Highlight-Strategie: Der richtige Fokus

Termine und noch mehr Termine, Ihr Terminkalender und Ihr E-Mailpostfach quellen über, zwischendurch Anrufe und es ist noch so viel zu erledigen. Das setzt unter Druck und verleiht das Gefühl, Sie würden nur noch rotieren. Viele Menschen kennen das Problem. Die Highlight-Strategie könnte dem nun ein Ende setzen. Sie hilft Ihnen dabei, sich auf eine wesentliche Sache zu konzentrieren und Ihre Aufgaben erledigt zu bekommen. Wie sie funktioniert…

Highlight-Strategie: Der richtige Fokus

Das Problem: Zu wenig Zeit

Unzählige Selbstmanagementbücher versprechen dasselbe: Mehr Zeit. So auch das gleichnamige Buch von Jake Knapp und John Zeratsky (im Original: Make Time). Als die beiden Designer die Highlight-Strategie entwickelten, hatten sie selbst ein Jahrzehnt voller frustrierender Erlebnisse und persönlicher Experimente hinter sich.

Tag für das das Gefühl, ein Getriebener zu sein, die Aufmerksamkeit ist überall gleichzeitig, die Reizüberflutung ebenso. Im Überfluss vorhanden: Stress. In viel zu geringer Dosis vorhanden: Das Gefühl von Zufriedenheit. Das Gefühl, an diesem Tag wirklich etwas erreicht zu haben.

Stress und Unzufriedenheit wirken sich auf das emotionale und körperliche Befinden sowie die allgemeine Arbeitszufriedenheit aus. Wer nur noch hetzt, mag irgendwann seinen Job nicht mehr.

Highlight-Strategie: Was steckt dahinter?

Wie wäre es, wenn sich diese Probleme in den Griff bekommen ließen? Wenn genug Zeit für die bedeutsamen Dinge im Leben wäre? Denn der Zeitmangel wirkt sich nicht nur im Berufsleben aus, auch andere Dinge kommen zu kurz. Und am Ende des Tages fragen Sie sich, was Sie eigentlich heute erreicht haben.

Mit der Hightlight-Strategie lassen sich Familie, kreative Projekte oder eben Ihre Arbeit neu organisieren. Denn diese Dinge bleiben in der Hektik meist auf der Strecke. Es geht darum, die Kontrolle über das eigene Leben wieder zurückzuerlangen und bewusst Zeit einzuplanen.

Die Inspiration dazu kam ihnen bei der gemeinsamen Arbeit am vorherigen Buch. Die Highlight-Strategie besteht aus vier Schritten, die sich jeden Tag aufs Neue anwenden lassen. Knapp und Zeratsky haben sie folgendermaßen benannt:

  • Highlight

    Zunächst wählen Sie das Highlight des Tages aus, indem Sie eine Priorität setzen. Das kann etwas sein, was Sie schon länger erledigen wollten. Es kann eine dringende berufliche Aufgabe sein, aber ebenso etwas Privates. Dem sollten Sie zwischen 60 und 90 Minuten am Tag einräumen – nach Meinung von Knapp und Zeratsky genügend Zeit, um etwas zu erreichen und gerade so viel, dass es noch in den Kalender geschoben werden kann.

  • Laserstrahlmodus

    Der Laserstrahlmodus bedeutet, dass Sie wie ein Laserstrahl Ihre gesamte Konzentration auf diese eine Sache, das Highlight, richten. Das bedeutet, dass Sie die Zeitdiebe ausschalten. Wem es gelingt, sich ganz auf eine Sache zu konzentrieren, gerät sehr viel wahrscheinlicher in den Flow und arbeitet schneller. Im Gegensatz dazu ist von Multitasking längst bekannt, dass es ein Mythos ist und eher dazu beiträgt, dass Sie sich verzetteln

  • Energie tanken

    Um die nötige Konzentration für Ihre Aufgabe zu haben, müssen Sie zwischendurch Energie tanken. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die naheliegendste sind Ruhepausen. Wer den Vorteil hat, sich seine Zeit frei einteilen zu können, kann sich beispielsweise Sport in die Zeit legen, in der die Leistungskurve üblicherweise abfällt.

