Pomodoro Technik: Produktiver arbeiten in Intervallen

Wer produktiver werden will, muss Pausen machen. Regelmäßige. Am besten alle 25 Minuten. So jedenfalls empfiehlt es die sogenannte Pomodoro-Technik, die seit ihrer Erfindung in den Achtzigerjahren viele Anhänger gefunden hat. Die Selbstmanagement-Methode verdankt den Namen ihrem Erfinder, dem italienischen Unternehmer Francesco Cirillo. Der nutzte dazu einst eine Küchenuhr in Tomaten-Form – eine Pomodoro eben. Doch was macht die Tomaten-Technik heute noch so interessant und warum lohnt sie sich im Joballtag?

Wie funktioniert die Pomodoro Technik?

Was die Pomodoro Technik so populär gemacht hat, ist sicher der italienische Charme der Simplizität: kein kompliziertes Brimborium, kein hochtrabendes Technikgeschwurbel – eine simple Küchenuhr reicht. Und bei Tomaten und Italien denken wir zugleich auch noch an Sonne, Süden, Pizza, Pasta und Urlaub. Da passt einfach alles zusammen…

Tatsächlich ist Cirillos Technik denkbar einfach:

• Bevor Sie mit einer Aufgabe beginnen, notieren Sie sich kurz (!), was dafür alles erledigt werden muss.
• Dann stellen Sie sich den Wecker auf 25 Minuten und legen los. Ob Sie eine Küchenuhr nutzen oder das Smartphone ist natürlich egal.
• Sobald es nach 25 Minuten klingelt, haken Sie ab, was Sie alles erledigt haben und machen eine Pause von fünf Minuten. Dieses Intervall von 25 plus 5 Minuten wird übrigens Pomodori genannt.
• Danach wird genauso weitergearbeitet. Und nach vier dieser Pomodori-Einheiten gönnen Sie sich eine Rast von 30 Minuten.

Wie gehen Sie mit der 25-minütigen Einteilung um? Dazu gibt es drei Möglichkeiten:

• Sie haben eine Aufgabe, die exakt 25 Minuten zur Erledigung braucht.
• Sie haben viele kleinere Aufgaben (Mails checken und beantworten, kurze Telefonate, Überweisung tätigen…), die Sie zu einer Einheit zusammenfassen.
• Sie unterteilen große Aufgaben in mehrere Intervalle à 25 Minuten.

Laut Definition sieht das praktisch dann ungefähr so aus…

Cirillo selbst empfiehlt für die Arbeit mit der Pomodoro-Technik nur Stift und Papier, um weitere Ablenkungen auszuschalten.

Wobei hilft die Pomodoro-Technik?

Das Grundproblem: Im Arbeitsalltag sind wir diversen Ablenkungen ausgesetzt. Der Kollege, der auf einen Plausch vorbeikommt, der Kunde, der anruft, auf dem Bildschirm erscheinen zwischenzeitlich drei neue Mails – und schon sind 20 Minuten vergangen, ohne dass Sie sich Ihrer eigentlichen Aufgabe hätten zuwenden können!

Die Pomodoro-Technik diszipliniert dazu. Die Methode ist so simpel, dass sie schon fast wieder banal erscheint. Ist sie aber nicht. Denn wer sie erst einmal anwendet, lernt eine wichtige Lektion, die uns modernen Menschen – dank zahlreicher Verlockungen – immer schwerer fällt: ohne Unterbrechung konzentriert und fokussiert zu arbeiten.

Die Pomodoro Technik hilft vor allem dabei, ein besseres Zeitgefühl zu bekommen – ohne sich zu überarbeiten oder in einen Tunnelblick zu verfallen. Ohne die kleinen Pausen zwischendurch wäre die Technik nichts weiter als Akkordarbeit.

Stattdessen schalten Sie für eine bestimmte Anzahl von Arbeitsintervallen die üblichen Zeitfresser aus und schotten sich (im positiven Sinne) ab, um wieder produktiver zu werden.

Mit der Pomodoro-Technik gegen Prokrastination

Was viele nicht wissen: Francesco Cirillo war selbst noch Student und kämpfte gegen Konzentrationsschwierigkeiten, als er Ende der achtziger Jahre die Pomodoro-Technik erfand. Prokrastination ist ein weit verbreitetes Phänomen, das Studenten deshalb so häufig trifft, da sie ihren Hochschulalltag selbst organisieren müssen.

