Besprechung: So wird das Treffen zum Erfolg

Definition: Was ist eine Besprechung?

Die Besprechung ist in Unternehmen und anderen Organisationen eine Maßnahme zur Steigerung der internen Kommunikation. Anders als per Telefon oder Mail kommen Mitarbeiter in der Besprechung persönlich zusammen, um sich auszutauschen.

Teilnehmer treffen sich zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt, um Informationen zu teilen, Entwicklungen zu besprechen, Fragen zu klären, Ideen zu finden, Entscheidungen zu treffen oder andere Themen gemeinsam zu erörtern.

Besprechungen sind maßgeblich für die Kommunikation

In Unternehmen sind Besprechungen aus dem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Teilweise täglich sitzen Teams zusammen, um zu diskutieren, nachzudenken oder zu präsentieren. Das hat viele Vorteile, artet aber oft in Zeitverschwendung aus.

Stundenlange Konferenzen, die völlig überflüssig sind, nerven alle Teilnehmern und stehen der Produktivität im Weg. Umso wichtiger, dass die Treffen gut geplant und umgesetzt werden. Nur dann werden die positiven Effekte genutzt.

Arten einer Besprechung

Im Job gibt es zahlreiche Arten von Besprechungen. Sie unterscheiden sich je nach Inhalt, Organisation und auch angestrebtem Ergebnis. Richtig umgesetzt sind alle Arten ein wichtiger Aspekt der Kommunikation innerhalb des Teams und des gesamten Unternehmens. Eine Übersicht der häufigsten Besprechungsarten:

• Teammeeting
• Kick-off-Meeting
• Mystery Meetings
• Stehkonferenz
• Jour fixe
• Strategie-Besprechungen
• Problem-Besprechungen
• Informationsbesprechungen
• Videokonferenz
• Telemeeting
• Brainstorming-Meetings

Häufige Fehler in einer Besprechung

Eine Besprechung ist einfach: Die Kollegen treffen sich, es werden wichtige Informationen weitergegeben, ein Thema besprochen und Entscheidungen getroffen. Was kann da schiefgehen? In der Praxis leider zu viel.

Das sind die häufigsten und schlimmsten Fehler einer Besprechung, die Sie unbedingt vermeiden sollten:

• Kein Besprechungsgrund

  Viele Besprechungen könnten ersatzlos gestrichen werden, weil es keinen Grund für sie gibt. Oft finden die Termine nur statt, weil sie eben immer zum gleichen Zeitpunkt stattfinden. Neue Informationen und Entwicklungen oder wichtige Entscheidungen gibt es nicht. Die Beteiligten sitzen herum und hören sich an, dass alles so ist, wie vorher schon.

• Keine Agenda

  Welche Themen stehen in der Besprechung auf der Agenda und wie sieht die Tagesordnung aus? Meist werden die Teilnehmer im Unklaren gelassen. So sind viele unvorbereitet im Meeting.

• Kein Zeitrahmen

  Besprechungen werden entweder ohne oder mit einem viel zu langen Zeitrahmen angesetzt. So dauert das Treffen 90 Minuten, obwohl es bereits nach 30 Minuten beendet sein könnte. Die restliche Zusammenkunft ist reines Absitzen und Zeitverschwendung.

• Keine Moderation

  In der Besprechung geht es drunter und drüber. Unwichtige Themen werden viel zu lange besprochen, Prioritäten dafür vernachlässigt. Ohne Moderation fehlt der rote Faden und die Kontrolle des Inhalts.

• Keine Ergebnisse

  Zu viele Besprechungen enden ohne wirkliches Ergebnis. Nach 60 oder 90 Minuten bleibt die Erkenntnis: Da sprechen wir beim nächsten Termin noch einmal drüber… Trotz langer Diskussionen wird am Ende nichts erreicht.

