Active Sourcing: So geht Recruiting heute

Vorbei die Zeiten, in denen ein Unternehmen eine Anzeige schaltete und hunderte Bewerbungen eintrudelten. Um offene Stellen zu besetzen, wird vermehrt auf Active Sourcing zurückgegriffen. Dabei handelt es sich um eine offensive Strategie der Rekrutierung.

Seit Jahren sind Fachkräfte aus den sogenannten MINT-Fächern (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik) Mangelware. Mithilfe von Active Sourcing sprechen Personaler aktiv vielversprechende Kandidaten für das Unternehmen an.

Hier erfahren Sie, wie Active Sourcing funktioniert, welche Vor- und Nachteile es hat und was es für Arbeitnehmer bedeutet…

Active Sourcing: So geht Recruiting heute

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Definition: Active Sourcing als langfristiger Prozess

Der Anglizismus Active Sourcing (zu Deutsch: aktive Beschaffung) bezeichnet die zielgerichtete Akquise von potenziellen Mitarbeitern.

Aktive Personalbeschaffung ist an sich nichts Neues. Schließlich gehen Headhunter ebenfalls aktiv auf die Suche nach neuen Bewerbern. Neu ist, dass Unternehmen damit einen Rekrutierungsansatz verfolgen, der auf Eigenverantwortung und weniger auf externe Dienstleister setzt.

Lange Zeit galt die Devise „Post & Pray“, zu Deutsch etwa: Stellenanzeige raus und beten, dass unter den Bewerbern der richtige Kandidat dabei ist.

Dieser reichlich passive Umweg über Stellenanzeigen oder Personalagenturen funktioniert in Zeiten des Fachkräftemangels mäßig gut. Active Sourcing erhöht die Wahrscheinlichkeit auf High Potentials.

Auch ist Active Sourcing eine Frage des Unternehmens selbst: Global Player und namhafte Hersteller aus der Automobilindustrie haben natürlich einen anderen Zulauf an Bewerbungen als etwa der Mittelstand – der aber nach wie vor die meisten Arbeitsplätze stellt.

Für mittelständische Unternehmen kann daher ein neuer Ansatz bei der Kandidatensuche erfolgversprechend sein. Dieser Ansatz sieht so aus, dass Kontakte zu Kandidaten proaktiv und langfristig geknüpft werden.

Was unterscheidet Active Sourcing von Recrutierung?

Persoblogger Stefan Scheller beschreibt Active Sourcing so: Während der typische Recruiter die üblichen Pfade bei der Personalgewinnung beschreitet, zeichne einen Active Sourcer ein anderes Mindset aus, nämlich das eines Forschers.

In sozialen Netzwerken wie Xing, Facebook oder Twitter kann mittlerweile jeder ohne Umschweife nach neuen Mitarbeitern fahnden. Entscheidend ist, dass bei Active Sourcing die Suche mittels bestimmter Tools erfolgt (dazu unten mehr).

Angesichts von wachsenden Kommunikationskanälen im Netz ist diese Form der Mitarbeitergewinnung eine Maßnahme mit Wachstumspotenzial. Immerhin können Personaler heute bequem vom Firmensitz aus Menschen in aller Welt suchen, kontaktieren, betexten, umgarnen.

Um überhaupt erst an diesen Punkt zu kommen, ist im Vorfeld fast schon detektivisches Gespür notwendig. Potenzielle Mitarbeiter aus dem Pool an offen Arbeitssuchenden zu finden, ist eine Sache. Personen zu identifizieren, die gar nicht offensiv suchen, sondern sich gegebenenfalls interessiert zeigen, eine andere. Hier kommt der Active Sourcer ins Spiel.

Ein Unterschied liegt also darin, dass Recruiter bereits Bewerbungen vorliegen haben. Active Sourcing hingegen setzt deutlich früher an. Noch bevor der Bewerber eigentlich weiß, dass er sich für eine Stelle interessiert.

