Coworking Space: Tipps fürs Coworking

Definition: Was ist ein Coworking Space?

Platt übersetzt könnte man einen Coworking Space als Platz oder Ort der Zusammenarbeit bezeichnen. Aber das trifft den Kern der Sache nicht so ganz, denn ein wesentliches Merkmal des Coworking Spaces ist, dass dort Menschen der digitalen Arbeitswelt aufeinandertreffen, die sonst wenig Berührungspunkte haben und eben nicht für ein und dasselbe Unternehmen arbeiten.

Einer Definition des Fraunhofer-Instituts zufolge bezeichnet Coworking (teilweise auch Co-Working geschrieben)…

das flexible Arbeiten voneinander weitgehend unabhängiger Wissensarbeiter an einem gemeinsamen, institutionalisierten Ort. Das hierarchiefreie soziale Netzwerk ermöglicht dabei für die Beteiligten vielfältige Kooperationsvorteile.

Viele vermuten den Ursprung in Amerika, genauer, dem Silicon Valley. So ganz exakt lässt sich das nicht mehr sagen – erste Vorläufer von Coworking Spaces gab es bereits mit diversen Hacker-Clubs Mitte der Neunziger in Berlin, einer der Gründer- und Start-up-Metropolen Europas.

Erstmals als Coworking Space deklariert wurde 2002 die „Schraubenfabrik“ in Wien und 2005 das „Spiral Muse“ in San Francisco. Seitdem erfreut sich diese Arbeitsform ungebrochener Beliebtheit. Das Online-Magazin Deskmag schätzt die Zahl der Coworking Spaces bis Ende 2018 in Deutschland auf 540 mit 40 000 Mitgliedern (Vergleich zum Vorjahr: 460 Coworking Spaces mit 31 000 Mitgliedern).

Weltweit betrachtet wird von 19.000 Coworking Spaces mit rund 1,7 Millionen Mitgliedern ausgegangen. Man kann also von einem weltweiten Trend sprechen, der mit Sicherheit noch weiter steigen wird.

Stark genutzt werden Coworking Spaces vor allem von Freelancern, Start-ups und digitalen Nomaden. Denn dort finden sie meist alles, was sie brauchen:

• Büromöbel wie Schreibtisch und Bürostuhl
• Wlan, Drucker
• Büroküche nebst Kaffeetassen
• Spezielle Räume für Kundengespräche, Meetings, Video-/Podcastaufnahmen

Das alles ist gegen eine Tages-, Wochen- oder Monatsgebühr inklusive Reinigung meist rund um die Uhr zugänglich.

Zudem unterscheidet bei einem Coworking Space zwischen zwei Modellen:

• Flex-Desk
  Dieser ist in der Regel günstiger. Dafür hat man keinen festen Arbeitsplatz mit abschließbarem Schrank, sondern nimmt immer den Platz, der gerade frei ist.
• Fix-Desk
  Bei einem Fix-Desk hat man die Möglichkeit, jedes Mal den gleichen Platz zu bekommen. Dies hat den Vorteil, dass man seine Unterlagen dort einschließen und sich den Arbeitsplatz entsprechend gestalten kann, ist jedoch auch teurer.

Risiken und Tipps beim Coworking

So viele Vorteile die Arbeit im Coworking Space auch bietet, so bringt sie doch auch einige Nachteile und/oder Risiken mit sich. Das gilt vor allem für Freelancer und Arbeitnehmer, die viel mit Kundendaten arbeiten, sich regelmäßig mit Kunden austauschen oder viel mit sensiblen Daten zu tun haben.

Neben den technischen Aspekten des Datenschutzes spielt hier auch die menschliche Facette eine Rolle. VPNs, Verschlüsselung und andere Techniken können die Sicherheit von Daten nicht garantieren, wenn Coworker mit diesen nicht sorgsam umgehen, den Laptop beispielsweise grundsätzlich schließen, wenn sie ihren Arbeitsplatz verlassen und sich ähnliche Routinen angewöhnen.

Vor allem Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter vor der Arbeit im Coworking Space daher entsprechend schulen. Ein Bewusstsein für Datenschutz und die Sensibilität von Informationen lässt sich nicht durch technische Maßnahmen ausgleichen.

Ein weiteres Risiko könnte das Erscheinungsbild gegenüber Kunden sein. In den wenigsten Coworking Spaces ist es möglich, ruhige Orte zur jeweils passenden Zeit zu finden, selbst wenn Besprechungsräume vorhanden sind. So könnte der Eindruck entstehen, dass Sie als Geschäftspartner nicht ernst genommen werden.

