Definition: Was ist ein Jahresgespräch?
Das Jahresgespräch (auch: „Mitarbeitergespräch“ oder „Feedbackgespräch“) ist ein wichtiges Führungsinstrument für Personalverantwortliche, bei dem sich Mitarbeiter und Führungskraft gegenseitig Feedback geben sowie Leistungsziele und Entwicklungswünsche besprechen.
Im Gespräch können ebenso Konflikte oder Probleme bei der Zusammenarbeit angesprochen werden, für die dann eine gemeinsame, konstruktive Lösung gefunden wird. Jahresgespräche finden in einem regelmäßigen Intervall statt, mindestens aber einmal im Jahr (daher der Name). Richtig eingesetzt, stellt das Jahresgespräch ein wertvolles Werkzeug dar, wonach sich Mitarbeiter weiterentwickeln und sich die Zusammenarbeit verbessert.
Jahresgespräch Ablauf
Strukturierte Jahresgespräche folgen in der Regel einem typischen Ablauf. Wenn Sie ein Jahresgespräch vorbereiten, sollten Sie diesen zumindest kennen. Spontane Abweichungen sind natürlich immer möglich:
(Das Ablaufschema können Sie sich hier auch gratis als PDF herunterladen und als Leitfaden nutzen.)
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Jahresgespräch Erfolgsfaktoren
Im Jahresgespräch werden zahlreiche, relevante Themen angesprochen: Arbeit und Leistung, Zusammenarbeit und Gehalt, Ziele und zukünftige Entwicklung. Mitarbeiter erhalten Rückmeldungen zu ihrem aktuellen Stand im Job sowie Perspektiven für die kommenden Monate und Jahre. Gleichzeitig können eigene Fragen und Anliegen beantwortet werden.
Das größte Problem dabei: Mitarbeitergespräche werden von Führungskräften und Mitarbeiter häufig nicht als Chance, sondern als lästiger Pflichttermin gesehen. Entscheidend dafür, ob die Gespräche von allen Beteiligten als hilfreich empfunden werden, sind vor allem zwei Faktoren: gründliche Vorbereitung auf beiden Seiten und eine klare Zielvorstellung – auch von beiden.
Jahresgespräch Vorlage: Hier kostenlos herunterladen
Um Ihnen die Vorbereitung des Jahresgesprächs zu erleichtern, können Sie sich hier einen detaillierten Fragebogen zur Mitarbeiterbeurteilung als Vorlage kostenlos als PDF oder als Word-Datei herunterladen.
Jahresgespräch Vorbereitung: Leitfaden für Mitarbeiter
Auch Mitarbeiter können und sollten das Jahresgespräch vorbereiten. In diesem Leitfaden bekommen Sie die wichtigsten Tipps dazu:
Agenda
Informieren Sie sich vorab über die Agenda und den Inhalt des Jahresgesprächs. Idealerweise werden Sie dazu mit einem Vorlauf von 2-3 Wochen eingeladen. Klären Sie, was der Chef alles mit Ihnen besprechen will und wie viel Zeit er dafür reserviert hat. Üblich sind 30-60 Minuten. Ebenfalls wichtig: Gibt es für das Jahresgespräch einen Verhaltenskodex oder Leitfaden mit Betriebsregeln? Falls ja, hilft in schwierigen Gesprächen oder im Konfliktfall auch schon mal ein dezenter Hinweis darauf.
Leistungsbilanz
Mitarbeiter sollten im Vorfeld ehrlich die bisherigen Leistungen und mögliche Fehler reflektieren. Zum Beispiel:
- Welche Aufgaben habe ich (über-)durchschnittlich erledigt?
- Welche Ziele des letzten Jahresgesprächs habe ich umgesetzt?
- Welche Vorgaben habe ich nicht erfüllt?
- Warum konnte ich das noch nicht umsetzen?
- Woran muss ich weiterarbeiten?
- Wo habe ich Fehler gemacht?
- Was kann ich tun, um diese künftig zu vermeiden?
- Wo kann ich mich verbessern?
- Wohin möchte ich mich weiterentwickeln?
- Warum will ich das?
- Welchen Mehrwert schaffe ich für das Unternehmen?
- Was hat sich dank meiner Arbeit verbessert?
- Lässt sich das im kommenden Jahr steigern?
- Rechtfertigt das eine Gehaltserhöhung?
Je intensiver Sie diese Fragen und Antworten (!) vorbereiten, desto souveräner bleiben Sie im Jahresgespräch und erleben auch keine bösen Überraschungen. Entscheidend ist, dass Sie dazu sich selbst, Ihre Arbeit und Ihr Verhalten aus einem übergeordneten Blickwinkel betrachten – wie Ihr Chef.
Ziele
Ein produktives Jahresgespräch findet auf Augenhöhe statt. Bedeutet: Die Atmosphäre ist geprägt von gegenseitigem Respekt und Wohlwollen. Damit auch Mitarbeiter davon profitieren, sollten sie sich vorab unbedingt die eigenen beruflichen Ziele bewusst machen: Sind Sie mit dem Job und der Stelle grundsätzlich zufrieden? Wohin und wie wollen Sie sich weiterentwickeln? Streben Sie eine Fortbildung oder Gehaltserhöhung an?
