Verwaltungsfachangestellte: Aufgaben, Ausbildung, Gehalt + Bewerbung

Knapp 5.000 Ausbildungsverträge für Verwaltungsfachangestellte wurden vergangenes Jahr abgeschlossen. Damit gehört diese Ausbildung mit zu den beliebtesten, noch vor Groß- und Außenhandels- oder Bankkaufleuten. Kein Wunder, Verwaltungsfachangestellte kommen mehrheitlich im öffentlichen Dienst unter, und der gilt vielen als attraktiver und vielseitiger Arbeitgeber. Voraussetzungen dafür: Spaß an Gesetzen, Formularen und Beratung. Welche Aufgaben Sie als Verwaltungsfachangestellte haben, welches Gehalt möglich ist und wie Sie sich auf passende Stellenangebote bewerben…

Verwaltungsfachangestellte: Aufgaben, Ausbildung, Gehalt + Bewerbung

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Verwaltungsfachangestellte Aufgaben

Vor allem weibliche Auszubildende entscheiden sich für diese Tätigkeit. Gesetzestexte, Zahlen, Bescheinigungen und Bewilligungen gehören zu Ihrem Arbeitsalltag, wenn Sie eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte machen. Sie setzen Beschlüsse um, führen Schriftverkehr, legen Akten an und stellen beispielsweise Papiere aus, wenn Sie in der Kraftfahrzeug-Zulassungsbehörde arbeiten. Kaufmännische Tätigkeiten kommen auf Sie zu, wenn Sie in der Personalverwaltung arbeiten. Da müssen Sie unter anderem Personalakten führen, Bezüge und Gehälter berechnen.

Je nach Stelle können finanzielle Transferleistungen zu Ihren Aufgaben zählen: Menschen beantragen Wohngeld, erhalten Arbeitslosengeld, suchen einen Kindergartenplatz, erhalten Elterngeld. Wer in diesen Bereichen als Verwaltungsfachangestellte arbeitet, hat regelmäßigen Kundenverkehr. Sie müssen beispielsweise beratend mit Formularen helfen und sich mit den jeweiligen Vorschriften auskennen.

Verwaltungsfachangestellte Stellenangebote

Voraussetzungen für Verwaltungsfachangestellte

Sie repräsentieren eine Behörde und erledigen viel Schriftarbeit. Als Verwaltungsfachangestellte brauchen Sie daher nicht nur gute Deutsch- und Mathematikkenntnisse, sondern ein gutes Verständnis rechtlicher Vorgänge und gesellschaftspolitischer Entwicklungen. Zudem sollten Sie über ein hohes Maß an sozialer Kompetenz und Stressresistenz verfügen: Nicht alle Klienten sind nett oder haben Verständnis für behördliche Vorgänge, teilweise gibt es Verständigungsschwierigkeiten.

Gemäß Angaben des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) verfügten fast zwei Drittel (64 Prozent) der Ausbildungsanfänger in der Vergangenheit über die Hochschulreife. Nahezu alle anderen angehenden Verwaltungsfachangestellten hatten die mittlere Reife und nur ein Prozent einen Hauptschulabschluss. Damit ist ziemlich klar, dass Bewerber mit Abitur die besten Aussichten auf einen Ausbildungsplatz haben.


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Verwaltungsfachangestellte Ausbildung

Grob vereinfacht könnte man sagen: Was Bürokaufleute für die Privatwirtschaft sind, sind Verwaltungsfachangestellte für den öffentlichen Dienst. Als Verwaltungsfachangestellte üben Sie einen Bürojob aus, zu dem organisatorische, beratende und verwaltende Tätigkeiten gehören.

Im Gegensatz zu einer Ausbildung als Industriekaufmann geht es allerdings um deutlich rechtswirtschaftlichere Inhalte. Bei Verwaltungsfachangestellten handelt es sich um einen anerkannten Ausbildungsberuf, der üblicherweise drei Jahren dauert. Bei guten Leistungen können Sie aber eine Ausbildungszeit auf zweieinhalb Jahre verkürzen. Da es sich um eine duale Ausbildung handelt, findet die Ausbildung an drei bis vier Tagen in den Büroräumen der jeweiligen Verwaltung statt, an den restlichen ein bis zwei Tagen in einer Berufsschule.

