Definition: Was bedeutet Personalbeschaffung?
Personalbeschaffung ist ein Teilbereich des Personalwesens bzw. HR-Managements und hat die Aufgabe, den Personalbedarf eines Unternehmens zu decken. Dazu müssen die benötigten Fach- und Führungskräfte in vier Dimensionen beschafft werden:
- Qualitativ
Welche Kompetenzen werden benötigt? - Quantitativ
Welche Stellen sind zu besetzen? - Räumlich
Wo werden die Arbeitskräfte benötigt? - Zeitlich
Wie schnell müssen Mitarbeiter gefunden werden?
Synonym wird auch von Personalgewinnung sowie Personalrekrutierung gesprochen.
Welche Arten der Personalbeschaffung gibt es?
Ein möglicher Personalbedarf kann unterschiedlich entstehen: Zum Beispiel, weil wichtige Mitarbeiter kündigen oder altersbedingt ausscheiden (natürliche Fluktuation). Oder weil das Unternehmen wächst und damit zusätzliches Personal benötigt wird.
Der so entstehende Personalbedarf kann teils durch eine interne Personalbeschaffung gedeckt werden. Meist aber kommt die externe Personalbeschaffung auf dem regulären Arbeitsmarkt hinzu. Dort aber ist die Konkurrenz aufgrund des Fachkräftemangels inzwischen groß…
Was sind die Ziele der Personalbeschaffung?
Kernziel der Personalbeschaffung ist, offene Stellen so schnell wie möglich mit geeigneten Kandidaten zu besetzen – und das ebenso effektiv und nachhaltig wie kostengünstig.
Dabei ergeben sich im Recruiting und Auswahlprozess zahlreiche Aufgaben und Zwischenziele:
- Personalbedarf ermitteln & planen
- Beschaffungskanäle wählen (intern, extern)
- Geeignete Recruiting-Methoden identifizieren
- Bewerbungsprozess durchführen + optimieren
- Mitarbeiter einarbeiten (Onboarding)
- Mitarbeiter binden (Retention Management)
Personalplanung Definition
Eine wesentliche Voraussetzung der Personalbeschaffung ist die Personalplanung. Idealerweise reagieren Arbeitgeber auf einen plötzlichen Personalbedarf nicht nur, sondern planen proaktiv, wann, wo und welche Arbeitskräfte benötigt und eingestellt werden müssen, um in Zukunft Engpässe zu vermeiden.
Interne Personalbeschaffung
Bei der internen Personalbeschaffung (sog. Inplacement) wird zunächst versucht, offene Stellen durch eigene Mitarbeiter zu besetzen. Das ist in der Regel die schnellste und kostengünstigste Methode.
Es kann allerdings sein, dass die jeweiligen Fach- und Führungskräfte erst noch qualifiziert und weiterentwickelt werden müssen – durch interne Schulungen oder externe Fortbildungen.
Um passende Kandidaten und Talente im eigenen Unternehmen zu finden, gibt es unterschiedliche Methoden und Instrumente der internen Personalbeschaffung. Diese sollten Sie mitunter kombinieren, um den Kreis potenzieller Bewerber zu erhöhen.
Interne Personalbeschaffung Beispiele & Instrumente
Die folgenden Maßnahmen und Instrumente zur internen Personalbeschaffung haben sich bereits oft bewährt:
- Interne Stellenausschreibungen (Intranet, Schwarzes Brett)
- Gezielte Personalentwicklung (Ausbildung, Weiterbildung, Coaching, Beförderung)
- Versetzung (zeitlich befristet)
- Personaleinsatz optimieren (effizientere Abläufe)
- Aufbau und Nutzen interner Talent-Pools
- Mehrarbeit (Umwandlung von Teilzeit- in Vollzeitstellen, befristete in Vollzeit-Verträge, Urlaubsverschiebung, Überstunden)
Vorteile und Nachteile interne Personalbeschaffung
Wie jede Recruiting-Methode hat auch die interne Personalbeschaffung spezifische Vor- und Nachteile:
| 🟢 Vorteile | 🔴 Nachteile |
| ✚ Kosten- und Zeitersparnis gegenüber externer Beschaffung | ✖ Geringere Kandidatenauswahl gegenüber externer Beschaffung |
| ✚ Kurze Einarbeitung | ✖ Kein frisches Know-how |
| ✚ Förderung vorhandener Talente und Potenziale | ✖ Entstehung neuer Personallücken an anderer Stelle |
| ✚ Fach- und Führungskräfte sind gut bekannt (Cultural Fit) | ✖ Gesteigertes Konkurrenzdenken unter den Kollegen |
Externe Personalbeschaffung
Führt die interne Personalbeschaffung nicht zum Erfolg, schließt meist die externe Personalbeschaffung an. Dabei werden neue Mitarbeiter vor allem auf dem Arbeitsmarkt rekrutiert oder von anderen Unternehmen abgeworben.
