Urlaubsantrag: kostenlose Vorlage + Regeln und Fristen

Das Wichtigste in Kürze

• Definition: Ein Urlaubsantrag ist die formelle Anfrage eines Mitarbeiters, um seinen gesetzlichen Erholungsurlaub beim Arbeitgeber genehmigen zu lassen.
• Genehmigung: Urlaub darf erst genommen werden, wenn der Vorgesetzte den Antrag ausdrücklich genehmigt hat.
• Form: Für den Urlaubsantrag gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, er kann formlos per Formular, E-Mail oder schriftlich gestellt werden.
• Inhalt: Ein Urlaubsantrag sollte Name, Zeitraum des Urlaubs, Anzahl der Urlaubstage und eine Bestätigung des Vorgesetzten enthalten.
• Frist: Urlaub sollte möglichst früh beantragt werden, bei längeren Reisen empfehlen viele Unternehmen etwa 4-8 Wochen Vorlaufzeit.
• Ablehnung: Der Arbeitgeber kann einen Urlaubsantrag bei dringenden betrieblichen Gründen oder wegen anderer Urlaubswünsche ablehnen.
• Selbstbeurlaubung: Wer ohne Genehmigung Urlaub nimmt, riskiert eine Abmahnung oder sogar eine Kündigung.

Urlaubsantrag Vorlage: Kostenloses Muster

Um Ihren Urlaubsantrag einzureichen, nutzen Sie gerne unsere kostenlose Vorlage als PDF oder Word-Datei zum Ausdrucken.

Das Urlaubsantrag-Muster bietet Ihnen eine einfache und schnelle Lösung, falls Sie selbst den Urlaubsantrag schreiben. Hier herunterladen:

• Urlaubsantrag als PDF
• Urlaubsantrag in Word

Wie schreibt man einen Urlaubsantrag?

Für den Urlaubsantrag gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Der Urlaub kann formlos beantragt werden – schriftlich per E-Mail oder auf Papier in einem Formular. Wichtig ist, dass das formlose Schreiben folgende Informationen enthält:

• Vor- und Nachname des Mitarbeites
• Personalnummer (falls vorhanden)
• Urlaubsbeginn und Urlaubsende
• Anzahl der Urlaubstage
• Unterschrift des Arbeitnehmers
• Unterschrift des Vorgesetzten (oder Bestätigung)

Der Urlaubsantrag kann auch mündlich gestellt werden. Dann sollten Sie sich die Bestätigung aber schriftlich geben lassen, sonst können Sie die Genehmigung später nicht nachweisen. Achtung: Selbstbeurlaubung ohne Genehmigung kann zu einer Abmahnung oder gar Kündigung führen!

Fristen: Wann muss ich den Urlaub beantragen?

Weil der Arbeitgeber den Urlaub bewilligen muss, sollten Sie den Antrag frühzeitig einreichen. So kann der Chef rechtzeitig zustimmen und sich um die Personalplanung kümmern. Brauchen Sie kurzfristig Urlaub, geht das aber auch, wenn keine dringenden betrieblichen Gründe entgegenstehen. Faustregel: 4-8 Wochen Vorlaufzeit für mehrwöchige Urlaube werden von den meisten Arbeitgebern gerne gesehen. Einzelne Urlaubstage gehen auch kurzfristig. Individuelle Anmeldefristen können sich aus dem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung ergeben.

Kann der Arbeitgeber den Urlaub verweigern?

Grundsätzlich kann der Arbeitgeber den Urlaub nach § 7 BUrlG verweigern, wenn „dringende betriebliche Belange“ (Beispiel: hoher Krankenstand, viel Arbeit, Abgabefristen, Betriebsferien, etc.) oder die Urlaubswünsche anderer Kollegen dem entgegenstehen. Begünstigt werden meist Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern, weil diese nur in den Schulferien Urlaub nehmen können. In extremen Fällen darf der Arbeitgeber sogar eine generelle Urlaubssperre verhängen.

Keine Rückmeldung auf Urlaubsantrag: Was tun?

Achtung: Der Urlaubsantrag ist nicht automatisch genehmigt, wenn es keine Rückmeldung gibt! Zur Gültigkeit benötigen Sie IMMER die ausdrückliche Genehmigung des Chefs – am besten schriftlich. Ohne Antwort oder positive Rückmeldung, gilt der Urlaub als abgelehnt. Bloß nicht eigenständig Urlaub nehmen!

Wie lange dauert die Zusage?

Im Arbeitsrecht gibt es keine Vorgaben, bis wann der Chef auf den Urlaubsantrag reagieren muss. Bei einem schriftlichen Urlaubsantrag sind 7-10 Tage ein normaler Zeitraum. Bei einer mündlichen Anfrage erhalten meist sofort eine Antwort. Beschleunigen können Arbeitnehmer die Genehmigung manchmal, indem Sie sich um eine gemeinsame Urlaubsplanung und geeignete Urlaubsvertretung kümmern.

