Workation: Dort arbeiten, wo andere Urlaub machen

Wer nur seinen Laptop und das Smartphone zum Arbeiten benötigt, ist theoretisch ortsungebunden: Er kann Workation in Anspruch nehmen. Das betrifft in der heutigen, digitalen Zeit mehr Arbeitnehmer, als man denkt. Egal, ob Informatiker, Blogger oder Designer – viele arbeiten zumindest zeitweise an ihren Lieblingsorten: Einige von ihnen in Ruhe zuhause, aber immer mehr auch dort, wo andere Urlaub machen, an schönen Orten rund um die Welt. Doch auch Unternehmen erkennen den Vorteil von Workation. Da drängt sich die Frage auf, ob und wie das ganze funktioniert…

Workation: Dort arbeiten, wo andere Urlaub machen

Definition: Was ist Workation?

Workation ist ein sogenanntes Hybrid-Wort, das sich aus den englischen Begriffen „Work“ und „Vacation“ zusammensetzt – also Arbeit und Ferien. Anders als bei dem Konzept von Work and Travel, bei dem die Selbsterfahrung junger Menschen durch das Bereisen der Welt und deren Finanzierung durch Gelegenheitsjobs, wie dem berühmten Kiwipflücken auf Neuseeland oder ähnliches, im Vordergrund steht, meint Workation das Ausüben einer Haupt-Tätigkeit an einem Ort, an dem andere Ferien machen.

Das kann für ein paar Tage, aber auch für ein paar Wochen oder unter Umständen für einen noch längeren Zeitraum sein. Gerade Freiberufler, deren Arbeit insbesondere digital zu erledigen ist und daher keine feste Anwesenheit an einem bestimmten Ort erfordert, nutzen die Möglichkeit, an fernen Traumorten wie Bali, den Seychellen oder Australien zu arbeiten. Viele entfliehen auch dem Winter, um ihren Lebensmittelpunkt während den kalten Monaten nach Mallorca oder den Kanaren zu verlegen.

Im Jahr 2020, in dem mehr und mehr Tätigkeiten ortsungebunden ausgeübt werden können und in denen man lediglich eine Erreichbarkeit per Smartphone und eine stabile Internetverbindung für seine Arbeit benötigt, nimmt aber auch die Nachfrage seitens von Unternehmen nach Workation immer mehr zu. So finden auch andere englische Begriffe wie Retreat (=Rückzug), Wireless Life (=Kabelloses Leben) und Hub (=Internationale Workationanbieter digitaler Innovationszentren) immer häufiger Eingang in unsere Sprache.

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Was steckt genau hinter Workation?

Bali statt Berlin, die Sonne von Mallorca anstatt dem nervigen Stau in NRW – das klingt zunächst reizvoll und nach dem Paradies auf Erden. Doch sollte man sich vergegenwärtigen, dass bei Workation immer noch das Wort Work, also das Arbeiten an erster Stelle steht.

Daher ist es an dieser Stelle deutlich von Urlaub zu unterscheiden. Workation wird daher auch meist von jungen, flexiblen Menschen betrieben, die keine Familie haben.

Der Workation-Anbieter Coconat hat genau diese Zielgruppe im Blick. Janosch Dietrich bietet mit seiner Firma die Nische, welche die großen Reiseanbieter noch nicht im Angebot haben: Reisen mit einer entsprechenden Infrastruktur zum Arbeiten. Je nach Bedarf verfügt er über ein breites Sortiment an Unterkünften in Deutschland, Europa und der restlichen Welt, die nicht nur eine erholsame Umgebung mit entsprechenden Freizeitangeboten aufweisen können, sondern auch zuverlässige und schnelle Internetverbindungen, sowie Büro- beziehungsweise Tagungsräume und technischem Support.

Das ist nicht nur für individuelle Arbeiter Freiberufler, Doktoranden oder digitale Nomaden wie zum Beispiel Blogger interessant. Auch kleinere Start-up-Unternehmen oder größere Firmen buchen für ihre Mitarbeiter Workation-Aufenthalte. Das Angebot ist vielfältig und richtet sich je nach Bedarf aus.

