Aufgaben aufschieben: Schluss damit!

Die traurige Wahrheit ist, dass wir alle gerne mal wichtige Aufgaben aufschieben. Lernen, Fensterputzen oder die Steuererklärung sowieso. Aber eben nicht nur solche lästigen Aufgaben, sondern erstaunlicherweise auch Dinge, die uns eigentlich Spaß machen sollten. Prokrastination heißt das Phänomen in Fachkreisen, bei dem wir Verpflichtungen aufschieben. Und diese sogenannte Aufschieberitis ist gefährlicher als viele ahnen. Sie kann sogar krank machen…

Aufgaben aufschieben: Schluss damit!

Aufgaben aufschieben: Warum machen wir das?

Aufschieben DefinitionDie meisten von uns nehmen es sich Tag für Tag vor: „Heute werde ich dies oder das tun – ganz bestimmt!“ Der Wille ist da. Trotzdem werden die Aufgaben – bewusst oder unbewusst – immer wieder vertagt.

Zugegeben, eine Aufgabe zu verschieben, kann Vorteile haben. Manchmal erledigt sich ein Problem so von selbst – Geduld und Abwarten können sind schließlich auch Tugenden.

Stimmt. Und gegen das bewusste und entschiedene Aufschieben ist auch schwer etwas zu sagen. Die Haltung wird aber dann gefährlich, wenn sie unbewusst und chronisch abläuft. Ab dann ist von Prokrastination (englisch = procrastination, delay) die Rede.

Wissenschaftler unterscheiden in dem Fall zwischen zwei Aufschieber-Typen:

  1. Den Erregungsaufschieber.

    Er reagiert erst auf den letzten Drücker und genießt den Kick, den der Hochdruck zum Schluss erzeugt. Meist behauptet er, erst dadurch kreativ zu werden.

  2. Den Vermeidungsaufschieber.

    Er leidet unter der Angst zu versagen. Deshalb meidet er den Leistungsdruck, den die Aufgabe erzeugt. Dafür ist er ein Meister der Ausreden.

Das Kernproblem vieler Aufschieber ist: Sie haben Schwierigkeiten Prioritäten zu setzen. Und viele setzen – fälschlicherweise – Erfolg mit Selbstwert gleich. Um dieses Gefühl zu erreichen, brauchen sie häufige und kurzfristige Erfolgserlebnisse.

Sind die Aufgaben aber scheinbar zu groß, liegen diese Erfolgserlebnisse subjektiv zu weit entfernt. Mitunter entsteht sogar die Angst zu versagen, die Angst vor falschen Entscheidungen oder Angst vor Ablehnung.

Also ziehen sie kleinere Aufgaben vor (Aufräumen, Abwaschen, E-Mails lesen,…), weil die eine schnelle Belohnung versprechen. Und wer über viel Arbeit klagt, erntet meistens auch noch Mitgefühl…

Das Ergebnis sieht dann aus wie in dieser Grafik:

Prokrastination-aufschieben-morgens

Das Aufschieben von Aufgaben läuft meist in fünf Eskalationsstufen ab:

  1. Unlust

    In der ersten Phase erlangen Sie Kenntnis von Aufgaben, die demnächst anstehen – beispielsweise ein Prüfungstermin oder bis wann ein Projekt beendet wird. Sie registrieren, dass der Termin noch einige Zeit in der Zukunft liegt und beschließen ihn zu verschieben, da Sie derzeit ein großes Gefühl der Unlust packt.

  2. Erleichterung

    Die unmittelbare Folge Ihres Entschlusses ist ein Gefühl der Erleichterung. Sie schieben jeden Gedanken an die unangenehme Aufgabe beiseite.

  3. Druck

    Je näher der Termin jedoch rückt, desto stärker wird der Druck. Und das anfängliche Gefühl der Erleichterung nimmt immer mehr ab.

  4. Schlechtes Gewissen

    Stattdessen baut sich nun ein schlechtes Gewissen auf. Das kann bis hin zu Selbstvorwürfen führen, weil Ihnen klar wird, dass Sie sich bei rechtzeitigem Beginn viel Stress hätten ersparen können.

