Was ist ein Protokoll?
Ein Protokoll ist eine schriftliche Zusammenfassung und Aufzeichnung von Besprechungen, Diskussionen, Meetings, Sitzungen oder Tagungen. Es dokumentiert die Inhalte, hält schriftlich alle wichtigen Entscheidungen fest und zeigt die resultierenden Maßnahmen und Aufgaben für die jeweiligen Mitarbeiter.
Ziel eines Protokolls ist es, wichtige Inhalte, Beschlüsse und die vereinbarten ToDos zu dokumentieren. Das Dokument ist eine Erinnerungshilfe und kann jederzeit belegen, was entschieden und wer damit beauftragt wurde.
Aufbau: Wie schreibt man ein Protokoll richtig?
Das Protokoll soll übersichtlich die wichtigsten Informationen aufzeigen. Dazu braucht es eine klare Struktur und klare Inhalte. Wenn Sie ein Protokoll schreiben, sollten Sie sich an diesem Aufbau orientieren:
1. Protokollkopf
Im Protokollkopf stehen das übergeordnete Thema des Treffens, Ort, Datum sowie konkrete Uhrzeit und die Namen der Teilnehmer, Falls jemand fehlt, wird auch das im Protokoll vermerkt. Ihren Namen als Protokollanten und den des Leiters des Termins nennen Sie separat.
2. Tagesordungspunkte (TOP)
Gibt es zur Besprechung einen klaren Ablaufplan mit verschiedenen Tagesordnungspunkten (TOP), steht dieser als Übersicht zu Beginn des Protokolls. So kann der Leser sofort erkennen, welche Themen und Fragen konkret besprochen wurden.
3. Diskussionen
Protokollieren Sie kurz die Diskussionen und Inhalte der einzelnen Tagesordnungspunkte. Welche Vorschläge und Alternativen gibt es? Was sind die Argumente? Ob und wie tief Sie auf diese Punkte eingehen, unterscheidet sich nach Art des Protokolls.
4. Entscheidungen
Zum Protokoll gehören die abschließenden Entscheidungen zu den jeweiligen Diskussionspunkten. Damit dokumentieren Sie das Ergebnis und verhindern spätere Missverständnisse.
5. Aufgaben
Oft führen die Entscheidungen direkt zu Aufgaben oder Maßnahmen, die in der Folge der Besprechung erledigt und umgesetzt werden müssen. Vermerken Sie alle ToDos, wenn Sie das Protokoll schreiben.
6. Verantwortliche
Wichtige Information im Aufbau des Protokolls: Wer ist für die einzelnen Aufgaben verantwortlich? Die Angabe ermöglicht eine klare Zuordnung. Jeder weiß genau, was er zu erledigen hat. Nichts bleibt unerledigt oder wird doppelt bearbeitet.
7. Nächste Schritte
Wird ein neuer Termin für das nächste Treffen beschlossen oder Meilensteile definiert, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht sein sollen, schreiben Sie diese Termine ins Protokoll. Das ruft jedem Teilnehmer wichtige Daten in Erinnerung.
8. Unterschrift
Unter dem Protokoll steht in jedem Fall Ihre Unterschrift als Protokollant. Zusätzlich sollte der Sitzungs- oder Meetingleiter unterschreiben. Damit bestätigt er, dass die Aufzeichnungen stimmen.
9. Anlagen
Als Abschluss können Sie Anlagen zu Ihrem Protokoll hinzufügen. Typische Beispiele sind Handouts, die in der Besprechung verteilt wurden, wichtige Grafiken oder Dokumente.
Vorlage: Kostenloses Beispiel für ein Protokoll zum Download
Wie genau sieht ein Protokoll in der Praxis aus? Unsere Vorlage zeigt ein Beispiel für den Aufbau und die Gestaltung der Mitschrift:
Die Vorlage können Sie hier kostenlos als Word-Datei oder PDF-Dokument herunterladen:
Protokoll schreiben: Tipps für die perfekte Mitschrift
Protokollieren ist unbeliebt. Es ist zusätzliche Arbeit und erfordert mehr Aufmerksamkeit. Sie können nicht nur daneben sitzen und sich berieseln lassen. Hinzu kommt: Viele wissen nicht, wie es richtig geht. Diese Tipps helfen, damit Sie das perfekte Protokoll schreiben können:
- Schreiben Sie im Präsens
Ein Protokoll schreiben Sie immer im Präsens – also in der zeitlichen Gegenwartsform. Auch wenn Sie die Aufzeichnung erst im Anschluss an das Treffen erstellen, wählen Sie diese Zeitform. - Übertreiben Sie es nicht
Das Protokoll soll die wichtigsten Themen, Entscheidungen und Aufgaben festhalten. Konzentrieren Sie sich darauf und lassen Sie unwichtige Punkte weg. Es ist eine übersichtliche Zusammenfassung, keine Wort-für-Wort Wiedergabe. - Stellen Sie Fragen
Als Protokollant müssen Sie genau wissen, was diskutiert und entschieden wird. Fragen Sie bei Unklarheiten unbedigt nach. Sonst landen falsche Informationen im Protokoll und sorgen später für Verwirrung. - Nutzen Sie Abkürzungen
