Personalberater: Aufgaben, Gehalt + Tipps zur Auswahl

Zum neuen Job kommen Sie nicht nur per Bewerbung. Dazu verhelfen ebenso Personalberater. Sie werden von Unternehmen beauftragt und bezahlt, um passende Mitarbeiter zu finden und freie Stellen zu besetzen. Aber wie arbeitet ein Personalberater genau? Was verdient man als Personalberater? Und wie findet man einen guten? Alle wichtigen Tipps und Infos zum Berufsbild. Dazu erklären wir, was Arbeitnehmer wissen müssen, wenn sich ein Personalberater meldet. Leider gibt es nicht nur seriöse…

Personalberater: Aufgaben, Gehalt + Tipps zur Auswahl

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Was tun Personalberater?

Personalberater sind Dienstleister. Sie helfen Unternehmen mit ihrem Personalwissen, Erfahrungen und vorhandenem Netzwerk, passende Fach- und Führungskräfte sowie Aufsichtsräte für freie Stellen zu finden und zu vermitteln. Viele Positionen im höheren Management werden so besetzt. Hier heißen die Personalberater oft Headhunter oder Executive Search Berater (oder „Direct Search Berater“). Aber auch Fach- und Spezialkräfte werden durch Personalberater gesucht und vermittelt.

Dazu erhalten Personalberater einen konkreten Suchauftrag. Dieser erhält umfangreiche Informationen über Aufgaben, Verantwortungen, Anforderungen und Erwartungen an künftige Mitarbeiter. Damit sucht der Personalberater anschließend nach geeigneten Kandidaten. Typische Quellen:

  • Persönliches Netzwerk
  • Business-Portale wie Linkedin oder Xing
  • Talentpools
  • Lebenslaufdatenbanken
  • Spezielle Suchtechnologien

Meist sprechen Personalberater geeignete Talente direkt anper Telefon oder im persönlichen Gespräch. Nach dem Erstkontakt und einigen Interviews präsentieren Sie dem Auftraggeber Ihre Kandidatenauswahl. Im endgültigen Auswahlgespräch entscheidet sich der Arbeitgeber für den besten Kandidaten. Hierbei sekundiert der Personalberater in der Regel nur noch. Im Erfolgsfall erhält er eine Provision – meist ein Drittel des Jahresgehalts der zu besetzenden Stelle.

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Warum werden Personalberater eingesetzt?

Weil die Verweildauer der Top-Manager seit Jahren immer kürzer wird, steigt die Zahl der Suchaufträge. Personalberater verstehen sich selbst als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Arbeitsmarkt. Sie bringen Vakanzen bei Arbeitgebern mit potenziellen Talenten zusammen – teilweise aus dem offenen Stellenmarkt und Stellengesuche, teilweise durch gezieltes Abwerben von anderen Firmen und Active Sourcing in Karrierenetzwerken wie Linkedin oder Xing.

Es gibt zwei Hauptgründe, warum Unternehmen Personalberater einsetzen:

  1. Fachkräftemangel
    In einigen Jobs und Fachbereichen ist es enorm schwierig, passende Mitarbeiter zu finden. Top-Talente und High Potentials sind rar. Es herrscht akuter Fachkräftemangel. Personalberater können dann – dank ihrer Kontakte – dennoch Kandidaten aufspüren und vermitteln.
  2. Passgenauigkeit
    Bei klassischen Stellenanzeigen ist nicht garantiert, dass Bewerber perfekt zu den Anforderungen der Stelle passen. Personalberater suchen nach einem klar definierten Anforderungsprofil – und ermöglichen so eine hohe Passgenauigkeit zur Position. Das hat natürlich auch seinen Preis.
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Personalberater Aufgaben

Eine Personalberatung übernimmt nicht nur die Aufgaben einer Personalvermittlung. Hinzu kommen oft noch anspruchsvolle Tätigkeiten im Bereich der Beratung oder Optimierung vorhandener Personalstrukturen. Professionelle Personalberater unterstützen Auftraggeber und Unternehmen bei folgenden Aufgaben:

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Jobs: Wie wird man Personalberater?

