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Definition: Was ist mobiles Arbeiten?
Mobiles Arbeiten ist ein modernes Arbeitskonzept, bei dem Mitarbeiter ortsunabhängig und ohne festen Arbeitsplatz ihren Beruf ausüben. Sie müssen nicht (jeden Tag) ins Büro oder an einen vereinbarten Ort, sondern können frei entscheiden, von wo aus sie arbeiten. Das können der heimische Schreibtisch, ein Coworking Space, ein Café, der Stadtpark oder der Strand in einem anderen Land sein.
Mobiles Arbeiten und Homeoffice: Der Unterschied
Beide Arbeitsmodelle – mobiles Arbeiten und Homeoffice – werden oft synonym verwendet. Doch es gibt einen Unterschied: Bei einer Homeoffice-Regelung arbeiten Mitarbeiter ausschließlich zuhause, in den eigenen vier Wänden. Der heimische Schreibtisch gilt als fester Arbeitsplatz und wird auch arbeitsrechtlich so behandelt. Mitarbeiter sind eben nicht mobil, sondern an einen stationären Arbeitsplatz gebunden – auch wenn dieser außerhalb des Unternehmens liegt.
Beim mobilen Arbeiten gibt es keinen festen Arbeitsplatz. Es ist eine Form der Telearbeit und damit deutlich flexibler.
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Mobiles Arbeiten: Gibt es ein Recht für Arbeitnehmer?
In Deutschland gibt es keine gesetzliche Regelung für den Anspruch auf mobiles Arbeiten. Mitarbeiter haben somit keinerlei Recht darauf und können es vom Arbeitgeber auch nicht einfordern. Der Wunsch kann allerdings jederzeit geäußert und mit dem Vorgesetzten besprochen werden. Am Ende liegt die Entscheidung aber allein beim Unternehmen und beruht auf Freiwilligkeit.
Ein Anspruch kann sich höchsten aus einem Tarifvertrag oder einer gültigen Betriebsvereinbarung ergeben. Fehlt hier eine Regelung, bleibt nur die Vereinbarung im individuellen Arbeitsvertrag.
Die häufigsten Fragen zum mobilen Arbeiten
Homeoffice beschreibt die Arbeit in der eigenen Wohnung – in einem festen Büro zuhause, einem Schreibtisch im Wohnzimmer oder einer anderen Arbeitsgelegenheit in den heimischen vier Wänden. Es handelt sich um einen festgelegten Arbeitsplatz. Mobiles Arbeiten beschreibt die flexible Wahl eines Arbeitsplatzes und kann von überall erfolgen. Sie können mobil aus einem Café, während einer Zugfahrt oder auch im Ausland arbeiten.
In Reinform ist mobiles Arbeiten ein ortsungebundenes Arbeitsmodell, bei dem Mitarbeiter frei wählen können, von wo aus sie tätig sein möchten. In der Praxis gibt es aber viele Variationen und Abwandlungen. Diese werden zwar oft auch als Mobilarbeit bezeichnet, enthalten aber Einschränkungen und Ortsbindungen.
Es gibt keine allgemeinen Vorgaben für die Dauer von mobiler Arbeit. Entscheidend ist die Vereinbarung mit dem Arbeitgeber. Manche Arbeitsplätze können zu 100 Prozent mobil sein, bei anderen muss zumindest ein Teil der Arbeit am stationären Arbeitsplatz des Unternehmens erfolgen.
Unternehmen können die Kosten für Arbeitsmittel und technische Gerätschaften übernehmen, die für das mobile Arbeiten benötigt werden. Gerade mit Hinblick auf den Datenschutz kann dies sinnvoll sein. Ob ein Anspruch auf die Kostenerstattung besteht, wenn ein Mitarbeiter die Anschaffungen selbst zahlt, muss im Einzelfall geklärt werden.
