Die 10 schlimmsten Zeitfresser im Büro
Wo ist bloß die Arbeitszeit geblieben? Das fragt sich so mancher Arbeitnehmer am Ende des Tages. Gefühlt war man den ganzen Tag nur aktiv und unterwegs – aber geschafft wurde trotzdem kaum etwas. Woran das liegt? Schuld sind fast immer dieselben gemeinen Zeitfresser im Job, die jedoch regelmäßig unterschätzt werden. Diese sieben sind die schlimmsten:
1. E-Mails
Es ist gar nicht mal das Schreiben von E-Mails, was einem die Zeit stiehlt. Eine Adobe-Studie kam zu dem Ergebnis, dass wir inzwischen im Durchschnitt 31,5 Stunden in der Woche nur mit dem Checken von E-Mails verbringen – nicht eingerechnet die Zeit, die wir zum vollständigen Lesen und teilweisen Beantworten benötigen; also 6,3 Stunden täglich – 3,2 für Job-Mails, 3,1 für private Mails. Klüger ist, E-Mails jeweils gebündelt am Tag zu festen Zeiten zu erledigen (siehe: Batching).
2. Meetings
Manager wie Angestellte verbringen im Schnitt 4,9 Arbeitsstunden pro Woche damit, Sitzungen zu koordinieren. Dabei werden dann durchschnittlich sieben Besprechungen pro Woche vereinbart, an denen sieben Personen teilnehmen, die im Schnitt 2 Stunden und 45 Minuten zusammensitzen. Ein Fünftel dieser Bürorunden dauert sogar länger als 5 Stunden. Woraus sich für manche statistisch ergibt, dass sie jede Woche rund 19 Stunden in Meetings hocken. Na, danke! Dabei wären weniger und bessere Meetings so einfach.
3. Perfektionismus
Übertriebener Perfektionismus ist einer der häufigsten Zeitfresser im Arbeitsalltag. Vielen droht, sich dabei in Details zu verrennen und so wertvolle Zeit zu verlieren. Ständiges Nachbessern, Korrigieren und Optimieren kostet Zeit – ohne den Nutzen wesentlich zu erhöhen. Begrenzen Sie unbedingt Korrekturschleifen auf 2-3 Durchgänge. Planen Sie bewusst Pausen ein, um mit frischem Blick zu prüfen. Oft aber reichen auch 80 % vollkommen aus, um eine wirklich gute Arbeit zu erledigen (siehe: Pareto-Prinzip).
4. Schneeballprinzip
Das kennen Sie vielleicht noch aus der Uni: Zu viel Recherche kann die Produktivität erheblich bremsen. Ein Artikel führt zum nächsten – und schon verlieren Sie den Fokus. Dieses sogenannte Schneeballprinzip ist ein typischer Zeitfresser im digitalen Arbeitsalltag. Unser Tipp: Limitieren Sie weiterführende Quellen auf maximal zwei pro Thema. So bleiben Sie effizient, verbessern Ihr Zeitmanagement und erreichen schneller Ergebnisse.
5. Telefonate
Telefonate sind wichtig für Kundenbindung und Zusammenarbeit – können aber ebenso schnell zum Zeitfresser werden. Besonders lange, unstrukturierte Gespräche kosten wertvolle Arbeitszeit. Unsere klare Empfehlung: Strukturieren Sie Gespräche vorab und beenden Sie diese höflich mit Verweis auf Folgetermine. So steigern Sie Ihre Effizienz und behalten Ihren Zeitplan im Griff.
6. Kollegen
Nichts gegen Kollegen! Aber mit ihnen ist es wie mit E-Mails oder Anrufen: Stürmen Sie unangemeldet an den Schreibtisch, reißt uns das aus der aktuellen Aufgabe heraus. Manche Studien sagen: Danach dauere es 3-5 Minuten bis wir uns wieder in die Aufgabe eingedacht haben und weiterarbeiten. Ein enormer Zeitverlust! Wenn Sie also gerade hochkonzentriert arbeiten wollen, signalisieren Sie das den Kollegen – zum Beispiel mit einem Kopfhörer auf dem Kopf oder einem „Bitte nicht stören“-Schild an der Tür.
7. Klatsch & Tratsch
Der Smalltalk mit Kollegen wiederum schweißt zusammen und bildet einen mentalen Ausgleich zur Arbeit. Klatsch ist sogar regelrechter Balsam für unser Hirn. Er frisst aber auch Zeit: Im Schnitt bis zu eine Stunde am Tag, 16 Prozent verplauschen gar bis zu 2 Stunden!
