Was bedeutet chronischer Zeitmangel?
Zeitmangel (Synonym: Zeitknappheit) beschreibt das Gefühl oder den realen Zustand, für anstehende Aufgaben nicht genügend Zeit zu haben. Gleichzeitig ist der Begriff ein Widerspruch in sich: Jeden Tag haben wir gleich viel Zeit – 24 Stunden. Chronischer Zeitmangel ist deshalb primär eine Folge von mangelhafter Zeitplanung bzw. fehlender Selbstorganisation: Betroffene bürden sich mehr auf, als sie müssten, strukturieren ihren Tag falsch oder ineffizient. Ein cleveres Zeitmanagement kann das Gefühl des Zeitdrucks oft unmittelbar beheben.
Was sind die Folgen von Zeitdruck?
Chronischer Zeitdruck verursacht Stress. Der wiederum führt zu erhöhten Cortisolwerten, Bluthochdruck, Herz- und Kreislauferkrankungen sowie – in Verbindung mit ungesunden Ernährungsgewohnheiten – zu Übergewicht. Psychische Folgen können wiederum Schlafstörungen, stiller Burnout oder Burn-on sein.
Was sind die Ursachen für Zeitmangel?
Wer unter häufiger Zeitknappheit leidet, macht meist mehrere Fehler gleichzeitig. Die häufigsten Ursachen für chronischen Zeitdruck sind:
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Knappe Zeiteinteilung
Wird die tatsächlich benötigte Zeit für eine Aufgabe falsch eingeschätzt, fehlt am Ende die Zeit – es entsteht Zeitdruck. Hiergegen hilft oft schon eine bessere Zeiteinteilung mit mehr Puffern.
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Falsche Prioritäten
Wer keine Prioritäten setzt, verzettelt sich signifikant öfter. Beginnen Sie dagegen mit den wichtigsten und dringendsten Aufgaben (siehe: Eisenhower-Prinzip), schaffen Sie deutlich mehr.
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Häufige Ablenkungen
E-Mails, Social Media oder Meetings sind heute die größten Zeitdiebe und Zeitfresser. Ebenso Multitasking. Sie kosten Konzentration und enorm viel Zeit – lassen sich aber verhindern.
All diese Zeitkiller sorgen regelmäßig dafür, dass Betroffene in der geplanten oder vorgegebenen Zeit nicht fertig werden – und anschließend einen Mangel an Zeit beklagen.
Ist „Zeitmangel“ eine Ausrede?
Ehrlicherweise kann chronischer Zeitmangel auch nur vorgeschoben und eine faule Ausrede sein. Das hat dann im Wesentlichen zwei Funktionen:
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Selbstschutz
„Ich habe keine Zeit“ ist eine hervorragende Entschuldigung dafür, etwas nicht tun zu müssen. Der Verweis auf Zeitmangel erzeugt mehr Verständnis und kostet weniger Sympathien als ein beherztes „Nein“.
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Aufmerksamkeit
Wer über chronische Zeitknappheit klagt, sagt damit indirekt: „Ich habe Stress, ich leide und kämpfe.“ Die Opferrolle sorgt für Anteilnahme und Aufmerksamkeit.
Aber Achtung: Wer regelmäßig Zeitmangel im Job beklagt, macht sich klein, hilflos und unselbstständig. Das kann zum Bumerang werden und die eigene Reputation als Leistungsträger nachhaltig beschädigen!
Was kann ich gegen chronischen Zeitmangel tun?
Weil Zeitmangel häufig hausgemacht ist, können Sie viel dagegen tun. Das sind schon vielfach bewährte und erprobte Methoden, die gegen Zeitknappheit wirken und für mehr Zeitersparnis sorgen:
1. Priorisieren
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Dann priorisieren Sie diese – zum Beispiel in einer To-do-Liste oder in einem Tagesplan. Wichtig ist, dass Sie sich daran halten und genügend Zeitpuffer einplanen. Versuchen Sie nie, mehrere Dinge auf einmal zu erledigen – funktioniert nicht! Bei der Priorisierung helfen das schon erwähnte Eisenhower-Prinzip ebenso wie die Alpen-Methode. Das Akronym ALPEN steht für:
- Aufgaben aufschreiben
- Länge einschätzen
- Pufferzeit einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrollieren
2. Abgrenzen
Wer seine Produktivität steigern und den chronischen Zeitmangel bekämpfen will, muss Störfaktoren beseitigen. Das gelingt einerseits durch konsequente Selbstdisziplin, aber auch, indem Sie anderen Grenzen setzen und zum Beispiel Nein sagen, wenn der Chef Ihnen mehr zumuten will, als zu schaffen ist. Abgrenzung ist manchmal schwer und kann Sympathien kosten, aber unvermeidbar, wenn Sie Zeitverschwendung vorbeugen wollen.
