Eisenhower-Prinzip: Wichtige Aufgaben besser priorisieren

Wichtiges kommt zuerst. Das würde wohl jeder so unterschreiben. Im Alltag aber geraten viele Menschen in die sogenannte Dringlichkeitsfalle – kurz: Sie verzetteln sich und lassen sich von unwichtigen und kaum eiligen Aufgaben vereinnahmen. Das sogenannte Eisenhower-Prinzip soll genau das verhindern. Trotz seiner Simplizität ist das Analyse-Tool enorm hilfreich dabei, Prioritäten besser zu setzen, das eigene Zeitmanagement zu optimieren und Ziele schneller zu erreichen…

Eisenhower-Prinzip: Wichtige Aufgaben besser priorisieren

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Wie funktioniert das Eisenhower Prinzip?

Tatsächlich geht das Eisenhower-Prinzip auf den gleichnamigen amerikanischen General und späteren US-Präsident Dwight D. Eisenhower zurück. Seine Methode ist eine Mischung aus klassischen Zeitmanagement-Elementen und einer simplen Postkorbübung. Als Vorlage diente ihm seinerzeit eine simple Matrix mit vier Quadranten. An deren Rändern und Achsen wird lediglich unterschieden zwischen „wichtig“ und „unwichtig“ beziehungsweise zwischen „dringend“ und „nicht dringend“ (oder „eilig“ und „nicht eilig“). Eisenhower kategorisiert Aufgaben also lediglich nach der Wichtigkeit und Dringlichkeit. Doch das reicht erstaunlicherweise schon, um Prioritäten besser setzen zu können.

Das Ergebnis, die sogenannte Eisenhower-Matrix, sieht so aus:

Eisenhower Prinzip Matrix Beispiel Grafik

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Eisenhower Prinzip: Was ist wichtig, was ist dringend?

Probieren Sie es selbst einmal aus und unterteilen Sie eine beliebige (aber ausreichend komplexe) Zahl von Aufgaben in diese zwei Kategorien:

  • Welche Aufgabe ist wichtig oder unwichtig?
  • Welche Aufgabe ist dringend oder nicht dringend?

Jetzt legen Sie ein typisches Koordinatensystem nach obigem Muster an. Vertikal die Dringlichkeit, horizontal die Wichtigkeit. Dort tragen Sie Ihre Aufgaben ein:

  • Den Quadrant links unten können Sie gleich wieder vergessen. Das sind die nicht eiligen und unwichtigen Aufgaben. Die können Sie irgendwann mal erledigen.
  • Die Aufgaben im Quadranten darüber (eilig aber immer noch unwichtig) delegieren Sie soweit möglich – an Kollegen oder Dienstleister.
  • Die Aufgaben unten rechts (nicht eilig aber wichtig) tragen Sie sich im Kalender ein. Sie werden möglichst bald abgearbeitet. Wenn Zeit dafür ist oder wenn die Aufgaben darüber erledigt sind. Denn…
  • Die Aufgaben oben rechts müssen heute noch erledigt werden. Sie sind wichtig und eilig.

Eigentlich ganz einfach. Und tatsächlich lassen sich mit dieser einfachen Methode schnell Prioritäten setzen, da Sie über den Umweg der Quadranten schnell erkennen, was wirklich wichtig ist und dringend bewältigt werden sollte. Falls Sie die Methode selber noch üben und verfeinern wollen, können Sie sich hier gleich entsprechende Vorlagen der Eisenhower-Matrix kostenlos herunterladen:

Natürlich wäre es müßig, die Quadranten täglich aufs Neue anzulegen. Das wäre nichts anderes als ein Plan. Tatsächlich aber geht das Eisenhower-Prinzip den meisten Menschen nach einigen Anwendungen intuitiv in Fleisch und Blut über. Sie wissen dann sofort, was zu tun, zu verschieben und zu lassen ist, haben weniger Stress, mehr Zeit und mehr Erfolg. Danke Dwight!

Wohin mit den uneiligen und unwichtigen Aufgaben?

