Definition: Was bedeutet Priorisierung?
Priorisierung bedeutet, Aufgaben eine Rangfolge bzw. Ordnung nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit zu geben. Zweck der Priorisierung ist, die für ein Ziel relevanten Bestandteile oder Teilschritte in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen, die dann Schritt für Schritt abgearbeitet wird. Auf Deutsch sagt man auch: Dinge nach ihrer Bedeutung „mit Vorrang (= Priorität) behandeln“ – oder kurz: Prioritäten setzen.
In der Medizin hat Priorisierung die Bedeutung, bestimmte Leistungen nach Patientengruppen oder Verfahren zu sortieren. Zum Beispiel wer wie zuerst behandelt wird. Priorisierung spielt vor allem im Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement eine große Rolle und ist entscheidend für die Steigerung der eigenen Produktivität.
Priorisierung Synonyme
Häufige Synonyme zu Priorisierung sind: Abschätzung, Begutachtung, Beurteilung, Bewertung, Einstufung, Gewichtung, Hierarchisierung oder Ordnung.
Priorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip
Die bekannteste Methode zur Priorisierung von Aufgaben ist die nach dem Eisenhower-Prinzip. Dabei werden Aufgaben (oder Projekte) nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien einer Matrix („Eisenhower Matrix“) einteilen. Danach wird entschieden, was sofort erledigt, terminiert oder delegiert wird bzw. verworfen werden kann. Beispiel:
Wie funktioniert Priorisierung?
Wesentlicher Schlüssel zur Priorisierung ist die Analyse der jeweiligen ToDos – was wirklich wichtig ist – und das beherzte Entscheiden, um die Aufgaben schließlich in die richtige Reihenfolge zu bringen.
Um zu bestimmen, welche Prioritäten Sie setzen und welchen Aufgaben Sie den Vorrang geben sollten, haben sich folgende Schritte bewährt:
1. Aufgaben identifizieren
Verschaffen Sie sich im ersten Schritt einen Überblick aller anstehenden Aufgaben und ToDos. Das kann in Form einer einfachen Liste oder Tabelle geschehen – digital oder analog. Viele Menschen nutzen solche Listen am Tagesanfang, um den jeweiligen Arbeitstag zu planen. Haben Sie alle Aufgabe identifiziert, sollten Sie diesen eine Rangfolge geben – so wie in dieser Tipp-Liste mit Zahlen – oder indem Sie eine neue Liste anfertigen und die ToDos bereits in der richtigen Rangfolge aufschreiben – mit der wichtigsten Aufgabe zuerst.
2. Liste abarbeiten
Der wichtigste Schritt zur Priorisierung ist damit schon erledigt. Nun müssen Sie sich nur noch an die Reihenfolge halten und die einzelnen Aufgaben konsequent abarbeiten. Das klingt banaler, als es ist: Viele Menschen tun sich damit schwer – und erlauben sich doch wieder zu viele Ausnahmen. Der Schlüssel zu größerer Produktivität liegt aber genau darin, die Reihenfolge der Prioritätenliste einzuhalten und sich nur darauf zu fokussieren.
3. Aufgaben delegieren
Wenn Sie merken, dass Sie nicht alle Aufgaben schaffen können, gehört zur Priorisierung ebenfalls, weniger wichtige ToDos – und solche, die nicht zwingend von Ihnen abhängen – zu delegieren. Auch diese Entscheidung fällt vielen schwer. Ihre Bedeutung liegt aber vor allem darin, handlungsfähig zu bleiben und sich nicht zu überfordern oder zu verzetteln.
4. Erfolge kontrollieren
Gewinnen Sie am Ende des Tages einen erneuten Überblick über das, was Sie geschafft haben – und was vielleicht noch offen steht. Die Erfolgskontrolle hat zweierlei Aufgaben: Zum Einen lernen Sie dabei, ob Sie die richtigen Prioritäten gesetzt haben und können Ihre Priorisierung mit der Zeit immer weiter verbessern. Zum Anderen können liegengebliebene Aufgaben bereits höchste Priorität für den nächsten Tag bekommen. So fällt nichts unter den Tisch und Sie schaffen, was Sie sich vornehmen.
5. Priorisierung optimieren
Der fünfte und letzte Schritt ist vor allem ein langfristiger. Im Leben gibt es zahlreiche sinnvolle Gelegenheiten für Prioritätenlisten. Natürlich wäre es müßig, sich dafür jedes Mal eine Eisenhower Matrix oder Ähnliches anzulegen. Indem Sie aber lernen, immer bessere Prioritäten zu setzen, wird daraus eine intuitive Gewohnheit. Und die spart Zeit.
Welche Vorteile hat Priorisierung?
Tatsache ist: Multitasking funktioniert nicht. Wer es trotzdem versucht, wird sich unweigerlich verzetteln. Wenn Sie Ihre Produktivität und Effizienz steigern wollen, ist Priorisierung eine der besten Methoden dazu.
Die Vorteile der Priorisierung sind:
- Sie entscheiden und handeln nach Bedeutung.
- Sie teilen sich die Arbeit sinnvoll ein.
- Sie reduzieren Stress.
- Sie schützen sich vor Überforderung.
- Sie verschwenden keine Zeit.
- Sie filtern Unwichtiges heraus.
- Sie minimieren Prokrastination.
Prioritäten schaffen nicht nur Ordnung – Sie behalten damit auch stets Ihre Ziele im Blick. Das gilt sogar für Lebensziele, die Sie ebenfalls priorisieren können. Damit wird die Prioritätensetzung selbst zu einer Priorität – für ein erfolgreiches Leben…
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