8. Prokrastination
Lästige Aufgaben aufschieben? Das machen viele. Prokrastination heißt die „Aufschieberitis“ in der Fachsprache – und ist ein enormer Zeitkiller. Denn er rächt sich: Bei dem Versuch, es uns jetzt leichter zu machen, machen wir es uns später umso schwerer. Wir sparen vielleicht jetzt etwas Energie und drücken uns vor der Verantwortung – aber das hat Konsequenzen: Es zehrt an unseren Ressourcen, weil wir hinterher umso härter nachholen müssen, was wir vorher aufgeschoben haben. Auch dafür gibt es einen wissenschaftlichen Namen: Depletion-Effekt.
9. Mikromanagement
Dieser Zeitfresser betrifft vor allem Führungskräfte, aber nicht nur. Wenn Sie Aufgaben delegieren, dann bitte richtig! Wenn Vorgesetzte alles bis ins kleinste Detail regeln und kontrollieren wollen, wird daraus giftiges Mikromanagement. Doppelt bitter: Dabei verschwenden Chefs nicht nur eigene Zeit, sondern auch die der eng geführten Mitarbeiter – und deren intrinsische Motivation.
10. Helfersyndrom
Natürlich ist Hilfsbereitschaft eine wünschenswerte und positive Eigenschaft. Erst recht im Job. Zum Zeitkiller wird sie, wenn die Kollegen das ausnutzen, Motto: „Kannst du bitte eben noch…?“ Der Effekt ist: Sie kommen ständig aus dem Trott, erledigen zusätzliche Aufgaben, während die eigenen ins Hintertreffen geraten. Das einzige Gegenmittel gegen solche Zeitdiebe: klare Grenzen setzen und öfter mal Nein sagen – auch wenn das schwerfällt.
Zeitfresser im Job erkennen und vermeiden
Zeitfresser im Job kosten täglich wertvolle Arbeitszeit – und senken Ihre Produktivität. Ob durch ineffiziente Prozesse, Ablenkungen oder die eigene Arbeitsweise: Wer sein Zeitmanagement verbessern will, muss typische Zeitfresser erkennen und gezielt vermeiden. Der wichtigste Schritt: Analysieren Sie Ihren Arbeitsalltag. Notieren Sie Aufgaben, Projekte und To-dos ebenso wie Unterbrechungen und Störungen. So identifizieren Sie schnell, wo Sie Zeit verlieren. Häufige Zeitfresser sind unnötige Meetings, schlechte Vorbereitung oder fehlende Prioritäten.
Ungestört arbeiten: weniger Ablenkung, mehr Fokus
Externe Zeitfresser wie Kollegen, Vorgesetzte oder ständige Anfragen gehören zu den größten Produktivitätskillern. Sie unterbrechen den Workflow und erschweren konzentriertes Arbeiten. Die Lösung: Setzen Sie klare Grenzen. Definieren Sie feste Fokuszeiten, in denen Sie ungestört arbeiten. Kommunizieren Sie diese aktiv im Team. Auch Homeoffice kann helfen, Ablenkungen zu reduzieren und die Produktivität zu steigern – wenn Sie klare Strukturen einhalten.
Zeitfresser Quiz: Wie viel wissen Sie?
Nachdem Sie jetzt viel über Zeitfresser wissen, haben wir zum Abschluss noch ein Quiz vorbereitet, in dem Sie Ihr Wissen testen können. Kreuzen Sie direkt online an, was Sie für richtig halten – die Lösung finden Sie direkt darunter. Auf die verpixelte Fläche klicken, und sie wird sichtbar… Viel Spaß!