  5. Aktion

    Gerade noch rechtzeitig, oft aber auch erst, wenn es sich gar nicht mehr vermeiden lässt, wird die anstehende Aufgabe angepackt.

Eskalationsstufen 5 Aufschieben Grafik

Hinter dem Aufschieben steckt meist eine geringe Frustrationstoleranz. Die aber – und das ist die gute Nachricht – lässt sich trainieren.

Psychotest Aufschieben: Welcher Aufschieber-Typ sind Sie?

Haben Sie Ihr Verhalten in der obigen Beschreibung bereits wieder erkannt? Falls nein, so entdecken Sie vielleicht einige Facetten Ihrer Aufschieberitis in den nachfolgenden Typologien unseres Selbsttests. Die sollen natürlich nicht nur auf Fehler hinweisen, sondern auch einen positiven Effekt haben. Deswegen finden Sie zu jedem Aufschieber-Typ die passende Notlösung, wenn mal wieder akute Prokrastinationsgefahr besteht…

  1. Der Saubermann

    Aufschieben Procrastination TestNormalerweise stapeln sich Zeitschriften, leere Kaffeetassen, Akten und Projektunterlagen auf seinem Schreibtisch. Ein solches Arbeitsumfeld ist für ihn kein Problem. Er findet das Chaos eigentlich ganz gemütlich. Kommt allerdings eine wichtige Deadline auf ihn zu oder steht er vor einem unangenehmen Kundengespräch (bei Studenten ist es in der Regel eine Klausur in einem unliebsamen Fach), packt ihn die Ordnungswut. Plötzlich müssen der Schreibtisch oder die Wohnung blitzblank sein, bevor er durchstarten kann.

    • Standardausrede

      „Ich muss erst noch das Geschirr abwaschen, die Unterlagen sortieren und den Schreibtisch aufräumen, aber dann fange ich auch wirklich an.“

    • Warum?

      Angesichts der vor ihm liegenden Aufgabe fühlt er sich überfordert und hat das Bedürfnis Ordnung zu schaffen, denn er weiß nicht, wo er anfangen soll.

    • Was tun?

      Zerlegen Sie große Aufgaben in kleine. Es ist wie mit dem physikalischen Gesetz der Trägheit: Ist ein schwerer Körper erst in Bewegung, wird es leichter, ihn in Fahrt zu halten. „Auch die längste Reise beginnt mit einem einzelnen Schritt“, lautet ein chinesisches Sprichwort. Also beginnen Sie mit kleinen Schritten.

  2. Der Panikmacher

    Aufschieben Procrastination TestZu Beginn ist er noch ganz gelassen. Die Deadline liegt in weiter Ferne. Alles ist super. Genügend Zeit, um sich angenehmeren Dingen zu widmen. Kurz vor knapp fällt ihm dann doch ein, dass da noch eine Aufgabe offen ist. Jetzt wird ihm bewusst, wie viel Zeit er untätig hat verstreichen lassen und bekommt Panik. Er verrennt sich so sehr in seine Panik, dass er sich selbst im Weg steht und am Ende unzufrieden mit dem Ergebnis seiner Arbeit ist.

    • Standardausrede

      „Das hat noch Zeit.“

    • Warum?

      Der Panikmacher hat ein schlechtes Zeitmanagement. Er schafft es einfach nicht, sich die Arbeitszeit sinnvoll einzuteilen. Oft unterschätzt er auch den Arbeitsaufwand einer Aufgabe.

    • Was tun?

      • Machen Sie weniger Druck. Sagen Sie sich selbst oft „Du musst“, „Du sollst“, „Mach jetzt, sonst…“? So wird das nichts. Aufschieber flüchten so erst recht. Ändern Sie stattdessen den Mechanismus und machen Sie sich bewusst, eine Wahl zu haben.
      • Setzen Sie Prioritäten. Entscheiden Sie, was wirklich wichtig und dringend ist und was noch Zeit hat oder delegiert werden kann. Die Eisenhower-Methode eignet sich dafür besodners gut. Aber auch die ABC-Technik.
  3. Der Listenmacher

    Aufschieben Procrastination TestBevor er sich an die Arbeit macht, muss er eine To-Do-Liste erstellen. Ohne Liste geht bei ihm gar nichts. Darauf schreibt er auch haarklein, was alles erledigt werden muss. Doch am Ende hat er zwar eine schöne Liste gemacht, die wichtigen Aufgaben darauf sind dennoch nicht erledigt.

