Urlaubsantrag: Vorlage (formlos), Inhalt & Genehmigung

Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Urlaubsanspruch. Um diesen wahrzunehmen, benötigen Sie einen Urlaubsantrag. Denn antreten dürfen Sie Ihren Jahresurlaub nur, wenn Sie dafür eine Genehmigung vom Chef haben. Das Beantragen des Urlaubs ist in den meisten Fällen völlig unkompliziert. Im Folgenden finden Sie eine kostenlose Urlaubsantrag Vorlage (formlos) sowie die wichtigsten Regelungen, Tipps und Antworten rund um den Urlaub…

Urlaubsantrag: Vorlage (formlos), Inhalt & Genehmigung

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Gesetzlicher Urlaubsanspruch und Mindesturlaub

Arbeitnehmer in Deutschland haben einen gesetzlichen Urlaubsanspruch. Dieser wird im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Das gilt auch für Minijobber oder Teilzeitkräfte. Danach steht Arbeitnehmern mit einer 5-Tage-Woche ein Mindesturlaub von 20 Werktagen im Jahr zu. Bei einer 6-Tage-Woche erhöht sich der Erholungsurlaub schon auf mindestens 24 Urlaubstage im Jahr. Ziel und Zweck des Urlaubsanspruchs ist die körperliche und geistige Erholung des Mitarbeiters. Daher sind während des Urlaubs alle Tätigkeiten verboten, die dem Erholungszweck entgegenstehen.

Urlaubsrecht Mindesturlaub Urlaubsanspruch

Lesetipp: Kostenlose Urlaubs-Checkliste

Muss ich einen Urlaubsantrag stellen?

Das Urlaubsrecht regelt nur den grundsätzlichen Anspruch auf Urlaub, nicht aber den Zeitpunkt. Darüber entscheidet allein der Chef. Heißt: Sie können Ihren Wunschurlaub zwar jederzeit beantragen. Aber der Chef muss dem Urlaubsantrag nicht jederzeit zustimmen.

Mehr noch: Wer ohne Genehmigung des Arbeitgebers Urlaub macht (sogenannte „Selbstbeurlaubung“) riskiert mindestens eine Abmahnung, im Wiederholungsfalle sogar die fristlose Kündigung. Beantragen Sie Ihren Urlaub daher grundsätzlich immer schriftlich, und lassen Sie sich diesen ebenso schriftlich bestätigen (E-Mail oder folgendes Formular reichen).

Es ist übrigens ein Mythos, dass der Urlaubsantrag als angenommen gilt, falls der Arbeitgeber auf den Antrag nicht antwortet. Zur Gültigkeit benötigen Sie IMMER eine Genehmigung des Chefs!

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Urlaubsantrag Vorlage: Wie schreibt man einen Urlaubsantrag?

In kleineren Betrieben reicht oft schon eine mündliche Absprache oder kurze Notiz. Die meisten Arbeitgeber haben für die Urlaubsanträge aber entsprechende Formulare, die ausgefüllt und genehmigt werden müssen. Falls Sie Ihren Urlaubsantrag selber schreiben sollen, können Sie dazu folgende Vorlage für den Urlaubsantrag nutzen. Achten Sie bitte darauf, dass neben Ihrem vollen Namen, der Personalnummer (falls vorhanden) auch der genaue Urlaubszeitraum enthalten ist.

Den Urlaubsantrag können Sie bequem online und im Browser editieren und umschreiben. Dazu einfach auf den Kasten klicken und anschließend den Text markieren, kopieren und zum Beispiel per E-Mail versenden.


Vor- und Nachname Arbeitnehmer
Abteilung, Personalnummer
Straße, Hausnummer
PLZ Ort

Arbeitgeber
Personalabteilung
Straße, Hausnummer
PLZ Ort
Ort, Datum

Urlaubsanstrag
Sehr geehrte(r) Herr/Frau (Name des/der Vorgesetzten),

hiermit beantrage ich ___ Urlaubstage für die Zeit vom ___ bis zum ___. Bitte geben Sie mir diesbezüglich eine kurze Bestätigung.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT (Arbeitnehmer)

Genehmigt durch _______________, am TT.MM.JJJJ
(Unterschrift des Arbeitgebers)



Kostenloser Download: Musterschreiben Urlaubsantrag (Word), PDF

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Wann muss der Arbeitgeber den Urlaub genehmigen?

