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Workation: Definition, Anbieter + Voraussetzungen

Arbeiten am Meer, wo andere Urlaub machen? Das ist Workation – ein modernes Arbeitsmodell, das Arbeit und Urlaub verbindet. Viele Blogger, Coaches oder Webdesigner arbeiten bereits digital und ortsunabhängig im Ausland. Wir erklären, wie das Konzept funktioniert und worauf Sie beim „remoten“ Arbeiten in einer Workation rechtlich achten müssen…



Workation: Definition, Anbieter + Voraussetzungen

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Definition: Was ist Workation?

Workation verbindet flexibles Arbeiten, Reisen und Urlaub am Meer. Der Begriff ist ein Hybrid aus den englischen Wörtern „work“ (Arbeit) und „vacation“ (Urlaub) und beschreibt eine Arbeit wie im Homeoffice – mit dem Unterschied, dass Arbeitnehmer oder Selbstständige dieser an einem typischen Urlaubsort nachgehen.

Als Teil der New Work steht bei der Workation die Work-Life-Balance im Vordergrund: Arbeitsalltag und Ferien verschmelzen. Die Arbeit an einem schönen Ort kann für Mitarbeiter eine willkommene Abwechslung sein; für Teams eine Inspiration und für Unternehmer der Rahmen für beruflichen Austausch und neue Geschäftskontakte.

Bedeutung: Workation ist kein Work & Travel!

Bei „Arbeit und Urlaub“ denken manche sofort an Work and Travel, wobei junge Menschen die Welt bereisen und den Trip durch Gelegenheitsjobs vor Ort finanzieren. Eine Workation ist komplett anders: Hierbei gehen Sie weiterhin Ihrem Beruf nach – nur an einem anderen Ort oder suchen den Austausch mit Gleichgesinnten oder Experten der eigenen Branche.


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Wie lange dauert Workation?

Eine Workation kann wenige Tage oder mehrere Monate dauern. Viele entfliehen dabei dem Winter in Deutschland und verlagern ihren Lebensmittelpunkt während der kalten Monate zum Beispiel nach Spanien, in eine Finca auf auf Mallorca oder auf den Kanaren.

Die meisten Workations gehen nicht über den gesetzlichen Urlaub hinaus – dauern also maximal 6 Wochen. Verwandt mit der Workation ist zudem Bleisure Travel: Dabei wird an die Dienstreise der Erholungsurlaub angehängt.

Die Workation-Ziele müssen übrigens nicht zwangsläufig im Süden liegen: Ebenso eignen sich Locations an der Nord- oder Ostsee, im Schwarzwald, in Schweden, Norwegen oder Dänemark – gerade wenn Sie weniger heiße Temperaturen, aber umso schönere Natur suchen…

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Für wen eignet sich Workation?

Die ersten Workations richteten sich überwiegend an digitale Nomaden. Heute gibt es sie ebenfalls in Unternehmen, die Remote Work und Sabbaticals anbieten. Hauptzielgruppe sind aber nach wie vor:

• Blogger
Freelancer
Solopreneure
• Programmierer
Coaches
• Podcaster
• Texter, Grafiker
• Webdesigner
• SEO-Spezialisten
• Übersetzer

Workations sind ebenso für Angestellte möglich. Benötigt ihr Job keine Anwesenheit vor Ort, können sie – dank Digitalisierung und Telearbeit – ebenfalls eine zeitlang die Arbeit an Traumorten wie Bali, den Seychellen oder Australien erledigen. Natürlich nur mit Zustimmung des Chefs. Gleiches gilt für ganze Teams oder Familien, bei denen beide Partner zusammen den Arbeitsplatz verlagern.

Zu den Unternehmen, die ihren Mitarbeitern heute schon mehrere Tage Workation anbieten, gehören laut Wiwo zum Beispiel: Adidas, ENBW, Bosch, Henkel, SAP, Sixt, Otto Group, Allianz, Mercedes-Benz, Porsche oder Tchibo.

Wie läuft eine Workation ab?

