Protokoll schreiben: Tipps und Vorlage

Protokoll schreiben: Warum eigentlich?

Eine Frage, die auch in Unternehmen immer wieder gestellt und beantwortet werden muss, lautet: Warum soll überhaupt ein Protokoll geschrieben werden? Viele empfinden es als unnötigen Aufwand und erkennen den Sinn dahinter nicht. Dieser ist aber – wenn alles richtig umgesetzt wird – durchaus gegeben:

• Protokolle liefern eine Zusammenfassung. Bei stundenlangen Meetings behält kaum jemand alles, was besprochen wurde. Im Protokoll der Sitzung kann man aber anschließend alles noch einmal nachlesen.
• Protokolle liefern Informationen. Nicht jeder, der von den Entscheidungen und Besprechungen in einem Meeting betroffen ist, ist selbst immer anwesend. Nun kann man versuchen, alle Informationen mündlich weiterzugeben, doch mithilfe eines Protokolls geht das nicht nur einfacher, sondern auch deutlich schneller.
• Protokolle liefern Verbindlichkeit. Sollte es im Nachhinein zu Unstimmigkeiten darüber kommen, wer welche Verantwortung trägt, lässt sich ganz einfach Klarheit schaffen, indem man noch einmal einen Blick ins Protokoll wirft.

Das Problem, das auch für den schlechten Ruf von Protokollen verantwortlich ist: In den meisten Fällen wird ein Protokoll zwar angefertigt, doch kümmert sich anschließend niemand mehr darum. Im Zweifelsfall wird es noch einmal per Rundmal verschickt, doch noch einmal lesen und sich die Diskussionen und Entscheidungen in Erinnerung rufen? Das machen nur die Allerwenigsten.

Ein Phänomen, dass nicht auf Meetings beschränkt ist, sondern bei fast allen Mitschriften vorkommt. Wer erinnert sich nicht an die detaillierten Mitschriften aus der Schule oder von Vorlesungen an der Universität, bei denen man versucht hat, möglichst jedes Wort mitzuschreiben – um den gesamten Block am Ende nicht einmal mehr anzurühren.

Oft reicht schon das gute Gefühl, dass man schließlich alles protokolliert hat. Das hilft zwar beim Merken und man erinnert sich hinterher tatsächlich an mehr, wenn man mitgeschrieben hat, doch bleibt damit auch großes Potenzial ungenutzt.

Protokoll schreiben: Tipps für die perfekte Mitschrift

Um Protokolle wirklich zu nutzen, braucht es ein Umdenken sowohl bei Arbeitgebern als auch bei Mitarbeitern. Es reicht eben nicht aus, diese nur anzufertigen und dann irgendwo abzulegen. Dann könnte man sich den Aufwand auch sparen. Erst wenn die Mitschrift wirklich eingesetzt wird, macht es auch Sinn, bei jedem Meeting einen Protokollführer auszuwählen.

Diese Aufgabe ist bei den meisten unbeliebt. Zum einen, weil es natürlich zusätzliche Arbeit bedeutet und mehr Konzentration erfordert. Man kann sich eben nicht mehr nur berieseln lassen und möglichst wenig an der Diskussion teilnehmen. Stattdessen muss man aufmerksam das Gespräch verfolgen, die wichtigsten Erkenntnisse festhalten und Entscheidungen notieren.

Damit Ihnen das gelingt, haben wir einige Tipps gesammelt, die helfen können, das perfekte Protokoll zu verfassen:

1. Stellen Sie Fragen

   Wer das Protokoll verfasst, sollte immer wissen, worüber gerade diskutiert wird. Da man aber auch mit Schreiben beschäftigt ist, kann man auch mal etwas verpassen. Das ist nicht weiter schlimm, solange Sie Fragen stellen und so alle wichtigen Informationen mitbekommen. Das gilt auch, wenn Sie bei einem Thema unsicher sind, ob Sie es richtig verstanden haben. Es ist immer besser, sofort nachzufragen, um nicht versehentlich etwas falsches ins Protokoll aufzunehmen, was anschließend für Verwirrung sorgen wird.

