Pareto Prinzip: So einfach funktioniert die 80-20-Regel

Wenn es um Zeitmanagement oder Produktivität geht, fällt früher oder später der Name Pareto Prinzip, auch bekannt als 80-20-Regel. Sie besagt, dass Sie oft schon mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent des angepeilten Ergebnisses erreichen. Klingt verlockend, dient aber nicht wenigen auch als Ausrede für mehr Schlendrian, was die Paretoregel nicht ungefährlich macht. Aber der Reihe nach…

Pareto Prinzip: So einfach funktioniert die 80-20-Regel

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Einfach erklärt: So funktioniert das Pareto Prinzip

Seinen Ursprung hat das Pareto Prinzip bei dem italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto, der dem Konzept auch gleich seinen Namen gab. Er untersuchte um 1906 die Verteilung des Volksvermögens in Italien und fand dabei heraus, dass rund vier Fünftel des Vermögens, also 80 Prozent, bei rund einem Fünftel (20 Prozent) der italienischen Familien konzentriert war. Daraus folgerte er, dass die Banken sich doch lieber um diese 20 Prozent Reichen kümmern sollten, weil damit deutlich effizienter und auch mehr Profit zu machen sei, was ihm allerdings harsche Kritik von den anderen 80 Prozent der Bevölkerung bescherte. Aber das ist eine andere Geschichte…

Pareto Prinzip Beispiele

Entscheidend ist: Das Pareto-Prinzip, heute auch „Pareto-Effekt“ oder „80/20-Regel“ genannt, wurde danach zum Schlagwort und Symbol für Ungleichverteilung oder Inbalance von Mitteleinsatz und Ertrag und seitdem auf viele Bereiche übertragen:

  • Beispiel Vertrieb: Tatsächlich gibt es Unternehmen, in denen nur 20 Prozent der Verkäufer für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich sind.
  • Beispiel Lagerhäuser: Nicht selten beanspruchen 20 Prozent der Produkte 80 Prozent des vorhandenen Platzes.
  • Beispiel Produktivität: Bei richtiger Priorisierung lassen sich bereits mit nur 20 Prozent aller Bemühungen häufig schon 80 Prozent der Arbeit erledigen.
  • Beispiel Internet: 80 Prozent des gesamten Online-Verkehrs konzentrieren sich auf 20 Prozent der Websites.
  • Beispiel Verkehr: 20 Prozent der Straßen tragen 80 Prozent der Verkehrslast.
  • Beispiel Zeitmanagement: Mit 20 Prozent der (richtig!) eingesetzten Zeit lassen sich 80 Prozent der Aufgaben erledigen.

Gerade der letzte Punkt – also der Bezug zu Zeitmanagement, Selbstmanagement, Organisation und Produktivität – hat dem Pareto Prinzip in der Vergangenheit enorme Popularität verschafft.

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Pareto Prinzip im Zeitmanagement: So nutzen Sie die Regel es

Längst gilt das Pareto Prinzip als veritable Zeitmanagement-Methode, um effizienter zu arbeiten und sich darauf zu besinnen, seine Prioritäten klüger zu setzen, insbesondere wenn viel zu tun und die Zeit knapp ist. Nicht selten passiert es, dass wir uns an den falschen, den weniger wichtigen Teilaufgaben abrackern, in Details verlieren und so in dem eigentlichen Projekt keinen Schritt voran kommen.

Kleiner Einsatz – große Wirkung: Egal, wie sehr sich einer anstrengt, oft sind es eben nicht 100 Prozent des Einsatzes, die über 100 Prozent des Erfolgs entscheiden, sondern in der Regel deutlich weniger. Oder nach Pareto eben nur 20 Prozent. Daraus ergeben sich einige Tipps, um das Pareto Prinzip für besseres Zeitmanagement und mehr Produktivität zu nutzen:

  • Identifizieren Sie wirklich relevante Aufgaben

    Der entscheidende Punkt, um das Pareto Prinzip für Ihr Zeitmanagement zu nutzen: Finden Sie heraus, welche Aufgaben Sie Ihrem Ziel wirklich näher bringen. Halten Sie sich vor Augen, was genau Sie erreichen wollen und schauen Sie sich die einzelnen Teilaufgaben genau an. Oft sehen Sie schon auf den ersten Blick, was tatsächlich wichtig ist und zum Ergebnis beiträgt und welche anderen Aufgaben zwar viel Zeit kosten, aber wenig zusätzlichen Nutzen bringen.

