Büroeinrichtung: So macht sie produktiver

Bei rund acht Stunden täglicher Arbeitszeit sollte es selbstverständlich sein, dass auf die Büroeinrichtung geachtet wird. Schließlich kann sie unsere Produktivität und unser Wohlbefinden enorm steigern.

Ein Spaziergang durch Deutschlands Büros beweist jedoch das Gegenteil: Mit etwas Glück wird noch auf eine gute Ergonomie der Stühle und Möbel geachtet. Die Büroeinrichtung selbst und deren Wirkung spielt dagegen kaum eine Rolle. Höchste Zeit für etwas Aufklärung, Tipps und Hintergründe zu sorgen, wie Sie Ihren Arbeitsplatz und das Büro besser einrichten können. Tatsächlich hat das zahlreiche – wissenschaftlich fundierte – Vorteile…

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Büroeinrichtung: So macht sie produktiver

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Büroeinrichtung modern: Individualität steigert Leistung

Von den Arbeitnehmern, die in Deutschland in einem Büro arbeiten, bewohnen nur rund ein Drittel ein Einzelbüro. Rund 25 Prozent der Beschäftigten teilen ihr Büro mit einem Kollegen, die Mehrheit von rund 40 Prozent arbeitet gar in einem Mehrpersonen- oder Großraumbüro.

Darin geht es nicht selten uniform zu: Einheitsgrößen, Einheitsmöbel, Einheitsgedanken. Schlimm. Dass das den meisten Menschen widerstrebt, lässt sich schon daran erkennen, dass nahezu 90 Prozent der Arbeitnehmer ihre Büros (oder „Cubicals“) personalisieren – durch Familienfotos, Bücher, Kaffeetassen und andere persönliche Gegenstände, wie etwa Forscher der Eastern Kentucky Universität feststellten. Das hat in der Regel zwei simple Gründe:

  • Gemütlichkeit
    Vielen dient das Dekor als zusätzlicher Komfort. Umgeben von vertrauten Dingen fühlen sich die Arbeitnehmer mehr zuhause und damit wohler. Der Wunsch nach individueller Einrichtung und Dekoration des Arbeitsplatzes ist also ein Wunsch danach, sich im Büro „heimischer“ zu fühlen.
  • Macht
    Persönliche Gegenstände dokumentieren Anspruch und Ansehen. Fleiß, Loyalität, Kreativität, Organisationstalent, Erfolg – all das sind abstrakte und nur schwer messbare Größen. Die Größe des Schreibtisches oder des Monitors, die Höhe der Stuhlrückenlehne oder die Bilder an der Wand sind dagegen visuelle Größen. Sie verraten nicht nur viel über den Bürobewohner. Sie sind auch Ausdruck des eigenen Status.

Heute weiß man auch zahlreichen wissenschaftlichen Studien: Dieses persönliche Gestalten der Büroeinrichtung ist auch ökonomisch sinnvoll: Individuelle Büros steigern Leistung. Wer seinen Arbeitsplatz individuell einrichten darf, arbeitet bis zu 30 Prozent produktiver als jene Kollegen, die in modernen, aber vereinheitlichten Büros schuften.

Zu diesem Ergebnis kamen zum Beispiel Wissenschaftler der Chung-Ang Universität in Seoul, als sie rund 400 Büroarbeiter in amerikanischen Firmen befragten. Dabei fanden sie einen starken positiven Zusammenhang zwischen dem Autonomiegrad, den die Belegschaft bei der Büroeinrichtung hatte und dem Grad der Produktivität.

Die Freiheiten beinhalteten sowohl die Option, einzelne Büromöbel arrangieren zu können sowie das Erscheinungsbild der vier Wände insgesamt zu verändern – Nippes und Mitbringsel inklusive.

Untersuchungen des Buchautors Eric Sundström wiederum kommen zu dem Ergebnis, dass Mitarbeiter, die über einen individuell gestalteten Arbeitsplatz verfügen, im Beruf mehr Verantwortung übernehmen.

Büroeinrichtung markiert Territorium

Individualität bedeutet Abgrenzung. Bei der Büroeinrichtung geht es daher immer auch um die Abgrenzung des eigenen Territoriums gegenüber dem des Kollegen und Vorgesetzten. Laut Studien des Organisationspsychologen Graham Brown gibt es vor allem drei Arten, seinen Schreibtisch oder das ganze Büro in Beschlag zu nehmen und gegenüber Kollegen abzugrenzen:

  • Kontrollmarken
    Mittels persönlicher Gegenstände wird ein Gebiet als besetzt gekennzeichnet. Dazu gehören Namensschilder an der Tür oder auf dem Schreibtisch, Aktenstapel und persönliche Posteingangs-Schubfächer, Kleidungsstücke über dem Stuhl sowie Kaffeetassen mit persönlichen Sprüchen.
  • Identitätsmarken
    Hierbei wird der Arbeitsplatz soweit umdekoriert, um ihm eine individuelle Note zu verleihen: Familienfotos auf dem Schreibtisch, Bilder an der Wand, Bücher im Regal, Kunst im Raum – all das soll etwas über die eigene Persönlichkeit aussagen.
  • Verteidigungsmarken
    Um zu verhindern, dass andere den Arbeitsplatz einnehmen, werden Vorsichtsmaßnahmen getroffen: Schränke und Schubladen abgeschlossen, der PC per Passwort abgeschirmt, die Bürotür verriegelt. Selbst übermäßiges Chaos auf dem Schreibtisch kann dazu dienen, dass andere den Arbeitsbereich nicht nutzen können.