Abkürzungen helfen mit der Geschwindigkeit des Gesprächs mitzuhalten. Achten Sie aber darauf, später noch zu wissen, was die Abkürzungen bedeuten. Schnelligkeit darf nicht auf Kosten der Verständlichkeit gehen. - Lassen Sie genügend Platz auf der Seite
Kaum etwas ist beim Protokoll schreiben so nervig wie der Satz „Noch einmal zum Thema von gerade…“ Planen Sie das bereits ein und lassen Sie immer etwas Platz. So können Sie leichter weitere Punkte ergänzen. - Bleiben Sie objektiv und sachlich
Sie dokumentieren Diskussionen und Entscheidungen – Ihre eigene Meinung bleibt außen vor. Ob Sie eine Idee gut finden oder nicht, spielt beim Protokoll keine Rolle. Alle Beschlüsse werden objektiv aufgezeichnet. - Holen Sie sich direkt ein kurzes Feedback
Lesen Sie am Ende kurz Ihre protokollierten Ergebnisse vor. So können Sie prüfen, ob alles richtig ist. Falls nicht, ist sofort eine Korrektur möglich. Außerdem rufen Sie allen Beteiligten noch einmal in Erinnerung, was besprochen wurde. - Schieben Sie die Nachbereitung nicht auf
Warten Sie nach dem Treffen nicht lange ab, bis Sie Ihre Notizen zum endgültigen Protokoll schreiben. Je länger Sie warten, desto ungenauer wird die Wiedergabe. Zudem wollen alle Teilnehmer das Dokument zeitnah erhalten.
4 Arten eines Protokolls
Ein Protokoll schreiben ist nicht so eindeutig, wie es klingt. Tatsächlich gibt es verschiedene Arten von Protokollen, die unterschieden werden müssen:
- Ergebnisprotokoll
Das Ergebnisprotokoll konzentriert sich auf die gefassten Beschlüsse, Entscheidungen und daraus entstehenden Aufgaben. Diskussionen und Redebeiträge spielen keine (oder nur eine sehr geringe) Rolle. Es ist kurz und gibt sofort eine Übersicht über die wichtigsten Ergebnisse. - Verlaufsprotokoll
In einem Verlaufsprotokoll (auch: Gesprächsprotokoll) wird der Gesprächs- oder Diskussionsverlauf festgehalten. Es werden Vorschläge, Argumente und Gegenargumente dokumentiert. Es ist umfangreicher und detaillierter, weil es den Entscheidungsprozess abbildet. - Gedächtnisprotokoll
Ein Gedächtnisprotokoll ist die nachträgliche Erinnerung an ein Geschehen. Den Auftrag dazu erhalten Sie meist erst nach einem Treffen. Sie schreiben aus Ihrem Gedächtnis auf, was Ihnen noch einfällt. Hier ist Vorsicht geboten, weil die Erinnerungen auch falsch oder ungenau sein können. - Wort-für-Wort Protokoll
Das Wort-für-Wort Protokoll (auch: wörtliches Protokoll) beinhaltet alle Redebeiträge im Wortlaut. Es ist sehr umfangreich, aber auch sehr aufwändig – für Protokollanten und Leser. Diese Variante wird deshalb nur in Ausnahmen genutzt.
Vorteile: Gute Gründe für ein Protokoll
Warum soll ich überhaupt ein Protokoll schreiben? Die Frage stellen sich Mitarbeiter immer wieder. Viele empfinden es als unnötigen Aufwand und erkennen den Sinn dahinter nicht. Doch richtig umgesetzt hat die Mitschrift einige Vorteile:
- Protokolle liefern eine Zusammenfassung
Bei stundenlangen Meetings behält kaum jemand alle Inhalte. Was wurde besprochen? Wozu diskutiert? Im Protokoll der Sitzung kann man anschließend alles noch einmal nachlesen. - Protokolle liefern Informationen
Nicht jeder Betroffene von Entscheidungen der Besprechung ist anwesend. Statt alle Informationen mündlich weiterzugeben, kann das Protokoll die wichtigsten Nachrichten kurz, knapp und schneller übermitteln. - Protokolle liefern Verbindlichkeit
Das Protokoll zeigt, wer die Verantwortung für welche Aufgabe trägt. Spätere Unstimmigkeiten oder Diskussionen um Zuständigkeiten sind ausgeschlossen. Ein Blick ins Protokoll liefert die Antwort.
Protokolle müssen genutzt werden
Ein Grund für den schlechten Ruf von Protokollen: Sie werden angefertigt, werden per Rundmail verschickt oder ausgedruckt verteilt – und nie wieder angesehen. Die Arbeit fühlt sich verschwendet an.
Wirklich sinnvoll und nützlich ist ein Protokoll erst, wenn es im Nachhinein aktiv genutzt wird. Wird das Dokument nur erstellt, um anschließend in Postfächern oder Schubladen zu landen, bleibt das Potenzial ungenutzt.
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