5A-Methode-5S-Methode-Prozesse-Ordnung
Mit einmal Aufräumen ist es nicht getan. Ein unaufgeräumter Arbeitsplatz kann tagtäglich unnötig viel Zeit fressen. Die sogenannte 5s Methode schafft genau hierbei Abhilfe. Sie ist ein systematisches Gestaltungskonzept den Arbeitsplatz und die Arbeitsumgebung, um sich besser auf die eigentliche Arbeit konzentrieren zu können. Das dient nicht nur der eigenen Produktivität, sondern verbessert auch noch die Organisation und Arbeitsprozesse - wenn die 5s-Methode richtig angewendet wird...

5s-Methode: Ursprung und Definition

Die 5s-Methode, in Deutschland auch als 5A-Methode bekannt, entstand in Japan nach dem Zweiten Weltkrieg in der Mitte des 20. Jahrhunderts. Eingeführt wurde sie ursprünglich von Taiichi Ono als ein innovatives Produktionssystem für den Automobilhersteller Toyota.

Zu dieser Zeit war das japanische Unternehmen gezwungen, unter schlechten Bedingungen mit wenigen Ressourcen zu arbeiten. Durch die 5S-Methode konnte jedoch der gesamte Produktionsprozess verbessert und die Verluste von Material oder Werkzeug minimiert werden.

Zu Beginn bestand die 5S-/5A-Methode allerdings noch aus vier Schritten. Aus den Erfahrungen damit kam später jedoch noch ein fünfter Schritt hinzu, sodass die Methode schließlich ihren Namen bekamen - und per Definition die fünf "S":

5s Methode Beispiele Definition Präsentation

  • Seiri (整理): Sortieren (Aussortieren)
  • Seiton (整頓): Systematisieren (Anordnen)
  • Seiso (清掃): Säubern (Arbeitsplatz säubern)
  • Seiketsu (清潔): Standardisieren (Arbeitsstandard definieren)
  • Shitsuke (躾): Selbstdisziplin (Alles erhalten und optimieren)

Mit dem letzten Schritt war die Prozesskette vollständig: Die Selbstdisziplin sorgt dafür, dass die entstandene Ordnung erhalten bleibt künftig sogar noch optimiert werden kann.

Und nicht zuletzt dient die 5s-Methode auch noch der Arbeitssicherheit. Denn - so der (japanische) Gedanke dahinter: Sicherheit ist Folge von Ordnung und Sauberkeit.

Anmerkung zur Übersetzung

Diejenigen von Ihnen, die der japanischen Sprache mächtig sind, werden die Übersetzung womöglich als nicht 100 Prozent korrekt empfinden. Das ist allerdings dem Versuch geschuldet, die Begriffe der deutschen Sprache anzupassen (und damit 5 Begriffen mit "S") und zugleich den Sinn der Methode zu erhalten.

Die Ziele der 5s-Methode

Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts werden rund 27 Prozent der täglichen Arbeitszeit verschwendet - allein durch schlecht abgestimmte Prozesse und durch fehlende Organisation des Arbeitsplatzes.

Auf das Jahr hochgerechnet, sind die Angestellten also rund 60 Tage im Jahr unproduktiv. Davon verbringen sie zwölf Tage alleine mit der Suche nach Informationen oder Material.

Diese Zahlen sind ernüchternd, machen aber deutlich, wie umfangreich (und kostensparend) gute Organisation am Arbeitsplatz und bei den Arbeitsprozessen wirkt.

Mit kosmetischen Aufräumaktionen ist dabei freilich nicht getan. Die Systematik macht den Unterschied. Und genau hierbei kommt die 5s-Methode ins Spiel. Sie verfolgt daher Ziele wie:

  • Erhöhen der Produktivität der Mitarbeiter (unabhängig von der Branche).
  • Vermeiden von Arbeitsunfällen durch eine sichere, saubere und übersichtliche Arbeitsumgebung.
  • Steigern der Qualität durch ausgeschlossene Verwechselungen und kurze Wartezeiten.
  • Reduzieren von Stress durch Übersichtlichkeit und geringe Suchdauer.

Oder kurz: Durch die 5s-Methode wird der Arbeitsplatz sauberer und sicherer.

Entsprechend sollte die Methode fest in der Unternehmenskultur integriert werden - gemäß der ebenfalls japanischen KAIZEN-Philosophie, die die permanente Verbesserung der Organisation zum Ziel hat.

Es hätte auch wenig Sinn, nur ein paar Arbeitsplätze zu optimieren, während ansonsten Chaos herrscht.

Durch den konsequenten und betriebsweiten Einsatz der 5s-Methode und des KAIZEN-Gedankens lassen sich nicht nur Suchzeiten minimieren, sondern letztlich auch Materialkosten sparen, Transportwege oder Unfallrisiken reduzieren und sogar Ausfälle von Maschinen durch systematischere Wartung verhindern.

5s Methode im Büro: 5 Schritte und Beispiele

Nach so viel Theorie wird es jetzt praktisch: Wie lässt sich die 5s- oder 5A-Methode im Alltag und im eigenen Büro umsetzen? Letztlich ist es ein grundlegender Prozess der eigenen Ordnung und Struktur, dessen Wirkung sich nur dann entfaltet, wenn Sie die Methode konsequent beibehalten.

