ABC Analyse: Prioritäten sinnvoll nutzen

Wer Zeit und Energie optimal nutzen will, sollte diese in Aufgaben und Projekte investieren, die wirklich wichtig sind und einen großen Anteil am Erfolg haben. Genau dieses Ziel verfolgt die ABC Analyse. Zu oft wird einfach drauf losgearbeitet und Zeit verschwendet, statt sich auf die Prioritäten zu konzentrieren. Mit der ABC Analyse können Sie die wirklich wichtigen Aufgaben von den unwichtigen trennen. Sie erhalten ein klares Bild Ihrer Prioritäten, um an den richtigen Stellen anzupacken, bessere Ergebnisse zu erzielen und letztlich erfolgreicher zu sein. Wir erklären, wie die ABC Analyse funktioniert, zeigen viele Beispiele und erklären, wie Sie die ABC Analyse nutzen können…

ABC Analyse: Prioritäten sinnvoll nutzen

Einfach erklärt: So funktioniert die ABC Analyse

ABC Analyse einfach erklärt Definition BeispielDie Geschichte der ABC Analyse reicht bis ins Jahr 1951 zurück, wo sie vom General Electric Manager H. Ford Dickie entwickelt wurde. Vorgestellt wurde sie als betriebswirtschaftliche Analyse, die bei der Planung, Entscheidung und Priorisierung helfen sollte. Schon in der ersten Veröffentlichung der ABC Analyse stand ein grundlegendes Prinzip im Vordergrund: Fokussierung auf das Wesentliche.

Maßgeblich beeinflusst wurde die ABC Analyse durch das Pareto-Prinzip und die darin geschilderte Ungleichverteilung. So besagt das ursprüngliche Pareto-Prinzip, dass 20 Prozent der italienischen Familien insgesamt 80 Prozent des gesamten Vermögens auf sich vereinen – und Banken genau dort besonders viel Gewinn machen können.

Auf dieser Idee aufbauend werden bei der ABC Analyse die betrachteten Objekte in drei unterschiedliche Kategorien eingeteilt – wie der Name schon sagt in A, B und C. Unterschieden werden diese Gruppen anhand ihrer Bedeutung, wobei

  • in Kategorie A die besonders wichtigen,
  • in Kategorie B die wichtigen,
  • und in Kategorie C die unwichtigen

Objekte eingeordnet werden.

ABC Analyse Beispiel Grafik

Deutlich wird das Prinzip der ABC Analyse an einem einfachen und gern genutzten Beispiel und der Frage, welche Kunden für den Gesamtumsatz besonders wichtig sind. In der ABC Analyse werden nun werden alle Kunden und die jeweiligen Umsätze beispielsweise innerhalb der letzten sechs Monate ausgewertet. Betrachtet werden die prozentualen Anteile am gesamten Umsatz. Lag dieser etwa bei 50.000 Euro, hat ein Kunde der Aufträge im Wert von 17.500 Euro aufgegeben hat, einen sehr großen Anteil von 35 Prozent.

Andere Kunden, die vielleicht nur einen Umsatz von 500 Euro gebracht haben, sind nur zu 1 Prozent am Gesamtumsatz beteiligt und in der Analyse somit als unwichtig oder zumindest weniger wichtig zu betrachten.

Nach der Einteilung durch die ABC Analyse können im Anschluss verschiedene Strategien verfolgt werden, um mit den Kunden aus den unterschiedlichen Kategorien umzugehen:

  • Strategie für A-Kunden

    Dies sind Ihre aktuell wichtigsten Kunden, ohne die Ihr Umsatz und auch Ihr Gewinn erheblich einbrechen würde. Daher ist es sinnvoll, diese weiter an Ihr Unternehmen zu binden und zu verhindern, dass andere Anbieter und Konkurrenten diese abwerben. Belohnen Sie die Loyalität und die Bedeutung der Zusammenarbeit mit besonderen Angeboten.

  • Strategie für B-Kunden

    Für die mittleren Kunden können verschiedene Strategien die besten Chancen bieten. Auf der einen Seite sollten Sie daran arbeiten, die Zusammenarbeit mit den Kunden weiter auszubauen und zu intensivieren, um die Umsätze langfristig zu steigern. Sollte dies nicht möglich sein, muss auf der anderen Seite überlegt werden, wie die B-Kunden beibehalten werden können, damit die Umsätze nicht kleiner werden.

  • Strategie für C-Kunden

    Aktuell sind diese noch nicht so wichtig, die Betonung sollte dabei aber auf dem noch liegen. Die Strategie sollte sich darauf konzentrieren, C-Kunden auszubauen und daraus B- oder sogar A-Kunden zu machen. Daher sollten Anreize geschaffen und geboten werden, um die Umsatzbeteiligung dieser Kunden zu steigern. Dafür kann auch eine genauere Analyse der Bedürfnisse und Erwartungen nötig sein.

