Besprechung: So wird das Treffen zum Erfolg

Besprechungen sind ein wichtiger Teil der internen Kommunikation

Besprechungen sind so allgegenwärtig und aus dem Arbeitsalltag von Unternehmen nicht wegzudenken, dass sich mittlerweile viele Untersuchungen und Studien damit beschäftigt haben. Ein großes Thema dabei ist die Zeit, die Mitarbeiter regelmäßig damit verbringen, gemeinsam an einem Tisch zu sitzen, zu diskutieren, nachzudenken oder zu präsentieren. Das erstaunliche Ergebnis: Rund fünf Stunden pro Woche gehen im Schnitt für Besprechungen drauf.

Mehr als ein halber Arbeitstag wird somit gar nicht wirklich gearbeitet, sondern über die Arbeit gesprochen. Ein großer Aufwand, der durchaus berechtigt sein kann. Auch wenn oftmals sehr negativ über Besprechungen im Job geredet wird, gehören diese zu den Grundpfeilern der internen Kommunikation. In einer Besprechung können Probleme gelöst, Ideen gefunden, Wissen und Informationen ausgetauscht, Entscheidungen getroffen, Vorbereitungen geplant, Projekte durchdacht und Fortschritte gemacht werden.

Zugegebenermaßen ist es jedoch schwierig, solche Vorteile zu sehen, wenn eine Gruppe von Kollegen planlos zusammensitzt und niemand genau weiß, worum es eigentlich geht. Das Ziel ist es daher nicht, jede Besprechung zu verhindern, sondern diese effektiver und erfolgreicher zu gestalten, um die positiven Aspekte zu nutzen.

Dabei ist es am Ende egal, um welche Art von Besprechung es sich handelt. Ob ein klassisches Meeting, Stehkonferenzen oder ein Telemeeting – richtig umgesetzt sind sie alle ein wertvoller Aspekt der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens.

Mit diesen Tipps wird die Besprechung zum Erfolg

Besprechungen werden auch in Zukunft zum Arbeitsalltag vieler Mitarbeiter gehören. Vielleicht stehen diese sogar täglich an, in vielen Büros wird aber wenigstens einmal die Woche in den Besprechungsraum geladen. Wenn Sie bereits bei dem Gedanken daran jedes Mal genervt mit den Augen rollen, macht sich dies bei der gesamten Zufriedenheit im Job bemerkbar.

Es geht zum Glück auch anders, denn Besprechungen lassen sich durchaus erfolgreich gestalten und umsetzen. Damit das klappt, haben wir im Folgenden einige Tipps für Ihre nächsten Besprechungen aufgelistet:

• Unnötige Besprechungen abschaffen

  Jede unnötige Besprechung, die nicht stattfindet, ist ein Schritt in die richtige Richtung. Unternehmen sollten sich bewusst machen, wie viel Arbeitszeit verloren geht, wenn fünf oder zehn Kollegen zwischen einer und zwei Stunden unnötigerweise zusammensitzen. Hinzu kommt, dass alle Beteiligten davon genervt sind.
  
  Viele Besprechungen können vermieden werden, weil es etwa viel einfacher ist, eine kurze Mail zu schreiben oder ein kurzer Gespräch unter vier Augen zu führen. Wenn Sie versuchen, nur noch Besprechungen zu haben, die wirklich Sinn machen, wird sich die Qualität automatisch verbessern.

• Grund und Agenda frühzeitig bekanntgeben

  Leider kranken Besprechungen immer wieder daran, dass keiner der Beteiligten wirklich weiß, worum es geht und es an einer entsprechenden Vorbereitung fehlt. Man kommt zusammen, schaut sich um und wartet darauf zu erfahren, worüber gesprochen wird. Wenig überraschend, dass die Ergebnisse nicht überzeugen.
  
  Besser ist es, wenn einige Zeit im Vorfeld der Grund und auch die Tagesordnung für die anstehende Besprechung bekannt gegeben wird. So kann sich jeder rechtzeitig einige Gedanken machen, vielleicht schon Fragen oder Ideen aufschreiben und die Zeit kann viel besser genutzt werden.

• Teilnehmer der Besprechung auswählen

  Eine Frage, die vor jeder Besprechung beantwortet werden sollte, lautet: Wer nimmt an der Konferenz teil? Grundsätzlich das gesamte Team einzuladen, ist meist keine gute Idee. Nicht jeder hat etwas mit dem Thema der Besprechung zu tun, manche Projekte werden nur von einem kleinen Teil der Mitarbeiter bearbeitet.
  
  Durch eine gezielte Auswahl der Teilnehmer einer Besprechung kann vermieden werden, dass jemand gelangweilt und unbeteiligt daneben sitzt, weil er oder sie ohnehin nichts beitragen kann. Hinzu kommt, dass kleine Gruppen von Meetings meist effektiver sind und bessere Ergebnisse liefern.

• Besprechung fortlaufend moderieren

  Der Gesprächsverlauf in einer Besprechung sollte nicht dem Zufall überlassen werden. Das führt nur dazu, dass es entweder gar nicht voran geht, die Diskussion auf vollkommen abwegige Pfade wandert oder wichtige Punkte einfach übersprungen werden.
  
  Erfolgreiche Besprechungen sollten daher moderiert werden. Das bedeutet nicht, dass jemand die Besprechung eröffnet und das Thema noch einmal vorstellt. Vielmehr sollte ein Punkt der Tagesordnung nach dem anderen abgearbeitet werden.

• Pünktlichkeit am Anfang und Ende einhalten

  Leider laufen Besprechungen regelmäßig aus dem Ruder. Was für 60 Minuten angesetzt war, ist selbst nach 90 Minuten nicht einmal in der Nähe eines Abschlusses. Gleiches gilt zu Beginn: Irgendjemand ist eigentlich bei jeder Besprechung zu spät, was zu nervigen Verzögerungen führt.
  
  Warten Sie deshalb nicht, bis alle da sind. Wer zu spät kommt, ist zu spät und wird die unangenehme Lektion lernen. Ist eine Konferenz für 10 Uhr angesetzt, sollte diese pünktlich beginnen.

• Feedback erfragen und umsetzen

  Niemand weiß besser, wie eine Besprechung optimiert werden kann, als die Teilnehmer. Um langfristig verbesserte Meetings zu führen, sollten Sie daher unbedingt regelmäßig um ein ehrliches Feedback bitten. Was war gut? Was eher nicht? Welche Veränderungen sind gewünscht?
  
  Im nächsten Schritt ist es wichtig, diese Rückmeldungen auch umzusetzen und in zukünftige Besprechungen einzubauen. Nur so haben Teilnehmer das Gefühl, dass ihre Meinung geschätzt wurde.