Urlaubsvertretung planen: Checkliste, wichtige Fragen + Tipps

Der Urlaub ist gebucht, die Koffer sind gepackt. Fehlt nur noch die Urlaubsvertretung! Auch die ist ein wichtiger Teil der Urlaubsplanung: Welcher Kollege übernimmt wichtige Aufgaben, kümmert sich um Kundenanfragen oder beantwortet E-Mails in der Abwesenheit? Bevor Sie also sagen: „Ich bin dann mal weg!“ bestimmen und briefen Sie einen Vertreter. Wir zeigen Ihnen, welche Punkte Sie bei der Urlaubsvertretung planen und beachten müssen und geben nützliche Tipps zur Organisation, damit die Entspannung nach dem Urlaub noch lange hält…

Urlaubsvertretung planen: Checkliste, wichtige Fragen + Tipps

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Wer muss sich um die Urlaubsvertretung kümmern?

Kurze Antwort: Der Vorgesetzte oder Arbeitgeber. Grundsätzlich ist es nicht Aufgabe der Mitarbeiter, die Urlaubsvertretung zu planen. Auch kann der Chef Ihren Urlaub nicht verweigern, weil Sie keinen Vertreter organisiert haben (§ 7 BurlG). Der Vorgesetzte hat allerdings ein sogenanntes Direktionsrecht (auch „Weisungsrecht“). Bedeutet: Er kann bestimmen, wer in Ihrer Abwesenheit welche Aufgaben übernimmt. Daher ist es sinnvoll, die Urlaubsvertretung immer mit dem Chef abzustimmen. Andernfalls könnte der reibungslose Arbeitsablauf gestört werden, wenn die Urlaubsvertretung ein anderer übernimmt.

Warum sollten Sie die Urlaubsvertretung mitorganisieren?

Wer sich ohne geklärte Vertretung in den Urlaub verabschiedet, hinterlässt Potenzial für Ärger und Chaos. Das wirkt weder kollegial noch professionell. Die Kollegen müssen wegen der Abwesenheit ohnehin schon Mehrarbeit leisten und Ihre Aufgaben und Projekte mit übernehmen. Da ist es nur vorausschauend und ein Zeichen guter Selbstorganisation, wenn Sie Irritationen vermeiden und sich um eine adäquate Urlaubsvertretung mitkümmern. Außerdem kann sich die Ablehnung negativ auf die eigene Karriere auswirken.

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Stellvertreter: Wer kann die Urlaubsvertretung übernehmen?

Ideal ist, wenn mehrere Kollegen aus derselben Abteilung an ähnlichen Aufgaben arbeiten und sich gegenseitig im Urlaub oder bei Krankheit vertreten können. Das funktioniert aber nicht immer. Je nach Kenntnisstand und Verantwortungsbereich kommen mehrere Kollegen als Urlaubsvertretung infrage:

  • Direkter Kollege
    Tischnachbarn, Kollegen aus demselben Büro oder derselben Abteilung sind die perfekte Urlaubsvertretung. Meist liegt die gleiche fachliche Eignung vor. Weil man so nah zusammenarbeitet, bekommt jeder etwas vom anderen mit. Damit sind diese Kollegen automatisch auf dem aktuellen Stand der Dinge. Die zeitweilige Übergabe fällt ihnen also vergleichsweise leicht.
  • Auszubildender
    Hierfür kommen Auszubildende ab dem zweiten Lehrjahr infrage. Wie bei direkten Kollegen kennt der Azubi das Unternehmen bereits. Die Abteilung, Kollegen und Abläufe sind bekannt. Je nachdem, wie fortgeschritten die Ausbildung ist, kann allerdings eine längere Einarbeitung für die Urlaubsvertretung erforderlich sein. Idealerweise wird der Azubi ein bis zwei Wochen vor dem Urlaub eingewiesen.
  • Aushilfe
    Ob die Urlaubsvertretung gelingt, hängt in diesem Fall davon ab, welche Qualifikationen die Aushilfe mitbringt. Handelt es sich um einen festen freien Mitarbeiter? Oder um eine Teilzeitkraft? Dann kennen sie sich meist mit wichtigen Vorgängen und Ansprechpartnern aus. Ähnliches gilt für Werkstudenten, die schon einige Zeit für die Firma arbeiten. Für eine anspruchsvolle Vertretung und Fachtätigkeiten sind sie jedoch weniger geeignet.
  • Externe Mitarbeiter
    Handelt es sich vor allem um leichte und Routine-Aufgaben, kann die Urlaubsvertretung auch ein externer Mitarbeiter übernehmen. Zum Beispiel jemand, der von einer Zeitarbeitsfirma oder Personalvermittlung kommt. Wichtig ist hierbei, die erforderlichen Qualifikationen und Verantwortungsbereiche vorab genau zu klären.
  • Keine Urlaubsvertretung
    Die für alle Seiten unbefriedigendste Lösung ist, keine Urlaubsvertretung zu benennen. In sehr kleinen Unternehmen oder Abteilungen ohne Kundenkontakt (etwa im Controlling), kann das aber eine Notlösung sein.
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Urlaubsvertretung planen: Checkliste + Tipps