Das Berufsbild Personalberater ist kein klassischer Ausbildungsberuf. Die Berufsbezeichnung ist nicht einmal geschützt. Theoretisch kann sich jeder so nennen. Häufig führt der berufliche Weg über ein wirtschaftliches Studium (BWL oder VWL), eine passende Ausbildung und einschlägige Berufserfahrungen im Personalwesen. Beste Voraussetzungen haben Interessierte, wenn schon ihr Studium auf den Job abzielt – etwa ein Master im Personalmanagement.

Viele große und internationale Personalberatungen sind spezialisiert – entweder auf bestimmte Hierarchieebenen, Branchen oder Berufe. Das hat den Vorteil, dass sie die Entwicklungen und Anforderungen der Positionen genau kennen. Wichtige Entscheidungsträger kennen sie persönlich, haben sie länger begleitet oder gar ein paarmal vermittelt.

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Ausbildung zum Personalberater?

Angehende Personalberater sollten sich daher frühzeitig ein Netzwerk aufbauen und sich durch Fortbildungen spezialisieren. Punkten können Personalberater in spe mit einschlägigem Know-how im Arbeitsrecht, mit Verhandlungsgeschick, Durchhaltevermögen sowie exzellenten Manieren und guter Menschenkenntnis.

Seit 2011 gibt es zudem die IHK-geprüfte Weiterbildung zur Fachkraft für Personalberatung und Personalvermittlung. Auf dem Lehrplan des Fernlehrgangs stehen unter anderem folgende Inhalte:

  • Arbeitsmarkt und Recht
  • Arbeits- und Tarifrecht
  • Arbeitnehmerüberlassung
  • Personalberater Tätigkeit und Grenzen
  • Outplacement-Beratung & -coaching
  • Kandidatensuche & -ansprache
  • Personalvermittlung

Arbeitgeber: Wer sucht Personalberater?

Potenzielle Arbeitgeber sind natürlich die klassischen Personalberatungen und -agenturen. Viele von Ihnen arbeiten international, haben aber auch Standorte in deutschen Metropolen wie Hamburg, Berlin, Düsseldorf, Frankfurt oder München. Zu den größten und (laut einem Ranking „besten“) Headhunter-Unternehmen in Deutschland gehören:

1. Egon Zehnder
2. Kienbaum Executive Consultants
3. Spencer Stuart
4. Korn Ferry
5. Russell Reynolds Associates
6. Odgers Berndtson
7. Mercuri Urval
8. Rochus Mummert Executive Consultants
9. Heidrick & Struggles
10. Delta Management Consultants

Gefragt sind die HR-Spezialisten aber auch bei Zeitarbeitsfirmen oder Karriereportalen, die einen Recruitiung-Service für ihre Kunden anbieten. Viele Talentscouts machen sich später mit einem eigenen Betrieb selbstständig.

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Gehalt: Wie viel verdient man als Personalberater?

Die Gehaltsaussichten für Personalberater sind optimal. Schon das Einstiegsgehalt liegt bei rund 3.200 Euro brutto. Mit steigender Berufserfahrung ist ein Bruttogehalt von 6.000 Euro und mehr pro Monat möglich. Hinzu kommen Bonuszahlungen. Spitzenverdiener unter den Personalberatern kommen auf ein Jahressalär von 200.000 bis 300.000 Euro.

Personalberater Gehalt Verdienen

Bezahlung nach 3-Raten-Regelung

Das übliche Honorar für einen Personalconsultant beträgt ein Drittel des Jahreseinkommens der zu besetzenden Position. Bezahlt werden die Personalberater häufig nach der sogenannten „3-Raten-Regelung“ – heißt: Das erste Drittel ihres Honorars erhalten Sie bei Auftragserteilung; das zweite Drittel bei der Vorstellung ihrer Kandidatenauswahl; das letzte Drittel beim Abschluss beziehungsweise wenn der Kandidat den neuen Arbeitsvertrag unterschreibt.

Wer sich als Personalberater selbstständig macht, verdient abhängig von den Aufträgen der Unternehmen. Bedeutet: Je besser die zu besetzende Position bezahlt wird, desto höher das Honorar. Das ist auch der Grund, warum die meisten Personalberater nur Führungkräfte im Top-Management vermitteln. Um einfache Angestellte kümmern sich eher Outplacement-Berater, Karriereberater, Jobcoaches oder Bewerbungsberater.