Coworking auf Mallorca: Ein Interview mit Doris Schuppe

Wenn doch durch Clouds der Zugriff auf die Arbeitsinhalte möglich ist und ohnehin keine Bindung an einen festen Arbeitsplatz besteht: Warum eigentlich in Deutschland arbeiten, wenn man genauso gut die mallorquinische Sonne genießen könnte? Warum nicht arbeiten, wo andere Urlaub machen? Doris Schuppe hat genau das verwirklicht und lebt inzwischen seit fast drei Jahren in Santanyí im Südosten Mallorcas.

In ihrem Coworking Space Rayaworx können auch andere in den Genuss der Kombination aus Arbeit und dem Leben auf Mallorca kommen – egal ob sie nur für eine Woche auf der Insel sind und nebenbei arbeiten müssen, für einen längeren Zeitraum vor Ort sind oder ganz auswandern wollen.

Wir haben mit Doris Schuppe über das Auswandern an sich und das Coworking auf Mallorca gesprochen und dabei nicht nur Einblicke gewonnen, sondern auch einige Tipps und Erfahrungsberichte aus erster Hand erfahren:

Frau Schuppe, was war zuerst da: Der Wunsch auszuwandern oder die Idee, ein Coworking Space zu eröffnen?

Bei mir lief das parallel – entweder wäre ich in München stärker ins Coworking als Community Manager eingestiegen oder eben woanders, da mein Mann und ich seit ein paar Jahren überlegten, ob wir uns noch einmal größer verändern. Sprich: in ein anderes Land gehen. Wenn, dann südlich von München, war der Wahlspruch.

Coworking weil ich bereits seit 2009 von der Idee des neuen zusammen tätig sein so begeistert war, dass ich mit anderen Interessierten in Cafés, Bars oder Restaurants mit Wlan arbeitete, bevor im Mai 2010 der erste Münchner Space in Westschwabing entstand.

Warum ist es am Ende Mallorca geworden?

Wir haben Mallorca erst durchs Coworking entdeckt als ich ein Enduro-Training (Anm. d. Red: Gelände-Motorrad) buchen wollte. Da hatte ich die Wahl zwischen Kieswerk in Süddeutschland und Mallorca. Im Space tönte ich, dass ich auf der Insel wohl Slalom um Feiernde zu fahren habe, um dann von der Coworking-Chefin den Kopf gewaschen zu bekommen: Sie fährt nämlich schon seit Jahren zum Training mit anderen Rennradbegeisterten nach Mallorca.

In zwei Motorradferien auf der Insel lernten wir viele versteckte Ecken kennen – und waren verliebt. Von der Vielfalt, von dem Pace, von den Bergstraßen ohne Campingmobile, wie wir sie in den Alpen zunehmend antreffen. Naja, wie leider gewohnt war im Urlaub trotz WLAN-Buchung an plötzliches Arbeiten als Selbständige nicht zu denken, so löchrig war die Verbindung. Da kam dann eins zum anderen.

Aller Anfang ist bekanntlich schwer. Wie wurden Sie auf Mallorca aufgenommen?

Wie alle Neuen: mit Wohlwollen und Abwarten. Die Bevölkerung in unserem Ort hat schon so einige Neuankömmlinge kommen und auch wieder gehen sehen. Besonders auf ein so neues und innovatives Thema wie Coworking an einem schönen Flecken der Insel hat außer den unmittelbar Nutzenden erst einmal kaum jemand gewartet.

Das heißt…?

Es gilt hier wie fast überall: Wer sich auf die Umgebung einlässt und sich für sie interessiert, dem öffnen sich auch Möglichkeiten und vor allem die Menschen. Und natürlich dauert das alles seine Zeit.

Woran sollten Deutsche unbedingt denken, die nach Mallorca auswandern wollen? Gerade für diejenigen, die von der Insel aus arbeiten wollen.

Für uns war wichtig: Können wir von der Insel aus ganzjährig zu vertretbaren Preisen nach Deutschland und in andere Städte Europas fliegen, wenn es unsere Aufträge erfordern? Denn wichtig ist, die Kundenbasis zu erhalten. So passt es perfekt, wenn jemand nach Mallorca zieht und per Laptop und Internet für deutsche Auftraggeber arbeiten kann. Dann muss (nur) eine zuverlässige Online-Anbindung gefunden werden, und die Projekte gehen weiter.

