Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Ablauf, Tipps, Checklisten

Neue Mitarbeiter sollten nicht nur spüren, dass sie willkommen sind. Zu den ersten Tagen im neuen Job gehört auch eine professionelle und gründliche Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Die sorgt nicht nur dafür, dass der oder die „Neue“ schneller in den Job findet und von Anfang an motivierter und produktiver der Arbeit nachgehen kann. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, das sogenannte „Onboarding“, ist essenziell dafür, ob sich ein Neuzugang im Unternehmen wohlfühlt und schnell integriert. Leider wird die Einarbeitung oft vernachlässigt und es passieren (unnötige) Fehler…

Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Ablauf, Tipps, Checklisten

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Warum ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wichtig?

Oft werden neue Mitarbeiter ins kalte Wasser geworfen und sich selbst überlassen. Motto: „Das bekommt der/die schon hin, so schwer ist das nicht. Und geschadet hat das noch keinem. War bei mir nicht anders – und Learning by doing ist sowieso am besten!“ Eine krasse Fehleinschätzung! Natürlich finden die meisten neuen Kollegen früher oder später in den Job. Bleiben Sie in der Einarbeitungsphase aber sich selbst überlassen, geht nicht nur kostbare Zeit verloren, um sich in den internen Abläufen und Prozessen zurechtzufinden. Die neuen Mitarbeiter machen unter Umständen unnötige Fehler, müssen häufiger nachfragen, Ansprechpartner recherchieren und erreichen (vorerst) nur eine eingeschränkte Arbeitsqualität. Davon absehen beeinträchtigt die fehlende Einarbeitung massiv die intrinsische Motivation und den frischen Elan. Unter Umständen kann das dafür sorgen, dass die Neueinstellungen den Job noch in der Probezeit kündigen oder eine Weiterbeschäftigung ablehnen.

Wie lange dauert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter?

Die Dauer der Einarbeitung neuer Mitarbeiter hängt wesentlich mit der Komplexität des Arbeitsplatzes und dessen Aufgaben zusammen. Hinzu kommt die Beschäftigungsdauer des Vorgängers (falls die Stelle nicht neu geschaffen wurde). Je länger der oder die Beschäftigte im Unternehmen war, desto mehr Fachwissen, Know-how und Erfahrungen haben sich dabei angesammelt, die nun – möglichst – weitergegeben werden sollten. Der Prozess der Einarbeitung kann sich entsprechend über mehrere Tage oder Wochen erstrecken – oder sich auf ein einzelnes Übergabegespräch beschränken.

Grundsätzlich sollten Arbeitgeber ab dem Zeitpunkt der Jobzusage, spätestens aber nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrages damit beginnen, dem neuen Kollegen sämtliche relevanten Informationen für den neuen Job zukommen zu lassen, um ihn oder ihr den Einstieg zu erleichtern. Ebenso sollte ein Ansprechpartner für Rückfragen und die Einarbeitung benannt werden. Nicht zuletzt, um dem neuen Kollegen Angst und Unsicherheiten zu nehmen sowie um den Einarbeitungsprozesses zu kontrollieren und Feedback zu den Fortschritten zu geben.

Wer ist bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter dabei?

In der Regel nehmen an den sogenannten Übergabe- oder Einarbeitungsgesprächen mindestens der ausscheidende Mitarbeiter und dessen Nachfolger teil. Es kann aber auch sinnvoll sein, dass sich zusätzlich Vorgesetzte, die Teamleitung oder weitere Kollegen an den Gesprächen beteiligen. Vor allem Mitarbeiter, mit denen der/die Neue eng zusammenarbeiten wird, sollten sich über relevante Prozesse austauschen und abstimmen. Schließlich geht es darum die Einarbeitungsphase zu verkürzen und Reibungsverluste zu minimieren.