Notizen
Bringen Sie sich zum Jahresgespräch unbedingt Stift und Notizblock mit sowie eine Liste mit Themen oder Fragen, die Sie klären wollen. Auch während des Gesprächs können und sollten Sie sich immer wieder Notizen machen, zum Beispiel zu offenen Fragen, gefundenen Kompromissen oder Einigungen. Für das Notieren dürfen Sie sich ruhig die nötige Zeit nehmen. Es zeigt nur, dass Sie das Gespräch ernst nehmen und ebenso sorgfältig wie gewissenhaft arbeiten. Wenn der Chef merkt, dass auch Sie sich ausführlich Gedanken gemacht haben und vorbereitet sind, steigert das Ihr Ansehen.
Kritik
Nicht immer geht es im Jahresgespräch nur um Lob. Seien Sie daher auch auf Kritik vom Chef gefasst und (mental) vorbereitet. Der größte Fehler wäre jetzt, die Arme zu verschränken, innerlich dicht zu machen und alles abzustreiten. Hören Sie immer erst einmal zu und nehmen Sie eine berechtigte und konstruktive Kritik dankbar an. Das beweist Lernwillen und eine emotional reife Persönlichkeit.
Ist die Kritik hingegen ungerechtfertigt, bleiben Sie ruhig und sachlich – und widerlegen Sie die Aussagen. Beispiel: „Ich bedauere, dass bei Ihnen dieser Eindruck entstanden ist, er ist aber falsch. Tatsächlich habe ich…“ Falls Sie einige Kritikpunkte nicht verstehen oder nachvollziehen können, fragen Sie unbedingt nach. Das Jahresgespräch ist ein Dialog, kein Monolog!
Protokoll
Nach dem Gespräch sollten Sie prüfen, ob wirklich alle Punkte, die Ihnen wichtig waren, angesprochen wurden. Ansonsten dürfen Sie um ein kurzes Nachgespräch bitten. Zum Schluss werden alle relevanten Beschlüsse, auch die Zielvereinbarungen, in einem Protokoll fixiert, das beide Seiten unterschreiben. Es ist die Basis für das nächste Jahresgespräch und beugt späteren Erinnerungslücken vor. Überdies unterstreicht das Protokoll die Verbindlichkeit der Vereinbarungen.
Checkliste für das Jahresgespräch
✚ Jahresgespräch IMMER vorbereiten
✚ Bisherige Leistungen & Erfolge quantifizieren
✚ Themen & Ziele definieren
✚ Berechtigte Kritik annehmen
✚ Unberechtigte Kritik korrigieren
✚ Perspektiven formulieren
✚ Offene Punkte klären
✚ Ergebnis protokollieren
Tabus im Jahresgespräch
✖ Emotionaler Ton
✖ Unsachliche Argumente
✖ Vergleiche mit Kollegen
✖ Schuldzuweisungen
✖ Private Probleme
Jahresgespräch Fragen und Antworten
Wenn Sie das Jahresgespräch vorbereiten, machen Sie sich immer bewusst, dass es auch für Mitarbeiter eine Chance zur Weiterentwicklung ist – selbst wenn es um Defizite geht.
Rechnen Sie mit ein paar typischen Fragen, die es in nahezu jedem Jahresgespräch gibt und überlegen Sie sich während der Vorbereitung gute Antworten und Formulierungen dazu. Im Folgenden finden ein paar Beispiele, wie Sie auf Fragen oder Kritik professionell antworten…
Wie kommen Sie mit Ihrem Projekt klar?
Dabei handelt es sich um eine Frage nach möglichen Schwierigkeiten. Eine Antwort:
Das Projekt läuft reibungslos. Gerne würde ich an dieser oder jener Aufgabe stärker mitarbeiten./Ich könnte mir gut vorstellen, im folgenden Jahr die Projektleitung zu übernehmen.
Was benötigen Sie, um besser zu arbeiten?
Eine gute Antwort auf die Frage nach den Arbeitsbedingungen wäre:
Derzeit erschwert Lärm (Hitze, Kälte, …) meine Arbeit. Ich weiß mir zwar durch Gegenschallkopfhörer (Ventilator, Jacke, …) zu helfen, aber ein anderer Arbeitsplatz würde mir die Konzentration erleichtern.
Worin sehen Sie Ihre Stärken?
Die Frage nach den Stärken oder Zielen ist ein Klassiker im Jahresgespräch. Ein gute Antwort ist zum Beispiel:
Das Projekt „…“ hat mir großen Spaß gemacht. In dem Bereich würde ich mich gerne weiterentwickeln. Ich konnte meine Fähigkeiten … und … dort einsetzen und so die Kundenzufriedenheit um 10 Prozent steigern.