  • Rückblickende Betrachtung

    Am Ende des Tages werden Sie anhand von Notizen den Tagesablauf betrachten. Mit Blick auf Ihr Highlight: Wie lange haben Sie dafür gebraucht und wie konzentriert waren Sie? Welche Methoden haben Sie angewandt und was ist Ihnen dabei gut gelungen? Dabei können Sie überprüfen, ob beispielsweise eine feste Zeit für die Bearbeitung von Mails Ihnen an anderer Stelle Zeit einspart oder ob andere Methoden effektiver sind.

So finden Sie Ihr Highlight

Zeratsky ist sich sicher, dass die meisten Leute mit zunehmender Erfahrung automatisch das passende Highlight auswählen werden. Für den Anfang gibt er drei Leitfragen, die Ihnen dabei helfen, die Highlight-Strategie umzusetzen:

  1. Ist es dringend?

    Der Schwerpunkt hier liegt auf den Aufgaben, die erledigt werden müssen, weil Sie anderenfalls in die Bredouille geraten. Dringlichkeit ist für die meisten fast schon ein Reflex bei der Priorisierung von Aufgaben. Welche Aufgabe kann nicht aufgeschoben werden? Wer für eine Präsentation am nächsten Tag noch etwas vorbereiten muss, kennt die Antwort auf diese Frage. Gleiches gilt auch für Deadlines wie die Abgabe von Hausarbeiten oder zugesagte Termine.

  2. Ist es zufriedenstellend?

    Hierbei geht es mehr um Ihre persönliche Einschätzung, was Sie irgendwann einmal erledigen wollen – ganz gleich, ob privat oder beruflich. Es ist aber nicht so dringend. Und das verleitet dazu, dass die Dinge aufgeschoben werden. Damit sind sie leider nicht aus dem Kopf, denn insgeheim wissen wir, dass wir die Steuererklärung, den Anruf bei den Verwandten oder die Kündigung des Handyvertrags angehen müssen. Diese Dinge belasten uns damit unbewusst. Und können entscheidend zur Zufriedenheit beitragen, wenn wir sie an einem Tag als ein Highlight bestimmen.

  3. Macht es Spaß?

    Tatsächlich spielt der Spaßfaktor in etlichen Modellen zum Zeitmanagement eine eher untergeordnete Rolle. Dabei ist klar: Je mehr wir uns in dem wiederfinden, was wir tun, desto leichter fällt es uns. Deshalb werden Hobbys teilweise mit einer anderen Leidenschaft angegangen als die Arbeit. Die beiden Autoren tragen dem Rechnung und betonen, dass ein Highlight mitnichten mit der Arbeit zusammenhängen muss. Schauen Sie deshalb, was an diesem Tag Ihre besondere Aufmerksamkeit verdient – ein Treffen mit Freunden, ein VHS-Kurs oder ein langer Spaziergang?

Im ersten Moment mag es irritieren, dass für die Highlight-Strategie nicht automatisch eine Aufgabe aus dem Arbeitsbereich vorgeschrieben ist. Aber die Beschäftigung mit dem potenziellen Highlight kann dazu beitragen, dass Sie Ihren Tag neu strukturieren und realistisch schauen, was machbar ist.

Dabei geben die beiden Autoren nicht einfach nur kluge Tipps, wie die Highlight-Strategie funktioniert, sondern sie haben sie selbst erprobt. So ging beispielsweise Zeratsky am Tag vor der Veröffentlichung des Buches mit seiner Frau zu einem Baseballspiel, weil das eben das Highlight seines Tages war.

