Urlaubsantrag: Vorlage (formlos), Inhalt & Genehmigung

Um Ihren gesetzlichen Urlaubsanspruch nutzen zu können, brauchen Sie einen Urlaubsantrag. Denn antreten dürfen Sie Ihren Urlaub nur, wenn Sie die Genehmigung vom Chef haben – eigenständig den Urlaub nehmen ist nicht erlaubt. Zum Glück ist der Urlaubsantrag meist völlig unkompliziert. Wir haben für Sie eine kostenlose Urlaubsantrag Vorlage (formlos) sowie die wichtigsten Regelungen, Tipps und Antworten auf die wichtigsten Fragen, wenn Sie Ihren Urlaub beantragen wollen…

Urlaubsantrag: Vorlage (formlos), Inhalt & Genehmigung

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Urlaubsantrag Vorlage: Wie schreibt man einen Urlaubsantrag?

In kleineren Betrieben reicht oft schon eine mündliche Absprache oder kurze Notiz, andere Arbeitgeber haben für die Urlaubsanträge entsprechende Formulare, die ausgefüllt und genehmigt werden müssen. Falls Sie Ihren Antrag selber schreiben sollen, können Sie dazu folgende Vorlage für den Urlaubsantrag nutzen. Achten Sie bitte darauf, dass neben Ihrem vollen Namen, der Personalnummer (falls vorhanden) auch der genaue Urlaubszeitraum enthalten ist.

Den Urlaubsantrag können Sie bequem online und im Browser editieren und umschreiben. Dazu einfach auf den Kasten klicken und anschließend den Text markieren, kopieren und zum Beispiel per E-Mail versenden.


Vor- und Nachname Arbeitnehmer
Abteilung, Personalnummer
Straße, Hausnummer
PLZ Ort

Arbeitgeber
Personalabteilung
Straße, Hausnummer
PLZ Ort
Ort, Datum

Urlaubsanstrag
Sehr geehrte(r) Herr/Frau (Name des/der Vorgesetzten),

hiermit beantrage ich ___ Urlaubstage für die Zeit vom ___ bis zum ___. Bitte geben Sie mir diesbezüglich eine kurze Bestätigung.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT (Arbeitnehmer)

Genehmigt durch _______________, am TT.MM.JJJJ
(Unterschrift des Arbeitgebers)



Urlaubsantrag Download (Word)

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Fragen und Antworten zu Anspruch und Urlaubsantrag

Arbeitnehmer in Deutschland haben einen gesetzlichen Urlaubsanspruch. Dieser wird im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Das gilt auch für Minijobber oder Teilzeitkräfte.

Arbeitnehmer mit einer 5-Tage-Woche haben einen Mindesturlaub von 20 Werktagen im Jahr. Bei einer 6-Tage-Woche erhöht sich der Anspruch auf Erholungsurlaub von mindestens 24 Urlaubstagen im Jahr. Ziel des Urlaubsanspruchs ist die körperliche und geistige Erholung des Mitarbeiters. Daher sind während des Urlaubs alle Tätigkeiten verboten, die dem Erholungszweck entgegenstehen.

Urlaubsrecht Mindesturlaub Urlaubsanspruch

Lesetipp: Kostenlose Urlaubs-Checkliste

Muss ich einen Urlaubsantrag stellen?

Das Urlaubsrecht regelt den grundsätzlichen Anspruch auf Urlaub, nicht aber den Zeitpunkt. Darüber entscheidet allein der Chef. Heißt: Sie müssen einen Urlaubsantrag stellen und sich vom Arbeitgeber den Zeitraum bestätigen lassen.

Mehr noch: Wer ohne Genehmigung des Arbeitgebers Urlaub macht (sogenannte „Selbstbeurlaubung“) riskiert mindestens eine Abmahnung, im Wiederholungsfalle sogar die fristlose Kündigung. Beantragen Sie Ihren Urlaub daher grundsätzlich immer schriftlich, und lassen Sie sich diesen ebenso schriftlich bestätigen.

Es ist übrigens ein Mythos, dass der Urlaubsantrag als angenommen gilt, falls der Arbeitgeber auf den Antrag nicht antwortet. Zur Gültigkeit benötigen Sie IMMER eine Genehmigung des Chefs!

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Wann muss der Arbeitgeber den Urlaub genehmigen?

Generell ist der Arbeitnehmer dazu gehalten, die Urlaubswünsche seiner Mitarbeiter zu berücksichtigen. Bedeutet: Ist der Urlaubsantrag formell korrekt gestellt, muss ihn der Arbeitgeber genehmigen. Aber: Keine Regel ohne Ausnahmen. Der Chef darf den Wunsch und Urlaubsantrag nach § 7 Absatz 1 des BUrlG in zwei Fällen verweigern:

  • Vorrangige Urlaubswünsche anderer Kollegen

    Der Chef muss die Urlaubswünsche ALLER Arbeitnehmer berücksichtigen. Dabei sind gerade in der Ferienzeit die Urlaubsanträge von Mitarbeitern mit schulpflichtigen Kindern zu bevorzugen. Ebenso können das Alter, die Dauer der Betriebszugehörigkeit und gewährte Urlaubstage im Vorjahr als soziale Faktoren hinzugezogen werden. Wer etwa im vergangenen Jahr viele Brückentage nehmen durfte, muss im kommenden Jahr womöglich anderen Kollegen den Vortritt lassen.

