Vertretungsregelung Definition: Was ist damit gemeint?

Kurzfristige Ausfälle von wenigen Tagen, etwa bei einer Krankheit, sind nicht planbar, der Mitarbeiter ist aber nach kurzer Zeit wieder da und die Auswirkungen halten sich in Grenzen. Anders sieht es bei einem geplanten Urlaub eines Angestellten aus, der zwei volle Wochen oder vielleicht sogar längert dauert. Hier können Teams und Arbeitgeber vorsorgen und für den Zeitraum, in dem der Mitarbeiter ausfällt, eine Vertretungsregelung erstellen.

Dabei handelt es sich um die genaue Absprache und Rahmenbedingungen, wer die Vertretung für den Kollegen im Urlaub übernimmt, welche Aufgabenbereiche dabei abgedeckt werden und worauf dabei unbedingt geachtet werden muss. Die Verantwortung, eine solche Vertretungsregelung zu treffen, liegt beim Arbeitgeber. Vom Chef wird der Urlaub genehmigt und durch das Weisungsrecht kann dann eine Vertretungsregelung getroffen werden.

In der Praxis ist es jedoch sinnvoll und empfehlenswert, wenn Mitarbeiter und Vorgesetzte bei der Gestaltung einer Vertretungsregelung zusammenarbeiten. Angestellte kennen das eigene Arbeitsfeld, die laufenden Projekte und Anforderungen besser und wissen entsprechend auch, welche Aspekte bei der Vertretungsregelung unbedingt berücksichtigt werden müssen.

Vertretungsregelung auf Unternehmensebene

Der Begriff Vertretungsregelung wird auch in einem anderen Zusammenhang verwendet: Bei der Frage, wer ein Unternehmen nach außen hin vertreten und rechtsverbindliche Entscheidungen treffen kann, wird ebenfalls von der Vertretungsregelung gesprochen. Wichtig ist dies, da mit einer Unterschrift möglicherweise Verpflichtungen für das Unternehmen entstehen oder auch Risiken eingegangen werden. Es muss deshalb klar sein, wer mit seiner Unterschrift im Namen einer Gesellschaft handeln darf.

Dabei kommen je nach Gesellschaftsform die einzelnen Gesellschafter, Geschäftsführer, Prokuristen, andere Bevollmächtigte oder auch Mitarbeiter und Geschäftspartner in Betracht.

Gute Gründe für eine Vertretungsregelung

Nicht jedes Unternehmen setzt auf eine Vertretungsregelung. Zahlreiche Teams agieren nach dem Motto: Wenn ein Kollegen im Urlaub ist, kümmert er sich um seine Aufgaben, wenn er wieder da ist. Oder die anderen Mitarbeiter teilen sich die Vertretung auf, wie es gerade auskommt. Wer Zeit hat, übernimmt die ein oder andere Aufgabe. In einigen Bereichen mag das funktionieren, in vielen Fällen ist das jedoch keine Lösung, sondern ein Problem. Es gibt gleich mehrere gute Gründe, warum Unternehmen und Teams sich um eine Vertretungsregelung kümmern sollten:

Ohne Vertretungsregelung bleibt Arbeit liegen
Eine Folge der fehlenden Vertretungsregelung, die sich immer wieder beobachten lässt: Arbeit und Aufgaben bleiben liegen. Entweder, weil sich keiner dafür verantwortlich fühlt, oder weil die Kollegen neben eigenen Verpflichtungen nicht die Zeit finden, sich darum zu kümmern. Am Ende kommt der Mitarbeiter aus dem Urlaub zurück und darf sich über zwei Wochen angestauter Arbeit freuen, die auf ihn warten.
Wichtige Nachrichten können nicht beantwortet werden
Kunden rufen an oder schreiben eine Mail – und bekommen keine Antwort, weil es keine Vertretungsregelung gibt. Möglicherweise gehen sogar Aufträge an die Konkurrenz verloren, weil eine Anfrage nicht beantwortet wird.
Projekte geraten während der Abwesenheit ins Stocken
Durch die Abwesenheit eines Kollegen gerät möglicherweise der Ablauf eines gesamten Projektes in Verzögerung. Da Teilbereiche für den Zeitraum nicht weiterbearbeitet werden, kann das Gesamtergebnis nicht vorangebracht werden.
Fehlende Vertretungsregelung sorgt für mehr Fehler
Das Fehlen einer Vertretungsregelung sorgt mehrfach für Fehlerquellen: Da die Verantwortungen nicht geklärt sind, werden die Aufgaben ohne klare Zuordnung übernommen. Schlechte Absprachen und Chaos sorgen für Fehler. Hinzu kommt nachlassende Konzentration durch die zusätzlichen Aufgaben.

