Jahresgespräch: Wie Sie sich perfekt vorbereiten

Jahresgespräch: Beliebtes Instrument der Mitarbeiterführung

Vor kurzem wurden zum Thema Jahresgespräche alle im Dax, MDax, TecDax und SDax gelisteten Aktiengesellschaften nach deren Erfahrungen damit befragt, Ergebnis: 90 Prozent der Unternehmen setzen sie seit Jahren ein und die Chefs nehmen sich dafür im Schnitt für jeden Mitarbeiter zwischen einer und zweieinhalb Stunden Zeit. Bei Infineon zum Beispiel kommt sogar noch ein einstündiges Vorgespräch dazu, bevor man für mindestens eine weitere Stunde in die Vollen geht.

Jahresgespräch in 3 Phasen: Wie das Feedback abläuft

Im Jahresgespräch lassen Chef und Mitarbeiter das vergangene Jahr Revue passieren. Sie evaluieren die Entwicklungen im Unternehmen und welchen Anteil der Mitarbeiter daran hatte. Idealerweise schildern beide Seiten respektvoll ihre Sicht der Dinge. Dabei können auch Kritikpunkte zur Sprache kommen. In wertschätzender und vertraulicher Atmosphäre und mit genügend Zeit fällt es leichter, schwierige Themen anzusprechen.

Wichtig ist, dass man diese konstruktiv formuliert. Das beinhaltet nicht nur Lösungsvorschläge für bestehende Probleme, sondern fördert gleichzeitig die Motivation. Derart gestaltet lassen sich Pläne und Maßnahmen für die künftige Zusammenarbeit formulieren. Sinn und Zweck ist, die Weiterentwicklung des Mitarbeiters zu fördern. Gleichzeitig bringt das die Entwicklung des Unternehmens voran.

Häufige Fragen und Antworten rund ums Jahresgespräch

Jahresgespräch-Leitfaden: Tipps für Mitarbeiter

Zusätzlich gibt es dazu einige Tipps, wie sich Mitarbeiter, aber auch Vorgesetzte optimal auf das Jahresgespräch vorbereiten sollten. Hier eine kompakte Liste mit nützlichen Fragen:

• Vorbereiten

  Informieren Sie sich vorab im Leitfaden Ihres Unternehmens über Zweck und Struktur des Jahresgesprächs. Die meisten Unternehmen haben einen solchen Leitfaden im Intranet. Das nutzt doppelt: Denn in schwierigen Gesprächen oder im Konfliktfall hilft manchmal auch ein dezenter Verweis auf diese Betriebsregeln.

• Bilanzieren

  Welche Projekte, welche Aufgaben sind Ihnen gelungen, was lief nicht so gut? Woran lag es? Wie können Sie und Ihr Chef zu einer Verbesserung beitragen? Wie wollen Sie im Unternehmen vorankommen? Formulieren Sie Ihre persönlichen Ambitionen so, dass klar wird, wie das Unternehmen davon profitiert. Gehen Sie all diese Fragen im Kopf durch, skizzieren Sie Antworten und Gegenargumente, notieren Sie Stichpunkte – dann wirft Sie so leicht nichts aus der Bahn.

• Eingrenzen

  Nachdem Ihr Vorgesetzter klargemacht hat, welche Ziele das Unternehmen im kommenden Jahr verfolgt und wie Sie helfen können, diese zu erreichen, sollten Sie selbst Stellung beziehen: Teilen Sie die Meinung, die Ihr Chef von Ihnen hat? Halten Sie die gesteckten Ziele für realistisch? Sind sie konkret genug? Haken Sie nach, wenn Ihnen Details nicht klar sind. Sprechen Sie aber auch die Rahmenbedingungen an, unter denen Sie Ihre Ziele erreichen sollen. Nicht jedes Jahr verläuft wie geplant. Welche Korrekturen sind also möglich, wenn etwas dazwischenkommt?

• Präsentieren

  Sprechen Sie eigene Ideen an, die das Unternehmen nach vorne bringen und präzisieren Sie Ihre Rolle dabei. Am besten, bevor Ihr Chef Sie dazu auffordert – das beweist Initiative. Und: Sprechen Sie über Projekte, die Sie interessieren. Dazu gehören auch Fortbildungsmaßnahmen oder die Chance, auf der Karriereleiter nach oben zu klettern. Verwechseln Sie das Mitarbeitergespräch aber nie mit einer Gehaltsverhandlung! Feilschen um mehr Geld ist hier tabu – vertagen Sie das auf einen separaten Termin.