    Besteht im Einzelfall keine Möglichkeit, die Umsätze zu steigern oder stehen die Kosten in keinerlei Verhältnis zum Nutzen, kann es auch eine durchaus vertretbare Position sein, das Geld und die Zeit in andere Kunden zu investieren, die größeres Potenzial haben.

Welche Grenzen liegen zwischen den Kategorien A, B und C?

ABC Analyse Beispiel Erklärung Beschaffung KundenBevor eine Einteilung in A, B und C überhaupt möglich ist, stellt sich die Frage: Wie werden die Grenzen zwischen den drei Kategorien definiert? Eine Möglichkeit ist, sich auch hier am Pareto-Prinzip zu orientieren und in Gruppe A die Objekte zu sammeln, die gemeinsam 80 Prozent des Ergebnisses ausmachen. Die restlichen 20 Prozent könnten dann zu jeweils 15 Prozent und 5 Prozent auf die beiden verbleibenden Kategorien verteilt werden. Die Grenzen wären in diesem Fall bei 80 Prozent (A), 95 Prozent (B) und 100 Prozent (C).

Eine solche Verteilung kann zwar funktionieren, besser ist es jedoch, sich bei der Festlegung der Grenzen an der eigenen Zielsetzung zu orientieren. Ein einfaches Beispiel: Wollen Sie beispielsweise wirklich nur eine handvoll Kunden als wichtigste Zielgruppe identifizieren, kann es sinnvoll sein, die Grenze niedriger anzusetzen und beispielsweise Kategorie A für die umsatzstärksten Kunden vorbehalten, die 60 Prozent des Gesamtumsatzes ausmachen.

Dadurch wird diese Kategorie insgesamt kleiner, zeigt Ihnen aber auch, wo Ihre Prioritäten auf jeden Fall liegen sollten, da ohne diese scheinbar wenigen Kunden ein enormer Teil des erwirtschafteten Einkommens wegfallen würde.

Wo genau Sie die Grenzen ziehen, sollte deshalb von Fall zu Fall neu entschieden werden. Denken Sie immer daran, dass Sie am Ende unterschiedliche Strategien für die verschiedenen Gruppen entwickeln wollen. Wenn Sie diesen Grundsatz bereits bei der Festlegung der Kategoriegrenzen bedenken, erhalten Sie am Ende bessere Ergebnisse der ABC Analyse.

Ist eine ABC Analyse immer sinnvoll?

Die ABC Analyse ist ein absoluter Klassiker und ein oft genutztes Werkzeug. Falsch wäre es allerdings, einfach so auf die ABC Analyse zu setzen, ohne sich im Vorfeld Gedanken darüber zu machen, ob diese überhaupt sinnvoll für die aktuelle Situation und das eigene Unternehmen ist.

Die Ergebnisse der ABC-Analyse werden nur dann wirklich sinnvoll und zielführend sein, wenn die Methode auf die richtige Fragestellung angewendet wird. Ein simples Beispiel zeigt, dass Sie sich die ABC-Analyse manchmal auch sparen können: Ob Sie nun Kunden oder Materialen untersuchen und beurteilen wollen – gibt es nur geringe Unterschiede zwischen den einzelnen Kategorien, ist die ABC-Analyse überflüssig.

Teilen sich etwa alle Kunden einen sehr ähnlichen Anteil am Gesamtumsatz, lassen diese sich schlichtweg nicht sinnvoll in die Kategorien A, B, und C einteilen.

Ein weiterer Nachteil der ABC Analyse: Die Unterscheidung und Beurteilung wird nur an einem einzelnen Faktor gemessen. Das kann etwa bei Kunden der Anteil am Umsatz oder bei Materialien der Anteil an den Kosten sein. Sollen mehrere Aspekte mit einbezogen werden, kommt die ABC Analyse an ihre Grenzen. Es kann deshalb sinnvoll sein, die ABC Analyse mit anderen Modellen zu kombinieren.

Beispiele: ABC Analyse in der Praxis

ABC Analyse Beispiele Aufgaben einfach erklärt Logistik MarketingEine ABC Analyse kann in nahezu jedem Bereich eingesetzt werden. Klare Prioritäten und eine bessere Beurteilung, welchen Stellschrauben des Erfolgs besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte, bringt jeden Unternehmensteil voran.

