Mitarbeiter zu finden, die sofort ins Team passen, ist alles andere als leicht. Oft zieht sich der Auswahlprozess über Wochen hin, manchmal muss die Stelle sogar ein zweites Mal ausgeschrieben werden. Anders formuliert: Die Suche nach Personal kann für Unternehmen genau so anstrengend sein, wie die Jobsuche für Bewerber. Die gründliche Einarbeitung neuer Mitarbeiter, das sogenannte Onboarding, ist daher enorm wichtig - und wird doch oft vernachlässigt...

Einarbeitung neuer Mitarbeiter Checkliste Definition Onboarding

Neue Mitarbeiter einarbeiten: So geht es richtig

Der Grund für fehlende oder mangelnde Einarbeitung ist in vielen Fällen eine Fehleinschätzung: Unternehmen, konkret Teamleiter und Chefs, meinen, sich die Zeit und den Aufwand für die Einarbeitung nicht leisten zu können. Da das allerdings die wenigsten zugeben wollen, werden Ausreden und Scheinargumente gesucht. Hier einige häufig verwendete Beispiele:

  • "Das bekommt der neue Mitarbeiter schon hin, so schwer ist das doch nicht."
  • "Er oder sie ist hoch qualifiziert, das muss auch so gehen."
  • "Der Sprung ins kalte Wasser hat noch niemandem geschadet."
  • "Learning by doing ist angesagt - und sowieso am effektivsten."
  • "Die Kollegen hat auch niemand eingelernt - und sie sind trotzdem gut."

All diese so genannten Argumente sind leider völlig daneben und nicht zu halten. Schlimmer noch, Teams und Unternehmen sabotieren sich damit selbst.

Fehlende Einarbeitung mindert die Qualität

Es ist völlig logisch: Neue Mitarbeiter, die nicht gründlich eingearbeitet werden, können einfach nicht den Qualitätsmaßstäben des Teams oder Unternehmens genügen. Sie brauchen relativ lange, um sich in den internen Abläufen und Prozessen zurechtzufinden und werden einige typische Fehler begehen.

Fehler, die sie mit einer Einarbeitung vermieden hätten. Die Zeit, die Unternehmen durch den Verzicht auf eine Einarbeitung sparen, muss für die Korrektur der Fehler neuer Mitarbeiter verwendet werden. Oft ist das jedoch kein Nullsummenspiel, sondern geht negativ - zu Lasten des Unternehmens - aus.

Schuldzuweisungen vergiften die Atmosphäre

In manchen Unternehmen wird das Problem erkannt - und die Schuld den neuen Mitarbeitern zugewiesen. Das ist nicht nur falsch, sondern ebenfalls schädlich. Ungerechtfertigte Schuldzuweisungen gleich zu Beginn vergiften die Arbeitsatmosphäre und lassen neue Mitarbeiter schnell an ihrer Entscheidung für das Unternehmen zweifeln.

Gerade hoch qualifiziert Fachkräfte nutzen die kurze Kündigungsfrist der Probezeit dann oft dazu, sich nach einem neuen Arbeitgeber umzusehen. Die bestehenden Mitarbeiter und Teams leiden ebenfalls darunter, denn erstens müssen sie die Fehler der neuen Kollegen ausgleichen und zweitens sind eine vergiftete Arbeitsatmosphäre und hohe Mitarbeiterfluktuation nicht unbedingt motivationssteigernde Bedingungen.

Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Mehr als ein einzelner Tag

Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Mehr als ein einzelner TagWird ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet, handelt es sich dabei oftmals leider nur um eine sehr kurze und dementsprechend oberflächliche Einführung in den neuen Arbeitsplatz. Genauer gesagt beansprucht diese in der Regel höchstens einen Arbeitstag - und selbst von diesem werden nur einige Stunden wirklich für die Einarbeitung genutzt.

Ausreichend Zeit, um jemanden wirklich in einen neuen Arbeitsplatz, die damit verbundenen Aufgaben und Erwartungen einzuführen, kann da nicht bleiben. Der Fehler beginnt bereits damit, die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters auf einen einzelnen Tag oder einen sehr kurzen Zeitraum konzentrieren zu wollen.

Der erste Arbeitstag ist ohne Frage wichtig, um gut in die neue Stelle hineinzufinden, sollte aber nicht der einzige Tag sein, an dem sich der Einarbeitung gewidmet wird. Im besten Fall wird der Zeitraum erweitert - und zwar in beide Richtungen, sowohl vor dem ersten Tag als auch in den ersten Wochen nach dem Einstieg.

Ab dem Zeitpunkt der Zusage und Vertragsunterzeichnung sollten Unternehmen sich darum bemühen, dem neuen Mitarbeiter beim Einstieg zu helfen. Erste Informationen zukommen lassen, für Fragen noch einmal zur Verfügung stehen und Unsicherheiten vor dem ersten Tag nehmen, klar kommunizieren, an welchen Aufgaben und Projekten das neue Teammitglied beteiligt sein wird. So beginnt der erste Tag besser vorbereitet und mit deutlich weniger Stress und Angst.

