Aufgabendelegation: Vorteile, Grundsätze & Tipps

Was bedeutet Aufgabendelegation?

Aufgabendelegation ist die Übertragung von einzelnen ToDos oder ganzen Projekten sowie der damit verbundenen Verantwortung an einen Mitarbeiter oder Kollegen. Für Führungskräfte sollte dies eine tägliche Aufgabe sein: Täglich landen Dinge auf dem Schreibtisch, die nicht in den Aufgabenbereich eines Vorgesetzten fallen und ans Team weitergeleitet werden – damit der Chef sich auf seine Hauptaufgaben konzentrieren kann.

Ziel der Aufgabendelegation ist es, die Stärken des Teams zu nutzen und die vorhandenen Kompetenzen bestmöglich einzusetzen. Erfolgreiche Aufgabendelegation hat dabei im Joballtag zahlreiche Vorteile:

• Bessere Ergebnisse
• Konzentration auf das Wesentliche
• Klarere Kommunikation
• Weniger Stress
• Eigenständiges Arbeiten
• Größeres Vertrauen

Aufgabendelegation: Warum wird nicht delegiert?

Trotz vieler Vorteile zeigt die Praxis regelmäßig: Aufgabendelegation bleibt aus. Vorgesetzte haben große Schwierigkeiten damit, Aufgaben und Verantwortung abzugeben. Sie wollen sich um alles kümmern, jedes Telefonat selbst führen, Termine selbst wahrnehmen und jeden Schritt der Umsetzung übernehmen. In der Folge bleiben Dinge unerledigt, weil schlicht nicht genügend Zeit braucht. Auch ist es hochgradig ineffizient, wenn Aufgaben nicht von erfahrenen und kompetenten Mitarbeitern erledigt werden.

Damit schaden Vorgesetzte und Unternehmen sich selbst. Neben schlechteren Leistungen und Überforderung beim Chef kommt es auch zu sinkender Motivation in der Belegschaft. Mitarbeiter sind frustriert, weil sie sich nicht ernst genommen fühlen. Doch warum fällt Aufgabendelegation so schwer? Das kann mehrere Gründe haben:

• Angst vor Kontrollverlust

  Führungskräfte wollen gerne die volle Kontrolle über das Team und laufende Projekte haben. Durch die Aufgabendelegation befürchten Sie diese zu verlieren, da sie sich nicht mehr nur auf sich selbst, sondern auch auf die Mitarbeiter verlassen müssen. Damit verbunden ist ein Problem in der Vertrauensbasis.

• Überschätzung eigener Fähigkeiten

  „Es wird nur gut, wenn ich es selbst mache!“ Ein großes Selbstbewusstsein kann helfen, doch eine solche Selbstüberschätzung und gleichzeitige Abwertung der Mitarbeiter ist schädlich. In vielen Fällen ist das Team sogar besser für Aufgaben geeignet, da die Mitarbeiter im Tagesgeschäft ständig damit zu tun haben und genau wissen, worauf es ankommt.

• Übermaß an Hilfsbereitschaft

  Ein Mangel an Aufgabendelegation ist nicht zwangsläufig böse gemeint. Manche Chefs wollen helfen, so viel es geht und den Mitarbeitern nicht noch mehr Arbeiten auftragen. Wird es mit der Hilfsbereitschaft übertrieben, wird irgendwann kaum noch delegiert.

• Wunsch nach Anerkennung

  Wer Aufgaben delegiert, kann die damit verbundenen Leistungen und Erfolge nicht mehr für sich beanspruchen. Auch das kann ein Grund sein, warum keine Aufgabendelegation erfolgt. Um den größten beruflichen Nutzen zu ziehen und am eigenen Aufstieg zu arbeiten, wird alles selbst gemacht. Nur so kann man auch die Lorbeeren ernten.

Fehlende oder schlechte Aufgabendelegation ist in jedem Fall ein Zeichen eines schlechten Führungsstils und falschen Führungsverhaltens. Die Vorteile überwiegen so stark, dass sie unbedingt genutzt werden sollten. Gleichzeitig bringt es nur Nachteile, wenn Chefs alles selbst machen wollen und nicht in der Lage sind, Aufgaben zu delegieren.

