ALPEN-Methode: Definition und Hintergrund
Mit der ALPEN-Methode können Sie Ihre eigene Arbeitsweise optimieren. Im Idealfall benötigen Sie dazu nicht mehr als eine Viertelstunde am Tag. A-L-P-E-N ist – wie gesagt – ein Akronym, also eine Abküzung. Sie steht für:
- Aufgaben aufschreiben
- Länge einschätzen
- Pufferzeit einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrollieren
Entwickelt wurde die ALPEN-Methode ursprünglich von dem deutschen Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert. Inzwischen gehört sie – neben der Eisenhower-Matrix oder SMART-Methode zu einer der populärsten Zeitmanagement-Methoden.
Wobei man dazu sagen muss: Wenn von Zeitmanagement die Rede ist, ist meist Selbstmanagement gemeint. Denn Zeit lässt sich nicht managen – sie vergeht immer gleich schnell. Man selbst kann aber Prioritäten setzen, Aufgaben delegieren oder Nein-Sagen.
So funktioniert die A-L-P-E-N-Methode
Im Kern geht es bei der ALPEN-Methode darum, einen Tagesplan zu erstellen und so die tägliche Arbeit zu organisieren. Idealerweise erstellen Sie diesen Plan also noch am Vorabend oder direkt als Erstes am Morgen.
Voraussetzung für diesen Tagesplan ist, dass Sie zunächst alle anstehenden Aufgaben und Aktivitäten des Tages so vollständig wie möglich auf eine Liste schreiben…
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Aufgaben aufschreiben
Die Aufgaben zu notieren, heißt in dem Fall wirklich an alles zu denken: Welche Aktivitäten müssen erledigt werden? Welche Meetings oder Dienstreisen stehen an? Welche Aufgaben müssen abgearbeitet werden? Vom Kundengespräch über die Präsentation bis zum Beantworten von E-Mails listen Sie bitte erst einmal alles in einer To-Do-Liste auf, was so ansteht. Erst dann erfolgt der zweite Schritt. Die Dinge zu notieren, ist eine der ältesten Methoden, um den Überblick zu behalten. Noch einmal populär wurde dies auch als GTD-Methode – formuliert von dem Bestseller-Autor David Allen.
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Länge einschätzen
Durch Schritt 1 sehen Sie schon, wo die Schwerpunkte des Tages liegen. Neben die To Dos sollten Sie nun den erwarteten Zeitaufwand notieren. So sehen Sie, welche Zeit die einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen und in der Summe ob Sie das Pensum überhaupt an einem Tag schaffen können. Beispiel:
- E-Mails checken: 15 Minuten
- Meeting „Produkt ABC“: 30 Minuten
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Das Wichtigste ist, dabei möglichst realistisch zu bleiben. Sie kennen sich und einige der Aufgaben am besten und können deshalb sicher einschätzen, wieviel Zeit dafür tatsächlich erforderlich ist – oder welche Aufgaben (oder Meetings) sich gerne in die Länge ziehen. Berücksichtigen Sie dabei auch, wieviel Zeit Sie investieren wollen. Wenn es beispielsweise unwichtige Aufgaben sind, können Sie diese etwas knapper kalkulieren. Setzen Sie unbedingt auch Deadlines mit konkreten Zeitangaben, um effizienter zu werden. Limits steigern die Produktivität enorm.
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Pufferzeit einplanen
Anhand Ihrer Erfahrungswerte sollten Sie die ersten Zeitangaben und Ihre erste Einschätzung nun noch einmal korrigieren. Heißt: Planen Sie hier und da Zeitpuffer ein. Aber nicht nur, wenn Sie schon ahnen, dass sich die eine oder andere Aufgabe ziehen wird wie Kaugummi. Es kommt immer wieder vor, dass unerwartete Ereignisse eintreten und den Tagesplan durcheinander wirbeln. Theoretisch. Damit genau das nicht passiert und Sie in die Bredouille geraten, sollten Sie nur maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen. Die restlichen 40 Prozent dienen als Puffer.
![Alpen Methode Pufferzeit Planen]()
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Entscheidungen treffen
An dieser Stelle folgt der wichtigste Schritt der ALPEN-Methode. Er ist vermutlich auch der, der den meisten Menschen Probleme macht. Alles Bisherige war nur der Rahmen. Jetzt müssen Sie sich entscheiden: Welche Aufgabe ist wichtig, welche nicht? Welche können Sie noch aufschieben, welche muss unbedingt heute erledigt werden? Es ist im Grunde wie bei der Eisenhower-Methode: Sie müssen Prioritäten setzen – wichtig/unwichtig, dringend/nicht dringend. Was unwichtig und nicht dringend ist, streichen Sie. Was wichtig, aber nicht dringend ist, versuchen Sie zu vertagen oder stellen es hinten an. Was unwichtig, aber dringend ist, wird delegiert. Den Rest (wichtig/dringend) erledigen Sie auf jeden Fall noch heute.
Sicher, nicht alle Aufgaben lassen sich so einfach priorisieren. Die Entscheidung treffen müssen Sie aber auf jeden Fall. Das nimmt Ihnen auch niemand ab und ist fester Bestandteil der Methode. Schließlich lassen sich nur in seltenen Ausnahmen wirklich alle anstehenden Aufgaben an einem Tag erledigen. Das Streichkonzert dient also in jedem Fall der Entlastung. Es vermeidet aber auch den regelmäßigen Frust, eben nie fertig zu werden und kaum etwas geschafft zu haben. -
Nachkontrollieren
Haben Sie erreicht, was Sie sich vorgenommen haben? Am Ende des Tages – zum oder nach Feierabend – sollte eine Art Bilanz stehen. Einmal um zu sehen, ob Sie alles geschafft haben, wie Sie sich das vorgenommen hatten, ob die einkalkulierten Puffer gereicht haben, ob die Zeiteinteilung für die anstehenden Aufgaben realistisch war. Und natürlich auch, um zu sehen, ob die ALPEN-Methode funktioniert hat.