So buchen gerade kleinere Abteilungen von großen und mittelständischen Unternehmen des öfteren die eine oder andere Woche für ihre Strategie-Klausur oder eine Projektarbeit. Dabei zeigt sich, dass die Motive durchaus unterschiedlich sein können. Zum Beispiel um bei den Mitarbeitern…

  • Teambuilding und Zusammenhalt zu fördern,
  • neue Impulse und Eindrücke zu erzeugen,
  • die Konzentration zu schärfen,
  • Erholung und Entspannung zu gewährleisten.

Bei Workation-Aufenthalten lernen sich die Kollegen über einen mehrtätigen Zeitraum besser kennen und können sich somit auch eher aufeinander einstellen. Gerade für neu zusammengestellte Teams stellt solch ein Angebot eine gute Basis dar, um die gegenseitige Empathie zu fördern.

Zudem kommen sie mit neuen Eindrücken und anderen Menschen in Kontakt und sind nicht durch Alltagsangelegenheiten abgelenkt und gestresst. Freizeitangebote wie Ausflüge, Sport, Spa- und Wellness-Möglichkeiten, sowie gemeinsame Aktivitäten fördern zudem die Verbundenheit mit dem Arbeitgeber und ermöglichen es den Angestellten, aufzutanken und Kraft zu schöpfen.

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Angebot und Preise für Workation

Die Gestaltung der Workation ist selbstverständlich davon abhängig, in welcher Branche man arbeitet und ob man beispielsweise nur alleine als Selbstständiger einen ruhigen Platz zum Arbeiten sucht oder als Chef ein Angebot für seine Mitarbeiter einholen möchte.

Darüber hinaus stellt sich die Frage, wo, wann und wie lange die Workation stattfinden soll. Diese Punkte entscheiden selbstverständlich auch über den Preis. Zwei Wochen Bali sind nun einmal naturgemäß teurer als drei Tage Uckermark.

Daher sollte vor dem Einholen eines jeden Angebots klar die Frage stehen, was man mit der Workation erreichen möchte oder konkret:

  • Wer und wieviele nehmen an der Workation teil?
  • Welches Ziel wird mit der Workation verfolgt?
  • Welcher Zeitraum wird benötigt, um das Ziel zu verfolgen?
  • An welchem Ort ist dieses Ziel am besten zu erreichen?

So ist zum Beispiel ein Teambuilding-Event mit gemeinsamen Kochabenden oder dem Besuch eines Hochseilgartens sicher auch in Deutschland möglich. Für eine ausführliche Klausurtagung mit einer Neuausrichtung einer Abteilung, verbunden mit dem intensiven Kennenlernen der Kollegen im zwanglosen Kontext bietet sich hingegen eher ein längerer Aufenthalt im Süden am Meer an.

Auch die Jahreszeit spielt eine Rolle: nicht jeder ist in der Lage, sich bei über 30 Grad im Schatten ausreichend zu konzentrieren oder lässt sich beim Anblick eines Traumstrandes zu leicht ablenken.

Zudem muss rechtzeitig geklärt werden, welches Budget zur Verfügung steht und wer die Kosten übernimmt. So hat Coconat sowohl günstige Ferienwohnungen, Campingmöglichkeiten und Selbstversorger-Häuser als auch Luxuszimmer mit umfangreicher Vollverpflegung im Angebot. Die Preisspanne reicht somit von 25 Euro bis hin zu weit über 100 Euro pro Tag und Person.

Falls es einmal für eine längere Zeit weiter weg gehen soll, bietet zum Beispiel der Anbieter Hacker-Paradise mehrwöchige Aufenthalte in Südamerika, Bali oder Südafrika an. Vier Wochen kosten hier gut 1.800 Euro pro Person plus Flug.

