ABC Analyse: Einfach erklärt, Beispiele + Vorgehensweise

Die ABC Analyse richtet den Fokus auf die Aufgaben und Projekte, die großen Anteil am Erfolg haben. Das Ziel: Nicht einfach draus losarbeiten, sondern Prioritäten setzen und sich auf das Wesentliche konzentrieren. Ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen, aber auch für Sie persönlich. Mit einem klaren Bild der wichtigsten Aufgaben, Kunden, Produkte oder Projekte können Sie Zeit und Energie bestmöglich investieren. Wir erklären, wie die ABC Analyse funktioniert und erklären die Umsetzung Schritt für Schritt mit Beispielen…

ABC Analyse: Einfach erklärt, Beispiele + Vorgehensweise

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Was ist die ABC Analyse?

Die ABC Analyse ist eine betriebswirtschaftliche Methode zur Planung, Entscheidung und Priorisierung. Sie wurde ursprünglich bereits Anfang der 1950er Jahre vom General Electric Manager H. Ford Dickie entwickelt. Das grundlegende Prinzip: Fokussierung auf das Wesentliche. Beeinflusst wurde die ABC Analyse durch das Pareto-Prinzip.

Für die Analyse werden die betrachteten Objekte in drei Kategorien geteilt. Wie der Name schon sagt in A, B und C in einer Reihenfolge absteigender Bedeutung.

Die drei Kategorien der ABC Analyse

  • Kategorie A
    Zur Kategorie A zählen nach der ABC Analyse die Objekte, die besonders wichtig sind und deshalb eine hohe Priorität genießen. Sie haben einen hohen Anteil am Gesamtumsatz oder dem zu messenden Erfolg, machen in der Masse aber oft nur einen vergleichsweise geringen Anteil aus. Beispiel: Einzelne Kunden, die sehr große Aufträge und Bestellungen aufgeben und entsprechend viel Umsatz generieren.
  • Kategorie B
    In die Kategorie B fallen wichtige Punkte mit einer mittleren Priorität und Bedeutung für das ausgewertete Ziel. Sie machen einen nicht zu unterschätzenden Teil des Erfolgs aus, bleiben aber deutlich hinter der Kategorie A.
  • Kategorie C
    Der letzte Bereich, die Kategorie C, umfasst eher unwichtige Objekte mit entsprechend niedriger Priorität in der Bearbeitung und Aufmerksamkeit. Diese Kategorie ist klassischerweise mit Abstand die größte, trägt jedoch nur einen sehr geringen Teil zum Gesamterfolg bei. Beispiel: Die große Masse an Kunden mit nur einer einzelnen Bestellung mit kleinem Warenwert.
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Schritt für Schritt: Umsetzung der ABC Analyse

Wie die Analyse funktioniert, zeigt sich an einem Beispiel. Eine wichtige Frage für Unternehmen lautet: Welche Kunden sind – gemessen am Gesamtumsatz – besonders wichtig? Wir erklären Schritt für Schritt, wie Sie bei einer ABC Analyse vorgehen können, um diese Fragestellung zu beantworten:

1. Sammeln der Daten

In der ABC Analyse werden zunächst alle Kunden und die zugehörigen Umsätze für einen festgelegten Zeitraum ausgewertet. In unserem vereinfachten Beispiel gibt es zehn Kunden mit diesen Umsätzen:

  • Die Kunden Müller und Schmitz haben jeweils Aufträge im Wert von 35.000 Euro aufgegeben.
  • Mit den Kunden Fischer, Mayer und Neumann wurde jeweils ein Umsatz von 8.333 Euro erwirtschaftet.
  • Aufträge von Schneider, Weber, Hoffmann, Bauer und Schröder belaufen sich auf je 1.000 Euro.
  • Der Gesamtumsatz beträgt 100.000 Euro.

2. Einordnung in Kategorien

Anhand der Auflistung werden die Kunden in die Kategorien eingeteilt:

  • Zwei Kunden (Müller und Schmitz) machen 70 Prozent des Gesamtumsatzes aus. Sie gehören in Kategorie A der wichtigsten Kunden. Ohne diese wären zwar noch 80 Prozent des Kundenstammes vorhanden, fast Zweidrittel des Umsatzes würden jedoch verloren gehen.
  • Das mittlere Segment bilden drei Kunden (Fischer, Mayer und Neumann). Gemeinsam tragen diese rund 25 Prozent zum Ergebnis bei.
  • Die kleineren Kunden mit 1.000 Euro Aufträgen fallen in Kategorie C. Die Gruppe macht 50 Prozent der gesamten Kunden aus, ist aber nur für 5 Prozent des Umsatzes verantwortlich.

In der Grafik der ABC Analyse lassen sich die unterschiedlichen Gewichtungen der Kategorien veranschaulichen.