Externe Personalbeschaffung Beispiele & Instrumente
Unterschieden wird bei der externen Personalbeschaffung zwischen der aktiven und passiven Beschaffung:
-
Aktive Beschaffung
Bei der aktiven Beschaffung gehen die Personaler und Recruiter von sich aus auf potenzielle Kandidaten und Bewerber zu. Zum Beispiel, indem sie Stellenanzeigen in Jobbörsen (oder Zeitungen) schalten, Fachkräfte auf Linkedin oder anderen Social Media Kanälen ansprechen (siehe: Active Sourcing), Empfehlungsmarketing einsetzen („Mitarbeiter werben Mitarbeiter“) oder diese gezielt von anderen Unternehmen abwerben – meist über Headhunter und Personalberater.
-
Passive Beschaffung
Bei der passiven Beschaffung öffnen sich die Arbeitgeber gegenüber Initiativ– und Blindbewerbungen – oder fordern aktiv dazu auf. Ebenso können die Unternehmen ihr Arbeitgeberimage und das Employer Branding verbessern und so größere Aufmerksamkeit generieren, die wiederum mehr Talente anlockt.
Damit die externe Personalbeschaffung erfolgreich ist, kommt es vor allem auf eine klare Definition der Zielgruppe(n) an und deren gezielte Ansprache durch geeignete Maßnahmen. Das kann mal spielerisch sein (siehe: Recruitainment), mal durch persönliche Ansprache auf Absolventenkongressen und Jobmessen geschehen.
Vorteile und Nachteile externe Personalbeschaffung
Auch der externe Beschaffungsweg weist zahlreiche Vorteile, aber auch ein paar Nachteile auf:
| 🟢 Vorteile | 🔴 Nachteile |
| ✚ Große Auswahl potenzieller Kandidaten | ✖ Hohe Kosten für das externe Recruiting |
| ✚ Keine Kosten für Aus- & Fortbildung | ✖ Gefahr einer Fehlbesetzung |
| ✚ Frisches Know-how und Motivation | ✖ Eventuell lange Einarbeitungszeit |
| ✚ Schnelles Wachstum des Unternehmens | ✖ Stagnation bei fehlenden Bewerbern |
Personalbeschaffung Phasen 3 + 4: Personalauswahl & Onboarding
Klassisch erfolgt der Ablauf der Personalbeschaffung in vier Phasen:
- Bedarfsermittlung & Personalplanung
- Kandidatensuche & Stellenangebote
- Auswahlprozess
- Einstellung & Einarbeitung
Auf die beiden letzten Phasen wollen wir nochmal gesondert eingehen…
Personalauswahl
Hat das Unternehmen ausreichend geeignete Fachkräfte gefunden und haben sich genug Kandidaten beworben, beginnt die Bewerberauswahl. Auch hierbei stehen Personalern zahlreiche Instrumente zur Eignungsdiagnostik zur Verfügung.
Neben dem klassischen Vorstellungsgespräch bieten sich hierfür Assessment Center oder individuell zugeschnittene Einstellungstests zur standardisierten Beurteilung mehrerer Bewerber an.
Wichtig für einen erfolgreichen Auswahlprozess ist auch hier wieder, dass Sie zuvor objektive Beurteilungs- und Auswahlkriterien zusammen mit den späteren Vorgesetzten und Kollegen definieren, um eine reibungslose Anstellung zu gewährleisten. Ausschlaggebende Bewertungskriterien bei der Personalauswahl können sein:
- Qualifikationen (Hard Skills)
- Sozialkompetenz (Soft Skills)
- Eigeninitiative
- Motivation
- Gehaltsvorstellungen
- Berufliche Ziele
Einarbeitung (Onboarding)
Sobald eine offene Stelle besetzt und der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, beginnen die Probezeit und Einarbeitung der neuen Mitarbeiter (Fachbegriff: Onboarding). Diese letzte Phase der Personalbeschaffung wird oft geschlabbert. Dabei hat sie massiven Einfluss darauf, ob die Neuzugänge auch bleiben (siehe: Fridge Hiring).
Studien zeigen, dass die meisten Neuzugänge bereits in den ersten 2-3 Monaten wieder abspringen, wenn Sie sich in der letzten Phase im Personalbeschaffungsprozess nicht gut aufgenommen und integriert fühlen. Daher sollten hier unbedingt eine enge Betreuung sowie weitere, softe Qualifizierungsmaßnahmen – zum Beispiel durch Mentoren oder „Paten“ – stattfinden.
Nicht zuletzt nehmen zufriedene Newcomer und Mitarbeiter wiederum Einfluss auf das Firmenimage und locken damit erneut Talente an – oder auch nicht.
Was andere dazu gelesen haben
