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ABC Analyse: Berechnen, Beispiele + Zeitmanagement

Das grundlegende Prinzip hinter der ABC Analyse (auch: XYZ-Analyse) ist die Fokussierung auf das Wesentliche. Aufgaben, Projekte oder Kunden werden systematisch aufgelistet, kategorisiert und priorisiert. Am Ende können Sie mit der ABC-Analyse berechnen, welche Aufgaben, Kunden oder Produkte den größten Erfolgsfaktor bilden. Die ABC Methode funktioniert für Unternehmen genauso wie im Privaten – zum Beispiel beim Zeitmanagement. Definition, Beispiele, Formeln: Die ABC Analyse einfach erklärt…

ABC Analyse: Berechnen, Beispiele + Zeitmanagement

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Was ist die ABC-Analyse?

Mithilfe der ABC-Methode lassen sich Aufgaben, Ziele, Produkte oder Kunden nach deren Wichtigkeit und Bedeutung klassifizieren und priorisieren. Ziel ist, die wichtigsten Aufgaben oder Kunden zu erkennen und daraus Strategien abzuleiten, die das eigene Zeitmanagement oder die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens steigern.

Die ABC Analyse ist eine besonders einfache Variante der Eisenhower-Matrix oder SWOT-Analyse. In der BWL gilt das Analysetool heute als Klassiker. Erfunden wurde es vom General Electric Manager H. Ford Dickie Anfang der 1950er Jahre, der durch das Pareto-Prinzip beeinflusst war. Das Pareto-Prinzip sagt, dass 20 Prozent des Aufwandes oft 80 Prozent des Erfolgs ausmachen. Diese besonderen 20 Prozent gehören in Klasse A.

ABC Analyse einfach erklärt

Für die ABC Analyse werden die betrachteten Objekte grundsätzlich in 3 Kategorien unterteilt: A, B und C – die Reihenfolge beschreibt zugleich deren absteigende Bedeutung. Das können zum Beispiel Produkte, Kunden, laufende Projekte oder Materialien und Rohstoffe sein, die so nach ihrer Wichtigkeit sortiert werden.

  1. Klasse A = Besonders Wichtig

    Objekte mit hoher Priorität. Sie haben einen hohen Anteil am Umsatz und tragen wesentlich zum Erfolg bei. Beispiel: Schlüsselkunden mit großen Aufträgen und Bestellungen.

  2. Klasse B = Weniger wichtig

    Objekte mit mittlerer Priorität. Sie haben zwar ebenfalls hohe Bedeutung, bleiben aber deutlich hinter der Kategorie A zurück. Beispiel: Waren für das Massengeschäft.

  3. Klasse C = Unwichtig

    Objekte mit niedriger Priorität. Sie beanspruchen viel Aufmerksamkeit, Zeit, Bearbeitung oder Materialeinsatz, tragen aber kaum zum Gesamterfolg bei. Beispiel: Ladenhüter.

Dazu kommen später Kennzahlen wie Umsatz, Kosten oder Zeitaufwand, die diese Priorisierung verdeutlichen und rechtfertigen.

ABC Analyse Definition

Die ABC Analyse (engl. „ABC analysis“) ist eine betriebswirtschaftliche Methode zur Planung und Priorisierung. Dabei werden Objekte anhand von Kennzahlen in die Klassen A, B und C eingeteilt – abhängig davon, wie wesentlich sie für den Erfolg sind. Je nach Klasse werden anschließend unterschiedliche Strategien entwickelt, um die Wirtschaftlichkeit zu steigern.


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ABC Analyse Beispiele

Wie funktioniert die ABC Analyse praktisch? Um das zu verstehen, erklären wir das Analysetool mit einem Beispiel: Ein Händler verkauft Goldmünzen – kanadische „Maple Leaf“ zu einer Zehntel Unze (1/10oz), einer halben Unze (1/2oz) und einer Unze (1oz). Diese kosten – je nach Gewicht – zwischen 200 und 1800 Euro. Die folgende Tabelle zeigt, welche Münzen und Pakete die Kunden kaufen:

ABC Analyse Tabelle (Beispiel)

Pakete Gekauft Umsatz
Münze (1oz) 10 Stück
(à 1.800€)
18.000 €
Münze (1/2oz) 3 Stück
(à 900€)
2.700 €
Münze (1/10oz) 20 Stück
(à 200€)
4.000 €
Münzen (10x 1/10oz) 30 Stück
(à 2.000€)
60.000 €
Münzen (10x 1oz) 5 Stück
(à 18.000€)
90.000 €

Anhand der Nachfrage und Umsätze lassen sich die einzelnen Angebote, Produkte und Münzpakete leicht priorisieren. Ordnen Sie diese jetzt den Klassen A, B und C zu – abhängig davon, bei welchem Geschäft Sie den größten Gewinn haben oder welche Münzen Sie besonders oft verkaufen (wollen).

