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ToDo-Listen: Das simple Erfolgsrezept

ToDo-Listen sind eine übersichtliche Auflistung von Aufgaben, die Sie erledigen wollen (oder müssen) und Zielen, die Sie erreichen wollen. Die einzelnen Listenpunkte können einfach der Reihe nach aufgeschrieben werden – sinnvoller ist aber eine Gewichtung nach Priorität und/oder Aufwand. So erhalten Sie auf einen Blick eine Übersicht über alle anstehenden Aufgaben. Durch einfaches Abhaken sehen Sie, was schon geschafft wurde.

Durch eine ToDo-Liste organisieren Sie Ihre Aufgaben und wissen, was Sie zu tun haben. Das kann Überlastung, aber auch Unterforderung vermeiden. Damit sind ToDo-Listen sowohl Aufgabenplan als auch gleichzeitig Erfolgskontrolle.

Unterschiedliche Formen der ToDo-Liste

ToDo-Listen gibt es in den unterschiedlichsten Formen: Mal ist es eine Einkaufsliste, mal ein Post-It-Zettel, auf dem kurz die Aufgaben notiert werden, mal ist es eine schön formatierte Excel-Tabelle… In der simpelsten Variante ist es eine Auflistung mit nur einer Spalte: erstens, zweitens, drittens… Ob digital oder klassisch auf Papier spielt dabei nur eine Nebenrolle.

Doch gibt es weitere Formen der ToDo-Liste. Sie alle erfüllen denselben Zweck, unterscheiden sich aber beim Inhalt. Wir stellen die beliebtesten Varianten vor:

Die einfache ToDo-Liste

Eine einfache ToDo-Liste besteht entweder aus einer einzigen Spalte oder einer simplen Tabelle mit zwei Spalten: Links werden die zu erledigenden Aufgaben eingetragen, rechts die Deadline, also der späteste Zeitpunkt, wann die Aufgabe erledigt sein muss. Die zweite Spalte gibt damit meist die Prioritäten vor: Was nur noch wenig Zeit hat, kommt oben auf die Liste. Was erledigt ist, wird einfach abgehakt oder durchgestrichen.

Die erweiterte ToDo-Liste

Die erweiterte ToDo-Liste enthält zusätzlich einen Bereich für den voraussichtlichen (zeitlichen) Aufwand. Dies ist vor allem beim Projektmanagement wichtig, da womöglich Projekte mit hohem Aufwand auch von mehreren Mitarbeitern betreut werden müssen. Doch auch bei Ihren persönlichen Listen kann es sinnvoll sein, damit die Aufgaben auch machbar bleiben.

Zusätzlicher Tipp: Lassen Sie zwischen dem geplanten Aufwand und der Deadline einen Zeitpuffer. Man weiß schließlich nie, was dazwischen kommt. So gibt es nicht gleich Probleme, wenn sich etwas verzögert. Erledigte Punkte werden auch hier einfach abgehakt oder durchgestrichen.

Die komplexe ToDo-Liste

Auf einer komplexen ToDo-Liste werden auch die benötigten Mittel und die verantwortlichen Mitarbeiter eingetragen. In Teams, die gemeinsam Projekte bearbeiten, kann sie eine gute Ergänzung sein. Eine mögliche Erweiterung: Komplexe Aufgaben werden in Teilschritte zerlegt und in der Liste eingereiht (etwa 1.1, 1.2., 2.1, 2.2, 2.3…). So können klarere Schritte definiert werden. Die Gefahr ist jedoch, dass der große Vorteil einer einfachen Liste mit guter Übersicht verloren geht.

Sonderfall: Die Not-ToDo-Liste

Eine besondere Variante ist die sogenannte Not-ToDo-Liste. Hier tragen Sie all das ein, was Sie tunlichst lassen sollten. Mögliche Beispiele sind negative Eigenschaften oder schlechte Gewohnheiten, die Sie loswerden wollen. Die Not-ToDo-Liste ist eine Erinnerung und hilft dabei, besser zu werden. Mögliche Punkte für Ihre Liste als Inspiration::

Perfektionismus
Es allen recht machen wollen
Übereifer
Prokrastination
Ständig Sorgen machen
Lästern
Aufgeben
Ziele aus den Augen verlieren

Vorlage: ToDo-Liste als Download

Es gibt zahlreiche Programme, mit denen Sie ToDo-Listen erstellen können. Neben dem Klassiker Excel können Sie sich eine Vielzahl von Apps herunterladen. Bei umfangreichen und komplexen Listen kann eine digitale Lösung sinnvoll sein. Einträge lassen sich umstellen, ergänzen oder korrigieren. Dafür dauert die Eingabe meist länger. Handschriftliche Notizen haben hingegen einen besonders hohen Merkeffekt – es droht aber Zettelwirtschaft, wenn Sie nicht gut organisiert sind.