• Respektieren

  Bleiben Sie auch bei provokanten Formulierungen selbst immer sachlich und ruhig. Vermeiden Sie ebenso Ihrerseits Pauschalaussagen (immer, alle, nie) – diese könnte Ihr Gegenüber schnell als Vorwurf fehlinterpretieren. Führen Sie stattdessen konkrete Beispiele und Situationen an. Und falls Sie eine Frage oder Aussage nicht vollständig verstanden haben, fragen Sie lieber nach. So vermeiden Sie Missverständnisse und können angemessen reagieren.

• Protokollieren

  Nach dem Gespräch sollten Sie noch einmal kritisch prüfen, ob alle Punkte, die Ihnen wichtig waren, angesprochen wurden. Ansonsten dürfen Sie um ein kurzes Nachgespräch bitten. Zum Schluss werden alle Vereinbarungen in einem Protokoll fixiert, das beide Seiten unterschreiben müssen. Es ist zugleich die Basis für das nächste Jahresgespräch. Und falls Sie zufrieden waren: Loben Sie ruhig auch mal den Chef. Über positives Feedback freut sich jeder.

Jahresgespräch Fragen und Antworten

Wenn Sie Ihr Jahresgespräch vorbereiten, sollten Sie sich eines bewusst machen: Es handelt sich dabei nicht um eine Applaus-Stunde, in der eine positive Nachricht nach der anderen auf Sie wartet. Vielmehr ist dieses Gespräch auch eine Chance zur Weiterentwicklung. Es muss also zwangsläufig auch um Defizite gehen.

Um nicht aus allen Wolken zu fallen, wenn Ihr Chef etwas Negatives anspricht, sollten Sie sich vor dem Gespräch also etwas Zeit nehmen und sich einige selbstkritische Fragen zu Ihrer bisherigen Leistung stellen. Dabei ist unbedingt erforderlich, dass Sie versuchen, die Perspektive eines Außenstehenden einzunehmen.

Fragen, die Ihnen bei der Vorbereitung helfen

• Welche Herausforderungen habe ich im vergangenen (Geschäfts-)Jahr bewältigt – und was war das Ergebnis?
• Welche der Ziele aus dem vergangenen Jahresgespräch habe ich umgesetzt?
• Woran muss ich noch weiterarbeiten?
• Warum konnte ich das noch nicht umsetzen?
• Woran möchte ich unbedingt arbeiten?
• Wohin möchte ich mich weiterentwickeln?
• Was habe ich in den vergangenen Jahren bereits erreicht?
• Ergibt sich daraus ein roter Faden meiner Entwicklung?
• Wo führt diese hin? Wo soll sie hinführen?
• Was konnte ich für das Unternehmen erreichen?
• Was hat sich dank meiner Arbeit verbessert?
• Welche Mehrwerte habe ich geschaffen?
• Lässt sich das im kommenden Jahr fortsetzen oder gar steigern?
• Welche meiner Talente und Fertigkeiten kann ich künftig noch stärker für das Unternehmen einsetzen?

Antworten, die Ihnen bei der Vorbereitung helfen

Unbedingt sollten Sie sich auch Formulierungen zurechtlegen, mit denen Sie auf Fragen zu Ihren Wünschen und Zielen sowie Kritik reagieren können. Beispiele:

Frage nach möglichen Schwierigkeiten

Wie kommen Sie mit Ihrem Projekt klar?

• Antwort
  Das Projekt läuft reibungslos. Gerne würde ich an dieser oder jener Aufgabe stärker mitarbeiten./Ich könnte mir gut vorstellen, im folgenden Jahr die Projektleitung zu übernehmen.

Frage nach Arbeitsbedingungen

Was benötigen Sie, um (noch) besser arbeiten zu können?

• Antwort
  Derzeit erschwert Lärm/Hitze/Kälte meine Arbeit. Ich weiß mir zwar durch Gegenschallkopfhörer/Ventilator/Jacke zu helfen, aber ein anderer Arbeitsplatz (zum Beispiel Büro ABC, das liegt zum Hinterhof hinaus) würde mir die Konzentration erleichtern.

Frage nach Stärken/Zielen

Worin sehen Sie Ihre Stärken?