Werfen Sie bei dieser Nachkontrolle aber bitte nach dem ersten Fehlschlag nicht gleich die Flinte ins Korn. Die ALPEN-Methode sollte über einen längeren Zeitraum (mindestens zwei Wochen) angewendet und parallel optimiert werden. Lernen Sie zum Beispiel aus den vorangegangenen Tagesplänen, was Sie besser machen oder wo Sie etwaige Zeitfresser ausschalten können. Zusätzlicher Vorteil: Bei der Nachkontrolle können Sie gleich den nächsten Tag strukturieren.
Anwendung der Methode: Tipps und Beispiele
Schon dass Sie sich alle Aufgaben des Tages notieren und einen Plan machen, trägt erheblich zur Produktivität bei und dazu, dass Sie Ihre Ziele auch erreichen.
Dass Besondere an der ALPEN-Methode (und was sie letztlich von anderen Zeitmanagement-Methoden unterscheidet) sind aber die Zeitpuffer. Die Methode berücksichtigt, dass die Dinge eben nie exakt nach Plan laufen und wir deswegen besser gleich mit dem Ungewissen rechnen sollten.
Sie können die 40 Prozent Pufferzeit dabei allerdings völlig frei und nach eigenem Gutdünken aufteilen. So könnten Sie beispielsweise 20 Prozent als absoluten Puffer kalkulieren, die anderen 20 Prozent als Zeit für soziale Aktivitäten wie einen Plausch mit Kollegen einplanen.
Nich minder wichtig ist eine möglichst realistische Zeitplanung. Nicht nur, was die Dauer der einzelnen Aufgaben anbelangt, sondern auch ihre Menge. Nicht so sehr, weil Sie vielleicht gerne auch mal prokrastinieren, sondern weil manche Dinge vielleicht besser an einem anderen Tag erledigt werden können (und sollten), an dem erfahrungsgemäß weniger Betrieb herrscht.
Ebenfalls sollten Sie bei der Planung Ihre persönliche Chronobiologie berücksichtigen. Bedenken Sie, dass die Leistungskurve im Laufe des Tages abfällt: In den ersten drei Stunden des Tages sind wir am produktivsten.
Die Vorteile und Nachteile der ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist eine gute Möglichkeit, den Tagesablauf zu strukturieren. Das gilt in besonderem Maße, wenn Sie sich Ihre Zeit und Ziele selbst einteilen beziehungsweise stecken können.
Vorteile der ALPEN-Methode
- Wer immer nur vor sich hin wurschtelt, erlebt mit der Methode meist eine Art Offenbarung: Allein das Visualisieren und Zusammenfassen der Aufgaben in der To-Do-Liste gibt Ihnen einen kompakten Überblick und Rahmen für einen Tag, an dem Sie sich entlang hangeln können.
- Auch die Zeitangaben und damit implizierten Limits und Deadlines machen Sie sofort produktiver. Kurz: Si verdaddeln weniger Zeit – und schaffen deutlich mehr.
- Überdies helfen die Pufferzeiten gegen Unvorhergesehenes. Ihr Plan verschiebt sich dann hier und da vielleicht etwas – er lässt sich aber immer noch realisieren.
- Alles zusammen ist vielleicht der größte Vorteil der Methode: Sie erzeugen damit Erfolgserlebnisse und weniger Stress. Sie merken: Ich schaffe, was ich mir vornehme. Ich packe mein Pensum. Und das mit ein paar Minuten Tagesvorbereitung.
Nachteile der ALPEN-Methode
Allerdings – und das ist bereits der erste Nachteil – wird die Umsetzung der ALPEN-Methode schwierig, sobald einzelne Arbeitsschritte von anderen Kollegen abhängig sind. Wer viel im Team arbeitet weiß: Der schönste Plan nutzt nichts, wenn der Kollege ihn torpediert.
Weitere Nachteile sind:
- 40 Prozent Pufferzeit sind eine Menge. Auch wenn die ALPEN-Methode genau das vermeiden will: Es gibt Tage, die werden einem so vollgepackt, da ist an Puffer nicht zu denken. Die Theorie ist gut. Nur die Praxis lässt dies partout nicht zu.
- Auch führen Pufferzeiten nicht bei jedem zu einem Mehr an Zeit. Es ist ein bisschen die Frage, welcher Typ Sie sind und wie viel Selbstdisziplin Sie besitzen. So mancher nutzt Zeitpuffer nämlich nicht produktiv, sondern dehnt so nur die Arbeit aus (siehe Parkinsonsches Gesetz). Ebenso lassen sich Pufferzeiten für manche Berufsgruppen nur schwer vorhersagen.
Kurzum: Voraussetzung dafür, dass die ALPEN-Methode funktioniert, ist, dass der Anwender insgesamt gut organisiert und diszipliniert vorgeht. Menschen, denen schon das Priorisieren schwer fällt oder die sich leicht ablenken lassen, werden bei dieser Methode an ihre Grenzen stoßen.