Der vierte Quadrant links unten bereitet manchen Menschen regelmäßig Probleme: Hier landen die unwichtigen und zugleich nicht dringlichen Aufgaben. Wir haben an diese Stelle „Ignorieren“ geschrieben. Letztlich haben Sie hierbei aber drei Optionen, wie Sie damit umgehen:

  • Papierkorb: Was immer auf Ihrem Schreibtisch landet, was die „unwichtig“ und „nicht dringend“ erfüllt – entsorgen Sie es am besten gleich wieder. Virtuell durch löschen oder tatsächlich im Papierkorb. Klar, dazu gehört Mut. Dafür ist es ungemein befreiend.
  • Komposthaufen: Manche Unterlagen sollten Sie natürlich tunlichst nicht wegwerfen. In dem Fall legen Sie diese auf einen Stapel – den sogenannten Komposthaufen. Was hier strandet, wird nur dann bearbeitet, wenn Zeit dafür ist. Zudem können Sie den Stapel alle drei Monate einer erneuten Prüfung unterziehen. Manches hat sich dann vielleicht von selbst erledigt und wandert deshalb endgültig in den Papierkorb.
  • Ablage: Die Gewissenhafteren wählen den dritten Weg und heften diese Unterlagen und Materialien zumindest irgendwo sinnvoll ab – in einer Art Ablage. Bevor man so allerdings irgendwann zum Messie mutiert, empfiehlt sich auch hierbei die erneute Prüfung nach dem Eisenhower-Prinzip nach spätestens einem Quartal.
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Eisenhower Prinzip Vorteile

Wie jede Methode hat auch das Eisenhower-Prinzip spezifische Vor- und Nachteile. Die Vorteile des Eisenhower-Prinzips sind schnell erklärt:

  • Simplizität. Die Matrix liefert ein äußerst simples Entscheidungsraster für anstehende Aufgaben. Es ist wirklich kinderleicht zu verstehen und anzuwenden.
  • Zeitersparnis. Mithilfe der Matrix lassen sich Zeitfresser und Zeitdiebe leicht identifizieren.
  • Gewichtung. Projekte und anstehende Aufträge werden damit gewichtet, Mitarbeiter entlastet oder besser eingebunden.
  • Effizienz. Nach der Priorisierung können anfallende Aufgaben insgesamt effizienter erledigt werden.
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Eisenhower Prinzip Nachteile

Die Aufgaben-Priorisierung mittels Eisenhower-Prinzip und -Methode gehört längst zu den Klassikern des Zeitmanagement-Literatur. Kein Buch, kein Ratgeber über Selbstmanagement, der ohne diese Matrix auskäme. Sie ist einfach zu simpel und schön. Genau das aber wird von Kritikern des Eisenhower-Prinzips regelmäßig bemängelt: Der Charme der Methode sei zwar ihre Einfachheit, übersehen würden dabei aber ein paar gravierende Nachteile:

  • Wie findet man heraus, wie wichtig eine Aufgabe ist? Die Dringlichkeit wird ja vielleicht noch durch eine nahende Deadline offenbar. Aber ihre Bedeutung im Gesamtzusammenhang lässt sich nicht immer sofort erkennen. Schlecht, wer dann eine dringende Aufgabe als „unwichtig“ einstuft und sie an irgendwen delegiert. Womöglich an den falschen.
  • Was, wenn sich Aufgaben nicht gleich verteilen? In den vier Quadranten sieht das Ergebnis höchst ordentlich aus. In der Realität aber sind wichtige Aufgaben selten uneilig und eilige Aufgaben selten unwichtig. Sie sind also nicht gleichmäßig verteilt. Folglich kommt es doch wieder zum Aufgabenstau.

So einfach die Methode auch ist, sie befreit einen nicht davon, darüber nachzudenken, wann der Einsatz überhaupt sinnvoll ist und wann nicht. Und manchmal macht die Komplexität der Aufgaben den Einsatz des Eisenhower-Prinzips unmöglich. Dann benötigen Sie schlicht andere, komplexere Entscheidungstechniken. In allen anderen Fällen aber besticht das Eisenhower-Prinzip durch seine schnelle Umsetzung und Lösung.

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Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es noch?