Das war sicherlich nicht das Wichtigste, was zu erledigen war, aber es half ihm dabei, den Tag entsprechend zu gestalten, um passend für sein Highlight alle notwendigen Dinge erledigt zu haben. Statt völlig von der Arbeit aufgefressen zu werden, hatte er so die Möglichkeit, einen schönen Abend zu verbringen.

Stellschrauben für bessere Organisation

Knapp und Zeratsky erkannten, dass das Problem des schlechten Zeitmanagements das mangelnde Selbstmanagement ist.

Beide Begriffe werden synonym verwandt, aber eigentlich lässt sich die Zeit nicht managen. Der Tag hat immer 24 Stunden, egal, wie viele oder wie wenige Termine beziehungsweise Aufgaben Sie haben. Daher kann niemand „mehr Zeit“ im wörtlichen Sinne haben, denn sie lässt sich nicht wie Geld auf einem Konto ansparen.

Dennoch haben viele Menschen das Gefühl, sie rinne wie Geld durch die Finger. Nicht hinterfragte Verhaltensmuster sind das Hauptproblem, an dem sich mit der Highlight-Strategie etwas ändern lässt. Ein häufiges Problem ist, dass viele sich allzu bereitwillig ablenken lassen. Typische Zeitfresser sind:

  • Internet

    Viel zu viel Zeit wird im Internet verbracht, nicht nur beruflich, sondern auch privat. Ständig glotzen Menschen auf ihr Smartphone, bekommen Haltungsschäden, nehmen die Umwelt kaum noch wahr. Kommt dann noch der Fernsehkonsum oben drauf, wird die Freizeit fast nur noch mit Spielen, Serien, Social-Media-Kanälen verbracht – das kann bis zur Sucht führen.

  • E-Mails

    Nicht selten wird die produktivste Tageszeit für das Beantworten von Mails direkt zu Arbeitsbeginn genutzt. Es ist ein gutes Gefühl, etwas erledigt zu haben. Leider fressen sie viel Zeit, längt nicht alle müssen sofort bearbeitet werden und könnten ebenso zu einem Zeitpunkt eingeschoben werden, an dem Sie üblicherweise ein Leistungstief haben.

  • Meetings

    Wenige Meetings sind produktiv. Am zielführendsten sind solche, die im Stehen und/oder mit einer klaren Zeitvorgabe abgehalten werden. Auch müssten längst nicht alle Mitarbeiter daran teilnehmen. Stattdessen wird viel Zeit mit unnötigen Fragen und Selbstdarstellung verplempert.

  • Ablenkungen

    Kollegen, die zur Tür hineinkommen, der Klatsch in der Kaffeeküche – Ablenkungen unterschiedlichster Art sind verführerisch und unterstützen die Prokrastination.

Die Highlight-Strategie ist als System gedacht, das Ablenkungen und damit Energieverluste verhindert und so die benötigte Zeit freischaufelt. Hauptgegner dabei ist unsere archaische Programmierung, die auf modernste Technik und allerlei Verlockungen trifft.

Es ist ein gehöriges Maß an Selbstdisziplin notwendig, um Impulse zu unterdrücken. Beispielsweise nicht alle 20 Minuten das Smartphone zu checken, ob neue Nachrichten eingegangen sind. Denn unser Gehirn ist nach wie vor auf die kurzfristige Belohnung ausgelegt.

Wer das weiß und etwas ändern möchte, wird mit der Highlight-Strategie mehr Lebensqualität gewinnen. Es geht für viele Arbeitnehmer darum, Standardverhaltensmuster zu durchbrechen. Wieder eine Form der Langsamkeit zu entdecken, Langeweile auszuhalten.

Eben nicht sofort zum Handy zu greifen, wenn Sie unter Menschen sind, und gerade niemand mit Ihnen spricht. Stattdessen die Zeit sinnvoll zu nutzen, das heißt, das beste daraus machen. Das muss nicht viel im Wortsinne sein – Hauptsache, es entspricht Ihrem Highlight.

[Bildnachweis: Roman Samborskyi by Shutterstock.com]
13. November 2018 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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