Im Gegensatz zum üblichen Recruting ist Active Sourcing daher auch deutlich langfristiger angelegt, eher ein Marathon. An dessen Ende wünschenswerterweise das Harvesting steht – also die erfolgreiche Ernte für die Bemühungen.

Die Suche nach solchen Kandidaten erfordert agiles Vorgehen. Recruitment hingegen ist ein meist standardisierter und linear ablaufender Prozess. Recruiter arbeiten peu à peu alles ab und filtern aus den vorliegenden Bewerbungen denjenigen Kandidaten heraus, der am ehesten dem Stellenprofil entspricht. Die Unterschiede im Überblick:

Active Sourcing Recruiting Vergleich


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Quellen und Maßnahmen beim Active Sourcing

Wenngleich Active Sourcing Social-Media-Kanäle nutzt, ist es kein reines Social Recruiting (auch unter Social Media Recruitment bekannt). Active Sourcing ergänzt verschiedene Ansätze und so kommt es natürlich zu inhaltlichen Überschneidungen.

Im Recruitingprozess muss zwischen zwei Arten von Arbeitnehmern unterschieden werden, den aktiven und den passiven. Erstere suchen ihrerseits nach einem Job und sind leicht über verschiedene Maßnahmen zu erreichen, letztere betreiben eher passive Jobsuche.

Active Sourcing bedeutet in diesem Zusammenhang, nicht nur aktiv auf potenzielle Mitarbeiter zuzugehen, sondern einen eigenen Talentpool zu errichten, auf den im Bedarfsfall zurückgegriffen werden kann. Es wird also Mitarbeiterbindung betrieben, noch bevor ein Bewerber Teil des Unternehmens ist.

Vielversprechende Kandidaten werden sowohl durch Online- als auch Offline-Maßnahmen angesprochen. Folgende Methoden kommen beim Active Sourcing zum Einsatz:

  • Business-Netzwerke
    Sinn und Zweck von Business-Netzwerken wie Xing und Linkedin sind alle Themen rund um die Karriere, also natürlich auch Jobsuche, Bewerbung, Jobwechsel. Diese Plattformen sind somit die wichtigsten Adressen für die aktive Bewerbersuche. Es lohnt sich, hier langfristig vorzugehen und sein persönliches Netzwerk mit interessanten Kontakten zu erweitern, auf die Sie als Personaler nach Bedarf zurückkommen können.
  • Social Media
    Einen großen Pool an Personen bieten soziale Netze wie Facebook und Twitter. Gleichzeitig ist es schwierig, die potenziellen Mitarbeiter dort gezielt anzusprechen. Das hängt einerseits mit den Suchmöglichkeiten zusammen, auf der anderen Seite handelt es sich um private Netzwerke, das heißt, Arbeitnehmer sind nicht primär zu Karrierezwecken dort unterwegs. Auch eine Youtube-, Flickr- oder Instagram-Recherche kann sich bisweilen lohnen und frische Talente zu Tage fördern. Speziell für die Medien- und Marketingbranche bieten sich diese Netzwerke an.
  • Blogs
    Wer ein Grafik-Blog betreibt und Fachwissen beweist, könnte doch als Mediengestalter in einem Betrieb genau richtig sein, oder etwa nicht? Blogs werden häufig von Menschen mit Fachwissen und Leidenschaft betrieben – eine sehr gefragte Kombination bei Mitarbeitern.
  • Bewerbungshomepages
    Nicht allzu viele Jobsuchende und Bewerber erstellen eine Bewerbungshomepage, es ist daher eher ein Randphänomen – uninteressant ist dies für das Active Sourcing aber nicht. Private Bewerbungshomepages, in denen sich Bewerber mit Ihrem Fachwissen vorstellen, sind eine mögliche Quelle, um auf Talente aufmerksam zu werden.
  • Mitarbeiterempfehlungsprogramm
    Interne Programme, in denen Mitarbeiter neue Mitarbeiter werben – sie sind so etwas die Retro-Variante von Active Sourcing – aber trotzdem sehr effektiv. Gleichzeitig wird auf die persönlichen Netzwerke der Mitarbeiter gesetzt: Ein Großteil der Stellen wird immer noch über Mitarbeiterempfehlungen vergeben, Stellenausschreibungen so gespart. Neudeutsch wird wird von Referral Sourcing gesprochen, da die Kandidaten auch über die digitalen Netzwerke der eigenen Mitarbeiter entdeckt werden können. Nicht selten werden in den einschlägigen Portalen Personen mit ähnlicher Ausbildung oder gleichen Kontakten vorgeschlagen.
  • Crowdfunding-Plattformen
    Angenommen, jemand will bei Kickstarter Geld für einen Food-Truck sammeln. Sollte sein Projekt scheitern, könnte man ihn vielleicht davon überzeugen, im angesagten Szenelokal als Koch anzufangen. Mit ein wenig Kreativität und Gespür für Menschen kann das Active Sourcing hier spannende Kandidaten entdecken.
  • Foren und Communities
    Wer dringend einen engagierten Tierpfleger-Azubi für seinen Zoo sucht, wird wohl eher im Haustier-Forum fündig als nebenan bei den Auto-Tunern. Zielgruppenspezifische Plattformen sind definitiv eine Option.
  • Hausarbeiten-Portale
    Auf verschiedenen Seiten und Portalen versuchen Absolventen, ihre Abschlussarbeiten direkt in Euro umzuwandeln. Wer eine Masterarbeit zur SEO-Historie von Google verfasst hat, könnte als SEO-Trainee eine gute Junior-Kraft sein.
  • Lebenslaufdatenbanken
    Jobbörsen und verschiedene Karrieredienste bieten Bewerbern die Gelegenheit, oftmals kostenlos ihren Lebenslauf hochzuladen. Wer hier seine beruflichen Eckdaten zur Verfügung stellt, will gefunden werden und reagiert auf Anwerbungsversuche garantiert nicht genervt. Lebenslaufdatenbanken sind daher beim Active Sourcing eine gute Möglichkeit, nach geeigneten Kandidaten für Ihr Unternehmen suchen und sollten unbedingt als Instrument genutzt werden.
  • Jobmessen
    Ganz gleich ob Absolventenkongresse, Recruitingmesse oder Bewerbermesse: Auf Jobmessen tummeln sich nicht nur viele Firmen, sondern auch Bewerber.

    Teilweise veranstalten Hochschulen selbst Karrieretage, bei denen zukünftigen Absolventen ein Meet & Greet mit Arbeitgebern ermöglicht wird.

Methoden und Tools

Active Sourcer nutzen gezielt Karrierenetzwerke wie Xing und Linkedin und betreiben Profile Mining. Sie durchforsten das Netz mithilfe von Tools wie dem Xing Talentmanager oder wenden die semantischen Suche bei Google an. Reine Keywords alleine reichen nicht mehr. Entscheidend ist deren clevere Anwendung.

Active Sourcing betreibt zudem Talent Mining (in etwa: schürft nach Talenten), indem mit Booleschen Operatoren beziehungsweise Befehlen gearbeitet wird. Die wichtigsten Befehle lauten:

AND ➠ damit suchen Sie in der Suchmaschine mehrere Begriffe.
OR ➠ liefert alle Suchergebnisse, die mindestens einen der beiden Begriffe enthalten.
NOT ➠ hiermit schließen Sie bestimmte Suchergebnisse aus.

Hilfreich ist auch die Verwendung eines Asterisk („Sternchen“: *), wenn Sie beispielsweise unsicher bei der Schreibweise sind oder eine möglichst große Treffermenge erhalten wollen. Weitere Hinweise finden Sie in diesem kostenlosen PDF.


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Vor- und Nachteile von Active Sourcing

Fakt ist: Die klassische Ausschreibung in den Printmedien geht zurück, Active Sourcing nimmt an Bedeutung zu. Das belegen auch Studien (PDF), in denen die Daten der letzten Jahre verglichen werden.

Für Unternehmen bietet Active Sourcing im Wesentlichen diese Vorteile.

