Definition: Was ist die 5S-Methode?

Die 5S-Methode, in Deutschland manchmal auch als 5A-Methode bezeichnet, entstand in Japan nach dem Zweiten Weltkrieg in der Mitte des 20. Jahrhunderts. Eingeführt wurde sie ursprünglich von Taiichi Ono als ein innovatives Produktionssystem für den Automobilhersteller Toyota.

Zu dieser Zeit war das japanische Unternehmen gezwungen, unter schlechten Bedingungen mit wenigen Ressourcen zu arbeiten. Durch die 5S-Methode konnte jedoch der gesamte Produktionsprozess verbessert und die Verluste von Material oder Werkzeug minimiert werden.

Zu Beginn bestand die 5S-Methode allerdings noch aus vier Schritten. Aus den Erfahrungen damit kam später jedoch noch ein fünfter Schritt hinzu, sodass die Methode schließlich ihren Namen bekamen – und per Definition die fünf „S“:

Seiri (整理): Sortieren (Aussortieren)
Seiton (整頓): Systematisieren (Anordnen)
Seiso (清掃): Säubern (Arbeitsplatz säubern)
Seiketsu (清潔): Standardisieren (Arbeitsstandard definieren)
Shitsuke (躾): Selbstdisziplin (Alles erhalten und optimieren)

Mit dem letzten Schritt war die Prozesskette vollständig: Die Selbstdisziplin sorgt dafür, dass die entstandene Ordnung erhalten bleibt und künftig sogar noch optimiert werden kann.

Und nicht zuletzt dient die 5S-Methode auch noch der Arbeitssicherheit. Denn – so der (japanische) Gedanke dahinter: Sicherheit ist Folge von Ordnung und Sauberkeit.

Anmerkung zur Übersetzung

Diejenigen von Ihnen, die der japanischen Sprache mächtig sind, werden die Übersetzung womöglich als nicht zu 100 Prozent korrekt empfinden. Das ist allerdings dem Versuch geschuldet, die Begriffe der deutschen Sprache anzupassen (und damit fünf Begriffen mit „S“) und zugleich den Sinn der Methode zu erhalten.

Ziele und Vorteile der 5S-Methode

Ein bisschen mehr Ordnung und Organisation im Job hat keine großen Auswirkungen? Wer das glaubt, irrt sich gewaltig. Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts werden rund 27 Prozent der täglichen Arbeitszeit verschwendet – allein durch schlecht abgestimmte Prozesse und durch fehlende Organisation des Arbeitsplatzes.

Auf das Jahr hochgerechnet, sind die Angestellten also rund 60 Tage im Jahr unproduktiv. Davon verbringen sie zwölf Tage alleine mit der Suche nach Informationen oder Material. Diese Zahlen sind ernüchternd, machen aber deutlich, wie umfangreich (und kostensparend) gute Organisation am Arbeitsplatz und bei den Arbeitsprozessen wirkt.

Die 5S-Methode fügt sich daher ideal in das japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie Kaizen sowie in die Idee des Lean Managements. Letzterem liegt der Gedanke der Verschlankung zugrunde, beide Konzepte dienen der Verbesserung von Prozessen.

Mit kosmetischen Aufräumaktionen ist es dabei freilich nicht getan. Die Systematik macht den Unterschied. Und genau hierbei kommt die 5S-Methode ins Spiel. Sie verfolgt daher Ziele wie:

Erhöhen der Produktivität der Mitarbeiter (unabhängig von der Branche).
Beschleunigen der Arbeit dank klarer Ordnung von Materialien.
Vermeiden von Arbeitsunfällen durch eine sichere, saubere und übersichtliche Arbeitsumgebung.
Steigern der Qualität durch ausgeschlossene Verwechselungen und kurze Wartezeiten.
Vereinfachen von Übergaben indem sich Kollegen auch an fremden Arbeitsplätzen schnell zurechtfinden.
Schaffen von Platz durch Entsorgung überflüssiger Gegenstände.
Reduzieren von Stress durch Übersichtlichkeit und geringe Suchdauer.
Erhöhen der Transparenz durch Übersichtlichkeit und verständliche Standards.
Fördern der Zufriedenheit mit einem sauberen und strukturierten Arbeitsplatz.
Optimieren des Effekts auf Außenstehende durch ordentliche Arbeitsbereiche.

Oder kurz: Durch die 5S-Methode wird der Arbeitsplatz sauberer, sicherer und produktiver

Entsprechend sollte die Methode fest in der gesamten Unternehmenskultur integriert werden. Es hätte auch wenig Sinn, nur ein paar Arbeitsplätze zu optimieren, während ansonsten Chaos herrscht.