Tipps für eine erfolgreiche Besprechung

Besprechungen werden ein Teil der Kommunikation und des Arbeitsalltags bleiben. Entscheidend ist die richtige Umsetzung, um die Treffen erfolgreich und effizient zu gestalten. Das macht die Konferenzen sinnvoll und zu einer wichtigen Austausch. Diese Tipps helfen bei erfolgreichen Besprechungen:

Unnötige Besprechungen abschaffen

Jede unnötige Besprechung, die nicht stattfindet, ist ein Schritt in die richtige Richtung. Unternehmen und Führungskräfte müssen erkennen, wie viel Arbeitszeit dabei verloren geht. Eine simple Rechnung: Sitzen fünf Kollegen für zwei Stunden zusammen, ist schon mehr als ein ganzer Arbeitstag verloren. Hinzu kommt, dass die Beteiligten genervt und frustriert sind – also auch im Anschluss weniger Motivation haben. Manche Besprechung lässt sich durch eine Mail oder ein kurzes Gespräch unter vier Augen ersetzen.

Grund und Agenda frühzeitig bekanntgeben

Besprechungen werden automatisch besser, wenn die Teilnehmer wissen, worum es geht. So kann sich jeder rechtzeitig vorbereiten. Die Kollegen bringen bereits Ideen und Gedanken mit, statt erst in der Konferenz damit konfrontiert zu werden. Nur mit der Vorbereitung kann die Besprechung ihren eigentlichen Zweck erfüllen – im Team eine Angelegenheit zu besprechen. Sonst sind alle Beteiligten nur damit beschäftigt, sich erst einmal Gedanken darüber zu machen.

Teilnehmer der Besprechung auswählen

Eine notwendige Frage vor jeder Besprechung lautet: Wer nimmt an der Konferenz teil? Oft wird einfach das gesamte Team eingeladen. Ein Fehler! Nicht jeder hat etwas mit dem Thema der Besprechung zu tun. Manche Kollegen arbeiten an einem anderen Projekt, brauchen die Information nicht für Ihre Arbeit oder werden von der anstehenden Entscheidung nicht betroffen. Die gezielte Auswahl der Teilnehmer verhindert, dass einige Kollegen gelangweilt und unbeteiligt danebensitzen. Kleine Gruppen sind effizienter und liefern bessere Ergebnisse.

Moderator für die Besprechung festlegen

Gute Besprechungen brauchen einen Moderator. Ohne die Moderation überlassen Sie den Gesprächsverlauf dem Zufall. Entweder geht es gar nicht voran oder die Besprechung weicht komplett vom Thema ab. Ein guter Moderator achtet darauf, dass wichtige Punkte thematisiert werden, liefert Struktur und achtet auf einen konstruktives Gespräch. Die Moderation sollte aber nicht zu einem Monolog führen. Er achtet darauf, dass jeder zu Wort kommt und die Tagesordnung abgearbeitet wird.

Pünktlichkeit am Anfang und Ende einhalten

Damit die Besprechung nicht aus dem Ruder läuft, braucht es Pünktlichkeit. Heißt: Alle Teilnehmer sind rechtzeitig im Konferenzraum, damit zur angesetzten Zeit mit der Diskussion begonnen wird. Warten Sie nicht, bis alle da ist. Wer zu spät ist, lernt eine unangenehme Lektion und wird es beim nächstes Mal besser machen. Auch das Ende der Besprechung sollte pünktlich sein. Ist das Meeting bis 12 Uhr angesetzt, endet es auch um 12 Uhr und wird nicht um 10, 15 oder 30 Minuten überzogen.

Feedback erfragen und umsetzen

Niemand weiß besser, wie eine Besprechung optimiert werden kann, als die Teilnehmer. Führungskräfte können bessere Meetings erreichen, indem Sie regelmäßig um ehrliches Feedback bitten. Was war gut? Was eher nicht? Welche Veränderungen sind gewünscht? Nehmen Sie die Rückmeldungen ernst und setzen Sie diese in künftigen Besprechungen um. Das zeigt den Teilnehmern, dass ihre Meinung geschätzt wird und sorgt für bessere Besprechungen…

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