Werbung
Werbung

Parkinsonsches Gesetz: Effizientere Arbeit mit Limits!

Haben Sie schon einmal Aufgaben aufgeschoben oder Ihren Zeitrahmen voll ausgeschöpft? Dahinter steckt das Parkinsonsche Gesetz. Es sagt: Für alles, was wir uns vornehmen oder aufgetragen bekommen, brauchen wir genau so lange, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Was trivial klingt, führt im Arbeitsalltag zu enormer Zeitverschwendung und ineffizienter Arbeit. Wir erklären, wie das Parkinsonsche Gesetz funktioniert und geben 5 Tipps, was Sie dagegen tun können…



Parkinsonsches Gesetz: Effizientere Arbeit mit Limits!

Anzeige

Definition: Was ist das Parkinsonsche Gesetz?

Das Parkinsonsche Gesetz sagt: Arbeit dehnt sich in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht wie viel Zeit tatsächlich für die Aufgabe oder Verwaltung von Projekten benötigt wird.

Was nach einer Trivialität klingt, ist im Projektmanagement häufige Praxis: Die Aufgaben brauchen länger als nötig und werden erst kurz vor der Deadline fertig. Laut Parkinsonschem Gesetz ist dabei egal, wie komplex oder aufwendig eine Aufgabe ist. Wie lange man braucht, hängt nicht von der Planung, sondern allein vom Zeitrahmen und Abgabetermin ab.

Was bedeutet das Parkinsonsche Gesetz?

Je mehr Zeit wir einplanen, desto länger brauchen wir zur Erledigung. Das Parkinsonsche Gesetz lässt sich aber auch umkehren: Setzen Sie kürzere Limits und verknappen Sie die Zeit – und Sie werden genauso fertig, nur schneller (siehe: Edwards Gesetz).

Parkinsonsches Gesetz Arbeit Zeit Projektmanagement

Abgabetermine führen nicht automatisch zu höherer Produktivität. Ganz wesentlich daran, ist den benötigten Zeitraum richtig einzuschätzen und so kurz wie möglich zu halten. Dann hilft das Parkinsonsche Gesetz, Motivation und Output deutlich zu steigern.

Anzeige

Von wem stammt das Parkinsonsche Gesetz?

Das Parkinsonsche Gesetz wurde im Jahr 1955 von dem Historiker Cyril Northcote Parkinson verbreitet. Er veröffentlichte im britischen Wirtschaftsmagazin „The Economist“ einen Beitrag mit der Überschreibt „Parkinson’s Law“ – ein ironisch-satirisches Essay über die bürokratische Ineffizienz. Als Kritik an der britischen Verwaltung gedacht, fand das Parkinsonsche Gesetz großen Zuspruch. Auch wenn die Trivialität darin nicht wissenschaftlich belegt war, konnte das Gesetz jeder im Alltag beobachten.

Im seinem Beitrag „Parkinson’s Law beschreibt Parkinson, wie eine ältere Frau fast den ganzen Tag braucht, um eine Postkarte zu verschicken. Sie braucht so lange, weil sie genügend Zeit zur Verfügung hat. Ewig wählt sie eine passende Karte aus, sucht ihre Brille und schreibt mehr als 90 Minuten an einem passenden Text – bis der ganze Tag verbraucht ist.

Zwei weitere Lehrsätze zum Parkinsonschen Gesetz

Neben dem bekannten Parkinsonschen Gesetz hat der Marinehistoriker zwei weitere Lehrsätze publiziert, die ebenfalls die unnötige Bürokratie und ineffiziente Arbeitsweise der Verwaltung beschreiben:

  1. „Jeder Angestellte wünscht die Zahl seiner Untergebenen, nicht aber die Zahl seiner Rivalen zu vergrößern.“
  2. „Angestellte schaffen sich gegenseitig Arbeit.“

Hinter den Erkenntnissen stehen echte Beobachtungen: So stieg in der britischen Marine zwischen 1914 und 1928 die Zahl der Admiräle um 78 Prozent – im gleichen Zeitraum verringerte sich die Anzahl der Schiffe um 67 Prozent, die der Offiziere um 31 Prozent. Es gab weniger Arbeit, aber mehr Chefs. Gleiches zeigte sich in Ministerien, wo jährlich mehr Beamte eingestellt wurden, obwohl nicht mehr zu erledigen war. Das Personal wurde aufgestockt, damit die Führungskräfte mehr Untergebene hatten.