Im Urlaub wollen Sie sich erholen und entspannen. Und mal nicht an die Arbeit denken. Um während und nach dem Urlaub erholt und motiviert an den Arbeitsplatz zurückzukehren, ist eine gute Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung unerlässlich. Schon aus Selbstschutz: Sie wollen im Urlaub nicht erreichbar bleiben oder ständig per Mail oder Telefon mit Fragen belästigt werden. Die Urlaubsvertretung gibt Ihnen ein gutes Gefühl, dass alles in Ihrer Abwesenheit geregelt ist. Das entspannt zusätzlich.

Folgende Fragen gilt es deshalb vorab zu klären und bei der Planung der Urlaubsvertretung zu berücksichtigen:

1. Wissen alle Kollegen rechtzeitig bescheid?

Erinnern Sie die Kollegen spätestens eine Woche vorher daran, dass Sie in Urlaub gehen. Auch wenn die Urlaubsvertretung schon steht. Und erst recht, wenn der Erholungsurlaub schon seit einem halben Jahr geplant ist. So sind alle optimal vorbereitet, können sich auf Ihre Abwesenheit einstellen – oder noch wichtige Fragen stellen.

2. Sind alle wichtigen Aufgaben erledigt?

Hinterlassen Sie wichtige, schwierige oder lästige Aufgaben nicht Ihrer Urlaubsvertretung. Das ist schlechter Stil und zeugt nicht gerade von Teamgeist. Hier hilft eine ToDo-Liste, auf der Sie klare Prioritäten setzen, was noch erledigt werden muss. Oder was Sie gewissenhaft delegieren können (siehe: Eisenhower-Methode). Wer einen (im doppelten Wortsinn) aufgeräumten Arbeitsplatz hinterlässt, kann auch künftig mit der Hilfsbereitschaft der Kollegen rechnen.

3. Ist die Übergabe organisiert?

Es steht fest: Die Urlaubsvertretung übernimmt ein Kollege. Organisieren Sie mindestens eine Woche vor dem Urlaubsantritt eine gründliche Übergabe (auch „Debriefing“ genannt). Geben Sie ihm eine Checkliste an die Hand: Anstehende Aufgaben, wichtige Dokumente und Logins, Schlüssel zu Schränken, Ansprechpartner, Telefonnummern und Mail-Adressen – kurz: Alle relevanten Informationen, die benötigt werden, um Sie würdig zu vertreten. Zeigen Sie dem Vertreter auch, wo was zu finden ist: Akten, Unterlagen, Arbeitsschritte. Bei langer Abwesenheit empfiehlt es sich, einen typischen Arbeitstag gemeinsam zu verbringen.

4. Haben Sie einen Plan B?

Das klingt zwar pessimistisch und übervorsichtig. Sollte es aber trotz guter Vorbereitung zu Fragen oder Problemen kommen, ist die Urlaubsvertretung oft auf sich allein gestellt. Ebenso könnte die Urlaubsvertretung krank werden. In allen Fällen brauchen Sie einen Plan B. Eine Option sind weitere, informierte Kollegen, die im Notfall einspringen oder aushelfen können. Alternativ sollten Sie einen Ordner packen, in dem Sie Ihre Checkliste sowie wichtige Anweisungen abheften und hinterlassen. So weiß im Zweifel auch ein unbedarfter Kollegen grob, was zu tun ist.