    • Standardausrede

      „Ich mache mir schnell eine Liste.“

    • Warum?

      Er liebt es einfach, etwas auf seiner Liste abhaken zu können. Das gibt ihm das wohlige Gefühl, produktiv zu sein und etwas geschafft zu haben. Doch leider hakt er oftmals nur Kleinkram ab und verzettelt sich in Nebensächlichkeiten.

    • Was tun?

      Beginnen Sie mit dem Unangenehmsten. Packen Sie den Stier bei den Hörnern: In der Regel wird es die unangenehmste Aufgabe sein, die Sie die ganze Zeit vor sich herschieben. Warum nicht sofort morgens hinter sich bringen, wenn man noch frisch ist? Der Rest des Tages wird Ihnen umso leichter von den Hand gehen.

  4. Der Multitasker

    Aufschieben Procrastination TestAm liebsten arbeitet er an mehreren Aufgaben und Projekten gleichzeitig. Er fängt eine Sache an, hat dann einen Einfall zu etwas ganz anderem und widmet sich dann dieser Aufgabe. Irgendwann stapeln sich lauter begonnene Aufgaben auf seinem Schreibtisch, doch keine davon hat er beendet.

    • Standardausrede

      „Mir fällt da etwas ein.“

    • Warum?

      Er ist schnell gelangweilt von einer Aufgabe und kann sich schlecht konzentrieren. Kommt er in einem Punkt nicht weiter, wendet er sich einer neuen Aufgabe zu.

    • Was tun?

      • Bitten Sie Ihre Kollegen um Input. Stecken Sie in einer Sackgasse, lassen Sie sich von den Vorschlägen Ihrer Kollegen inspirieren. Vielleicht habe die bereits ähnliche Erfahrungen gemacht und haben einen guten Rat. Sie bekommen dadurch eine zusätzliche Perspektive.
      • Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gerade tun. Unterbrechungsforscher (die gibt es wirklich) haben festgestellt, dass sich Büroarbeiter genauso oft selbst ablenken, wie sie unterbrochen werden. Zwingen Sie sich also dazu, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren, statt in Gedanken schon bei der nächsten zu sein.
      • Vergessen Sie Multitasking. Einige Studien beweisen, Menschen sind nicht produktiver, wenn sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Im Gegenteil: Oft hindert es sie, konzentriert auf ein Ziel hinzuarbeiten. Außerdem verursacht Multitasking Stress. Versuchen Sie lieber Schritt für Schritt vorzugehen.
  5. Der Internet-Junkie

    Aufschieben Procrastination TestEr ist ständig online, wenn nicht am Rechner, dann mit dem Smartphone. Alle paar Minuten checkt er seine E-Mails, prüft, was in seinen sozialen Netzwerken los ist und schaut sich Videos an. Das macht er nebenbei, während er eigentlich mit ganz anderen Dingen beschäftigt ist. Ohne es zu merken, vertrödelt er damit Stunden seiner Zeit.

    • Standardausrede

      „Was ist denn so auf Facebook los?“

    • Warum?

      Den unendlichen Versuchungen des Internets kann er einfach nicht widerstehen. Er lässt sich leicht vom Signal seines E-Mail-Postfachs und lustigen Youtube-Videos ablenken.

    • Was tun?

