Kauffrau für Büromanagement: Aufgaben, Ausbildung, Gehalt

Kauffrau für Büromanagement Aufgaben

In Deutschland arbeiten rund 3,5 Millionen Beschäftigte als Bürokauffrau oder Bürokaufmann. Bürokaufleute sind die Generalisten und Allrounder des Büroalltags. Je nach Unternehmen übernehmen sie unterschiedliche, meist organisatorische Aufgaben. Termine machen, Reisen planen, Telefonate entgegen nehmen, Präsentationen vorbereiten, Informationen weiterleiten, der Geschäftsführung assistieren. Manche Bürokaufleute arbeiten im Empfangsbereich. Andere im Personalbereich, der Rechnungsabteilung oder in der Buchführung. Einige sogar im Vorzimmer des Vorstands. In allen Fällen sind ein Kommunikationsstärke und Kundenorientierung gefragt.

Steckbrief – zu den häufigsten Aufgaben gehören:

• Assistenz: Anrufe entgegennehmen und weiterleiten, Geschäftsbriefe verfassen, E-Mails beantworten, Besucher empfangen.
• Planung: Büromaterial verwalten und bestellen, Geschäftsreisen planen und abrechnen, Projekte managen.
• Organisation: Meetings vorbereiten, Firmenevents planen, Termine koordinieren.
• Verwaltung: Umfragen durchführen, Urlaube koordinieren, Personalakten bearbeiten.
• Marketing: Marktanalysen durchführen, Neukunden gewinnen, Angebote und Rechnungen schreiben.
• Buchführung: Zahlungseingänge überwachen, Rechnungen verwalten, Kassenbuch führen.

Da ein Kaufmann oder eine Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) heute hauptsächlich am Computer arbeitet, sollte er oder sie mit einschlägigen Programmen wie MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) bestens vertraut sein.

Bürokaufleute finden Jobs in fast jeder Branche. Der Beruf hat geregelte Arbeitszeiten. Eine 38- bis 40-Stunden-Woche ist normal. Es kann allerdings auch mal zu Überstunden kommen.

Stellenangebote für Bürokaufleute

Kauffrau für Büromanagement Ausbildung

Der neue Ausbildungsberuf vereint die früheren Berufsbilder:

• Bürokauffrau / Bürokaufmann (m/w/d)
• Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d)
• Fachangestellte(r) für Bürokommunikation (m/w/d)

Für die dreijährige Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement müssen Bewerber keinen bestimmten Schulabschluss vorweisen. Die Praxis zeigt aber, dass überwiegend Bewerber mit Realschulabschluss („Mittlere Reife„) eingestellt werden.

Die Ausbildung selbst unterliegt dem dualen Prinzip. Bedeutet: Die Auszubildenden arbeiten in einem Ausbildungsbetrieb und besuchen parallel dazu die Berufsschule. Wer gute Noten und Beurteilungen der Ausbilder vorweisen kann, kann die Ausbildung auch auf zwei Jahre verkürzen.

Die Lernfelder der Ausbildung sind umfangreich und komplex. Dazu gehören die Erledigung und Betreuung der kompletten Buchhaltung, inklusive Rechnungslegung und Überwachung von Zahlungsein- und ausgängen. Ebenso der Umgang mit modernen Kommunikations- und Buchungssystemen. Weitere Aufgaben sind:

• Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen
• Aufbereitung von Kennzahlen
• Erstellung von Präsentationen
• Halten von Präsentationen
• Kommunikation und Kooperation mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern

Kauffrau für Büromanagement Wahlqualifikationen

Im Verlauf der Ausbildung wählen die Auszubildenden aus zehn Wahlqualifikationen zwei aus, auf die sie sich spezialisieren. Diese Qualifikationsphase dauert fünf Monate. Zur Auswahl stehen die Fachgebiete:

• Auftragssteuerung und -koordination
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
• Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
• Einkauf und Logistik
• Marketing und Vertrieb
• Personalwirtschaft
• Assistenz und Sekretariat
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
• Verwaltung und Recht
• Öffentliche Finanzwirtschaft

Kauffrau für Büromanagement Gehalt

Das Durchschnittsgehalt von Kaufleuten für Büromanagement liegt bei 2.425 Euro brutto im Monat. Es kann aber auf bis zu 2.940 Euro im Schnitt steigen. Das Gehalt variiert aber je nach Branche und Unternehmensgröße enorm. Als Bürokauffrau/-mann im Einzelhandel sind sogar 3.100 Euro möglich. Besonders hoch fallen die Gehälter in der Bank-, Automobil- und Werbebranche aus.

Bürokaufleute Gehalt in der Ausbildung

Während der Ausbildung staffelt sich das Gehalt wie folgt:

• 1. Ausbildungsjahr: 515 bis 1.018 Euro brutto
• 2. Ausbildungsjahr: 565 bis 1.068 Euro brutto
• 3. Ausbildungsjahr: 600 bis 1.114 Euro brutto

Bürokaufmann / Bürokauffrau Gehalt im Job

Direkt nach der Ausbildung liegt das Einstiegsgehalt von Bürokaufleuten im Schnitt zwischen 2.000 und 2.800 Euro brutto im Monat. Etwas besser ist der Verdienst bei Agenturen, dem Verkehrsgewerbe, im öffentlichen Dienst und in der Versicherungsbranche. Das Schlusslicht bilden die Medien- und Tourismusbranche sowie die Land- und Forstwirtschaft.

Mit Fort- und Weiterbildungen lässt sich das monatliche Gehalt aber kräftig steigern.

Arbeitgeber: Wer sucht Bürokaufleute?

Bürokaufleute werden praktisch in allen Branchen und Bereichen der Wirtschaft gesucht:

• Vertrieb
• Marketing
• Einkauf
• Personal
• Logistik
• Produktion
• Finanzwesen
• Gesundheitswesen
• Verwaltung
• Versicherungen
• Öffentlicher Dienst

Die Verantwortungsgebiete der Kaufleute hängen stark von Unternehmensgröße und Einsatzbereich ab. Kleine Unternehmen suchen tendenziell die „eierlegende Wollmilchsau“, die sich in Personalunion um Buchhaltung, Kundenkontakt und Personal kümmert. Größere Betriebe suchen dagegen eher Leute mit besonderem Fokus auf ein Aufgabengebiet.

Jobs für Bürokaufleute

Ausbildungsplätze und Stellenangebote für Bürokaufleute finden Sie heute überwiegend in Online-Jobbörsen – und in unserer eigenen Jobbörse: Karrieresprung.de. Erwartungsgemäß ist der Bedarf an Bürokaufleuten in Deutschland am größten in Ballungszentren und Städten wie Berlin, München und Hamburg.

Karrierechancen: Die Aussichten für Bürokaufleute?

Mit der Modernisierung des Berufsbildes Bürokauffrau / Bürokaufmann zur Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement wurde einer der größten Bereiche der dualen Berufsausbildung modernisiert. Die Chancen, einen Job zu finden, stehen aktuell sehr gut. Das liegt daran, dass durch die Umstrukturierung heute ein Einsatz in Industrie, Handel, Dienstleistung, Handwerk oder öffentlichem Dienst möglich ist.