Gleiches gilt nach dem ersten Tag. Hier hilft regelmäßige Kontrolle des Einarbeitungsprozesses und auch Feedback zu den Fortschritten - zusätzlich aber auch der Fokus auf die Sicht des Mitarbeiters, um individuell darauf eingehen zu können.

15 Tipps für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Eines dürfte klar geworden sein: Eine gründliche Einarbeitung neuer Mitarbeiter lohnt sich - nicht zuletzt für das Unternehmen. Mit den richtigen Strategien und Tipps lässt sich der Zeit- und Arbeitsaufwand dabei in Grenzen halten.

  • So bürokratisch es klingt: Erstellen Sie für die Einarbeitung einen neuen Prozess. Die bestehenden Mitarbeiter brauchen für die Einarbeitung eine klare Orientierung.
  • Apropos bestehende Mitarbeiter: Teamleiter sollten mit ihrem Team die bevorstehende Einarbeitung durchsprechen und die Aufgaben möglichst gleichmäßig verteilen.
  • Weisen Sie jedem Mitarbeiter idealerweise Aufgaben aus seinem Fachgebiet zu, die er mit wenig Vorbereitung gut vermitteln kann.
  • Wichtig für die Akzeptanz der Einarbeitung im Team: Auch der Teamleiter oder Chef sollte sich daran beteiligen und seinen Part übernehmen.
  • Nutzen Sie für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter unbedingt Checklisten für die verschiedenen Fachbereiche. Nur so stellen Sie sicher, dass kein wichtiger Aspekt vergessen wird.
  • Nehmen Sie sich für die Erstellung von Prozess und Checklisten bitte Zeit. Hier handelt es sich um eine einmalige Investition, die Ihnen später viel Arbeitszeit sparen und die Arbeitsqualität sichern kann.
  • Denken Sie bei den Checklisten auch an scheinbar selbstverständliche Abläufe.
  • Nutzen Sie Fragen und Feedback neuer Mitarbeiter dazu, Ihre Checklisten und den Prozess zu verfeinern.
  • Apropos neue Mitarbeiter: Bei aller fachlichen Einarbeitung sollten Sie die Begrüßung und offizielle Vorstellung der Mitarbeiter im Team nicht vernachlässigen.
  • Wichtig: Teilen Sie den neuen Mitarbeitern von Anfang mit, wer für welchen Teil der Einarbeitung zuständig ist.
  • Trotz Aufgabenteilung sollte der Chef oder Abteilungsleiter immer als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.
  • Fragen Sie die neuen Mitarbeiter einige Wochen nach der Einarbeitung nach Feedback zum Prozess. So können Sie diesen weiterentwickeln.
  • Bestehende Mitarbeiter können die Einarbeitung nutzen, um sich selbst mit neuen Abläufen und Themen vertraut zu machen. Lehren ist oft die beste Lernmethode.
  • Nehmen Sie auch das Feedback Ihrer Mitarbeiter auf: Ist die Einarbeitung in der bestehenden Form mit der täglichen Arbeit vereinbar?
  • Sollten Ihre Mitarbeiter Bedarf anmelden, sollten Sie auch über Schulungen zum Thema "Anleitung von Mitarbeitern" nachdenken. Diese Kenntnisse kommen Ihren Mitarbeitern und damit auch dem Unternehmen bei der Betreuung von Auszubildenden zugute.

Und wie war das bei Ihnen? Hat die Einarbeitung Ihren Weg in den neuen Job geebnet oder wurde scheinbar kein Wert darauf gelegt? Teilen Sie Ihre Erfahrungen und machen Sie bei unserer Umfrage mit!

Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Checkliste

Einarbeitung neuer Mitarbeiter ChecklisteUnternehmen sollten die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters wie ein Projekt betrachten – und wie jedes gute Projekt bedarf es der sorgfältigen Planung. Somit beginnt auf Arbeitgeberseite die Einführung bereits mit den Vorbereitungen.

Insgesamt lässt sich die Einarbeitungszeit in drei Phasen teilen: Vorbereitung, erster Arbeitstag und die Zeit danach, im Wesentlichen die Probezeit. Wie kurz oder lang die einzelnen Phasen sind, hängt davon ab, ob der neue Kollege auch neu im Unternehmen ist oder beispielsweise nur die Abteilung gewechselt hat – einige Punkte können dann entfallen.

Diese Checkliste soll Unternehmen dabei helfen, den Überblick zu behalten.

  1. Vorbereitung vor Arbeitsbeginn

    • Ist der Arbeitsplatz vorbereitet und entsprechend ausgestattet?
    • Liegen Arbeitsunterlagen, Handouts mit Beschreibungen parat?
    • Sind die Kollegen informiert?
    • Gibt es einen Mentor oder Paten für die Einarbeitung?
    • Haben Sie den Arbeitsbeginn und Zeit für Einführung eingeplant?
  2. Der erste Arbeitstag

    • Begrüßen Sie den neuen Mitarbeiter persönlich. Denken Sie an Infomaterialien und ermutigen Sie ausdrücklich dazu, dass sich der neue Mitarbeiter Notizen macht – niemand kann sich alles auf einmal merken.
    • Sagen Sie zur Auflockerung ein paar persönliche Worte über den Arbeitsweg, vielleicht Fragen zur Familie des Mitarbeiters.
    • Stellen Sie die Kollegen vor und zeigen Sie dem neuen Mitarbeiter das Unternehmen, die folgenden Schritte können gegebenenfalls auch von einem Mentor übernommen werden.