Mobiles Arbeiten ist ebenso wie eine Tätigkeit im Homeoffice versichert. Kommt es bei der Ausübung des Jobs zu einem Unfall, besteht Versicherungsschutz, wenn der Unfall bei der Ausübung des Berufs passierte. Ob dies der Fall ist, muss je nach Situation geprüft werden.
Mobiles Arbeiten im Ausland: Ist das erlaubt?
Dort arbeiten, wo andere Urlaub machen… Mobiles Arbeiten kann das ermöglichen. Einen Anspruch darauf gibt es aber nicht. Der Chef muss zustimmen. Auch wer seine Tätigkeit problemlos digital an jedem Ort erledigen könnte, brauchen Sie vorher die ausdrückliche Erlaubnis vom Arbeitgeber. Das gilt auch dann, wenn Sie schon im Inland mobil arbeiten dürfen. Daraus leitet sich nicht automatisch die Erlaubnis für mobiles Arbeiten im Ausland ab.
Der Grund dafür liegt auch im Steuerrecht. Innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz brauchen Sie eine A1-Bescheinigung als Nachweis über die Sozialversicherung im Heimatland. Beachten Sie zudem die 183-Tage-Regelung: Wer weniger als 183 Tage pro Jahr im Ausland arbeitet und das Gehalt von einem in Deutschland ansässigen Unternehmen bezieht, bleibt hier steuerpflichtig. Ansonsten müssen die Steuern eventuell im Ausland bezahlt werden.
Vor- und Nachteile bei mobiler Arbeit
Nicht in jedem Job ist mobiles Arbeiten möglich, wenn beispielsweise Personal während der Arbeitszeit vor Ort benötigt wird. Müssen etwa Kunden im Geschäft persönlich betreut werden, bringt es nichts, wenn die gesamte Belegschaft mobil arbeitet. In vielen Berufen und Teams ist die Umsetzung aber möglich. Ob es am Ende durchgeführt wird, liegt in der Abwägung der Vor- und Nachteile.
Das sind die Vor- und Nachteile für die Mitarbeiter und Unternehmen, wenn mobiles Arbeiten ermöglicht wird:
Vorteile für Mitarbeiter
- Flexibilität
Der offensichtlichste Vorteil für Mitarbeiter ist die Flexibilität. Es gibt keinen festen Arbeitsplatz, also können Sie immer von dort arbeiten, wo es Ihnen gerade am besten passt. - Work-Life-Balance
Eng verbunden mit der freien Gestaltung ist eine bessere Work-Life-Balance. Sie können die Arbeit an Ihre Bedürfnisse anpassen und ein besseres Gleichgewicht schaffen. - Motivation
Mobile Mitarbeiter – ob im Homeoffice oder an einem anderen Arbeitsort – zeigen oft eine höhere Motivation. Aufgaben und Projekte werden mit hoher Leistungsbereitschaft umgesetzt. - Zufriedenheit
In der Summe führen die Vorteile in vielen Fällen zu insgesamt mehr Zufriedenheit mit der eigenen beruflichen Situation. Viele Arbeitnehmer wünschen sich die Möglichkeit zur freieren Gestaltung und sind glücklich, wenn ihr Arbeitsplatz diese Chance bietet.
Nachteile für Mitarbeiter
- Überstunden
Studien und Umfragen zeigen immer wieder, dass Arbeitnehmer beim mobilen Arbeiten und auch im Homeoffice länger arbeiten. Überstunden sind nicht die Ausnahme, sondern können zur Regel werden. - Verschmelzung
Je flexibler die Gestaltung von Arbeitsort und -zeit, desto häufiger die Verschmelzung von Berufs- und Privatleben. Es wird nicht mehr unterschieden, wann Arbeitszeit ist und wann Sie eigentlich Freizeit haben. - Überlastung
Durch die Mehrarbeit kann es leichter zu einer Überlastung kommen. Ein fehlender Feierabend und keine ausreichende Trennung zwischen Job und Beruf sind Risikofaktoren für stressbedingte Erkrankungen. - Selbstorganisation
Für mobiles Arbeiten müssen Sie sich besser organisieren als an einem festen Arbeitsplatz. Wollen Sie die Möglichkeiten ausnutzen, müssen Sie planen, wo Sie arbeiten und ob dort die nötigen Rahmenbedingungen erfüllt sind.
