Telemeeting: Wie die Telefonkonferenz zum Erfolg wird

Physische Anwesenheit am Arbeitsplatz spielt in der heutigen vernetzten Welt für die Zusammenarbeit kaum noch eine Rolle. Dank Telemeeting und Tools wie Zoom oder Skype ist die regelmäßige Zusammenkunft in einem physischen Raum überflüssig. Stattdessen können diese Meetings vollkommen digitalisiert stattfinden. Was sich anfangs nach einer enormen Erleichterung anhört, kann ohne die nötige Vorbereitung zu einem zeitfressenden Ärgernis werden. Worauf Sie achten sollten, damit Telemeetings wirklich produktiv sind…

Telemeeting: Wie die Telefonkonferenz zum Erfolg wird

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Der Nutzen beim Telemeeting

Dezentrale Arbeitsplätze verbreiten sich zunehmend. Unternehmen erkennen die Vorteile der Arbeit im Homeoffice immer häufiger an und die digitalen Fortschritte machen es so einfach wie nie. Telemeetings haben dem klassischen Meeting im Büroraum viele Stärken entgegenzusetzen. Kein Wunder also, dass besonders in der Geschäftswelt diese Form der digitalen Zusammenarbeit an Popularität gewinnt. Die wichtigsten Voreile der Telemeetings gegenüber Meetings in persona:

  • Sie sparen Zeit und Kosten für eine Reise.
  • Telemeetings lassen sich kurzfristig einberufen.
  • Eine Person kann nachträglich zugeschaltet werden.
  • Sie eignen sich gut für regelmäßige Besprechungen, beispielsweise Status-Updates.
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Die Probleme mit Telefonkonferenzen

Wo Licht ist, findet man bekanntlich auch Schatten. Digitale Meetings sind eine nützliche Erfindung, dennoch kämpft man bei der Umsetzung mit diversen Schwierigkeiten. Das Comedy Duo Tripp und Tyler verdeutlichen diese in einem kleinen Sketch auf Youtube. Darin stellen sie dar, wie eine Telefonkonferenz ablaufen würde, wenn es sich um ein richtiges Meeting handeln würde. Dabei handelt es sich im Sinne der Komik natürlich um Übertreibungen und Verallgemeinerungen, doch kommen ähnliche Situationen in Telemeetings tatsächlich häufiger vor, als man glaubt. Was bei Telefonkonferenzen regelmäßig schief läuft:

  • Unterbrechungen: Die Teilnehmer wählen sich nicht zeitgleich ein. Das führt zu Unruhe.
  • Einwahlschwierigkeiten: Bei jeder Telefonkonferenz gibt es mindestens eine Person, die es nicht schafft sich einzuwählen. Entweder ist das Programm noch nicht auf dem aktuellen Stand, die eigenen Account Daten wurden vergessen oder das Passwort für den Zutritt wird falsch eingegeben.
  • Verbindung: Meist kann niemand etwas dafür, doch es ist eine Qual, wenn Sätze und Informationen mehrmals wiederholt werden müssen, weil entweder die Verbindung abbricht oder man aus dem System geschmissen wird.
  • Hintergrundgeräusche: Die Teilnehmer hören alles mögliche im Hintergrund und verstehen den Sprecher nicht mehr.
  • Absprache: Dadurch, dass keiner sich gegenübersitzt, ist es schwierig zu koordinieren, wann wer spricht. Entweder antworten alle auf eine Frage oder keiner.
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Tipps für ein erfolgreiches Telemeeting

Sollte man aufgrund dieser Probleme auf Telemeetings verzichten? Nein, denn die Vorteile überwiegen die möglichen Komplikationen bei weitem. Hinzu kommt, dass man mit einigen Tipps viele der Schwierigkeiten abstellen kann, um die Teilnehmer mit einem guten Gefühl aus der digitalen Konferenz zu verabschieden. Damit es Ihnen nicht so ergeht wie Tripp und Tyler, haben wir Tipps gesammelt, damit Ihr nächstes Telemeeting gelingt.

Vorbereitung des Telemeetings

  • Termin: Bestimmen Sie die Teilnehmer der Telefonkonferenz und stimmen Sie mit diesen den Termin ab. Beachten Sie dabei Feiertage sowie die Zeitverschiebung. Planen Sie etwas Pufferzeit ein, falls unerwartete Gesprächspunkte auftauchen.
  • Agenda: Legen Sie eine Agenda fest, denn diese gibt dem Meeting eine Struktur. Die Agenda sollte jeder Teilnehmer vorher erhalten, um sich damit auseinanderzusetzen, mögliche Informationen mitzubringen oder Fragen vorzubereiten.
  • Moderator: Bestimmen Sie eine Person, die die Telefonkonferenz leitet und das Gespräch moderiert. Der Moderator plant den Ablauf und erteilt den Sprechern das Wort.
  • Vorabinformationen: Versenden Sie wichtige Informationen wie die Agenda, die Teilnehmerliste sowie die Einwahldaten bereits einige Tage vor dem eigentlich Termin. Damit geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit sich auf das Meeting vorzubereiten – und vermeiden ein stressiges Hin und Her kurz vor dem Telemeeting.
  • Technik: Klären Sie rechtzeitig die technischen Voraussetzungen. Ein Test, ob alles einwandfrei funktioniert, bietet sich hier an. Erfragen Sie auch, ob die Kollegen an anderen Standorten über die notwendigen technischen Voraussetzungen verfügen.