Lassen Sie sich aber bitte vom anfänglichen Aufwand nicht abschrecken: Ist die 5s-Methode einmal eingeführt, wird sie Ihnen den Arbeitstag erheblich erleichtern:

  1. Sortieren

    Alle Werkzeuge und Materialien am Arbeitsplatz sollten in drei Bereiche aufgeteilt werden: wichtig (sie werden ständig benötigt), zum Teil wichtig (sie werden ab und an gebraucht) und unwichtig (sie haben am Arbeitsplatz nichts zu suchen). Schauen Sie sich also auf Ihrem Arbeitsplatz (oder Schreibtisch) um und sortieren Sie alles Überflüssige aus.

  2. Systematisieren

    Legen Sie eine sinnvolle und optimierte Ordnung fest. Beschriften Sie die Schubladen oder Fächer, sodass die nicht mehr benötigten Gegenstände wieder auf ihren festen Platz kommen und beim nächsten Mal leicht wiedergefunden werden. Der zugewiesene Platz sollte sich in Sicht- beziehungsweise Reichweite befinden. Überlegen Sie sich beispielsweise für den Schreibtisch:

    • Wie viele Objekte gehören hier maximal drauf?
    • Was fehlt, was muss hin?
    • Wo befindet sich was, wenn es nicht gebraucht wird?
    • Wo wird weniger Gebräuchliches gelagert?
    • Ist es dann immer noch leicht und schnell zu finden?
  3. Säubern

    Sie sollten den Arbeitsplatz regelmäßig aufräumen – nicht nur ein Mal im Monat, sondern täglich. Was nicht gebraucht wird, kommt weg. Die Japaner und Anhänger der 5s-Methode räumen den Arbeitsplatz übrigens drei Mal auf: Sie kommen zehn Minuten früher zur Arbeit, um Staub zu wischen und sich auf den Arbeitstag vorzubereiten, nehmen sich in der Mittagspause zehn Minuten dafür Zeit, um die Materialien zu sortieren, und machen erst Feierabend, wenn der Tisch wieder sinnvoll aufgeräumt ist.

  4. Standardisieren

    Sind diese drei ersten Schritte getan, sollten sie zum Standard am Arbeitsplatz werden. Die so optimierte Ordnung sollte nicht nur Ihnen selbst, sondern auch den Kollegen klar und verständlich sein. Die Standardisierung sorgt zum Beispiel dafür, dass sich auch Kollegen in der Urlaubsvertretung oder Neueinsteiger überall sofort zurecht finden.

  5. Selbstdisziplin

    Der letzte Schritt ist eher ein Appell: Nehmen Sie die ersten vier Schritte in Ihren Tagesablauf auf, und machen Sie diese zur Gewohnheit – legen Sie zur Not eine Checkliste an, die Sie jeden Tag durchgehen. Irgendwann werden Sie nicht mehr darüber nachdenken müssen – das Sortieren, Anordnen und Aufräumen werden zu Automatismen. Bis dahin müssen die meisten allerdings zu Beginn des 5S-Einsatzes den alten Verhaltensmustern entgegenwirken. Ohne eben diese Selbstdisziplin herrscht am Arbeitsplatz schon bald wieder das alte Chaos.

5s Checkliste: Daran bitte denken

5s Checkliste: Daran bitte denkenDamit die 5s-Methode aber wirklich greift und im Rahmen von Kaizen und Lean Management funktioniert, gilt es folgende Punkte zu beachten:

  • Einführen. 5s ist ein Konzept, keine Einmal-Aktion. Die Mitarbeiter müssen daher insgesamt darüber informiert und möglichst auch begeistert werden. Vorgesetzte haben hierbei eine wichtige Vorbild- und Auditierungsfunktion. Sie sollten selbst 5s-Checklisten erstellen und darauf achten, dass die 5s-Regeln eingehalten werden.
  • Schulen. In der Regel braucht es eine gewisse Zeit, bis sich die 5s-Methode innerhalb der Firmenkultur etabliert hat. Die Belegschaft sollte daher nach der Einführung immer wieder unterstützt werden und auch sehen, wie die 5s ihren Alltag positiv verändern. Es empfiehlt sich einzelne Arbeitsbereiche als Pilot- und Lern-Projekte auszuwählen. Verteilen Sie ruhig auch 5s-Poster mit wichtigen Schlagwörtern - und machen Sie so die Ergebnisse für alle sichtbar.
  • Wiederholen. Bis zur endgültigen Etablierung als Standard sollte das Konzept an den Arbeitsplätzen immer wieder angewendet werden. Bei einem zu zögerlichen Vorgehen droht sonst wieder der Rückfall in Urzustand.

5s-Methode Nachteile: Gefahr der Überregulierung

Natürlich wird sich auch nach Einführung der 5s-Methode der Arbeitsalltag nicht wie von selbst organisieren. Auch wird Ressourcenverschwendung nicht gänzlich verschwinden. Wunder vollbringen kann das Konzept eben auch nicht.

Wer es damit gar übertreibt, schafft keine Standardisierung, sondern starre Formalismen, Überregulierung und eine Bürokratisierung des Alltags. Damit ist dann keinem Mitarbeiter mehr geholfen. Die 5s-Methode sollte lediglich korrigierend Anwendung finden. Sie dient der Belegschaft - nicht umgekehrt.

Als Basiskonzept für eine bessere Arbeitsorganisation und Teil des Selbstmanagements ist sie aber enorm hilfreich.

[Bildnachweis: Doppelganger4 by Shutterstock.com]

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