Wie nutzt man die vorhandene Zeit am effektivsten, um möglichst viel zu erreichen? Zeitmanagement ist hier das Schlüsselwort. Eine der vielen Möglichkeiten ist die ALPEN-Methode. Zeitmanagement als Selbstmanagement bedeutet hier eine Strategie zu entwickeln, anhand derer Sie sich organisieren und Ihre Arbeit erledigt bekommen. Die ALPEN-Methode kann Ihnen dabei helfen...

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ALPEN-Methode Definition: Die Zeit in den Griff kriegen

ALPEN-Methode DefinitonWas könnte man nicht alles mit mehr Freizeit machen - aber dafür müsste erst einmal der Arbeitsstapel abgearbeitet werden! Aber viel schöner als die Vorstellung, Sklave seiner Aufgaben zu sein ist doch, selbst kontrollieren zu können, wie und wann sie erledigt werden.

Wenn von Zeitmanagement die Rede ist, ist vor allem Selbstmanagement gemeint. Denn sich selbst so zu organisieren, dass die übliche Arbeitszeit von acht Stunden effektiv genutzt wird, ist immer auch eine Frage des Priorisierens, des Delegierens und des Nein-Sagens.

Mit der ALPEN-Methode haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigene Arbeitsweise zu optimieren. Im Idealfall überschreiten Sie Ihre eigenen Planungen nicht mehr als um maximal eine Viertelstunde. Entwickelt wurde die ALPEN-Methode von dem deutschen Wirtschaftswissenschaftler Lothar Seiwert. ALPEN ist ein Akronym und setzt sich zusammen aus:

  • Aufgaben aufschreiben
  • Länge einschätzen
  • Pufferzeit einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrollieren

ALPEN-Methode ALPEN-Methode Vor- und Nachteile

  1. Aufgaben aufschreiben

    Die Aufgaben zu notieren, heißt genau zu gucken: Welche Aktivitäten müssen erledigt werden? Welche Meetings oder Dienstreisen stehen an, welche Aufgaben müssen abgearbeitet werden? Vom Kundengespräch über die Präsentation bis zum Beantworten von Mails listen Sie alles in einer To-Do-Liste auf, dann erfolgt bereits der zweite Schritt. Dinge zu notieren ist eine der ältesten Methoden, den Überblick zu behalten. Als GTD-Methode formuliert hat sie David Allen.
  2. Länge einschätzen

    Sie müssen sich überlegen, welche Zeit die einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen werden. Dabei ist es wichtig, realistisch zu bleiben. Sie kennen sich am besten und können sicherlich für die eine oder andere Aufgabe auf Erfahrungswerte zurückgreifen, die bei der Einschätzung von Vorteil sind. Sie sollten dabei auch berücksichtigen, wieviel Zeit Sie investieren wollen - wenn es beispielsweise vergleichsweise unwichtige Aufgaben sind, können Sie etwas knapper kalkulieren. Setzen Sie Deadlines mit konkreten Zeitangaben.

  3. Pufferzeit einplanen

    Dennoch ist es wichtig, Zeitpuffer einzuplanen. Nicht nur, weil Sie sich unter Umständen geirrt und den Aufwand einer Aufgabe falsch eingeschätzt haben. Es kommt immer wieder vor, dass unerwartete Ereignisse Planungen durcheinander bringen. Damit Sie zeitlich nicht in die Bredouille geraten, sollten maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplant werden, die restlichen 40 Prozent dienen als Puffer.

  4. Entscheidungen treffen

    Dieser Punkt stellt vermutlich einige Menschen vor Herausforderungen: Welche Aufgabe ist wichtig, welche nicht? Welche kann vielleicht noch aufgeschoben werden? Hier wird im Prinzip nach der Eisenhower-Methode verfahren. Manche Aufgaben lassen sich noch recht einfach priorisieren. Aber bei anderen fällt es uns nicht leicht, Entscheidungen zu treffen. Prioritäten zu setzen ist allerdings ein wichtiger Bestandteil, denn es lassen sich nun mal nicht immer alle Aufgaben an einem Tag erledigen. Das kann aber auch bedeuten, dass Sie Dinge delegieren müssen.

  5. Nachkontrollieren

    Haben Sie erreicht, was Sie sich vorgenommen haben? Am Ende des Tages sollte eine Art Kassensturz stehen, ob die ALPEN-Methode so funktioniert hat, wie Sie sich das vorgenommen hatten. Schauen Sie, ob die einkalkulierten Puffer gereicht haben, ob die Zeiteinteilung für die anstehenden Aufgaben insgesamt realistisch war. Hierfür ist es hilfreich, dass Sie die ALPEN-Methode über einen gewissen Zeitraum anwenden, um aus vorangegangenen Planungen lernen zu können. Ebenfalls sollten Sie gucken, ob Sie etwaige Zeitfresser ausschalten müssen.

ALPEN-Methode: Tipps und Beispiele

ALPEN-Methode: Tipps und BeispieleVon großer Bedeutung sind die Zeitpuffer. Sie können die 40 Prozent ganz nach eigenem Gutdünken erneut aufteilen und beispielsweise 20 Prozent als absoluten Puffer, die anderen 20 Prozent als Zeit für soziale Aktivitäten wie einen Klönschnack mit dem Kollegen einplanen.

Ebenso wichtig ist die realistische Zeitplanung - nicht nur, was die Dauer der einzelnen Aufgaben anbelangt, sondern auch ihre Menge. Es geht nicht ums Prokrastinieren, aber manche Dinge können sinnvollerweise an einem anderen Tag erledigt werden, an dem erfahrungsgemäß weniger Betrieb herrscht.

Ebenfalls sollten Sie bei der Planung auch Ihre persönliche Chronobiologie berücksichtigen. Bedenken Sie, dass die Leistungskurve im Laufe des Tages abfällt: In den ersten drei Stunden des Tages sind wir am produktivsten.

ALPEN-Methode: Vor- und Nachteile

Die ALPEN-Methode ist eine gute Möglichkeit, den Tagesablauf zu strukturieren. Das gilt in besonderem Maße, wenn Sie sich Ihre Zeit selbst einteilen können. Allein das Zusammenfassen der Aufgaben in der To-Do-Liste gibt einen Überblick und den Rahmen, an dem Sie sich entlang hangeln können.

Schon die Tatsache, dass Sie einen Plan aufstellen bringt Sie Ihrem Ziel, nämlich die Aufgaben in der anvisierten Zeit zu schaffen, deutlich näher.

Allerdings wird die Umsetzung der ALPEN-Methode schwierig, wenn einzelne Arbeitsschritte von anderen Kollegen abhängig sind, wenn Sie im Team arbeiten.

Die Frage ist natürlich auch, inwieweit Pufferzeiten tatsächlich zu einem Mehr an Zeit führen: Oftmals widmet man sich bei verbleibender Zeit bestimmten Bereichen dann intensiver, um sie zu perfektionieren. Ebenso lassen sich Pufferzeiten für manche Berufsgruppen nur schwer vorhersagen.

Voraussetzung dafür, dass die ALPEN-Methode funktioniert, ist außerdem, dass der Anwender gut organisiert und diszipliniert vorgeht. Menschen, denen das Priorisieren bereits schwer fällt oder die sich leicht ablenken lassen, werden bei dieser Methode an ihre Grenzen stoßen.

[Bildnachweis: Morozov Alexey by Shutterstock.com]

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