Büroeinrichtung von Männern und Frauen

Bemerkenswert an der individuellen Büroeinrichtung ist, dass Männer und Frauen dabei keinesfalls gleich vorgehen. Im Gegenteil: Die türkische Psychologin Pinar Dinc von der Gazi-Universität hat bei ihren Untersuchungen herausgefunden, dass Männer und Frauen beim Dekorieren ihrer Arbeitsplätze völlig unterschiedlich vorgehen und auch entgegengesetzte Ziele verfolgen:

Männer sehen in ihren Büros in erster Linie ein Revier und Statussymbol: Lage, Größe, Anzahl der Fensterfronten, Ausstattung, Möblierung – all das sind für sie wichtige Repräsentationsflächen und Ego-Spiegel. Entsprechend häufig finden sich in den von Männern bewohnten Arbeitsräumen Trophäen, Auszeichnungen und Urkunden.

Frauen dagegen wollen in ihrem Arbeitsbereich weniger Eindruck schinden, sondern vielmehr Kontakte pflegen. Entsprechend sind ihre Büros wie soziale Treffpunkte gestaltet, in denen man sich zum Plausch zurückziehen kann. Hier überwiegen daher meist Accessoires und persönlicher Krimskrams. Manchmal auch Schalen mit Süßigkeiten, die zum Naschen und Plaudern einladen.

Büro einrichten trotz Arbeitgeber-Vorgaben

Völlig frei bei der Büroeinrichtung sind die meisten Arbeitnehmer allerdings nicht. Die Rahmenbedingungen setzt weiterhin der Arbeitgeber. Er hat das Hausrecht. Daher sollten Sie beim persönlichen Umdekorieren stets vorher den Chef fragen. Darüber hinaus reichen oft schon wenige Handgriffe, um dem Arbeitsplatz eine individuellere Note zu geben:

  • Den Schreibtisch verschönern
    Sie verbringen den Großteil Ihres Arbeitstages an Ihrem Schreibtisch? Dann stellen Sie beispielsweise persönliche Bilder auf oder bringen Sie Ihre Lieblingskaffeetasse von zu Hause mit. Je vertrauter Ihnen diese Dinge sind, desto wohler werden Sie sich fühlen.
  • Die Wände dekorieren
    Acht Stunden täglich von vier weißen, sterilen Wänden umzingelt zu sein, kann schnell auf die Stimmung drücken. Bringen Sie etwas Farbe in Ihr Büro: Hängen Sie zum Beispiel Bilder oder Poster auf oder sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzen, ob die Wände durch farbliche Akzente freundlicher gestaltet werden können.
  • Das Büro lebendig machen
    Klingt abstrakt, gelingt jedoch leicht durch Büropflanzen. Durch ein paar frische Blumen wirkt jeder Arbeitsplatz gleich gemütlicher. Überdies bringen Dauerblüher weitere Farbe in triste Büros.

Ergonomie im Büro: Sitzen Sie richtig?

Ergonomie Am Arbeitsplatz
Auch die Ergonomie spielt bei der Produktivität eine entscheidende Rolle. Dazu zählen neben Lichtverhältnissen und technischem Gerät vor allem der Bürostuhl. Auf ihm verbringen die meisten Angestellten mehrere Stunden am Tag und in der Woche. Umso wichtiger ist, dass Sie darauf den Rücken schonen und sich optimal bewegen können.

Was genau bei Schreibtischstühlen und Schreibtischen zu beachten ist, erfahren Sie in unserem ausführlichen Dossier dazu: Ergonomie am Arbeitsplatz. Darüber hinaus haben wir hier noch ein paar Empfehlungen für optimale Bürostühle…

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Studien zur Büroeinrichtung: Das perfekte Büro

Nicht nur die individuelle Gestaltung des Arbeitsplatzes und die Büroeinrichtung wirken sich auf unsere Leistungsfähigkeit aus. Auch unscheinbare Faktoren wie die Raumhöhe, Beleuchtung oder frische Luft haben Einfluss auf unser Wohlbefinden und unsere kognitiven Fähigkeiten. So können die Verhältnisse Ihres Arbeitsplatzes entscheidend dazu beitragen, wie gut oder schlecht sie arbeiten. Das sagt die Wissenschaft zur Büroeinrichtung:

Kreativität und Raumhöhe

Schon vor einigen Jahren konnte die Marketing-Professorin an der Universität von Minnesota, Joan Meyers-Levy, zeigen, dass die Deckenhöhe beeinflusst, wie Menschen denken. Dazu beobachtete sie rund 100 Probanden, die sie jeweils auf einen 2,50 Meter hohen, beziehungsweise drei Meter hohen Raum verteilte. Anschließend ließ sie die Teilnehmer kreative Aufgaben lösen.

