ToDo-Listen: Tipps für mehr Produktivität

ToDo-Listen sind der absolute Klassiker für mehr Produktivität. Sie sind das Gegenmittel zur komplexen und überladenen Welt aus Informationen, Konversationen, Applikationen. Eine simple Aneinanderreihung von Aufgaben und Punkten, übersichtlich geschrieben und bereit zum Abhaken. ToDo-Listen sind ungemein einfach und haben doch große Wirkung. Manche schaffen es ohne ToDo-Liste kaum, überhaupt irgendetwas zu erledigen. Aber warum sind ToDo-Listen bereits seit Generationen ein psychologisches Erfolgsmodell? Doch warum brauchen wir solche ToDo-Listen überhaupt? Warum sind sie seit Generationen ein psychologisches Erfolgsmodell? Dass sie einfach sind, ist natürlich ein Faktor, doch die psychologischen Gründe gehen darüber hinaus. Darum funktionieren ToDo-Listen und Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung…

ToDo-Listen: Tipps für mehr Produktivität

ToDo-Listen: Das simple Erfolgsrezept

Konzept und Idee einer ToDo-Liste braucht keine lange Erklärung: Es handelt sich dabei um eine übersichtliche Auflistung von Aufgaben, die Sie erledigen wollen oder müssen.

Der Sinn solcher To-Do-Listen besteht in erster Linie im Zeit- und Selbstmanagement. Dabei sollen anstehende Aufgaben gesammelt, gewichtet und nach Relevanz sortiert werden. So bekommt man sowohl eine Übersicht über den Arbeitsaufwand als auch über die Arbeiten selbst, beziehungsweise das, was bereits erledigt wurde.

Zugleich sehen Sie mithilfe einer ToDo-Liste sehr schnell, was Sie beispielsweise an einem Tag schaffen müssen beziehungsweise können und vermeiden so Überlastung oder Unterforderung. Klar strukturiert erhalten Sie einen Überblick über anfallende Projekte oder dringende Aufgaben.

ToDo-Listen sind also beides:

  • Ein Aufgabenplan und
  • dessen Erfolgskontrolle

Unterschiedliche Formen der ToDo-Liste

ToDo-Listen gibt es in den unterschiedlichsten Formen: als Wegwerfzettel, als Excel-Tabelle, als Einkaufsliste.

Die simpelste Form einer To-Do-Liste ist eine Tabelle mit nur einer Spalte: erstens, zweitens, drittens, … Manche sind aufwendiger, die Urheber nutzen Ordner auf dem Schreibtisch oder Apps im Smartphone. Andere wiederum bestehen ganz einfach aus ein paar losen Post-its an der Kühlschranktür.

Die klassischen Formen der ToDo-Liste aber sind:

  • Die einfache Todo-Liste

    Die einfache ToDo-Liste besteht entweder aus einer einzigen Spalte oder einer simplen Tabelle mit zwei Spalten: Links werden die zu erledigenden Aufgaben eingetragen, rechts die sogenannte Deadline, also der späteste Zeitpunkt, wann die Aufgabe erledigt sein muss. Die zweite Spalte gibt damit meist schon die Prioritäten vor: Was nur noch wenig Zeit hat, kommt auf die Liste nach oben.

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    Umgekehrt: Was erledigt ist, wird auf dieser einfachen ToDo-Liste einfach abgehakt oder (wie in unserem obigen Beispiel) durchgestrichen.

  • Die erweiterte ToDo-Liste

    Die sogenannte erweiterte ToDo-Liste enthält zwischen den vorhanden Spalten der einfachen Liste zusätzlich noch einen Bereich, in dem der voraussichtliche (zeitliche) Aufwand abgeschätzt wird. Dies ist vor allem beim Projektmanagement, da womöglich Projekte mit hohem Aufwand auch von mehreren Mitarbeitern betreut werden müssen.

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    Klug ist, wer zwischen Aufwand und Deadline noch einen Zeitpuffer lässt – man weiß schließlich nie, was dazwischen kommt. Auch hier werden die bereits erledigten Punkte einfach abgehakt oder durchgestrichen.

