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Urlaubsantrag: Vorlage (formlos), Inhalt & Genehmigung


Sie müssen einen Urlaubsantrag stellen, um Ihren gesetzlichen Urlaubsanspruch nutzen zu können. Denn antreten dürfen Sie Ihren Urlaub nur, wenn Sie die Genehmigung vom Chef haben – eigenständig Urlaub nehmen, ist nicht erlaubt. Zum Glück ist der Urlaubsantrag meist völlig unkompliziert. Wir haben für Sie eine kostenlose Urlaubsantrag Vorlage (formlos) sowie die wichtigsten Regelungen, Tipps und Antworten auf alle Fragen, wenn Sie Ihren Urlaub beantragen wollen…


Urlaubsantrag: Vorlage (formlos), Inhalt & Genehmigung

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Was ist ein Urlaubsantrag?

Ein Urlaubsantrag ist die schriftliche oder mündliche Forderung an Ihren Arbeitgeber, Ihnen für einen bestimmten Zeitraum bezahlten Urlaub zu gewähren. Durch den gesetzlichen Urlaubsanspruch haben Arbeitnehmer mit einer 5-Tage-Woche einen Mindesturlaub von 20 Werktagen im Jahr. Bei einer 6-Tage-Woche stehen Ihnen mindestens 24 Tage Erholungsurlaub zu. In jedem Fall brauchen Sie aber eine Genehmigung durch den Chef.

Selbstbeurlaubung ohne vorherigen Urlaubsantrag und Genehmigung vom Arbeitgeber ist verboten. Es kann sogar ein Kündigungsgrund sein. Achten Sie deshalb unbedingt darauf, Ihren Antrag rechtzeitig beim Vorgesetzten einzureichen und eine schriftliche Bestätigung über die beantragte Urlaubszeit zu erhalten.
Urlaubsrecht Mindesturlaub Urlaubsanspruch

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Wie schreibt man einen Urlaubsantrag?

In kleineren Betrieben reicht oft schon eine mündliche Absprache oder kurze Notiz an den Arbeitgeber, der diese bestätigt. Andere Unternehmen haben für die Urlaubsanträge entsprechende Formulare, die ausgefüllt und genehmigt werden müssen. Bei vielen Arbeitgebern reicht ein formloses Schreiben als Antrag. Es gibt keine gesetzlichen Regelungen oder allgemeinen Vorgaben, wie ein Urlaubsantrag erfolgen muss. Entscheidend ist die Regelung in Ihrem Betrieb.

Auch wenn ein mündlicher Antrag erlaubt ist, sollten Sie sich die Bestätigung immer schriftlich geben lassen. Sonst können Sie den Antrag und die Genehmigung später nicht nachweisen.

Was steht im Urlaubsantrag?

Nutzt Ihr Arbeitgeber ein Formular, füllen Sie vorgefertigte Felder mit den entsprechenden Informationen aus. Grundsätzlich sollte aber jeder Urlaubsantrag folgende Punkte beinhalten:

  • Vor- und Nachname
  • Personalnummer (falls vorhanden)
  • Anzahl der Urlaubstage
  • Datum von Urlaubsbeginn & Datum von Urlaubsende
  • Unterschrift des Arbeitnehmers
  • Unterschrift des Arbeitgebers / der Personalabteilung als Bestätigung
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Urlaubsantrag Vorlage (formlos): Kostenloses Beispiel

Falls Sie Ihren Antrag selber schreiben sollen, können Sie dazu folgende Vorlage für den Urlaubsantrag nutzen. Den Urlaubsantrag können Sie bequem online und im Browser editieren und umschreiben. Dazu einfach auf den Kasten klicken und anschließend den Text markieren, kopieren und zum Beispiel per E-Mail versenden.


Vor- und Nachname Arbeitnehmer
Abteilung, Personalnummer
Straße, Hausnummer
PLZ Ort

Arbeitgeber
Personalabteilung
Straße, Hausnummer
PLZ Ort
Ort, Datum

Urlaubsantrag

Sehr geehrte(r) Herr/Frau (Name des/der Vorgesetzten),

hiermit beantrage ich ___ Urlaubstage für die Zeit vom ___ bis zum ___. Bitte geben Sie mir diesbezüglich eine kurze schriftliche Bestätigung.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT (Arbeitnehmer)

Genehmigt durch ____, am TT.MM.JJJJ
(Unterschrift des Arbeitgebers)

Urlaubsantrag Download (Word)

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Wann muss ich den Urlaubsantrag stellen?

Wie bei der Form des Urlaubsantrags kann der Arbeitgeber auch individuelle Regelungen über den Zeitpunkt eines Urlaubsantrages machen. Als Faustregel gilt: Reichen Sie Ihren Antrag möglichst früh ein. So kann Ihr Arbeitgeber die Zustimmung geben und sich rechtzeitig um die Personalplanung kümmern. Mehrere Wochen Vorlauf werden gerade bei großen Arbeitgebern gerne gesehen oder teilweise durch Dienstanweisungen oder Betriebsvereinbarungen vorgegeben.

Brauchen Sie kurzfristig Urlaub, zeigen sich Unternehmen in der Regel flexibel und entgegenkommend. Stehen keine dringenden Gründe entgegen, können Sie auch kurzfristig ohne Vorlaufzeit Urlaub einreichen.

An wen geht der Antrag auf Urlaub?

Sie beantragen Ihren Urlaub entweder direkt beim Vorgesetzten oder der Personalabteilung. Informieren Sie sich, wer in Ihrem Betrieb dafür zuständig ist.

Fristen: Wie lange dauert die Zusage?