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Verwaltungsfachangestellte Gehalt

Seit letztem Jahr ist ein überarbeitetes Gesetz zur Modernisierung und Stärkung der beruflichen Bildung in Kraft. Das bedeutet für alle seitdem abgeschlossenen Ausbildungen, dass Mindestvergütungen gelten. Angehende Verwaltungsfachangestellte zählen klar zu den gut bezahlten Auszubildenden. Für sie gilt der sogenannte TVAöD, der Tarifvertrag für Auszubildende des öffentlichen Dienstes. Demnach können Sie aktuell bei einem kommunalen Arbeitgeber monatlich folgendes Bruttogehalt erwarten:

Ausbildungsgehalt Verwaltungsfachangestellte Beispiel

Allerdings ist die Ausbildungsvergütung nicht in Stein gemeißelt: Je nach Bundesland und Arbeitgeber sind Abweichungen möglich. Die Universität Bielefeld vergütet beispielsweise nach dem Tarifvertrag für Auszubildende der Länder (TVA-L BBiG). Dort erhalten Auszubildende im dritten Jahr derzeit 1.141 Euro brutto, also knapp 30 Euro mehr als ihre Mitschüler in der Kommunalverwaltung. Ein großer Vorteil, wenn Sie Verwaltungsfachangestellte werden: Die Gehälter sind transparent, denn die Bezahlung richtet sich nach dem TVöD, dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes.

Gehaltsvergleich Einstiegsgehalt Aehnliche Berufe

Die genaue Höhe Ihres Gehalts hängt von der Eingruppierung in die Entgeltgruppe ab. In der Regel liegt das Einstiegsgehalt von Verwaltungsfachangestellten bei knapp 2.300 Euro brutto im Monat. Mit zunehmender Berufserfahrung und Beschäftigungsdauer steigen Verwaltungsangestellte in die nächst höheren Entgeltgruppen auf und können mit einem Bruttomonatseinkommen von durchschnittlich bis zu 3.100 bis 3.740 Euro rechnen. Das durchschnittliche Jahresbruttogehalt liegt derzeit bei etwa 37.800 Euro.

Maßnahmen zur Weiterqualifizierung (und anschließendem Stellen- beziehungsweise Aufgabenwechsel) wirken sich positiv auf das Gehalt aus. Wer sich beispielsweise für eine Aufstiegsweiterbildung – zum Betriebswirt (Fachschule) Verwaltung – entscheidet, kann anschließend mit einem Jahresgehalt von knapp 53.000 Euro rechnen.

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Arbeitgeber: Wer sucht Verwaltungsfachangestellte?

Folgende Ausbildungs- beziehungsweise Arbeitsorte sind möglich:

  • Bundesverwaltung
  • Kommunalverwaltung
  • Landesverwaltung
  • Kirchenverwaltung

Das heißt, Sie können auf kommunaler Ebene in Gemeinde- und Kreisverwaltungen wie beispielsweise im Einwohnermeldeamt tätig sein, ebenso gut aber auch im Bereich Schul- und Kulturverwaltung für die örtliche Stadtbibliothek oder Volkshochschule und zahlreiche andere Ämter.

Auf Bundesebene finden Verwaltungsfachangestellte entsprechend Einsatz in Bundesbehörden wie beispielsweise dem Bundesministerium für Finanzen oder der Arbeitsagentur. Auf Landesebene kommen Sie beispielsweise in Oberfinanzdirektionen oder der Ausländerbehörde unter.

