ordner oder ein elektronisches Verzeichnis, in dem arbeitsrelevante Unterlagen des Arbeitnehmers gesammelt werden. Angelegt wird die Akte vom Chef beziehungsweise der Personalabteilung. Die Unterlagen betreffen die persönlichen Angaben und Informationen zum Arbeitsverhältnis.

In Deutschland sind Form und Inhalt der Personalakte nicht exakt gesetzlich geregelt. Auch gibt es keine Pflicht für Arbeitgeber, überhaupt eine solche Akte über Mitarbeiter zu führen. Eine Ausnahme stellt der öffentliche Dienst dar; im Beamtenrecht werden genaue Regelungen zur Personalakte getroffen.

Die Unterlagen sollen den Arbeitnehmer nach Möglichkeit umfassend, gründlich und den realen Gegebenheiten entsprechend abbilden. Das ist im öffentlichen Dienst besonders wichtig, da hier das Prinzip der Bestenauslese für Einstellung und Beförderung von Arbeitnehmern und Beamten gilt. Umgekehrt bedeutet das, dass eine unvollständige Personalakte sich unter Umständen nachteilig auswirkt.

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Inhalt: Was gehört alles in die Personalakte?

Da es keine genauen Vorgaben gibt, sammelt nicht jeder Arbeitgeber in der Personalakte die gleichen Unterlagen. Manche sind sehr detaillierte, andere beinhalten wirklich nur die wichtigsten Daten und Informationen. Was in der Akte landet, entscheidet das Unternehmen selbst, jedoch mit einem wichtigen Grundsatz: Die festgehaltenen Informationen müssen im direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen. Es dürfen also nicht einfach sämtliche Informationen über einen Mitarbeiter gesammelt werden.

Wir haben eine Liste mit den Unterlagen erstellt, die besonders häufig in der Personalakte zu finden sind:

Personalbezogene Unterlagen

Tätigkeitsbezogene Unterlagen

Vertragsbezogene Unterlagen

Sozialversicherungsunterlagen

Steuerunterlagen

  • Gehalts- oder Lohnbescheinigungen
  • Lohnsteuerunterlagen

Sonstige Unterlagen

  • Nachweise über Fortbildungen
  • Abmahnungen
  • Mögliche Gegendarstellungen des Arbeitnehmers
  • Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Amtliche Urkunden als Kopie

Das darf NICHT in die Personalakte

Auf der anderen Seite gibt es aber auch einige Unterlagen oder Dokumente, die Ihr Arbeitgeber nicht in der Personalakte festhalten darf. Das sind in erster Linie Informationen, die Ihre Privatsphäre betreffen und für Ihre berufliche Tätigkeit nicht relevant sind.

So darf beispielsweise nicht in der Personalakte stehen, wann und warum Sie sich krank gemeldet haben. Die Krankenbescheide hingegen dürfen gesammelt werden. Aufzeichnungen von Ärzten – auch dem Betriebsarzt – unterliegen der Schweigepflicht. Nur bei ausdrücklicher Erlaubnis oder einem besonderen Anspruch dürfen diese Daten gesammelt werden.

Letztlich geht es darum zu klären, inwieweit Informationen über Sie persönlich im direkten Zusammenhang mit Ihrem Arbeitsverhältnis stehen. So entschied das Bundesarbeitsgerichts (9 AZR 271/06), das unter Umständen Informationen über Alkoholismus festgehalten werden können. Die Krankheit kann einen direkten Zusammenhang haben, wenn sie sich nachweislich auf die Arbeit auswirkt. Denkbar sind Störungen im Arbeitsablauf oder die Gefährdungen Dritter.

Aufbewahrungsfrist: Wie lange werden Daten festgehalten?

Die Personalakte besteht mindestens so lange, wie ein Arbeitnehmer beim Unternehmen beschäftigt ist. Doch wie lange müssen die Unterlagen und Informationen aufbewahrt werden, die einmal ihren Weg in die Akte gefunden haben? Einheitlich lässt sich das nicht beantworten. Einige Dokumente müssen länger festgehalten werden als andere.

Steuerlich relevante Unterlagen haben etwa eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Unternehmen müssen die Unterlagen außerdem so lange aufbewahren, bis mögliche Ansprüche des Arbeitnehmers verjährt sind. Diese Frist beträgt in der Regel drei Jahre.

Abmahnungen hingegen unterliegen keiner Frist. Selbst nach vielen Jahren, in denen es keine negativen Vorfälle mehr gab, können sie in der Akte belassen. Sie kann entfernt werden, muss es aber nicht. Ausschlaggebend ist jedoch, dass zurecht abgemahnt wurde. Eine unrechte Abmahnung muss aus der Akte gelöscht werden.


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Personalakte einsehen: Wer darf das?

Die meisten Informationen in der Personalakte gehen niemanden etwas an. Deshalb muss diese vertraulich aufbewahrt werden. Doch bleibt die Frage: Wer darf eigentlich die Personalakte einsehen?

Zuerst natürlich einmal: Sie selbst! Dieses Recht wird zwar von Arbeitnehmern nur selten in Anspruch genommen, doch können Sie die Einsicht in Ihre Personalakte verlangen. Dies kann wichtig sein, um zu prüfen, ob wirklich keine unerlaubten Informationen gespeichert werden. Außer Ihnen darf der Arbeitgeber und auch der Personalverantwortliche des Unternehmens die Personalakte einsehen – darüber hinaus hat erst einmal niemand das Recht, sich die Daten anzusehen.

Auch der Betriebsrat darf nicht die Personalakte einsehen. Eine Ausnahme: Der Mitarbeiter kann ein Mitglied des Betriebsrates bei der Einsicht hinzuziehen. Verschafft sich hingegen ein Betriebsrat ohne Erlaubnis Einsicht, kann das zum Ausschluss aus dem Gremium führen.

Selbst Anwalt hat kein Recht auf Einsicht

Der Schutz der Personalakte geht sogar soweit, dass der Rechtsanwalt eines Arbeitnehmers keinen Zugriff erhielt – obwohl er von diesem dazu bevollmächtigt wurde. Dies urteilte das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein (Urteil v. 17.04.2014, Az.: 5 Sa 385/13) und begründete dies damit, dass es bei dem persönlichen Einsichtsrecht des Arbeitnehmers alleine darum geht, ob sich in der Personalakte unrichtige Daten befinden – und um dies zu beurteilen, braucht es eben keinen Rechtsanwalt, das kann der Arbeitnehmer am besten alleine.

Datenschutz der elektronischen Personalakte

Im Zeitalter der Digitalisierung sind Personalakten im guten alten Ordner immer seltener. Die elektronische Personalakte unterscheidet sich von der klassischen Personalakte lediglich dadurch, dass die Unterlagen durch ein EDV-System erfasst werden. Die Personaldaten werden eingegeben oder eingescannt und digital verwaltet.

Mit dieser Eingabe sind allerdings gewisse Auflagen verbunden. Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer der automatisierten Verarbeitung seiner persönlichen Daten zustimmen. Geregelt ist dies im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Der Arbeitsvertrag oder eine gültige Betriebsvereinbarung kann diese Zustimmung regeln.

Neben der Zustimmung durch den Arbeitnehmer gibt es eine weitere Auflage: Ab einer Betriebsgröße von 20 Mitarbeitern muss der Arbeitgeber ein Datenschutzbeauftragter bestimmen und hinzuziehen.



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