  • Die komplexe ToDo-Liste

    Solchen ToDo-Listen können allerdings auch schnell komplexer werden, wenn Sie zu den Aufgaben, dem geschätzten Zeitaufwand und Abgabeterminen auch noch benötigte Mittel, Verantwortungsbereiche einzelner Mitarbeiter und dergleichen ergänzen. Der Effekt tritt erst recht auf, wenn Sie beginnen, komplexe Aufgaben in Teilschritte zu zerlegen und dort einzureihen (1.0, 1.1.a, 1.1.b, 2.0, 2.1, …). Das hat einerseits den Vorteil, dass vorher unüberwindlich scheinende Hürden leichter zu bewältigen sind und sich (Teil-)Erfolgserlebnisse schneller einstellen. Es verlängert aber auch die Liste.

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Sonderform: Die Not-To-Do-Liste

ToDo-Liste Beispiel Form Online erstellenNatürlich können Sie To-Do-Listen auch negativ verwenden – also etwa als Liste der Routinen, die Sie sich unbedingt abgewöhnen wollen. Oder als Erinnerung der Dinge, die Sie tunlichst lassen sollten. Einige Beispiele, die Sie auf Ihre individuelle Not-ToDo-Liste schreiben könnten:

Vorlage: To Do Liste als Download

Die hier abgebildeten Formen können Sie ganz einfach als Vorlage nutzen. Die Variante einer erweiterten ToDo-Liste können Sie sich hier auch gleich bequem und kostenlos als Word-Dokument beziehungsweise als PDF herunterladen, ausdrucken und ausfüllen.

Natürlich gibt es inzwischen auch zahlreiche Apps und Freeware Programme zum Erstellen von ToDo-Listen – allen voran der Tabelle-Klassiker: Excel von Microsoft. Diese sollen vor allem dabei helfen, die Verwaltung komplexer Listen zu vereinfachen.

Generell lässt sich aber sagen:

  • Computerbasierte Listen sind relativ zeitaufwendig bei der Eingabe der Daten und ohne Comuterzugang bleiben sie unsichtbar. Dafür lassen sie sich jederzeit sauber umstellen, ergänzen und korrigieren.
  • Handschriftliche Notizen haben dagegen einen hohen Merkeffekt, können aber schnell zur Zettelwirtschaft entarten.

Ein Richtig oder Falsch gibt es dabei nicht. Letztlich zähl, was einem selbst am besten hilft, anstehende Aufgaben produktiv zu bewältigen.

Umso bemerkenswerter sind jedoch die psychologischen Effekte hinter den ToDo-Listen…

Gründe: Darum sind ToDo-Listen so hilfreich

Für viele ist die simple Nutzung ein Hauptgrund für das Erstellen von ToDo-Listen. Keine andere Methode macht besseres Selbstmanagement so einfach. Trotz der Einfachheit steht hinter der Effektivität der Auflistung ein mächtiger Psychoeffekt: der Zeigarnik-Effekt.

Kurz zusammengefasst besagt dieser: Unerledigte Aufgaben bleiben im Gedächtnis und beschäftigen uns noch lange. Das hat auf der einen Seite den Vorteil, dass wir uns an Details und wichtige Dinge erinnern können – auf der anderen Seite können wir uns nicht auf andere Dinge konzentrieren, die Gedanken schwirren immer wieder zur unerledigten Aufgabe zurück. Produktivität und Ergebnisse leiden.

Genau hier liegt der psychologische Kern, warum ToDo-Listen so gut funktionieren und helfen.

Wer in einer ToDo-Liste aufschreibt, welche Aufgaben noch unerledigt sind und bearbeitet werden müssen, hat den Kopf frei. Ihre Gedanken schweifen nicht ständig ab, sondern bleiben fokussiert.

  • ToDo-Listen wirken psychologisch wie ein externer Arbeitsspeicher, sodass wir unsere Konzentration und Aufmerksamkeit voll und ganz der aktuellen Aufgabe widmen können.
  • Listen rücken die Ablenkungen aus unserem Blickfeld – solange, bis wir diese abhaken können.