In dem Beispiel ist es offensichtlich: Mit der 1oz Münze machen Sie den meisten Umsatz – über 100.000 Euro. Sie gehört in Klasse A. Die Zehntel-Unze-Münze wird jedoch besonders oft gekauft und macht den zweitgrößten Umsatz – Klasse B. Die halbe Unze dagegen verkauft sich nur schleppend. Sie kommt in Klasse C.

Nach der Analyse können Sie für jede der drei Klassen unterschiedliche Strategien oder Methoden suchen, um den Umsatz noch weiter zu steigern. Zum Beispiel Sonderangebote und Specials für die Eine-Unze-Münze oder testweise ein Paket mit 20 Münzen. Für das Massengeschäft mit der Zentel-Unze-Münze ließen sich spezielle Münzbehälter oder Tubes anbieten…

ABC-Analyse im Zeitmanagement (Beispiel)

Ein weiterer Klassiker für den Einsatz der ABC Analyse ist das Zeitmanagement – oder Selbstmanagement. Auch hierbei müssen Sie klare Prioritäten setzen, wenn Sie Ihre Zeit und Energie optimal nutzen wollen.

Um das Zeitmanagement zu optimieren, könnten Sie in dem Beispiel alle Aufgaben, Verpflichtungen und Termine des Tages nach deren Wichtigkeit und Dringlichkeit einteilen beziehungsweise nach A, B, C Kategorien klassifizieren. Profis beachten zusätzlich ihren persönlichen Biorhythmus und legen sich die wichtigsten Aufgaben oder Termine des Tages in ihre Leistungshochphasen (siehe: Chronobiologie). Die Methode lässt sich im Privaten ebenso nutzen wie im Job.

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Dank der ABC Analyse identifizieren Sie einfach und schnell die Tagesaufgaben mit der höchsten Priorität (A-Klasse) und können den Tagesablauf in Zukunft besser planen und einteilen. Als Zeitmanagement-Methode lässt sich die Analyse entweder am Abend für den nächsten Tag nutzen – oder direkt am Morgen bevor Sie starten und loslegen.

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Was sind wichtige Kennzahlen?

Die Unterscheidung und Priorisierung der drei Klassen (A, B, C) basiert letztlich auf sogenannten Kennzahlen. Bedeuten: Sie benötigen einen objektiven Maßstab, um überhaupt beurteilen zu können, was wichtig oder dringlich ist. Kennzahlen helfen bei dieser Unterscheidung und Bewertung.

Solche Bewertungszahlen können sein: Umsatz, Gewinn, Kosten, Aufwand (Zeit), Relevanz für den Erfolg oder das Ziel. In der Fachsprache würde man diese Kennzahlen auch KPI (Key Performance Indicator) nennen. Entscheidend ist, dass Sie diese KPI so wählen, um Kunden, Projekte oder Aufgaben wirklich nach Klassen unterscheiden und bewerten zu können.

Was sind die Anwendungsbereiche der ABC-Analyse?

Grundsätzlich lässt sich die ABC-Analyse nicht nur im Rahmen der BWL bei einer Übungsaufgabe oder in Unternehmen anwenden. Aufgrund der einfachen Formel sind die Anwendungsbereiche breit gefächert. In der folgenden Tabelle finden Sie einige konkrete Beispiele aus dem Management:

Anwendung Objekt Kennzahl
Produkte Sortiment Gewinnmarge
Personal Mitarbeiter Produktivität
Projekte Phasen Bedeutung
Kunden Kunde Umsatz
Einkauf Lieferanten Preise
Produktion Material Verbrauch
Zeitmanagement Aufgaben Dringlichkeit

Beispiel: Anwendung im Marketing

Im Marketing widmet sich die ABC-Methode vor allem der Frage: Wo lassen sich die meisten potenziellen Kunden erreichen? Analysiert werden damit beispielsweise verschiedene Absatzkanäle und deren Bedeutung für die Bekanntheit einer Marke oder eines Produkts.

