Workation: Dort arbeiten, wo andere Urlaub machen

Ein Gastbeitrag von Sarah Kistner und Klemens Lühr

Digitales Arbeiten macht es möglich: Informatiker, Designer oder Blogger müssen längst nicht mehr an einem festen Ort arbeiten. Ob Szene-Café oder Coworking-Space: In deutschen Großstädten haben sich vielfältige Formen für ortsunabhängiges Arbeiten etabliert. Jetzt ist das Ausland dran: Workation heißt der Trend, der Arbeiten und Urlaub verbindet – meist mit warmen und exotischen Orten wie Thailand, Malaysia und Südafrika. Aber wie gelingt das?

Workation: Dort arbeiten, wo andere Urlaub machen

Definition: Was ist Workation?

Definition: Was ist WorkationIm Gegensatz zum bereits etablierten Konzept Work and Travel, bei dem die Urlaubsreise mit Gelegenheitsjobs an wechselnden Ort finanziert wird, gehen Menschen in einer Workation weiterhin ihrer festen Arbeit nach, allerdings an (Traum-)Urlaubsorten.

Im Gegensatz zur sogenannten Remote Work steht dabei die Verbindung von Arbeit und Urlaub im Vordergrund. Daher auch der Name und Begriff: Workation setzt sich aus den englischen Worten „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Ferien) zusammen. Ob als Freelancer oder als ganze Unternehmenseinheit: Ziel ist, an attraktiven Orten für eine begrenzte Zeit zu wohnen und zu arbeiten. Für wenige Tage bis hin zu Wochen oder gar Monaten.

Was sind die Motive für Workation?

Noch ist der Trend Workation neu. Der Markt professioneller Anbieter bleibt überschaubar. Die großen Reiseanbieter haben das „Coworking unter Palmen“ noch nicht im Sortiment.

Jedoch gibt es bereits einige kleine Anbieter, die neben einer gesicherten Infrastruktur mit schnellem Internet und gut ausgestatteten Büroräumen, auch Freizeitaktivitäten an erholsamen Orten ermöglichen.

Die Zielgruppe ist aber noch eher speziell. Meist sind es junge Menschen ohne Familie, dafür mit hohem Erlebnisinteresse. „Uns besucht eine bunte Mischung von Gästen: Startups, Doktoranten, Selbstständige und ab und zu Abteilungen von größeren Unternehmen“, sagt zum Beispiel Janosch Dietrich vom Workation-Anbieter Coconat. Je größer die Firma, desto kürzer die Aufenthalte, so seine Erfahrung.

Startups und kleine Projektteams bleiben gern mal eine Woche. Abteilungen von größeren Unternehmen verbringen selten mehr als drei Tage vor Ort. „Das hat dann eher den Charakter einer Strategieklausur. Die längste Zeit verbringen hier digitale Nomaden, Selbstständige oder Doktoranten, die an ihrer Abschlussarbeit schreiben“, sagt Dietrich.

Entsprechend variieren die Motive für eine Workation:

  • Teambuilding

    Bei Betriebsausflügen ist das nicht anders: Wenn Kollegen neben der Arbeit auch die Freizeit miteinander verbringen, lernt man sich anders und besser kennen. Gemeinsames arbeiten, wohnen, kochen – und dies für längere Zeit an einem besonderen Ort – das kann ein Team formen. Statt sich in erlebnispädagogische Aktivitäten zu stürzen, bietet eine Workation eine unverkrampfte Möglichkeit, den Alltag miteinander zu verbringen. Das kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn beispielsweise ein Team frisch zusammengesetzt ist oder sich auf eine neue Aufgabe einschwören muss.

  • Konzentration

    Wenn wir aus dem Büro gehen, erwartet uns in den wenigsten Fällen freie Zeit: Einkaufen, Familie, Steuererklärung – eigentlich ist immer etwas zu tun. Immer dann, wenn nach der Arbeit weitere Anforderungen bereitstehen, kann Freizeit statt Entspannung, auch Stress erzeugen. Wie im Urlaub hilft eine Workation, sich von den zeitraubenden Aufgaben des Alltags frei zu machen. So bietet Workation Arbeitszeit und REINE Freizeit (siehe nächster Punkt). Das fördert nicht nur die eigene Erholung, sondern setzt auch Kräfte und Konzentration für die Arbeit frei.

