ABC Analyse: Einfach erklärt + Beispiele wie berechnen?

Definition: Was ist die ABC Analyse?

Die ABC Analyse (auch: XYZ-Analyse) ist eine einfache betriebswirtschaftliche Methode zur Priorisierung und Klassifizierung von Kunden, Objekten oder Prozessen. Unternehmen erkennen, welche Faktoren besonders wichtig für den Erfolg sind.

Das Analyseverfahren unterteilt die Elemente in drei Kategorien – A, B und C:

• A-Kategorie = Besonders wichtig

  Sehr wichtige Elemente mit höchster Priorität. Sie haben hohen Anteil am Umsatz und tragen wesentlich zum Erfolg bei.

  Beispiel: Schlüsselkunden mit großen Aufträgen und vielen Bestellungen

• B-Kategorie = Wichtig

  Wichtige Elemente mit mittlerer Priorität. Sie haben eine Bedeutung für das Unternehmen, bleiben aber deutlich hinter Kategorie A zurück.

  Beispiel: Waren für das Massengeschäft

• C-Kategorie = Weniger wichtig

  Weniger wichtige Elemente mit geringerer Priorität. Sie beanspruchen Zeit, Bearbeitung und Material, tragen aber kaum zum Erfolg bei.

  Beispiel: Ladenhüter

Für jede Klasse entwickeln Unternehmen passende Strategien und treffen Entscheidungen. Ziel: Ressourcen möglichst effizient nutzen und den Ertrag steigern.

ABC Analyse einfach erklärt

Die ABC Analyse teilt Elemente (Kunden, Rohstoffe, Produkte…) in die Klassen A, B oder C – abhängig davon, wie wichtig diese für das Unternehmen oder ein bestimmtes Ziel sind.

Entscheidend für die Gliederung sind Kennzahlen wie Umsatz, Kosten oder Zeitaufwand.

ABC Analyse Beispiel

Wie die ABC Analyse funktioniert, zeigen wir an einem praktischen Beispiel: Ein Händler verkauft Goldmünzen zu einer Zehntel Unze (1/10oz), einer halben Unze (1/2oz) und einer Unze (1oz). Diese kosten – je nach Gewicht – zwischen 200 und 1.800 Euro.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Münzen und Pakete die Kunden kaufen:

Mit den Daten analysieren Sie die Angebote und Münzpakete – abhängig vom größten Gewinn oder besonders gefragten Paketen. Im Beispiel zeigt sich:

• A-Kategorie: 1oz Münze
  Mit der 1oz Münze macht der Händler den meisten Umsatz – über 100.000 Euro. Sie ist entscheidend für seinen Erfolg.
• B-Kategorie: 1/10oz Münze
  Die 1/10oz-Münze wird öfter gekauft und macht den zweitgrößten Umsatz. Sie ist ein wichtiges und beliebtes Produkt.
• C-Kategorie: 1/2oz Münze
  Die halbe Unze verkauft sich wenig und bringt geringe Umsätze. Im Vergleich hat sie geringere Bedeutung.

Im nächsten Schritt entwickelt der Händler Strategien für mehr Umsatz. Das sind zum Beispiel Sonderangebote und Specials für die 1oz-Münze oder größere Pakete der beliebten Variante.

ABC Analyse Beispiel Zeitmanagement

Ein Klassiker für den Einsatz der ABC Analyse ist das Zeitmanagement oder Selbstmanagement. Auch hierbei müssen Sie Prioritäten setzen, um Ihre Zeit optimal zu nutzen.

Ähnlich wie bei der Eisenhower-Methode werden mittels ABC Analyse anstehende Aufgaben und Termine nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert und in die Kategorien A, B, C eingeteilt. Beispiel:

Kennzahlen

Grundsätzlich lassen sich mithilfe der ABC Analyse alle Bereiche eines Unternehmens sowie private Aufgaben einteilen und priorisieren. Entscheidend dafür sind die Kennzahlen und Kriterien, nach denen Sie unterscheiden.