Urlaubsantrag abgelehnt: Was tun?

Falls der Arbeitgeber einen berechtigten Urlaubsantrag ablehnt – ohne triftigen Grund –, können Angestellte ihren Anspruch vor dem Arbeitsgericht einklagen. In dringenden Fällen – zum Beispiel wegen einer kurzfristig gebuchten Reise – ist dies auch durch eine einstweilige Verfügung möglich. Machen Sie sich aber bewusst, dass das Arbeitsverhältnis nachhaltig belastet ist.

Darf der Chef genehmigten Urlaub streichen?

Genehmigter Urlaub darf nicht zurückgenommen werden. Nur in besonders bedrohlichen Situationen für den Betrieb darf der Arbeitgeber genehmigten Urlaub widerrufen. Das sind aber seltene Ausnahmen. In dem Fall muss der Arbeitgeber alle Kosten erstatten, die durch die Stornierung einer Reise oder vorzeitige Rückreise entstehen. Ansonsten gilt: Einmal im Urlaub müssen Mitarbeiter nicht mehr für den Arbeitgeber erreichbar sein – weder telefonisch noch per E-Mail. Sie müssen nicht einmal die Urlaubsadresse angeben. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat entschieden, dass ein Rückruf aus bereits bewilligtem und angetretenem Urlaub nicht zulässig ist (9 AZR 404/99). Umgekehrt darf ein Mitarbeiter seinen genehmigten Urlaub nicht verschieben, weil es zum Beispiel am Urlaubsort regnet.

Kann ich selbst meinen Urlaubsantrag zurücknehmen?

Solange Sie vom Arbeitgeber keine Rückmeldung zum Urlaubsantrag bekommen haben, können Sie den Antrag zurücknehmen. Das gilt auch, falls die Zusage zu spät kommt und sich dadurch die Verhältnisse (am Urlaubsort) geändert haben – etwa weil jetzt das Hotel oder alle Flüge ausgebucht sind. Nach der rechtzeitigen Genehmigung des Urlaubs ist dieser aber für beide Seiten bindend. Eine Änderung ist nur noch möglich, wenn der Vorgesetzte zustimmt.

Ich bin neu im Job, wann bekomme ich Urlaub?

Den vollen Urlaubsanspruch erwerben Arbeitnehmer erst nach 6 Monaten im Job. Bis dahin haben sie nur einen anteiligen Anspruch. Der gesetzliche Urlaubsanspruch liegt bei einer 5-Tage-Woche bei 20 Werktagen im Jahr. Wer erst 4 Monate beschäftigt ist, dem steht ein Zwölftel des Jahresurlaubs pro vollem Monat zu. Die Rechnung dazu: 20 ÷ 12 = 1,66 Tage. Bei 4 Monaten im Betrieb entspricht das 6,64 Tagen, die auf 7 Tage aufgerundet werden.

Was tun, wenn ich im Urlaub krank werde?

Im Krankheitsfall verfällt der Urlaub nicht und Arbeitnehmer bekommen die Tage wieder gutgeschrieben. Voraussetzung dafür ist aber, dass sie die Arbeitsunfähigkeit durch ärztliches Attest nachweisen. Ebenfalls wichtig: Melden Sie sich sofort beim Arbeitgeber krank – und zwar am ersten Tag der Krankheit, wenn Sie Ihren Urlaubsanspruch erhalten wollen. Nur wer im Urlaub „offiziell“ krankgeschrieben wird, kann diese Urlaubstage nachholen. Sie dürfen den Chef nicht erst nach dem Urlaub informieren!

Was passiert mit meinem Resturlaub?

Der gesetzliche Urlaubsanspruch gilt für das laufende Kalenderjahr. Bis zum Jahresende sollten Sie Ihren Jahresurlaub genommen haben. Ist das nicht möglich – zum Beispiel, weil sie krank waren oder den Urlaub nicht nehmen durften –, kann der Resturlaub auf das Folgejahr übertragen werden. Der Resturlaub muss aber bis zum 31. März genommen werden. Resturlaub können Sie sich nicht auszahlen lassen. Das widerspricht dem Erholungszweck. Die freie Zeit dient allein der Regeneration. Ausnahme: Im Fall einer Kündigung, bei der der Resturlaub nicht genommen werden kann, muss dieser finanziell abgegolten werden (§ 7 Abs. 4 BUrlG).

Was geschieht mit meinem Urlaub beim Jobwechsel?

Wer den Job und den Arbeitgeber wechselt, hat zwei Optionen: Sie können den bestehenden Resturlaub abbauen bzw. sich auszahlen lassen – oder den Restanspruch auf den neuen Arbeitgeber übertragen. Einen Doppelanspruch gibt es aber nicht. Bedeutet: Beim alten Arbeitgeber genommener oder ausgezahlter Urlaub kann beim neuen Arbeitgeber nicht mehr genommen werden.

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