Beispiel: Anwendung im Kundenmanagement

Kunden lassen sich nicht nur nach Umsatz oder Wichtigkeit (Key Account Management) unterteilen. Mithilfe der A,B,C-Klassen können Sie diese auch unterschiedlichen Serviceleistungen und Bonusprogrammen zuteilen. Dadurch lässt sich wiederum die Kundenzufriedenheit steigern – was zu einem langfristig wachsenden Marktanteil führt.

Beispiel: Anwendung im Personalmanagement

Bringen Sie mit der ABC Analyse mehr Transparenz in Ihre Belegschaft. Mögliche Kennzahlen und Unterscheidungskriterien sind neben der Produktivität ebenso die Motivation, der Umsatz (Vertrieb), Betriebszugehörigkeit (Sozialpläne) oder die Anzahl der Krankheitstage. Auch können Sie mittels ABC Analyse berechnen und visualisieren, wieviele Arbeitsstunden Ihre besten Mitarbeiter brauchen, um ihre Aufgaben zu schaffen.

Beispiel: Anwendung in der Logistik

Werden Produkte eingelagert, kann auch hierbei die ABC-Analyse zeigen, welche Waren den größten Wert besitzen und wie groß ihr Anteil am gesamten Bestands ist. Hochwertige Komponenten können schon in geringer Menge von enormer Bedeutung sein und sollten entsprechend priorisiert werden.

Beispiel: Anwendung in der Einkauf

Auch der Einkauf kann seine Lieferanten mit der Methode nach Preisen oder Lieferdauer einteilen und so das Bestellmanagement optimieren oder die Beschaffung der Produkte profitabler machen. Gleiches gilt für die Materialwirtschaft.

Beispiel: Anwendung im im Controlling

Das Controlling soll die Finanzen im Unternehmen strukturieren und kontrollieren, dafür Budgets und Pläne erstellen. Hier hilft die ABC Analyse, um die wichtigsten Geschäftszweige zu identifizieren und geeignete Strategien zu entwickeln.

Beispiel: Anwendung im Projektmanagement

Welche Teilaufgaben sind für das Ziel und den Erfolg des Projekts bedeutend? Was bringt das Projekt voran und sollte zuerst angegangen werden? Im Projektmanagement hilft die ABC Analyse zum Beispiel, um bei vielen komplexen Aufgaben den Überblick zu behalten.

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ABC Analyse Berechnung: Anleitung in 4 Schritten

Wie lässt sich mithilfe der ABC-Analyse berechnen, was im Unternehmen zu tun ist. Wie funktioniert die ABC Formel im täglichen Einsatz. Hier ein weiteres Anwendungsbeispiel aus einem Unternehmen. Die Ausgangfrage lautet: Welche Kunden sind – gemessen am Gesamtumsatz – besonders wichtig? So gehen Sie bei der Anwendung der Analyse Schritt für Schritt vor:

1. Daten sammeln

Zunächst alle Kunden und die dazugehörigen Umsätze für einen festgelegten Zeitraum erfasst und ausgewertet. Der Gesamtumsatz beträgt 100.000 Euro. In unserem vereinfachten Beispiel gibt es dafür zehn Kunden mit diesen Umsätzen:

Kunde Umsatz
Müller 35.000 €
Schmitz 35.000 €
Fischer 8.333 €
Muster 8.333 €
Neumann 8.333 €
Schneider 1.000 €
Weber 1.000 €
Hoffmann 1.000 €
Bauer 1.000 €
Schröder 1.000 €

2. Kategorien zuordnen

Anhand der Tabelle werden die Kunden nun in die Kategorien A, B und C eingeteilt:

  • A-Kunden
    Die beiden Kunden (Müller, Schmitz) machen 70 Prozent des Gesamtumsatzes aus. Sie gehören ganz klar in Kategorie A der wichtigsten Kunden. Ohne diese wären zwar noch 80 Prozent des Kundenstammes vorhanden, aber zwei Drittel des Umsatzes verloren.
  • B-Kunden
    Das mittlere Segment bilden die drei Kunden Fischer, Muster und Neumann. Gemeinsam tragen diese rund 25 Prozent zum Ergebnis bei.
  • C-Kunden
    Diese Gruppe macht zwar 50 Prozent der Kundschaft aus, ist aber nur für 5 Prozent des Umsatzes verantwortlich. Kunden mit 1.000 Euro Umsatz fallen daher in Kategorie C.