In wenigen Ausnahmen kann es jedoch empfehlenswert sein, den neuen Mitarbeiter von den Gesprächen mit dessen Vorgänger auszuschließen. Insbesondere wenn die Trennung unfreiwillig war. In dem Fall ist es ratsam, die erforderlichen Informationen (siehe Checkliste unten) vom ausscheidenden Mitarbeiter abzufragen und später gefiltert an dessen Nachfolger durch eine Führungskraft weiterzugeben.

Was sind die Aufgaben und Ziele des Onboardings?

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter – kurz: Onboarding – verfolgt gleich mehrere Ziele. Hauptzweck ist natürlich, der Neueinstellung die Nervosität zu nehmen sowie ihr zu ermöglichen, zügig und souverän alle erforderlichen Aufgaben zu erledigen und die volle Leistungskraft zu erreichen. Schließlich wird der/die Mitarbeiter(in) für den Erfolg bezahlt. Ein weiterer (oft unterschätzter) Zweck ist, den Neuling sprichwörtlich „an Bord“ zu holen. Heißt: Es geht um eine strukturierte, systematische Integration in das bestehende Team. Das dient nicht nur dem Teambuilding und steigert dessen Zufriedenheit, sondern reduziert auch mögliche Konflikte, Missverständnisse und Störungen im Arbeitsablauf. Das nutzt letztlich allen: dem Unternehmen, dem bestehenden Team – und dem neuen Mitarbeiter.

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Wie läuft die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ab?

Klassisch erfolgt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in drei typischen Phasen:

1. Begrüßung & Willkommen

Spätestens am ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiter ein herzliches „Willkommen an Bord!“ hören. Begleitet von einer entsprechenden Begrüßung und anschließender Vorstellung im Team. Namen, Ansprechpartner, Rollen, Organisationsstruktur – all das sollte zunächst klar dargestellt und erklärt werden.

2. Abläufe & Aufgaben

Im zweiten Schritt werden dem neuen Mitarbeiter seine genauen Aufgaben in der Position vermittelt. Ebenso wichtige Arbeitsabläufe und Prozesse. Zu klären sind dabei Fragen wie: Wie funktioniert was? Mit wem wird direkt zusammengearbeitet? Wer berichtet wem? Welche Projekte laufen gerade? Woran ist der/die Neue unmittelbar beteiligt? Welche Projekte wurden schon in welchem Umfang erledigt? Welche Aufgaben müssen noch abgeschlossen werden? Wichtige Themen sind zudem:

➠ Arbeitszeiten
➠ Pausenregelung
➠ Zeiterfassung
➠ Urlaubsplanung
➠ Getränke & Kantine
➠ Toiletten & Kaffeeküche
➠ Verhalten bei Krankheit
➠ Leistungsmaßstäbe
➠ Ansprechpartner
➠ Telefonlisten

3. Arbeitsplatz & Zugänge

Schließlich bekommt der neue Mitarbeiter – ganz praktisch – eine Einweisung in seinen neuen Arbeitsplatz. Ablagesysteme, Werkzeuge, Computer und Software werden dabei grundlegend erklärt. Zusätzlich erhält der neue Mitarbeiter für ihn oder sie wichtige Zugänge und Passwörter. Das ist der formell-organisatorische Teil der Einarbeitung. Dazu gehören zum Beispiel:

➠ Arbeitsplatzbeschreibung
➠ Arbeitsmethoden
➠ Arbeitsanweisungen
➠ Prozessbeschreibungen
➠ Bedienungsanleitungen
➠ Schulungsunterlagen
➠ Werkzeuge & Hilfsmittel
➠ Vorlagen & Formulare
➠ Ablagefächer
➠ Checklisten


Einarbeitung nach der 4-Stufen-Methode

Egal welcher Job: Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter hat sich die sogenannte 4-Stufen-Methode bewährt. So funktioniert sie: Zuerst erklären Sie die Aufgabe (Stufe 1). Danach machen Sie diese Schritt für Schritt vor und erklären was Sie machen und warum (Stufe 2). Nun ist der neue Mitarbeiter dran und muss es nachmachen, während Sie ihn anleiten und seine Arbeitsschritte kommentieren (Stufe 3). Schließlich darf der oder die Neue die gelernte Aufgabe eigenständig übernehmen und weiter üben (Stufe 4).