Tipps für die Vertretungsregelung

Die Vertretungsregelung am Arbeitsplatz sollte gut durchdacht sein und nicht zwischen Tür und Angel beschlossen werden. Sonst werden möglicherweise kritische Punkte übersehen oder falsch geregelt. Wir haben einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen können, eine gute Vertretungsregelung zu finden:

Wählen Sie eine geeignete Vertretung aus
Diesem Punkt wird leider oftmals nicht genügend Beachtung geschenkt. Es wird ein Kollege im Büro bestimmt, der die Vertretung übernimmt und damit hat sich das Thema erledigt. Sie sollten sich jedoch mehr Gedanken darüber machen, wer in die Vertretungsregelung aufgenommen wird. Der Zuständige braucht die nötigen Kompetenzen, um die Aufgaben vertreten zu können und sollte mit dem Thema vertraut sein. Ein direkter Kollege bietet sich an. Ist ein solcher nicht vorhanden, können auch andere Mitglieder aus dem Team infrage kommen, die das Wissen mitbringen. Erst wenn keine direkte Möglichkeit gefunden wird, sollte in einem weiteren Radius – etwa bei Auszubildenden oder bei Aushilfen – nach einer Vertretung gesucht werden.
Klären Sie den zeitlichen Umfang der Vertretungsregelung
Selbst die beste Vertretung kann nicht weiterhin die eigenen Aufgaben in vollem Umfang erledigen und gleichzeitig den Ausfall eines Kollegen kompensieren. Wird dies verlangt, werden am Ende beide Bereiche nur halb bearbeitet. Besser ist es, entweder mehrere Kollegen mit der Vertretungsregelung zu beauftragen oder einen klaren Umfang festzulegen. Auch Prioritäten können helfen. Der Vertreter kann beispielsweise für die Zeit von unwichtigen Projekten abgezogen werden, um die wichtigen Aufgaben vertreten zu können.
Regeln Sie die konkreten Aufgaben
In der Vertretungsregelung sollte genau geregelt sein, welche Aufgaben von der Vertretung übernommen werden. So werden die Zuständigkeiten deutlich geregelt und Missverständnisse werden verhindert. Aufgaben einer Vertretung:
- Übernahme täglicher Aufgaben aus dem Tätigkeitsbereich des Kollegen.
- Vertretung bei Projekten.
- Beantwortung von wichtigen Telefon- und E-Mail-Anfragen.
- Aufnahme und Verarbeitung von Informationen für die Rückkehr des Kollegen.
Stimmen Sie Zugänge und Informationen ab
Die Vertretungsregelung sollte auch dafür sorgen, dass die Vertretung alle notwendigen Zugänge und Informationen erhält. Braucht es Logins, Passwörter oder Accounts, zu denen die Vertretung Zugang erhalten muss? Solche Fragen sollten bereits frühzeitig geklärt werden, um Stress zu vermeiden. Ist der beurlaubte Kollege erst einmal weg, ist es oftmals schwer, an die Zugänge zu kommen.
Planen Sie eine Übergabe
In den letzten Tagen vor Urlaubsantritt sollte eine Übergabe stattfinden. Dieser Termin dient dazu, die Vertretung auf den aktuellen Stand der Dinge zu bringen, noch einmal die Aufgaben durchzusprechen und die wichtigsten Informationen auszutauschen. Hier kann auch vereinbart werden, wie sich die Vertretung in bestimmten Situationen verhalten soll, wo Unterlagen zu finden sind oder wo diese nach der Bearbeitung wieder abgelegt beziehungsweise gespeichert werden sollen.

Wichtig: Vertretungsregelung schriftlich festhalten

Auch wenn es möglich ist, Vertretungsregelungen mündlich zu besprechen, ist es empfehlenswert, diese schriftlich festzuhalten. Das schafft eine größere Verbindlichkeit und Klarheit über die Verantwortungen. Im Zweifelsfall kann jederzeit nachgelesen werden, wer laut Vertretungsregelung welche Aufgaben übernimmt. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass in einer schriftlichen Vertretungsregelung alle relevanten Informationen – etwa die oben genannten Zugänge oder weitere Absprachen – notiert werden können.