ABC Analyse Beispiel Grafik

3. Entwickeln von Strategien

Einen wirklichen Nutzen für das Unternehmen hat die Methode erst, wenn konkrete Maßnahmen abgeleitet und anhand der Auswertungen erstellt werden. Nach der Einteilung in A, B und C Objekte können für die Kategorien verschiedene Strategien verfolgt werden:

  • Strategie für A-Kunden
    Dies sind Ihre aktuell wichtigsten Kunden, ohne die Ihr Umsatz und auch Ihr Gewinn erheblich einbrechen würde. Daher ist es sinnvoll, diese weiter an Ihr Unternehmen zu binden und zu verhindern, dass andere Anbieter und Konkurrenten diese abwerben. Belohnen Sie die Loyalität und die Bedeutung der Zusammenarbeit mit besonderen Angeboten.
  • Strategie für B-Kunden
    Für die mittleren Kunden können verschiedene Strategien zum Erfolg führen. Auf der einen Seite sollten Sie daran arbeiten, die Zusammenarbeit mit den Kunden weiter auszubauen und zu intensivieren, um die Umsätze langfristig zu steigern. Sollte dies nicht möglich sein, muss auf der anderen Seite überlegt werden, wie die B-Kunden beibehalten werden können, damit die Umsätze nicht kleiner werden.
  • Strategie für C-Kunden
    Aktuell sind diese noch nicht so wichtig – Betonung auf „noch“. Die Strategie konzentriert sich darauf, C-Kunden auszubauen und daraus B- oder sogar A-Kunden zu machen. Das gelingt durch Anreize, um die Umsatzbeteiligung zu steigern. Dafür kann auch eine genauere Analyse der Bedürfnisse und Erwartungen nötig sein. Besteht keine Möglichkeit zur Umsatzsteigerung oder sind die Kosten unproportional, ist es sinnvoller, sich auf andere Kunden zu konzentrieren, die größeres Potenzial haben.

4. Kontrolle der Umsetzung

Im letzten Schritt muss die Umsetzung der einzelnen Strategien kontrolliert werden. Konnten die A-Kunden gehalten und gestärkt werden? Haben die Maßnahmen zum Ausbau der B-Kunden gegriffen? Gibt es positive Entwicklungen in der C-Kategorie?

Auf lange Sicht muss zudem eine neue ABC-Analyse angestoßen werden. Wenn die Umsätze einiger Kunden sich geändert haben, kommt es zu Verschiebungen innerhalb der Kategorien. Durch eine erneute Analyse werden diese Veränderungen erfasst, um darauf zu reagieren.

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Grenzen zwischen den Kategorien der ABC-Analyse

Für die bestmögliche Anwendung muss sich das Unternehmen fragen: Wie sollen die Grenzen zwischen den drei Kategorien definiert werden? Je nach Aufteilung kann ein unterschiedlicher Fokus gelegt werden. Möglich ist eine Orientierung am Pareto-Prinzip zu orientieren und in Gruppe A die Objekte zu sammeln, die gemeinsam 80 Prozent des Ergebnisses ausmachen. Die andere Klassen werden daran angepasst.

Es gibt keine eindeutigen Vorgaben für die Grenzen der ABC-Analyse. Je nach Situation kann es daher sinnvoll sein, die Zahlen zu variieren und beispielsweise 50, 60 oder 70 Prozent für Kategorie A zu wählen. Ein Beispiel könnte so aussehen:

Abc Analyse Grenzen Beispiel Erklaerung

Klassen nach Zielen festlegen

Bei der Festlegung der Grenzen sollten Sie sich immer an der eigenen Zielsetzung orientieren. Ein einfaches Beispiel: Wollen Sie wirklich nur eine Handvoll Kunden als wichtigste Zielgruppe identifizieren, müssen Sie die Grenzen niedriger setzen. So können A-Kunden beispielsweise die umsatzstärksten Kunden sein, die 50 Prozent ausmachen.

Die Kategorie wird insgesamt kleiner und es bleiben möglicherweise nur noch einige Kunden übrig – ohne diese würden Sie aber die Hälfte des Umsatzes verlieren.

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ABC Analyse: Vorteile und Nachteile

Die ABC Analyse erfreut sich in der Praxis großer Beliebtheit und hat zahlreiche Anwendungsbereiche (mehr dazu weiter unten im Artikel). Neben durchaus überzeugenden Vorteilen kann die Methode aber auch Nachteile haben, die nicht außen vor gelassen werden sollten.

Vorteile

+ Fokussierung auf wirklich wichtige Bereiche.
+ Wenig Aufwand in der Erstellung, leichte Umsetzung.
+ Gute Visualisierung der Ergebnisse einer ABC Analyse durch Grafik.

