Kritikgespräch führen: Tipps, wie Sie erfolgreich kritisieren

Jemanden zu kritisieren, fällt nicht unbedingt leicht. Jeder hört gerne Komplimente. Aber jemandem ein Fehlverhalten erklären zu müssen, ist eine unangenehme Aufgabe. Damit tun sich auch viele Führungskräfte schwer. Zum Beispiel weil der Mitarbeiter mit Unverständnis reagiert. Oder sich endlos verteidigt. Oder sogar weint. Dabei ist ein richtig geführtes Kritikgespräch unerlässlich. Wer unliebsame Aufgaben wie diese aufschiebt, wird seiner Rolle als Führungskraft nicht gerecht. Wie Sie ein Kritikgespräch richtig führen und vorbereiten…

Kritikgespräch führen: Tipps, wie Sie erfolgreich kritisieren

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Kritikgespräch: Warum Kritik wichtig ist

Eine Aufgabe von Vorgesetzten ist, Verantwortung zu übernehmen. Dazu gehört ein Kritikgespräch mit dem Mitarbeiter, wenn eine Sache schiefgelaufen ist. Das nicht einmal etwas grundsätzlich Negatives sein. Ziel des Kritikgesprächs ist, auf einen Fehler aufmerksam zu machen und zu sehen, wie sich solche Fehler künftig vermeiden lassen. Also etwas ganz Sachliches – nichts Persönliches.

Konstruktive Kritik, in der klare, offene Signale gesendet werden, ist enorm wertvoll. Ein Mitarbeiter, der ahnt, dass etwas nicht in Ordnung ist, aber keine konkreten Anhaltspunkte dafür hat, kann sich nicht weiterentwickeln. Ein professionelles Kritikgespräch hat daher den Charakter einer Hilfestellung und Unterstützung. Es dient in erster Linie der Förderung des Mitarbeiters und erst in zweiter dessen Korrektur. Die Mitarbeier sollen im Rahmen des Kritikgesprächs die Chance erhalten, ihr Verhalten zu ändern und aus vorherigen Fehlern zu lernen.

Woran scheitern Kritikgespräche?

Das Kernproblem am Kritikgespräch: Sie werden selten so kontruktiv geführt wie oben beschrieben. Stattdessen gleichen Sie einem lautstarken Anschiss und fühlen sich mitunter wie „niedermachen“ an. Das ist destruktive Kritik. Fatal! Schlimm genug, dass der Fehler des Mitarbeiters Kosten verursacht. Wird nun noch das Kritikgespräch vom Chef schlecht geführt, sorgt das für zusätzliche Schäden (am Betriebsklima) und für finanzielle Einbußen.

4 Kosten schlecht geführter Kritikgespräche

  • Kosten durch fehlerhafte Leistung
  • Kosten durch Demotivation
  • Kosten durch kündigende Mitarbeiter
  • Kosten durch abwandernden Kunden
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Kritikgespräch führen: Tipps für Ablauf und Inhalte

Es gibt Aufgaben, die kann man nicht delegieren. Dazu gehört definitiv das Kritikgespräch. Dieses MÜSSEN Führungskräfte persönlich – unter 4 Augen – führen. Als Hilfestellung und zur Orientierung finden Sie hier die wichigsten Tipps zu Ablauf und Inhalt, die Sie bei einem Kritikgespräch beachten sollten.

  • Planen Sie das Kritikgespräch

    Bereiten Sie sich auf das Kritikgespräch vor, gehen Sie bestimmte Formulierungen in Gedanken durch. Wichtig ist, generalisierende Vorwürfe zu vermeiden. Alles, was Sie mit „immer“ oder „nie“ formulieren, wird bei Ihrem Gegenüber höchstwahrscheinlich eine Abwehrhaltung provozieren und der Person nicht gerecht werden. Formulieren Sie für sich bereits, was Sie in dem Gespräch erreichen wollen.

  • Wählen Sie die richtige Zeit

    Das Kritikgespräch sollte nach Möglichkeit zeitnah auf den Fehler erfolgen. Allerdings auch nicht unmittelbar danach. Wenn beispielsweise eine Präsentation schlecht gelaufen ist oder der Mitarbeiter bereits eine Konfrontation mit einem (berechtigt) verärgerten Kunden hinter sich hat, sollten Sie einige Stunden verstreichen lassen, bis sich die Wogen geglättet haben. Nichts wäre riskanter, als hochemotional ein Gespräch anzuberaumen. Sachliche Argumente bleiben dann schnell auf der Strecke.

  • Informieren Sie Ihren Mitarbeiter im Vorfeld

    Idealerweise stimmen Sie den Termin für ein Kritikgespräch unter vier Augen mit Ihrem Mitarbeiter ab. Sie können das persönlich tun oder auch eine Mail mit entsprechendem Hinweis formulieren. Wichtig ist, dass Ihr Mitarbeiter Zeit hat, sich auf das Gespräch einzustellen und vorzubereiten. So wird er sich nicht überrumpelt vorkommen.

  • Führen Sie das Kritikgespräch auf neutralem Boden

    Sie haben gewissermaßen „Heimvorteil“, wenn Sie Ihren Mitarbeiter zu sich ins Büro zitieren. Besser ist, sich in einem anderen Raum zum Kritikgespräch zu treffen. Wenn Sie sich über Eck an einen Tisch setzen, vermeiden Sie, dass der Tisch wie eine Mauer zwischen Ihnen steht. Solche Psychotricks tragen dazu bei, die Gesprächsatmosphäre aufzulockern. Noch besser wäre ein Gespräch im Gehen, etwa im Park nebenan. Durch die Bewegung wird Stress abgebaut. Das führt dazu, dass Gedanken besser formuliert werden können.