4 Fragen für erfolgreiche Aufgabendelegation

Aufgabendelegation sollte zum Führungsstil gehören, darf aber nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Es ist kein Selbstläufer, Aufgaben und Verantwortung richtig zu übertragen. Oft werden hierbei Fehler gemacht, weshalb die Ergebnisse schlechter ausfallen oder Mitarbeiter genervt sind. Schuld daran sind eine schlechte Kommunikation oder fehlende Vorbereitung der Aufgabendelegation.

Damit es in Zukunft besser funktioniert, zeigen wir vier Fragen, die Sie sich vor der Aufgabendelegation stellen und beantworten sollten:

1. Was soll übertragen werden?

Zunächst einmal müssen Sie entscheiden: Welche Aufgaben sollen delegiert werden? So sinnvoll und hilfreich die Weitergabe sein kann, so ist sie trotzdem nicht für jedes Projekt geeignet. Einiges müssen Sie selbst erledigen, weil Sie beispielsweise die meiste Erfahrung besitzen oder die größte Expertise mitbringen – oder weil es eine Führungsaufgabe ist, die Vorgesetzte und nicht Mitarbeiter übernehmen.

Wichtig ist dabei auch die Dringlichkeit einer Aufgabe. Dinge, die sehr schnell erledigt werden müssen, weil die Deadline anstehen, sollten umgehend delegiert werden (wenn Sie es nicht selbst erledigen müssen. Nur so können Mitarbeiter sich schnellstmöglich darum kümmern. Sinnvoll ist eine Aufgabendelegation auch bei regelmäßigen Aufgaben, die beispielsweise einmal die Woche anfallen.

2. An wen soll übertragen werden?

Eine Aufgabendelegation ist nur erfolgreich, wenn der passende Mitarbeiter ausgewählt wird. Im Team gibt es viele Kollegen, doch nicht jeder ist gleichermaßen für jede Aufgabe geeignet. Die Auswahl sollte keinesfalls dem Zufall überlassen werden. Bei jeder Aufgabe sollten Sie neu und gezielt entscheiden. Wichtigste Faktoren sind die benötigten Fähigkeiten und die Erfahrung in dem Bereich.

Nicht jedes Teammitglied verfügt über das gleiche Know-how, wodurch eine erste Vorauswahl potenzieller Kandidaten für die Aufgabe getroffen wird. Entscheidend ist auch die Zeit, die ein Mitarbeiter zur Verfügung hat. Ist ein Arbeitnehmer bereits voll ausgelastet und steckt in mehreren Projekten, kann ein anderer Mitarbeiter die bessere Wahl sein. Je nach Priorität und Bedeutung der Aufgabe können auch Verschiebungen der Zuteilung sinnvoll sein.

3. Welche Informationen müssen weitergegeben werden?

Fragen Sie sich unbedingt: Was muss der Kollege wissen, um die Aufgabe bewältigen zu können? Wer nuir Aufgaben, aber keine Informationen weitergibt, schafft mehr Probleme als Lösungen. Damit sorgen Sie nicht für besseres und effizienteres Arbeiten, sondern für nötige Nachbesserungen und Frust. Außerdem stellen Sie den Kollegen vielleicht vor eine unlösbare Aufgabe, weil wichtige Informationen fehlen.

Das können Daten oder Sonderwünsche eines Kunden sein. Auch die Einarbeitung in die Zusammenhänge eines größeren Projekts gehört zur erfolgreichen Aufgabendelegation.

4. Was sind Erwartungen und Ziele?

Mit jeder Aufgabe sind klare Ziele und Erwartungen verbunden. Diese sollten Sie nicht für sich behalten, sondern deutlich kommunizieren und mit dem Mitarbeiter besprechen. Dazu gehören zeitliche Fristen und die Zielvorgaben, die erreicht werden sollen. Bei der Umsetzung kann es bestimmte Erwartungen geben, hier sollten dem Mitarbeiter aber die nötigen Freiheiten gelassen werden. Wer alles bis ins Detail vorschreibt, kann es auch selbst machen.

Die klaren Erwartungen erfüllen gleich zwei wichtige Funktionen. Zum einen braucht der Mitarbeiter diese, um wirklich zu wissen, was zu tun ist – gleichzeitig schaffen sie eine Möglichkeit zur Kontrolle. So kann am Schluss ein Soll-Ist-Vergleich helfen.

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