Kritikgespräch: Erfolgreich kritisieren

Jemanden zu kritisieren, fällt nicht unbedingt leicht. Jeder hört gerne Komplimente – stattdessen einer Person ihr Fehlverhalten erklären zu müssen, ist eine eher unangenehme Aufgabe, mit der sich auch einige Führungskräfte nicht leicht tun. Der Chef fürchtet, dass der Mitarbeiter mit Unverständnis reagiert, sich endlos verteidigt oder schlimmstenfalls sogar weint. Dabei ist ein richtig geführtes Kritikgespräch unerlässlich, wer unliebsame Aufgaben wie diese aufschiebt, wird seiner Rolle als Führungskraft nicht gerecht. Wie Sie das Kritikgespräch richtig führen, lesen Sie hier…

Kritikgespräch: Erfolgreich kritisieren

Kritikgespräch: Warum Kritik wichtig ist

Kritikgespräch: Warum Kritik wichtig istAufgabe eines Chefs ist, Verantwortung zu übernehmen. Dazu gehört auch ein Kritikgespräch mit dem Mitarbeiter, wenn eine Sache schiefgelaufen ist.

Dabei vergessen sowohl auf Mitarbeiterseite als auch auf Seiten der Führungskräfte viele, dass ein Kritikgespräch nichts grundsätzlich Negatives sein muss (sollte): Es geht darum, auf einen Fehler aufmerksam zu machen, zu gucken, wie er behoben und natürlich zukünftig vermieden werden kann.

Konstruktive Kritik, in der klare, offene Signale gesendet werden, ist wertvoll. Ein Mitarbeiter, der ahnt, dass etwas nicht in Ordnung ist, aber keine konkreten Anhaltspunkte dafür hat, wird latent gestresst sein. Ein gut gemachtes Kritikgespräch ist eher eine Förderung des Mitarbeiters, weil er so die Chance erhält, sein Verhalten zu ändern und aus vorherigen Fehlern zu lernen.

Anders herum, wenn der Chef das Kritikgespräch nicht oder schlecht führt: Schlimm genug, wenn der Fehler des Mitarbeiters Kosten verursacht. Allerdings kann ein schlecht geführtes Kritikgesprächs zusätzlich zu finanziellen Einbußen führen.

Vier Probleme, die aus einem schlecht geführten Kritikgespräch entstehen können:

  • Kosten für die fehlerhafte Leistung
  • Kosten für die Entschädigung
  • Kosten durch abwandernden Kunden
  • Kosten durch kündigenden Mitarbeiter

Kritikgespräch Ablauf: Wie es geht

Auch wenn Sie Führungskraft sind: Diese Aufgabe können Sie nicht delegieren, die müssen Sie selbst erledigen. Zur Orientierung haben wir die wichtigsten Punkte, die Sie bei einem Kritikgespräch beachten müssen, hier aufgeführt.

  • Planen Sie das Kritikgespräch.

    Bereiten Sie sich auf das Kritikgespräch vor, gehen Sie bestimmte Formulierungen in Gedanken durch. Wichtig ist, generalisierende Vorwürfe zu vermeiden. Alles, was Sie mit „immer“ oder „nie“ formulieren, wird bei Ihrem Gegenüber höchstwahrscheinlich eine Abwehrhaltung provozieren und der Person nicht gerecht werden. Formulieren Sie für sich bereits, was Sie in dem Gespräch erreichen wollen.

  • Wählen Sie die richtige Zeit.

    Das Kritikgespräch sollte nach Möglichkeit zeitnah liegen, allerdings auch nicht unmittelbar nach dem Fehler. Wenn beispielsweise eine Präsentation schlecht gelaufen ist oder der Mitarbeiter bereits eine Konfrontation mit einem (berechtigt) verärgerten Kunden hinter sich hat, sollten Sie einige Stunden verstreichen lassen, bis sich die Wogen geglättet haben. Nichts wäre riskanter, als hochemotional ein Gespräch anzuberaumen – sachliche Argumente bleiben da schnell auf der Strecke.

  • Informieren Sie Ihren Mitarbeiter im Vorfeld.

    Idealerweise stimmen Sie den Termin für ein Kritikgespräch unter vier Augen mit Ihrem Mitarbeiter ab. Sie können das persönlich tun oder auch eine Mail mit entsprechendem Hinweis formulieren. Wichtig ist, dass Ihr Mitarbeiter Zeit hat, sich auf das Gespräch einzustellen und gegebenenfalls vorzubereiten. So wird er sich nicht völlig überrumpelt vorkommen.

  • Führen Sie das Kritikgespräch auf neutralem Boden.

    Sie haben gewissermaßen „Heimvorteil“, wenn Sie Ihren Mitarbeiter zu sich ins Büro zitieren. Besser ist es, sich in einem anderen Raum zu einem Kritikgespräch zu treffen. Wenn Sie sich über Eck an einen Tisch setzen, vermeiden Sie, dass der Tisch wie eine Mauer zwischen Ihnen steht – so kleine Psychotricks tragen bereits dazu bei, die Gesprächsatmosphäre aufzulockern. Noch besser wäre ein Gespräch im Gehen, etwa im Park nebenan, da durch die Bewegung Stress abgebaut werden kann. Das führt außerdem dazu, dass Gedanken besser formuliert werden können.