Durchführung des Telemeetings

  • Ruhe: Sorgen Sie dafür, dass Sie sich in einem Raum ohne störende Hintergrundgeräusche befinden. Falls möglich, blocken Sie für diesen Termin einen Meetingraum oder bitten Sie, in der Zeit nicht gestört zu werden. Schließen Sie die Fenster, falls Verkehrsgeräusche oder Baustellenlärm die Telefonkonferenz stören könnten. Denken Sie daran, Ihr Mobiltelefon stummzuschalten und die Anklopffunktion Ihres Telefons auszustellen.
  • Material: Legen Sie Stift und Papier, die Agenda, sowie wichtige Unterlagen zum Gesprächsthema bereit. Auf diese Weise können Sie sich Notizen machen. Dies sollten Sie auch tun, wenn ein Protokoll im Anschluss an die Telefonkonferenz herumgeschickt wird, denn dann können Sie dieses mit Ihren Aufgaben und Eindrücken ergänzen. Bei einem Telemeeting sollten Sie ebenso konzentriert vorgehen, wie bei einem Meeting in persona auch.
  • Pünktlichkeit: Unpünktlichkeit gehört sich einfach nicht, das gilt auch für Telemeetings. Damit Ihre Kollegen nicht unnötig lange warten müssen, wählen Sie sich rechtzeitig ein. Verspätetes und zeitversetztes Einwählen führt zu störenden Unterbrechungen, außerdem verlangsamt es das gesamte Meeting, weil der Sprecher immer wieder von vorne beginnen muss.
  • Anweisungen: Befolgen Sie die Vorgaben des Moderators. Auch wenn Sie sich spontan zu Wort melden wollen, sollten Sie nicht einfach vorpreschen, das es sonst drunter und drüber geht. Der Moderator ist dafür da, um durch das Meeting zu führen, geben Sie ihm die Gelegenheit, genau dies zu tun.
  • Sprechbeiträge: Bei großen Telemeetings – oder wenn die Teilnehmer sich untereinander noch nicht gut kennen – kann es sinnvoll sein, den eigenen Beitrag mit dem Namen einzuleiten, damit auch alle anderen gerade wissen, wer spricht. Nicht jeder kann automatisch mit Ihrer Stimme allein etwas anfangen und so geben Sie jedem die Chance, das Gesagte einzuordnen.

Rolle des Moderators im Telemeeting

Dem Moderator kommt in einem Telemeeting eine besondere Rolle zu, denn er bringt Ordnung ins Geschehen. Falls Sie sich in dieser Position wiederfinden, sollten Sie wissen, was Sie erwartet. Hier im Überblick: Welche Aufgaben erfüllt der Moderator eines Telemeetings?

  • Vorgespräche: Setzten Sie sich im Vorfeld der Telefonkonferenz mit den Teilnehmern in Verbindung. Klären Sie in diesen Gesprächen bereits ab, wer welchen Beitrag liefert. So entstehen auch keine Pausen, in denen niemand etwas beizutragen hat.
  • Eröffnung: Ihnen kommt die Aufgabe zu, alle Anwesenden zu begrüßen, zu erklären, wieso das Telemeeting stattfindet und worum es im weiteren Verlauf gehen wird.
  • Vorstellungsrunde: Sollte es sich nicht um eine regelmäßig stattfindende Telefonkonferenz handeln oder sind neue Teilnehmer dabei, sollten Sie alle Personen miteinander bekannt machen, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu erzeugen.
  • Koordinierung: Ihre Hauptaufgabe ist es, die einzelnen Redebeiträge zu koordinieren und die Gruppendiskussion zu steuern. Am einfachsten ist es, wenn Sie den Teilnehmern das Wort erteilen. Werden die Redebeiträge nicht moderiert, kommt es zu einem heillosen Durcheinander von Stimmen.
  • Zeit: Behalten Sie die Uhr im Blick, damit die festgelegte Zeit für die Telefonkonferenz nicht überzogen wird. Das hilft Ihnen die Diskussion zu steuern, weil Sie genau wissen, wie viel Zeit ein Punkt auf der Agenda maximal in Anspruch nehmen kann.
  • Zusammenfassung: Sie schließen auch die Telefonkonferenz ab. Am Ende sollten Sie die Ergebnisse zusammenfassen, auf die nächsten Schritte hinweisen und mitteilen, wann das nächste Meeting stattfinden wird.

Mit der richtigen Vorbereitung und der Einhaltung von ein paar simplen Regeln wird Ihr nächstes Telemeeting mit Sicherheit ein Erfolg.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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