Aufgabendelegation: Diese Fragen sollten Sie sich stellen

Aufgabendelegation sorgt dafür, dass Kompetenzen und Ressourcen bestmöglich genutzt werden, um Leistungen zu optimieren, Ergebnisse zu verbessern und sogar mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu schaffen. Viele Vorteile, die in der Praxis oftmals ungenutzt bleiben. Führungskräfte und andere Mitarbeiter delegieren Aufgaben und Verantwortung nicht, sondern wollen möglichst alles selbst erledigen. Das ist leider nur das erste Problem, denn eine erfolgreiche Aufgabendelegation muss gut geplant werden, um ihren Zweck zu erfüllen. Dabei helfen mehrere Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie Aufgaben und Verantwortungen an andere Mitarbeiter übertragen…

Aufgabendelegation: Diese Fragen sollten Sie sich stellen

Aufgabendelegation: Notwendig, aber schwierig

In der Theorie ist Aufgabendelegation ein scheinbar einfaches Konzept: Die Übertragung von Aufgaben sowie der damit verbundenen Verantwortung an einen Mitarbeiter oder Kollegen. Für Führungskräfte sollte dies zur alltäglichen Arbeit gehören, da auf ihrem Schreibtisch viele Aufgaben und Projekte landen, die nicht wirklich zum Aufgabenfeld eines Vorgesetzten gehören. Diese sollten ans Team weitergeleitet und übertragen werden, um sich auf wichtigere Dinge konzentrieren zu können.

Gleichzeitig kann auf diesem Weg das Vertrauen in Mitarbeiter demonstriert werden, die eigenständig und mit der vollen Verantwortung die delegierten Aufgaben übernehmen. Am Ende profitieren alle Beteiligten sowie das gesamte Unternehmen, wenn die Aufgabendelegation erfolgreich abläuft.

In der Praxis entpuppt sich das Delegieren jedoch regelmäßig als große Herausforderung, bei der einige Probleme auftreten können. So reicht es beispielsweise nicht aus, nur eine Aufgabe, aber nicht die Verantwortung zu übertragen. Dies führt zu einem frustrierenden vor und zurück, Mitarbeiter fühlen sich nicht ernst genommen, weil der Chef sie weiterhin kontrolliert und das Ergebnis ist entsprechend schlecht.

Erfolgreiche Aufgabendelegation benötigt zudem eine gute Vorbereitung, eine spontane und wenig durchdachte Übertragung schafft meistens nur neue Probleme, statt vorhandene zu lösen. Die aber oftmals größte Hürde, die bei der Aufgabendelegation überwunden werden muss, ist die fehlende Bereitschaft, Aufgaben überhaupt abzugeben.

Der Widerwille zur Aufgabendelegation

Viele Vorgesetzte haben große Schwierigkeiten mit der Aufgabendelegation. Sie wollen möglichst jedes Anliegen selbst bearbeiten, jedes Telefonat selbst führen, jeden Termin selbst wahrnehmen… Nach kurzer Zeit bleiben erste Dinge unerledigt, weil schlichtweg nicht mehr genügend Zeit vorhanden ist, wenn der Arbeitstag mit Aufgaben gefüllt ist, die viel besser an einen Mitarbeiter abgegeben werden könnten. Es folgen schlechter absinkende Leistungen bei steigender Überforderung mit der Situation.

Doch woher kommt die Abneigung gegen die Aufgabendelegation?

  • Angst vor Kontrollverlust

    Führungskräfte wollen oftmals die volle Kontrolle über das Team und laufende Projekte haben. Durch die Aufgabendelegation befürchten Sie diese zu verlieren, da sie sich nicht mehr nur auf sich selbst, sondern auch auf die Mitarbeiter verlassen müssen. Damit verbunden ist ein Problem in der Vertrauensbasis.

  • Überschätzung eigener Fähigkeiten

    Selbstbewusstsein ist gut, doch wer glaubt, nur alleine in der Lage zu sein, eine Aufgabe gut zu lösen, übertreibt es mit dem Eigenlob und unterschätzt seine Mitarbeiter. In vielen Fällen ist das Team sogar besser für Aufgaben geeignet, da die Mitarbeiter im Tagesgeschäft ständig damit zu tun haben und genau wissen, worauf es ankommt.

  • Wunsch nach Anerkennung

    Wer Aufgaben delegiert, kann die damit verbundenen Leistungen und Erfolge nicht mehr für sich beanspruchen. Auch das kann ein Grund sein, warum keine Aufgabendelegation erfolgt. Um den größten beruflichen Nutzen zu ziehen und am eigenen Aufstieg zu arbeiten, sträuben sich viele gegen eine Aufgabendelegation.

