Urlaubsvertretung planen: Ich bin dann mal weg

Der Urlaub ist gebucht, nur noch wenige Tage, dann können Sie entspannen – aber haben Sie an die Urlaubsvertretung gedacht? Bevor Sie Ihren Schreibtisch für die nächsten Wochen räumen können, steht noch diese wichtige Aufgabe an, Sie müssen Ihre Urlaubsvertretung planen. Auch in Ihrer Abwesenheit geht das Geschäftsleben weiter. Kunden müssen betreut, Projekte abgeschlossen und Anträge bearbeitet werden. Die Organisation, wer diese Aufgaben während Ihres Urlaubs übernimmt, ist für den Ablauf unerlässlich. Nur so können Sie am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub entspannt sagen: Ich bin dann mal weg…

Urlaubsvertretung planen: Ich bin dann mal weg

Wer kann die Urlaubsvertretung übernehmen?

Ideal ist, wenn mehrere Kollegen aus derselben Abteilung an ähnlichen Aufgabenfeldern arbeiten und sich gegenseitig im Urlaub oder bei Krankheit vertreten können. Das funktioniert natürlich nicht immer.

Je nach Kenntnisstand und Verantwortungsbereich kommen mehrere Arbeitnehmer als Urlaubsvertretung infrage:

  • Direkter Kollege

    Kollegen aus demselben Büro oder derselben Abteilung sind die ideale Urlaubsvertretung. Meist liegt die gleiche fachliche Eignung vor. Dadurch, dass man bereits länger so nah zusammenarbeitet, bekommt jeder etwas vom anderen mit – sei es, dass man die Pausen miteinander verbringt oder sich über schwierige Kunden austauscht, um Rat fragt und Ähnliches. Weil diese Kollegen quasi automatisch und immer auf dem Stand der Dinge sind, fällt hier eine Übergabe vergleichsweise leicht aus. Oft vertreten diese Kollegen sich gegenseitig.

  • Auszubildender

    Hier kommen vor allem Auszubildende ab dem zweiten Lehrjahr infrage. Genau wie beim direkten Kollegen kennt der Auszubildende das Unternehmen bereits, wenn auch eine vergleichsweise kürzere Zeit. Die Abteilung, Kollegen und die Abläufe dürften grob bekannt sein. Je nachdem, wie fortgeschritten die Ausbildung bereits ist, muss eine längere und gründlichere Einarbeitung für die Urlaubsvertretung angedacht werden, idealerweise wird der Azubi bereits eine geraume Zeit vor dem Urlaub in die Tätigkeiten eingewiesen.

  • Aushilfe

    Hier lassen sich wenig generelle Aussagen treffen, da das Gelingen der Urlaubsvertretung davon abhängt, welche Qualifikationen die Aushilfe mitbringt. Handelt es sich um einen Mitarbeiter, der beispielsweise von einer Vollzeittätigkeit in Teilzeitarbeit gegangen ist, der sich aber prinzipiell mit den Vorgängen auskennt? Oder geht es um einen Werkstudenten, der eher als „Mädchen für alles“ wenig anspruchsvolle Tätigkeiten bisher erledigt hat? Geklärt werden muss nicht nur die fachliche Seite, sondern auch, ob das Stundenkontingent ohne Weiteres angehoben werden kann.

  • Externer Mitarbeiter

    In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, auf externe Mitarbeiter zurückzugreifen. Hierfür wird meist auf Personal über Zeitarbeitsfirmen oder eine Personalvermittlung zurückgegriffen. Wichtig ist hier, die Qualifikationen und Verantwortungsbereiche vorab genau zu klären.

  • Keine Urlaubsvertretung

    Eine sehr unbefriedigende Lösung für sämtliche Seiten ist die, dass es keine Urlaubsvertretung gibt. Das kann sich nicht nur negativ auf die Kundenbindung auswirken, sondern würde dem eigentlichen Erholungszweck von Urlaub zuwiderlaufen. (Zu den weiteren Folgen siehe nächster Abschnitt.)

