Verwaltungsfachangestellte: Ausbildung, Gehalt, Karriere, Bewerbung

Knapp 4.700 Ausbildungsverträge für Verwaltungsfachangestellte wurden aktuellen Zahlen zufolge abgeschlossen. Damit gehört diese Ausbildung mit zu den beliebtesten, noch vor Bankkaufleuten oder Mediengestaltern. Kein Wunder, Verwaltungsfachangestellte kommen mehrheitlich im öffentlichen Dienst unter, und der gilt vielen als attraktiver und vielseitiger Arbeitgeber. Wer sich eine Bürotätigkeit in Verwaltungen und Behörden vorstellen kann, bei der man es mit Gesetzen und Formularen zu tun hat, aber auch beratende Tätigkeit mit Publikumsverkehr ausübt, der ist hier genau richtig. Wir zeigen Ihnen, was es mit dem Beruf als Verwaltungsfachangestellte auf sich hat und wie Sie sich darauf bewerben…

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Verwaltungsfachangestellte: Ausbildung, Gehalt, Karriere, Bewerbung

Ausbildung: Wie wird man Verwaltungsfachangestellte?

Grob vereinfacht könnte man sagen: Was Bürokaufleute für die Privatwirtschaft sind, sind Verwaltungsfachangestellte für den öffentlichen Dienst. Als Verwaltungsfachangestellte üben Sie einen Bürojob aus, zu dem organisatorische, beratende und verwaltende Tätigkeiten gehören.

Im Gegensatz zu einer Ausbildung als Industriekaufmann geht es allerdings um deutlich rechtswirtschaftlichere Inhalte. Bei Verwaltungsfachangestellten handelt es sich um einen anerkannten Ausbildungsberuf, der üblicherweise in drei Jahren absolviert wird.

Bei guten Leistungen kann aber eine Ausbildungszeit auf zweieinhalb Jahre verkürzt werden. Folgende Ausbildungs- beziehungsweise Arbeitsorte möglich:

  • Bundesverwaltung
  • Kommunalverwaltung
  • Landesverwaltung
  • Kirchenverwaltung

Das heißt, Sie können auf kommunaler Ebene in Gemeinde- und Kreisverwaltungen wie beispielsweise im Einwohnermeldeamt tätig sein, ebenso gut aber auch im Bereich Schul- und Kulturverwaltung für die örtliche Stadtbibliothek oder Volkshochschule und zahlreiche andere Ämter.

Auf Bundesebene finden Verwaltungsfachangestellte entsprechend Einsatz in Bundesbehörden wie beispielsweise dem Bundesministerium für Finanzen oder der Arbeitsagentur.

Da es sich um eine duale Ausbildung handelt, findet die Ausbildung an drei bis vier Tagen in den Büroräumen der jeweiligen Verwaltung statt, an den restlichen ein bis zwei Tagen in einer Berufsschule.

Gemäß Angaben des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) verfügten von 4.284 Ausbildungsanfängern im Jahre 2018 fast zwei Drittel (63 Prozent) über die Hochschulreife. Nahezu alle anderen angehenden Verwaltungsfachangestellten hatten die mittlere Reife und nur ein Prozent einen Hauptschulabschluss.

Damit ist ziemlich klar, dass Bewerber mit Abitur die besten Aussichten auf einen Ausbildungsplatz haben.

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Berufsbild: Was macht ein Verwaltungsfachangestellte?

Gesetzestexte, Zahlen, Bescheinigungen und Bewilligungen gehören zu Ihrem Arbeitsalltag, wenn Sie eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte machen. Sie setzen Beschlüsse um, führen Schriftverkehr, legen Akten an und stellen beispielsweise Papiere aus, wenn Sie in der Kraftfahrzeug-Zulassungsbehörde arbeiten.

Kaufmännische Tätigkeiten kommen auf Sie zu, wenn Sie in der Personalverwaltung arbeiten. Da müssen Sie unter anderem Personalakten führen, Bezüge und Gehälter berechnen.

Als Verwaltungsfachangestellte brauchen Sie daher nicht nur gute Deutsch- und Mathematikkenntnisse, sondern ein gutes Verständnis rechtlicher Vorgänge und gesellschaftspolitischer Entwicklungen.

