Pomodoro Technik: Produktiver arbeiten in Intervallen
Wer produktiver werden will, muss Pausen machen. Regelmäßige. Am besten alle 25 Minuten. So jedenfalls empfiehlt es die sogenannte Pomodoro-Technik, die seit ihrer Erfindung in den Achtzigerjahren viele Anhänger gefunden hat. Die Selbstmanagement-Methode verdankt den Namen ihrem Erfinder, dem italienischen Unternehmer Francesco Cirillo. Der nutzte dazu einst eine Küchenuhr in Tomaten-Form – eine Pomodoro eben. Doch was macht die Tomaten-Technik heute noch so interessant und warum lohnt sie sich im Joballtag?
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
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Wie funktioniert die Pomodoro Technik?
Was die Pomodoro Technik so populär gemacht hat, ist sicher der italienische Charme der Simplizität: kein kompliziertes Brimborium, kein hochtrabendes Technikgeschwurbel – eine simple Küchenuhr reicht. Und bei Tomaten und Italien denken wir zugleich auch noch an Sonne, Süden, Pizza, Pasta und Urlaub. Da passt einfach alles zusammen…
Tatsächlich ist Cirillos Technik denkbar einfach:
- Bevor Sie mit einer Aufgabe beginnen, notieren Sie sich kurz (!), was dafür alles erledigt werden muss.
- Dann stellen Sie sich den Wecker auf 25 Minuten und legen los. Ob Sie eine Küchenuhr nutzen oder das Smartphone ist natürlich egal.
- Sobald es nach 25 Minuten klingelt, haken Sie ab, was Sie alles erledigt haben und machen eine Pause von fünf Minuten. Dieses Intervall von 25 plus 5 Minuten wird übrigens Pomodori genannt.
- Danach wird genauso weitergearbeitet. Und nach vier dieser Pomodori-Einheiten gönnen Sie sich eine Rast von 30 Minuten.
Wie gehen Sie mit der 25-minütigen Einteilung um? Dazu gibt es drei Möglichkeiten:
- Sie haben eine Aufgabe, die exakt 25 Minuten zur Erledigung braucht.
- Sie haben viele kleinere Aufgaben (Mails checken und beantworten, kurze Telefonate, Überweisung tätigen…), die Sie zu einer Einheit zusammenfassen.
- Sie unterteilen große Aufgaben in mehrere Intervalle à 25 Minuten.
Laut Definition sieht das praktisch dann ungefähr so aus…
Cirillo selbst empfiehlt für die Arbeit mit der Pomodoro-Technik nur Stift und Papier, um weitere Ablenkungen auszuschalten.
Wobei hilft die Pomodoro-Technik?
Das Grundproblem: Im Arbeitsalltag sind wir diversen Ablenkungen ausgesetzt. Der Kollege, der auf einen Plausch vorbeikommt, der Kunde, der anruft, auf dem Bildschirm erscheinen zwischenzeitlich drei neue Mails – und schon sind 20 Minuten vergangen, ohne dass Sie sich Ihrer eigentlichen Aufgabe hätten zuwenden können!
Die Pomodoro-Technik diszipliniert dazu. Die Methode ist so simpel, dass sie schon fast wieder banal erscheint. Ist sie aber nicht. Denn wer sie erst einmal anwendet, lernt eine wichtige Lektion, die uns modernen Menschen – dank zahlreicher Verlockungen – immer schwerer fällt: ohne Unterbrechung konzentriert und fokussiert zu arbeiten.
Die Pomodoro Technik hilft vor allem dabei, ein besseres Zeitgefühl zu bekommen – ohne sich zu überarbeiten oder in einen Tunnelblick zu verfallen. Ohne die kleinen Pausen zwischendurch wäre die Technik nichts weiter als Akkordarbeit.
Stattdessen schalten Sie für eine bestimmte Anzahl von Arbeitsintervallen die üblichen Zeitfresser aus und schotten sich (im positiven Sinne) ab, um wieder produktiver zu werden.
Zeitmanagement oder Selbstmanagement?
Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Sagen die einen. Zeitmanagement ist definitorischer Quatsch, sagen die anderen. Denn Zeit kann man nicht managen, sie vergeht immer gleich schnell – unabhängig davon, was wir damit anstellen.
Jeder Tag hat für jeden Menschen 24 Stunden, egal, ob wir ihn managen oder nicht. Das ist einerseits höchst gerecht, andererseits lässt sich auch nicht verleugnen, dass das einigen Menschen mehr Probleme bereitet als anderen.