Einarbeitungsplan: 13 Praxis-Tipps

Ob die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters gelingt, entscheidet vor und während der ersten Arbeitstage. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit. Die folgenden Praxistipps haben sich beim Onboarding immer wieder bewährt:

  1. Erstellen Sie für die Einarbeitung einen transparenten Prozess. Die bestehenden Mitarbeiter müssen wissen, wie sie daran beteiligt sind. Der Prozess gibt eine klare Orientierung.
  2. Teamleiter sollten mit dem Team die bevorstehende Einarbeitung durchsprechen und die Aufgaben möglichst gleichmäßig verteilen. Gefühlte Unfairness überträgt sich sonst womöglich auf den Neuling.
  3. Weisen Sie jedem Mitarbeiter idealerweise Aufgaben aus seinem Fachgebiet zu, die er mit wenig Vorbereitung gut vermitteln kann.
  4. Wichtig für die Akzeptanz der Einarbeitung im Team: Auch der Teamleiter oder Chef sollte sich daran beteiligen und seinen Part übernehmen. Das ist auch eine Form der Wertschätzung: „Einarbeitung ist Chefsache.“
  5. Nutzen Sie für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter unbedingt Checklisten für die verschiedenen Fachbereiche. Nur so stellen Sie sicher, dass kein wichtiger Aspekt vergessen wird.
  6. Stellen Sie alle Anforderungen der Position zusammen – auch vermeintliche Selbstverständlichkeiten. Vieles ergibt sich schon aus der Stellenbeschreibung. Die Vorarbeit hilft aber ebenso, die Erwartungen an den Mitarbeiter klar zu definieren.
  7. Vergessen Sie etwaige, nötige Schulungen nicht. Nicht jeder Mitarbeiter, der frisch aus der Ausbildung oder von der Uni kommt, weiß sofort, wie was funktioniert.
  8. Stellen Sie überdies Schulungsunterlagen, Bedienungsanleitungen und Prozessbeschreibungen zusammen. Standardisierte Prozesse und dokumentierte Strukturen erleichtern dem neuen Mitarbeiter den Einstieg.
  9. Bestimmen Sie einen Mentor oder Einarbeitungs-Paten. Dieser reduziert die Rückfragen bei Kollegen und gewinnt schneller Vertrauen. Mentoren sollten aber nicht nur Wissen besitzen, sondern dieses auch vermitteln können.
  10. Überlassen Sie die ersten Tage nicht dem Zufall. Erstellen Sie wenigstens für die erste Woche einen genauen Plan. Der gibt Orientierung, Struktur und sorgt dafür dass der/die Neue gleich „ankommt“.
  11. Überfordern Sie neue Mitarbeiter aber bitte nicht. Diese sollten gerade anfangs noch „Welpenschutz“ genießen, sich zurechtfinden und Fehler machen dürfen.
  12. Fragen Sie die neuen Mitarbeiter im ersten Monat jede Wochen nach der Einarbeitung und ihrer Zufriedenheit mit dem Prozess. Über dieses Feedback können Sie den Prozess permanent verbessern und weiterentwickeln.
  13. Planen Sie genug Zeit für (regelmäßiges) Feedback ein: Benennen Sie Fortschritte und geben Sie konstruktive Kritik, damit sich falsche oder gefährliche Arbeitsweisen erst gar nicht einschleifen.