Anzeige

Parkinsonsches Gesetz: Beispiele aus der Praxis

Natürlich war Parkinsons Essay Satire – jedoch mit wahrem Kern. Täglich können wir im Job, bei den Kollegen und bei uns selbst beobachten, wie sich die Arbeit mit der vorhandenen Zeit ausdehnt. Beispiele:

  • Meetings
    Egal, ob Meetings 10 Minuten, 30 Minuten oder 2 Stunden dauern – anfangs wird lange geredet, ohne dass es wirklich vorangeht. Echte Beschlüsse und Entscheidungen kommen immer erst ganz zum Schluss. Bis der Zeitrahmen ausgenutzt ist, wird heiße Luft produziert. Es ist zwar schon alles gesagt, aber noch nicht von allen.
  • Projekte
    Alle haben viel Zeit, bis die Deadline näher rückt. Vorher wird lange geplant, diskutiert und organisiert. Wirklich gearbeitet und realisiert wird aber immer erst kurz vor Schluss. Wieso sollte reinklotzen, wenn es noch 4 Wochen bis zum Abgabetermin sind? Lieber alles auf den letzten Drücker erledigen…
  • Arbeitszeit
    Selbst die tägliche Arbeitszeit ist ein Beispiel für das Parkinsonsche Gesetz: Die Arbeitslast ist nicht jeden Tag gleich hoch. Trotzdem arbeiten Mitarbeiter immer gleich lange – egal, ob viel zu tun ist oder nicht. Je nach Arbeitsmenge variiert die Produktivität, sodass der Rahmen von 8 Stunden ausgeschöpft wird.
Anzeige

Warum dehnt sich die Arbeit mit der verfügbaren Zeit aus?

Inzwischen gibt es Studien, die sowas wie ein Parkinsonsches Gesetz bestätigen. Danach tendieren zahlreiche Menschen dazu, einen verfügbaren Zeitrahmen voll auszuschöpfen – unabhängig vom Zeitaufwand, der wirklich benötigt würde (siehe auch: Pareto Prinzip).

Bestätigt wird das von Leserinnen und Lesern der Karrierebibel. Bei einer anonymen Umfrage, wie viele Stunden am Tag sie wirklich produktiv arbeiten, antworteten knapp 40 Prozent: „maximal 5-6 Stunden.“ Ein weiteres Drittel (34 Prozent) gestand, nur 3-4 Stunden produktiv zu sein. Der Rest ist reines Absitzen von Zeit.

Arbeitszeit Wochentag Produktiv Effektiv Realität Umfrage Studie Grafik

Parkinsonsches Gesetz: Vor- und Nachteile

Das Parkinsonsche Gesetz beschreibt zunächst nur einen Zusammenhang. Aus der Erkenntnis lassen sich sowohl Vor- als auch Nachteile ableiten:

Vorteile

  • Aufgaben werden erledigt
    Die beste Nachricht: Laut dem Parkinsonschen Gesetz werden Aufgaben immer erledigt – egal, ob dafür 15 Minuten oder 60 Minuten eingeplant werden. Die Zeit wird zwar voll ausgenutzt, am Ende gibt es aber ein Ergebnis.
  • Deadlines sind steuerbar
    Mit dem Wissen über das Parkinsonsche Gesetz können Sie Deadlines besser steuern und den Zeitrahmen gezielt so wählen, dass er zur Aufgabe passt. Mehr dazu weiter unten in den Tipps.
  • Probleme lösen sich von selbst
    Ziehen Sie Aufgaben in die Länge und verschieben die echte Arbeit, hat das manchmal den Vorteil, dass sich ein Problem von selbst erledigt. Das Abwarten nimmt einem sogar noch Arbeit ab.

Nachteile

  • Arbeit ist ineffizient
    In vielen Fällen ist die Arbeit ineffizient. Ein Projekt könnte beispielsweise innerhalb von einer Woche fertig sein, wenn dafür nicht mehr Zeit einkalkuliert wird. Sieht die Planung einen Zeitraum von 6 Wochen, wird es auch so lange dauern.
  • Stress ist unvermeidbar
    Es gilt der Spruch: „Ich leide so lange an Motivationsmangel, bis der Zeitmangel kommt.“ Kurz vor der Deadline entsteht großer Stress, weil plötzlich alles fertig werden muss. Weil anfangs getrödelt wurde, kommt nun Hektik auf.
  • Prokrastination wird größer
    Weil eine Aufgabe eigentlich schneller erledigt werden könnte, führt das Parkinsonsche Gesetz zur Prokrastination. Sie kümmern sich um unwichtige Kleinigkeiten und schieben auf. Es werden keine klaren Prioritäten mehr gesetzt.

Ursachen für das Parkinsonsche Gesetz

Kaum jemand kann sich vom Parkinsonschen Gesetz freisprechen. Wir alle lassen uns gerne mal mehr Zeit, wenn wir sie haben… Aber warum eigentlich? Der häufigste Grund: Wir glauben, dass wir eine vorgegebene Zeit für Aufgaben ausnutzen müssen, um keinen falschen Eindruck zu erwecken. Wer zu schnell fertig ist, hat möglicherweise schlecht und nur oberflächlich gearbeitet. Damit der Chef das nicht denkt, liefert man erst zum Schluss ab.

Zusätzlich unterscheiden Wissenschaftler zwei Arten von Aufschieber-Typen: Erregungsaufschieber, die den Kick, den Druck und die Spannung am Schluss genießen und Vermeidungsaufschieber, die unter Versagensangst leiden und sich deshalb möglichst lange vor einer Aufgabe drücken.


