ALPEN-Methode: Beispiel, Definition, Vor- und Nachteile

ALPEN-Methode: Definition und Hintergrund

Mit der ALPEN-Methode können Sie die eigene Arbeitsweise sowie ihr Zeitmanagement optimieren. Im Idealfall benötigen Sie dazu nicht mehr als eine Viertelstunde am Tag.

Die Abkürzung „ALPEN“ ist ein Akronym und setzt sich zusammen aus den Anfangsbuchstaben der fünf Methoden-Bausteine und Arbeitsschritte:

1. Aufgaben aufschreiben
2. Länge einschätzen
3. Pufferzeit einplanen
4. Entscheidungen treffen
5. Nachkontrollieren

Wer hat die ALPEN-Methode erfunden?

Entwickelt wurde die ALPEN-Methode von dem deutschen Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert. Inzwischen gehört sie – neben dem Eisenhower-Prinzip oder der SMART-Methode zu den populärsten Zeitmanagement-Methoden.

Bei allen Methoden geht es im Kern darum, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen, Aufgaben zu strukturieren sowie klare Prioritäten zu setzen und schließlich eine Art Tagesplan zu machen.

Wie funktioniert die ALPEN-Methode?

Mithilfe der ALPEN-Methode können Sie die tägliche Arbeit organisieren. Idealerweise erstellen Sie den Tagesplan dazu noch am Vorabend oder direkt als Erstes am Morgen.

Voraussetzung für Ihre Zeitplanung ist, dass Sie zunächst alle anstehenden Aufgaben und Aktivitäten des Tages so vollständig wie möglich auf eine Liste schreiben…

1. Aufgaben aufschreiben

Die Aufgaben zu notieren, heißt in dem Fall wirklich ALLES aufzuschreiben: Was muss erledigt werden? Welche Meetings oder Dienstreisen stehen an? Welche Projekte stehen kurz vor der Deadline? Vom Kundengespräch über die Präsentation bis zum Beantworten von E-Mails listen Sie alles in einer klassischen To-Do-Liste auf.

Anfallende Aufgaben zunächst zu sammeln und aufzuschreiben, ist eine der ältesten Methoden, um sich zuerst einen Überblick zu verschaffen. Richtig populär wurde das nochmal mit der „GTD-Methode“ von dem Bestseller-Autor David Allen.

2. Länge einschätzen

Durch Schritt 1 sehen Sie bereits, wo die Schwerpunkte des Tages liegen. Neben die einzelnen ToDos sollten Sie nun den erwarteten Zeitaufwand notieren. So sehen Sie, welche Zeit die einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen und in der Summe, ob Sie das Pensum überhaupt an einem Tag schaffen können. Beispiel:

Wichtig ist, hierbei realistisch zu bleiben: Sie kennen sich und einige der Aufgaben oder wissen, welche Meetings sich gerne mal in die Länge ziehen. Berücksichtigen Sie auch, wieviel Zeit Sie investieren wollen. Wenn es beispielsweise unwichtige Aufgaben sind, können Sie diese knapper kalkulieren. Aber setzen Sie sich unbedingt immer Deadlines. Limits steigern die Produktivität enorm (siehe: Goal-Gradient-Effekt).

3. Pufferzeit einplanen

Anhand Ihrer Erfahrungswerte sollten Sie die ersten Zeitangaben und erste Einschätzung noch einmal überprüfen und korrigieren: Planen Sie hier und da Zeitpuffer ein! Es kommt regelmäßig vor, dass unerwartete Ereignisse eintreten und den Tagesplan durcheinander wirbeln.

Damit genau das nicht passiert und Sie nicht in Bedrängnis geraten, sollten Sie nur maximal 60 Prozent der Arbeitszeit mithilfe der ALPEN-Methode verplanen. Die restlichen 40 Prozent dienen stets als Puffer!

4. Entscheidungen treffen

Jetzt folgt der wichtigste Schritt der ALPEN-Methode. Sie müssen sich entscheiden: Welche Aufgabe ist wichtig, welche nicht? Welche können Sie noch aufschieben, welche muss unbedingt heute erledigt werden? Es ist wie bei der Eisenhower-Methode: Sie müssen an dieser Stelle klare Prioritäten setzen – wichtig/unwichtig, dringend/nicht dringend:

• Was unwichtig und nicht dringend ist, streichen Sie.
• Was wichtig, aber nicht dringend ist, vertagen Sie.
• Was unwichtig, aber dringend ist, delegieren Sie.
• Den Rest (= wichtig + dringend) erledigen Sie auf jeden Fall noch heute!

Zugegeben, nicht alle Aufgaben lassen sich so einfach priorisieren. Die Entscheidung treffen, müssen Sie trotzdem. Das ist ein wesentlicher Bestandteil im Zeitmanagement. Gleichzeitig sorgt das Streichkonzert (= unwichtig + nicht eilig) für zusätzliche Entlastung. Am Ende vermeidet die Methode den regelmäßigen Frust, nie fertig zu werden und sein Tagwerk nicht zu schaffen.

5. Nachkontrollieren

Haben Sie erreicht, was Sie sich vorgenommen haben? Am Ende des Tages – nach Feierabend – sollten Sie eine Art Bilanz ziehen. Zum Einen, um zu sehen, ob Sie alles geschafft haben, was Sie sich vorgenommen haben und ob die einkalkulierten Puffer gereicht haben. Zum Anderen, um zu prüfen, ob die ALPEN-Methode für Sie funktioniert.

