Zeitkiller: So stoppen Sie den Zeitverlust

Zeitkiller am Arbeitsplatz: Wenn die Zeitnot im Büro überhand nimmt

Die Sache mit den Zeitkillern am Arbeitsplatz ist ein zweischneidiges Schwert. Auf der einen Seite möchten wir keine Zeit verschwenden, andererseits wollen wir aber auch nicht untätig auf unserem Bürostuhl sitzen – das würde keinen guten Eindruck machen, weder beim Chef noch bei den Kollegen.

So kommt es, dass wir uns unnötig unter Druck setzen und chronisch unter Zeitmangel leiden. Wir nehmen lieber mehr Arbeit an, als wir bewältigen können, bloß um nicht als Faulenzer oder Drückeberger zu gelten.

Wenn es keine zusätzlichen Aufgaben gibt, mit denen wir uns selbst unter Zeitdruck setzen, dann ziehen wir die Arbeit auch gerne mal in die Länge. Ineffizientes Arbeiten nennt man es, wenn Mitarbeiter unnötig viel Zeit auf die Erledigung einer Aufgabe verschwenden – und zu wenig Effizienz ist einer der Haupt-Zeitkiller.

Die Unternehmensberater von Proudfoot haben sogar herausgefunden, dass pro Jahr mehr als 32 Arbeitstage durch diese Art des Arbeitens vergeudet werden. Auf ganz Deutschland übertragen erwächst daraus ein Schaden in Milliardenhöhe.

Die Gründe liegen meist in der Unternehmensorganisation. Wenn Mitarbeiter ihre Arbeit nicht machen können, weil wichtige Dokumente fehlen, Arbeitsschritte nicht oder falsch abgesprochen sind oder Maschinen nicht laufen, geht Produktivität verloren.

Doch damit ist das Ende der Fahnenstange noch nicht erreicht: Arbeitnehmer, die unter diesen Arbeitsbedingungen leiden müssen, verlieren über kurz oder lang ihre Motivation – und die Produktivität sinkt noch weiter.

Die häufigsten Zeitkiller: Facebook, Smartphone, Tratsch

Es gibt Zeitkiller, die uns besonders im Alltag zusetzen und Zeitkiller, die vor allem im Beruf unsere wertvolle Zeit stehlen: Einige Zeitdiebe machen auch beides: Sie blockieren unsere Ressourcen sowohl im Job als auch in der Freizeit: Facebook und das Smartphone fallen einem hierbei sofort ein. Die Übersicht der schlimmsten Zeitkiller:

1. Anwesenheit

   Viele Arbeitnehmer scheuen sich davor, früher Feierabend zu machen, obwohl die Arbeit erledigt ist. Lieber suchen sie sich eine unnötige Beschäftigung und harren aus, bis der Chef das Büro verlassen hat. Das bringt aber Niemandem etwas: Der Arbeitnehmer ist gestresst und kann sich nicht richtig von der Arbeit erholen und der Chef hat einen Mitarbeiter, der nicht voll produktiv ist. Anwesenheit nur um der Anwesenheit willen ist damit nicht nur ein Zeitkiller, sie killt auch die Produktivität.

2. Bürokratie

   Wo Mikromanagement ist, ist Bürokratie meist auch nicht weit. Viele Arbeitnehmer leiden darunter, dass sie Formulare und Vordrucke ausfüllen müssen, statt sich ihrer eigentlichen Arbeit zu widmen. Mit dem Ausfüllen ist es meist nicht getan. Das Dokument wird danach abgeheftet oder sogar in eine andere Abteilung gegeben – und hier beschäftigt sich der nächste Mitarbeiter damit.

3. Computerspiele und Apps

   Zugegeben, manche Apps sind nützlich. Auch Computerspielen kann zuweilen helfen, vom Stress abzuschalten. In Maßen kann die Daddelei sogar produktiver machen. Doch das ändert nichts daran, dass oft viel Zeit mit den Games vergeudet wird – auch während der Arbeitszeit.

4. E-Mails

   Laut einer Umfrage nimmt das Beantworten von E-Mails bei 43,5 Prozent der Befragten eine bis zwei Stunden pro Tag in Anspruch. Auch in Deutschland verschicken Angestellte im Schnitt rund 600 E-Mails pro Monat. Das sind rund eineinhalb Arbeitsstunden jeden Tag. Selbstverständlich gehören Anfragen und sonstiger Schriftverkehr zum Büroalltag. Es sind aber bei weitem nicht alle E-Mails wichtig – und sie rauben auch die meiste Zeit.