Im Gegensatz dazu ist im dualen Ausbildungssystem der Takt vorgegeben durch eine klare Gliederung in Berufsschule und praktisches Lernen im Ausbildungsbetrieb. Allerdings gibt es natürlich auch hier Phasen, in denen für Klausuren gebüffelt werden muss.

Die Pomodoro-Technik ist daher sowohl fürs Studium als auch für die Ausbildung eine geeignete Lernhilfe. Nicht selten leiden Lernende unter Denkblockaden.

Das Gute an der Pomodoro-Technik ist: Sie können sie an Ihre Bedürfnisse anpassen. Vielleicht haben Sie Angst, sich keine 25 Minuten am Stück konzentrieren zu können – macht nichts.

Sie müssen die 25er-Einheiten nicht sklavisch einhalten. Wenn es partout nicht geht, funktioniert das Prinzip auch mit 15-Minuten- oder 10-Minuten-Einheiten. Lassen Sie sich also nicht entmutigen, wenn die ersten Male nicht lehrbuchmäßig funktionieren.

Fokussierung eine Frage der Selbstdisziplin

Die Pomodoro-Technik wurde von jemanden erfunden, der selbst die Erfahrung machte, dass Ablenkungen ihn daran hindern, produktiv zu arbeiten. Das wiederum erschwerte es, seine Deadlines einzuhalten.

Und das lange vor dem Internet-Zeitalter. Die Pomodoro-Technik ist also praxiserprobt. Je länger am Stück Sie sich konzentrieren können, umso bessere Ergebnisse werden Sie langfristig erzielen. Manche Ablenkungen können Sie bereits selbst regulieren:

• Wer in einem lauten Großraumbüro arbeitet, kann auf Ohrstöpsel oder Kopfhörer zurückgreifen.
• In kleineren Büros sollten Sie die Tür schließen und Ihre Kollegen wissen lassen, dass Sie in nächster Zeit nicht gestört werden wollen.
• Handelt es sich nicht um existenzielle Belange, können Sie E-Mails und Telefonanrufe zu Kollegen umleiten oder einen Anrufbeantworter benutzen.
• Zur Beantwortung von Mails sollten Sie sich nach Möglichkeit feste Zeiten einrichten.

Tipp: Sprechen Sie Ihr Vorgehen nach der Pomodoro Technik mit Ihrem Vorgesetzten ab und lassen Sie sich bestätigen, dass Sie für eine kurze Übergangsphase nicht gestört werden und Telefonanrufe umleiten können.

Neben externen Störquellen ist es wichtig, die eigenen Impulse zu unterdrücken und an der Aufgabe dranzubleiben. Wenn Sie beispielsweise mitten in der Arbeit einen Geistesblitz haben, sollten Sie dem nicht nachgehen – notieren Sie stattdessen die Idee und schieben Sie die Bearbeitung nach die Pomodori-Einheit.

Irgendwann wird alles um Sie herum wieder seinen gewohnten Lauf nehmen, die Umleitungen landen wieder bei Ihnen. Wie gehen Sie mit Störungen um? Kurze Unterbrechungen von bis zu einer Minute sind nicht relevant. Bei längeren Unterbrechungen sollten Sie allerdings den Timer stoppen – das Intervall verlängert sich dadurch natürlich.

Wer ohnehin aus seinem Arbeitsvorgang gerissen wurde, kann überlegen, ob eine kurze Pause sinnvoll ist, bevor er sich wieder der ursprünglichen Aufgabe widmet.

Vor- und Nachteile auf einen Blick

Wirkliche Nachteile gibt es bei dieser Technik nicht, denn sie lässt Ihnen wie oben ausgeführt genügend Flexibilität, die zeitlichen Einheiten so anzupassen, dass sie für Sie stimmig sind.

Dafür sind die Vorteile offensichtlich. Sie steigern mit der Pomodoro-Technik Ihre…

• Impulskontrolle, da Sie lernen, für die Dauer von 25 Minuten oder länger den Wunsch zu unterdrücken, direkt im Internet zu surfen oder sich anderweitig ablenken zu lassen.
• Selbstdisziplin, da Sie ein festes Gerüst durch die Intervalle der Pomodoro-Technik haben – ganz gleich, ob es 10, 15 oder 25 Minuten sind.
• Regeneration, denn Sie sind gezwungen Pause zu machen, am besten nicht direkt am Arbeitsplatz, sondern kurz draußen an der frischen Luft.
• Konzentration, da Sie nun die Bedürfnisse Ihres Körpers wieder ernst nehmen und bewusste Pausen machen.
• Produktivität, da Sie fokussiert an einer Sache arbeiten statt sich im Multitasking zu verfranzen.