Das Konzept der Workation klingt nach Quality Time in der Strandliege, Laptop aufklappen, loslegen… Bei Ablauf und Gestaltung gibt es aber mehr Optionen: In der einfachsten Form machen Sie weiterhin das, was Sie auch im Büro tun würden – nur an einem deutlich schöneren Ort. Häufiger werden Workations heute für Workshops, Weiterbildungen oder Konferenzen genutzt. Die Präsentationen können mal von allen Teilnehmern gehalten werden oder es wird extra ein Experte engagiert.

Gerade für Solo-Selbstständige ist das Event eine gute Gelegenheit, Kollegen der eigenen Branche zu treffen und sich mit ihnen auszutauschen – über Ideen oder Projekte. Gemeinsam unter Gleichgesinnten: Alle lernen und profitieren voneinander, ähnlich wie bei einer Mastermind-Gruppe. Bei diesen Brainstormings können erstaunliche Ergebnisse entstehen!!

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Workation Vor- und Nachteile

An einem tollen Ort arbeiten statt im tristen Büro? Klingt verlockend. Tatsächlich sprechen einige Vorteile für Workation. Es gibt aber ebenso Nachteile. Beide haben wir einander gegenübergestellt:

Vorteile

Nachteile

✚ Inspiration gewinnen
✚ Kreativität fördern
✚ Prozesse hinterfragen
✚ Motivation auffrischen
✚ Zufriedenheit finden
✚ Netzwerk ausbauen
✚ Teams formen
✚ (Mental) erholen
✚ Horizont erweitern
✚ Erfahrungen sammeln
✚ Work-Life-Balance verbessern
✖ Teuer, je nach Ziel
✖ Hoher Planungsbedarf
✖ Evtl. Visa nötig
✖ Technische Probleme
✖ Disziplin erforderlich
✖ Keine langen Zeiträume
✖ Nicht für jeden geeignet
✖ Work-Life-Blending
✖ Neid, Missgunst

Workation Machen Bedeutung Für Wen

Workation Voraussetzungen: Rechtlich richtig planen!

Eine Workation können Sie alleine planen und gestalten (Solo-Workation) oder mit dem Team und Arbeitgeber organisieren (Team-Workation). Ob Inspiration unter Palmen oder Teambuilding im Strandhaus am Meer: Bedenken und beachten Sie vor jeder Workation ein paar wichtige Punkte…

Planung

Die Planung ist das A und O einer erfolgreichen Workation. Gerade beim Arbeiten im Ausland sollten Sie an Flüge, Unterkunft oder Retreat, Verpflegung, Rückreise und Equipment denken. Zu letzterem gehören bei den meisten Laptop, Smartphone, Headset, Kabel, Adapter, evt. Stativ, Mikro und Licht. Es gibt allerdings auch Anbieter, die die komplette Planung übernehmen.

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Infrastruktur

Die wichtigste Voraussetzung für mobiles Arbeiten im Ausland ist eine stabile Internetverbindung bzw. ein leistungsfähiges WLAN sowie mobiler Telefonempfang. Das müssen Sie sicherstellen, um die Arbeitsabläufe dauerhaft nicht zu stören. Testen Sie auch, ob das WLAN für virtuelle Meetings (Zoom, Teams, etc.) sowie für den Upload größerer Dateien ausreicht.

TIPP: Je nach Job kann es sinnvoll sein, Zielländer zu wählen, deren Zeitzone nicht groß vom Heimatland abweicht. Sonst kann es bei der internationalen und interkontinentalen Zusammenarbeit zu Verzögerungen kommen.

Unterkunft

Da Sie bei der Workation Arbeit und Urlaub verbinden, sollten Sie bei der Unterkunft nicht am falschen Ende sparen. Je nach Klimazone sind Klimaanlage, Pool oder Strandnähe von Vorteil. Achten Sie ebenfalls auf kurze Entfernungen zu Supermärkten, Einkaufszentren oder Freizeitangeboten. Gerade für alltägliche Lebensmittel sind kurze Wege ein großes Plus für Unterkünfte im Ausland.