Ein „richtig“ oder „falsch“ gibt es dabei nicht. Die ToDo-Liste muss Ihnen helfen, um Aufgaben produktiv zu meistern. Ob Sie diese direkt am Computer erstellen oder ausdrucken: Hier können Sie sich Vorlagen für eine ToDo-Liste kostenlos herunterladen:

Vorlage: ToDo-Liste (Word)

Vorlage: ToDo-Liste (PDF)

Vorteile: Warum sind ToDo-Listen so hilfreich?

Ein großer Vorteil von ToDo-Listen ist die Einfachheit. Keine andere Methode macht besseres Selbstmanagement so leicht und ist trotzdem effektiv. Doch hinter der Wirkung steht ein starker Psychoeffekt: der Zeigarnik-Effekt. Dieser besagt: Unerledigte Aufgaben bleiben im Gedächtnis und beschäftigen uns noch lange.

Die Gedanken kreisen immer wieder um die offenen Aufgaben, die Konzentration leidet und Produktivität ist kaum möglich. Das Aufschreiben einer ToDo-Liste wirkt psychologisch wie ein externer Arbeitsspeicher. Sie können Ihre volle Aufmerksamkeit auf die aktuelle Aufgabe richten und lassen sich nicht so leicht ablenken. Hinzu kommen weitere positive Effekte von ToDo-Listen:

Sie schaffen Ordnung
Manchmal hat man so viel zu tun, dass am Ende irgendetwas liegen bleibt. Sie haben vor lauter Stress einfach nicht mehr daran gedacht. Mit einer ToDo-Liste schaffen Sie die benötigte Ordnung. Sie können vorher in Ruhe alle Aufgaben aufschreiben und diese im Anschluss erledigen.
Sie sorgen für Verbindlichkeit
Aufgeschriebene Aufgaben lassen sich nicht so leicht ignorieren oder aufschieben. Schon durch das schriftliche Festhalten sorgen Sie für mehr Verbindlichkeit. Wenn Sie wirklich etwas schaffen wollen, sollten Sie es deshalb auf jeden Fall auf Ihre ToDo-Liste setzen.
Sie motivieren für weitere Aufgaben
Das Abhaken erledigter Aufgaben ist sehr motivierend. Es fühlt sich gut an, wieder ein ToDo durchstreichen zu können und zu sehen, was Sie schon geschafft haben. Gleichzeitig merken Sie, wie die restlichen Aufgaben weniger werden – auch das bringt Energie für die nächste Herausforderung.

12 Tipps für bessere ToDo-Listen

ToDo-Listen kann jeder erstellen, doch nutzen Sie dabei auch das volle Potenzial der Methode? Natürlich soll die Liste übersichtlich und strukturiert sein, doch das ist nicht alles. Mit diesen 12 Tipps holen Sie das Maximum aus Ihren ToDo-Listen heraus:

1. Wählen Sie das passende Tool

Haben Sie ständig das Smartphone in der Hand und halten dort alles fest? Oder bevorzugen Sie ein klassisches Notizbuch? Überlegen Sie sich, welche Option zu Ihnen und Ihrer Arbeitsweise passt. Wenn Sie ohnehin alles digital erledigen, kann eine App die richtige Wahl sein. Einige drucken ToDo-Listen aber auch gerne aus und hängen sie auf.

2. Erstellen Sie Ihre To-Do-Liste abends

Der optimale Zeitpunkt für die Erstellung von ToDo-Listen ist bereits der Vorabend. Hier ist Ihnen noch im Gedächtnis, was am Tag passiert ist – daraus leiten Sie die Aufgaben für den kommenden Tag ab. So vergessen Sie nichts. Außerdem gehen Sie entspannter ins Bett, können wirklich abschalten und am nächsten Morgen sofort loslegen.

3. Tragen Sie keine Kleinigkeiten ein

ToDo-Listen werden oft viel zu lang. Der Grund: Es werden unnötige Kleinigkeiten eingetragen. Diese verstoßen Ihre Listen und lenken von den wirklich wichtigen Dingen ab. Folgen Sie lieber der 2-Minuten-Regel: Alles, was Sie in zwei Minuten erledigen können, machen Sie sofort, statt es aufzuschreiben. Was länger dauert und übrig bleibt, kann auf die Liste.

4. Tragen Sie keine Termine ein

ToDo-Listen sind kein Kalender, Termine gehören deshalb nicht hinein. Das macht die Aufzählung nur unübersichtlich. Termine sind dabei keine Deadlines – die dürfen natürlich in die Liste. Ein Beispiel: Der Termin „14 Uhr Telefonat mit Frau Müller“ gehört nicht in die ToDo-Liste. Die Deadline „Angebot für Frau Müller bis 13:45 Uhr fertigstellen“ kann die entsprechende Aufgabe aber ergänzen.

