Personalakte Inhalt und Aufbau kopieren Datenschutz Personalakte Definition
Die meisten Arbeitnehmer kommen in ihrem Berufsleben nahezu überhaupt nicht mit ihrer eigenen Personalakte in Kontakt. Man weiß zwar, dass der Arbeitgeber die Unterlagen irgendwo abgelegt hat, aber dafür interessieren tun sich nur die wenigsten. Höchstens, wenn der Chef sagt, dass etwa eine Abmahnung in die Personalakte eingetragen wird, macht man sich noch ein paar Gedanken zum Thema. Ein Fehler! In der Personalakte stehen viele wichtige Informationen über Sie und Ihr Arbeitsverhältnis - und nicht zuletzt gibt es einige Unterlagen, die dort nichts zu suchen haben, von vielen Arbeitgebern aber trotzdem abgeheftet werden. Wir zeigen, welchen Inhalt die Personalakte wirklich hat, wie lange die einzelnen Daten aufbewahrt werden müssen und wem es erlaubt ist, einen Blick in die Personalakte zu werfen...

Personalakte Definition: Verbindliche Vorgaben nur im öffentlichen Dienst

Personalakte Definition Datenschutz anlegen Öffentlicher DienstBei einer Personalakte handelt es sich um einen Ordner, in dem arbeitsrelevante Unterlagen des Arbeitnehmers gesammelt werden.

Angelegt wird die Personalakte vom Chef. Die Unterlagen betreffen die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers und müssen in Zusammenhang zum Dienstverhältnis stehen. Geregelt ist dies im Arbeitsrecht.

Gleichzeitig gibt es keine exakten gesetzlichen Vorgaben darüber, wie Art und Umfang einer Personalakte auszusehen haben. Genaugenommen muss ein Arbeitgeber noch nicht einmal eine Personalakte anlegen - auch wenn er es für gewöhnlich tun wird. Eine Ausnahme stellt lediglich der öffentliche Dienst dar; im Beamtenrecht werden genaue Regelungen zur Personalakte getroffen.

Die Unterlagen sollen den Arbeitnehmer nach Möglichkeit umfassend, gründlich und den realen Gegebenheiten entsprechend abbilden. Das ist im öffentlichen Dienst besonders wichtig, da hier das Prinzip der Bestenauslese für Einstellung und Beförderung von Arbeitnehmern und Beamten gilt. Umgekehrt bedeutet das, dass eine unvollständige Personalakte sich unter Umständen nachteilig auswirkt.

Personalakte Inhalt: Was steht alles in meiner Personalakte?

Nicht jeder Arbeitgeber sammelt in der Personalakte die gleichen Unterlagen, manche führen sehr detaillierte Akten, andere halten wirklich nur die wichtigsten Dinge fest. Eine festgeschriebene Regelung gibt es nicht und so kann das Unternehmen selbst entscheiden, was in der Personalakte landet. Einen wichtigen Grundsatz gibt es jedoch: Die festgehaltenen Informationen müssen im direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis stehen. Es dürfen also nicht einfach sämtliche Informationen über einen Mitarbeiter gesammelt werden.

Wir haben eine Liste mit den Unterlagen erstellt, die sich am häufigsten in einer Personalakte befinden:

  • Personalbezogene Unterlagen wie

    • Bewerbungsunterlagen
    • Gegebenenfalls Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis
    • Arbeitszeugnisse und Leistungsbeurteilungen
    • Amtliches Führungszeugnis bei Vertrauenspositionen
  • Vertragsbezogene Unterlagen wie

    • Arbeitsvertag
    • Erklärung über Nebenbeschäftigungen
    • Kündigungsschreiben
  • Sozialversicherungsunterlagen wie

    • Sozialversicherungsausweis
    • Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse
  • Steuerunterlagen wie

    • Gehalts- oder Lohnbescheinigungen
    • Lohnsteuerunterlagen
  • Sonstige Unterlagen wie

    • Nachweise über Fortbildungen
    • Abmahnungen
    • Mögliche Gegendarstellungen des Arbeitnehmers
    • Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  • Amtliche Urkunden als Kopie wie

    • Führerschein
    • Scheidungsurteil
    • Schwerbehindertenausweis

Auf der anderen Seite gibt es aber auch einige Unterlagen oder Dokumente, die Ihr Arbeitgeber nicht in der Personalakte festhalten darf. Das sind in erster Linie Informationen, die Ihre Privatsphäre betreffen und für Ihre berufliche Tätigkeit nicht relevant sind.