Kleiner Tipp: Wer als Freelancer umzieht, überwiegend von der Insel aus tätig ist und hier versteuert wird, ist dann auch aus der aktuell hoch wogenden Welle der Scheinselbständigkeit heraus. Die mit Unternehmen in Spanien erzielbaren Honorare sind niedriger als es in Deutschland der Fall ist. In der persönlichen Kalkulation sollte berücksichtigt werden, dass die Lebenshaltungskosten auf Mallorca für eine Insel typisch etwas höher sind – nicht mit Festland-Spanien zu vergleichen!

Und wie wichtig ist es, die Sprache zu beherrschen? Mallorca ist schließlich als Insel der Deutschen bekannt und im Fernsehen gibt es immer wieder Geschichten von Auswanderern, die sich auf den Weg machen, ohne auch nur ein Wort Spanisch zu sprechen.

Spanisch sollte gelernt werden. Es erleichtert einfach jede Menge und sei es nur, um zu verstehen, was uns jemand sagen möchte, oder um die offiziellen Ankündigungen lesen zu können. Es hilft, sich das Ganze andersherum vorzustellen, wenn ein Spanier nach Deutschland kommt: Wer spricht in Deutschland schon Spanisch?

Je näher jemand an Palma dran leben möchte, umso mehr kommt man mit Spanisch und Englisch gut zurecht. Bei uns im ländlichen Raum ist es so, dass die lokale Sprache Catalàn oder konkreter Mallorquín vorherrscht. Mit Spanisch und Französisch im Gepäck kann ich glücklicherweise Vieles lesen, was mein Rathaus in ausschließlich katalanischer Sprache kommuniziert.

Wenn Sie auf die bisherige Zeit zurückblicken, mit welchen Schwierigkeiten und Hindernissen hatten Sie zu kämpfen?

Schwierig war es, bis wir den Platz für unseren Coworking Space gefunden hatten und ans Einrichten gehen konnten. Seither haben wir einen neuen Treffpunkt in unserem Dorf geschaffen, in dem viele Informationen ausgetauscht und neue Kontakte geknüpft werden. Die vielen Freunde und Bekannte nimmt man ja nicht mit auf die Insel. Wer mit Kindern umzieht hat sicher einen ganz anderen Einstieg. In unserer Situation war Geduld wichtig.

Und sich nicht gleich ausgeschlossen fühlen, wenn plötzlich ein Fest gefeiert wird, zu dem wir nicht eingeladen wurden. Besonders in kleineren Orten ist es so, dass die Menschen wichtige Termine im Kopf haben. Aus der Gewohnheit heraus denken sie nicht daran, darüber zu sprechen. Plötzlich ist ein großes Sommerfest und wir wussten nicht wie uns geschieht. Quasi Information Hiding durch Gewohnheit.

Was haben Sie daraus gelernt?

Wir haben uns angepasst – und diese Termine ab dem zweiten Jahr auch in unseren Kalender gleich im Januar eingetragen. Und wir laden unsere Coworker ein.

Was sind auf der anderen Seite die besten Hilfsangebote für Auswanderer?

Netzwerke – zum Beispiel Internations (Expat-Netzwerk), Mallorca Club, Mallorca Startups, Facebook Gruppen, Nachbarn, lokale Aktivitäten aber auch Restaurants und Shops von Landsleuten – und Coworking Spaces. Dort haben die Menschen zwar viel zu tun. Wer hier aber vorsichtig vorgeht, erhält bei dosiert platzierten Fragen wertvolle Hinweise.

Logisch hat man zu Beginn hunderte Unklarheiten. Aber nur weil für Neuankömmlinge vieles noch neu und unverständlich ist, sollte nicht erwartet werden, dass uns andere (kostenfrei) an die Hand nehmen. Für mich ist es sehr praktisch, dass es sogenannte Gestorias gibt. Das sind Agenturen, die gegen eine Gebühr Behördengänge erledigen und amtliche Formulare ausfüllen.

Wie setzen sich denn die Coworker hier auf Mallorca und speziell bei Ihnen zusammen? Hauptsächliche Deutsche, Spanier oder komplett gemischte Nationalitäten?

Wir sind international aufgestellt und freuen uns, dass wir neben deutschen Coworkern auch Gäste aus Bosnien, Frankreich, Großbritannien, Norwegen, Österreich, der Schweiz, Serbien und den USA begrüßen durften.