Haben Personalberater einen schlechten Ruf?

Die Personalberater-Branche kämpft seit Jahren mit einem Negativ-Image und zahlreichen Vorurteilen. Gründe hierfür ist vor allem die ungeschützte Berufsbezeichnung und die vergleichsweise hohen Gehaltsaussichten. Das hat viele unseriöse Personalberatungen angelockt, die teils nicht mal minimale Qualifikationen oder Erfahrungen mitbringen.

Auch das Abwerben von Leistungsträgern macht den Job nicht sympathischer. Werden Mitarbeiter aus dem eigenen Team gelockt, reagieren Unternehmen oft gereizt. Schon der Begriff „Headhunting“ (Kopfgeldjagd) klingt wenig freundlich und latent parasitär. Überdies ist die Konkurrenz untereinander groß. Der Zwang zur Diskretion sorgt dafür, dass Personalberater zwar für ihr Geschäft trommeln müssen, konkrete Belege aber nicht liefern dürfen. Dadurch klingen die Talentjäger potenziell nach Luftpumpen. Zugegeben, manche sind es auch.


Personalberater Auswahl: Wie finde ich einen guten?

Bevor Sie einen Personalberater rekrutieren, sollten Sie sich ein genaues Bild von dessen Hintergrund, Qualität und Seriosität machen. Folgende Kriterien helfen bei der Auswahl:

  • Kontakt

    Seriöse Personalberater verfügen über eine Homepage im Internet mit rechtskonformem Impressum, einer Anschrift, eMail und Festnetznummer. Sie erreichen ihren kompetenten Gesprächspartner telefonisch oder werden innerhalb einer angemessenen Zeit zurückgerufen.

  • Kompetenz

    Der HR-Consultant kann Ihnen detaillierte Angaben zu seinem beruflichen Hintergrund machen. Er kennt sich in der Branche bestens aus und kann begründen, warum sein Angebot einen Karriereschritt darstellt. Gegenüber Kandidaten kann er Fragen zur ausgeschriebenen Position und zum suchenden Unternehmen genau beantworten und weicht nicht aus.

  • Vertraulichkeit

    Ein seriöser Personalberater arbeitet grundsätzlich diskret. Die Angaben und Unterlagen interessierter Kandidaten behandelt er vertraulich. Ohne ausdrückliche Freigabe werden diese an Dritte nicht weitergegeben.

  • Information

    Im weiteren Auswahlprozess erhalten Wechselwillige ein umfassendes Dossier zur künftigen Position und dem suchenden Unternehmen: Informationen zu Aufgaben, hierarchischer Struktur, Berichtswesen, Team, Anforderungen und Erwartungen, wirtschaftlicher Lage sowie Zielen, Leistungsbeurteilung und Gehalt gehören dazu.

  • Kommunikation

    Kandidaten werden über alle wichtigen Entscheidungen sowie den laufenden Bewerbungsprozess permanent informiert.

  • Respekt

    Der Berater respektiert, dass Sie noch in einem aktuellen Beschäftigungsverhältnis stehen und zeitlich nicht frei verfügbar sind. Sie können Termine ohne Druck finden und haben Zeit, für eine Entscheidung.

  • Feedback

    Im Falle einer Absage erhalten Sie auf Wunsch eine ehrliche und ausführliche Begründung. Der Personalberater bleibt auch darüber hinaus mit Ihnen in Kontakt. Schließlich hat er Sie als Talent identifiziert. Vielleicht klappt es beim nächsten Mal.

Personalberater Anruf: Und jetzt?