So darf beispielsweise nicht in der Personalakte stehen, wann und warum Sie sich krank gemeldet haben. Ausnahmen bilden auffällige Krankschreibungen: Wenn Sie beispielsweise regelmäßig in der Woche krankgeschrieben sind und dann in der Zeitung publik wird, wie Sie am Wochenende den Marathon gewonnen haben, montags darauf allerdings wieder krankgeschrieben sind, wirft das Fragen auf.

Letztlich geht es darum zu klären, inwieweit Informationen über Sie persönlich im direkten Zusammenhang mit Ihrem Arbeitsverhältnis stehen. Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 12.09.2006 (Aktenzeichen: 9 AZR 271/06) wurde die Klage eines alkoholkranken Arbeitnehmers abgewiesen. Er befürchtete innerbetriebliche Nachteile, da sein Arbeitgeber seine Krankheit nebst Therapieerfolgen festhielt.

Informationen über Alkoholismus wie in diesem Fall können unmittelbar im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, wenn sich die Krankheit nachweislich auf Ihre Arbeit auswirkt. Nicht zuletzt kann es durch Alkoholismus zu Störungen im Arbeitsablauf oder zu Gefährdungen Dritter kommen.

Hingegen nicht in der Personalakte auftauchen dürfen Informationen, wenn Sie beim Betriebsarzt behandelt wurden, da der Betriebsarzt der Schweigepflicht unterliegt. Sie als unmittelbar Betroffener haben jedoch ein Recht auf Auskunft bezüglich etwaiger Ergebnisse.

Nicht jeder Arbeitgeber hält sich an diese Vorschriften, weshalb es sich durchaus lohnen kann, sich selbst auch mit der eigenen Personalakte zu beschäftigen. Werden hier private Informationen festgehalten oder Unterlagen aufbewahrt, die nichts in der Akte verloren haben, können Sie Ihren Chef auffordern, diese zu entfernen.

Zeigt sich dieser uneinsichtig, haben Sie auch die Möglichkeit, mit einem Anwalt dagegen vorzugehen oder etwa eine Stellungnahme beziehungsweise Gegendarstellung zu verfassen, wenn Sie mit dem Inhalt nicht einverstanden sind.

Personalakte Datenschutz: Elektronische Personalakte

Im Zeitalter der Digitalisierung sind Personalakten im guten alten Ordner immer seltener. Die elektronische Personalakte unterscheidet sich von der klassischen Personalakte lediglich dadurch, dass die oben stehenden Unterlagen durch ein EDV-System erfasst werden. Das passiert, indem die Personaldaten in Datenbanken eingegeben oder eingescannt werden.

Mit dieser Eingabe sind allerdings gewisse Auflagen verbunden. Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer der automatisierten Verarbeitung seiner persönlichen Daten zustimmen. Geregelt ist dies im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Diese Zustimmung seitens des Arbeitnehmers kann beispielsweise auch im Rahmen des Arbeitsvertrages direkt geregelt werden. Wichtig ist hier, dass die entsprechende Passage deutlich hervorgehoben ist. Allerdings ist es auch möglich die personenbezogenen Daten direkt zu verarbeiten, wenn eine anderweitige Rechtsvorschrift wie beispielsweise eine Betriebsvereinbarung dies gestattet. In diesem Fall hat beispielsweise ein Betriebsrat die elektronische Akte für alle Mitarbeiter abgesegnet.