Checkliste: So gelingt Workation

Wer die Möglichkeit hat, Workation umsetzen zu können, sollte auf einiges achten. Die Online-Psychologen, Expats, Auswanderer und Langzeitreisende Sarah Kistner und Klemens Lühr haben eine Checkliste erstellt, mit der sie eine Workation erfolgreich organisieren können:

  • Definieren Sie ein inhaltliches Ziel: An welcher Aufgabenstellung soll gearbeitet werden? Was soll innerhalb der Workation erreicht werden?
  • Klären Sie Arbeitszeiten: Nichts ist frustrierender als enttäuschte Urlaubserwartungen.
  • Einigen Sie sich auf Ort und Zeitdauer: Was ertragen meine Mitarbeiter? Was erträgt meine Firma und das Firmenkonto?
  • Wer kommt mit? Wenn die Abteilung zu groß ist, finden Sie eine inhaltliche Logik und Personalauswahl: nicht Sympathie, sondern Funktion entscheidet. Das schützt vor Neid.
  • Legen Sie Regeln für den Reiserücktritt und -abbruch fest und sprechen Sie über Notfallregelungen: Darf ich als Mitarbeiter abreisen, wenn zu Hause mein Kind Erkältung hat oder die Katze weggelaufen ist?
  • Suchen Sie eine entsprechende Unterkunft oder einen Anbieter aus und buchen Sie die Flüge.
  • Überprüfen Sie, welche Kunden und daheimbleibenden Kollegen über Ihren neuen Arbeitsort informiert sein müssen. Wäre schade, wenn ein dringendes Meeting die Workation vorzeitig beendet.
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Welche Probleme können bei Workation auftreten?

Viele Mitarbeiter, denen Workation von ihrem Betrieb verordnet wird, haben zunächst ein Problem mit der Auflösung der Trennung von Berufs- und Privatleben. Es stellen sich für sie die Fragen:

  • Gibt es in der Workation auch Zeiten, in denen ich nicht erreichbar sein darf?
  • Gilt die Zeit, die mit Kollegen verbracht wird, als Überstunden?
  • Welche Erwartungen haben Vorgesetzte an mein Verhalten und an die Ergebnisse?

Wer also für sein Team einen Workation-Aufenthalt bucht, sollte diese Fragen mit seinen Mitarbeitern im Vorfeld partnerschaftlich klären und sie bei der Planung mit ins Boot holen. Workation sollte niemals einen Zwang darstellen.

Gerade die Trennung zwischen Beruf und Privat sollte klar thematisiert werden. Oftmals sind sich weder Chef noch Mitarbeiter darüber bewusst, wie solch ein Aufenthalt auch dazu beitragen kann, sich gegenseitig unfair zu bewerten, nur weil man sich aufgrund unterschiedlicher Erwartungen im Vorhinein gegenseitig auf die Nerven gegangen ist. Klare Absprachen im Vorfeld sind daher unabdingbar.

Ein weiteres Problem könnte die steuerliche Behandlung der Kosten darstellen. Daher sollte auch im Vorfeld mit dem Steuerberater genau geklärt werden, ob und in welchem Ausmaß man die Workation absetzen kann. In den meisten Fällen ist es nämlich tatsächlich so, dass weder Reisekosten noch Unterkunft absetzbar sind.

Zu guter Letzt sollte die Frage geklärt sein, wie die Umsetzung und die Rückkehr in den Arbeitsalltag gelingt. Workation ist keine Szene aus einem Action-Film, nach der ein Schnitt erfolgt, sondern das Arbeitsleben geht weiter. Und da mit Workation immer auch ein Ziel verknüpft ist, sollte dahingehend auch der Transfer der Ergebnisse in die Praxis gewährleistet sein, da ansonsten der Sinn der Workation verfehlt sein dürfte.

[Bildnachweis: Aleksej Sarifulin by Shutterstock.com]
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6. März 2020 Tilman Schulze Autor: Tilman Schulze

Tilman Schulze arbeitet freiberuflich als Kommunikationstrainer, Coach und Mediator in Freiburg und Umgebung. Er ist Autor verschiedner Bücher.


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