Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Ablauf, Tipps, Checklisten

Was versteht man unter Einarbeitung?

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beschreibt den Prozess der fachlichen und sozialen Eingliederung neuer Kollegen in das Unternehmen und die bestehende Organisation. Dabei werden die Neuzugänge mit ihren Aufgaben, dem Team und der Unternehmenskultur vertraut gemacht und lernen die internen Prozesse kennen.

Das sogenannte Onboarding folgt dabei idealerweise einem systematischen Einarbeitungsplan, der sowohl die Dauer, Ziele und Inhalte der Einarbeitungsphase festlegt sowie die dafür zuständigen Mitarbeiter oder Mentoren klar benennt.

Wie lange dauert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter?

Die Dauer der Einarbeitung erstreckt sich meist über mehrere Wochen oder Monate und hängt vom Job und dessen Aufgaben ab. Grundsätzlich sollte die Einarbeitungsphase mit der Jobzusage und dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrages beginnen und dem Neuzugang so den Einstieg erleichtern.

Was sind die Aufgaben und Ziele des Onboardings?

Hauptziel der Einarbeitung ist, neue Mitarbeitern sofort „an Bord“ zu holen und sie in das bestehende Team zügig zu integrieren. Die Neulinge sollen sich sofort wohlfühlen und dadurch von Anfang an motiviert und produktiv mitarbeiten können. Das spart Zeit und reduziert mögliche Konflikte, Missverständnisse oder Störungen im Betriebsablauf.

Wer ist an der Einarbeitung beteiligt?

In der Regel nehmen an den Übergabe- oder Einarbeitungsgesprächen Kollegen aus dem Personalwesen sowie der direkte Vorgesetzte teil. In manchen Fällen ist es sinnvoll, wenn auch der Vorgänger auf der Position beteiligt ist. Weitere Feedbackgespräche übernehmen zusätzlich die neuen Kollegen oder ein eigens benannter Pate oder Mentor.

Warum ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wichtig?

Oft werden neue Mitarbeiter ins kalte Wasser geworfen und sich selbst überlassen. Zwar finden viele durch Learning by doing früher oder später selbst heraus, was und wie etwas zu tun ist. Dabei machen sie aber unnötige Fehler, brauchen länger und geben womöglich frustriert auf – und kündigen wieder.

Eine schlechte Willkommenskultur hat nachweislich negativen Einfluss auf die intrinsische Motivation und Produktivität neuer Mitarbeiter. Bis zu 25 Prozent der Arbeitsverhältnisse enden bereits in der Probezeit. Das verursacht steigende Recruiting-Kosten und blockiert das Unternehmenswachstum.

Wie läuft die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ab?

Klassisch erfolgt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in 3-4 Phasen:

1. Begrüßung + Willkommen

Spätestens am ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiter ein „herzliches Willkommen an Bord!“ hören. Begleitet von einer entsprechenden Begrüßung und anschließender Vorstellung im Team: Namen, Ansprechpartner, Rollen, Organisationsstruktur – all das sollte klar dargestellt und erklärt werden.

2. Abläufe + Aufgaben

Im zweiten Schritt werden dem neuen Mitarbeiter seine Aufgaben und die Einordnung der Position erklärt. Dazu kommen wichtige Arbeitsabläufe und Prozesse. Zu klären sind zum Beispiel die Fragen: Wie funktioniert was? Mit wem wird direkt zusammengearbeitet? Wer berichtet wem? Welche Projekte laufen gerade? Woran ist der/die Neue unmittelbar beteiligt? Welche Projekte wurden schon in welchem Umfang erledigt? Welche Aufgaben müssen noch abgeschlossen werden?

Wichtige Themen sind zudem:

⇨ Arbeitszeiten
⇨ Pausenregelung
⇨ Zeiterfassung
⇨ Urlaubsplanung
⇨ Getränke & Kantine
⇨ Toiletten & Kaffeeküche
⇨ Verhalten bei Krankheit
⇨ Leistungsmaßstäbe
⇨ Ansprechpartner
⇨ Telefonlisten

3. Arbeitsplatz + Zugänge

Schließlich bekommt der neue Mitarbeiter eine Einweisung in seinen neuen Arbeitsplatz: Ablagesysteme, Werkzeuge, Computer und Software werden grundlegend erklärt. Zusätzlich erhält der oder die neue Mitarbeiterin wichtige Zugänge und Passwörter. Das ist der formell-organisatorische Teil der Einarbeitung.

Dazu gehören zum Beispiel auch:

⇨ Arbeitsplatzbeschreibung
⇨ Arbeitsmethoden
⇨ Arbeitsanweisungen
⇨ Prozessbeschreibungen
⇨ Bedienungsanleitungen
⇨ Schulungsunterlagen
⇨ Werkzeuge + Hilfsmittel
⇨ Vorlagen + Formulare
⇨ Ablagefächer
⇨ Checklisten

Einarbeitungsplan: 13 Praxis-Tipps

Ob die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters gelingt, entscheidet sich vor und während der ersten Arbeitstage. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit! Die folgenden Praxistipps haben sich beim Onboarding immer wieder bewährt:

1. Plan erstellen
   Erstellen Sie für die Einarbeitung einen transparenten Prozess. Die bestehenden Mitarbeiter müssen wissen, wie sie daran beteiligt sind. Der Prozess gibt eine klare Orientierung.
2. Aufgaben verteilen
   Teamleiter sollten mit dem Team die bevorstehende Einarbeitung durchsprechen und die Aufgaben möglichst gleichmäßig verteilen. Gefühlte Unfairness überträgt sich sonst womöglich auf den Neuling.
3. Rollen klären
   Weisen Sie jedem Mitarbeiter idealerweise Aufgaben aus seinem Fachgebiet zu, die er mit wenig Vorbereitung gut vermitteln kann.
4. Chef beteiligen
   Wichtig für die Akzeptanz der Einarbeitung im Team: Auch der Teamleiter oder Chef sollte sich daran beteiligen und seinen Part übernehmen. Das ist auch eine Form der Wertschätzung: „Einarbeitung ist Chefsache.“
5. Checklisten nutzen
   Nutzen Sie für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter unbedingt Checklisten für die verschiedenen Fachbereiche. Nur so stellen Sie sicher, dass kein wichtiger Aspekt vergessen wird.
6. Erwartungen definieren
   Stellen Sie alle Anforderungen der Position zusammen – auch vermeintliche Selbstverständlichkeiten. Vieles ergibt sich schon aus der Stellenbeschreibung. Die Vorarbeit hilft aber, die Erwartungen an den Mitarbeiter klar zu definieren.
7. Schulungen vorbereiten
   Vergessen Sie etwaige, nötige Schulungen nicht. Nicht jeder Mitarbeiter, der frisch aus der Ausbildung oder von der Uni kommt, weiß sofort, wie was funktioniert.
8. Dokumente bereitstellen
   Stellen Sie überdies Schulungsunterlagen, Bedienungsanleitungen und Prozessbeschreibungen zusammen. Standardisierte Prozesse und dokumentierte Strukturen erleichtern dem neuen Mitarbeiter den Einstieg.
9. Mentor benennen
   Bestimmen Sie einen Mentor oder Einarbeitungs-Paten. Dieser reduziert die Rückfragen bei Kollegen und gewinnt schneller Vertrauen. Mentoren sollten aber nicht nur Wissen besitzen, sondern dieses auch vermitteln können.
10. Wochenplan erstellen
    Überlassen Sie das Willkommen und die ersten Tage im neuen Job nicht dem Zufall. Erstellen Sie wenigstens für die erste Woche einen genauen Plan. Der gibt Orientierung, Struktur und sorgt dafür dass der/die Neue gleich ankommt.
11. Zeit lassen
    Überfordern Sie neue Mitarbeiter aber bitte nicht. Diese sollten gerade anfangs noch „Welpenschutz“ genießen, sich zurechtfinden und Fehler machen dürfen.
12. Feedback einholen
    Fragen Sie die neuen Mitarbeiter im ersten Monat jede Wochen nach der Einarbeitung und ihrer Zufriedenheit mit dem Prozess. Über dieses Feedback können Sie den Prozess permanent verbessern und weiterentwickeln.
13. Arbeitsweise korrigieren
    Planen Sie genug Zeit für regelmäßiges Feedback ein: Benennen Sie Fortschritte und geben Sie konstruktive Kritik, damit sich falsche oder gefährliche Arbeitsweisen erst gar nicht einschleifen.

Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Checkliste

Unternehmen sollten die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wie ein Projekt betrachten – und ebenso sorgfältig planen. Dabei hilft ein sog. Einarbeitungsplan. Dieser umfasst alle drei Phasen: Vorbereitung, erster Arbeitstag und die Zeit danach (= Probezeit).

Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und keine wichtigen Punkte zu vergessen – Sie können diese gleich online abhaken:

1. Vorbereitung zum Arbeitsbeginn

• Informationen zugesandt?
• Arbeitsplatz eingerichtet?
• Handouts vorbereitet?
• Kollegen informiert?
• Mentor/Paten benannt?
• Betriebsrat informiert?
• Arbeitsbeginn bekannt?
• Einführung eingeplant?
• Arbeitsweg geklärt?

2. Der erste Arbeitstag

• Begrüßung geklärt?
• Willkommenspaket geschnürt?
• Infomaterialien fertig?
• Ausweise parat?
• Aufgaben verteilt?
• Essen gehen?
• Betriebsevents genannt?
• Feedbackgespräch führen?

3. Die Zeit danach

Ein wichtiger Bestandteil der Einarbeitung ist das Vermitteln der Unternehmenskultur und Werte. Dazu gehören ebenso das Unternehmensleitbild und die Spielregeln der Zusammenarbeit. Vieles davon lässt sich nicht am ersten Arbeitstag vermitteln, sondern erst mit der Zeit. Denken daher auch hieran:

• Fragen klären?
• Fortschritte registrieren?
• Betreuung kontrollieren?
• Hilfestellungen geben?
• Arbeitsweise optimieren?
• Zufriedenheit feststellen?

Die Checkliste zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter können Sie sich gerne HIER kostenlos als PDF herunterladen.

Darum sollten Sie die Einarbeitung übernehmen

Für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter finden sich selten Freiwillige. Die meisten Kollegen sehen darin nur einen zusätzlichen Aufwand. Unsere Empfehlung: Melden Sie sich trotzdem! Aus zwei Gründen:

1. Sie erweitern Ihren Horizont
   Neue Mitarbeiter bringen oft neue Ideen, Arbeitsweisen und Perspektiven mit. Durch den direkten Kontakt während der Einarbeitung können Sie davon profitieren und neue Impulse gewinnen. Der frische Wind gibt auch Ihrem Job neuen Schwung!
2. Sie lernen Ihren Job besser kennen
   Die wenigsten Arbeitnehmer machen sich Gedanken über die Aufgabenverteilung, Abläufe oder Projekte. Indem Sie neue Mitarbeiter einarbeiten, reflektieren Sie den eigenen Job, frischen Know-how auf oder lernen durch die Fragen des Kollegen Neues hinzu.

Was andere dazu gelesen haben

• Neuer Job: Tipps für die ersten Tage
• Die ersten 100 Tage – als Chef