Einige Stellen drehen sich um finanzielle Transferleistungen: Menschen beantragen Wohngeld, erhalten Arbeitslosengeld, suchen einen Kindergartenplatz, erhalten Elterngeld – wer als Verwaltungsfachangestellte hier arbeitet, hat regelmäßigen Kundenverkehr.

Sie müssen beispielsweise beratend mit Formularen helfen, sich mit den jeweiligen Vorschriften auskennen und sollten über ein hohes Maß an sozialer Kompetenz und Stressresistenz verfügen: Nicht alle Klienten sind nett oder haben Verständnis für behördliche Vorgänge, teilweise gibt es Verständigungsschwierigkeiten.

Gehalt: Was verdient ein Verwaltungsfachangestellte?

Seit 1. Januar 2020 ist ein überarbeitetes Gesetz zur Modernisierung und Stärkung der beruflichen Bildung in Kraft. Das bedeutet für alle ab 2020 abgeschlossenen Ausbildungen, dass Mindestvergütungen gelten.

Angehende Verwaltungsfachangestellte zählen klar zu den gut bezahlten Auszubildenden. Für sie gilt der sogenannte TVAöD, der Tarifvertrag für Auszubildende des öffentlichen Dienstes. Demnach können Sie aktuell bei einem kommunalen Arbeitgeber monatlich folgendes Bruttogehalt erwarten:

  • 1. Ausbildungsjahr: 1.018 Euro
  • 2. Ausbildungsjahr: 1.068 Euro
  • 3. Ausbildungsjahr: 1.114 Euro

Ein großer Vorteil, wenn Sie Verwaltungsfachangestellte werden: Die Gehälter sind transparent, denn Sie werden nach TVöD bezahlt, dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes.

Die genaue Höhe Ihres Gehalts hängt von der Eingruppierung in die Entgeltgruppe ab. In der Regel liegt das Einstiegsgehalt von Verwaltungsfachangestellten bei knapp 2.300 Euro brutto im Monat.

Mit zunehmender Berufserfahrung und Beschäftigungsdauer steigen Verwaltungsangestellte in die nächst höheren Entgeltgruppen auf und können mit einem Bruttomonatseinkommen von durchschnittlich bis zu 3.400 Euro rechnen. Das durchschnittliche Jahresbruttogehalt liegt derzeit bei etwa 37.800 Euro.

Wie immer wirken sich Maßnahmen zur Weiterqualifizierung (und anschließendem Stellen- beziehungsweise Aufgabenwechsel) positiv auf das Gehalt aus. Wer sich beispielsweise für eine Aufstiegsweiterbildung – zum Betriebswirt (Fachschule) Verwaltung – entscheidet, kann anschließend mit einem Jahresgehalt von knapp 53.000 Euro rechnen.

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Karriere: Chancen und Aussichten als Verwaltungsfachangestellte?

Die Arbeit als Verwaltungsfachangestellte bietet viele Vorteile. Abgesehen davon, dass Sie gesellschaftlich sinnvolle Aufgaben übernehmen und einen wichtigen Beitrag zur Regelung und Erhaltung des öffentlichen Lebens leisten, profitieren Sie von einem nahezu beamtenähnlichen Status.

So haben Sie nach 15 Jahren Betriebszugehörigkeit kaum etwas zu befürchten. Das sorgt für Planungssicherheit und ermöglicht es den Angestellten, langfristige Pläne deutlich einfacher zu realisieren. Auch flexible Arbeitszeiten und Gleitzeit sind im öffentlichen Dienst absolut üblich.

Nachdem im öffentlichen Dienst über etliche Jahre gespart und Auszubildende nicht übernommen wurden, hat sich in den vergangenen Jahren eine Lücke aufgetan. Derzeit sind die Aussichten für für Verwaltungsfachangestellte also entsprechend gut, da in Kommunen und Ländern Mangel herrscht.

