Mystery Meetings: Ach, du bist auch dabei?

In den USA sorgt eine neue Überraschungs-Konferenz für Furore – sogenannte „Mystery Meetings“. Zu diesen Treffen wird man ohne ersichtlichen Grund eingeladen. Keiner der Teilnehmer weiß, wer kommt, worum es geht oder was besprochen wird. Nicht selten findet das Meeting dazu an einem ungewöhnlichen Ort oder zu einem besonderen Zeitpunkt (frühmorgens, spätabends, …) statt. Eine Besprechung mit maximalem Überraschungseffekt. Ziel dieser Mystery Meetings ist, den in der Regel routinierten Arbeitsalltag aufzubrechen, spannender zu machen – und so zu besseren Ergebnissen zu kommen. Wer sich für Mystery Meetings interessiert, sollte allerdings ein paar Punkte beachten…

Mystery Meetings: Ach, du bist auch dabei?

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Warum überhaupt Mystery Meetings?

Seien wir ehrlich: Die meisten Meetings sind langatmig und langweilig. Eine Agenda ist nicht erkennbar, manche Teilnehmer nutzen die Bühne zur Selbstdarstellung, andere wiederholen nur, was schon gesagt wurde. Ergebnisse gibt es – wenn überhaupt – erst am Ende. Mystery Meetings wollen genau diese Denk- und Verhaltens-Routinen durchbrechen. Dem Team und den Diskussionen frischen Wind einhauchen und mehr Abwechslung in den Arbeitsalltag bringen.

Der Überraschungseffekt birgt zudem einen gewissen Spaßfaktor. Mystery Meetings bekommen so etwas Leichtes, Spielerisches. Das soll Mitarbeiter motivieren, Kreativität fördern und letztlich auch zu besseren Ergebnissen führen.

In dieselbe Kategorie wie Mystery Meetings fallen übrigens auch sogenannte „Daybreaker-Events“. Dabei treffen sich Beschäftigte morgens um 6 Uhr noch vor dem Arbeitstag, um diesen mit einem wilden und rauschhaften Tanz zu beginnen. Auch dabei sollen vertraute Routinen aufgebrochen und Kreativität geweckt werden. Buchstäblich.

Alternative: Meeting im Dunkeln

Im Privaten gibt es längst das „Dinner in the Dark“ – ein Restaurant und Essen in völliger Dunkelheit. Dabei werden Speisen und Geschmäcker anders wahrgenommen und andere Sinne stärker angeregt. Das Konzept lässt sich ebenso gut auf den Job übertragen: ein Meeting im Dunkeln. Wenn sich alle nicht sehen können, bekommen Stimme, Sprache und Worte mehr Gewicht. Aber auch Hierarchien werden flacher, weil keiner mehr sehen kann, wie der Chef oder andere Kollegen auf Gesagtes reagieren. Das kann Kreativität fördern und Hemmungen bei Schüchternen abbauen.


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Mystery Meeting planen: Tipps zur Vorbereitung

Ein Mystery Meeting ist leider kein Selbstläufer. Einfach ein paar Kollegen zu einem unbekannten Ort einladen und sehen, was passiert – das funktioniert nicht. Damit das Konzept aufgeht, sollten Sie ein paar Punkte beachten:

Anlass wählen

Mystery Meetings eignen sich vor allem, wenn es um neue, frische Ideen geht. Sie ähneln im Charakter oft einem Brainstorming. Entsprechend sollten Sie den Anlass wählen. Dass den Teilnehmer vorher nicht bekannt ist, worum es im Meeting geht, heißt nicht, dass Sie kein Oberthema haben!

Termin nennen

Je ungewöhnlicher der Termin für das Mystery Meeting, desto größer der Überraschungseffekt. Dennoch sollte der Termin nicht mit anderen Veranstaltungen kollidieren oder den Kollegen die Freizeit verhageln. Freitagabend ist daher keine gute Idee. Überdies sollten Sie den Termin rechtzeitig bekanntgeben, damit sich alle Teilnehmer das Datum im Kalender rechtzeitig blocken können.

Ort finden

Für die Überraschungs-Besprechung sollten sie noch einen geeigneten Ort finden. Je nach Anlass, Inhalt und Vorhaben, sollte der zusätzlich anregen. Also möglichst keinen typischen Konferenzraum, sondern mal was anderes: ein Kinosaal, eine Hotelsuite, eine Ferienwohnung am See, ein Tourbus, … Den Meetingort sollten Sie bis kurz vor knapp noch geheim halten, um die Spannung zu steigern.

Einladung formulieren

Zu Mystery Meetings können Sie – klassisch – per Mail einladen. Ist aber auch irgendwie langweilig. Deutlich größer ist der Effekt, wenn Sie hierzu auch eine mysteriöse Einladung finden und formulieren: eine Postkarte im Stil eines Erpresserbriefs mit aufgeklebten Buchstaben. Kein Absender – nur Ort und Zeitpunkt. Die Aufschrift „Top Secret“, um den Charakter des Meetings noch geheimnisvoller zu machen… Lassen Sie die Einladung und die Worte selbst möglichst mysteriös aussehen. Das steigert Spannung, Neugier und Erwartungen.

Meeting vorbereiten

Auch ein Mystery Meeting braucht eine Agenda und einen Besprechungsleiter. Der Rahmen ist mysteriös, der Inhalt selbst bitte nicht. Um sinnvolle Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie den Ablauf genau planen. Auch wenn der natürlich vom üblichen Schema abweichen und spannend gestaltet werden sollte. Integrieren Sie beispielsweise noch ein Überraschungs-Dinner, organisieren Sie einen Überraschungsgast oder planen Sie ein paar passende (gruppendynamische) Spiele ein. Eben alles, was das Mystery Meeting zu einem echten Event macht.

Extra-Tipp: Stillschweigen bewahren

Ein gelungenes Mystery Meeting werden Sie vielleicht nicht alleine vorbereiten und organisieren können. In dem Fall gilt: Geben Sie für alle Beteiligten eine strikte Schweigepflicht aus. Sollten per Flurfunk Details durchsickern, ist der Überraschungseffekt futsch. Es sei denn Sie legen bewusst falsche Fährten, um so die Spekulationen anzuheizen. Das ist aber erst sinnvoll, wenn Sie schon einige Mystery Meetings im Unternehmen praktiziert haben und auch hierbei keine Routine entstehen soll. Motto: „Ach, mal wieder so ein Mystery-Dings…“

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[Bildnachweis: goldyg by Shutterstock.com]
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9. September 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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