Einladungsschreiben: Treffend formuliert

Möchten Sie einen Bewerber zum Vorstellungsgespräch einladen? Ein gutes Einladungsschreiben erfüllt dabei mehrere Zwecke: Sie grenzen damit den Bewerberkreis ein. Es informiert den Bewerber über das Interesse seitens des Unternehmens. Und gleichzeitig ist es eine Visitenkarte Ihres Unternehmens. Wie Sie es formulieren können, welche Punkte unbedingt mit hineingehören, lesen Sie hier…

Einladungsschreiben: Form

Mit einem Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch signalisiert ein Unternehmen dem Bewerber, dass sein Bewerberprofil auf die Stellenausschreibung passt. Seine Bewerbung nebst Anschreiben hat offensichtlich das Interesse des Unternehmens geweckt, so dass ein Bewerbungsgespräch geplant wird.

Die Benachrichtigung zu einem Gespräch kann telefonisch, per E-Mail oder eben postalisch per Einladungsschreiben erfolgen. Der Vorteil einer Benachrichtigung per E-Mail ist, dass sie wesentlich schneller erfolgt als auf dem Postwege. Andererseits ist ein Vorstellungstermin immer noch ein förmlicher Anlass, weshalb auch der schriftlichen Einladung ein hoher Stellenwert zukommt.

Sowohl bei der Auswahl des Mediums als auch bei den Formulierungen sollten Sie Sorgfalt walten lassen. Sie suchen kompetente, qualifizierte Mitarbeiter für Ihr Unternehmen und genau diese Kompetenz wollen Sie auch vermitteln. Ein Einladungsschreiben ist für Sie somit eine Möglichkeit, das Unternehmen von seiner besten Seite zu zeigen.

Prinzipiell ist ein Einladungsschreiben zu einem Vorstellungsgespräch natürlich eine gute Nachricht. Dennoch sollte sie nicht zu lasch gestaltet sein. Das kann je nach Stellenprofil entscheidend sein; gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kommt es darauf an, Spezialisten an sich zu binden. Es geht also um mehr als nur eine Benachrichtigung zu einem Termin.

Einladungsschreiben: Inhalt

Gerade bei auswärtigen Bewerbern kann es sinnvoll sein, einen Anfahrtsplan zusätzlich zum Einladungsschreiben zu verschicken, auf dem die unterschiedlichen Anreisemöglichkeiten sowie die exakte Lage des Unternehmens markiert sind. Das empfiehlt sich vor allem dann, wenn der Eingang etwas versteckt im Hinterhof liegt oder aber verschiedene Gebäudeteile mit ähnlicher Benennung das Auffinden erschweren:

Wenn Sie mit dem Bus anreisen, nehmen Sie am besten die Linie 2 und steigen an der Harkortstraße aus, die Haltestelle befindet sich direkt gegenüber vom Haupteingang, wo sich auch unser Empfang befindet. Frau Müller wird Sie dort abholen und zum Gesprächsraum begleiten.

Des Weiteren empfiehlt es sich, dem Bewerber im Einladungsschreiben sämtliche Gesprächsteilnehmer auf Unternehmensseite inklusive ihrer Funktion zu nennen. So kann sich der Bewerber darauf vorbereiten und abschätzen, ob es sich um ein Gespräch zur Vorauswahl mit dem Personaler handelt oder möglicherweise sein zukünftiger Chef ebenfalls anwesend ist.

Sie können beispielsweise schreiben:

Das Gespräch werden Frau Seiffert (Geschäftsführerin) und Herr Cappel (Personalleiter) mit Ihnen führen.

Ebenso sollten Sie im Einladungsschreiben für etwaige Rückfragen den Ansprechpartner nebst Telefonnummer und E-Mail-Adresse nennen.

Wichtige Bestandteile eines Einladungsschreiben sind die folgenden:

• Datum und genaue Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs
• Adresse des Unternehmens
• Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners (Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Name und Funktion des Gesprächspartners
• Information über weitere Gesprächsteilnehmer
• Information zur Kostenübernahme
• Angaben zur Anreise
• Angaben zu Parkmöglichkeiten
• Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Einladungsschreiben: Kostenübernahme bei Vorstellungsgesprächen

Gemäß § 670 Bürger­li­ches Ge­setz­buch (BGB) übernimmt der Ar­beit­ge­ber die Kos­ten für das Vor­stel­lungs­gespräch. Aus gesetzlicher Sicht handelt es sich durch das Einladungsschreiben bei dem Arbeitgeber in diesem Fall um den Auftraggeber und bei dem Bewerber um den Beauftragten, weshalb der Arbeitgeber zur Kostenübernahme der Reisekosten verpflichtet ist.

Das gilt im Übrigen nicht nur für die Anreise selbst, sondern auch für etwaige Übernachtungskosten. Beispielsweise, wenn die Anreise aus größerer Distanz erfolgt oder die Verbindungen zur jeweiligen Uhrzeit entsprechend schlecht sind.

Allerdings gilt dieser Anspruch auf Erstattung für den Bewerber nicht, wenn im Einladungsschreiben explizit darauf hingewiesen wird, dass Kosten für das Vorstellungsgespräch nicht übernommen werden. Eine Formulierung könnte wie folgt aussehen:

Wir bitten um Verständnis, dass mit dem Vorstellungsgespräch verbundene Kosten nicht erstattet werden.

Mehr zu dem Thema Fahrtkostenerstattung lesen Sie hier: Vorstellungsgespräch: Wer zahlt die Reisekosten?

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