Vorteile für Unternehmen
- Employer Branding
Da die Möglichkeit bei Mitarbeitern so beliebt ist, können Unternehmen mit dem Angebot eines mobilen Arbeitsmodells das Employer Branding stärken. So können Top-Talente angelockt und Mitarbeiter gebunden werden. - Kosten
Es müssen weniger stationäre Arbeitsplätze geschaffen werden, wenn ein Teil des Personals mobil arbeitet. Das verringert die Kosten für Unternehmen und kann zu deutlichen Einsparungen führen. - Eigeninitiative
Durch das Vertrauen, das Mitarbeitern beim mobilen Arbeiten entgegengebracht wird, steigt die Eigeninitiative. Es werden mehr eigene Vorschläge gemacht und Ideen umgesetzt. - Leistung
Insgesamt ist die Leistungsbereitschaft beim mobilen Arbeiten sehr hoch und es kommt oft zu besseren Ergebnissen. Mitarbeiter hängen sich besonders ins Zeug – auch um zu zeigen, dass ihre Arbeit nicht unter der ortsunabhängigen Tätigkeit leidet.
Nachteile für Unternehmen
- Kommunikation
Trotz vieler digitalen Möglichkeiten ist die Kommunikation beim mobilen Arbeiten schwieriger und oft langsamer. Den Büronachbarn direkt zu fragen, ist eben doch etwas anderes, als ein Team, das an 5 verschiedenen Standorten arbeitet. - Wir-Gefühl
Das Wir-Gefühl und der Zusammenhalt innerhalb eines Teams kann schwächer ausfallen, wenn die Kollegen mobil arbeiten. Der Kontakt zueinander ist weniger persönlich und der Teamgeist ist nicht so ausgeprägt. - Arbeitsrecht
Beim mobilen Arbeiten gibt es einige Vorgaben aus dem Arbeitsrecht, die eingehalten werden müssen. Arbeitgeber haben hier verschiedene Pflichten und müssen bei Verstößen mit Konsequenzen rechnen – mehr zu den Pflichten im nächsten Abschnitt.
Download: Leitfaden zum Homeoffice
Mobiles Arbeiten: 3 arbeitsrechtliche Regelungen
Eine wichtige Voraussetzung ist die klare Erlaubnis zur mobilen Arbeit vom Unternehmen, die schriftlich festgehalten werden sollte. In einem Zusatz zum bestehenden Arbeitsvertrag können die Rahmenbedingungen und Details der Regelung geklärt werden. Doch ist das nicht alles: Es müssen mehrere arbeitsrechtliche Regelungen berücksichtigt und eingehalten werden, wenn mobiles Arbeiten eingeführt wird.
⚖ Arbeitsschutz
Egal, von wo aus Mitarbeiter ihrer Tätigkeit nachgehen, es gilt weiterhin das Arbeitsschutzgesetz. Arbeitgeber sind weiterhin in der Pflicht, mögliche Gefahren für die eigenen Mitarbeiter zu beurteilen, den Mitarbeiter zu unterweisen und falls nötig Maßnahmen zum Arbeitsschutz zu ergreifen.
⚖ Arbeitszeit
Beim ortsunabhängigen Arbeiten ist es für Vorgesetzte schwerer zu kontrollieren, doch müssen weiterhin die Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz eingehalten werden. Die Höchstarbeitszeit pro Tag liegt bei 8 Stunden, kurzfristig dürfen Angestellte bis zu 10 Stunden am Tag arbeiten, wenn innerhalb von sechs Monaten ein Ausgleich stattfindet und der Durchschnitt von 8 Stunden täglich wieder hergestellt wird.