Der Begriff Zeitmanagement trifft nicht den Kern des Problems. Denn es geht nicht darum, Zeit zu managen, sondern die eigene Arbeitsweise. Wer seinen Arbeitsalltag besser in den Griff bekommen will, sollte sich deswegen Gedanken über das Selbstmanagement machen.
Aber was bedeutet das? Letztlich geht es darum, den eigenen Arbeitsalltag bewusst in die Hand zu nehmen. Dazu zählen: Planung, Organisation, Motivation und Zielsetzung. Konkret umfasst Selbstmanagement die folgenden Punkte:
- Sich selbst besser zu organisieren,
- sich schon morgens einen Überblick zu verschaffen,
- seine Aufgaben zu planen,
- zu priorisieren
- und natürlich über den Tag motiviert zu bleiben.
Im Kern geht es darum, dass Sie bessere Entscheidungen treffen. Das allerdings ist harte Arbeit. Rund 20.000 Entscheidungen treffen wir täglich, die meisten davon binnen Sekunden.
Das macht diese erstens nicht gerade leichter und zweitens tückisch. Insbesondere im Job geraten wir immer wieder in Situationen, in denen wir blitzschnell reagieren müssen. Dort stehen wir mit einer Wahrscheinlichkeit von etwa 60 Prozent unter Zeitdruck, hat einmal das Deutsche Institut für Wirtschaftsforschung in Berlin ermittelt.
Mit der Pomodoro-Technik gegen Prokrastination
Was viele nicht wissen: Francesco Cirillo war selbst noch Student und kämpfte gegen Konzentrationsschwierigkeiten, als er Ende der achtziger Jahre die Pomodoro-Technik erfand. Prokrastination ist ein weit verbreitetes Phänomen, das Studenten deshalb so häufig trifft, da sie ihren Hochschulalltag selbst organisieren müssen.
Im Gegensatz dazu ist im dualen Ausbildungssystem der Takt vorgegeben durch eine klare Gliederung in Berufsschule und praktisches Lernen im Ausbildungsbetrieb. Allerdings gibt es natürlich auch hier Phasen, in denen für Klausuren gebüffelt werden muss.
Die Pomodoro-Technik ist daher sowohl fürs Studium als auch für die Ausbildung eine geeignete Lernhilfe. Nicht selten leiden Lernende unter Denkblockaden.
Das Gute an der Pomodoro-Technik ist: Sie können sie an Ihre Bedürfnisse anpassen. Vielleicht haben Sie Angst, sich keine 25 Minuten am Stück konzentrieren zu können – macht nichts.
Sie müssen die 25er-Einheiten nicht sklavisch einhalten. Wenn es partout nicht geht, funktioniert das Prinzip auch mit 15-Minuten- oder 10-Minuten-Einheiten. Lassen Sie sich also nicht entmutigen, wenn die ersten Male nicht lehrbuchmäßig funktionieren.
Pomodoro Timer für Windows und als App
Falls Sie den ganzen Tag vor dem Rechner sitzen oder gar viel im Internet arbeiten: Es gibt längst auch browserbasierte Pomodoro-Timer, für die Sie nicht einmal eine Software installieren müssen. Zu ihnen gehören beispielsweise:
Beide Seiten bestehen aus einem einfachen Timer, der mit der Space-Taste gestartet wird und auf 25 Minuten voreingestellt ist. Nach Ablauf der Frist macht sich die Seite bemerkbar.
Falls Sie mit dem Google-Browser Chrome arbeiten, gibt es hierfür ebenfalls eine nützliche Erweiterung: Strict Workflow. Der funktioniert allerdings genau entgegengesetzt: Sobald Sie das Tool gestartet haben, können Sie 25 Minuten lang nicht mehr auf andere Webseiten zugreifen – aber eben auch keine Zeit beim Surfen verdaddeln.
Wer sich lieber eine Applikation herunterladen möchte, hat mit Keepfocused eine kostenlose Möglichkeit, seine Arbeitsweise zu kontrollieren.
Pomodoro App auf dem Smartphone
Mit dem Smartphone ist es noch einfacher:
- Stellen Sie die Stoppuhr auf Ihrem Smartphone auf 25 Minuten und starten Sie die Sequenz.
- Dann stellen Sie Ihr Handy in den Flugmodus – so können Sie nicht gestört und abgelenkt werden.
- Konzentrieren Sie sich nun ganz allein auf Ihre Aufgabe.
- Sobald die Stoppuhr klingelt, gönnen Sie sich eine 5-minütige Pause und beginnen den Zyklus von vorne.
- PS: Während der Pause (Pomodori) können Sie das Smartphone natürlich wieder in den Normalmodus schalten und kurz Ihre Mails oder SMS checken.