Durch den konsequenten und betriebsweiten Einsatz der 5S-Methode und des Kaizen-Gedankens lassen sich nicht nur Suchzeiten minimieren, sondern letztlich auch Materialkosten sparen, Transportwege oder Unfallrisiken reduzieren und sogar Ausfälle von Maschinen durch systematischere Wartung verhindern.

Nachteile: Gefahr der Überregulierung

Natürlich wird sich auch nach Einführung der 5S-Methode der Arbeitsalltag nicht wie von selbst organisieren. Auch wird Ressourcenverschwendung nicht gänzlich verschwinden. Wunder vollbringen kann das Konzept eben auch nicht.

Wer es damit gar übertreibt, schafft keine Standardisierung, sondern starre Formalismen, Überregulierung und eine Bürokratisierung des Alltags. Damit ist dann keinem Mitarbeiter mehr geholfen. Die 5S-Methode sollte lediglich korrigierend Anwendung finden. Sie dient der Belegschaft – nicht umgekehrt.

Als Basiskonzept für eine bessere Arbeitsorganisation und Teil des Selbstmanagements ist sie aber enorm hilfreich.

Anwendung: Die fünf Schritte der 5S-Methode im Büro

Nach so viel Theorie wird es jetzt praktisch: Wie lässt sich die 5S-Methode im Alltag und im eigenen Büro umsetzen? Beispiele kennen die meisten Menschen aus verschiedenen Bereichen: Die Besteckschublade oder der Messerblock enthält eigens vorgefertigte Fächer, in die nur bestimmte Bestecke/Messer passen.

Ebenso beim Werkzeugkoffer, der gesonderte Halterungen für Schraubendreher, Zange und andere Werkzeuge hat. Warum sollte Gleiches nicht für den Schreibtisch oder die Abstellkammer möglich sein? Letztlich ist es ein grundlegender Prozess der eigenen Ordnung und Struktur, dessen Wirkung sich nur dann entfaltet, wenn Sie die Methode konsequent beibehalten.

Lassen Sie sich aber bitte vom anfänglichen Aufwand nicht abschrecken: Ist die 5S-Methode einmal eingeführt, wird sie Ihnen den Arbeitstag erheblich erleichtern:

Sortieren

Alle Werkzeuge und Materialien am Arbeitsplatz sollten in drei Bereiche aufgeteilt werden: wichtig (sie werden ständig benötigt), zum Teil wichtig (sie werden ab und an gebraucht) und unwichtig (sie haben am Arbeitsplatz nichts zu suchen). Schauen Sie sich also auf Ihrem Arbeitsplatz (oder Schreibtisch) um und sortieren Sie alles Überflüssige aus.

Gerade der letzte Punkt ist besonders wichtig. Räumen Sie alles weg, was Sie für Ihre Arbeit nicht benötigen. Es sorgt nur für Chaos und einen unübersichtlichen Arbeitsplatz, wenn Dinge herumliegen, die Sie gar nicht brauchen.
Systematisieren

Legen Sie eine sinnvolle und optimierte Ordnung fest. Beschriften Sie die Schubladen oder Fächer, sodass die nicht mehr benötigten Gegenstände wieder auf ihren festen Platz kommen und beim nächsten Mal leicht wiedergefunden werden. Der zugewiesene Platz sollte sich in Sicht- beziehungsweise Reichweite befinden. Überlegen Sie sich beispielsweise für den Schreibtisch:
Säubern

Sie sollten den Arbeitsplatz regelmäßig aufräumen – nicht nur ein Mal im Monat, sondern täglich. Was nicht gebraucht wird, kommt weg. Die Japaner und Anhänger der 5S-Methode räumen den Arbeitsplatz übrigens drei Mal auf: Sie kommen zehn Minuten früher zur Arbeit, um Staub zu wischen und sich auf den Arbeitstag vorzubereiten, nehmen sich in der Mittagspause zehn Minuten dafür Zeit, um die Materialien zu sortieren, und machen erst Feierabend, wenn der Tisch wieder sinnvoll aufgeräumt ist.