  • Steigen Sie freundlich ein.

    Das fängt mit der Begrüßung an und geht weiter dahin, dass Sie Ihrem Mitarbeiter beispielsweise etwas zu trinken anbieten. Selbst wenn er nicht durstig sein sollte: Es lockert die meist angespannte Atmosphäre etwas auf und gibt Ihrem Mitarbeiter die Gelegenheit, sich an etwas festzuhalten. Wenn Sie etwas Positives an Ihrem Mitarbeiter zu Beginn herausheben, wird er aufnahmebereiter für die Kernbotschaft sein.

  • Bleiben Sie sachlich.

    Dies wird das Herzstück Ihres Kritikgesprächs. Damit Sie Ihre Ziele erreichen, ist es sinnvoll sich an den anfangs erarbeiteten Punkten zu orientieren. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter zunächst einen Überblick über den zeitlichen Rahmen des Gesprächs und kommen Sie dann zügig zu Ihrem Kritikpunkt, beispielsweise sein unfreundliches Verhalten Kunden gegenüber. Achten Sie darauf, sachlich in Ich-Botschaften zu formulieren, was Sie beobachtet haben. Wichtig ist auch, dass Sie sich auf diesen einen Vorfall in jüngster Vergangenheit beziehen und nicht zum Rundumschlag ausholen und Geschichten von vor drei Jahren aufwärmen. So etwas ist unfair und provoziert Widerstand. Seien Sie möglichst klar und konkret, da sich anderenfalls keine Handlungsaufforderungen aus Ihrer Kritik ableiten lassen.

  • Geben Sie Ihrem Gegenüber die Möglichkeit zu antworten.

    Ein Kritikgespräch sollte auch dem Mitarbeiter die Option lassen, etwas zu den geäußerten Punkten hinzufügen zu können. An dieser Stelle kann sich auch klären, worin das genaue Problem liegt: Sind die Schwierigkeiten vielleicht in unklaren Aufgabenstellungen begründet? Liegt das Fehlverhalten in mangelnder Leistungsbereitschaft? Oder liegt es an der Arbeitsplatzgestaltung?

  • Finden Sie gemeinsam eine Lösung.

    Die Ursachenforschung sollte nicht das Kritikgespräch dominieren. Wichtiger ist es, lösungsorientiert vorzugehen. Dafür ist es am besten, wenn Sie Ihren Mitarbeiter Vorschläge unterbreiten lassen, wie er sich vorstellt, zukünftig solche Probleme zu vermeiden. Sie sollten keine „fertigen Rezepte“ unterbreiten, sondern Angebote machen, wenn Sie den Vorschlägen Ihres Mitarbeiters noch etwas hinzuzufügen haben. Wichtig ist auch, dass die so erarbeiteten Ziele realistisch sind. Wenn kleinere Schritte eingeplant werden, kann das zu Erfolgserlebnissen führen. So ist eine dauerhaft motivierte Arbeitsweise möglich.

  • Vereinbaren Sie Überprüfung.

    Beschreiben Sie, welche Konsequenzen es für ihn und Sie hat, wenn die getroffenen Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Vereinbaren Sie einen weiteren Termin für ein Kritikgespräch, bei dem es darum gehen wird zu überprüfen, ob sich etwas geändert hat. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter, dass Sie die genannten Punkte kontrollieren werden. Führen Sie aus, worin für ihn der Nutzen liegt. Gleichzeitig sollten Sie ihm signalisieren, dass Sie ihm beim Erreichen der gesteckten Ziele behilflich sein werden.

  • Beenden Sie positiv.

    Wenn Sie ein konstruktives Kritikgespräch geführt haben, sollten Sie es auch so beenden, wie Sie es begonnen haben, nämlich positiv. Dazu fassen Sie nochmals die wesentlichen Ergebnisse zusammen und drücken Ihre Wertschätzung für den Mitarbeiter aus. Indem Sie sich zuversichtlich äußern, zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter, dass die besprochenen Lösungsansätze auch umgesetzt werden können. Bedanken Sie sich für das Gespräch und verabschieden Sie sich.

  • Bereiten Sie das Kritikgespräch nach.

    Dazu gehört zu reflektieren, wie es gelaufen ist – haben Sie sich an Ihren eigenen Fahrplan gehalten? Konnten die Kritikpunkte geklärt werden? Wie verhält sich der Mitarbeiter zukünftig? Vermeiden Sie, dass sich Ihr Mitarbeiter kontrolliert fühlt, machen Sie sich jedoch Notizen über den möglichen Fortschritt.

Wenn Sie die Kernaussagen dieser Empfehlung beherzigen, gelingt Ihnen ein Kritikgespräch, bei dem der Mitarbeiter sich wertgeschätzt fühlt. Das wird dazu führen, dass…

  • Ihr Mitarbeiter die Kritik nachvollziehen kann und sich einsichtig zeigt.
  • Ihr Mitarbeiter sich zukünftig an die gemeinsam erarbeiteten Vorgaben halten wird.
  • Sie die Selbständigkeit und Lösungsorientierung Ihres Mitarbeiters fördern.

Sie kommen somit nicht nur Ihrer Verantwortung dem Unternehmen gegenüber, sondern auch dem Mitarbeiter gegenüber nach.

[Bildnachweis: ESB Professional by Shutterstock.com]
20. Januar 2017 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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