  • Dringende betriebliche Gründe

    Dazu zählen etwa der Abschluss eines wichtigen Projekts, saisonale Hochphasen (zum Beispiel im Einzelhandel vor Weihnachten), Krankheitswellen oder Betriebsferien. In solchen Fällen darf der Arbeitgeber eine generelle Urlaubssperre verhängen oder einzelne Urlaubsanträge ablehnen.

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Genehmigungsfrist: Wie lange dauert die Zusage?

Im Bundesurlaubsgesetz gibt es keinerlei Vorgaben, bis wann der Arbeitgeber auf einen Urlaubsantrag reagieren muss. Bei einem schriftlichen Urlaubsantrag gelten 7 bis 10 Tage als normaler Zeitraum. Bei einer mündlichen Anfrage erhalten meist sofort eine Antwort – diese kann jedoch auch lauten, dass eine Entscheidung erst in der nächsten Woche getroffen werden kann. Wer viele Monate im Voraus Urlaub einreichen möchte, sollte am besten das direkte Gespräch mit dem Chef suchen. Nicht immer die Personalplanung bereits so weit voraus.

Wer mit den Muskeln spielen will, kann im Extremfall auch damit drohen, seinen Urlaubsantrag per „einstweiliger Verfügung“ gerichtlich durchzusetzen. Zu empfehlen ist das aber nicht, da dies das Vertrauensverhältnis enorm belastet. Die Genehmigung beschleunigen, können Sie oft viel besser, indem Sie sich bereits um eine konzertierte Urlaubsplanung und geeignete Urlaubsvertretung kümmern.

Darf der Urlaubsantrag widerrufen werden?

Grundsätzlich gilt: Einmal genehmigter Urlaub darf auch bei plötzlich auftretendem Personalmangel nicht wieder einkassiert werden. Nur in besonders bedrohlichen Situationen für das Fortbestehen des Betriebes darf der Arbeitgeber genehmigten Urlaub widerrufen. Das sind aber seltene Ausnahmen. In dem Fall muss der Arbeitgeber alle Kosten erstatten, die durch die Stornierung einer Reise oder vorzeitige Rückreise entstehen.

Das durchzusetzen, ist zudem schwer. Einmal im Urlaub sind Mitarbeiter nicht dazu verpflichtet, für den Arbeitgeber erreichbar zu bleiben – weder telefonisch noch per E-Mail. Sie müssen nicht einmal die Urlaubsadresse hinterlassen. Überdies hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, das ein Rückruf aus bereits bewilligtem und angetretenem Urlaub nicht zulässig ist (Az.: 9 AZR 404/99 und 9 AZR 405/99). Umgekehrt darf ein Mitarbeiter seinen genehmigten Urlaub aber auch nicht verschieben, weil es am Urlaubsort regnet.

Kann ich selbst meinen Urlaubsantrag zurücknehmen?

Solange Sie vom Arbeitgeber keine Rückmeldung auf Ihren Urlaubsantrag bekommen haben, können Sie den Antrag zurücknehmen. Das gilt auch, falls die Zusage zu spät kommt und sich dadurch die Verhältnisse (am Urlaubsort) geändert haben. Zum Beispiel weil jetzt das Hotel oder alle Flüge ausgebucht sind. Erfolgt die Genehmigung des Urlaubsantrags jedoch rechtzeitig, ist sie für beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – verbindlich. Eine Änderung ist dann nur noch möglich, wenn der Vorgesetzte zustimmt.

Was passiert mit meinem Resturlaub?

Der gesetzliche Urlaubsanspruch gilt für das laufende Kalenderjahr. Bis zum Jahresende sollten Sie Ihren vollen Jahresurlaub genommen haben. Falls das nicht möglich ist – zum Beispiel, weil sie krank waren oder aus betrieblichen Gründen keinen Urlaub nehmen durften -, kann der Resturlaub auf das Folgejahr übertragen werden. Dieser angesparte Urlaub muss allerdings spätestens bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Anderenfalls verfällt er.

Entgegen irriger Annahmen, können Sie sich den Resturlaub nicht auszahlen lassen. Das widerspricht dem Erholungszweck. Urlaub ist keine Form der Vergütung. Die freie Zeit dient allein der körperlichen und psychischen Erholung. Das Urlaubsrecht sieht deshalb keinen finanziellen Ausgleich vor. Einzige Ausnahme: Im Falle einer Kündigung, bei der der Resturlaub nicht gewährt werden kann, muss dieser finanziell abgegolten werden (§ 7 Absatz 4 BUrlG).

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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