Um das Säubern in der 5S-Methode zu erleichtern, sollten Sie die Ursachen von Verschmutzungen und Unordnung erkennen. Wenn Sie das Problem an der Wurzel packen, lässt sich Unordnung nachhaltig vermeiden und das aufräumen geht schneller.
Standardisieren

Sind diese drei ersten Schritte getan, sollten sie zum Standard am Arbeitsplatz werden. Die so optimierte Ordnung sollte nicht nur Ihnen selbst, sondern auch den Kollegen klar und verständlich sein. Die Standardisierung sorgt zum Beispiel dafür, dass sich auch Kollegen in der Urlaubsvertretung oder Neueinsteiger überall sofort zurecht finden.
Selbstdisziplin

Der letzte Schritt ist eher ein Appell: Nehmen Sie die ersten vier Schritte in Ihren Tagesablauf auf, und machen Sie diese zur Gewohnheit – legen Sie zur Not eine Checkliste an, die Sie jeden Tag durchgehen. Irgendwann werden Sie nicht mehr darüber nachdenken müssen – das Sortieren, Anordnen und Aufräumen werden zu Automatismen. Bis dahin müssen die meisten allerdings zu Beginn des 5S-Einsatzes den alten Verhaltensmustern entgegenwirken. Ohne eben diese Selbstdisziplin herrscht am Arbeitsplatz schon bald wieder das alte Chaos.

Checkliste zur 5S-Methode: Daran bitte denken

Damit die 5S-Methode aber wirklich greift und im Rahmen von Kaizen und Lean Management funktioniert, gilt es folgende Punkte zu beachten:

Einführen. 5S ist ein Konzept, keine Einmal-Aktion. Die Mitarbeiter müssen daher insgesamt darüber informiert und möglichst auch begeistert werden. Vorgesetzte haben hierbei eine wichtige Vorbild- und Auditierungsfunktion. Sie sollten selbst 5S-Checklisten erstellen und darauf achten, dass die 5S-Regeln eingehalten werden.
Schulen. In der Regel braucht es eine gewisse Zeit, bis sich die 5S-Methode innerhalb der Firmenkultur etabliert hat. Die Belegschaft sollte daher nach der Einführung immer wieder unterstützt werden und auch sehen, wie die 5S ihren Alltag positiv verändern. Es empfiehlt sich einzelne Arbeitsbereiche als Pilot- und Lern-Projekte auszuwählen. Verteilen Sie ruhig auch 5S-Poster mit wichtigen Schlagwörtern – und machen Sie so die Ergebnisse für alle sichtbar.
Wiederholen. Bis zur endgültigen Etablierung als Standard sollte das Konzept an den Arbeitsplätzen immer wieder angewendet werden. Bei einem zu zögerlichen Vorgehen droht sonst wieder der Rückfall in Urzustand.

Mögliche Widerstände bei den Mitarbeitern

Der Mensch ist bekanntlich ein Gewohnheitstier und nicht jeder kommt mit Veränderungen gleich gut klar. Will ein Unternehmen für mehr Ordnung sorgen und die 5S-Methode einführen, sollte mit Widerständen gerechnet werden. Gängige Vorbehalte sind:

Das kostet zu viel Zeit.
Es wird keine Rücksicht auf Individualität genommen.
Wichtige Materialien werden einfach entsorgt.

Diese Sorgen lassen sich leicht entkräften. Denn im Anfang, wenn die 5S-Methode implementiert wird, wird mehr Zeit dafür aufgewandt werden müssen. Die sollte vom Unternehmen zweifelsohne extra eingeplant werden. Ist die Entrümplungsaktion des ersten Phasen erfolgreich beendet, geht es in einem nächsten Schritt darum, eine regelmäßige Routine aus allen Schritten zu machen.

Dieser Zustand, in dem aus der regelmäßigen Abfolge Gewohnheit wird, nennt sich Shukan. Dieses sechste „S“ bezeichnet das konsequente Einhalten und die ständige Verbesserung der 5S-Methode.

Diesen Berg an doppelten, möglicherweise nicht mehr funktionstüchtigen (und damit überflüssigen) Materialien wie zu Beginn der Implementierung wird es idealerweise nie wieder geben. Die Mitarbeiter gehen sozusagen einmal in Vorkasse und müssen zukünftig jeden Tag einen geringen Zeitaufwand zur Erhaltung des Status Quo einplanen.

Im Gegenzug jedoch bekommen sie dafür deutliche Zeitersparnis. Kopfzerbrechen macht einigen Menschen das befürchtete enge Korsett. Die Vorstellung, selbst den Abstellplatz für den Locher auf dem Schreibtisch farblich markieren zu müssen, lässt Gedanken an Uniformität und geringer Individualität aufkommen.