Generell ist der Arbeitnehmer dazu gehalten, die Urlaubswünsche seiner Mitarbeiter zu berücksichtigen. Bedeutet: Ist der Urlaubsantrag formell korrekt gestellt, muss ihn der Arbeitgeber genehmigen. Aber: Keine Regel ohne Ausnahmen. Der Chef darf den Urlaubswunsch nach § 7 Absatz 1 des BUrlG in zwei Fällen verweigern:

  • Vorrangige Urlaubswünsche anderer Kollegen
    Der Chef muss die Urlaubswünsche ALLER Arbeitnehmer berücksichtigen. Bedeutet: Vor allem in der Ferienzeit sind die Urlaubsanträge von Mitarbeitern mit schulpflichtigen Kindern zu bevorzugen. Ebenso können das Alter, die Dauer der Betriebszugehörigkeit und gewährte Urlaubstage im Vorjahr als soziale Faktoren hinzugezogen werden. Heißt: Wer etwa im vergangenen Jahr viele Brückentage nehmen durfte, muss im kommenden Jahr womöglich anderen Kollegen den Vortritt lassen.
  • Dringende betriebliche Gründe
    Dazu zählen etwa der Abschluss eines wichtigen Projekts, saisonale Hochphasen (zum Beispiel im Einzelhandel vor Weihnachten), Krankheitswellen oder Betriebsferien. In solchen Fällen darf der Arbeitgeber eine generelle Urlaubssperre verhängen oder einzelne Urlaubsanträge ablehnen.
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Genehmigungsfrist: Wann kann ich mit einer Zusage rechnen?

Auch wenn Sie aus nachvollziehbaren Gründen (etwa Frühbucherrabatt) möglichst frühzeitig wissen wollen, ob Ihr Urlaub genehmigt wird: Im Bundesurlaubsgesetz gibt es dazu keinerlei Vorgaben, bis wann der Arbeitgeber auf einen Urlaubsantrag reagieren muss. Der Arbeitgeber hat die Personalplanung lediglich so zu organisieren, dass alles reibungslos abläuft. Wer also durch eine frühe Buchung Geld sparen oder seine Reise möglichst bald planen möchte, sollte das direkte Gespräch mit dem Chef suchen. Aber bitte nicht drängeln: Oft können Sie innerhalb von 14 Tagen mit einer Entscheidung rechnen.

Wer mit den Muskeln spielen will, kann im Extremfall auch damit drohen, seinen Urlaubsantrag per „einstweiliger Verfügung“ gerichtlich durchzusetzen. Zu empfehlen ist das aber nicht, da dies das Vertrauensverhältnis enorm belastet. Die Genehmigung beschleunigen, können Sie oft viel besser, indem Sie sich bereits um eine konzertierte Urlaubsplanung und geeignete Urlaubsvertretung kümmern.

Darf der Urlaubsantrag widerrufen werden?

Grundsätzlich gilt: Einmal genehmigter Urlaub darf auch bei plötzlich auftretendem Personalmangel nicht wieder einkassiert werden. Nur in besonders bedrohlichen Situationen für das Fortbestehen des Betriebes darf der Arbeitgeber genehmigten Urlaub widerrufen. Das sind aber seltene Ausnahmen. In dem Fall muss der Arbeitgeber alle Kosten erstatten, die durch die Stornierung einer Reise oder vorzeitige Rückreise entstehen.

Das durchzusetzen, ist zudem schwer. Einmal im Urlaub sind Mitarbeiter nicht dazu verpflichtet, für den Arbeitgeber erreichbar zu bleiben – weder telefonisch noch per E-Mail. Sie müssen nicht einmal die Urlaubsadresse hinterlassen. Überdies hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, das ein Rückruf aus bereits bewilligtem und angetretenem Urlaub nicht zulässig ist (Az.: 9 AZR 404/99 und 9 AZR 405/99). Umgekehrt darf ein Mitarbeiter seinen genehmigten Urlaub aber auch nicht verschieben, weil es am Urlaubsort regnet.

Kann ich selbst meinen Urlaubsantrag zurücknehmen?

Solange Sie vom Arbeitgeber keine Rückmeldung auf Ihren Urlaubsantrag bekommen haben, können Sie den Antrag zurücknehmen. Das gilt auch, falls die Zusage zu spät kommt und sich dadurch die Verhältnisse (am Urlaubsort) geändert haben. Zum Beispiel weil jetzt das Hotel oder alle Flüge ausgebucht sind. Erfolgt die Genehmigung des Urlaubsantrags jedoch rechtzeitig, ist sie für beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – verbindlich. Eine Änderung ist dann nur noch möglich, wenn der Vorgesetzte zustimmt.

Was passiert mit meinem Resturlaub?

Der gesetzliche Urlaubsanspruch gilt für das laufende Kalenderjahr. Heißt: Bis zum Jahresende sollten Sie Ihren vollen Jahresurlaub genommen haben. Falls das nicht möglich ist – zum Beispiel, weil der Arbeitnehmer krank wurde oder aus betrieblichen Gründen keinen Urlaub nehmen durfte -, kann der sogenannte Resturlaub auf das Folgejahr übertragen werden. Dieser angesparte Urlaub muss allerdings spätestens bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Anderenfalls verfällt er.

Entgegen irriger Annahmen, können Sie sich den Resturlaub nicht auszahlen lassen. Das widerspricht dem Erholungszweck. Urlaub ist keine Form der Vergütung. Die freie Zeit dient allein der körperlichen und psychischen Erholung. Das Urlaubsrecht sieht deshalb keinen finanziellen Ausgleich vor. Einzige Ausnahme: Im Falle einer Kündigung, bei der der Resturlaub nicht gewährt werden kann, muss dieser finanziell abgegolten werden (§ 7 Absatz 4 BUrlG).

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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30. Dezember 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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