Fehlervermeidung: Dafür braucht es eine gute Urlaubsvertretung

Arbeitnehmer haben einen berechtigten Anspruch auf Urlaub, der ihnen auch durch das Bundesurlaubsgesetz (BurlG) zugesichert ist. Doch gerade die Zeit davor stellt die Nerven einiger Beschäftigter noch einmal auf die Probe: Zunächst müssen Sie sich in der Urlaubsplanung mit Ihren Kollegen einigen: Wer fährt wann in den Urlaub? Wer geht einen Kompromiss ein, damit alle zufrieden sind? Nicht selten kommt es im Büro zu großen Diskussionen bei diesem Thema.

Sind am Ende alle (mehr oder weniger) zufrieden und haben ihren Urlaub eingetragen, steht gleich die nächste Baustelle an: Die Urlaubsvertretungen für alle Kollegen müssen geplant werden. Schließlich bedeutet Urlaub nicht, dass Kunden und Aufgaben ebenfalls zwei Wochen warten, bis Sie sich das nächste Mal melden.

Um das absolute Chaos zu vermeiden und die im Büro verbliebenen Kollegen vor einem riesigen Berg an Zusatzaufgaben zu bewahren, ist eine gute Organisation erforderlich. Bleibt diese aus oder werden bei der Planung der Urlaubsvertretung Fehler gemacht, können unnötige und vor allem unangenehme Konsequenzen auftreten:

  • Es bleiben viele Aufgaben unerledigt liegen.

    Dies ist die häufigste Vorgehensweise während der Urlaubszeit. Wenn die reduzierte Belegschaft es nicht schafft, alle anfallenden Aufgaben zu erledigen, werden zunächst die dringendsten Prioritäten abgearbeitet. Auf diese Weise kann bei Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub ein großer Berg an Aufgaben auf Sie warten. Nicht gerade ein entspannter erster Arbeitstag.

  • Die Kollegen leiden unter der Mehrarbeit.

    Wenn Sie nicht im Büro sind, bleiben Ihre Aufgaben logischerweise an den Kollegen hängen. Bei mangelhafter Vorbereitung und Organisation kann dies zu einer großen Belastung werden. Das lässt sich verhindern, indem Sie Ihre Urlaubsvertretung sorgfältig planen und sich vor Ihrem Abschied noch einmal vergewissern, dass für die Zeit Ihres Urlaubs an alles gedacht wurde.

  • Sie müssen aus dem Urlaub zurückkommen.

    Es ist die absolute Ausnahme, aber nicht vollkommen unmöglich. Aus wichtigen betrieblichen Gründen, beispielsweise wenn in einem kleinen Betrieb während Ihres Urlaubs mehrere Krankheitsfälle auftreten und der gesamte Betrieb zusammenzubrechen droht. Die Urlaubsvertretung bietet keine hundertprozentige Sicherheit, doch Sie hilft dabei, Aufgaben zu delegieren und die Krise abzuwenden.

Muss ich mich selbst um eine Urlaubsvertretung kümmern?

Muss ich mich selbst um eine Urlaubsvertretung kümmernBevor Sie sich nun fragen, ob Ihnen der Urlaub verweigert werden kann, wenn Sie sich nicht um die Urlaubsvertretung kümmern: Nein, Sie als Arbeitnehmer müssen sich nicht selbst darum kümmern.

Sie haben einen gesetzlich garantierten Urlaubsanspruch und nach dem dürfte Ihnen der Chef den Urlaub nur wegen dringender betrieblicher Belange verweigern, aber nicht, weil Sie etwa keine Urlaubsvertretung organisiert haben (§ 7 BurlG).

Üblicherweise ist der also der Arbeitgeber für die Urlaubsvertretung verantwortlich, denn ihm obliegt das sogenannte Direktionsrecht (auch als Weisungsrecht bekannt).