  • Konzentrieren Sie Ihren Arbeitseinsatz

    Oft wird der Fehler begangen, an allen Fronten gleichzeitig zu kämpfen. Motto: „Viel hilft viel.“ Das Pareto Prinzip zeigt, dass genau dieser Ansatz falsch ist. Konzentrieren Sie Ihren Aufwand, statt alles auf einmal erledigen zu wollen. So kommen Sie voran, statt alles nur ein bisschen zu tun. Beispiel: Ihr Chef sagt, Sie sollen eine Kundenpräsentation vorbereiten und darin über die Fortschritte des Projekts informieren. Dafür haben Sie aber nur drei Stunden Zeit. Nun können Sie mit allen Kollegen sprechen, um sich auf den aktuellen Stand bringen zu lassen, Grafiken und Schaubilder erstellen, Übergänge zwischen den Folien einbauen… In der knappen Zeit schaffen Sie vermutlich nur einen Bruchteil davon. Oder Sie nutzen das Pareto Prinzip: Sie konzentrieren sich auf die wichtigsten Aspekte. Sie sprechen nur mit dem Projektleiter, bringen die essenziellen Informationen auf Folien. Und haben nach kurzer Zeit ein vorzeigbares Ergebnis.

  • Akzeptieren Sie begrenzte Ressourcen

    Oft steht dem Pareto Prinzip eine falsche Einstellung im Weg. Manchmal müssen Sie akzeptieren, dass Ihnen nur begrenzte Ressourcen (Zeit) zur Verfügung stehen. Statt zu versuchen, das Unmögliche möglich zu machen, sollten Sie sich fragen: Was kann ich im Rahmen der Ressourcen erreichen? Vielen fällt dies schwer, weil der eigene Perfektionismus und zu hohe Erwartungen im Weg stehen. Mit der richtigen Einstellung und dem Pareto Prinzip werden Sie aber bessere Ergebnisse erzielen.

Für den optimalen Nutzen des Pareto Prinzips empfehlen wir zudem die sogenannte Eisenhower-Matrix. Diese teilt Aufgaben in vier Quadranten und hilft dabei, effektiver zu arbeiten und sich auf die Prioritäten zu besinnen. Genau das Ziel, das auch mit dem Pareto Prinzip verfolgt wird.

Eisenhower Prinzip Matrix Beispiel Grafik

Für den Quadranten rechts unten (wichtig, aber nicht eilig) wird angenommen, dass sich dort viele 20 Prozent Pareto-Aufgaben verbergen, die für 80 Prozent des Erfolgs sorgen können.

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Kritik am Pareto Prinzip: Die Gefahr der 80/20-Regel

Die 80-20-Formel (oder „80/20-Regel“) wird allerdings häufig missverstanden oder falsch interpretiert. Das kann dazu führen, dass der Nutzen verloren geht oder die falsch angewendete Regel sogar schadet, statt der Produktivität und dem Selbstmanagement zu helfen. Damit Ihnen genau das nicht passiert, warnen wir an dieser Stelle vor den Gefahren falscher Interpretationen der 80/20-Regel:

  • Einsatz und Ertrag verwechseln
    Ein klassischer Fehler ist, die beiden Zahlen zu 100 Prozent zu addieren. In diesem Fall übertragen diejenigen die 20 Prozent Einsatz beziehungsweise 80 Prozent Ertrag in ein Kuchendiagramm. Falsch! Das Pareto-Prinzip sagt lediglich, dass 20 Prozent des Einsatzes für 80 Prozent des Ertrags verantwortlich sein können. Einsatz und Ertrag sind aber nicht dasselbe.
  • 80 Prozent ignorieren
    Eine weitere Fehlinterpretation ist, die Kausalität der Regel zu invertieren. Im Grunde geht es im Zeitmanagement mit der 80/20-Regel darum, sich auf die effizienten 20 Prozent zu konzentrieren, um seine Produktivität zu verbessern. Das heißt aber nicht, dass die anderen 80 Prozent generell verzichtbar wären. In jedem Job gibt es Aufgaben, die erledigt werden müssen, jedoch nicht sonderlich produktiv sind: Informationen einholen, Daten auswerten oder auch E-Mails beantworten zum Beispiel. Darauf können Sie nicht einfach komplett verzichten, doch mit dem Pareto Prinzip lernen Sie, sich auf die wichtigsten zu fokussieren, wenn die Zeit knapp ist und Ergebnisse erreicht werden müssen.

Michael Gartner, Harvard-Dozent und Pulitzer-Preisträger, hat das einmal andersherum formuliert und lieferte damit eine weitere amüsante Interpretation des Pareto-Prinzips: Er findet, dass es oft nur 20 Prozent Jobmüll sind, die uns 80 Prozent des Spaßes an der Arbeit rauben. Seien es unproduktive Meetings, chaotische Chefs oder Primadonna-Kollegen. Aber es sind eben nur 20 Prozent. Was zählt, sind letztlich die anderen 80 Prozent echte Leidenschaft.

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Selbstmanagement: Pareto-Prinzip und Yerkes-Dodson-Kurve

Tatsächlich glauben viele Menschen, wenn sie nur stärker, härter, schneller arbeiten, dann erzielen sie auch bessere Ergebnisse. Was sie durch ihren überhöhten Selbstanspruch in Wahrheit erzielen, sind aber nur mehr Druck, Stress und weniger Zeit. Und irgendwann entsteht ein Leistungsleck: Man klotzt ran wie verrückt und erreicht immer weniger. Die Wissenschaft weiß längst: Es gibt so etwas wie eine „minimal-effektive Dosis“, eine Art Pareto-Prinzip im Praxiseinsatz – nur dass Sie mit diesem minimalen Einsatz nicht 80 Prozent, sondern 100 Prozent des gewünschten Effekts erreichen. Eine Art Minimax-Prinzip – minimaler Einsatz für maximales Ergebnis.

Dieses Phänomen wurde von den beiden Psychologen Robert Yerkes und John D. Dodson entdeckt. Sie entwickelten daraus die gleichnamige Yerkes-Dodson-Kurve, die wie ein umgedrehtes U aussieht.

Leistungskurve Dauer Tagesverlauf ProduktivitaetYerkes Dodson Scheitelpunkt

Den Studien zufolge verhält es sich mit Leistung und Produktivität so: Mit wachsendem Einsatz und wachsendem Stress steigt zunächst die Produktivität eines Menschen – jedoch nur bis zu einem Scheitelpunkt, dem Leistungsoptimum. Danach bringt Mehrarbeit gar nichts. Im Gegenteil: Die Produktivität fällt nur noch schneller ab.

Verstehen Sie das bitte nicht falsch: Das ist kein Plädoyer für Dienst nach Vorschrift oder Faulheit nach Fünf. Sehr wohl aber eines für smarteres, effizienteres Arbeiten. Und damit auch für das Pareto Prinzip.

Auch das lässt sich mit einem Beispiel verdeutlichen: Bei einem Wettlauf bekommt der Sieger eine Prämie von 10.000 Euro, der Zweite nur noch 5000 Euro. Der Sieger erhält also doppelt soviel Preisgeld wie sein ärgster Verfolger. Jedoch nicht, weil er auch doppelt so schnell gelaufen wäre. Er war vielleicht sogar nur eine Nasenlänge voraus. Aber das reicht. Die Effizienz der Mittel bringt den Sieg – nicht der Energie-Einsatz. Oder eben die minimal-effektive Dosis!

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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