Jahresgespräch Vorteile
Ein produktives und strukturiertes Jahresgespräch hat mehrere positive Effekte und Vorteile:
- Klare Ziele und Perspektiven
- Neue Motivation der Mitarbeiter
- Lösung von Problemen oder Konflikten
- Verbesserung der Zusammenarbeit
- Steigerung der Leistungen
- Regelmäßige Erfolgskontrolle
Jahresgespräch Formen
Beim Jahresgespräch werden einzelne Formen unterschieden, die unterschiedliche Schwerpunkte bei den Zielen und Inhalten setzen:
- Entwicklungsgespräch
Bei dieser Form geht es vor allem darum, bisherige Leistungen und Zielvereinbarungen zu reflektieren und anschließend erwünschte und individuelle Entwicklungsschritte zu vereinbaren. Dabei sollten auch die Karrierewünsche des Mitarbeiters berücksichtigt werden. - Beurteilungsgespräch
Im Beurteilungsgespräch liegt der Schwerpunkt auf einem Konsens zwischen der Leistungsbeurteilung durch den Vorgesetzten und der Einschätzung des Mitarbeiters – also zwischen Selbst- und Fremdeinschätzung. Ziel ist, die künftige Zusammenarbeit zu verbessern. - Konfliktgespräch
Ziel im Konfliktgespräch ist, ein bestehendes Problem zu lösen. Das können Konflikte im Team sowie akute Meinungsverschiedenheiten zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem sein. Diese Form ist immer ein 4-Augen-Gespräch! - Informationsgespräch
Der Inhalt dieses Gesprächs ist eher informell. Meist geht es darum, neue Strategien oder Strukturpläne zu vermitteln oder Mitarbeiter bei der Entscheidungsfindung einzubeziehen. Diese Form ist im Jahresgespräch seltener.
Häufige Fragen und Antworten rund ums Jahresgespräch
Das Jahresgespräch kann ein Gewinn für beide Seiten sein. Umso mehr, wenn es dem Vorgesetzten gelingt, persönliche Fragen vorzubereiten, die zur jeweiligen Situation des Mitarbeiters passen. Mögliche Fragen können sein:
- Woran arbeiten Sie gerade?
- Kommen Sie mit Ihrem Projekt / mit Ihren Teamkollegen gut klar?
- Was haben Sie im vergangenen Jahr gelernt?
- Wo sehen Sie noch Entwicklungsbedarf?
- Sind Sie mit der Arbeitsatmosphäre zufrieden?
- Was wäre Ihr Wunsch an mich als Vorgesetzter?
- Welche Dinge möchten Sie in Zukunft unbedingt / keineswegs mehr übernehmen?
Idealerweise sollte das Gehalt keine Erwähnung im Jahresgespräch finden. Zu groß die Gefahr, dass Sie als Mitarbeiter beim Erörtern von Plänen und Vorgaben emotional reagieren. Besser ist es, das Gehaltsgespräch separat zu einem anderem Zeitpunkt zu führen.
Der beste Zeitpunkt dafür ist tatsächlich kurz vor Abschluss eines Projektes. Grund: Die Leistung des Mitarbeiters und bestimmte Zahlen sind noch frisch in der Erinnerung des Vorgesetzten. Voraussetzen sollten Sie das dennoch nicht: Halten Sie lieber schriftlich fest, welche Ziele Sie erreicht, welche Herausforderungen Sie gemeistert haben. So vergessen Sie nichts Wichtiges und können Ihre Leistung gleichzeitig untermauern.
Bei den Zielvereinbarungen im Rahmen eines Jahresgesprächs unterscheidet man zwischen individuellen Zielen und Entwicklungszielen. Erstere leiten sich aus den Unternehmenszielen ab und beziehen sich auf die jeweilige Abteilung. So kann die Marketingabteilung beispielsweise einen größeren Bekanntheitsgrad ihres Produktes für sich als individuelles Ziel formulieren. Der Vertrieb hingegen kann eine um zehn Prozent höhere Abschlussquote bei Neuverträgen für sich vereinbaren.
Die persönlichen Entwicklungsziele lassen sich in weitere Formen wie Qualifizierungs-, Bindungs- und Veränderungsziele teilen. Erstere helfen beispielsweise bei der Vorbereitung auf neue Positionen und Aufgaben. Zweitere tragen dazu bei, einen Leistungsträger ans Unternehmen zu binden. Letztere unterstützen einen Mitarbeiter dabei, sich mithilfe eines gezielten Trainings zu verbessern.
Das Jahresgespräch würde so mancher Mitarbeiter gerne auslassen – und auch Vorgesetzten sind solche 4-Augen-Gespräche manchmal unangenehm. Daher die wichtige Frage: Sind Jahresgespräche Pflicht? Die Kurzfassung:
Unternehmen sind nicht verpflichtet, ein solches Gespräch regelmäßig durchzuführen. Jahresgespräche sind Pflicht für den Mitarbeiter, sofern er eine Aufforderung dazu erhalten hat. Allerdings gibt es natürlich Ausnahmen, etwa wenn jemand zu dem Zeitpunkt krank ist. Auch gilt fürs Jahresgespräch: Bestimmte Fragen sind wie im Vorstellungsgespräch unzulässig – beispielsweise zu Krankheit oder Schwangerschaft.
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