Das bedeutet, dass er als Ihr Vorgesetzter bestimmen kann, wer welche Aufgaben übernimmt – so auch in Ihrer Abwesenheit. Allerdings kann es – je nach Betriebsgröße – durchaus sein, dass der Arbeitnehmer im Zweifel besser darüber informiert ist, wer gerade an welchen Aufgaben sitzt und womöglich inhaltlich verwandte Aufgaben bearbeitet.

Somit kann es im Sinne eines reibungslosen Arbeitsflusses sein, wenn Sie mit Ihrem Chef abstimmen, wer für Sie die Urlaubsvertretung übernimmt.

Urlaubsvertretung planen: Diese Fragen müssen geklärt sein

Im Urlaub wollen Sie sich entspannen, abschalten und für eine Zeit nicht an die Arbeit denken. Das ist Ihr gutes Recht und außerdem die beste Möglichkeit, um Stress abzubauen und nach dem Urlaub erholt und motiviert an den Arbeitsplatz zurückzukehren. Die Praxis sieht jedoch in vielen Fällen anders aus.

Viele Arbeitnehmer sind sogar im Urlaub weiterhin erreichbar – per Mail oder auch am Telefon, wenn Fragen oder Probleme auftauchen. Beste Voraussetzung, um in der freien Zeit nicht ständig mit den Gedanken in Richtung Büro abzuschweifen, ist das gute Gefühl, dass die Urlaubsvertretung in der Abwesenheit alles im Griff hat. Damit dabei alles glatt läuft und keine kurzfristigen Probleme auftreten, sollten Sie diese Fragen im Vorfeld beantwortet haben.

  1. Haben Sie rechtzeitig Bescheid gesagt?

    Der Urlaub mag bereits vor einem halben Jahr gebucht sein, aber bitte erinnern Sie Ihre Kollegen etwa ein bis zwei Wochen vor Ihrem letzten Arbeitstag erneut daran, dass sie demnächst Ihre Urlaubsvertretung übernehmen. Sich einfach freitagnachmittags mit den Worten: Bis in drei Wochen! zu verabschieden, ist kein guter Stil. Ein frühzeitiger Hinweis gibt Ihrer Vertretung die Möglichkeit, sich vorab mögliche Aufgaben anzuschauen und Fragen zu klären.

  2. Haben Sie alle wichtigen Aufgaben erledigt?

    Bevor Sie in den Urlaub gehen, sollten Sie darauf achten, die wichtigsten Aufgaben bereits sehr erledigt zu haben. Die Urlaubsvertretung als Gelegenheit zu nutzen, um jemand anderem unliebsame Aufgaben aufs Auge zu drücken, mag zwar eine verlockende Idee sein, zeugt aber weder von Teamgeist noch von Hilfsbereitschaft. Neue, kurz vor dem Urlab begonnene und nicht abgeschlossene Aufgaben landen daher mit größerer Wahrscheinlichkeit wieder auf Ihrem Schreibtisch oder Sie werden im Urlaub gestört, weil ein Kollege, der erstmals mit diesen Inhalten zu tun hat, Sie kontaktieren muss.

  3. Haben Sie eine gründliche Übergabe durchgeführt?

    Während Ihres Urlaubs ist ein Kollege für Ihre Aufgaben und Projekte verantwortlich. Dementsprechend ist eine Übergabe empfehlenswert, bevor Sie in den Urlaub abreisen. Führen Sie Ihre Vertretung dabei in alle wichtigen Aufgaben und Abläufe ein, die in Ihrer Urlaubszeit relevant sind. Welche Projekte laufen aktuell? Gibt es Informationen, die dafür benötigt werden? Kurz gesagt: Bringen Sie Ihre Urlaubsvertretung auf den Stand, auf dem auch Sie sind, wenn Sie den Urlaub antreten. Um das Debriefing abzurunden, sollten Sie sich nicht nur einmal dem Kollegen alle wichtigen Orte und Unterlagen gezeigt haben. Fertigen Sie lieber eine Checkliste mit allen Punkten an, anhand derer er seine Arbeitsschritte eigenständig kontrollieren kann.