Zusätzlich hat das Abhaken erledigter Aufgaben auf der ToDo-Liste einen weiteren Effekt: Es fühlt sich ungemein gut an und motiviert für die kommenden Aufgaben. Zu sehen, was bereits erledigt wurde und bildlich zu sehen, wie die restlichen ToDos für den Tag schrumpfen, kann neue Energie freisetzen, um sich den nächsten Herausforderungen zu stellen.

11 Tipps für bessere ToDo-Listen

Wie sieht die optimale ToDo-Liste aus? Eine pauschale Antwort darauf gibt es nicht. Natürlich sollte die Auflistung übersichtlich und strukturiert sein, doch vor allem muss eine ToDo-Liste Ihre Bedürfnisse erfüllen.

Um Ihnen dabei zu helfen, eine ToDo-Liste bestmöglich zu nutzen, haben wir elf Tipps zusammengestellt.

  • Machen Sie sich über das richtige Tool Gedanken

    Einige Menschen fühlen sich am wohlsten, wenn sie ihre Aufgaben auf die klassische Art und Weise notieren können. Geht es Ihnen ebenso, werden Sie mit einem Notizbuch am glücklichsten. Andere hätten ihre To-Do-Liste lieber in digitaler Form und wollen auch auf dem Smartphone darauf zurückgreifen. Dann sind Sie mit einem Online-Dienst oder einer App am besten beraten.

  • Erstellen Sie Ihre To-Do-Liste abends

    Wann sollte ich meine To-Do-Liste schreiben? Viele Arbeitnehmer machen es als Erstes, wenn sie ins Büro kommen. Unser Tipp: Kümmern Sie sich bereits am Vorabend um die Auflistung. Warum? Ihnen ist noch frisch im Gedächtnis, was den Tag über passiert ist und daraus können Sie die entsprechenden Aufgaben für sich ableiten. Die Gefahr, etwas zu vergessen, ist dann geringer. Sie gehen beruhigter zu Bett, weil Sie bereits am Abend wissen, was für den nächsten Tag geplant ist. Am nächsten Morgen können Sie dann sofort loslegen.

  • Tragen Sie keine Kleinigkeiten ein

    Viele Arbeitnehmer klagen darüber, dass ihre ToDo-Listen zu lang sind. Ein Grund dafür ist, dass lauter kleine Aufgaben darauf notiert werden. Diese verstopfen Ihre Liste und lenken von den wirklich wichtigen Aufgaben ab. Die bessere Strategie ist es hier, alle Aufgaben, die Sie in unter fünf Minuten erledigen können, sofort abzuarbeiten und nicht zu notieren.

  • Tragen Sie keine Termine ein

    Eine Vermischung von ToDo-Liste und Kalender führt in den meisten Fällen zu Unübersichtlichkeit und zu Problemen. Beschränken Sie sich bei einer To-Do-Liste wirklich darauf, nur Aufgaben zu notieren. Deadlines sind damit übrigens nicht gemeint. Diese können durchaus Teil einer ToDo-Liste sein – wie etwa im obigen Beispiel einer erweiterten Liste.

  • Arbeiten Sie mit Farben

    Für mehr Übersichtlichkeit kann auch eine farbliche Gestaltung sorgen. Weisen Sie jeder Farbe eine bestimmte Bedeutung zu und machen Sie es sich einfacher, die wichtigsten Informationen auf einen Blick zu finden. Zu bunt sollte es jedoch nicht werden. Dann tritt der gegenteilige Effekt ein und das Farbchaos wirkt nur noch verwirrend.

  • Halten Sie Ihre To-Do-Liste flexibel

    Ihre Liste ist nicht in Stein gemeißelt und bei den meisten werden im Laufe des Arbeitstages Aufgaben dazu kommen und andere wegfallen. Hier liegt der große Vorteil von digitalen Listen. Bei ihnen ist es ein Leichtes, die Listen anzupassen und zu überarbeiten. Das schöne daran ist, dass sie danach noch genauso übersichtlich sind, wie vorher. Bei geschriebenen Listen kann es schnell chaotisch werden, wenn Sie Aufgaben wegstreichen und dazuschreiben.