  • Entspannung

    Obwohl das Wort Workation mit Arbeit beginnt, kommt der Urlaubsteil nicht zu kurz. Neben intensiven Arbeitsphasen soll genug Zeit bleiben, um vom Alltag in Deutschland abzuschalten – und zwar an Traumorten. Zeit für Neues und Urlaubsgefühle – davon lebt der Trend zur Workation. Neben dem Erkunden auf eigene Faust, bieten professionelle Anbieter oft ein umfangreiches Rahmenprogramm an – von Städtetouren, Wellness und Kochen bis hin zum Abendprogramm mit Networking, FuckUpNights und natürlich Partys.

  • Impulse

    Workation heißt auch Auszeit vom klassischen Nine-to-Five-Job. Das soll festgefahrene Gedankengänge auflockern und zu neuen Sichtweisen animieren. Der Schreibtisch auf der luftigen Veranda oder am Pool bringt frischen Wind und sorgt wohlmöglich für neue Impulse und Ideen.

    Hinzu kommt der Austausch mit anderen Gästen in der lockeren Atmosphäre eines Coworking-Spaces. Gerade Menschen und Teams, die gewöhnlich allein tätig sind, können so vom fachlichen Austausch und dem Feedback anderer profitieren. Nicht selten entstehen im Rahmen einer Workation gemeinsame Ideen und Projekte, die anderswo nie zustande gekommen wären.

Kann es im Workation auch Probleme geben?

Ja. Durchaus. So attraktiv eine Workation auch klingt, so sehr birgt sie auch Herausforderungen, um die man wissen sollte – bevor aus der Idee ein konkreter Plan wird.

Ein offensichtlicher Konflikt ist etwa, die Trennung von Privatem und Beruflichem. Sonne, Strand, Palmen – das alles kann auch ungemein ablenken und verführen. Zudem wissen Kollegen und Kunden nicht wirklich wo man gerade ist. So entstehen Fragen, wie:

  • Wann darf ich NICHT erreichbar sein?
  • Wie berechnen sich Überstunden?
  • Haben Mitarbeiter und Vorgesetzte die gleichen Erwartungen an die Ergebnisse?

Hilfreich sind – wie so oft – klare Absprachen, die bereits vor der Workation getroffen werden.

Auch flache Hierarchien und gelebte Feedback-Kultur können Spannungen erzeugen. Ein konflikthaftes Gespräch mit Kollegen wiegt um so schwerer, je enger die Lebensumstände vor Ort sind. Oder wollten Sie gerne mit Ihrer Chefin über eine unfaire Bewertung sprechen, wenn Sie gleichzeitig mit ihr in einer WG leben? Auch wenn es nur auf Zeit ist, braucht es auch hier Absprachen und Regelungen.

Mit Blick auf arbeitsrechtliche Aspekte gibt es zum Thema Workation leider noch wenig zu sagen, da dieses Modell in den Kinderschuhen steckt und es schlicht an Erfahrungswerten fehlt. Somit ist dieses Projekt auch für Steuerberater noch innovativ. Ein zeitiger Austausch mit den entsprechenden Fachleuten kann vorab entlasten.

Eine besondere Herausforderung kann eine Workation natürlich auch für die Unternehmen und Arbeitgeber sein. Eine Workation wird einen gesetzten Familienvater im mittleren Alter vor deutlich größere Herausforderung stellen als einen ungebundenen Anfangzwanziger. Eine gute Moderation und ein offenes Klima sind wichtige Voraussetzungen, um unterschiedliche Bedürfnisse und Interessen zu vereinen.

Zentral ist zudem die Frage nach der Rückkehr in den Alltag, wenn zum Feierabend wieder jeder seiner Wege geht. Um einen guten Transfer der neu gewonnenen Produktivität und Schaffenskraft in den Alltag zu erreichen, lohnt es sich bereits früh über die Gestaltung genau dieser Phase Gedanken zu machen.

Gestaltung: So gelingt die Workation

Wo?

Fangen wir mit der offensichtlichsten Frage an: Wo möchte ich arbeiten?

Die Ortswahl ist nicht trivial. Je exotischer, desto mehr Überraschungen können bereitstehen. Klar, Entfernung (je weiter, desto teurer) und Zeitpunkt (günstig ist es neben und außerhalb der Saison) bestimmen die Reisekosten.

Über das Klima sollte man sich auch Gedanken machen: Nicht alle können bei 35 Grad oder wochenlangem Dauerregen gut arbeiten. Manch ein exotisches Reiseziel könnte bei konkreten Projektzielen auch zu viel Aufmerksamkeit kosten.