5. Fehlplanung

   Sie schätzen den zeitlichen Bedarf für eine Aufgabe falsch ein und verzetteln sich damit. Statt zügig den Tag durchzuarbeiten, geraten Sie immer mehr unter Druck und machen Fehler. Die Konsequenz: Sie haben am Ende noch mehr Arbeit und weniger Zeit dafür.

6. Fernsehen

   Neben dem Smartphone ist der Fernseher einer der großen Zeitkiller in unserer Freizeit. Wer müde und ausgelaugt von der Arbeit kommt und nur kurz vor dem Fernseher entspannen möchte, der weiß, wie schnell drei oder vier Stunden verflogen sind.

   Mittlerweile können Arbeitnehmer dank YouTube und Mediatheken aber auch am Arbeitsplatz Fernsehen. Das ist nicht nur dreist, es kann auch ernste Konsequenzen bis hin zu einer Abmahnung haben. Diesen Zeitkiller sollten Sie daher auf jeden Fall vermeiden.

7. Im Netz surfen

   Was machen eigentlich die vielen Menschen tagsüber in den sozialen Netzwerken, haben die keinen Job? Die Frage muss man sich manchmal stellen, angesichts der vielen Posts die zwischen 9 und 17 auf Facebook, Twitter oder Instagram erscheinen. Besonders verräterisch sind die vielen Beiträge, der (angeblich) achso erfolgreichen Berater und Coaches auf Xing & Co., die tagsüber zwar alles kommentieren, damit de facto aber nur dokumentieren, dass sie wohl gerade keine Kunden haben. Und das jeden Tag.
   
   Soll heißen: Es ist nichts gegen die virtuelle Pflege von Beziehungen einzuwenden. Vitamin B schadet bekanntlich nur dem, der keines hat. Doch lassen sich viele inzwischen von ihren Smartphones mehrmals pro Stunde von der Arbeit ablenken, sobald eine neue Benachrichtigung auf dem Bildschirm erscheint. Gesteigert wird das nur noch durch Endlos-Diskussionen mit Menschen, die uns eigentlich nicht interessieren sollten.

8. Meetings

   Meetings gehören in vielen Jobs zu den größten Zeitkillern und Zeitverschwendern. Bestätigt wird das durch eine Studie: Rund 15 Prozent der Arbeitszeit gehen dadurch im Schnitt pro Woche verloren, bei Topmanagern sind es sogar 50 Prozent. Tatsächlich finden viele Meetings nicht mal aus Notwendigkeit statt, sondern aus Gewohnheit.

9. Mikromanagement

   Vorgesetzte, die keine Aufgaben abgeben können, verschwenden kostbare Zeit. Das ist doppelt bitter. Sie verwenden zum einen viel zu viel Zeit für Aufgaben, die sie an Mitarbeiter abgeben könnten – und diese haben in der Zwischenzeit nichts zu tun oder tun nicht das richtige.

   Gleichzeitig hat der Vorgesetzte, der sich im Mikromanagement ergeht, keine Ressourcen frei, um seine eigentlichen Aufgaben zu erledigen. Das stoppt wiederum den Workflow im Unternehmen und behindert die Mitarbeiter.

10. Missverständnisse

    Unklare Arbeitsanweisungen oder missverständlich formulierte Emails führen dazu, dass Aufgaben zwei Mal erledigt werden müssen. Um das zu vermeiden, fangen Sie am besten bei sich selbst an. Formulieren Sie Ihre Mails und Vorgaben so, dass sie keinen Interpretationsspielraum zulassen. Vielleicht lässt sich an ihrem Vorbild sogar ein Kommunikationsmuster ableiten, an das sich zukünftig mehr Mitarbeiter im Unternehmen halten.

11. Motivation

    Wer keine Motivation für seine Arbeit aufbringen kann, der wird eher dazu neigen, zu trödeln und Aufgaben aufzuschieben. Genau das ist aber der falsche Weg, wenn Sie Zeit sparen und schnell Feierabend machen möchten.

    Bedenken Sie: Gerade wenn Sie Aufgaben, die Sie nicht erledigen möchten, schnell vom Tisch schaffen, gehen Ihnen die übrigen Aufgaben schneller von der Hand – und Sie können früher in den Feierabend starten. Das Prinzip kennt man auch unter dem Begriff Eat the Frog.