Im Bundesurlaubsgesetz gibt es keinerlei Vorgaben, bis wann der Arbeitgeber auf einen Urlaubsantrag reagieren muss. Bei einem schriftlichen Urlaubsantrag gelten 7 bis 10 Tage als normaler Zeitraum. Bei einer mündlichen Anfrage erhalten meist sofort eine Antwort – diese kann jedoch auch lauten, dass eine Entscheidung erst in der nächsten Woche getroffen werden kann. Wer viele Monate im Voraus Urlaub einreichen möchte, sollte am besten das direkte Gespräch mit dem Chef suchen. Nicht immer die Personalplanung bereits so weit voraus.

Die Genehmigung beschleunigen können Sie, indem Sie sich um eine konzertierte Urlaubsplanung und geeignete Urlaubsvertretung kümmern.

Was passiert, wenn der Chef nicht reagiert?

Es ist ein Mythos, dass der Urlaubsantrag als angenommen gilt, falls der Arbeitgeber auf den Antrag nicht antwortet. Zur Gültigkeit benötigen Sie IMMER eine Genehmigung des Chefs! Solange Sie keine Antwort haben, gilt der Urlaub als abgelehnt.

Lesetipp: Kostenlose Urlaubs-Checkliste

Wann kann ein Urlaubsantrag abgelehnt werden?

Grundsätzlich sollen Arbeitgeber die Urlaubswünsche von Mitarbeitern berücksichtigen und wenn möglich erfüllen. Bedeutet: Ist der Urlaubsantrag formell korrekt gestellt, muss ihn der Arbeitgeber genehmigen. Aber: Keine Regel ohne Ausnahmen. Der Chef darf den Wunsch und Urlaubsantrag nach § 7 Absatz 1 des BUrlG in zwei Fällen verweigern:

  1. Vorrangige Urlaubswünsche anderer Kollegen
    Der Chef muss die Urlaubswünsche ALLER Arbeitnehmer berücksichtigen. Gerade in der Ferienzeit sind die Urlaubsanträge von Mitarbeitern mit schulpflichtigen Kindern zu bevorzugen. Ebenso können das Alter, die Dauer der Betriebszugehörigkeit und gewährte Urlaubstage im Vorjahr als Faktoren hinzugezogen werden. Beispiel: Wer im letzten Jahr viele Brückentage nehmen durfte, muss im kommenden Jahr anderen Kollegen den Vortritt lassen.
  2. Dringende betriebliche Gründe
    Dazu zählen etwa der Abschluss eines wichtigen Projekts, saisonale Hochphasen (zum Beispiel im Einzelhandel vor Weihnachten), Krankheitswellen oder Betriebsferien. In solchen Fällen darf der Arbeitgeber eine generelle Urlaubssperre verhängen oder einzelne Urlaubsanträge ablehnen.

Widerruf: Darf der Chef genehmigten Urlaub streichen?

Grundsätzlich gilt: Einmal genehmigter Urlaub darf auch bei plötzlich auftretendem Personalmangel nicht wieder einkassiert werden. Nur in besonders bedrohlichen Situationen für das Fortbestehen des Betriebes darf der Arbeitgeber genehmigten Urlaub widerrufen. Das sind aber seltene Ausnahmen. In dem Fall muss der Arbeitgeber alle Kosten erstatten, die durch die Stornierung einer Reise oder vorzeitige Rückreise entstehen.

Das durchzusetzen, ist zudem schwer. Einmal im Urlaub müssen Mitarbeiter nicht für den Arbeitgeber erreichbar bleiben – weder telefonisch noch per E-Mail. Sie müssen nicht einmal die Urlaubsadresse hinterlassen. Überdies hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass ein Rückruf aus bereits bewilligtem und angetretenem Urlaub nicht zulässig ist (Az.: 9 AZR 404/99 und 9 AZR 405/99). Umgekehrt darf ein Mitarbeiter seinen genehmigten Urlaub aber auch nicht verschieben, weil es am Urlaubsort regnet.

Kann ich selbst meinen Urlaubsantrag zurücknehmen?

Solange Sie vom Arbeitgeber keine Rückmeldung auf Ihren Urlaubsantrag bekommen haben, können Sie den Antrag zurücknehmen. Das gilt auch, falls die Zusage zu spät kommt und sich dadurch die Verhältnisse (am Urlaubsort) geändert haben. Zum Beispiel weil jetzt das Hotel oder alle Flüge ausgebucht sind. Erfolgt die Genehmigung des Urlaubsantrags jedoch rechtzeitig, ist sie für beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – verbindlich. Eine Änderung ist dann nur noch möglich, wenn der Vorgesetzte zustimmt.

Was passiert mit meinem Resturlaub?

Der gesetzliche Urlaubsanspruch gilt für das laufende Kalenderjahr. Bis zum Jahresende sollten Sie Ihren vollen Jahresurlaub genommen haben. Falls das nicht möglich ist – zum Beispiel, weil sie krank waren oder aus betrieblichen Gründen keinen Urlaub nehmen durften -, kann der Resturlaub auf das Folgejahr übertragen werden. Dieser angesparte Urlaub muss spätestens bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Anderenfalls verfällt er.

Entgegen irriger Annahmen, können Sie sich den Resturlaub nicht auszahlen lassen. Das widerspricht dem Erholungszweck. Urlaub ist keine Form der Vergütung. Die freie Zeit dient allein der körperlichen und psychischen Erholung. Das Urlaubsrecht sieht deshalb keinen finanziellen Ausgleich vor. Einzige Ausnahme: Im Falle einer Kündigung, bei der der Resturlaub nicht gewährt werden kann, muss dieser finanziell abgegolten werden (§ 7 Absatz 4 BUrlG).

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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