Personalbeschaffung Definition: Was ist darunter zu verstehen?

Allein im Handwerk fehlen nach Angaben des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) etwa 150.000 Fachkräfte – Tendenz steigend.

Demnach haben die Unternehmen Jahr für Jahr 15.000 bis 20.000 unbesetzte Lehrstellen zu beklagen, so eine Meldung von Deutsche Welle im September 2018.

Die Auftragsbücher sind gut gefüllt; viele weitere Aufträge müssen jedoch abgelehnt werden, weil etliche Betriebe personell einfach an ihre Grenzen gekommen sind. Ingenieure aus den MINT-Fächern werden seit Jahren gesucht. Längst ist der Fachkräftemangel in der Pflege und im Dienstleistungsgewerbe angekommen.

Dem soll die Personalbeschaffung entgegenwirken. Als Teilbereich der Human Resources fällt sie ins Aufgabengebiet der Personaler. Ziel ist es, möglichst kostengünstig den Personalbedarf zu decken.

Synonym zu Personalbeschaffung wird heutzutage häufiger von Recruiting oder auch Personalgewinnung gesprochen. Letzteres trägt der Tatsache Rechnung, dass sich Personal nicht „mal eben“ so beschaffen lässt. Vielmehr sind die Zeiten für Arbeitnehmer mittlerweile so günstig, dass sie immer häufiger in der Position des Auswählenden sind.

Zu erkennen ist das beispielsweise an untypischen Bewerbungsformen wie dem Reverse Recruiting oder der Tatsache, dass einige Unternehmen bereits auf das Bewerbungsanschreiben verzichten (Kommentar dazu hier), nur um ja niemanden abzuschrecken.

Ablauf und Phasen der Personalbeschaffung

Ziel ist es, freie Stellen zu besetzen oder neue Mitarbeiter in das Unternehmen zu holen, um einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen zu gewährleisten. In der Personalbeschaffung existieren dafür verschiedene Phasen:

Bedarfsermittlung

Ist eine Stelle in absehbarer Zeit zu besetzen? Für diese Frage gilt es auch langfristig zu planen und die demographische Entwicklung im Unternehmen im Auge zu behalten: Rollt in den nächsten zehn Jahren vielleicht eine Pensionierungswelle auf uns zu? Welche Abteilungen sind betroffen, wo gibt es Potenzial, wo entstehen Engpässe? Entscheidend ist außerdem nicht nur der Bedarf, sondern die Zustimmung der Geschäftsleitung bei der Stellenbesetzung.
Offerte

Es gilt nun, eine Stellenbeschreibung zu entwerfen. Was wird gesucht? Welche Qualifikationen muss der Bewerber mitbringen? Um ein entsprechendes Bewerberprofil entwickeln zu können, muss eine Analyse der Arbeitsmarktsituation vorgenommen werden. Dabei wird sowohl das interne als auch das externe Potenzial ermittelt.
Kandidatensuche

Die Phase der Kandidatensuche kann sich unterschiedlich gestalten und je nach Angebot viel Zeit in Anspruch nehmen. Abhängig ist das unter anderem von den gewählten Methoden. Mehr zur internen und externen Personalbeschaffung weiter unten.
Auswahlprozess

Die Art und Gestaltung der Bewerberauswahl hängt von mehreren Faktoren ab. Bewerben sich beispielsweise viele auswärtige Kandidaten, bietet sich für größere Unternehmen ein Assessment Center an. Kleinere und mittlere Unternehmen greifen lieber zu Einstellungstests.
Anstellung

Finden Unternehmen und Kandidat durch die Personalbeschaffung zueinander, wird ein Arbeitsvertrag aufgesetzt und unterzeichnet. Oft ist eine Festanstellung mit einer Probezeit verbunden, an deren Anfang die Einarbeitung steht.

Möglichkeiten der Personalgewinnung

Für eine geraume Zeit lässt sich ein Personalmangel vielleicht mit Überstunden der bestehenden Belegschaft auffangen. Auch Springer oder Teilzeitkräfte, die ihre Stunden ausweiten, sind eine Möglichkeit. Solche Maßnahmen dürfen in der Regel nur von vorübergehender Dauer sein, da sonst eine Überlastung droht.