12. Pendeln

    Einer der großen Zeitkiller begegnet uns schon bevor wir überhaupt am Arbeitsplatz ankommen: Das Pendeln. An jedem Arbeitstag macht sich ein großer Teil der Arbeitnehmer auf den Weg zum Arbeitgeber. Homeoffice und andere flexible Lösungen sind noch nicht weit verbreitet. Das führt zu einem erhöhten Verkehrsaufkommen auf den Straßen und Platzmangel in der Bahn – sofern sie denn fahren sollte.

    Haben wir unser Tagwerk vollbracht, geht es noch einmal von vorne los – oder besser gesagt zurück. Jetzt müssen wir vom Arbeitsplatz wieder nach Hause pendeln. Was es noch schlimmer macht: Das geht auch vielen anderen Arbeitnehmern so. Die Folgen sind immenser Berufsverkehr zur Rush Hour und Stau.

13. Perfektionismus

    Wer jede Aufgabe perfekt erledigen möchte, vergeudet damit wertvolle Zeit. Zu Beginn eines Projektes ist es beispielsweise noch nicht nötig, jeden groben Entwurf bis ins kleinste Detail säuberlich auszuarbeiten. Im Gegenteil. Das kostet nur Zeit und behindert den Fortschritt im Projekt. Für Perfektionismus ist später noch Raum.

14. Prokrastination

    Das Aufschieben von unangenehmen und zeitraubenden Aufgaben mag Ihnen zunächst als Zeitersparnis vorkommen. Es ist aber einer der häufigsten Zeitkiller im Alltag. Durch die sogenannte Prokrastination verschwindet die Aufgabe nicht, im Gegenteil: Sie werden sich stattdessen andere Aufgaben suchen, die scheinbar wichtiger sind und eben dadurch Zeit verschwenden. Sicher, manchmal erledigt sich eine unangenehme Aufgabe von selbst. Häufiger aber verwandelt sich das Aufschieben zu einem Aufgabenberg, der stetig wächst.

15. Smartphone

    Kurz mal auf Facebook reingeschaut, schnell im Online-Shop der Wahl was bestellt und dann noch eine kurze Nachricht an die beste Freundin – schon ist eine halbe Stunde vergangen. Das Problem: Wir machen das nicht nur einmal täglich.

    Tatsächlich merken wir gar nicht, wie viel Zeit wir jeden Tag mit dem Smartphone vergeuden. Am besten sollten Sie daher das Smartphone am Arbeitsplatz ausgeschaltet lassen.

16. Tratsch und Privatgespräche

    Nichts spricht gegen leichte Unterhaltung und Smalltalk unter Kollegen – beides stärkt die sozialen Bindungen untereinander. Zum Zeitkiller werden diese aber, wenn es dabei nur um Gerüchte, Lästereien, Klatsch oder Gemecker über die Arbeit geht. Besonders sinnlos wird es, wenn solche Gespräche über Belanglosigkeiten auch noch zu einer handfesten Meinungsverschiedenheit und Streit ausufern.

17. Ungeliebter Job

    Dies ist vermutlich der größte Zeitkiller – er kann im schlimmsten Fall Jahre oder Jahrzehnte kosten, ohne – abgesehen von der Bezahlung – einen wirklichen Nutzen für die Zukunft zu bringen. Stattdessen folgen Frust, Krankheiten, Reue oder gar ein Burnout. Dennoch zwingen sich zahlreiche Menschen jeden Tag in einen Job, der ihnen überhaupt keinen Spaß (mehr) macht. Die Gründe für den Veränderungsunwillen: Angst, Bequemlichkeit, Schwäche, fehlende Ziele.
    
    Sind Sie aber durchaus in der Lage, die Situation zu verändern. Vielleicht nicht sofort, aber mit der Zeit. Ein Hobby zum Beruf zu machen, ein eigenes Unternehmen zu gründen, den Arbeitsplatz zu wechseln oder eine Umschulung zu absolvieren – die Liste der Möglichkeiten ist lang. Am wichtigsten ist es, den ersten Schritt zu machen.

18. Überforderung

    Manchmal ist die Arbeit einfach zu viel! Dann liegt Stress und Zeitdruck nicht daran, dass Sie einem Zeitkiller aufgesessen sind, sondern daran, dass Sie die Aufgaben nicht in einer angemessenen Zeit lösen können.

    Das ist noch kein Beinbruch. Sprechen Sie ganz offen mit Ihrem Vorgesetzten darüber oder fragen Sie Kollegen um Rat, wie diese in einer vergleichbaren Situation vorgegangen sind. Vielleicht ist es für die erste Zeit auch machbar, dass Sie einen größeren Anteil an Routineaufgaben übernehmen.

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