3. Machen
Die 2-Minuten-Regel gehört zu den Werkzeugen des Selbstmanagements und ist die moderne Fassung des Sprichworts: „Was du heute kannst besorgen, verschiebe nicht auf morgen.“ Sie lautet: Alles, was Sie innerhalb von 2 Minuten oder weniger erledigen können, erledigen Sie sofort! Die Regel bekämpft akute Unlust, fördert die Selbstdisziplin und vermeidet das Problem der Prokrastination.
4. Deadlines
Kennen Sie das sogenannte Parkinsonsche Gesetz? Es sagt, dass wir immer genau so lange brauchen, wie uns Zeit zur Verfügung steht. Effekt: Wer sich keine Limits setzt, benötigt mehr Zeit. Zeitpuffer sind zwar hilfreich, setzen Sie sich aber gleichzeitig immer Grenzen, bis wann Sie die Dinge erledigt haben wollen. Sonst drohen wieder Schlendrian und Aufschieberitis.
5. Pareto-Prinzip
Nutzen Sie das Pareto-Prinzip (auch: 80-20-Regel). Es besagt, dass 80 % der Ergebnisse oft schon mit 20 % des Aufwands erreicht werden. Dafür benötigen die verbleibenden 20 % der Aufgaben rund 80 % der Ressourcen und Arbeitszeit. Für Ihr Zeitmanagement bedeutet das: Fokussieren Sie sich zuerst am Tag auf die maßgeblichen 20 % der Aufgaben und Sie schaffen mehr. Der Rest ist nachrangig.
6. Timeboxing
Das sogenannte Timeboxing (auch: Timeblocking) funktioniert ähnlich wie ein Tagesplan. Das Konzept ist ebenso einfach: Statt einfach loszuarbeiten, legen Sie für jede Aufgabe ein Zeitfenster, die sogenannte Timebox, fest. An diese halten Sie sich möglichst genau, um Zeitverschwendung zu vermeiden. Timeboxing basiert auf Edwards Gesetz, wonach wir uns mehr anstrengen, wenn die verfügbare Zeit genau festgelegt ist. Indem Sie sich zwingen, die Aufgaben wirklich im vorgegebenen Zeitblock zu erledigen, erzeugen Sie einen positiven Druck.
7. 40-30-20-10-Regel
Die 40-30-20-10-Regel ist eine einfache Technik für eine effizientere Arbeitsorganisation. Dabei widmen Sie 40 % Ihrer Zeit der Aufgabe mit höchster Priorität; 30 % bekommt die zweitwichtigste Aufgabe; 20 % der Zeit die Aufgabe mit Priorität 3. Die restlichen 10 % entfallen auf alle übrigen Aufgaben. Eine enge Verwandte dieser Zeitmanagement-Methode (und von uns eher empfohlen) ist die 1-3-5-Methode: Der Kern ist eine tägliche To-do-Liste mit maximal 9 Aufgaben: 1 große Aufgabe, 3 mittlere Aufgaben und 5 kleine Aufgaben.
Leistungskurve
Arbeiten Sie nicht gegen Ihren Körper, sondern mit ihm! Jeder Mensch hat – je nach Chronotyp und Biorhythmus – unterschiedliche Leistungsphasen am Tag: Sind Sie eher ein Morgenmensch oder eine Nachteule? Wer seine individuelle Leistungskurve kennt, kann diese bei seinem Tagesplan berücksichtigen und zum Beispiel anspruchsvolle und kreative Aufgaben in seine Hochphase legen, während Routineaufgaben eher in die Tiefphasen gehören. Gleichzeitig sollten Sie zwischendurch immer wieder Pausen machen (siehe: Arbeitsrhythmus 52-17). Arbeitsforscher und Psychologen empfehlen, spätestens alle 90 Minuten eine Verschnaufpause von 10 Minuten einzulegen.
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