Visa

Einige Länder werben inzwischen gezielt digitale Nomaden an, erleichtern die Einreise für Workations und bieten hierfür spezielle Visa für einen entsprechenden Zeitraum an. Dennoch sollten Sie sich vorab bei den Botschaften und Konsulaten über die Einreisebestimmungen informieren. Ein Touristenvisum reicht häufig nicht aus, wenn Sie im Ausland weiterhin Ihrem Business nachgehen. Weitere Auskünfte kann auch die deutschen Botschaft im jeweiligen Zielland geben.

Versicherungen

Wer während der Workation sicher sein will, sollte sich rechtzeitig um einen ausreichenden Versicherungsschutz kümmern. Dazu gehören Unfall- und Auslandskrankenversicherung, ebenso Haftpflicht- und Diebstahlversicherung (über Hausrat abgedeckt?). Fragen Sie zusätzlich bei Ihrem Hausarzt nach, ob und welcher Impfschutz im Zielland erforderlich ist.

Bei einer Workation innerhalb der EU sowie in der Schweiz benötigen Arbeitnehmer eine A1-Bescheinigung, um den Versicherungsschutz nachzuweisen. Reisen Sie mit Zustimmung Ihres Arbeitgebers gilt das laut EU-Kommission als „Entsendung“. Bedeutet: Der Arbeitgeber kann die Workation im Rahmen einer Auslandsentsendung versichern.

Sozialversicherung beachten!

Für einen fortlaufenden Sozialversicherungsschutz gilt: Sie müssen den Hauptwohnsitz in Deutschland haben und erbringen dort auch 25 Prozent der Arbeitsleistung. Zudem darf die Workation nur einmalig oder unregelmäßig innerhalb der EU (in der Schweiz, Liechtenstein, Island oder Norwegen) stattfinden, wenn Sie weiterhin bei einem deutschen Arbeitgeber angestellt sind.

Steuern

Wer im Ausland und während der Workation Geld verdient, muss die Steuern im Blick behalten. Insbesondere Dauer und Art der Arbeit spielen dabei eine wesentliche Rolle. Wer länger als 183 Tage im Jahr im Ausland regulär arbeitet und Einkünfte erzielt (183-Tage-Regel), kann dort steuerpflichtig werden!

Arbeitszeiten

Frische Motivation durch Tapetenwechsel… Das ist vielleicht das stärkste Argument für eine Workation. Aber es ist eben auch kein Urlaub! Bei aller Flexibilität: Definieren Sie für sich (oder zusammen mit dem Arbeitgeber oder Kunden) klare Arbeitszeiten und wann Sie erreichbar sind. Sonst droht das Work-Life-Blending – und der Urlaubsaspekt geht verloren.

Finanzierung

Wenn Sie als Selbstständiger für eine Workation Ihren Arbeitsplatz verlagern, sollten Sie im Blick haben, dass sich manche Kosten verdoppeln: Miete und Unterhaltskosten zuhause laufen meist weiter, hinzu kommen Unterkunft, Mietwagen und Extras im Ausland. Auch eine professionell veranstaltete Workation von einem Anbieter kostet. Planen Sie hier ausreichend Puffer ein. Und achten Sie darauf, eine Kreditkarte mitzunehmen, die bei Abbuchungen im Ausland keine teuren Extra-Gebühren in Rechnung stellt.

Workation Voraussetzung Planung Checkliste

Workation organisieren: Welche Schritte sind nötig?

Sie sind an einem Ortswechsel interessiert und wollen die Verschmelzung von Arbeit und Urlaub ausprobieren? Dann gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Workation zu organisieren:

Workation selber planen

In dem Fall kümmern Sie sich komplett um den Tapetenwechsel – inklusive Reisebuchung, Unterkunft am Reiseort, Verpflegung, Telefon und Internet, Visa, Versicherungen, etc. Das kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Arbeitnehmer benötigen zusätzlich die Zustimmung vom Chef. Idealerweise fragen Sie Bekannte, die schon mal an einer Workation teilgenommen haben, nach deren Erfahrungen und Tipps.