2. Nutzen Sie Abkürzungen

   Damit man mit der Geschwindigkeit des Gesprächs mithalten kann, empfiehlt es sich, Abkürzungen zu nutzen, um beim Schreiben möglichst wenig Zeit zu brauchen. Hierbei gilt jedoch unbedingt: Sie müssen auch später noch wissen, was Sie selbst mit den Abkürzungen gemeint haben. Schnelligkeit sollte deshalb nie auf Kosten der Verständlichkeit gehen.

3. Lassen Sie genügend Platz auf der Seite

   Kaum etwas ist beim Protokoll schreiben so nervig wie der Satz Noch einmal zum Thema von gerade… Man schaut auf seine Notizen und sieht, dass man bereits mit dem nächsten Thema angefangen hat und die neuen Informationen nun dazwischen quetschen muss. Planen Sie für so einen Fall vor und lassen Sie immer etwas Platz, an dem Sie weitere Punkte ergänzen können.

4. Übertreiben Sie es nicht

   Es geht darum, die wirklich wichtigen Entscheidungen oder Aufgabenverteilungen festzuhalten. Genau darauf sollten Sie sich konzentrieren. Es ist für ein vollständiges Protokoll nicht notwendig, möglichst jedes Wort aufzuschreiben. Fragen Sie sich immer: Was war das Ziel des Meetings und ist das Ergebnis in Ihrem Protokoll ersichtlich? Es soll immerhin eine Zusammenfassung sein und keine Wort-für-Wort Wiedergabe.

5. Bleiben Sie objektiv und sachlich

   Als Protokollführer kann einem auch die unschöne Aufgabe zukommen, Entscheidungen festzuhalten, mit denen Sie vielleicht nicht einverstanden sind. Dennoch ist Objektivität angesagt. Auch Emotionen – egal ob Ihre oder die von anderen Beteiligten – haben im Protokoll keinen Platz. Es geht lediglich darum, was gesagt wurde. Nicht ob jemand dabei wütend, traurig oder erfreut war.

6. Holen Sie sich direkt ein kurzes Feedback

   Am Ende des Meetings kann es sinnvoll sein, noch einmal kurz ihre protokollierten Ergebnisse vorzulesen, um zu überprüfen, ob auch alles richtig ist. Sollten Sie sich doch einmal geirrt haben, kann so gleich eine Korrektur stattfinden. Außerdem rufen Sie so allen Beteiligten noch einmal in Erinnerung, was besprochen wurde.

7. Schieben Sie die Nachbereitung nicht auf

   Nach dem Meeting heißt es, die Notizen noch einmal in ganze Sätze zu bringen. Das bedeutet zusätzliche Arbeit, doch sollte man es trotzdem direkt im Anschluss erledigen. Auch zu einem späteren Zeitpunkt bedeutet es immer noch einen Extra-Aufwand, doch hat man dann möglicherweise bereits einige Punkte vergessen, die man noch aufschreiben wollte.

Protokoll Vorlage: Was gehört ins Protokoll?

Damit ein Protokoll auch wirklich vollständig ist, müssen alle wichtigen Informationen enthalten sein. Aber welche sind das?

• Oben auf dem Protokoll finden sich in jedem Fall das Datum, der Ort, die Teilnehmer, der Name des Protokollführers (also Ihr Name) und das Thema des Meetings
• Anschließend folgen die einzelnen Punkte, die angesprochen und diskutiert werden – mit zugehörigen Anmerkungen, also Aufgabenverteilungen, Entscheidungen, aber auch Gegenargumente und noch nicht geklärte Fragen.
• Ebenso sollte das weitere Vorgehen festgehalten werden, etwa wann die nächste Besprechung stattfindet, um den Fortschritt zu diskutieren oder welche Ergebnisse bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollten.

Wie genau das aussehen kann, sehen Sie in dieser Vorlage:

• Vorlage für ein Protokoll (PDF)

Weitere Informationen zum Anfertigen von Protokollen finden Sie auch auf zahlreichen Hochschulseiten als PDF zum Herunterladen. Die besten Beispiele dazu haben wir Ihnen hier zusammengestellt:

• Leitfaden zum Schreiben eines Protokolls, Uni Bielefeld (PDF)
• Anleitung zum Anfertigen von Protokollen, Uni Köln (PDF)
• Wie fertige ich ein Seminar-Protokoll an, Institut Interkulturell (PDF)