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To Do Liste: Wie erstellen? + Vorlagen zum Ausdrucken

Eine To Do Liste steigert die Produktivität enorm. Praktisch jede Zeitmanagement-Methode basiert am Ende auf einer übersichtlichen Auflistung wichtiger Aufgaben mit klaren Prioritäten zum Erledigen und Abhaken. To-Do-Listen sind ebenso einfach wie effizient. Was aber macht sie zum Erfolgsmodell im Zeit- oder Projektmanagement? Wir zeigen Ihnen die Vorteile und besten Tipps für noch bessere Aufgabenlisten – inklusive kostenloser Vorlagen…



To Do Liste: Wie erstellen? + Vorlagen zum Ausdrucken

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Was ist eine To Do Liste?

Eine To Do Liste (synonym: Aufgabenliste) ist eine Übersicht aller anstehender Aufgaben und offener Punkte, die innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens erledigt werden müssen. Die einfachste Form ist eine Liste zum Abhaken – wie zum Beispiel eine Einkaufsliste.

Es gibt aber auch komplexere To-Do-Listen im Projektmanagement und in der Aufgabenplanung, die zusätzlich Verantwortung, Mitteleinsatz und Zeitaufwand regeln (siehe: Kanban Board). In erster Linie dienen solche Listen aber der effizienten Selbstorganisation.

Vorteile einer To Do Liste

Der größte Vorteil einer To Do Liste ist, dass sie das Gedächtnis entlastet (siehe: Zeigarnik-Effekt). Wir müssen die offenen ToDos (= Tasks) nicht mehr im Hinterkopf behalten und uns merken, sondern können uns ganz auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren.

Weitere Vorteile sind:

Überdies sorgen Listen für mehr Klarheit und Verbindlichkeit: Was wir aufgeschrieben haben, können wir schwerer ignorieren oder aufschieben.

To-Do-Listen sind ein Klassiker im Zeitmanagement und dienen sowohl als Aufgabenplan wie zur Erfolgskontrolle. Das Abhaken erledigter Aufgaben oder erreichter Ziele verschafft uns zudem einen psychologischen Motivationskick.

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To Do Liste Vorlagen zum Ausdrucken (kostenlos)

Wenn Sie eine To Do Liste erstellen wollen, können Sie hierzu gerne unsere kostenlosen Vorlagen zum Ausdrucken, Ausfüllen und Abhaken verwenden. Diese können Sie sich hier einfach als Excel-Tabelle, Word-Vorlage oder PDF zum Ausdrucken herunterladen:

To Do Liste Vorlage (Excel) To Do Liste Vorlage (Word) To Do Liste Vorlage (PDF)

To Do Liste Vorlage Zum Ausdrucken

Ein „Richtig“ oder „Falsch“ gibt es beim Erstellen und Gestalten der Notizen und Merkzettel übrigens nicht. Allein auf Pinterest gibt es zig Muster und Beispiele. Solange Sie damit gut organisiert sind und arbeiten können, erfüllen die Vorlagen ihren Zweck.

To-do-Liste: Online oder auf Papier?

Für einfache Ziele, Projekte oder Aufgaben reicht meist schon eine handgeschriebene Liste zum Abhaken auf einem Blatt Papier oder Post-it. Auf dem Smartphone lassen sich ebenfalls bequem einfache Merklisten zum Abhaken erstellen. Bei umfangreicheren Aufgaben empfehlen wir zur Verwaltung der Tätigkeiten jedoch eher To-Do-Listen online oder als App. Beispiele für solche Angebote sind Todoist, Trello oder Things (Mac).


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Welche Arten einer To Do Liste gibt es?