5. Arbeiten Sie mit Farben

Für mehr Übersichtlichkeit kann eine farbliche Gestaltung sorgen. Weisen Sie jeder Farbe eine bestimmte Bedeutung zu und machen Sie es sich einfacher, die wichtigsten Informationen auf einen Blick zu finden. So können besonders wichtige Aufgaben eine Farbe bekommen oder eine kurze Deadline farblich markiert werden. Zu bunt sollte es jedoch nicht werden. Dann tritt der gegenteilige Effekt ein und das Farbchaos wirkt verwirrend.

6. Halten Sie Ihre To-Do-Liste flexibel

Ihre Liste ist nicht in Stein gemeißelt. Meist kommen im Laufe des Tages Aufgaben hinzu, andere fallen weg. Digitale Listen lassen sich dabei einfacher anpassen und überarbeiten. Handschriftliche Listen müssen möglicherweise neu verfasst werden. Planen Sie aber bereits bei der Erstellung genügend Platz für Änderungen ein.

7. Sammeln Sie nur Aufgaben für einen Arbeitstag

Die ToDo-Liste sollte genau einen Tag umfassen. Dann haben Sie alle Aufgaben und Ihr Tagesziel klar vor Augen. Aufgaben, die noch Wochen oder Monate entfernt liegen, blähen Ihre ToDo-Liste nur unnötig auf. Schreiben Sie diese zunächst in einen Kalender. Markieren Sie den Tag, an dem Sie mit dem Projekt beginnen wollen. Ab diesem Zeitpunkt tauchen die Aufgaben dann in Ihrer täglichen ToDo-Liste auf.

8. Brechen Sie große Aufgaben herunter

Indem Sie die großen Aufgaben, in Unteraufgaben unterteilen, erstellen Sie einen besseren Fahrplan. Sie haben genau vor Augen, welche Schritte notwendig sind, um Ihre Aufgabe abzuschließen. Die Herausforderungen wirken nicht so einschüchternd. Zusätzlich haben Sie schneller das Gefühl, etwas geschafft zu haben, wenn Sie Teilaufgaben abhaken können.

9. Nutzen Sie Schlagwörter

Durch Schlagwörter bleibt Ihre Liste übersichtlich und Sie müssen keine langen Formulierungen eintragen. Sie können beispielsweise die Namen Ihrer Projekte als Keywords vergeben und darunter kurz die Aufgaben notieren oder Sie trennen in Projektarbeit und Verwaltungsarbeit, wie Rechnungen schreiben und ähnliches.

10. Gewichten Sie Ihre Aufgaben

Damit Sie besser auf den ersten Blick erkennen können, welche Ihrer Aufgaben Vorrang haben, können Sie diese entsprechend ihrer Priorität unterschiedlich kennzeichnen. Dabei können Sie beispielsweise die ABC-Methode anwenden: A für sehr wichtig (sofort erledigen), B für weniger wichtig (später erledigen oder delegieren) und C für kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen).

11. Machen Sie sich weitere Notizen

Betrachten Sie Ihre ToDo-Liste nicht nur als Erinnerung, sondern als Arbeitsmittel. Lassen Sie bei der Erstellung Platz oder fügen Sie gleich eine leere Spalte hinzu. So können Sie sich weitere Notizen machen, wenn der Chef Informationen weiterleitet oder ein Kunde neue Wünsche äußert. Ihre Liste sieht dann weniger wie eine klassische Liste aus, sondern mehr wie eine Tabelle, in der Sie auf einen Blick Aufgaben und wichtige Informationen sehen können.

12. Machen Sie die Liste sichtbar

ToDo-Listen bringen am meisten, wenn Sie diese sehen und zur Hand haben – jederzeit und überall. Im Smartphone, in Form eines Notizblocks oder Organizers, den sich ständig mit sich führen. Oder als Kopie der Liste, die Sie am Kühlschrank oder am Monitor aufhängen. Digitale Listen können Sie auch zur Browser-Startseite machen. Dann sehen Sie sie jedes Mal, wenn Sie online gehen.

Nutzen Sie die 1-3-5-Regel

Gerade bei der Priorisierung von Listen kann die 1-3-5-Regel helfen. Der einfache Gedanke: Eine ideale ToDo-Liste besteht aus nicht mehr als drei Blöcken:

Ganz oben steht nur ein Punkt – die wichtigste Aufgabe des Tages.
Darunter stehen drei wichtige Aufgaben, die ebenfalls erledigt werden sollten.
Es folgen fünf kleinere Aufgaben, die man abarbeiten sollte, aber nicht muss.

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