Resultat: Wer mehr Luft über seinem Kopf hatte, war deutlich kreativer und hatte kühnere, abstraktere Gedanken, während die Teilnehmer in den Flachdachbüros eher zu detailreichen und konkreten Ansätzen neigten.

Konzentration und Ausblick

Die Aussicht auf blühende Landschaften inspiriert tatsächlich – vorausgesetzt, Sie nehmen das wörtlich: Gärten, grüne Wiesen, Bäume, Blumen… Wer durch sein Fenster auf die bunte Natur blickt, kann sich nicht nur besser konzentrieren, sondern auch klarere Gedanken fassen, stellte etwa Nancy Wells, Psychologin an der Cornell Universität, fest.

Für ihre Studien beobachteten die Wissenschaftler die Aufmerksamkeit und Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer – und siehe da: Wer einen Blick ins Grüne hatte, schnitt bei den Tests auffällig besser ab.

Lichtverhältnisse und Müdigkeit

Licht wirkt sich stark auf unsere Schlaf-Wach-Phasen aus, die sogenannten zirkadiane Rhythmen. Werden diese gestört, leidet die Leistungsfähigkeit.

Studien zeigen, dass bereits Kinder, die in zu dunklen Klassenräumen hocken, regelrecht so etwas wie einen Jetlag erleben, sagt zum Beispiel Wissenschaftler C. Kenneth Tanner. Ähnliches gelte für den Arbeitsplatz: Ist dieser zu dunkel, lässt die Konzentration nach, es passieren häufiger Fehler und die Arbeit dauert länger.

Bodenbelag und Wohlbefinden

Auch wenn sie zunehmend aus der Mode kommen: Teppichböden können dafür sorgen, dass sich die Menschen wohler fühlen und länger im Büro bleiben. Untersucht wurde das ausgerechnet in einem Krankenhaus: Hier erhöhten sich die Besuchszeiten von Angehörigen in Patientenzimmern, sobald die Zimmer mit Teppich ausgelegt waren, berichtet etwa Debra Harris, Präsidentin bei RAD Consultants in Austin, Texas. Allerdings eignen sich Teppiche aus hygienischen Gründen nicht wirklich für Krankenhäuser, für Büros aber umso mehr.

Schreibtischanordnung und Kommunikation

Wie Schreibtische in einem Großraumbüro oder die Stuhlreihen in einem Wartezimmer angeordnet sind, fördert entweder die Kommunikation oder behindert diese, fanden Psychologen der Otto-von-Guericke Universität in Magdeburg sowie Kollegen an der schwedischen Uppsala Universität heraus.

Acht Wochen lang veränderten die Forscher die Tischanordnungen, wechselten die Arrangements der Tischreihen oder bildeten damit Halbkreise. Ergebnis: Im Halbkreis erhöhte sich nicht nur das Engagement. Auch die Neugier und Kreativität stiegen.

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Büroeinrichtung: Ordnung muss sein

Noch ein wichtiger Hinweis zum Schluss: An kaum einem anderen Aggregatzustand machen Chefs die Leistungsfähigkeit und solide Führungsqualitäten ihrer Mitarbeiter fest wie an der Ordnung im Büro. Intuitiv glauben sie, wer seinen Arbeitsplatz vollschlampt, denkt und arbeitet genauso schlampig.

Das sind, keine Frage, Klischees. Haltlose dazu. Ignorieren sollten Sie diese trotzdem nicht. Sichtbare Ordnung muss sein, vor allem wenn Sie sich Hoffnung auf eine Beförderung machen oder Ihr Image verbessern wollen. Organisationstalente offenbaren sich eben schon am Schreibtisch.

Das heißt nicht, dass Sie Ihr Büro so spartanisch einrichten müssen, als arbeiteten Sie an Bord einer Galeere. Ein bisschen Unordnung schadet schließlich auch nicht. So weiß man heute: Moderate Zettelberge, Wirrwarr und ein Hauch von Anarchie können geistige Impulse fördern. Nur dominant darf das Chaos bitte nie werden. Das mag oberflächlich klingen.

Aber die Büroeinrichtung ist eben nicht nur Oberfläche, sondern auch Interpretationsfläche. Diese können und sollten Sie ebenfalls zu Ihren Gunsten gestalten.

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[Bildnachweis: theromb by Shutterstock.com]
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3. August 2020 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt mehr als 20 Jahre als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.


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