Verwaltungsfachangestellte Jobs: Karrierechancen + Aussichten

Die Arbeit als Verwaltungsfachangestellte bietet viele Vorteile. Abgesehen davon, dass Sie gesellschaftlich sinnvolle Aufgaben übernehmen und einen wichtigen Beitrag zur Regelung und Erhaltung des öffentlichen Lebens leisten, profitieren Sie von einem nahezu beamtenähnlichen Status. So haben Sie nach 15 Jahren Betriebszugehörigkeit kaum etwas zu befürchten. Das sorgt für Planungssicherheit und ermöglicht es den Angestellten, langfristige Pläne deutlich einfacher zu realisieren. Auch flexible Arbeitszeiten und Gleitzeit sind im öffentlichen Dienst absolut üblich.

Nachdem im öffentlichen Dienst über etliche Jahre gespart und Auszubildende nicht übernommen wurden, hat sich in den vergangenen Jahren eine Lücke aufgetan. Derzeit sind die Aussichten für für Verwaltungsfachangestellte also entsprechend gut, da in Kommunen und Ländern Mangel herrscht. Die Wahrscheinlichkeit, nach der Ausbildung im favorisierten Bereich als Verwaltungsfachangestellte unterzukommen, ist somit recht hoch. Natürlich muss das noch längst nicht das Ende der Fahnenstange bedeuten: Je nach persönlichen Voraussetzungen und Berufserfahrung stehen Ihnen verschiedene Optionen offen, beruflich voranzukommen, beispielsweise diese:

Kaufmännische Weiterbildung

  • Betriebswirt (Fachschule) Verwaltung
  • Betriebswirt Kommunikation und Büromanagement
  • Fachwirt Verwaltung
  • Fachwirt Büro- und Projektorganisation

Studium

  • Öffentliches Recht
  • Rechtswissenschaft
  • Staats- und Verwaltungswissenschaft
  • Verwaltungsmanagement, Public Management

Solche Weiterbildungen wirken sich nicht nur gehaltssteigernd aus. Sie ermöglichen Ihnen außerdem die Übernahme von Führungspositionen.

Bewerbung als Verwaltungsfachangestellte: Tipps + Vorlagen

Je nach Einsatzgebiet haben Sie als Verwaltungsfachangestellte täglich mit sensiblen, persönlichen Daten anderer Menschen zu tun. Sie sind über deren finanzielle Situation im Bilde, kennen persönliche Lebensumstände. Kleinste Fehler bei Berechnungen können zu drastischen Konsequenzen führen. Sorgfalt und Genauigkeit sind daher wichtige Eigenschaften, über die Bewerber verfügen sollten. Neben Kompetenzen in Buchhaltung, Haushalts- und Rechnungswesen verfügen Sie über Kenntnisse im Steuer- und Verwaltungsrecht und beherrschen verschiedene Büromanagementsoftware wie MS Office oder auch spezifischere Software wie Büro Plus Next und OmniPage.

Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihr Anschreiben exakt auf die ausgeschriebene Stelle zuschneiden. Es reicht nicht, einfach nur den Lebenslauf zu wiederholen, sondern ihn inhaltlich mit den Erfordernissen abzugleichen und dem potenziellen Arbeitgeber das zu bieten, was er sucht. Wichtig dabei: Die oft geforderten Soft Skills lassen sich nicht mit Zeugnissen belegen. Hier kommt es darauf an, nicht einfach nur zu behaupten, dass man teamfähig (oder Ähnliches) sei, sondern anhand von Situationen und Tätigkeiten Belege zu liefern. Mögliche Formulierungen können so aussehen:

Durch meine nebenberufliche Fortbildung als lizensierte Mediatorin habe ich gelernt, mit schwierigen Klienten umzugehen und deeskalierend einzuwirken.

Oder:

Neben tadellosen Deutschkenntnissen verfüge ich außerdem noch über exzellente Sprachkenntnisse in meiner Muttersprache Polnisch und einen Basiswortschatz in Russisch und Türkisch. Diese Fähigkeiten haben bereits häufig Konfliktsituationen in meiner Funktion als Sachbearbeiterin im Sozialamt entschärfen können, die auf sprachlichen Missverständnissen beruhten.

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