Die Wahrscheinlichkeit, nach der Ausbildung im favorisierten Bereich als Verwaltungsfachangestellte unterzukommen, ist somit recht hoch. Natürlich muss das noch längst nicht das Ende der Fahnenstange bedeuten: Je nach persönlichen Voraussetzungen und Berufserfahrung stehen Ihnen verschiedene Optionen offen, beruflich voranzukommen, beispielsweise diese:

  • Kaufmännische Weiterbildung

    • Betriebswirt (Fachschule) Verwaltung
    • Betriebswirt Kommunikation und Büromanagement
    • Fachwirt Verwaltung
    • Fachwirt Büro- und Projektorganisation
  • Studium

    • Öffentliches Recht
    • Rechtswissenschaft
    • Staats- und Verwaltungswissenschaft
    • Verwaltungsmanagement, Public Management
Stellenanzeigen finden Sie auf www.karrieresprung.de.

Bewerbung als Verwaltungsfachangestellte: Tipps, Formulierungen, Vorlage

Je nach Einsatzgebiet, haben Sie als Verwaltungsfachangestellte täglich mit sensiblen, persönlichen Daten anderer Menschen zu tun. Sie sind über deren finanzielle Situation im Bilde, kennen persönliche Lebensumstände. Kleinste Fehler können zu drastischen Konsequenzen führen.

Sorgfalt und Genauigkeit sind daher wichtige Eigenschaften, über die Bewerber verfügen sollten. Neben Kompetenzen in Buchhaltung, Haushalts- und Rechnungswesen verfügen Sie über Kenntnisse im Steuer- und Verwaltungsrecht und beherrschen verschiedene Büromanagementsoftware wie MS Office oder auch spezifischere Software wie Büro Plus Next und OmniPage.

Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihr Anschreiben exakt auf die ausgeschriebene Stelle zuschneiden. Es reicht nicht, einfach nur den Lebenslauf zu wiederholen, sondern ihn inhaltlich mit den Erfordernissen abzugleichen und dem potenziellen Arbeitgeber das zu bieten, was er sucht.

Wichtig dabei: Gerade Soft Skills lassen sich nicht mit Zeugnissen belegen. Hier kommt es darauf an, nicht einfach nur zu behaupten, dass man teamfähig (oder Ähnliches) sei, sondern anhand von Situationen und Tätigkeiten Belege zu liefern. Mögliche Formulierungen können so aussehen:

Durch meine nebenberufliche Fortbildung als lizensierte Mediatorin habe ich gelernt, mit schwierigen Klienten umzugehen und deeskalierend einzuwirken.

Oder:

Neben tadellosen Deutschkenntnissen verfüge ich außerdem noch über exzellente Sprachkenntnisse in meiner Muttersprache Polnisch und einen Basiswortschatz in Russisch und Türkisch. Diese Fähigkeiten haben bereits häufig Konfliktsituationen in meiner Funktion als Sachbearbeiterin im Sozialamt entschärfen können, die auf sprachlichen Missverständnissen beruhten.

Bewerbung Verwaltungsfachangestellte Anschreiben Muster Vorlage Beispiel Pdf Word CoverWeitere Formulierungsbeispiele für eine Bewerbung finden Sie in unserem Musteranschreiben für eine Bewerbung als Verwaltungsfachangestellte, das Sie hier kostenlos herunterladen können:

Außerdem finden Sie nachfolgend zahlreiche professionelle Vorlagen mit unterschiedlichen Designs…

Bewerbungsvorlagen: Über 80 Muster für Anschreiben & Lebenslauf

Um Ihnen das Schreiben Ihrer Bewerbung zu erleichtern, haben wir für Sie mehr als 80 kostenlose und professionelle Bewerbungsvorlagen erstellen lassen, die Sie sich jederzeit kostenlos als WORD-Datei oder PDF herunterladen und privat nutzen können.

Wichtig bei all diesen Mustern ist, dass Sie diese jedes Mal individuell anpassen und etwas umgestalten. Es sähe sicher nicht gut aus, wenn eine(r) Ihrer Mitbewerber(innen) zufällig exakt dieselbe Vorlage verwendet.

Vorlagen und Muster für das Bewerbungsschreiben

Zum Durchblättern der Vorlagen bitte die orangen Pfeile nutzen. Zum Herunterladen der jeweiligen kostenlosen Vorlage einfach auf das Vorschaubild klicken


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Vorlagen und Muster für den tabellarischen Lebenslauf





[Bildnachweis: Monkey Business Images by Shutterstock.com]
6. März 2020 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.



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