Die Kennzahlen bilden einen objektiven Maßstab zur Priorisierung und müssen sich deutlich von einander abgrenzen, damit Sie die drei Klassen (A, B, C) eindeutig bestimmen können.

Häufige Kennzahlen (auch KPI – Key Performance Indicator) sind:

• Umsatz
• Gewinn
• Kosten
• Aufwand (Zeit, Produktion)
• Relevanz (für Erfolg, Ziel)

Anwendungsbereiche der ABC Analyse

Sie können die ABC Analyse und deren Kennzahlen für zahlreiche Anwendungsbereiche nutzen. In Unternehmen ist sie nicht auf die Einteilung von Kunden oder Produkten beschränkt. Weitere Bereiche zeigt die folgende Tabelle:

Beispiele für einzelne Anwendungsbereiche

• Marketing

  Im Marketing widmet sich die ABC Methode der Frage: Wo lassen sich die meisten Kunden erreichen? Analysiert werden damit Absatzkanäle und deren Bedeutung für die Bekanntheit von Marke oder Produkt.

• Kundenmanagement

  Kunden lassen sich nicht nur nach Umsatz oder Wichtigkeit (Key Account Management) unterteilen. Mithilfe der ABC-Klassen können Sie diese auch unterschiedlichen Serviceleistungen und Bonusprogrammen zuteilen, um die Kundenzufriedenheit zu steigern, was zu wachsenden Marktanteilen führt.

• Personalwesen

  Die ABC Analyse bringt mehr Transparenz in Ihre Belegschaft – durch Kennzahlen wie Produktivität, Motivation, Betriebszugehörigkeit (Sozialpläne) oder Anzahl der Krankheitstage. Auch können Sie berechnen, wieviele Arbeitsstunden die besten Mitarbeiter für ihre Aufgaben brauchen.

• Logistik

  Werden Produkte eingelagert, kann die ABC Analyse zeigen, welche Waren den größten Wert besitzen und wie groß ihr Anteil am Gesamtbestand ist. Hochwertige Komponenten können schon in geringer Menge von enormer Bedeutung sein und sollten entsprechend priorisiert werden.

• Einkauf

  Auch der Einkauf kann seine Lieferanten mit der Methode nach Preisen oder Lieferdauer einteilen und so das Bestellmanagement optimieren oder die Beschaffung der Produkte profitabler machen. Gleiches gilt für die Materialwirtschaft.

• Controlling

  Das Controlling soll die Finanzen im Unternehmen strukturieren und kontrollieren, dafür Budgets und Pläne erstellen. Hier hilft die ABC Analyse, um die wichtigsten Geschäftszweige zu identifizieren und geeignete Strategien zu entwickeln.

• Projektmanagement

  Welche Teilaufgaben sind für den Projekterfolg bedeutend? Was sollte zuerst erledigt werden? Im Projektmanagement hilft die XYZ-Analyse bei komplexen Aufgaben den Überblick zu behalten.

⇨ Kostenlose Vorlage: ABC Analyse (Excel)

Wie kann ich die ABC Analyse für mich nutzen?

Das einfache ABC-Prinzip können Sie jederzeit auf private Situationen übertragen. Wenn Sie Prioritäten setzen oder Entscheidungen treffen müssen, liefert die ABC Analyse schnelle Ergebnisse. Zum Beispiel bei Arbeitsabläufen, Lern- oder Bewerbungsphasen, ToDo-Listen oder Hausarbeit. Am Ende investieren Sie Ihre Zeit nur noch in die wirklich wichtigen Aufgaben.

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ABC Analyse berechnen: Durchführung in 4 Schritten

Sie wollen die ABC Analyse berechnen? Die Durchführung der Methode basiert stets auf vier Schritten:

1. Daten berechnen

Zunächst werden alle Kunden und Umsätze für einen festgelegten Zeitraum erfasst und ausgewertet. Beispiel: Der Gesamtumsatz beträgt 100.000 Euro, der sich auf zehn Kunden verteilt:

2. Kategorien zuordnen

Nachdem die Daten gesammelt und sortiert sind, teilen Sie die Elemente in die Kategorien A, B und C. Für die Berechnung und Zuordnung gibt es keine festen Regeln oder Formeln.

