Zeitmangel: Wie Sie Zeit gewinnen

Es scheint allerorten ein eklatanter Zeitmangel zu herrschen. Was ich alles tun würde, hätte ich doch nur mehr Zeit! Dieser Klage werden gerne noch zwei, drei Begründungen hinterhergeschoben und schon weiß jeder, wie gestresst man ist und warum bestimmte Dinge einfach nicht gehen. Dabei gibt es ja vielfach bereits die Möglichkeit zu flexiblen Arbeitszeiten. Aber die machen es nicht zwangsläufig besser: Viele Menschen haben es schlichtweg nicht gelernt, sich selbst so zu organisieren, dass sie ihre Zeit sinnvoll einteilen. Wie Sie selbst dem Zeitmangel ein Schnippchen schlagen können…

Zeitmangel: Wie Sie Zeit gewinnen

Zeitmangel – geht das eigentlich?

Zeitmangel – synonym ist auch von Zeitknappheit die Rede – bewirkt vor allem eins: mehr Beschleunigung und Tempo bis hin zur Hetze. Unter Hochdruck wird gearbeitet. Was vorher unmöglich erschien, wird nun beendet – und das ist das große Phänomen:

Wir brauchen immer genau so lange, wie uns Zeit zur Verfügung steht. Benannt wurde diese Beobachtung 1955 vom Briten Cyril Northcote Parkinson als das Parkinsonsche Gesetz.

Der Historiker und Soziologe beobachtete, dass diese Ausdehnung von Arbeit völlig unabhängig davon geschieht, wie komplex sie tatsächlich ist. Wir nehmen uns die Zeit einfach. Das passiert zum Teil bereits dadurch, dass Aufgaben nicht angefangen, sondern aufgeschoben werden.

Und hier liegt nämlich der genauere Grund, woran der Begriff „Zeitmanagement“ krankt und weshalb er oftmals kritisiert wird. Denn er suggeriert, dass sich die Zeit managen ließe.

Zeit ist jedoch Zeit – sie ist messbar, etwa am Wandel der Jahreszeiten oder Stand der Gestirne. Aber sie wird nicht mehr oder weniger. Irgendwann haben Menschen beschlossen, den Tag in 24 Stunden einzuteilen, die Minute in 60 Sekunden. Egal, wie schnell jemand arbeitet: Es bleibt bei dieser Menge.

Nicht genug Zeit – nur eine Ausrede?

Richtiger ist es daher, von Selbstmanagement zu sprechen, denn Sie sind es, der darüber bestimmt, wie Sie Ihre Zeit einteilen. Aus diesem Grund lehnen Autoren wie der Psychologe und Coach Roland Kopp-Wichmann auch den Begriff „Sachzwang“ ab und verweisen auf Bertold Brecht:

Wer A sagt, muss nicht B sagen. Er kann erkennen, dass A falsch war.

Aber Zeitmangel vorzuschieben ist auf eine Art viel bequemer. So können wir uns als Opfer der Umstände sehen. Denn natürlich würden wir etwas ändern, aber leider geht es ja nicht. Statt eigenverantwortlich zu handeln und sich einzugestehen, dass man keine Lust hat, schieben einige Zeitknappheit vor.

Das gilt für die nicht erledigten Hausaufgaben (weil die Playstation näher lag). Das gilt für den geschwänzten Sportkurs (weil das Sofa magische Anziehungskraft ausübte). Und es gilt für die abgesagte Verabredung (weil andere Ihnen wichtiger sind). Natürlich gibt es Umstände, die wir nicht beeinflussen können.

Dazu zählen dann allerdings nichtalltägliche Katastrophen und Unglücke, also etwa eine Massenkarambolage, ein Flugzeugabsturz, eine Geiselnahme und dergleichen. Wer Zeitmangel also etwa damit begründet, dass er Familie habe, leugnet sowohl seine Einflussmöglichkeiten als er auch deren Existenz fast schon mit oben genannten nachweislich nicht beeinflussbaren Unglücken gleichsetzt.

Welche Funktion hat Zeitmangel?

Zeitmangel anzugeben ist aus zweierlei Gründen praktisch: Einerseits ist es eine hervorragende Entschuldigung, Dinge nicht tun zu müssen. Solche Entschuldigungen lassen sich in den unterschiedlichsten Zusammenhängen beobachten, etwa wenn es darum geht, bestimmte Leute nicht treffen zu müssen, Termine hinauszuzögern.

Andererseits kann der Gestresste so der ganzen Welt signalisieren: Seht her! Ich bin fleißig! Ich kann vor lauter Arbeit kaum aus den Augen gucken! Gerade diese Sichtweise ist in Teilen unserem protestantischen Arbeitsethos geschuldet, das Leistungen besonders hochhält. Nur wer schafft, ist ein guter Mensch, so das Credo.

Aufgrund von Zeitmangel, den wir selbst verschuldet haben – etwa durch Prokrastination – verursachen wir selbst einen Teil des Stresses, den wir dann empfinden.

Ein erster Schritt, um dem Zeitmangel zu begegnen, wäre bereits sich einzugestehen, welche Entscheidungen warum getroffen werden. Und zu den Konsequenzen zu stehen. Anhand obiger Beispiele illustriert:

Ich habe die Hausaufgaben nicht gemacht, also bekomme ich eine schlechtere Note. Ich habe den Sportkurs wiederholt sausen gelassen, also nehme ich zu. Ich habe erneut jemandem abgesagt, also ist diese Person für die nächste Zeit verärgert.