Workation Anbieter

Inzwischen gibt es zahlreiche professionelle Workation-Anbieter, bei denen Sie die Auslandsreise als Gesamtpaket buchen können. Hierbei sparen Sie sich eine Menge Arbeit und Stress im Vorfeld – zahlen dafür aber mehr. Renommierte Workation Angebote finden Sie zum Beispiel bei:

Was kostet eine Workation?

Preise und Kosten einer Workation hängen stark von Faktoren wie Zielland, Jahreszeit, Unterkunft, Dauer und Anzahl der Teilnehmer und Workation-Inhalt ab. Die Preise reichen von 25 Euro bis zu 200 Euro pro Tag und Person. Ein Teambuilding-Event mit Kochabend oder Besuch im Hochseilgarten in Deutschland ist mit Sicherheit günstiger als eine Klausurtagung im Luxus-Ressort auf Mauritius.

Checkliste: So gelingt Workation

  • Ziel definieren
    Bevor Sie los- und umziehen: Machen Sie sich klar, was Sie während und mit der Workation erreichen wollen. Entsprechend ergeben sich daraus oft schon Zeitpunkt, Zielland und Dauer.
  • Arbeitszeiten klären
    Workation ist nicht nur Urlaub, sondern auch Job. Legen Sie dafür frühzeitig klare Arbeitszeiten fest – und ebenso einen festen Feierabend, damit Urlaub und Erholung beginnen können.
  • Voraussetzungen prüfen
    Beginnen Sie rechtzeitig mit Planung und Organisation – zum Beispiel von Visa, Versicherungen & co. Auch das Budget sollte ausreichend Puffer für Unvorhergesehenes bieten.
  • Teilnehmer klären
    Wenn Sie mit Gleichgesinnten oder Kollegen auf Workation gehen, überlegen Sie sich gut, ob das persönlich passt. Die Charaktere sollten harmonieren und alle komplementäre Ziele verfolgen.
  • Abbruch einkalkulieren
    Falls es nicht funktioniert: Haben Sie ebenso einen Notfallplan für einen vorzeitigen Abbruch oder Reiserücktritt. Ein Unfall oder eine plötzliche Erkrankung können immer passieren.
  • Kontakte informieren
    Bevor Sie endgültig Ihren Arbeitsplatz verlagern, informieren Sie Kunden, Kollegen oder Freunde und Familie über den neuen Arbeitsort und evtl. andere Arbeitszeiten.

Häufige Fragen zur Workation

Was ist eine Workation?

Workation ist eine hybride Arbeitsform, die Arbeit („work“) und Urlaub („vacation“) kombiniert. Dabei arbeiten Selbstständige oder Arbeitnehmer wie im Homeoffice – nur an einem schönen Ort, wo andere Urlaub machen. Häufig am Meer.

Wo kann man eine Workation machen?

Workation Ziele gibt es inzwischen überall – in Deutschland genauso wie in Spanien, Portugal, Italien sowie in Asien, auf Bali oder in Thailand. Allerdings sollten Teilnehmer bei der Wahl des Reiseziels unbedingt Faktoren wie Sicherheitslage, Infrastruktur (Internet), Zeitzone und medizinische Versorgung beachten.

Wie funktioniert eine Workation?

Bei der Workation arbeiten Sie im gewohnten Job weiter, nur an einem anderen Ort. Meist im Ausland. Workations können aber ebenso zum Teambuilding, Networking oder für Workshops und Weiterbildungen genutzt werden. Der Urlaubsort sollte dafür entsprechende Unterbringung und Angebote bieten.

Ist eine Workation rechtlich zulässig?

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern ebenfalls eine Workation für einen festgelegten Zeitraum anbieten. Rechtlich ist das zulässig. Allerdings sind dann unbedingt vorher Versicherungsschutz, Sozialversicherung und verbindliche Arbeitszeiten klar zu regeln.


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