Für To-do-Listen gibt es unterschiedliche Arten und Formen. Wie Sie eine To Do Liste erstellen, hängt davon ab, wie komplex die Aufgabe oder das Ziel ist. Das sind die häufigsten Listenarten:

1. Einfache To Do Liste

Eine einfache To Do Liste besteht entweder aus einer Aufzählung, die Sie der Reihe nach durchstreichen oder aus einer Tabelle mit zwei Spalten: Links stehen die Aufgaben, rechts haken Sie diese ab. Dabei ist es sinnvoll, die einzelnen ToDos zunächst zu priorisieren, also nach ihrer Bedeutung und Dringlichkeit zu sortieren:

Einfache To Do Liste Beispiel

Aufgabe erledigt
Priorität 1
Priorität 2
Priorität 3

2. Erweiterte To Do Liste

Die erweiterte To Do Liste enthält zusätzlich eine Spalte mit dem voraussichtlichen (zeitlichen) Aufwand sowie einer Deadline, also dem spätesten Zeitpunkt, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Weil der Aufwand nur geschätzt werden kann, sollten Sie beim Erstellen der Liste stets einen Zeitpuffer einplanen.

Erweiterte To Do Liste Beispiel

Aufgabe Aufwand (Zeit) Deadline Ok?
ToDo 1 3 Std. TT.MM.JJJJ
ToDo 2 5 Std. TT.MM.JJJJ
ToDo 3 2 Std. TT.MM.JJJJ

3. Komplexe To Do Liste

Bei der komplexen To Do Liste werden die Spalten noch einmal erweitert und die benötigten Mittel sowie die dafür verantwortlichen Mitarbeiter ergänzt. Als Projektmanager können Sie die jeweiligen Aufgaben zudem in Teilschritte zerlegen. Die Gefahr ist jedoch, dass die Übersicht mit jeder Erweiterung verloren geht.

4. Not-To-Do-Liste

Die Not-To-Do-Liste ist eine Mahnliste, ein Denkzettel oder Erinnerung daran, was wir nicht mehr tun wollen und sollten. Das können negative Verhaltensmuster oder schlechte Gewohnheiten sein, die Sie ablegen wollen – zum Beispiel Perfektionismus oder Prokrastination.

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To Do Liste erstellen: 13 Tipps

Egal, welche To Do Liste Vorlage oder Online-App Sie nutzen: To-Do-Listen kann jeder erstellen! Um jedoch das volle Potenzial der Aufgabenlisten auszuschöpfen, haben wir die besten Tipps und Ideen für Sie zusammengestellt, mit denen Ihre To Do Liste noch effektiver wird und Sie Ihre Arbeit noch produktiver organsieren können…

1. Gewichten Sie Ihre ToDos

Eine To Do Liste braucht in der Regel eine klare Hierarchie. Im ersten Durchlauf schreiben Sie alles auf, was ansteht. Im zweiten Schritt werden die Punkte nach Priorität sortiert und gewichtet. Dafür gibt es unterschiedliche Methoden. Zu den Klassikern gehören das Eisenhower-Prinzip und die ABC-Methode: A steht für besonders wichtige Aufgaben (sofort erledigen!), B für weniger wichtige (später erledigen oder delegieren) und C für kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen).

To Do Liste erstellen ABC Analyse Definition Beispiel Zeitmanagement Berechnung

2. Tragen Sie keine Termine ein

To Do Listen sind keine Kalender! Termine gehören nicht hinein, ebensowenig Gedanken oder Ideen. Dafür eignen sich eher ein Bullet Journal oder Tagebuch. Deadlines dagegen dürfen natürlich in die Aufzählung und Liste. Beispiel: Der Termin „14 Uhr Telefonat mit Frau Müller“ gehört nicht in die To Do Liste. Die Deadline „Angebot für Frau Müller bis 13 Uhr fertigstellen“ kann die entsprechende Aufgabe aber ergänzen.

3. Nutzen Sie Schlagwörter

Durch kurze Schlagwörter bleibt die Liste übersichtlich – zum Beispiel: „Angebot erstellen“ oder „Rechnung schreiben“. Lange Formulierungen oder ganze Sätze machen To-Do-Listen unübersichtlich. Vergeben Sie bei mehreren Projekten, den jeweiligen ToDos oder Abschnitten eindeutige Namen. So kommt in der Liste nichts durcheinander.