Und Selbstverständlichkeiten in Deutschland müssen nicht für andere Länder gelten. Wenn am Rechner irgendwas kaputt geht, sollte der nächste Technik-Support oder Amazon-Auslieferungspunkt nicht zwei Tagesreisen erfordern.

Wie teuer?

Wer sich eine Workation selbst organisieren möchte, kann außerhalb der Urlaubssaison in vielen Großstädten günstig unterkommen. Auch wenn man in attraktiven Orten nach preisgünstigen AirBnB-Wohnungen suchen muss, ist meist die Lebensader Internet und sonstige Infrastruktur selbstverständlich.

Bei professionellen Workation-Anbietern geht die Preisspanne weit auseinander. Im brandenburgischen Coconat kostet die Low-Budget-Version mit Selbstverpflegung und Zeltschlafplatz zum Beispiel 23 Euro pro Tag. Inklusive der Nutzung des Coworking-Spaces.

Wenn es mehr Komfort sein soll, ein eigenes Zimmer mit Bad und Vollpension, werden auch schon mal 80 Euro verlangt. Pro Tag!

Länger bleiben kann sich aber lohnen: Bei einem Aufenthalt von einem Monat gibt teils bis zu 40 Prozent Rabatt. Der Anbieter HackerParadise aus Singapur zum Beispiel bietet vier Wochen in Uruguay, Südafrika oder Bali für 2100 US-Dollar (umgerechnet rund 1820 Euro) an – zuzüglich der Flüge natürlich.

Wer zahlt den Spass?

Bislang können Reisekosten und Unterkunft noch nicht steuerlich abgerechnet werden. Für das Finanzamt ist diese Form des Arbeitens noch Neuland und wahrscheinlich eine Spur zu innovativ. Heißt: Privatleute und Unternehmen zahlen in der Regel alles selbst.

Immerhin: Startups, mittelständische Unternehmen und Konzerne haben meist ein Budget für Strategie-Klausuren ihrer Abteilungen. Dennoch: Workation passt (noch) kaum in eine Kategorie, weswegen die Finanzabteilungen beim Thema geldwerter Vorteil, schnell Budget-Grenzen einziehen.

Checkliste: Daran bitte denken!

Sie sind in leitender Position und denken, Workation ist das Richtige für Sie? Mit der folgenden Checkliste organisieren Sie eine erfolgreiche Workation:

  • Definieren Sie ein inhaltliches Ziel: An welcher Aufgabenstellung soll gearbeitet werden? Was soll innerhalb der Workation erreicht werden?
  • Klären Sie Arbeitszeiten: Nichts ist frustrierender als enttäuschte Urlaubserwartungen.
  • Einigen Sie sich auf Ort und Zeitdauer: Was ertragen meine Mitarbeiter? Was erträgt meine Firma und das Firmenkonto?
  • Wer kommt mit? Wenn die Abteilung zu groß ist, finden Sie eine inhaltliche Logik und Personalauswahl: nicht Sympathie, sondern Funktion entscheidet. Das schützt vor Neid.
  • Legen Sie Regeln für den Reiserücktritt und -abbruch fest und sprechen Sie über Notfallregelungen: Darf ich als Mitarbeiter abreisen, wenn zu Hause mein Kind Erkältung hat oder die Katze weggelaufen ist?
  • Suchen Sie eine entsprechende Unterkunft oder einen Anbieter aus und buchen Sie die Flüge.
  • Überprüfen Sie, welche Kunden und daheimbleibenden Kollegen über Ihren neuen Arbeitsort informiert sein müssen. Wäre schade, wenn ein dringendes Meeting die Workation vorzeitig beendet.

Es muss übrigens nicht immer Bali oder Mallorca sein: Janosch Dietrich bietet seine Workation in der Natur der brandenburgischen Mittelmark an. „Dieser Sommer war super. Momentan arbeiten wir an Besprechungsräumen auf dem Fluss und Baumhäusern für Unterkünfte.“ Urlaub in Deutschland? Warum nicht?!

Über die Autoren

Sarah Kistner und Klemens Lühr beraten als Online-Psychologen Expats, Auswanderer und Langzeitreisende.

[Bildnachweis: by Shutterstock.com]
13. Oktober 2018 Autor: Redaktion

Dieser Artikel wurde von der Redaktion lediglich bearbeitet und minimal redigiert, um ihm dem Redaktionssystem anzupassen. Verantwortlich für den Inhalt und die Richtigkeit der darin gemachten Aussagen und Links ist allein der genannte (Gast)Autor.

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