    Bevor es an erste Arbeitsaufträge gehen kann, ist das Organisatorische wichtig:

    • Hat der neue Mitarbeiter Zugang zu den Räumlichkeiten, sind Ausweise oder Passwörter notwendig?
    • Ist der Mitarbeiter über Arbeitszeiten, Pausen und Zeiterfassung informiert?
    • Sind Modalitäten wie die private Nutzung des Internets und des Telefons klar?
    • Wurden ihm sein Arbeitsplatz, die Teeküche, Toiletten und Sanitärräume gezeigt?
    • Wurde auf Getränke- und Essensmöglichkeiten (beispielsweise Kaffeeautomat, spezielle Marken) hingewiesen?
    • Haben Sie wichtige Ansprechpartner wie Betriebsarzt, Schwerbehindertenvertretung, Datenschutzbeauftragter und Betriebsrat genannt?
    • Gibt es eventuell weitere betriebliche Einrichtungen wie eine Betriebssportgruppe oder regelmäßige Events, die erwähnt werden sollten?
    • Ist der neue Mitarbeiter über das Verhalten im Krankheitsfalle informiert?
    • Planen Sie das Mittagessen mit dem neuen Mitarbeiter ein und informieren Sie sich am Ende des Tages in einem Abschlussgespräch über seine ersten Eindrücke.
  3. Die Zeit danach

    Ein wichtiger Bestandteil der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters ist die Vermittlung der Unternehmenskultur. Das schließt das Unternehmensleitbild ein, aber auch wie Arbeitsabläufe organisiert sind, wer wem Rechenschaft schuldig ist, wann und wie Meetings stattfinden.

    Vieles davon wird sich nicht am ersten Arbeitstag, sondern in der darauffolgenden Zeit ergeben. Wichtig ist, dass sein Arbeitsgebiet klar definiert ist und er Zugang zu Informationen hat, die Arbeitsabläufe beschreiben.

    Kontrollieren Sie, ob der neue Mitarbeiter die Betreuung erhält, die notwendig ist.

    • Gibt es Fortschritte?
    • Sind Fragen ungeklärt?
    • Muss an manchen Stellen erneut Hilfestellung gegeben werden?

Von den Ergebnissen dieser Fragen hängt nicht nur ab, ob Ihr neuer Mitarbeiter die Probezeit erfolgreich besteht. Es zeigt sich auch, wo eventuell nachjustiert werden muss – sei es, dass intensiver betreut werden muss, sei es, dass elementare Dinge vergessen wurden.

Von der erfolgreichen Einarbeitung hängt letztlich nicht nur die Übernahme ab, sondern auch die Motivation Ihres Mitarbeiters.

Diese Checkliste können Sie auch kostenlos bei uns herunterladen und Ihren Bedürfnissen anpassen:

Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Warum Sie diese übernehmen sollten

Für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter finden sich nur selten Freiwillige. Die meisten Mitarbeiter sehen darin nur einen zusätzlichen Aufwand, den sie neben ihren täglichen Aufgaben erledigen müssen.

Doch vielleicht sollten Sie genau diese Aufgabe übernehmen, denn dafür sprechen gleich mehrere gute Gründe. Wir erklären, warum die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters nicht nur ein wichtiger Faktor für ihn, sondern auch für Sie sein kann, wenn Sie sich dazu bereit erklären, die Verantwortung zu übernehmen.

  • Sie erweitern Ihren Horizont

    Neue Mitarbeiter bringen oft auch neue Ansichten, Arbeitsweisen und Perspektiven mit. Durch den direkten Kontakt während der Einarbeitung können Sie vielleicht selbst Ihren Horizont erweitern, neue Impulse gewinnen oder zu der Einsicht gelangen, dass ein bisschen frischer Wind genau das richtige für Ihren Arbeitsablauf und das Unternehmen ist.

  • Sie profitieren von der Motivation

    Kommt ein Mitarbeiter neu ins Team, strotzt er meist vor Motivation, Leistungsbereitschaft und Engagement. Davon können Sie sich eine Scheibe abschneiden, wenn Sie den neuen Mitarbeiter einarbeiten. So färbt etwas von der Energie auf Sie ab und Sie können sich voller Tatendrang in die eigenen Aufgaben stürzen.

  • Sie lernen Ihren Job besser kennen

    Nur die wenigsten Arbeitnehmer machen sich regelmäßig Gedanken über den eigenen Beruf, die Aufgabenverteilung beim Arbeitgeber oder die täglich anfallenden Projekte. Einen neuen Mitarbeiter einzuarbeiten kann genau diese Reflexion bieten, da man jemand anderem den Betrieb erklärt, sich diesen dabei aber auch selbst vor Augen führt.

[Bildnachweis: Pressmaster, wavebreakmedia by Shutterstock.com]


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