Definition: Was sind Exit Gespräche?
Das Exit Gespräch (auch: Austrittsgespräch oder Abschlussgespräch) bietet Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Chance, die bisherige Zusammenarbeit zu bilanzieren und offiziell zu beenden – sachlich und konstruktiv. Und unabhängig davon, wer den Job gekündigt hat.
Wertvoll ist das Exit-Gespräch vor allem für Unternehmen und Personalverantwortliche. Sie können im Exit-Interview mehr über die Gründe der Kündigung (z.B. Gehalt, Arbeitsklima, Führungsfehler) erfahren und zugleich ihr Arbeitgeberimage verbessern. Arbeitnehmer wiederum können die Gelegenheit nutzen, konstruktive Kritik zu äußern und Kontakte zu pflegen. Schließlich begegnet man sich mindestens zweimal im Leben…
Exit Gespräch ablehnen?
Arbeitsrechtlich dürfen Mitarbeiter das Austrittsgespräch nicht ablehnen. Solange das Beschäftigungsverhältnis andauert, kann der Vorgesetzte von seinem Weisungsrecht Gebrauch machen und den Mitarbeiter zum Gespräch bitten – auch zum Exit Gespräch. Allerdings darf der Mitarbeiter ablehnen, auf zu persönliche Fragen zu antworten.
Exit-Gespräch führen: Warum? Welche Vorteile?
Obwohl Jobwechsel im Berufsleben völlig normal sind, sind es Austrittsgespräche nicht. Nicht wenige Arbeitgeber und Arbeitnehmer trennen sich im Streit oder aus Frust und Enttäuschung.
Dabei hat ein professioneller Trennungsprozess zahlreiche Vorteile für beide Seiten und ist eine gute Chance, Fehler zu erkennen und zu korrigieren sowie sich im Guten zu trennen…
Vorteile Arbeitgeber |
Vorteile Arbeitnehmer |
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Bislang nutzt erst jedes dritte Unternehmen das Werkzeug am Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Dabei bietet diese Form des Mitarbeitergesprächs zahlreiche Chancen und Potenziale – insbesondere, um in Zeiten des Fachkräftemangels die Fluktuationsrate zu senken.
Checkliste: Exit-Gespräch vorbereiten
Ziel des Exit Gesprächs ist immer, sich im Guten zu trennen und den eigenen Offboarding Prozess zu verbessern. Damit selbst ein gut gemeintes Austrittsgespräch nicht plötzlich in einer Schlammschlacht endet und sich alle nur noch mit Vorwürfen anschreien, sollte das Interview professionell vorbereitet werden.
Die wichtigsten Tipps zur Vorbereitung und Durchführung des Exit-Gesprächs:
Zeitpunkt
Auch wenn Sie ein verständliches Interesse daran haben, sofort nach einer Kündigung die Gründe hierfür zu erfahren: Lassen Sie etwas Zeit vergehen (1-2 Wochen), bis sich die Wogen geglättet haben. Der richtige Zeitpunkt entscheidet viel über den erfolgreichen Ausgang des Exit-Interviews. Vereinbaren Sie einen Termin möglichst erst kurz vor Ende der Kündigungsfrist und vor dem endgültigen Abschied. Bis dahin sollte dem Mitarbeiter auch das Arbeitszeugnis schon vorliegen. So kann dieser frei und ohne die Angst über seine Gründe sprechen – ohne negative Konsequenzen zu fürchten.
Ablauf
Teilen Sie dem Mitarbeiter zusammen mit der Terminankündigung mit, wie das Exit Gespräch ablaufen wird – idealerweise mit einer kurzen Agenda. So kann sich der Ex-Kollege darauf vorbereiten und weiß, was ihn oder sie erwartet. Planen Sie das Interview zudem auf neutralem Boden – mit oder ohne den direkten Vorgesetzten. Der Raum selbst sollte nicht wie ein Verhörzimmer wirken und die Möglichkeit bieten, sich nebeneinander oder über Eck (nie gegenüber) an einen runden Tisch zu setzen. Kurz: Sorgen Sie von Anfang an für eine entspannte Atmosphäre!
Inhalt
Kündigungen sind selten eine Kurzschlussreaktion. Die meisten Mitarbeiter machen sich vorher viele Gedanken dazu und der Jobfrust staut sich über lange Zeit auf. Zwar sollte das Exit-Gespräch nicht der Ort sein, um dem Ärger ungefiltert Luft zu machen. Dennoch können Sie die Ventil-Funktion nutzen, um viele wertvolle Informationen zu erhalten. Bleiben Sie selbst daher stets sachlich und strukturieren Sie das Abschlussgespräch durch Fragen. Zum Beispiel…
Exit-Gespräch Fragen
- Was hat Sie bewegt einen neuen Job zu suchen?
- Was ist der Grund für Ihre Kündigung?
- Mit welchem Gefühl gehen Sie?
- Unter welchen Umständen wären Sie geblieben?
- Welche Erfahrungen nehmen Sie mit?