3. Strategien entwickeln

Einen Nutzen für das Unternehmen hat die Methode aber erst in diesem Schritt – wenn aus der Analyse konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. Nach der Einteilung in A, B und C Klassen können Sie für die Kundengruppen unterschiedliche Strategien ableiten:

  • Strategie für A-Kunden
    Das sind Ihre aktuell wichtigsten Kunden. Ohne sie würden Umsatz und Gewinn erheblich einbrechen. Daher wäre es sinnvoll, diese enger an das Unternehmen zu binden und zu verhindern, dass die zu anderen Anbietern oder Konkurrenten abwandern. Strategie: Belohnen Sie die Loyalität mit mit besonderen Angeboten oder VIP-Services. Zum Beispiel feste Betreuer oder eine 24-Stunden-Hotline.
  • Strategie für B-Kunden
    Ziel in dieser Klasse muss sein, die Zusammenarbeit mit den Kunden auszubauen, um die Umsätze langfristig zu steigern. Idealerweise werden daraus einmal A-Kunden. Sollte dies nicht möglich sein, wollen Sie diese zumindest als B-Kunden behalten. Strategie: Gezielte Sonderaktionen, Funnels und Vertriebs-Specials, um hier mehr Umsatz zu generieren.
  • Strategie für C-Kunden
    Aktuell binden diese Kunden viele Kapazitäten, bringen aber verhältnismäßig wenig. Strategie: Analysieren Sie deren Bedürfnisse und Erwartungen und lernen Sie diese Kunden besser kennen. Setzen Sie anschließend gezielte Anreize, um das Geschäft mit ihnen auszubauen und daraus B- oder gar A-Kunden zu machen. Ist eine Umsatzsteigerung unmöglich oder sind die Kosten dafür zu hoch, kann es sinnvoller sein, sich auf Kunden mit mehr Potenzial zu konzentrieren.

4. Umsetzung kontrollieren

Im letzten Schritt muss die Umsetzung der Strategien kontrolliert werden. Konnten die A-Kunden gehalten und gestärkt werden? Haben die Maßnahmen zum Ausbau der B-Kunden gegriffen? Gibt es positive Entwicklungen in der C-Kategorie? Häufig muss zur Kontrolle eine neue ABC-Analyse angestoßen werden, um zu prüfen, ob sich die Verhältnisse in den Kategorien verschoben haben – positiv wie negativ. In dem Fall lässt sich leicht berechnen, wie die ABC-Analyse zur Verbesserung des Umsatzes und Gewinns beigetragen hat.

Grenzen zwischen den ABC-Klassen

Um die ABC Analyse noch weiter zu verfeinern, sind nicht nur trennscharfe Kennzahlen wichtig. Zur Abgrenzung sollten Sie zusätzlich klare Grenzen zwischen den Klassen A, B und C ziehen. Je nach Aufteilung können hierbei unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt werden. Viele orientieren sich zum Beispiel am Pareto-Prinzip, indem Sie in Gruppe A alle Objekte sammeln, zwar nur 20 Prozent des Einsatzes benötigen, aber bis zu 80 Prozent zum Ergebnis beitragen. Die andere Klassen werden daran angepasst.

Für die Grenzen der ABC-Analyse und -Klassen gibt es aber keine Formel oder Vorgaben. Je nach Ausgangsfrage kann es sinnvoll sein, die Zahlen zu variieren und etwa 60 oder 75 Prozent für Kategorie A zu wählen. Ein Formel-Beispiel könnte so aussehen:

Klasse Umsatz (Kennzahl) Anteil (Objekt)
A 75% 15%
B 20% 25%
C 5% 60%

Zum besseren Verständnis der Tabelle: Die A-Kunden machen in dem Beispiel 75 Prozent des Umsatzes aus, bilden aber nur 20 Prozent des Kundenstamms. Es könnte sich dabei aber auch um 20 Prozent der Mitarbeiter handeln, die aber 75 Prozent der Lohnkosten ausmachen – beispielsweise weil es sich dabei um hochbezahlte Fach- oder Führungskräfte handelt.

Womöglich aber auch um einen Wasserkopf: zu viele, zu teure Häuptlinge, aber nur wenige günstige Indianer. Auch das kann die ABC-Analyse aufdecken.