Die kann schlimmstenfalls zu Krankheitsausfällen führen und das Problem letztlich verstärken. Welche Möglichkeiten der Personalbeschaffung existieren also? Eine Vielzahl – unterschieden werden kann dabei in interne und externe Personalbeschaffung. Beide haben Vor- und Nachteile. Aber erst zu den Möglichkeiten:

Interne Personalbeschaffung

Warum in die Ferne schweifen, wenn das Gute liegt so nah? Eben. Also gucken Unternehmen häufig erst einmal, wie sich der Personalbedarf intern decken lässt. Dafür können Unternehmen beispielsweise im Intranet, am Schwarzen Brett, der Mitarbeiterzeitung oder per Newsletter beziehungsweise E-Mail interne Stellenausschreibungen platzieren.

Um auf eigene Mitarbeiter bei der Versetzung auf eine andere Stelle (sogenanntes Inplacement) zurückgreifen zu können, kann ein Coaching oder beim Wechsel in eine höhere Hierarchieebene ein Führungskräftetraining sinnvoll sein. Hier werden Mitarbeiter gezielt auf ihre zukünftigen Aufgaben vorbereitet.
Externe Personalbeschaffung

In der externen Personalbeschaffung wird mitunter noch zwischen aktiver und passiver beziehungsweise direkter und indirekter Suche unterschieden. Unter passiv würde man eigentlich eine Haltung à la „Wir lassen uns finden“ verstehen.

Das wäre der Fall bei einer Initiativbewerbung. Unternehmen, die einen Mangel absehen können, wären nicht besonders clever, sich allein darauf zu verlassen. Und so richtig passiv verhalten sich Arbeitgeber auch beim Reverse Recruiting nicht.

Selbst wer zum aktuellen Zeitpunkt nicht aktiv sucht, hat zuvor in sein Unternehmen investiert, eine Marke aufgebaut. Auch das Anlegen eines Profils, auf das sich Interessenten bewerben, kostet Zeit und Mühe – von der Vermittlungsgebühr zu schweigen. Klassische Wege der externen Personalbeschaffung sind vor allem folgende:
- Stellenanzeigen: Die können online oder offline in Fachmagazinen, Jobbörsen, als Aushang bei der Arbeitsagentur oder dem Jobcenter geschaltet werden.
- Selbstpräsentation: Hierfür eignen sich Veranstaltungen auf Jobmessen, ein Tag der offenen Tür oder Werbespot im Radio beziehungsweise Fernsehen, um den Bekanntheitsgrad zu steigern.
- Unterstützung: Funktioniert die Personalbeschaffung über Stellenanzeigen und Selbstpräsentation nicht, bleibt noch die Möglichkeit, sich Unterstützung zu sichern, beispielsweise in Form von Headhuntern und Personalvermittlungen.

Chancen und Risiken der verschiedenen Wege

Sowohl die interne als auch die externe Personalbeschaffung haben ihre Tücken.

Interne Personalgewinnung
- Vorteile
  
  Als Arbeitgeber kennen Sie Ihre Mitarbeiter bereits. Sie können Aussagen über deren Persönlichkeit, Arbeitsmoral und Potenziale treffen. Das alles minimiert das Risiko einer absoluten Fehlbesetzung und verkürzt die Einarbeitungszeit. Die interne Personalbeschaffung bietet Ihnen die Möglichkeit, Mitarbeiter bei einer laufbahnorientierten Karriere entsprechend zu befördern – beispielsweise durch die Übernahme eines Azubis im Anschluss an eine Ausbildung. Für das Unternehmen sind die Personalbeschaffungskosten auf diese Art deutlich geringer. Gleichzeitig wird die Motivation der Mitarbeiter gefördert, wenn ersichtlich ist, dass es Aufstiegschancen gibt. Das verhindert die Fluktuation, da es zur Mitarbeiterbindung beiträgt.
- Nachteile
  