Ein solches Verhalten von Führungskräften spricht nicht gerade für deren Eignung in der Position, sondern lässt eher negative Rückschlüsse auf den Führungsstil zu. Die Vorteile der Aufgabendelegation überwiegen so stark, dass jeder erfolgreiche Vorgesetzte diese für sich nutzen sollte.

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Aufgabendelegation: Wichtige Fragen für den Erfolg

Im besten Fall ist der gesamte Führungsstil und die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern auf das Ziel der Aufgabendelegation ausgerichtet. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder sich genau den Aufgaben widmen kann, für die er am besten geeignet ist, ohne Zeit und Energie in Bereichen zu verschwenden, in denen Kollegen sich viel besser auskennen.

Bis es soweit ist und ein solches System fast von alleine läuft, vergeht allerdings einige Zeit. Um eine erfolgreiche Aufgabendelegation zu beginnen, kommt es auf die richtige Vorbereitung an. Wir haben einige Fragen gesammelt, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie Aufgaben und Verantwortungen übertragen:

  • Aufgabendelegation: Was soll übertragen werden?

    Zunächst einmal müssen Sie entscheiden, welche Aufgaben delegiert werden sollten – denn egal, wie wichtig Aufgabendelegation ist, so eignet sie sich dennoch nicht für jedes Projekt. Manches sollten Sie in jedem Fall selbst erledigen, weil Sie beispielsweise der Spezialist auf diesem Gebiet sind, die meiste Erfahrung besitzen oder weil es sich um Führungsaufgaben handelt, die nicht an Mitarbeiter übertragen werden sollten.

    Achten Sie außerdem darauf, wie dringend eine Aufgabe ist. Ist noch viel Zeit, können Sie sich dieser später noch einmal zuwenden. Rückt die Deadline hingegen schon sehr nahe – und es ist keine Aufgabe, die Sie selbst erledigen müssen – sollte diese umgehend delegiert werden, damit sich jemand schnellstmöglich darum kümmern kann.

    Sinnvoll ist eine Aufgabendelegation außerdem bei regelmäßig Aufgaben, die beispielsweise einmal die Woche oder vielleicht auch einmal am Tag erledigt werden müssen.

  • Aufgabendelegation: An wen soll übertragen werden?

    Im Team stehen verschiedene Kollegen zur Auswahl, an die Aufgaben delegiert werden können. Doch sollten Sie die Wahl nicht dem Zufall überlassen, sondern bei jeder Aufgabe neu und gezielt entscheiden. Zuerst kommt es dabei auf die benötigten Fähigkeiten und das erforderliche Wissen an.

    Nicht jedes Teammitglied verfügt über das gleiche Know How, wodurch eine erste Vorauswahl potenzieller Kandidaten für die Aufgabe getroffen wird. Einfließen sollten auch bisherige Projekte und Erfahrungen, die bei der anstehenden Aufgabe nützlich sein könnten sowie eine individuelle Einschätzung über die Leistungen des Mitarbeiters.

  • Aufgabendelegation: Welche Informationen müssen weitergegeben werden?

    Wer einem Kollegen einfach nur eine Aufgabe vorsetzt, ohne zusätzliche Informationen oder Erklärungen, sollte keine Wunder erwarten. Schmeißen Sie Mitarbeiter und Kollegen nicht einfach ins kalte Wasser, sondern liefern Sie alles, was für eine erfolgreiche Bearbeitung notwendig ist.

    Das können weitere Daten und Informationen sein, denkbar sind aber auch Erläuterungen zu den Sonderwünschen eines Kunden oder die Einarbeitung in die Zusammenhänge eines größeren Projekts. Mit der Aufgabendelegation sollte außerdem deutlich gemacht werden, welche Verantwortungen übertragen werden und welche Befugnisse der ausgewählte Mitarbeiter erhält, um die ihm übertragene Aufgabe zu erledigen.

  • Aufgabendelegation: Welche Erwartungen sollen erfüllt werden?

    Mit jeder Aufgabe sind klare Ziele und Erwartungen verbunden – diese sollten Sie jedoch nicht für sich behalten, sondern deutlich kommunizieren und mit dem Mitarbeiter besprechen. Das beginnt bei den zeitlichen Fristen, die eingehalten werden sollten, schließt die Vorgehensweise zur Zielerreichung ein und geht bis zu genauen Zielvorgaben, die erreicht werden sollen.

    Durch diese klaren Erwartungen erhalten Sie als Führungskraft einen Kontrollmechanismus und der Mitarbeiter eine genauere Vorgabe, an die er sich halten kann.

Mit den Erfahrungen, die Sie während der Aufgabendelegation sammeln, können Sie dann weiterarbeiten und sich Anschlussfragen stellen. Dazu zählt beispielsweise Wie gut ist die Aufgabendelegation gelaufen? oder auch Welche Verbesserungen können vorgenommen werden?

[Bildnachweis: Bacho by Shutterstock.com]

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