Besprechungsprotokoll: Anleitung und Vorlage

Besprechungsprotokoll: Keiner will, einer muss

Die Reaktionen auf die Frage Wer schreibt heute das Besprechungsprotokoll? sind meist identisch. Alle Anwesenden schauen in eine andere Richtung, blättern möglichst unauffällig in ihren Unterlagen oder Dokumenten herum oder sind plötzlich in ein unglaublich spannendes Gespräch mit dem Sitznachbarn vertieft, das der Chef hoffentlich nicht unterbrechen möchte. Irgendwann bleibt nichts anderes übrig, als einen unwilligen Kollegen zu bestimmen, der sich meist unter einigem Murren dem Besprechungsprotokoll zuwendet.

Weithin wird das Protokoll als eine der unbeliebtesten Aufgaben verstanden und Mitarbeiter versuchen um diese Rolle herumzukommen. Doch warum eigentlich? Der wahrscheinlich größte Grund für viele: Protokollführer müssen tatsächlich aufpassen, aufmerksam sein und das gesamte Meeting verfolgen. Viele Teilnehmer sitzen in Besprechungen aber lieber unbeteiligt herum, nicken lediglich ab und zu und schauen interessiert, ohne wirklich teilzunehmen.

Wer das Besprechungsprotokoll schreibt, kann sich keinen Tagträumen hingeben, sondern muss Aufwand betreiben, um am Ende ein vorzeigbares Dokument präsentieren zu können. Dieser Aufwand wird zudem regelmäßig überschätzt, was ebenfalls dazu führt, dass niemand das Protokoll schreiben will.

Tipps für ein besseres Besprechungsprotokoll

Ein Besprechungsprotokoll dient nicht dazu, arme Mitarbeiter zu quälen und diese zu verdammen, eine Mitschrift anzufertigen – für manchen mag es sich vielleicht so anfühlen, doch hat ein Besprechungsprotokoll eine wichtige Funktion. Es fasst alle wichtigen Aspekte noch einmal zusammen, gibt einen Überblick über das gesamte Treffen und sorgt so dafür, dass wirkliche Ergebnisse erzielt werden und das Gesagte nicht in Vergessenheit gerät.

Um ein wirklich gutes und nützliches Besprechungsprotokoll zu erstellen, haben wir einige Tipps gesammelt, die Ihnen dabei helfen können:

• Bereiten Sie sich vor

  Als Protokollführer sollten Sie sich unbedingt auf eine Besprechung vorbereiten, die Themen und Punkte der Tagesordnung kennen und zumindest ein Bild davon haben, worum es in der Diskussion geht, um dieser folgen zu können. Das erspart Ihnen eine Menge Stress und in der Besprechung können Sie sich auf die Inhalte und damit das Wesentliche konzentrieren.

  Zu Ihrer Vorbereitung sollte es auch gehören, die Vorlage für Ihr Besprechungsprotokoll soweit zu erstellen, dass Sie diese nur noch auszufüllen brauchen. So hat Ihr Protokoll von Anfang an eine klare Struktur und Sie sind nicht damit beschäftigt, Ihre Vorlage zu formatieren, während das Meeting bereits im vollen Gange ist.

• Fragen Sie bei Unklarheiten sofort nach

  Trotz guter Vorbereitung kann es vorkommen, dass es während der Besprechung zu Unklarheiten kommt. Vielleicht haben Sie einen Punkt nicht ganz begriffen, vielleicht ging die Diskussion zu schnell und Sie haben nicht mitbekommen, was als nächstes gesagt wurde. In jedem Fall sollten Sie nachfragen, wenn Sie das Gefühl haben, etwas nicht vollends verstanden zu haben.

  Ansonsten ist es Ihnen nicht möglich, ein vollständiges und korrektes Besprechungsprotokoll zu erstellen. Scheuen Sie deshalb nicht davor zurück, noch einmal Rückfragen zu stellen und um eine weitere Erklärung zu bitten. Eine kurze Wiederholung schadet nicht, ein unabsichtlich fehlerhaftes Besprechungsprotokoll ist hingegen nutzlos und verfehlt seinen Zweck.

• Lassen Sie Platz im Protokoll

  Sie schreiben, machen sich Anmerkungen und Notizen – doch dann macht die Debatte einen Bogen, kehrt zu einem bereits behandelten Aspekt zurück und es werden neue Erkenntnisse vorgebracht. Ihr bislang sauberes Besprechungsprotokoll kommt vollkommen durcheinander, Sie versuchen die zusätzlichen Informationen an den Rand zu quetschen und am Ende ist nichts mehr lesbar.

  Das lässt sich leicht vermeiden, wenn Sie von Anfang an genügend Platz lassen. Wenn Sie diesen nicht brauchen, haben Sie lediglich ein paar Zentimeter leeres Papier, doch werden Sie sich glücklich schätzen, wenn ein zusätzlicher Absatz eingefügt werden muss und in Ihrem Besprechungsprotokoll ohne Probleme passt.

• Fassen Sie sich kurz

  Ein Besprechungsprotokoll muss kein umfangreicher Roman werden, sondern soll eine kurze Zusammenfassung eines Meetings sein. Bedeutet für Sie: Halten Sie sich in Ihren Ausführungen möglichst kurz, schwafeln Sie nicht lange um den heißen Brei herum, sondern bringen Sie es in kurzen Sätzen auf den Punkt.

  Lassen Sie unnötige Informationen weg und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Erkenntnisse und Ergebnisse zur Agenda.

• Übernehmen Sie das letzte Wort im Meeting

  Bevor alle erleichtert aus dem Raum stürmen, sollten Sie noch einmal das Wort ergreifen, um kurz den Inhalt Ihres Besprechungsprotokolls zu präsentieren. So wird noch einmal kontrolliert, ob alles seine Richtigkeit hat und die Teilnehmer des Meetings mit den abschließenden Ergebnissen einverstanden sind.

  Sollten Sie sich im Meeting nur auf Notizen konzentriert haben, ist direkt nach der Besprechung der beste Zeitpunkt, um das Protokoll noch einmal nachzubearbeiten und die Ergebnisse in ganze Sätze zu übertragen.

Neben diesem Beispiel haben wir auch eine gratis Vorlage für ein Besprechungsprotokoll für Sie zum Download bereitgestellt. Sie können die Vorlage HIER als WORD-Datei oder als PDF kostenlos herunterladen.