  Allerdings kann sich je nach Charakter oder Betriebsklima der letzte Punkt ebenso ins Gegenteil verkehren: Nicht die Motivation, sondern ein innerer Konkurrenzkampf wird gefördert. Nicht jeder mag seinen Kollegen plötzlich als Vorgesetzten haben. Auch seitens des Beförderten kann das Loyalitätskonflikte auslösen, so dass beim besten Kumpel womöglich wohlwollend über Fehler hinweggesehen wird. Unternehmen, die vor allem stark auf Innovationen angewiesen sind, gehen so das Risiko der Betriebsblindheit ein. Neue, frische Ideen, die ein Unternehmensfremder mit einbringen würde, bleiben so aus.
Externe Personalgewinnung
- Vorteile
  
  In Sachen Kreativität durch neue Sichtweisen punktet die externe Personalbeschaffung. Hier liegen die Personalbeschaffungskosten zwar deutlich höher als bei der internen, dafür ist die Auswahl am Arbeitsmarkt auch größer. Ein weiterer Vorteil: Während bei der internen Personalbeschaffung eine Person nur auf eine andere Stelle geschoben wird und dann die alte Stelle vakant ist, haben Sie bei der externen Personalbeschaffung einen zusätzlichen Mitarbeiter, ergo: keine unbesetzten Stellen.
- Nachteile
  
  Allerdings kaufen Sie die Katze im Sack, die Wahrscheinlichkeit einer Fehlbesetzung ist deutlich höher. Neben den erwähnten Personalbeschaffungskosten für muss bei externen Bewerbern mit höheren Personalkosten aufgrund eines höheren Gehalts gerechnet werden.

Anreize für Fachkräfte schaffen

Unternehmen stehen etliche Instrumente der Personalbeschaffung zur Verfügung. Gerade in Zeiten, in denen es sich Arbeitnehmer aussuchen können, wo und wie sie arbeiten wollen, sollten diese Instrumente auch bewusst zum Einsatz kommen. Bewusst heißt, dass manche Mittel und Wege eher der kurzfristigen, extrinsischen Motivation förderlich sind.

Bestimmte Rahmenbedingungen hingegen können die intrinsische Motivation von Mitarbeitern fördern. Und das ist letztlich die Motivation, auf die es einem Arbeitgeber ankommt. Denn dann stimmt nicht nur der Einsatz des Arbeitnehmers, sondern die Mitarbeiterbindung ist deutlich gestärkt.

Eine Auswahl der wichtigsten Instrumente der Personalbeschaffung:

Gehalt

Auf einem Bein kann man nicht stehen, sagt man. Will heißen: Ein angemessenes Gehalt ist Grundvoraussetzung dafür, dass ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis zustande kommt. Ein Arbeitgeber drückt damit seine Wertschätzung aus. Dem Mitarbeiter ermöglicht es, ein von Existenzängsten freies Leben zu führen und seine Lebenshaltungskosten zu decken.
Geldwerte Vorteile

Das Gehalt stellt mit Abstand den größten Kostenfaktor bei Mitarbeitern dar. In manchen Fällen mag ein Gehalt nicht in der gewünschten Höhe von Anfang an möglich sein, gerade Start-ups können keine hohen Gehälter zahlen. Eine andere Möglichkeit sind dann geldwerte Vorteile. Beliebt sind technische Gerätschaften wie Tablet oder Smartphone, ebenso möglich sind Tankgutscheine oder vergünstigte Abos im Fitnessstudio.
Rahmenbedingungen

Ein gutes Betriebsklima ist das A und O. Kollegen, auf die Verlass ist, gemeinsame Unternehmungen, tragen zu einer guten, konstruktiven Atmosphäre bei. Wenn dann noch der Arbeitgeber seinen Angestellten dabei hilft, beispielsweise Familie und Arbeit besser miteinander koordinieren zu können, steigert das die Attraktivität aus Bewerbersicht. Dazu gehören flexible Arbeitszeiten, Betriebskindergärten oder die Möglichkeit, im Home Office arbeiten zu können.
Reputation

Eng damit verknüpft ist die Reputation eines Unternehmens. Je besser der Ruf, desto einfacher dürfte die Personalbeschaffung sein. Gerade in Zeiten von Bewertungsplattformen riskieren Bewerber im Vorfeld lieber einen Blick, um sich ein Bild vom Unternehmen zu machen. Ob das immer fair ist, sei dahin gestellt. Klar ist, dass sich ein guter Ruf vorteilhaft auswirken kann, wenn ein Kandidat sich zwischen zwei Jobangeboten entscheiden muss.