Denn in dem Moment, in dem ich die Verantwortung für mein Handeln übernehme, eröffne ich mir neuen Spielraum für weitere Möglichkeiten. Ich komme aus der Opferrolle heraus, denn ich habe die Wahl.

Methoden gegen Zeitmangel

Von „wegen Zeitmangels kann ich dies nicht tun“ zu „weil mir etwas anderes wichtiger war“ zu gelangen, setzt einen Reflexionsprozess voraus. Es bedeutet, dass Sie sich bewusst mit Ihrer Situation, aber auch Ihren Werten, Vorstellungen und Zielen auseinandersetzen.

Und statt sich auf etwas Negatives zu konzentrieren – nämlich was nicht möglich ist – wenden Sie Ihren Blick auf das Positive. Wofür Sie sich aktiv entschieden haben. Diese Sichtweise übt automatisch Motivation und Energie aus und lässt Sie in anderen Kategorien denken.

Statt lauter Beschränkungen und Probleme zu sehen, gehen Sie die Dinge lösungsorientiert an. Was Sie dafür tun können:

  • Abgrenzung

    Dieser Wandel im Denken, der notwendig ist, um dem permanenten Zeitmangel den Garaus zu machen, passiert in der Regel nicht über Nacht. Zu tief sitzen oft die Glaubenssätze aus der Kindheit, weshalb neben der Selbstreflexion das Abgrenzen eine große Rolle spielt. Dazu gehört, häufiger mal nein zu sagen. Niemand erwartet, dass Sie zum egoistischen Scheusal mutieren und fortan die Ellenbogentaktik anwenden. Aber wer es allen recht machen will, kommt am Ende zu kurz. Was uns häufig daran hindert, sind Schuldgefühle. Die Angst, anschließend von jemanden nicht mehr gemocht zu werden. Und es stimmt, das kann eine reale Gefahr sein. Dann allerdings hat die Person wohl nicht wirklich Wert auf Ihre Freundschaft gelegt, sondern wollte Sie um den Preis von Gefälligkeiten ausnutzen. Ganz gleich, ob es um Beziehungen oder das Arbeitsleben geht: Auf solche Freunde und Kollegen können Sie verzichten.

  • Priorisierung

    Ein weiteres Problem bei Zeitmangel ist häufig eine falsche Priorisierung. Wir haben einen Bündel von Aufgaben und können nicht einschätzen: Was ist wichtig, hat aber Zeit? Was ist unwichtig, aber eilig? Und bevor wir etwas versäumen, versuchen wir alles am besten zeitgleich zu erledigen – einschließlich der Aufgaben, die auch zwei Wochen später noch Zeit hätten. Das Ergebnis ist natürlich Stress. Das Problem ist weit verbreitet und eine Reihe von Methoden setzen sich damit auseinander, wie eine richtige Einordnung von Aufgaben aussehen kann. Darunter besonders das Eisenhower-Prinzip.

  • Analyse

    Eine große Rolle spielt auch das selbstkritische Analysieren des eigenen Arbeitsverhaltens und des Umfelds. Habe ich alles, was ich brauche, um konzentriert arbeiten zu können? Viele Menschen brauchen dafür beispielsweise ein ruhiges Umfeld. Wer nun in einem hektischen Großraumbüro arbeitet und automatisch Lärm und Störungen von außen ausgesetzt ist, benötigt vielleicht spezielle Lärmschutzkopfhörer, um so ein ruhiges Arbeitsumfeld zu schaffen. Auch der ständige Griff zum Smartphone, mal eben in den sozialen Medien surfen bedeutet eine Unterbrechung im Arbeitsablauf, die anschließend eine deutlich längere Phase der erneuten Arbeitsaufnahme nach sich zieht. Im Schnitt rechnet man mit etwa 15 Minuten, bis wir uns wieder in die Stelle eingefunden haben, an der wir vor der Unterbrechung saßen.

  • Überblick

    Um Aufgaben richtig priorisieren und abarbeiten zu können, müssen Sie sich zuvor einen Überblick verschaffen. Was liegt an, bis wann muss es erledigt werden, wer könnte es gegebenenfalls übernehmen? Denn letztlich kann auch das Delegieren von Aufgaben eine Möglichkeit sein, Zeit einzusparen und so Zeitmangel vorzubeugen. Eine Methode, die eigene Arbeitsweise zu optimieren ist die Alpen-Methode. Das Akronym ALPEN steht für:

    • Aufgaben aufschreiben
    • Länge einschätzen
    • Pufferzeit einplanen
    • Entscheidungen treffen
    • Nachkontrollieren

    Auch andere Stützen, wie etwa das GTD-Prinzip, das für „Getting Things Done“ steht, haben ein ganz ähnliches Vorgehen: Die Aufgaben müssen in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht und in den Kalender eingetragen werden. Dem Aufschreiben kommt eine zentrale Bedeutung zu, denn erstens bekommen wir so den Kopf frei, zweitens laufen wir nicht Gefahr, etwas zu vergessen. Was weniger als zwei Minuten dauert, wird nach dieser Methode sofort erledigt.

[Bildnachweis: Antonio Guillem by Shutterstock.com]
17. August 2018 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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