Vorteile von Active Sourcing

Zugänglichkeit: Für Active Sourcing braucht es nicht viel. Für den Anfang reicht es, mit Rechner und Telefon bewaffnet auf die Suche nach Personal zu gehen. Soziale Netzwerke erleichtern den Zugang, weil sie oft weniger förmlich sind und so Hemmschwellen gering halten.

Geringe Kosten: Eins der wohl schlagkräftigsten Argumente für Active Sourcing. Eine Personalberatung einzuschalten ist deutlich teurer als die Eigenfahndung.

Wertschätzung: Bewerber freuen sich über personalisierte Ansprachen, weniger über Massenabfertigung. Active Sourcing kommt dem entgegen.

Talentpool: Active Sourcing ist auf Nachhaltigkeit ausgelegt. Unternehmen bauen sich nach und nach eine eigene Bewerberdatenbank auf. Sie können bei personellen Engpässen schnell reagieren und auf geeignete Kandidaten zurückgreifen.

Versteckte Talente: Über die klassische Bewerbung melden sich ausschließlich aktive Jobsucher. Active Sourcing kann auch passive Bewerber aktivieren.

Eine Fallstudie der Deutschen Telekom kam schon vor einiger Zeit zu dem Ergebnis, dass die Besetzungszeit durch den Einsatz von Active Sourcing auf durchschnittlich 31 Tage gesenkt werden konnte. Als Vergleichswert diente der Benchmark der Bundesagentur für Arbeit für akademische Berufe, der bei 126 Tagen im Schnitt lag – eine Ersparnis von 75 Prozent.

Man habe im Projektzeitraum unterschiedliche Vakanzen besetzen können, so die Case Study, in den Abteilungen Sales, Strategy und IT – und zwar durch eigene Recruiter, nicht durch externe Dienstleister.

Neben den Personalberatern fielen auch die Kosten für Stellenanzeigen und andere konventionelle Rekrutierungsmethoden weg. Kostenersparnis: 83 Prozent. Fielen zuvor noch Besetzungskosten von 24.000 Euro pro Vakanz an, waren es mit Active Sourcing lediglich noch 4.100 Euro.

Das klingt alles sehr vielversprechend und durchweg positiv – doch das Active Sourcing kann auch Nachteile haben.

Nachteile von Active Sourcing

Zeitaufwand: Einige der Methoden beim Active Sourcing sind mit einem großen Zeitaufwand verbunden. Im Netz nach Kandidaten zu suchen ist keine Beschäftigung, die man nebenbei abfrühstücken könnte. Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, durch Active Sourcing sofort passende Kandidaten zu finden.

Arbeitsaufwand: Organisation, Betreuung und Begleitung des Bewerbungsprozesses – die Prozesse in den Abteilungen müssen sich erst einspielen. Das geht oft nicht ohne Reibereien und Produktivitätsverluste.

Effizienz: Sie kann zu wünschen übrig lassen – die Trefferquote mau sein. Folge: Der Frustrationspegel steigt. Gerade zu Beginn, wenn das Active Sourcing noch neu ist, kann die geringe Effizienz ein Nachteil sein.

Bewerberpool: Nicht jeder fähige Kandidat ist im Netz und in Social Media vertreten. Wer nur online sucht, findet die Offliner nicht mehr.

Imageschaden: Beim Active Sourcing wird direkt auf mögliche Interessenten zugegangen – auch wenn diese nicht aktiv auf Jobsuche sind. Das kann auch nach hinten los gehen. Ein Imageschaden für das Unternehmen ist möglich, wenn man dabei dilettantisch und unprofessionell vorgeht.

Zudem besteht die Gefahr, sich in den Weiten des Netzes auf einen speziellen Charaktertypus zu beschränken. Wer auf Facebook hochaktiv ist, dürfte mit höherer Wahrscheinlichkeit ein extrovertierter Typ sein – gut, wenn Sie einen Neuen für die Marketingabteilung suchen, für die Buchhaltung vielleicht weniger.