      • Begrenzen Sie Ihre Zeit in sozialen Netzwerken. Achten Sie bewusst darauf, wie lange Sie dort verbringen. Damit verhindern Sie, dass unbemerkt zwei oder drei Stunden vergehen, in denen Sie nur die Timeline checken und Videos schauen.
      • Seien Sie offline. Gerade wichtige Aufgaben, die viel Konzentration erfordern, sollten Sie offline erledigen. Sie erliegen damit nicht der Versuchung, auf interessante Beiträge zu stoßen und sich dann treiben zu lassen.
      • Lesen Sie Ihre Mails nicht sofort. Es gibt bereits eine so genannte Slow-E-Mail-Bewegung. Anhänger öffnen ihre Post nur noch zweimal am Tag. Dasselbe gilt für Anrufbeantworter oder Anrufe.

Der Depletion-Effekt: Paradoxon der Prokrastination

Der Depletion-Effekt: Paradoxon der ProkrastinationEs liegt in unserer Natur, den kürzesten Weg zu nehmen. Warum den langen Weg gehen, wenn es eine Abkürzung gibt? Es ist schließlich effizient so zu denken – und es spart Energie. Auch beim modernen Aufschieben, versuchen wir eine Abkürzung zu gehen: Da gibt es eine Aufgabe, aber sie kostet uns viel emotionale Energie und Überwindung. Aufschieben ist wesentlich einfacher, effizienter – meinen wir. Zumal wir uns dabei oft noch suggerieren, dass uns die Aufgabe später wesentlich leichter fallen wird.

Genau dabei aber handelt es sich um das Paradoxon der Prokrastination – oder den sogenannten Depletion-Effekt: Bei dem Versuch, es uns leichter zu machen, machen wir es uns tatsächlich oft schwerer. Wir sparen vielleicht jetzt etwas Energie, drücken uns vor Verantwortung – aber das hat Konsequenzen: Es zehrt trotzdem an unseren Ressourcen, weil wir hinterher umso härter nachholen müssen, was wir vorher aufgeschoben haben.

Voilà, das ist der Depletion-Effekt (deplete, engl. abbauen, aufbrauchen, erschöpfen). Das Konzept der Abkürzung mag ein intuitives und richtiges sein – unter bestimmten Umständen. Es kann aber ebenso enorm kontraproduktiv sein, wenn es uns auf Irrwege leitet.

Warum wir selbst schöne Aufgaben vertagen

Als die beiden Verhaltensökonominnen Suzanne Shu von der Anderson School of Management an der Universität von Kalifornien in Los Angeles und Ayelet Gneezy von der Rady School of Management an der Universität von Kalifornien in San Diego typische Fälle von Aufschieberitis untersuchten, stellten sie verblüfft fest: Sobald Menschen ein längerer Zeitraum zur Verfügung steht – selbst für eine erfreuliche Aufgabe -, reden sie sich zwar ein, diese Aufgabe in Angriff zu nehmen, tun es aber seltener.

Bei den Experimenten dazu erhielten rund 80 Probanden zum Beispiel Geschenkgutscheine für einen Café-Besuch, die entweder schon nach drei Wochen (42 Teilnehmer) verfielen oder erst nach zwei Monaten (38 Teilnehmer).

Nun passierte das eigentlich Erstaunliche: Weil diejenigen Teilnehmer mit der langen Frist annahmen, den Gutschein ganz sicher einlösen zu können, schoben sie den Café-Besuch immer weiter hinaus – bis es zu spät war. Der ideale Zeitpunkt – er kommt eben nie.

Am Ende lösten aus dieser Gruppe gerade einmal sechs Prozent (!) der Probanden die Gutscheine ein – deutlich weniger als aus der Gruppe mit der strammen Deadline von wenigen Wochen: Da waren es immerhin 31 Prozent.

Aufschieben? Extreme Weitsichtigkeit ist schuld

Das Ganze erinnert nicht ganz zufällig an das sogenannte Parkinson’sche Gesetz, das auf den britischen Historiker und Publizisten Cyril Northcote Parkinson zurückgeht.

Danach dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht etwa wie viel Zeit man tatsächlich dafür bräuchte.

Denken Sie nur an Meetings: Stundenlang werden die Themen diskutiert, alle können mitreden, auch wenn nicht jeder davon Ahnung hat. Aber erst fünf Minuten vor Schluss werden die entscheidenden Beschlüsse gefasst und keine Minute eher. Warum nicht gleich so?