Extra-Tipp: Einarbeitungs-Wiki

Wenn Ihr Unternehmen wächst und daher häufiger neue Mitarbeiter eingestellt werden, sollten Sie über ein Einarbeitungs-Wiki beziehungsweise eine ausführliche Dokumentation der aktuellen Aufgaben und Arbeitsabläufe im Intranet nachdenken. Dort lassen sich zum Beispiel auch die Gesprächsprotokolle aus den Übergabegesprächen mit den Vorgängern archivieren sowie weitere Checklisten oder Erfahrungsberichte bereitstellen. Auf diese Weise bleiben wertvolle Informationen dem Unternehmen dauerhaft erhalten und sind von den (neuen) Mitarbeitern jederzeit abrufbar.


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Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Checkliste als PDF

Unternehmen sollten die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wie ein Projekt betrachten. Und wie jedes gute Projekt gehört dazu ein sorgfältiger Planung. In diesem Fall ein sogenannter „Einarbeitungsplan“. Auch dieser umfasst im Wesentlichen drei Phasen: Vorbereitung, erster Arbeitstag und die Zeit danach (in der Regel die Probezeit). Die folgende Checkliste soll Unternehmen dabei helfen, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen.

1. Vorbereitung zum Arbeitsbeginn

➠ Informationen zugesandt?
➠ Arbeitsplatz eingerichtet?
➠ Handouts vorbereitet?
➠ Kollegen informiert?
➠ Mentor/Paten benannt?
➠ Betriebsrat informiert?
➠ Arbeitsbeginn bekannt?
➠ Einführung eingeplant?
➠ Arbeitsweg geklärt?

2. Der erste Arbeitstag

➠ Begrüßung geklärt?
➠ Willkommenspaket geschnürt?
➠ Infomaterialien fertig?
➠ Ausweise parat?
➠ Aufgaben verteilt?
➠ Essen gehen?
➠ Betriebsevents genannt?
➠ Feedbackgespräch führen?

3. Die Zeit danach

Ein wichtiger Bestandteil der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters ist die Vermittlung der Unternehmenskultur. Das schließt Werte und das Unternehmensleitbild ein, ebenso die grundsätzlichen Spielregeln der Zusammenarbeit und des gegenseitigen Respekts. Vieles davon lässt sich nicht gleich am ersten Arbeitstag vermitteln, sondern wird sich in der darauffolgenden Zeit ergeben. Wichtig ist, dass der Neuling dabei nicht alleine gelassen wird. Arbeitsabläufe und Fortschritte sollten registriert, aufkommende Fragen geklärt und auch erneute Hilfestellung gegeben werden. Oder kurz: Betreiben Sie regelmäßig eine Erfolgskontrolle, ob das Onboarding gelingt und der neue Mitarbeiter genug Betreuung erhält. Davon hängt wesentlich ab, ob der Mitarbeiter die Probezeit erfolgreich besteht.

Die 3-teilige Checkliste zur Einarbeitung können Sie gerne HIER kostenlos als PDF herunterladen.

Darum sollten Sie die Einarbeitung übernehmen

Für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter finden sich selten Freiwillige. Die meisten Kollegen sehen darin nur einen zusätzlichen Aufwand zum ohnehin schon stressigen Job. Wir empfehlen: Melden Sie sich trotzdem freiwillig dazu! Aus zwei Gründen:

Sie erweitern Ihren Horizont: Neue Mitarbeiter bringen oft neue Ideen, Arbeitsweisen und Perspektiven mit. Durch den direkten Kontakt während der Einarbeitung können Sie davon profitieren und neue Impulse gewinnen. Ein bisschen frischer Wind gibt vielleicht auch Ihnen neuen Schwung.

Sie lernen Ihren Job besser kennen: Die wenigsten Arbeitnehmer machen sich regelmäßig Gedanken über den eigenen Beruf, die Aufgabenverteilung, die Abläufe und anfallenden Projekte. Indem Sie einen neuen Mitarbeiter einarbeiten, reflektieren Sie den eigenen Job, frischen Know-how auf oder lernen durch die Nachfragen des Kollegen Neues hinzu.


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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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25. Oktober 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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