Es gibt praktisch in jedem Unternehmen ein Büro, das gemanagt werden muss. Zwar ist es vom Kaufmann für Büromanagement zum Büroleiter kein kurzer Sprung. Aber abwegig ist der Aufstieg zur Führungskraft nicht. Wer diesen Weg verfolgen will, sollte unbedingt folgende Weiterbildungen ins Auge fassen:

• Fachkaufmann
  Hierbei handelt es sich um eine sogenannte betriebswirtschaftliche Aufstiegsfortbildung der Industrie- und Handelskammern (IHK) in einem speziellen Funktionsbereich, zum Beispiel Außenwirtschaft, Bilanzbuchhaltung, Controlling, Einkauf und Logistik, Marketing, Personal.
• Fachwirt
  In der Regel erfolgt die Weiterbildung zum Fachwirt nach einer kaufmännischen Ausbildung und mehrjähriger Berufspraxis. Angeboten werden die Lehrgänge von privaten Bildungsträgern, die auf die staatlich anerkannte Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer vorbereiten. Der Fachwirt wird als gleichwertig mit dem Meister-Titel angesehen und stellt den nächsten Karriereschritt für Fachkaufleute dar.
• Sekretär
  Die Weiterbildung zum geprüften Sekretär richtet sich nach internen Vorschriften der jeweiligen Lehrgangsträger. Die Dauer hängt davon ab, ob Sie diese neben der Arbeit in Teilzeit oder in Vollzeit absolvieren. Sie kann zwischen vier und 15 Monaten dauern und ist auch im Fernunterricht möglich.

Wem das nicht genügt, kann nach der Ausbildung ein Studium draufsetzen. Vorausgesetzt, die Hochschulreife (Abitur) liegt vor. Anderenfalls brauchen Sie zunächst einige Jahre Berufserfahrung. Einige Unternehmen unterstützen ihre Mitarbeiter aktiv in der Weiterentwicklung. Mit einem Abschluss in Betriebswirtschaftslehre (BWL) steigen manche Betriebswirt gar in der Chefetage auf.

Bewerbung als Bürokaufmann / Bürokauffrau: Tipps & Vorlagen

Als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement gehören organisatorische Aufgaben verschiedenster Art zu Ihrem Alltag. Folgende Kompetenzen und Fähigkeiten sollten angehende Kaufleute unbedingt mitbringen und in ihren Bewerbungsunterlagen hervorheben:

• Organisationstalent
• Sinn für Ordnung
• Genauigkeit
• Sehr gute Grammatik- und Rechtschreibkenntnisse
• Logisches Denkvermögen

Darüber hinaus achten die Ausbilder bei der Auswahl der Azubis darauf, dass diese über gute Noten in folgenden Fächern verfügen:

• Deutsch
• Mathe
• Englisch

Allesamt sollten Sie in Ihrem Bewerbungsanschreiben (oder tabellarischen Lebenslauf) unbedingt hervorheben. Auch erste Erfahrungen in der freien Wirtschaft, beispielsweise durch Praktika, bringen Pluspunkte ein.

Vergessen Sie neben den fachlichen Kompetenzen nicht, auch Ihre Soft Skills hervorzuheben. Formulierungen, mit denen Sie Ihre Fähigkeiten unterstreichen, können so aussehen:

• „Mit meinen sehr guten Kenntnissen der gängigen Bürosoftware erstelle ich Ihnen binnen kürzester Zeit die passende Ansprache für Ihre Geschäftskunden – ganz gleich, ob auf Deutsch oder Englisch.“
• „Da ich mich sehr gut auf Dinge fokussieren kann, macht mir auch rege Betriebsamkeit während der Öffnungszeiten für den Publikumsverkehr wenig aus.“

Die Bewerbung selbst erfolgt heute mehrheitlich per Internet. Beachten Sie daher bitte auch unsere Tipps zur Online-Bewerbung und Bewerbung per E-Mail.

Kostenlose Vorlagen mit Mustertext

Profitieren Sie von unseren kostenlosen Vorlagen zur Bewerbung. Diese können Sie sich einzeln als Word-Datei herunterladen, indem Sie auf „Anschreiben“, „Deckblatt“ oder „Lebenslauf“ klicken – oder als komplettes Bewerbungsset, indem Sie auf das Vorschaubild klicken. Dann erhalten Sie alle drei Word-Vorlagen zusammengefasst in einer Zip-Datei.

➠ Vorlage / Muster: Anschreiben, Deckblatt, Lebenslauf

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