Sie sollten sich am Pareto-Prinzip (80/20-Regel) orientieren. Typische Klassengrenzen sind:

Im Beispiel machen Müller und Schmitz 70 Prozent des Gesamtumsatzes aus – sie sind A-Kunden. Fischer, Muster und Neumann tragen 25 Prozent bei und bilden die B-Kunden. Die restlichen 50 Prozent der Kunden bringen nur 5 Prozent Umsatz und sind C-Kunden.

3. Strategien entwickeln

Um die Analyse praktisch zu nutzen, müssen Sie konkrete Maßnahmen ableiten. Hier braucht es unterschiedliche Methoden für jede Kategorie:

• Strategie für A-Kunden

  Auf diesen Elementen liegt der Fokus. Ohne sie würde der Umsatz erheblich einbrechen. Strategien sollten A-Kunden ans Unternehmen binden und die Loyalität belohnen. Möglichkeiten sind besondere Angeboten oder VIP-Services. Zum Beispiel feste Betreuer oder eine 24-Stunden-Hotline.

• Strategie für B-Kunden

  Die Strategien für B-Kunden zielen darauf ab, die Umsätze zu steigern – und daraus A-Kunden zu machen. Maßnahmen sind gezielte Sonderaktionen, Funnels und Vertriebs-Specials, um mehr Umsatz zu generieren.

• Strategie für C-Kunden

  Aktuell binden diese Kunden viele Kapazitäten, bringen aber wenig. Analysieren Sie deren Bedürfnisse und lernen Sie die Kunden besser kennen. Setzen Sie Anreize, um das Geschäft auszubauen. Ist eine Umsatzsteigerung unmöglich, sollten Sie sich auf Kunden mit mehr Potenzial konzentrieren.

4. Umsetzung kontrollieren

Im letzten Schritt kontrollieren Sie die Umsetzung und den Erfolg der Strategien: Konnten die A-Kunden gestärkt werden? Haben die Maßnahmen zum Ausbau der B-Kunden gegriffen? Gibt es positive Entwicklungen in der C-Klasse?

Zur Kontrolle hilft eine neue ABC Analyse. Sie zeigt, wie sich die Verhältnisse verschoben haben – positiv wie negativ.

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ABC Analyse: Vor- und Nachteile

Die Methode aus der Betriebswirtschaftslehre bietet zahlreiche Vorteile, aber auch ein paar Nachteile. Wir stellen beide Seiten gegenüber:

Vorteile

• Einfache und schnelle Erstellung
• Leichte Umsetzung, einfache Berechnung
• Hohe Übersichtlichkeit und Trennung der Klassen
• Klare Fokussierung auf wichtige Bereiche
• Nachvollziehbare Visualisierung der Ergebnisse
• Einsetzbar in zahlreichen Bereichen

Nachteile

• Analyse ist nur Bestandsaufnahme
• Künftige Entwicklungen fehlen
• Qualitative oder politische Faktoren fehlen
• Keine Handlungsempfehlungen für Kategorien
• Kennzahlen müssen ausreichende Unterscheidung bieten
• Über- und Unterbewertung einzelner Objekte
• Falsche Schlussfolgerung möglich

Wann ist eine ABC Analyse sinnvoll?

Die ABC Analyse ist ein Standard-Werkzeug in der BWL. Zielführend ist die Anwendung aber nur bei eindeutigen Klassen und Ableitung passender Strategien.

Wenig sinnvoll ist die ABC Analyse bei geringen Unterschieden zwischen den Objekten und Klassen. Teilen sich zum Beispiel alle Kunden einen ähnlichen Anteil am Gesamtumsatz, ist die Einordnung nach A, B und C Kategorien unmöglich. Hinzu kommt, dass pro Analyse nur ein Faktor betrachtet werden kann. Hierfür benötigen Sie mehrere ABC Analysen hintereinander.

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