• Antwort
  Projekt XY hat mir großen Spaß bereitet. In dem Bereich würde ich mich sehr gerne weiterentwickeln. Ich konnte meine Fähigkeiten 1, 2 und 3 unter Beweis stellen. Geholfen hat mir dabei meine außerordentliche Konfliktfähigkeit.

Derart vorbereitet können Sie nicht nur besser auf das Feedback Ihres Chefs eingehen: Sie können auch das Gespräch sogar führen und zu einem echten Dialog wandeln, indem Sie auch Ihre Ziele und Optionen einbringen. Je nach Verlauf lässt sich dabei der Grundstein für eine baldige Gehaltserhöhung legen. (Erstellen Sie hierfür auch gleich eine sogenannte Leistungsmappe.)

Sind Jahresgespräche wirklich objektiv?

Halten Sie sich an den obigen Leitfaden und die Checkliste zum Jahresgespräch, sind Sie bereits auf einem guten Weg zu einem sinnstiftenden Jahresgespräch. Doch erfolgt dabei die Beurteilung auch wirklich gerecht?

Mitarbeiter fordern zurecht, dass sie im Mitarbeitergespräch objektiv beurteilt werden. Doch wie soll dies gelingen, wenn der Vorgesetzte in gewissem Sinne Legislative, Judikative und Exekutive in Personalunion darstellt? Per se sind Mitarbeitergespräche nicht absolut objektiv, da sie von Menschen geführt werden. Aber sie lassen sich annäherungsweise objektivieren. Die Initiative hierbei muss allerdings vom Arbeitgeber ausgehen. Die folgenden Maßnahmen sind erforderlich:

• Alle Führungskräfte verwenden unternehmensweit den gleichen Fragebogen.
• Die Beurteilungskriterien sind genau und überschneidungsfrei ausformuliert.
• Die Reihenfolge der Beurteilungskriterien liegt fest.
• Eine Ratingskala zum Ankreuzen gibt vor, inwieweit ein Beurteilungskriterium zutrifft.
• Die Führungskräfte werden angehalten, das Mitarbeiterverhalten regelmäßig im Laufe des Jahres zu beobachten und sich Notizen zu machen.
• Die Führungskräfte werden trainiert, wie sie ein Mitarbeitergespräch führen sollten.

Weitere Tipps für richtiges Feedback

Als Mitarbeiter sollten Sie das Feedback nutzen, um daraus zu lernen. Hierfür ist zweierlei wichtig:

• Wertschätzung
  Der Vorgesetzte hat sein Feedback entsprechend wohlwollend und konstruktiv formuliert.
• Kritikfähigkeit
  Der Mitarbeiter versteht die Kritik als Empfehlung für bessere Ergebnisse und nicht als persönlichen Angriff.

Können Jahresgespräche auch Spaß machen?

Eine etwas merkwürdige Frage, zugegeben. Wahrscheinlich assoziieren nur die wenigsten Arbeitnehmer Spaß mit einem Mitarbeitergespräch. Aber es ist durchaus möglich, ein Jahresgespräch mit positiven Emotionen und guter Laune zu Verknüpfen. Auch Führungskräfte wollen schließlich mit einem guten Gefühl ins Gespräch mit ihren Mitarbeitern gehen. Dazu benötigen sie allerdings ein belastbares und zuverlässiges Instrumentarium. Das gewinnen sie durch folgende Rahmenbedingungen:

• Unternehmensweit einheitlichen Beurteilungskriterien
• Eine tabellarische und grafische Auswertung
• Einem Vergleich zwischen dem Selbstbild des Mitarbeiters und dem Fremdbild der Führungskraft.
• Der Möglichkeit, gemeinsam die Beurteilung zu erstellen
• Einer Bewertungssimulation (was ändert sich am Gesamtbild, wenn sich einzelne Werte ändern)

Im Gegensatz zu den früheren papiergebundenen Beurteilungsbögen sind moderne softwaregestützte Beurteilungssysteme heute in der Lage, all diese Anforderungen zu erfüllen. Integriert die Führungskraft diese technischen Hilfsmittel in das Mitarbeiterbeurteilungsgespräch, wird das vom Mitarbeiter durchaus akzeptiert. Und der Führungskraft fällt es leichter, mit dem Mitarbeiter zu kommunizieren. So beginnt die einstmals nur mit Widerwillen absolvierte „Pflichtübung Jahresgespräch“ sogar Spaß zu machen.

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