- a) Das Abarbeiten und Beantworten der E-Mails
- b) Das Lesen und Sortieren der E-Mails
- c) Die regelmäßige Prüfung des Posteingangs
- a) Spontane Besprechungen
- b) Geplante Meetings
- c) Telefon-Konferenzen
- a) Durch ständiges Nachfragen und nervende Angewohnheiten
- b) Durch den Smalltalk zwischendurch
- c) Durch häufige Anrufe
- a) Durch umfangreiches privates Surfen
- b) Durch die sozialen Netzwerke
- c) Durch Recherche-Arbeiten
- a) Nein, im Team geht es meist schneller
- b) Ja, wenn man nicht „Nein“ sagen kann
- c) Nur bei inkompetenten Kollegen
- a) Weil zu viele ungeplante Anrufe Zeit kosten
- b) Weil die Konzentration nach einer Unterbrechung weg ist
- c) Weil es immer mehr Telefonkonferenzen gibt
- a) Nein, ohne Computer dauerten viele Arbeiten viel länger
- b) Ja, aber nur durch Defekte und Störungen
- c) Ja, ohne Computer könnte das Internet nicht ablenken
- a) Ja, wer ordentlich arbeitet, kann sich nicht verzetteln
- b) Nein, Ordnung schützt nicht vor Überraschungen
- c) Es kommt darauf an, Ordnung kann selbst zum Zeitfresser werden
- a) Wenn sie unorganisiert und unstrukturiert sind
- b) Wenn Sie sehr kreativ und intuitiv arbeiten
- c) Gar nicht, gute Chefs schützen ihre Mitarbeiter vor Zeitfressern
1. E-Mails sind unbestritten ein Zeitfresser, doch was genau kostet so viel Zeit?
Lösung
Richtig: c) Die regelmäßige Prüfung des Posteingangs
E-Mails sind die größten Zeitfresser im Job. Viele Arbeitnehmer lesen sie sofort, wenn es im Posteingang klingelt oder vibriert. Das lenkt enorm ab – und kostet laut Studien rund 11 Minuten, um wieder zurück in die alte Aufgabe zu finden.
2. Welche der drei Aktivitäten kostet am meisten Zeit?
Lösung
Richtig: b) Geplante Meetings
Es mag überraschen, doch spontane Besprechungen oder Telefonkonferenzen nehmen in den meisten Unternehmen deutlich weniger Zeit in Anspruch als die vielen geplanten und häufig unproduktiven Meetings. Letztere sind oft unstrukturiert, werden von zu vielen Teilnehmern besucht und bringen die eigentliche Arbeit nicht weiter.
3. Wie werden Kollegen zu Zeitfressern?
Lösung
Richtig: b) Durch den Smalltalk zwischendurch
Es gibt Kollegen, die durch ständiges Nachfragen oder kurze Unterbrechungen enorm viel Zeit klauen. Die meiste Zeit – teilweise mehr als eine Stunde täglich! – geht aber beim Kaffee-Plausch drauf. Smalltalk ist wichtig für Betriebsklima und Kreativität – er kann aber auch schnell zum Zeitfresser werden.
4. Wie wird das Internet im Büro zum Zeitfresser?
Lösung
Richtig: b) Durch die sozialen Netzwerke
Das Surfen in Social Media ist ebenfalls ein enormer und unterschätzter Zeitfresser: Mal eben auf Tiktok Videos schauen oder auf Pinterest in Bildern stöbern… Zack, ist eine Stunde rum. Viele Arbeitgeber sehen die Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz daher nicht gerne oder verbieten sie ganz.
5. Teamarbeit ist wichtig – doch ist sie auch ein Zeitfresser?
Lösung
Richtig: b) Ja, wenn man nicht „Nein“ sagen kann
Es stimmt: Ein gutes Team erledigt Aufgaben schneller und effektiver als Einzelkämpfer. Wenn Sie jedoch nicht Nein sagen können und Kollegen zu viele Aufgaben abnehmen, wird das Team zum Zeitfresser. Darunter leiden nicht die Ergebnisse des Teams, sondern vor allem die eigene Arbeit.
6. Auch das Telefon ist ein Zeitfresser – doch warum eigentlich?
Lösung
Richtig: b) Weil die Konzentration nach einer Unterbrechung weg ist
Telefonate sind eigentlich kein Problem. Studien zeigen aber, dass bereits kurze Störungen von wenigen Sekunden – also auch Telefonate – die Fehlerzahl verdoppeln. Außerdem brauchen Sie danach wieder bis zu 11 Minuten, um sich wieder voll auf die alte Arbeit zu konzentrieren.
7. Gehört der Computer zu den Zeitfressern im Büro?
Lösung
Richtig: b) Ja, aber nur durch Defekte und Störungen
Nicht funktionierende Technik ist nervig und frustrierend. Und genau dann mutiert der Computer zum Zeitfresser. Nichts geht mehr – man wartet auf den Support und muss die verlorene Zeit später umso stressiger wieder nacharbeiten.
8. Ordnung ist wichtig – doch schützt sie vor Zeitfressern?
Lösung
Richtig: c) Es kommt darauf an, Ordnung kann selbst zum Zeitfresser werden
Ordnung ist wichtig, keine Frage. Doch wenn Sie es damit übertreiben, verbringen Sie mehr Zeit mit der Organisation als mit dem Bearbeiten der Aufgaben. Ein Plan im Vorfeld ist hilfreich, zu viel Planung aber ist eine Form von Prokrastination.
9. Wann mutieren Chefs zu Zeitfressern?
Lösung
Richtig: a) Wenn sie unorganisiert und unstrukturiert sind
Kreative und spontane Menschen können schon mal anstrengend sein und als Chef die Mitarbeiter von der Arbeit abhalten, weil sie immer wieder neue Ideen haben oder Konzepte ändern.
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