Arbeitgeber müssen zudem dafür sorgen, dass regelmäßige Ruhepausen gemacht sowie die Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen eingehalten werden.
⚖ Datenschutz
Wenn Mitarbeiter mobil arbeiten, muss auf den nötigen Datenschutz geachtet werden. Nutzen Arbeitnehmer beispielsweise personenbezogene Daten, muss sichergestellt werden, dass diese nicht nach außen gelangen. Es braucht die entsprechende Verschlüsselung und Systeme, die geschützt sind. Welche Maßnahmen zum Datenschutz notwendig sind, lässt sich aber nicht pauschal sagen.
Mobiles Arbeiten einführen: In 5 Schritten
Trotz möglicher Nachteile und einigen Aspekten, die beachtet werden müssen, kann sich mobiles Arbeiten als sinnvolles Konzept in Unternehmen beweisen. Wollen Arbeitgeber die Möglichkeit schaffen, können diese 5 Schritte helfen:
- Mitarbeiter einbeziehen
Mobiles Arbeiten betrifft letztlich die Angestellten – also sollten diese auch von Anfang an in den Prozess einbezogen werden. Vorgesetzte sollten erfragen, wie groß das Interesse an einem solchen Konzept ist und welche Vorstellungen die Mitarbeiter davon haben. - Rechtliche Situation klären
Bevor die Umsetzung überstürzt wird, müssen Unternehmen die rechtliche Situation klären. Wie soll beispielsweise der Datenschutz gewährleistet werden, welche Maßnahmen sind zur Arbeitszeiterfassung und dem Arbeitsschutz notwendig? Je früher dies geregelt ist, desto besser. - Rahmenbedingungen definieren
Um Unklarheiten zu vermeiden, sollten alle Rechte und Pflichten sowie die Rahmenbedingungen für das mobile Arbeiten klar definiert werden. In welchem Ausmaß ist es möglich? Was sind die Arbeitszeiten? Welche Voraussetzungen müssen die Arbeitsplätze erfüllen? Wie findet die interne Kommunikation statt? Muss der Mitarbeiter seinen jeweiligen Standort vorzeitig ankündigen? Alles, was im Vorfeld geklärt ist, bringt später keinen Ärger. - Vereinbarung aufsetzen
Zur Absicherung für beide Seiten sollte die Vereinbarung schriftlich festgehalten und als Ergänzung zum Arbeitsvertrag unterschrieben werden. So können die Details und Einzelheiten schriftlich vereinbart werden. - Kontrollen durchführen
Schon zu Beginn sollte geklärt werden, wie und wann die Kontrolle des neuen Arbeitsmodells stattfindet. Das können beispielsweise regelmäßige Mitarbeitergespräche sein. Zentrale Frage sind: Funktioniert das ortsunabhängige Arbeiten wie von beiden Seiten gewünscht? Stimmen die Ergebnisse? Sind die Mitarbeiter weiterhin zufrieden mit der Regelung?
Mobiles Arbeiten Steuer: Kann man es absetzen?
Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern beim mobilen Arbeiten nicht zwangsläufig die benötigte technische Ausstattung zur Verfügung stellen. Wird ein neuer Laptop benötigt, müssen Angestellte diesen oder anderes Equipment möglicherweise selber zahlen. Bei den Kosten stellt sich auch die Frage: Wie wird mobiles Arbeiten bei der Steuer behandelt?
Wenn Sie im Homeoffice arbeiten, können Sie eine Pauschale von 6 Euro pro Tag (maximal 1.260 Euro im Jahr) von der Steuer absetzen. Beim mobilen Arbeiten kann dies jedoch anders aussehen, da Sie keinen Teil Ihrer Wohnung für eine berufliche Tätigkeit nutzen. In diesem Fall können Sie möglicherweise nur die Kosten für Arbeitsmittel und Equipment absetzen, die Sie für Ihren Beruf gekauft haben. Wir empfehlen aber in jedem Fall, dass Sie sich von einem Steuerberater informieren lassen.
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