TIPP: Nutzen Sie Verben in den Aufgabenbeschreibungen – nach dem Muster: Stichwort + Verb. „Social Media Post“ sagt nicht viel, Social Media Post „erstellen“ oder „um 14 Uhr posten“ sagt Ihnen auf einen Blick, was zu tun ist.

4. Nutzen Sie die 1-3-5-Regel

Um den Überblick zu behalten, kann es sinnvoll sein, mehrere Listen zu erstellen – zum Beispiel für jedes Projekt eine eigene. Ebenso können Sie dabei Ihren Workflow oder typischen Arbeitsrhythmus berücksichtigen (siehe: Timeboxing). Profis empfehlen zur Priorisierung des Tagesplaners die sogenannte 1-3-5-Regel. Danach besteht eine effektive To Do Liste aus maximal drei Blöcken: Auf Platz 1 der wichtigste Punkt des Tages; darunter drei wichtige Aufgaben, die ebenfalls noch heute erledigt werden müssen. Schließlich folgen fünf kleinere Aufgaben, die man abarbeiten sollte, aber nicht muss.

1 3 5 Regel Aufgaben Definition Funktion Methode Grafik

5. Arbeiten Sie mit Farben

Für mehr Übersichtlichkeit sorgen Farben und bunte Textmarker. Weisen Sie jeder Farbe eine bestimmte Bedeutung zu und markieren Sie entsprechende Tasks. So finden Sie wichtige Informationen später sofort auf einen Blick. Beispiel: Besonders wichtige Aufgaben können die Signalfarbe Rot bekommen, ebenso können Sie kurze Deadlines farblich kennzeichnen. Nur bitte nicht zu bunt treiben: Dann tritt der gegenteilige Effekt ein, und das Farbchaos verwirrt.

6. Tragen Sie keine Kleinigkeiten ein

To Do Listen werden oft zu lang. Der Grund dafür sind unnötige Kleinigkeiten, die die Aufgabenlisten aufblähen und von den wirklich wichtigen ToDos ablenken. Folgen Sie stattdessen der 2-Minuten-Regel: Alles, was Sie in 2 Minuten erledigen können, machen Sie sofort, statt es aufzuschreiben. Was länger dauert und übrig bleibt, kann auf die Aufgabenliste.

TIPP: Fassen Sie gleichartige Aufgaben möglichst zu einem Block zusammen (siehe: Batching). Das erzeugt nicht nur Mini-Routinen, die Sie produktiver machen. Wiederholende Tätigkeiten zu bündeln, spart auch eine Menge Zeit, weil Sie weniger zwischen einzelnen Tasks hin und her wechseln.

7. Erstellen Sie die To-Do-Liste abends

Der optimale Zeitpunkt zum Erstellen einer To Do Liste ist in der Regel der Vorabend. Hierfür reichen schon 5 bis 10 Minuten Zeit. Am Abend ist Ihnen außerdem noch im Gedächtnis, was am Tag passiert oder liegen geblieben ist – daraus leiten Sie die Aufgaben für den kommenden Tag ab. So vergessen Sie nichts. Überdies gehen Sie entspannter ins Bett, können wirklich abschalten und am nächsten Morgen sofort loslegen.

8. Sammeln Sie nur Aufgaben für einen Arbeitstag

Idealerweise strukturieren und organisieren Sie mit der To Do Liste maximal einen Tag. So haben Sie alle Aufgaben und Ihr Tagesziel vor Augen. Aufgaben, die noch Wochen oder Monate entfernt liegen, können Sie stattdessen in einen Wochenplan oder Monatsplan beziehungsweise Kalender auslagern.

9. Brechen Sie große Aufgaben herunter

Indem Sie große Aufgaben oder Projekte in kleine Teilschritte zerlegen, strukturieren Sie das Projekt nicht nur besser – die einzelnen Schritte wirken auch nicht so einschüchternd und sorgen beim Abhaken jedes Mal für ein kleines Erfolgserlebnis. Das motiviert.