Natürlich kennt jeder auch das Beispiel auch aus dem Urlaub: Als Tourist klappert man alle Sehenswürdigkeiten einer Stadt oder Region ab, weil man weiß, nur eine begrenzte Zeit vor Ort zu sein. Wer dagegen vor Ort lebt, hat das Gefühl dafür alle Zeit der Welt zu haben. Und so kommt es, dass Touristen manchmal die schönsten Flecken der Stadt besser kennen als deren Einwohner.

Ran Kivetz, ein Marketing-Professor an der Columbia Graduate School of Business, nennt diese Haltung auch „hyperopisch“, oder laxer ausgedrückt: extrem weitsichtig: Betroffene bewerten eine künftige Belohnung oder einen Freizeitspaß zu hoch, sodass sie diesen aktuell gar nicht genießen können – und später umso mehr bedauern, diesbezüglich nichts unternommen zu haben.

Der Grund für dieses spaßraubende Verhaltensmuster sieht das obige Forscherinnen-Duo übrigens in einer Art Wahrnehmungsfehler: Wer eine lange Deadline bekommt, überschätzt regelmäßig die Zeit, die ihm tatsächlich zur Verfügung steht – und verpasst entweder den Spaß oder den spätesten Zeitpunkt, endlich loszulegen.

Die Empfehlung von Shu und Gneezy lautet deshalb: Setzen Sie sich enge Limits – egal, ob die Aufgabe lästig oder lustig ist!

Tipps gegen Aufschieben: 29 Strategien, die helfen

Psychotest aufschieben englisch prokrastinieren Tipps gegenNie wieder aufschieben, wenn es dringend ist: Das ist möglich! Wir haben für Sie die 29 besten Tipps gegen Aufschieben gesammelt. Das Ergebnis stellen wir Ihnen hier als kostenlosen Download zur Verfügung:

Hinauszögern macht krank und einsam

Wissenschaftler um Manfred Beutel von der Universitätsmedizin Mainz haben in einer groß angelegten Studie (Teilnehmer: 2.527 Personen im Alter von 14 bis 95 Jahren) herausgefunden: Das Phänomen des Aufschiebens ist vor allem bei jungen Menschen weit verbreitet – mit erheblichen Folgen:

Menschen, die wichtige Tätigkeiten aufschoben, lebten häufiger ein Single-Dasein, waren vermehrt von Arbeitslosigkeit betroffen, verfügten über ein geringes Einkommen. Hinzu kommt: Sie litten auch öfter unter Stress, Depression, Angst, Einsamkeit und Erschöpfung.

Studienleiter Manfred Beutel dazu:

Die Repräsentativerhebung zeigte, dass Menschen, die Tätigkeiten häufig aufschieben, seltener in Partnerschaften lebten, häufiger arbeitslos waren und über ein geringes Einkommen verfügten. Betroffen waren vor allem junge Männer. Schüler und Studierende prokrastinierten dabei häufiger als ihre berufstätigen oder in einer Ausbildung befindlichen Altersgenossen.

Aufschieben sei allerdings ein erlerntes Verhalten, das unmittelbar durch Vermeidung unangenehmer Tätigkeiten verstärkt wird. Warum bestimmte Tätigkeiten negative Gefühle hervorrufen, wird von den Betroffenen dabei zu wenig hinterfragt.

Leistungsanforderungen sind häufig mit Versagensängsten verbunden, eigene Leistungsansprüche sind möglicherweise zu hoch gesteckt und Zielsetzungen unrealistisch (siehe auch Tipps gegen das Aufschieben weiter unten).

Ersatzhandlungen wie beispielsweise Medienkonsum haben überdies häufig unmittelbar positive Konsequenzen. Nachteilige negative Konsequenzen wie Versagen, Depression oder Einsamkeit treten hingegen erst langfristig auf und sind damit weniger verhaltensbestimmend.

[Bildnachweis: Ron Leishman by Shutterstock.com]
20. März 2019 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.



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