Nachteile

– Mögliche Fehleinschätzungen.
– Über- und Unterbewertung einzelner Objekte in der Analyse.
– Keine klaren Handlungsempfehlungen für einzelne Kategorien.

Ziel und Aufgaben: Wann ist die ABC Analyse sinnvoll?

Die ABC Analyse ist ein absoluter Klassiker und ein oft genutztes Werkzeug. Falsch wäre es allerdings, nur deshalb auf die Methode zu setzen. Die Ergebnisse sind erst dann zielführend, wenn das Instrument auf die richtige Fragestellung und Situation angewendet wird.

In einigen Fällen kommt die ABC Analyse an ihre Grenzen:

  • Keine Einteilung möglich
    Unsinnig ist die ABC Analyse, wenn es nur geringe Unterschiede zwischen den Objekten gibt. Teilen sich etwa alle Kunden einen ähnlichen Anteil am Gesamtumsatz, ist keine sinnvolle Einordnung nach A, B und C möglich.
  • Beurteilung nach mehreren Faktoren
    Es kann lediglich ein einzelner Faktor in der Methode betrachtet werden. Ob nun Anteil am Umsatz oder an den Kosten – mehrere Aspekte können hingegen nicht gleichzeitig analysiert werden. Hier braucht es eine Kombination mit anderen Modellen.

Anwendungsbereiche und Beispiele: ABC Analyse in der Praxis

Eine ABC Analyse kann in nahezu jedem Bereich eingesetzt werden. Klare Prioritäten und eine bessere Beurteilung, welchen Stellschrauben des Erfolgs besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte, bringt jeden Unternehmensteil voran. Für ein besseres Verständnis, wie die ABC Analyse in der Praxis aussehen kann und welchen Themen sie sich widmet, haben wir einige typische Beispiele aufgelistet:

  • ABC Analyse im Marketing
    Im Marketing widmet sich die Methode vor allem einer Frage: Wo lassen sich die meisten potenziellen Kunden erreichen? Analysiert werden verschiedene Absatzkanäle und deren Bedeutung für die tatsächliche Bekanntheit einer Marke oder eines Produkts.
  • ABC Analyse in der Logistik
    Werden Produkte eingelagert, kann auch hier eine ABC Analyse zeigen, welche Waren den größten Wert besitzen – und wie groß dabei ihr Anteil des gesamten Bestands ist. Sehr hochwertige Komponenten können schon in geringer Menge von enormer Bedeutung sein und sollten entsprechend priorisiert werden.
  • ABC Analyse im Controlling
    Das Controlling soll die Richtung im Unternehmen vorgeben, Budgets und Pläne erstellen. Hier hilft die ABC Analyse dabei, die wichtigsten Geschäftszweige zu identifizieren und geeignete Strategien zu entwickeln.
  • ABC Analyse im Projektmanagement
    Welche Teilaufgaben sind für die Zielerreichung und den letztlichen Erfolg des Projekts von oberster Priorität? Was bringt ein großes Projekt wirklich voran und sollte deshalb mit Priorität bearbeitet werden? Und welche Bereiche des Projekts haben den größten Anteil am späteren Umsatz? Im Projektmanagement hilft die ABC Analyse, um bei vielen komplexen Aufgaben den Überblick zu behalten.

So können Sie die ABC Analyse für sich nutzen

In erster Linie setzen Unternehmen auf die ABC Analyse. Das wichtigste Prinzip können Sie aber auch auf die individuelle Ebene übertragen: Das Wesentliche vom Unwesentlichen trennen. Wenn Sie sich über Ihre Prioritäten im Klaren sind, erzielen Sie bessere Ergebnisse. So können Sie Ihren Arbeitsablauf verbessern und Ihre Zeit im Job besser nutzen.

Teilen Sie im Vorfeld Ihre täglichen Aufgaben und ToDos in die Klassen A, B und C. Analysieren Sie, wie viel Arbeit Sie in Dinge stecken, die gar nicht wirklich weiterbringen. Beantworten Sie mehr als eine Stunde E-Mails oder sitzen ewig in Meetings, ohne effektiv zu arbeiten?

Lesetipp: Wie Sie Ihre Aufgaben nach dem Muster der ABC Analyse einteilen, lernen Sie in dieser Grafik!

Anschließend müssen Sie die Ergebnisse in einen Plan umsetzen. Legen Sie etwa knappere Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails fest. Gleiches gilt für andere Aufgaben, die nicht zum Tageserfolg beitragen. Rücken Sie dafür die Kernaufgaben Ihres Arbeitstages in den Mittelpunkt. So investieren Sie Ihre Zeit in die wirklich wichtigen Aufgaben.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
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19. Januar 2021 Nils Warkentin Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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