Zusätzlicher Vorteil: Müssen Teilschritte verschoben werden – zum Beispiel, weil noch Informationen oder Tools fehlen – können Sie trotzdem abhaken, was schon erledigt ist, und die offenen Schritte auf die Folgeliste übertragen.

10. Halten Sie Ihre To-Do-Liste flexibel

Keine Liste ist in Stein gemeißelt. Meist kommen im Laufe des Tages Aufgaben hinzu, andere fallen weg. Digitale Listen lassen sich in dem Fall einfacher anpassen und überarbeiten. Handschriftliche Listen müssen möglicherweise neu verfasst werden. Lassen Sie daher schon beim Erstellen genügend Platz zwischen den Zeilen für mögliche Änderungen.

11. Machen Sie sich weitere Notizen

Betrachten Sie Ihre To Do Liste nicht nur als Erinnerung, sondern als Arbeitsmittel: Wenn Sie die Liste erstellen, lassen Sie ruhig noch eine leere Spalte Platz für weitere Notizen. Die Liste sieht dann zwar mehr wie eine Tabelle aus, aber Sie können jederzeit noch wichtige Ideen oder Aufgaben für den nächsten Tag ergänzen.

12. Wählen Sie das passende Tool

Haben Sie ständig das Smartphone in der Hand und halten dort alles fest? Oder bevorzugen Sie ein klassisches Notizbuch? Überlegen Sie sich, welche Option zu Ihnen und Ihrer Arbeitsweise passt. Wenn Sie ohnehin alles digital erledigen, kann eine App die richtige Wahl sein. Einige drucken To Do Listen aber lieber aus und hängen sie auf.

13. Machen Sie die Liste sichtbar

To Do Listen bringen am meisten, wenn Sie diese im Blick oder zur Hand haben – jederzeit und überall. Im Smartphone, in Form eines Notizblocks oder Organizers auf dem Schreibtisch oder als Post-it auf dem Kühlschrank oder am Monitor. Online Do To Listen können Sie wiederum zur Browser-Startseite machen. Dann sehen Sie diese jedes Mal, wenn Sie ein neues Fenster oder Tab öffnen.

Und das Beste: Den Punkt „To-do-Liste erstellen lernen“ können Sie schon jetzt abhaken. Den haben Sie mit dieser Lektüre und unseren 13 Tipps bereits erledigt.

Bonus: 10 gute Gründe für Listen

1. Gott hat es vorgemacht

Als Gott den Menschen seinen Willen mitteilen wollte, gab er Ihnen zehn Gebote auf den Weg. Am Ende waren es mehr, aber diese ersten zehn Gebote sind die wichtigsten – und bekanntesten. Auch diese biblische Liste gehorcht einer hierarchischen Rangfolge. So schränkte Jesus selbst ein: Die beiden wichtigsten Gebote davon seien: „Du sollst Deinen Herrn und Gott von ganzem Herzen lieben und deinen Nächsten wie dich selbst.“ Und wenn schon Gott Listen liebt – wer sind wir, dass wir sie ablehnen?

Listen 10 Gebote Grafik

2. Listen verringern Komplexität

Insbesondere wenn es darum geht, Produkte vergleichbarer zu machen, vereinfachen Listen den Arbeitsaufwand enorm. Die Stiftung Warentest macht sich dieses Prinzip regelmäßig zunutze: Statt ewig langen Textwüsten, die beschreiben, was dieses oder jenes Produkt kann oder nicht, legt die Redaktion die wichtigsten Verbraucherkriterien fest, prüft und bewertet diese und fasst die Ergebnisse in einer übersichtlichen Tabelle zusammen. Statusreports und Excel-Tabellen machen oft nichts anderes.