  4. Haben Sie eine Abwesenheitsnotiz hinterlassen?

    Sowohl Ihr E-Mail Postfach als auch Ihr Anrufbeantworter sollten Nachrichten zu Ihrer Abwesenheit enthalten. Diese sollte die wichtigsten Informationen enthalten: Wer ist Ihre Vertretung? Wie ist Ihre Vertretung zu erreichen? Wann sind Sie aus dem Urlaub zurück? Mit diesem Wissen steht es jedem frei, sich bei einem dringenden Anliegen an Ihre Vertretung zu wenden oder bis zu Ihrer Rückkehr zu warten. Die Abwesenheitsnotiz hat somit gleich zwei positive Effekte: Sie verhindert, dass dringende Anfragen unbeantwortet bleiben, sorgt aber gleichzeitig dafür, dass Kollegen nicht mit unwichtigen Nachrichten behelligt werden.

  5. Haben Sie alle wichtigen Unterlagen bereit gelegt?

    Für die Vertretung ist es eine Horrorvorstellung, das ganze Büro nach einer verflixten Kopie absuchen zu müssen, die einfach nicht auftauchen will. Damit nicht die Notwendigkeit aufkommt, Sie im Urlaub anzurufen, sollten Sie alle wichtigen Unterlagen an einem zentralen Ort bereit legen und in einem Ablageplan verzeichnen. Ein weiterer Vorteil dieses Systems: Die Vertretung weiß, wo alle wichtigen Unterlagen abzuheften sind. So müssen auch Sie bei Ihrer Rückkehr nicht mühsam alle Informationen suchen, die in den letzten Wochen zusammengekommen sind. Denken Sie auch an Zugänge zu Datenbanken und bestimmten Software-Tools oder Schlüssel zu Schränken und Räumlichkeiten.

  6. Haben Sie einen Ansprechpartner genannt?

    Sollte es trotz guter Vorbereitungen zu Fragen oder Problemen kommen, ist eine Urlaubsvertretung leider oft auf sich allein gestellt. Die meisten Kollegen sind schließlich im Urlaub. In dieser Situation kann eine einfache Liste Abhilfe schaffen. Notieren Sie Namen und Kontaktmöglichkeiten der wichtigsten Ansprechpartner, an die auch Sie sich bei Schwierigkeiten wenden. Das kann zum Beispiel der Administrator eines Servers oder der Projektmanager sein, der die Organisation übernimmt.

  7. Haben Sie einen Plan B?

    Es ist zwar pessimistisch, doch wer wirklich alle Eventualitäten abdecken will, sollte auch daran denken: Sollte Ihre Vertretung krankheitsbedingt ausfallen, kann ein Plan B die Rettung sein. Eine Möglichkeit hierfür sind Kollegen, die im Notfall einspringen oder auch freie Mitarbeiter.

Und wenn der Chef im Urlaub ist?

Urlaubsvertretung Vertretung am ArbeitsplatzEin ganz anderes Kaliber ist natürlich, wenn der Chef Urlaub macht – auch der braucht Erholung und muss einmal Sonne tanken. Wer kann da die Urlaubsvertretung übernehmen? Klar ist, dass es sich hierbei um eine absolute Vertrauensperson handeln muss.

Sie muss im Notfall mit der notwendigen Entscheidungsbefugnis ausgestattet sein und gegebenenfalls eine Zugriffserlaubnis zum E-Mail-Postfach besitzen.

Auch hier gilt natürlich im Vorfeld sorgfältige Planung: Welche Aufgaben können an welchen Kollegen delegiert werden, welche Projekte können bis zum Urlaubsantritt erledigt werden? Sprechen Sie auch mit Ihren Mitarbeitern über mögliche Mehrarbeit und den Abbau von Überstunden nach der Urlaubsphase. Das trägt zum Verständnis bei und beugt mögliche Konflikte vor.

Wenn Sie an alles gedacht haben, wünschen wir Ihnen einen schönen und erholsamen Urlaub!

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[Bildnachweis: Branislav Nenin by Shutterstock.com]
30. März 2020 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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