  • Sammeln Sie nur Aufgaben für einen Arbeitstag

    Sie haben dann Ihre Aufgaben klar vor Augen und kennen Ihr Tagesziel. Aufgaben, die noch in weiter Ferne liegen, blähen Ihre ToDo-Liste nur unnötig auf. Weit entfernte Aufgaben können zunächst in einem Kalender notiert werden. Markieren Sie den Tag, an dem Sie mit dem Projekt beginnen wollen. Ab diesem Zeitpunkt tauchen die Aufgaben dann in Ihrer täglichen ToDo-Liste auf.

  • Brechen Sie große Aufgaben herunter

    Indem Sie die großen Aufgaben, in Unteraufgaben unterteilen, erstellen Sie einen besseren Fahrplan. Sie haben dann genau vor Augen, welche Schritte notwendig sind, um Ihre Aufgabe abzuschließen. Zusätzlich stellt sich das Gefühl, etwas geschafft zu haben, schneller ein, denn Sie haken auch die Teilaufgaben ab.

  • Nutzen Sie Schlagwörter

    Schlagwörter können helfen, Ihre Liste übersichtlich zu gestalten. Beispielsweise können Sie die Namen Ihrer Projekte als Keywords vergeben und darunter die Aufgaben notieren oder Sie trennen in Projektarbeit und Verwaltungsarbeit, wie Rechnungen schreiben und ähnliches.

  • Gewichten Sie Ihre Aufgaben

    Damit Sie besser auf den ersten Blick erkennen können, welche Ihrer Aufgaben Vorrang haben, können Sie diese entsprechend ihrer Priorität unterschiedlich kennzeichnen. Dabei können Sie beispielsweise die ABC-Methode anwenden: A für sehr wichtig (sofort erledigen), B für weniger wichtig (später erledigen oder delegieren) und C für kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen).

  • Machen Sie sich weitere Notizen

    Betrachten Sie Ihre ToDo-Liste nicht nur als Erinnerung, sondern als Arbeitsmittel. Lassen Sie bei der Erstellung bereits genügend Platz oder fügen Sie gleich eine leere Spalte hinzu. So können Sie sich weitere Notizen machen, wenn der Chef Informationen weiterleitet oder ein Kunde weitere Wünsche äußert. Ihre Liste sieht dann weniger wie eine klassische Liste, sondern mehr wie eine Tabelle aus, in der Sie auf einen Blick Aufgaben und wichtige Informationen sehen können.

So oder so – wichtig bleibt, seine Übersichten immer wieder zu überarbeiten, zu hinterfragen, neu zu sortieren oder rundum zu erneuern. Deadlines und damit Prioritäten können sich verschieben, Teilschritte obsolet werden.

Zuletzt gilt: ToDo-Listen bringen nur etwas, wenn Sie diese sehen und zur Hand haben – jederzeit und überall. Etwa in Form eines Notizblocks oder Organizers, den sich ständig mit sich führen. Oder indem Sie Kopien der Liste(n) dorthin hängen, wo sie Ihnen immer wieder begegnen:

  • am Kühlschrank
  • neben dem Monitor
  • auf Ihrem Schreibtisch als Unterlage
  • auf der Innentür der Toilette

Wenn Sie Ihre Liste online führen, können Sie diese zur Browser-Startseite machen. Dann sehen Sie sie jedes Mal, wenn Sie online gehen.

Die 1-3-5-Regel

ToDo-Liste 1 3 5 Regel Tipps BeispieleGerade bei der Priorisierung von Listen empfehlen manche die sogenannte 1-3-5-Regel. Auch die ist recht simpel. Danach sollte die ideale To-Do-Liste aus nicht mehr als drei Blöcken bestehen:

  • Ganz oben steht nur ein Punkt – der wichtigste des Tages, das dicke Ding.
  • Darunter stehen drei wichtige Aufgaben, die ebenfalls erledigt werden sollten.
  • Schließlich folgen im dritten Block fünf kleinere Aufgaben, die man abarbeiten sollte, aber nicht muss.

1 3 5 Regel Aufgaben Definition Funktion Methode Grafik

[Bildnachweis: Doppelganger4 by Shutterstock.com]
3. Juni 2019 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.



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