Werden Sie von einem Personalberater kontaktiert, kommt das oft unerwartet. Das Telefon klingelt – und man bietet Ihnen die Chance zur beruflichen Veränderung an. Wie jetzt richtig reagieren? Kurze Anwort: ruhig bleiben, zuhören, dann entscheiden. Jetzt die ausführlichen Tipps für das Telefonat mit einem Personalberater:

  1. Cool bleiben
    Die meisten Anrufe beginnen mit der Frage, ob Sie gerade frei sprechen können. Falls nicht, bitten Sie um einen neuen Anruf nach Feierabend. Ansonsten fragen Sie bloß nicht, wie man auf Sie gekommen ist! Das outet Sie als Anfänger im Umgang mit Personalberatern und Recruitern. Bleiben Sie freundlich aber selbstbewusst. Der Anruf ist ein Kompliment. Man hat Sie als Talent identifiziert und auf dem Radar.
  2. Angebot abwarten
    Hören Sie aufmerksam zu. Wer Sie vermitteln will, hält Sie für potenziell geeignet. Das ist nicht nur ein indirekter Marktwert Test. Sie können zwischen den Zeilen auch erfahren, wie Sie am Arbeitsmarkt wahrgenommen werden. Falls das in eine falsche Richtung zeigt, könnte das ein Hinweis sein, an der Reputation zu arbeiten.
  3. Fragen stellen
    Können Sie sprechen, sollte der Personalberater Hintergründe zu Job, Position, Aufgaben und Standort der Vakanz nennen. Den Auftraggeber wird er zu diesem Zeitpunkt nicht nennen, aber die Branche und Einordnung in der Organisation sollten Sie kennen. Machen Sie sich dazu Notizen – und fragen Sie bei Unklarheiten nach.
  4. Interesse prüfen
    Beim Erstkontakt geht es um Ihr grundsätzliches Interesse. Nachdem Sie das Jobangebot besser kennen, wird Sie der Headhunter fragen, ob Sie überhaupt wechselbereit sind. Falls nicht, sagen Sie das direkt. Das spart beiden Zeit. Seien Sie nie beleidigt, wenn man Ihnen etwas Falsches anbietet. Das kann daran liegen, dass Sie (noch) irreführende Signale im Markt senden.
  5. Nicht lästern
    Klingt der Jobwechsel verlockend, verfallen Sie bitte auch nicht in Euphorie. Das klingt nach Erlösung – und lässt Sie nicht gerade zielstrebig aussehen. Auf keinen Fall sollten Sie über Ihren aktuellen Job und Arbeitgeber lästern. Personalberater werten das als Hinweis auf mangelhafte Umgangsformen.
  6. Diskret bleiben
    Sind Sie grundsätzlich interessiert und haben ein gutes Gefühl bei der Sache, vereinbaren Sie einen Termin für ein persönliches Treffen. An dieser Stelle können Sie sich auch über den weiteren Ablauf und die folgenden Gesprächsstufen informieren. Ansonsten bleiben Sie diskret: kein breites Grinsen im Büro, kein Wort über das Gespräch mit dem Personalberater. Noch ist nichts in trockenen Tüchern!

Generell gilt: Seriöse Personalberater handeln zwar im Auftrag des suchenden Unternehmens. Sie haben aber nichts davon, wenn Sie in der künftigen Position unglücklich sind und bald wieder kündigen. Ein guter Headhunter hat daher auch IHRE Karriere im Blick. Vielleicht kann er Sie künftig nochmal vermitteln. Das Gespräch bietet also zugleich die Option zur Standortanalyse, beruflichen Neuorientierung und Karriereplanung – begleitet von einem Profi. Nutzen Sie das!

So machen Sie Personalberater auf sich aufmerksam

Sind Sie gerade auf Jobsuche? Dann können Sie Personalberater auch gezielt auf sich aufmerksam machen. Die Tipps und Methoden dazu sind im Grunde dieselben wie bei der passiven Jobsuche. Vor allem:

  • Optimieren Sie Ihre Online-Profile
    Personalberater beobachten ihren Zielmarkt genau. Auch die Posts und Profile auf Linkedin oder Xing. Pflegen Sie diese regelmäßig und ergänzen Sie diese durch wichtige Schlüsselbegriffe, Qualifikationen und Projekterfolge, nach denen Headhunter und Personaler suchen könnten.
  • Besuchen Sie Messen und Kongresse
    Expertise beweisen Sie natürlich am besten als Keynote-Speaker auf einem Fachkongress. Auch sonst sollten Sie einschlägige Messen besuchen. Dabei können Sie netzwerken. Das wiederum führt zu mehr Sichtbarkeit und Empfehlungen

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