5. Ist der Abwesenheitsassistent aktiv?

Sowohl Ihr E-Mail-Postfach als auch der Anrufbeantworter sollten Nachrichten zu Ihrer Abwesenheit enthalten. Zu den wichtigsten Informationen gehören: Von wann bis wann sind Sie weg? Wer ist Ihre Vertretung? Wie ist die Urlaubsvertretung erreichbar? Was passiert mit den Nachrichten während Ihres Urlaubs? Die Abwesenheitsnotiz hat so gleich zwei positive Effekte: Sie verhindert, dass dringende Anfragen unbeantwortet bleiben und sorgt dafür, dass Kollegen nicht mit unwichtigen Nachrichten behelligt werden.

Abwesenheitsnotiz Beispiel Aufbau Muster Betreff Urlaub Formulierung Grafik

Tipps und Ideen für die Urlaubsvertretung

  • Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf und beziehen Sie von Anfang an betroffene Vorgesetzte in die Urlaubsplanung ein.
  • Besprechen Sie sich bei der Suche nach einem Vertreter IMMER mit ihrem direkten Kollegen. Der hat vielleicht auch gute Ideen – und fühlt sich dadurch umso mehr involviert.
  • Ein sichtbarer Jahreskalender im Büro oder ein digitaler Terminplaner, auf den alle Zugriff haben, gibt allen einen guten Überblick, wer wann im Urlaub ist.
  • Denken Sie daran, sich am letzten Arbeitstag freundlich bei allen in den Urlaub zu verabschieden. Natürlich ohne Neid zu wecken. Danken Sie besonders Ihrem Vertreter für seine zusätzlichen Mühen.


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Was tun, wenn der Chef im Urlaub ist?

Auch Chefs brauchen und machen mal Urlaub. Wer in dem Fall die Urlaubsvertretung übernimmt, muss in erster Linie natürlich der Vorgesetzte selbst klären. Oft handelt es sich dabei um eine Vertrauensperson oder dessen sprichwörtliche „rechte Hand“. Wer auch immer den Job macht, benötigt alle notwendigen Entscheidungsbefugnisse und Zugriffsrechte – auch auf das E-Mail-Postfach.

Es schadet nicht, den Fall im Vorfeld und vor Urlaubsantritt des Chefs anzusprechen und ihn zu fragen, wer sein Stellvertreter ist. Leistungsträger sind immer auch Mitdenker. Fragen sie also, welche Aufgaben an welchen Kollegen delegiert wurden oder welche Projekte bis Urlaubsende abgeschlossen sein müssen. Vorgesetzte wiederum sollten klar kommunizieren, wie hinterher mit möglicher Mehrarbeit umgegangen und Überstunden nach der Urlaubsphase abgebaut werden. Das trägt zum Verständnis bei und beugt Konflikten vor.

Checkliste für die Urlaubsvertretung

Hier noch einmal, die wichtigsten Fragen und Punkte, an die Sie vor dem Urlaub denken sollten:

  • Ist für alle Aufgabenbereiche eine Vertretung gefunden?
  • Wissen auch relevante Kollegen, wer Sie im Urlaub vertritt?
  • Haben Sie einen weiteren Kollegen, der im Notfall einspringen kann?
  • Sind Telefon, Fax, E-Mail auf den Vertreter umgestellt?
  • Welche Deadlines muss die Urlaubsvertretung einhalten?
  • Was passiert mit neuen Projekten, Aufträgen, Anfragen?
  • Hat die Vertretung Zugänge zu Software, Dokumenten oder Räumlichkeiten?
  • Haben Sie wichtige Termine oder Meetings während Ihrer Abwesenheit verschoben?
  • Oder sind diese so vorbereitet, dass man ohne Sie weiterkommt?
  • Haben Sie einen Ordner angelegt, in dem alle erforderlichen Informationen stehen?
  • Wissen alle, was in Notfällen zu tun ist?
  • Haben Sie Ihre Urlaubsvertretung darum gebeten, wichtige Infos für Ihrer Rückkehr zu notieren?

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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
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29. Dezember 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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