Lorenzkurve: ABC Analyse grafisch darstellen

Grafisch darstellen lässt sich die ABC Analyse häufig mithilfe der sogenannten Lorenzkurve. Dies ist eine nach oben immer flacher werdende Kurve (Wurzelfunktion). BWLer kennen Sie auch vom „abnehmenden Grenznutzen“.

Bei der Lorenzkurve werden auf der Y-Achse im Koordinatensystem die Grenzen der drei ABC-Klassen eingetragen (hier: Anteil am Umsatz); auf der X-Achse stehen wiederum die Objekte der jeweiligen Klassen aufgeführt (hier: Kunden). Das Ergebnis sieht dann zum Beispiel so aus:

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TIPP: Die jeweiligen Grenzen sollten Sie immer anhand ihrer Zielsetzung festlegen. Beispiel: Wollen Sie nur eine Handvoll Kunden als wichtigste Zielgruppe identifizieren, müssen Sie die Grenzen niedriger ansetzen. Danach müssten A-Kunden mindestens 50 Prozent des Umsatzes ausmachen. Die Kategorie wird dann kleiner, aber feiner.

ABC Analyse: Vor- und Nachteile

Als BWL-Standardtool bietet die ABC Analyse zahlreiche Vorteile, aber auch ein paar Nachteile, die hier nicht unerwähnt bleiben sollen. Denn der Einsatz des Analysetools hat natürlich auch Grenzen…

Vorteile

  • Einfache und schnelle Erstellung.
  • Leichte Umsetzung, geringer Aufwand.
  • Hohe Übersichtlichkeit und Trennung der Klassen.
  • Klare Fokussierung auf wichtige Bereiche.
  • Nachvollziehbare Visualisierung der Ergebnisse.
  • Einsetzbar in zahlreichen Bereichen.

Nachteile

  • Analyse ist nur Bestandsaufnahme.
  • Künftige Entwicklungen fehlen.
  • Qualitative oder politische Faktoren bleiben unberücksichtigt.
  • Keine Handlungsempfehlungen für Kategorien.
  • Kennzahlen müssen ausreichende Unterscheidung bieten.
  • Über- und Unterbewertung einzelner Objekte.
  • Falsche Schlussfolgerung möglich.

Wann ist eine ABC Analyse sinnvoll?

Die ABC Analyse ist ein erstklassiges, betriebswirtschaftliches Analysetool und gehört heute zum Standard-Werkzeug, um Schlüsselfaktoren in Unternehmen zu identifizieren oder zu priorisieren. Die Einsatzgebiete sind aufgrund der Einfachheit der Methode schier unbegrenzt. Dennoch ist die Anwendung nur dann zielführend, wenn sich aus dem Instrument wirklich trennscharfe Klassen ableiten lassen und anschließend Strategien dazu entwickelt werden.

Wenig sinnvoll ist die ABC Analyse dann, wenn es zwischen den einzelnen Objekten und Klassen nur geringe Unterschiede gibt. Teilen sich zum Beispiel alle Kunden einen ähnlichen Anteil am Gesamtumsatz, ist ein sinnvolle Einordnung nach A, B und C Kategorien unmöglich. Hinzu kommt, dass pro Analyse meist nur ein Faktor betrachtet werden kann. Ob nun Anteil am Umsatz oder an den Kosten: Mehrere Aspekte lassen sich nicht gleichzeitig analysieren. In dem Fall brauchen Sie eine Kombination aus mehreen Modellen oder ABC Analysen hintereinander.

Wie kann ich die ABC Analyse für mich nutzen?

Klar, eingesetzt wird die ABC Analyse in erster Linie in Unternehmen. Das einfache Prinzip können Sie aber jederzeit auf private Situationen und Fragestellungen übertragen. Immer dann wenn Sie Prioritäten setzen oder Entscheidungen treffen müssen – Wesentliches von Unwesentlichem trennen, Wichtiges und Unwichtiges erkennen – kommen Sie mit der Methode zu schnellen und effizienten Ergebnissen.

Verbessern lassen sich mit der vereinfachten ABC Analyse das Zeitmanagement ebenso wie Arbeitsabläufe, Lern- oder Bewerbungsphasen, ToDo-Listen oder die tägliche Hausarbeit. Am Ende investieren Sie Ihre Zeit und Energie hauptsächlich in die wirklich wichtigen Aufgaben. Gut so!

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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