3. Listen ordnen das Chaos

Wir leben in einer Zeit des Informationsüberflusses – um nicht gleich von „Contentinflation“ oder „Infoterror“ zu sprechen. Das Leben steckt voller Zufälle, Ziele und chaotischer Abfolgen. Listen bringen dieses Durcheinander zumindest etwas mehr in Ordnung. Selbst wenn sich Äpfel und Birnen sprichwörtlich nicht vergleichen lassen – auf einer „Liste der beliebtesten Früchte“ existieren sie wieder in friedlicher Harmonie.

4. Listen machen populär

Wer ist die Nummer 1 der deutschen Album-Charts? Wie heißen die 500 reichsten Menschen der Welt? Wer ist der aktuelle Spiegel-Bestseller? Wer ist hot – wer not? Ranglisten erfüllen unser Bedürfnis nach Wettbewerb und Vergleichbarkeit. Wer sie anführt, dem haftet der Nimbus eines Siegers an.

5. Listen erleichtern das Erinnern

Das beste Beispiel hierfür ist die Einkaufsliste: Eier, Butter, Zucker, Milch – Was wollte ich doch gleich besorgen? Auch Rezepte helfen dabei, sich Wesentliches zu merken. Gleiches gilt für die „Greatest Hits“ der Achtzigerjahre. Gezielt und systematisch angewandt, können Listen sogar noch mehr – siehe nächster Punkt…

6. Listen verhindern das Prokrastinieren

Das gilt vor allem dann, wenn es sich um eine To Do Liste handelt: Ihr Sinn besteht vor allem im Selbstmanagement. Indem anstehende Aufgaben gewichtet und nach Relevanz sortiert werden, bekommen wir sowohl eine Übersicht über den Arbeitsaufwand wie auch über die Arbeiten selbst, beziehungsweise das, was bereits erledigt wurde. Ebenso sehen wir sofort, was wir am Tag schaffen sollen oder können – und vermeiden so Überlastung oder Unterforderung.

7. Listen amüsieren

Das Leben ist kurz – Listen zum Glück auch! Das macht sie nicht nur extrem lesefreundlich: Es spart auch Zeit und sorgt für Ablenkung und Amüsement. Vor allem wenn die Listen nicht allzu ernst gemeint sind. Etwa eine Liste über den beliebtesten Wurstbelag, eine Hitparade der schlechtesten Aprilscherze aller Zeiten, ein Ranking der dümmsten Powerpointpräsentationen, der schlechtesten Manager oder peinlichsten Sexunfälle. Solche Übersichten erfüllen nicht wirklich einen Zweck, haben aber – genau wie unnützes Wissen – einen hohem Unterhaltungswert.

8. Listen fordern heraus

Deutschlands beliebteste Arbeitgeber; die besten Unis; bin ich sexy? – Solche Listen spornen an. Manche Menschen mehr als andere. Aber gerade im Wirtschaftsleben, das von Wettbewerb und den Kämpfen um Kunden, Marktanteile und Talente beherrscht wird, fordern solche Listen die Beteiligten heraus, ihren Rangplatz und Status mindestens zu verteidigen. Und nicht zuletzt sind die Listen ein wichtiger Teil der Markenbildung.

9. Listen fordern uns heraus

Mal ehrlich: Lesen Sie Listen gerne, denen Sie 100 Prozent zustimmen? Eben. Listen sind eine wunderbar kompakte Offerte zum Widerspruch und zur Diskussion. Sie animieren Leserinnen und Leser dazu, nach besseren Beispielen zu suchen. Deshalb sind Listen manche auch erst dann stimmig, wenn Sie kleinere Fehler enthalten.

10. Listen machen den Listenführer populär

Weil Menschen Listen lieben, verschaffen sie dem Autor und Ersteller solcher Hitparaden viel Aufmerksamkeit – ein Umstand, den insbesondere Zeitungen und Zeitschriften immer wieder Nutzen: Deutschlands beste Ärzte; die besten Anwälte; die besten Geschenkideen… Solche Titel verkaufen sich gut. Und da Top10 Listen so mächtig sind, bringen diese Leser auch dazu, jeden einzelnen Punkt aufmerksam zu bis zum Ende zu lesen. Q.e.d.


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