- Was hat Ihnen bei uns besonders gut gefallen?
- Was hat Ihnen bei uns weniger gut gefallen?
- Hat Ihnen etwas gefehlt, um Ihre Arbeit gut zu erledigen?
- Wurde Ihre Kritik dazu erfragt und ernst genommen?
- Wie haben Sie das Betriebsklima empfunden?
- Wie würden Sie das Verhältnis zu Ihrem Vorgesetzten beschreiben?
- Was haben Sie vermisst?
- Wie war die Stimmung im Team?
- Haben Sie Ihr Gehalt als angemessen empfunden?
- Welche Erwartungen konnten wir nicht erfüllen?
- Welche Verbesserungen verbinden Sie mit dem neuen Arbeitgeber?
- Würden Sie einem Freund empfehlen, sich bei uns zu bewerben?
- Welche Verbesserungsvorschläge würden Sie uns gerne mitgeben?
- Worauf sollten wir bei einer Neubesetzung achten?
Dokumentation
Das eigentliche Exit-Gespräch ist nur die halbe Miete. Genauso wichtig ist, die erhaltenen Informationen auszuwerten und zu dokumentieren: Was sind häufige Austrittsgründe? Was können Sie in Zukunft besser machen? Was können Sie tun, um wichtige Leistungsträger besser zu halten oder Ihr Arbeitgeberimage zu optimieren? Erst wenn das Unternehmen das Exit-Gespräch konstruktiv nutzt und es Konsequenzen hat, entfaltet es sein volles Potenzial.
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Fehler: Worauf beim Exit-Interview achten?
Feste Regeln und Vorlagen für das Exit Gespräch gibt es zwar nicht. Aber die Erfahrung zeigt: HR-Verantwortliche und Unternehmen erzielen bessere Ergebnisse, wenn sie typische Fehler vermeiden und ein paar bewährte Erfahrungen beachten:
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4-Augen-Gespräch
Exit-Gespräche sollten vertraulich geführt werden. Bedeutet: Suchen Sie sich einen geschützten Raum dafür und führen Sie ein 4-Augen-Gespräch. Idealerweise setzen Sie sich dazu an einen runden Tisch und nicht gegenüber. Bauen Sie zudem keinen Druck auf, dann steigen die Chancen, dass sich der Mitarbeiter öffnet und Sie mehr über die wahren Kündigungsgründe erfahren.
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Timing
Ein Exit-Interview sollte nicht zwischen Tür und Angel stattfinden. Planen Sie ausreichend Zeit dafür ein – 30 Minuten Minimum. Auch das drückt Wertschätzung aus und dass Sie den Termin ernst nehmen. Schließlich erwarten Sie umgekehrt ein möglichst ehrliches Feedback.
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Fragebogen
Manche HR-Abteilungen nutzen für das Exit-Gespräch einen Fragebogen, der dem Ex-Mitarbeiter zugemailt wird. Einfacher kann man sich nicht aus der Affäre stehlen. Wir empfehlen ganz klar, das Austrittsgespräch immer persönlich zu führen. Dort können Sie gerne einen Fragebogen nutzen, um das Interview zu strukturieren. Aber ernsthaftes Interesse zeigt sich immer auch darin, dass Sie vor dem Abschied ein individuelles Gespräch führen.
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Atmosphäre
Überzeugen Sie den Mitarbeiter davon, dass das Gespräch auch für ihn Vorteile hat. Zum Beispiel, weil er oder Sie so noch einmal etwas bewegen kann – oder weil man sich vielleicht nochmal begegnet. Eine Rückkehr muss ja nicht ausgeschlossen sein. Auch das können Sie den Betroffenen im Exit Gespräch durchaus noch mitteilen.
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Vorgesetzte
„Mitarbeiter kommen für Jobs und gehen wegen Chefs“ – in dem Spruch steckt einer der häufigsten Gründe, warum Arbeitnehmer kündigen. Falls die Personalabteilung den Verdacht hat, es könnte daran liegen, sollten Sie den oder die Vorgesetzte aus dem Gespräch heraushalten. Der Mitarbeiter muss vertrauen können, dass sensible Aussagen vertraulich bleiben. Führen Sie ein neutrales Gespräch mit einem HR-Mitarbeiter und Betriebsrat und teilen Sie das Ergebnis später der Führungskraft anonymisiert als Protokoll mit.
Kündigungen sind selten erfreulich. Gute Vorbereitung und strukturierte Exit-Gespräche helfen allerdings enorm, das Personalmanagement zu verbessern und wichtige Leistungsträger besser zu binden. Überdies lassen sich so negative Mitarbeiterbewertungen und ein größerer Imageschaden verhindern.
Das Themenspektrum eines Austrittsgesprächs ist breit. Nicht nur der Kündigungsgrund ist dabei relevant, sondern auch allgemeine Faktoren der Mitarbeiterzufriedenheit. Denken Sie daran: Sie führen das Exit Gespräch im Wesentlichen für die verbleibenden und künftigen Mitarbeiter!
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