Für ein besseres Verständnis, wie die ABC Analyse in der Praxis aussehen kann und welchen Themen sie sich widmet, haben wir einige typische Beispiele aufgelistet:

  • ABC Analyse im Marketing

    Im Marketing widmet sich die ABC Analyse vor allem einer Frage: Wo lassen sich die meisten potenziellen Kunden erreichen? Analysiert werden verschiedene Absatzkanäle und deren Bedeutung für die tatsächliche Bekanntheit einer Marke oder eines Produkts.

  • ABC Analyse in der Logistik

    Werden Produkte eingelagert, kann auch hier eine ABC Analyse zeigen, welche Produkte den größten Wert besitzen – und wie groß dabei ihr Anteil des gesamten Bestands ist. Sehr hochwertige Komponenten können schon in geringer Menge von enormer Bedeutung sein und sollten entsprechend priorisiert werden.

  • ABC Analyse im Controlling

    Das Controlling soll die Richtung im Unternehmen vorgeben, Budgets und Pläne erstellen. Hier hilft die ABC Analyse dabei, die wichtigsten Geschäftszweige zu identifizieren und geeignete Strategien zu entwickeln.

  • ABC Analyse im Projektmanagement

    Welche Teilaufgaben sind für die Zielerreichung und den letztlichen Erfolg des Projekts von oberster Priorität? Was bringt ein großes Projekt wirklich voran und sollte deshalb mit Priorität bearbeitet werden? Und welche Bereiche des Projekts haben den größten Anteil am späteren Umsatz? Im Projektmanagement hilft die ABC Analyse, um bei vielen komplexen Aufgaben den Überblick zu behalten.

So können Sie die ABC Analyse für sich nutzen

Klassifizierung von Kunden, Analyse der Materialbeschaffung, Kostenanalyse oder Verbesserung der unternehmerischen Planung – das klassische Einsatzgebiet der ABC Analyse ist die Unternehmensführung. Genau dafür wurde sie schließlich auch entwickelt und H. Ford Dickie sah die Vorteile seiner Methode vor allem in der Steigerung des Umsatzes und einem höheren Gewinn, wodurch eine Firma erfolgreicher wirtschaften kann.

Das wichtigste Prinzip der ABC Analyse lässt sich allerdings auch auf die individuelle Ebene übertragen: Das Wesentliche wird vom Unwesentlichen getrennt. So können Sie die ABC Analyse auch für sich persönlich nutzen, wenn auch in einem kleineren Rahmen. Dabei gilt: Wenn Sie sich über Ihre Prioritäten im Klaren sind, erzielen Sie bessere Ergebnisse. Wo genau Sie die ABC Analyse dann einsetzen, bleibt Ihnen selbst überlassen.

Eine Möglichkeit: Verbessern Sie Ihren Arbeitsablauf und lernen Sie, Ihre Zeit im Job besser zu nutzen. Teilen Sie beispielsweise all die Aufgaben und ToDos, die Sie jeden Tag erledigen, in die Klassen A, B und C ein und analysieren Sie, wie viel Arbeit Sie in Dinge stecken, die Sie eigentlich gar nicht wirklich weiterbringen und am Ende wenig mit dem Ergebnis zu tun haben. So können Sie vielleicht feststellen, dass Sie viel zu viel Zeit mit der E-Mails, Rechercheaufgaben, Meetings oder Vorbereitungen verbringen.

Anschließend müssen Sie die Ergebnisse der ABC Analyse in einen Plan umsetzen, mit dem Sie Ihren Arbeitstag besser strukturieren können. So können feste Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails helfen, nicht den halben Tag damit zu verbringen, immer wieder das Postfach zu checken und einzelne Nachrichten zu bearbeiten. Auf der anderen Seite müssen die Kernaufgaben weiter in die Mittelpunkt gerückt werden, damit Sie Ihre Zeit in die wirklich wichtigen Aufgaben investieren.

Auch während der Jobsuche kann die ABC Analyse helfen, wenn sich der Bewerbungserfolg bisher einfach noch nicht einstellen wollte. Sie können beispielsweise Ihre Stärken und Talente einteilen und herausfinden, welche die wichtigsten für die Arbeitgeber sind, bei denen Sie sich bewerben oder die in Ihrer Branche besonders gefragt sind.

Das Prinzip für die daraus resultierenden Strategien wird entsprechend angepasst: Ihre wichtigsten Stärken sollten in den Bewerbungen besonders in den Vordergrund gestellt werden, sollten Sie hingegen feststellen, dass Ihnen noch essenzielle Fähigkeiten fehlen, gilt es diese zu verbessern, möglicherweise durch eine entsprechende Fortbildung.

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
24. Oktober 2019 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.


Ebenfalls interessant:

Weiter zur Startseite