In unserer Region ist das Tätigkeitsspektrum der spanischen Nachbarn von konkreten Dienstleistungen für Gäste – Bars, Shops, Restaurants, Massagen, Yoga – geprägt. Zudem ist Santanyí seit Jahrhunderten bekannt für den Marès-Stein und seine Baumeister. Da gibt es – noch! – wenig Anknüpfungspunkte in einem Coworking Space zu arbeiten.

Kommen Einzelpersonen – also Freelancer oder einzelne Mitarbeiter – oder eher größere Gruppen in den Coworking Space?

Durch eine Kooperation mit einem Softwareentwickler aus Deutschland reisen häufig Gruppen von fünf bis zehn Mitarbeitern an. Sie leben dann in einer von der Firma gemieteten Finca und besuchen uns für klimatisiertes Arbeiten oder Trainings.

Und wie sieht das Arbeiten selbst aus?

Die Coworker setzen sich teils zu uns an die Schreibtische im offenen Coworking-Bereich oder nutzen den abgetrennten Raum als Team-Büro

Und andere Coworker?

Daneben kommen viele einzelne Coworker, die sogar überwiegend festangestellt tätig sind. Sowohl bei den Freelancern als auch bei den Angestellten werden wir gebeten, sie nicht zu fotografieren oder gar zu interviewen. Auftraggeber oder Vorgesetzte wissen nämlich oft nicht, dass das Home Office zeitweilig auf einer Insel im Mittelmeer liegt.

Wie lange bleiben die Coworker denn im Schnitt so?

Das ist sehr unterschiedlich. Durch den hohen Freizeitwert in unserer Region sind unsere Coworker besonders produktiv. Das heißt, sie bekommen ihre Aufgaben deutlich rascher erledigt und nutzen die freie Zeit für all die schönen Dinge der Insel.

Ein Tagesticket wird daher häufig gewünscht, bei langfristigen Aufenthalten auch das pauschale Monatsticket. Zusätzlich haben wir Überwinterungs-Coworker, die bei einem sechsmonatigen Aufenthalt einen Rabatt bekommen. Auf Wunsch unserer Nachbarn haben wir inzwischen auch einen Stunden-Tarif eingeführt, der ebenfalls häufig nachgefragt wird.

Wenn jemand einen Platz sucht, um auf Mallorca seiner Arbeit nachzugehen, was darf er dann im Coworking Space erwarten?

Bei den Temperaturen immer wichtig: ein klimatisierter Arbeitsplatz. Verschiedene Schreibtischstühle, Standing Desks und immer mindestens einen Ansprechpartner vor Ort. Zum gemütlicheren Arbeiten lädt das kuschelige Sofa unterm Strandsonnenschirm ein (lacht). Darüber hinaus haben wir einen großen Raum, der als Meetingraum oder Team-Büro genutzt werden kann und bieten einen kleinen Podcastraum für Audio- oder Videoaufnahmen.

Und das leibliche Wohl? Vor allem für die Koffeinjunkies unter den Coworkern…

Auch dafür ist natürlich gesorgt. Wir haben immer frischen Kaffee da.

Was war denn bisher Ihr schönstes Erlebnis im Coworking Space auf Mallorca?

Tatsächlich gibt es schon viele schöne Begebenheiten. Herausragend und besonders nachhaltig war aber, als am 1. Geburtstag von Rayaworx eine Gruppe Coworker auf uns zu kam und sich ein regelmäßiges Treffen wünschte. Sie stellten fest, dass spannende Leute im Coworking Space arbeiten – nur eben zu anderen Zeiten. Seitdem gibt es NEUES MACHEN – das findet seither jeden Mittwochmorgen von 10:30 Uhr bis 12 Uhr statt – und ich freue mich sehr über die Impulse und Inspirationen, die aus dieser wechselnden Gruppe hervorgehen.

Frau Schuppe, Danke für das Gespräch.

Informationen zum Rayaworx

Ist Ihr Interesse geweckt und Sie können es kaum erwarten, in die nächsten Flieger zu steigen, auf Mallorca zu arbeiten und den Coworking Space zu nutzen? Dann können Sie ganz flexibel buchen. Die Terminvereinbarung kann direkt über die Buchungsseite von Rayaworx stattfinden, aber auch Absprachen per Anruf oder Mail sind möglich.

Ein Tages-Ticket kostet 25 Euro, eine Woche (von Montag bis Freitag) kostet 99 Euro und das Monatsticket gibt es für 290 Euro (mit möglichen Sonderkonditionen bei mehrmonatiger Buchung). Alle Tarife können Sie auch in diesem PDF des Coworking Space noch einmal nachschlagen.