Werfen Sie bei der Nachkontrolle aber bitte nach einem Fehlschlag nicht gleich die Flinte ins Korn! Die ALPEN-Methode sollte über einen längeren Zeitraum (mindestens 2 Wochen) angewendet und parallel optimiert werden. Lernen Sie zum Beispiel aus vergangenen Tagesplänen, was Sie besser machen oder wo Sie etwaige Zeitfresser reduzieren können. Zusätzlicher Vorteil: Bei der Nachkontrolle können Sie gleich den nächsten Tag strukturieren.

Anwendung der Methode: Tipps und Beispiele

Allein dass Sie sich alle Aufgaben des Tages notieren und einen Plan machen, trägt erheblich zur Produktivität bei – und dazu, dass Sie Ihre Ziele erreichen.

Das Besondere an der ALPEN-Methode – und was sie von anderen Zeitmanagement-Methoden unterscheidet – sind die Zeitpuffer: Die Methode berücksichtigt, dass die Dinge nie exakt nach Plan laufen und wir deswegen besser gleich mit dem Ungewissen rechnen sollten.

Zeitpuffer richtig nutzen

Sie können die 40 Prozent Pufferzeit dabei völlig frei und nach eigenem Gutdünken aufteilen. So könnten Sie zum Beispiel 20 Prozent als absoluten Puffer kalkulieren, die anderen 20 Prozent als Zeit für soziale Aktivitäten wie einen Plausch mit Kollegen einplanen.

Ebenso wichtig ist eine möglichst realistische Zeitplanung. Nicht nur, was die Dauer der einzelnen Aufgaben anbelangt, sondern auch ihre Menge. Wer sich zu viel aufbürdet, riskiert, irgendwann zu prokrastinieren und sich zu überfordern.

Beachten Sie hierbei bitte ebenfalls Ihre ganz persönliche Leistungskurve und Chronobiologie. In den ersten 3 Stunden des Tages sind die meisten Menschen besonders produktiv. Danach aber kommt es zu individuellen Schwankungen und Bestzeiten:

Die Vorteile und Nachteile der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist eine gute Möglichkeit, den Tagesablauf besser zu strukturieren. Das gilt in besonderem Maße, wenn Sie sich Ihre Zeit und Ziele selbst einteilen beziehungsweise stecken können.

Vorteile der ALPEN-Methode

• Einfachheit
  Die fünf Schritte der Methode sind extrem leicht zu merken und mit ein wenig Übung kostet Sie die Planung nur 10 Minuten am Tag extra.
• Überblick
  Wer immer nur vor sich hin wurschtelt, erlebt mit der Methode meist eine Art Offenbarung: Allein das Visualisieren und Zusammenfassen der Aufgaben in einer To-Do-Liste gibt Ihnen einen besseren Überblick und Rahmen für den Tag, an dem Sie sich entlang hangeln können.
• Effizienz
  Auch die Zeitangaben und damit implizierten Limits und Deadlines machen Sie sofort produktiver. Kurz: Sie verdaddeln weniger Zeit – und schaffen deutlich mehr.
• Flexibilität
  Überdies helfen die Pufferzeiten gegen Unvorhergesehenes. Ihr Plan verschiebt sich dann hier und da vielleicht etwas – er lässt sich aber immer noch realisieren.
• Selbstwirksamkeit
  Alles zusammen ist vielleicht der größte Vorteil der Methode: Sie erzeugen Erfolgserlebnisse und weniger Stress. Sie merken: „Ich schaffe, was ich mir vornehme. Ich packe mein Pensum!“ Und das nur mit ein paar Minuten Tagesvorbereitung.

Nachteile der ALPEN-Methode

Allerdings – und das ist bereits der erste Nachteil – wird die Umsetzung der ALPEN-Methode schwierig, sobald einzelne Arbeitsschritte von anderen Kollegen abhängig sind. Wer viel im Team arbeitet weiß: Der schönste Plan nutzt nichts, wenn der Kollege ihn torpediert…

Weitere Nachteile sind:

• Fremdsteuerung
  40 Prozent Zeitpuffer sind eine Menge. Auch wenn die Alpen-Methode genau das vermeiden will: Es gibt Tage, die werden einem so vollgepackt, da ist an Puffer nicht zu denken. Die Theorie ist gut. Nur die Praxis lässt dies partout nicht zu.
• Persönlichkeit
  Auch führen Pufferzeiten nicht bei jedem zu mehr Zeit. Es kommt darauf an, welcher Typ Sie sind und wie viel Selbstdisziplin Sie mitbringen. So mancher nutzt die Zeitpuffer nicht produktiv, sondern dehnt so nur die Arbeit aus (siehe: Parkinsonsches Gesetz). Ebenso lassen sich Pufferzeiten für manche Berufsgruppen nur schwer vorhersagen.

Voraussetzung dafür, dass die ALPEN-Methode funktioniert, ist, dass der Anwender insgesamt gut organisiert und diszipliniert ist. Menschen, denen schon das Priorisieren schwer fällt oder die sich leicht ablenken lassen, werden bei dieser Methode an ihre Grenzen stoßen.

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Für wen ist die ALPEN-Methode geeignet?

Die ALPEN-Methode ist vor allem für Menschen geeignet, die dazu neigen, den Überblick über ihre Aufgaben zu verlieren oder sich im Alltags-Kleinklein zu verzetteln. Weil die Methode so einfach umzusetzen ist, kann sie einem eine bessere und umsetzbare Tagesstruktur geben. Allerdings zeigt sich das in der Regel immer erst in der Praxis.

Machen Sie den Selbsttest und finden Sie heraus, ob die ALPEN-Methode zu Ihnen passt…

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