Parkinsonsches Gesetz: Was hilft?

Den ersten Schritt haben Sie bereits getan, weil Sie das Parkinsonsche Gesetz kennen. Schon dieses Wissen kann helfen, in Zukunft weniger Zeit zu verschwenden und Aufgaben frühzeitig zu erledigen. Zusätzlich haben wir drei weitere Tipps, wie Sie mit dem Phänomen hinter dem Parkinsonschen Gesetz umgehen:

1. Setzen Sie knappere Zeitlimits

Der wohl beste Tipp zum Umgang mit dem Parkinsonschen Gesetz: Setzen Sie von Anfang an knappere Zeitlimits! Überlegen Sie sich: Wie viel Zeit brauche ich realistisch für die Aufgabe? Ein kleiner Zeitpuffer ist in Ordnung, doch sollten Sie keine 5 Stunden einplanen, wenn Sie nur eine brauchen. Das verleitet nur zur Trödelei und ist ineffizient. Limits sorgen für mehr Disziplin.

Dabei nutzen Sie einen weiteren wissenschaftlichen Effekt: den Goal-Gradient-Effekt. Dieser besagt: Je weniger Zeit bleibt, umso mehr strengen wir uns an. Eine knappe Deadline steigert demnach die Motivation und sorgt dafür, dass wir gleich Vollgas geben.

Parkinsonsche Gesetz Beispiele Gründe Vorteile Nachteile Edwards Gesetz Tipps

2. Nutzen Sie Zwischenziele

Sie können das Parkinsonsche Gesetz austricksen, indem Sie sich mehrere Zwischenziele setzen. So ist es unmöglich, dass Sie alles bis zum Ende aufschieben und erst dann loslegen. Legen Sie die Etappen dafür in regelmäßige Abschnitte für den gesamten Zeitraum. Haben Sie die ganze Woche Zeit, sollten Sie zum Beispiel festlegen, was Sie am Ende des Tages erreicht haben müssen. Damit garantieren Sie, dass Sie wirklich täglich etwas tun.

Hierbei hilft es zudem, wenn Sie für sich eine klare Strategie verfolgen und vorab einen genauen Plan erstellen – zum Beispiel nach der SMART-Methode. Bedeutet: Wenn Sie Ziele setzen, sollten diese folgende Kriterien erfüllen:

  • Spezifisch
    Ihre Ziele sollen so genau wie möglich beschrieben werden.
  • Messbar
    Orientieren Sie sich an messbaren Ergebnissen.
  • Attraktiv
    Planen Sie so, dass Sie Lust auf die Umsetzung haben.
  • Realistisch
    Was Sie sich vornehmen, muss machbar sein.
  • Terminiert
    Planen Sie Aufgaben zeitlich bindend. Zum Beispiel: „Bis Ende der Woche habe ich das und das geschafft.“

3. Verwenden Sie Timeboxing

Timeboxing ist eine Methode aus dem Zeitmanagement und kann helfen, die Zeit besser auszunutzen sowie in kürzerer Zeit mehr zu schaffen. Bill Gates und Elon Musk sind angeblich Fans der Methode.

Beim Timeboxing werden für regelmäßige Aufgaben, To-Dos oder Projekte klar definierte und feste Zeitfenster („time boxes“) definiert und Arbeitszeit durch klare Prioritäten strukturiert. Die Methode kann Sie dabei unterstützen, das Parkinsonsche Gesetz auszuhebeln und zu überwinden.

4. Arbeiten Sie mit der Pomodoro Technik

Das Grundprinzip der Pomodoro Technik funktioniert denkbar einfach: Um produktiver zu werden, wechseln Phasen konzentrierter Arbeit (25 Minuten) mit regelmäßigen Pausen (5 Minuten) ab. Diese Intervalle nennt der Erfinder der Technik, Francesco Cirillo „Pomidori“. So funktioniert es:

  1. Legen Sie eine To-Do-Liste mit priorisierten Aufgaben an.
  2. Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten und legen Sie los.
  3. Halten Sie das Intervall genau ein.
  4. Danach machen Sie 5 Minuten Pause und starten ein neues Intervall.
  5. Nach 4 Pomidori machen Sie eine längere Pause von 20-30 Minuten.
  6. Dann beginnt der Ablauf von vorne.

Für einen kompletten Pomodoro-Zyklus werden also rund 2:25 Stunden gebraucht (4 Pomodori-Einheiten plus längere Pause).

5. Suchen Sie sich zusätzliche Aufgaben

Sie können das Problem auch andersrum lösen: Statt die Zeit knapper zu gestalten, können Sie die Aufgabenlast erhöhen. Nehmen Sie sich mehr vor und übernehmen Sie zusätzliche Aufgaben, damit Sie die zur Verfügung stehende Zeit optimal nutzen und ausschöpfen.


Was andere dazu gelesen haben