Solche Befürchtungen stehen natürlich im krassen Gegensatz zur Vorstellung von einem angenehmen Arbeitsklima. Ein gewisses Maß an individueller Gestaltungsmöglichkeit durch eigene Pflanzen oder ein Foto der Liebsten trägt zum Wohlbefinden bei.

Inwiefern ein Unternehmen in solche Bereiche eingreift und sich sklavisch an die Umsetzung der 5S-Methode hält, sollte abgewägt werden und in Abstimmung mit den Mitarbeitern geschehen.

Widerstände gegen 5S lassen sich indes nicht nur bei den Mitarbeitern beobachten und da liegt der Hase im Pfeffer. Wenn nämlich die Vorgesetzten nicht mitziehen, wirkt sich das nachhaltig auf die Motivation aus. Führungskräfte haben Vorbildfunktion. Zumal schwer vermittelbar ist, warum bei all den Vorteilen nur die Mitarbeiter dies umsetzen sollten, das Management sich aber aus der Affäre zieht.

Ordnungsmythen mit der 5S-Methode überwinden

Ein Problem rund um die Ordnung – ob nun zuhause oder im Job: Es gibt zahlreiche Mythen, die sich hartnäckig halten. Manch einer ruht sich regelrecht auf diesen aus und bringt sie bei passender Gelegenheit immer wieder vor.

Die 5S-Methode hilft nicht nur, Ordnung und Struktur zu schaffen, sondern zeigt gleichzeitig, dass einige der häufigsten Ordnungsmythen schlichtweg nicht stimmen:

Ordnung zu schaffen dauert ewig

Als Kind musste man oft feststellen, dass das Aufräumen weitaus länger dauert, als erwartet und erhofft. Auch Erwachsene sind oft felsenfest überzeugt, dass es eine Ewigkeit dauert, um Ordnung zu schaffen. Ein großer Irrglaube, denn das Aufräumen kann auch in kurzer Zeit und Windeseile erfolgreich sein.

Richtig ist lediglich: Je länger etwas liegen geblieben ist, desto länger wird es dauern, Ordnung zu schaffen. Genau darum sieht die 5S-Methode Selbstdisziplin und Regelmäßigkeit vor. So wird die Zeit, die benötigt wird, drastisch reduziert und je konsequenter Sie die Ordnung beibehalten, desto schneller wird es.

Ordnung hält lange an

Ein Ordnungssystem einzuführen, Unterlagen zu sortieren oder den Schreibtisch aufzuräumen, ist zunächst eine einmalige Sache. Wer jedoch glaubt, dass diese Ordnung über einen langen Zeitraum erhalten bleibt, irrt sich gewaltig. Die eigentliche Aufgabe besteht darin, die einmal hergestellte Ordnung und Struktur möglichst langfristig beizubehalten.

Einmalige Aktionen helfen zwar und sind ein Anfang, wirklich effizient ist dieses Vorgehen jedoch nicht. Besser ist es, mit der 5S-Methode feste Gewohnheiten zu etablieren, damit alles seinen Platz hat, unnötige Dinge gar nicht erst herumliegen und einmalige Aufräumaktionen erst gar nicht notwendig werden.

Ordnung ist schwierig

Sieht man einen Ordnungsfanatiker in seinem Element, kann man schnell den Durchblick über all die Regeln und Prinzipien seiner Ordnung verlieren. Aber eigentlich ist es viel leichter als man denkt. Die Grundregel, an die Sie sich halten müssen, lautet: Suchen Sie sich für alles einen Platz und sorgen Sie dafür, dass es auch dort zu finden ist.

Anfangs wird die Umsetzung sicherlich schwierig und Sie werden sich ein paar Mal dabei ertappen, dass die Unterlagen oder Werkzeuge eben nicht dort sind, wo Sie hingehören. Je länger Sie sich an der 5S-Methode orientieren, desto leichter wird es Ihnen jedoch fallen und bereits nach einiger Zeit klappt es fast wie von selbst.

Organisation ist ein angeborenes Talent

Nein, hier brauchen Sie nicht die richtigen Gene, sondern eine Methode und Disziplin. Zwar sind manche Menschen ordentlicher als andere, doch lässt sich dies auch lernen und umsetzen. Versuchen Sie sich also nicht mit einem Ich bin einfach ein chaotischer Mensch… rauszureden.

Gleiches gilt für den Satz Bei mir funktioniert das einfach nicht… Eine tolle Ausrede für die eigene Faulheit oder fehlende Disziplin in der Umsetzung – aber eben nicht mehr als das. Die 5S-Methode zeigt, dass es eben doch funktioniert und möglich ist.

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]