Wollen Sie die Pomodoro-Technik mit App nutzen, haben Sie weitere Möglichkeiten. Für Apple User ist die App „Flat Tomato“ von Jian bu eine gute Möglichkeit, sich selbst zu strukturieren.
Die kostenlose App Flat Tomato ermöglicht nicht nur die Zeiteinteilung, sondern gibt Ihnen auf Wunsch in Form von Diagrammen und Grafiken einen Überblick über Ihre Erfolge. Wahlweise täglich, wöchentlich oder monatlich.
Wer Smartphones mit Android-Betriebssystem nutzt, kann auf „Clear Focus“ zurückgreifen. Die Pomodoro-App ermöglicht Ihnen ebenso wie die Apple-Alternative einen Überblick über Ihre produktiven Phasen, Ihre Pausen und Ihren Fortschritt.
Fokussierung eine Frage der Selbstdisziplin
Die Pomodoro-Technik wurde von jemanden erfunden, der selbst die Erfahrung machte, dass Ablenkungen ihn daran hindern, produktiv zu arbeiten. Das wiederum erschwerte es, seine Deadlines einzuhalten.
Und das lange vor dem Internet-Zeitalter. Die Pomodoro-Technik ist also praxiserprobt. Je länger am Stück Sie sich konzentrieren können, umso bessere Ergebnisse werden Sie langfristig erzielen. Manche Ablenkungen können Sie bereits selbst regulieren:
- Wer in einem lauten Großraumbüro arbeitet, kann auf Ohrstöpsel oder Kopfhörer zurückgreifen.
- In kleineren Büros sollten Sie die Tür schließen und Ihre Kollegen wissen lassen, dass Sie in nächster Zeit nicht gestört werden wollen.
- Handelt es sich nicht um existenzielle Belange, können Sie E-Mails und Telefonanrufe zu Kollegen umleiten oder einen Anrufbeantworter benutzen.
- Zur Beantwortung von Mails sollten Sie sich nach Möglichkeit feste Zeiten einrichten.
Tipp: Sprechen Sie Ihr Vorgehen nach der Pomodoro Technik mit Ihrem Vorgesetzten ab und lassen Sie sich bestätigen, dass Sie für eine kurze Übergangsphase nicht gestört werden und Telefonanrufe umleiten können.
Neben externen Störquellen ist es wichtig, die eigenen Impulse zu unterdrücken und an der Aufgabe dranzubleiben. Wenn Sie beispielsweise mitten in der Arbeit einen Geistesblitz haben, sollten Sie dem nicht nachgehen – notieren Sie stattdessen die Idee und schieben Sie die Bearbeitung nach die Pomodori-Einheit.
Irgendwann wird alles um Sie herum wieder seinen gewohnten Lauf nehmen, die Umleitungen landen wieder bei Ihnen. Wie gehen Sie mit Störungen um? Kurze Unterbrechungen von bis zu einer Minute sind nicht relevant. Bei längeren Unterbrechungen sollten Sie allerdings den Timer stoppen – das Intervall verlängert sich dadurch natürlich.
Wer ohnehin aus seinem Arbeitsvorgang gerissen wurde, kann überlegen, ob eine kurze Pause sinnvoll ist, bevor er sich wieder der ursprünglichen Aufgabe widmet.
Vor- und Nachteile auf einen Blick
Wirkliche Nachteile gibt es bei dieser Technik nicht, denn sie lässt Ihnen wie oben ausgeführt genügend Flexibilität, die zeitlichen Einheiten so anzupassen, dass sie für Sie stimmig sind.
Dafür sind die Vorteile offensichtlich. Sie steigern mit der Pomodoro-Technik Ihre…
- Impulskontrolle, da Sie lernen, für die Dauer von 25 Minuten oder länger den Wunsch zu unterdrücken, direkt im Internet zu surfen oder sich anderweitig ablenken zu lassen.
- Selbstdisziplin, da Sie ein festes Gerüst durch die Intervalle der Pomodoro-Technik haben – ganz gleich, ob es 10, 15 oder 25 Minuten sind.
- Regeneration, denn Sie sind gezwungen Pause zu machen, am besten nicht direkt am Arbeitsplatz, sondern kurz draußen an der frischen Luft.
- Konzentration, da Sie nun die Bedürfnisse Ihres Körpers wieder ernst nehmen und bewusste Pausen machen.
- Produktivität, da Sie fokussiert an einer Sache arbeiten statt sich im Multitasking zu verfranzen.
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Wer sich näher mit der Pomodoro-Technik nach Francesco Cirillo beschäftigen möchte, findet HIER ausführliche Informationen zum Thema auf Englisch (PDF).