Es gibt inzwischen zahlreiche Zeitmanagement-Methoden. Sie alle aufzuzählen, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Ein paar wichtige und dem Eisenhower-Prinzip ähnliche (womöglich von ihm gar inspirierte) wollen wir Ihnen dennoch hier vorstellen:

ABC-Methode

Die ABC-Methode (auch „ABC-Analyse“) ist noch etwas simpler als die Eisenhower-Matrix und erinnert eher an ein klassisches Flussdiagramm. Dabei werden anfallende Aufgaben vornehmlich nach ihrer Wichtigkeit priorisiert und in drei Stufen eingeteilt. Wer will, kann auch die Dringlichkeit noch hinzu nehmen (siehe Grafik):

➠ A-Aufgaben: sehr wichtig – sofort erledigen!
➠ B-Aufgaben: weniger wichtig – später erledigen oder delegieren.
➠ C-Aufgaben: kaum wichtig bis unwichtig – delegieren oder verwerfen.

ABC Methode Flussdiagramm Grafik

ALPEN-Methode

Die sogenannte ALPEN-Methode gehört ebenfalls zu den prominenten Zeitmanagement-Methoden. „ALPEN“ ist allerdings ein Akronym hinter dem sich eher eine Art Tagesplan verbirgt. Unerledigtes wird dann auf den nächsten Tag übertragen:

➠ (A)ufgaben aufschreiben
➠ (L)änge einschätzen
➠ (P)ufferzeit einplanen (max. 60% verplanen)
➠ (E)ntscheidungen priorisieren
➠ (N)achkontrollieren (was man erreicht hat)

SMART-Methode

Auch bei der SMART-Methode handelt es sich wieder um ein Akronym. Sie soll vor allem beim Formulieren von Zielen helfen. Im Vordergrund steht dabei, diese möglichst realistisch einzuschätzen und danach sinnvolle Fristen zu setzen. SMART steht dabei für:

➠ (S)pezifisch: Ziele so spezifisch wie möglich beschreiben.
➠ (M)essbar: An messbaren Fakten orientieren.
➠ (A)ttraktiv: So planen, dass das Umsetzen Spaß macht.
➠ (R)ealistisch: Ziele müssen natürlich auch machbar sein.
➠ (T)ermingerecht: Alle Aufgaben zeitlich bindend planen.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist auch bekannt als „80-20-Regel“. Sie besagt, dass wir oft schon mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent des angepeilten Ergebnisses erreichen. Entsprechend ermahnt uns die Pareto-Regel dazu – wie das Eisenhower-Prinzip -, Prioritäten klüger zu setzen und die Zeit effizienter zu nutzen. Uns also vorrangig mit jenen Aufgaben zu beschäftigen, die uns bereits zu 80 Prozent dem Ziel näher bringen oder 80 Prozent des gewünschten Resultats erreichen.

Pomodoro-Tecknik

Um produktiver zu werden, müsse man vor allem lernen, Pausen zu machen. Davon war der italienische Unternehmer Francesco Cirillo zutiefst überzeugt und entwickelte die Pomodoro-Tecknik. Auch sie ist ziemlich simpel: Stellen Sie sich einen Wecker auf 25 Minuten und pausieren Sie für fünf Minuten sobald es klingelt. Danach wird weitergearbeitet – wieder 25 Minuten lang. Nach vier dieser Einheiten gönnen Sie sich eine Rast von 30 Minuten. Den Namen verdankt die Pomodoro-Technik einem Wecker in Tomaten-Form, den Cirillo seinerzeit nutzte. Einer „Pomodoro“ eben.

Pomodoro Technik Grafik

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Zeit finden, für das was wichtig ist

Das Eisenhower-Prinzip ist also letztlich nur eine von vielen Zeitmanagement-Methoden und -Strategien. Egal, für welche Methode Sie am Ende entscheiden und welche am besten zu Ihnen und Ihren Aufgaben passt: Entscheidend ist, dass sie allesamt dabei helfen, sich besser zu organisieren und zu zu strukturieren und die Zeit für das zu finden, was (Ihnen) wirklich wichtig ist. Wir wünschen viel Erfolg dabei!

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[Bildnachweis: Dawn Hudson by Shutterstock.com]
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7. September 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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