Und auch auf Instagram finden Sie das gewissenhafte und genialische Chemie-Genie vermutlich nicht. Um es bildlich auszudrücken: Sie sammeln mit ihrem Schleppnetz nur die Seehechte und Tintenfische ein, aber nicht die Muscheln und Krebse. Die Paella schmeckt aber nur mit allen Zutaten richtig gut.

Ihre Zielgruppe könnte also, sofern Sie sich auf einen einzigen oder wenige Rekrutierungskanäle beschränken, sehr homogen sein. Und das in einer Zeit, in der Diversity als oberste Maxime rauf und runter gepredigt wird – nicht immer zu Unrecht.

Deshalb sollte Active Sourcing immer mehrere Quellen einbeziehen, um Vorteile zu nutzen und Nachteile abzuschwächen.

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8 Tipps für erfolgreiches Active Sourcing

Ein Aspekt, den Personaler beim Active Sourcing beachten sollten: Einzelne Fachbereiche sind – gemäß ihres Marktwertes auf dem Arbeitsmarkt – gefragter als andere. Informatiker und Betriebswirte dürften häufiger kontaktiert werden als Sinologen oder Romanisten. Und deshalb müssen sie manchmal auch, so ungerecht das vielleicht klingt, noch professioneller umworben werden.

Aber ganz grundsätzlich gilt: Wenn sich Unternehmen zu Bewerbern machen, sollten Sie sich auch entsprechend verhalten und folgende Tipps beachten:

  1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme
    Sie steht am Anfang jeder Rekrutierungsmaßnahme. Was brauche ich? Wen suche ich? Wo suche ich ihn? Definieren Sie die Recherche und grenzen Sie sie klug ein, um nicht im Niemandsland zu enden.
  2. Schaffen Sie sich Arbeitsfreiräume
    Active Sourcing ist zeit- und kraftraubend, arbeitsintensiv, nicht mal eben so nebenbei zu bewältigen. Entsprechende Zeitfenster müssen für die Suche geöffnet werden.
  3. Individualisieren Sie die Anrede
    Verschicken Sie keine Serienbriefe oder Standard-Copytexte, darauf reagieren Bewerber oft sehr ungehalten. Persönliche Ansprache ist Pflicht – das gilt andersherum ja schließlich auch.
  4. Recherchieren Sie genau
    Wer seine Kontakte leichtfertig verbrennt, richtet mehr Schaden als Nutzen für seine Firma an. Daher nicht jeden x-beliebigen Facebook-User anschreiben, sondern vorher recherchieren, ob er oder sie wirklich die Richtige sein könnte.
  5. Stellen Sie Infos bereit
    Wer etwas will, sollte auch etwas anzubieten haben. Das fängt schon bei der Karriereseite auf der Homepage an. Habe ich als Bewerber keine Möglichkeit, mich nach der ersten Kontaktaufnahme näher über das Unternehmen zu informieren, verliere ich schnell das Interesse.
  6. Gehen Sie diskret vor
    Der Bewerber ist verwundert, verunsichert gar, will wissen, wie man denn bitte an seine Kontaktdaten gekommen ist. Kein untypisches Szenario: Datenschutz und Diskretion sind wichtig.
  7. Beachten Sie die Zielgruppe
    Auf Facebook darf es mitunter etwas lockerer sein – Duzen erlaubt – auf Linkedin eher nicht. Bei Twitter nichts verloren hat, wer Hashtags für modische Accessoires hält. Die Ansprache muss an den Kanal und die Zielgruppe angepasst werden.
  8. Berücksichtigen Sie Erwartungen
    Active Sourcing schmeichelt dem Empfänger. Er fühlt sich eingeladen, vielleicht sogar ermächtigt. Mögliche Folge: Überzogene Erwartungshaltung und hohe Forderungen, beispielsweise in Bezug auf das Gehalt. Ein Punkt, den man einplanen sollte.
[Bildnachweis: Jacob Lund by Shutterstock.com]
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5. August 2020 Anja Rassek Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der WWU in Münster. Sie arbeitete beim Bürgerfunk und einem Verlag. Hier widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.


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