Neben der Zustimmung durch den Arbeitnehmer gibt es eine weitere Auflage: Ab einer Betriebsgröße von 20 Mitarbeitern ist vom Arbeitgeber ein Datenschutzbeauftragter hinzuzuziehen.

Personalakte Aufbewahrungsfrist: Wie lange wird sie festgehalten?

Personalakte Datenschutz anlegen kopierenDie Personalakte besteht mindestens so lange, wie ein Arbeitnehmer beim Unternehmen beschäftigt ist. So viel ist klar, doch wie lange müssen die Unterlagen und Informationen aufbewahrt werden, die einmal ihren Weg in die Akte gefunden haben?

Eine vollkommen einheitliche Regelung hierfür gibt es nicht - einige Dokumente müssen länger festgehalten werden. Steuerlich relevante Unterlagen haben beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Unternehmen müssen die Unterlagen außerdem so lange aufbewahren, bis mögliche Ansprüche des Arbeitnehmers verjährt sind. Diese Frist beträgt in der Regel drei Jahre.

Für Abmahnungen gilt, dass diese nach einer Zeit wieder aus der Personalakte entfernt werden können, wenn es keine weiteren Vorfälle oder Anlässe gab, die dagegen sprechen würden. Unklar ist jedoch, wie lang diese Zeitspanne ist und so wird in manchen Unternehmen eine Abmahnung früher entfernt als in anderen.

Einsicht in die Personalakte: Wer darf die Akte einsehen?

Personalakte Datenschutz Personalakte anlegen Personalakte öffentlicher DienstDie meisten Informationen, die in der Personalakte zu finden sind, gehen niemanden etwas an.

Nicht ohne Grund muss diese vertraulich aufbewahrt werden und es muss sogar ein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen ernannt werden, wenn der Inhalt der Personalakte nicht mehr in altmodischen Ordnern, sondern als Daten auf dem Computer gelagert wird. Bleibt die Frage: Wer darf die Personalakte eigentlich einsehen?

Zuerst natürlich einmal: Sie selbst! Dieses Recht wird zwar von Arbeitnehmern nur selten in Anspruch genommen, doch können Sie die Einsicht in Ihre Personalakte verlangen, um beispielsweise nachvollziehen zu können, ob diese auch wirklich keine unerlaubten Informationen über Sie enthält. Außer Ihnen darf der Arbeitgeber und auch der Personalverantwortliche des Unternehmens die Personalakte einsehen - darüber hinaus hat erst einmal niemand das Recht, sich die Daten anzusehen.

Dies geht sogar soweit, dass der Rechtsanwalt eines Arbeitnehmers, der von diesem dazu bevollmächtigt wurde, trotzdem keinen Zugriff auf die persönlichen Daten erhält. Dies urteilte das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein (Urteil v. 17.04.2014, Az.: 5 Sa 385/13) und begründete dies damit, dass es bei dem persönlichen Einsichtsrecht des Arbeitnehmers alleine darum geht, ob sich in der Personalakte unrichtige Daten befinden - und um dies zu beurteilen, braucht es eben keinen Rechtsanwalt, das kann der Arbeitnehmer am besten alleine.

Auch der Betriebsrat hat grundsätzlich nicht das Recht auf Einsicht in die Personalakte. Hier kann es jedoch eine Ausnahme geben. Der Mitarbeiter kann ein Mitglied des Betriebsrates bei der Einsicht hinzuziehen. Wird gegen die Vorschriften verstoßen und Mitglieder des Betriebsrates verschaffen sich eben doch Einsicht in die Personalakten, kann dies zum Ausschluss aus dem Gremium führen.

Auch wichtig für Arbeitnehmer, die ihre Stelle kündigen: Gemäß Bundesarbeitsgericht (BArbG, 16.11.2010, 9 AZR 573/09) erlischt das Recht auf Einsicht in die eigene Akte für den Arbeitnehmer auch dann nicht, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde.

[Bildnachweis: Phovoir, jdwfoto by Shutterstock.com]

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