  • Steigen Sie freundlich ein

    Das fängt mit der Begrüßung an. Ebenso sollten Sie dem Mitarbeiter etwas zu trinken anbieten. Selbst wenn er oder sie nicht durstig sein sollte: Es lockert die angespannte Atmosphäre auf und gibt Ihrem Mitarbeiter die Gelegenheit, sich an etwas festzuhalten. Wenn Sie überdies etwas Positives an Ihrem Mitarbeiter zu Beginn herausheben, wird er aufnahmebereiter für die Kernbotschaft sein.

  • Bleiben Sie sachlich

    Dies wird das Herzstück Ihres Kritikgesprächs. Damit Sie Ihre Ziele erreichen, sollten Sie von Beginn an den Ablauf transparent machen. Geben Sie dem Mitarbeiter zunächst einen Überblick über den zeitlichen Rahmen des Gesprächs. Dann kommen Sie zügig zu Ihrem Kritikpunkt. Zum Beispiel ein unfreundliches Verhalten gegenüber Kunden. Achten Sie darauf, sachlich in „Ich-Botschaften“ zu formulieren, was Sie beobachtet haben. Wichtig ist außerdem, dass Sie sich auf diesen einen Vorfall in jüngster Vergangenheit beziehen und nicht zum Rundumschlag ausholen oder Geschichten von vor drei Jahren aufwärmen. So etwas ist unfair und provoziert Widerstand. Seien Sie stets klar und konkret, da sich anderenfalls keine Handlungsempfehlungen aus der Kritik ableiten lassen.

  • Geben Sie Ihrem Gegenüber die Möglichkeit zu antworten

    Ein professionelles Kritikgespräch sollte dem Mitarbeiter die Chance lassen, etwas zur Kritik zu sagen. So lassen sich beispielsweise Missverständnisse aufklären. Ebenso eigene Versäumnisse der Führungskraft. Liegt das Fehlverhalten etwas an der Arbeitsplatzgestaltung?

  • Finden Sie gemeinsam eine Lösung

    Die Ursachenforschung sollte nicht das Kritikgespräch dominieren. Wichtiger ist es, lösungsorientiert vorzugehen. Dafür ist es am besten, wenn Sie Ihren Mitarbeiter Vorschläge unterbreiten lassen, wie er sich vorstellt, zukünftig solche Probleme zu vermeiden. Sie sollten keine „fertigen Rezepte“ unterbreiten. Zudem sollten die erarbeiteten Ziele realistisch sein. Wenn kleinere Schritte eingeplant werden, kann das zu Erfolgserlebnissen führen. So ist eine dauerhaft motivierte Arbeitsweise möglich.

  • Vereinbaren Sie eine Überprüfung

    Beschreiben Sie, welche Konsequenzen es hat, wenn die getroffenen Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Vereinbaren Sie einen weiteren Termin für ein zweites Kritikgespräch, bei dem es darum geht zu überprüfen, ob sich etwas geändert hat. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter, dass Sie die genannten Punkte kontrollieren werden. Führen Sie aus, worin für ihn der Nutzen liegt. Gleichzeitig sollten Sie ihm signalisieren, dass Sie ihm beim Erreichen der gesteckten Ziele behilflich sein werden.

  • Beenden Sie das Gespräch positiv

    Ein konstruktives Kritikgespräch sollten Sie auch genaus beenden: konstruktiv und positiv. Dazu fassen Sie nochmal die wesentlichen Ergebnisse zusammen und drücken Ihre Wertschätzung für den Mitarbeiter aus. Indem Sie sich zuversichtlich äußern, zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter, dass die besprochenen Lösungen auch umgesetzt werden können. Bedanken Sie sich für das Gespräch und verabschieden Sie sich.

  • Bereiten Sie das Kritikgespräch nach

    Dazu gehört zu reflektieren, wie es gelaufen ist – haben Sie sich an Ihren eigenen Fahrplan gehalten? Konnten die Kritikpunkte geklärt werden? Wie verhält sich der Mitarbeiter zukünftig? Vermeiden Sie, dass sich Ihr Mitarbeiter kontrolliert fühlt, machen Sie sich jedoch Notizen über den möglichen Fortschritt.

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Darum lohnt sich ein Kritikgespräch

Wenn Sie die Kernpunkte der obigen Tipps und Empfehlungen beherzigen, gelingt Ihnen ein Kritikgespräch, bei sich dem Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen und motiviert bleiben. Das wird dazu führen, dass…

  • Mitarbeiter die Kritik nachvollziehen können und sich einsichtig zeigen.
  • Mitarbeiter sich zukünftig an die gemeinsam erarbeiteten Vorgaben halten.
  • Sie die Selbständigkeit und Lösungsorientierung Ihrer Mitarbeiters fördern.

Ein professionelles und konstruktives Kritikgespräch lohnt sich immer. Für beide Seiten. Denn es führt nachhaltig zu besseren Ergebnissen und einer respektvollen Zusammenarbeit.

Auf Kritik richtig reagieren: 9 Arten

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[Bildnachweis: OneLineStock by Shutterstock.com]

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17. Januar 2021 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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