Active Sourcing: 12 Methoden + 8 Tipps für die Kandidatensuche

Um offene Stellen zu besetzen, greifen Unternehmen vermehrt auf Active Sourcing zurück. Diese offensive Form der Rekrutierung ermöglicht es, besonders vielversprechende Kandidaten fürs Unternehmen zu gewinnen. Erforderlich ist diese Suche nach Talenten, weil in vielen Bereichen Fachkräftemangel besteht. Im Folgenden erfahren Sie, welche Methoden und Kanäle Active Sourcing nutzt, welche Vor- und Nachteile es hat und was es für Arbeitnehmer bedeutet…

Active Sourcing: 12 Methoden + 8 Tipps für die Kandidatensuche

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Definition: Was ist Active Sourcing?

Der Anglizismus Active Sourcing (zu Deutsch: aktive Beschaffung) bezeichnet die zielgerichtete Akquise von potenziellen Mitarbeitern. Früher bediente man sich dazu überwiegend der „Post & Pray-Methode“, bedeutete: Stellenanzeige raus und beten, dass unter den Bewerbern der richtige Kandidat ist. Angesichts des Fachkräftemangels funktioniert die passive Personalbeschaffung nur noch mäßig gut.

Beim Active Sourcing nehmen Personaler direkten Kontakt mit Kandidaten auf. Da dies mithilfe bestimmter Methoden und Tools geschieht, stoßen sie viel wahrscheinlicher auf High Potentials. Hinzu kommt, dass Active Sourcer einen eigenen Talentpool errichten, auf den sie im Bedarfsfall zurückgreifen können. Sie betreiben Mitarbeiterbindung, noch bevor ein Kandidat Teil des Unternehmens ist.

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Methoden und Tools bei Active Sourcing

Bei Active Sourcing geht es vor allem um das nötige Know-how, das sich die Personaler aneignen müssen. In Branchen ohne Nachwuchssorgen kommt man vermutlich auch mit der simplen Keywordsuche weiter. Geht es allerdings darum, Fachkräfte aus den sogenannten MINT-Fächern (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik) zu gewinnen, sieht es schon anders aus. Folgende Methoden und Tools kommen zum Einsatz:

Profile Mining

Profile Mining meint die gezielte Suche in Karrierenetzwerken wie Xing und Linkedin. Recruiter durchforsten das Netz mithilfe von Tools wie dem Xing Talentmanager oder Linkedin Recruiter.

Semantische Suche

Eine andere Möglichkeit ist die semantischen Suche bei Google. Die reine Suche über Keywords reicht aber nicht mehr. Diese Methode betrachten Experten als zeitintensiv und wenig effizient. Grund dafür ist, dass Algorithmen darauf programmiert sind sich zu merken, was Suchende eingeben.

Boolesche Operatoren

Entscheidend ist also eine clevere Anwendung von Keywords. Somit mündet Active Sourcing im Laufe der Zeit in Talent Mining (in etwa: nach Talenten schürfen). Dazu verwenden Recruiter Boolesche Operatoren beziehungsweise Befehle. Statt einzelner Keywords entstehen komplexe Befehle, sogenannte Strings. Die wichtigsten Befehle dazu lauten:

  • AND: Damit suchen Sie in der Suchmaschine mehrere Begriffe.
  • OR: Liefert alle Suchergebnisse, die mindestens einen der beiden Begriffe enthalten.
  • NOT: Hiermit schließen Sie bestimmte Suchergebnisse aus.
  • Asterisk: Das Sternchen (*) verwenden Sie, wenn Sie unsicher bei der Schreibweise sind oder eine möglichst große Treffermenge erhalten wollen.
  • Anführungszeichen: Wenn Sie ein Keyword in Anführungszeichen („…“) setzen, spukt die Suchmaschine exakt die Treffer aus, die nur den Begriff enthalten.
  • Minuszeichen-Operator: Damit schließen Sie Webseiten von der Suche aus, die das Word nach dem Minuszeichen enthalten. Wollen Sie beispielsweise nach Kauffrau für Büromanagement, aber nicht nach Bürokauffrau oder Fachangestellte für Bürokommunikation suchen, geben Sie dies ein: Kauffrau für Büromanagement -Bürokauffrau -Fachangestellte für Bürokommunikation.

Weitere Hinweise zur Nutzung erhalten Sie in unserem ausführlichen Dossier zu Booleschen Operatoren, das wir Ihnen hier als kostenlosen Download (PDF) zur Verfügung stellen:

Boolesche Operatoren

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9 + 3 Kanäle und Maßnahmen beim Active Sourcing

Wenngleich Active Sourcing Social-Media-Kanäle nutzt, ist es kein reines Social Recruiting. Active Sourcing ergänzt verschiedene Ansätze und so kommt es natürlich zu inhaltlichen Überschneidungen. Vielversprechende Kandidaten spricht man sowohl durch Online- als auch Offline-Maßnahmen an. Folgende Kanäle kommen beim Active Sourcing zum Einsatz:

Online Active Sourcing

  • Business-Netzwerke
    Sinn und Zweck von Business-Netzwerken wie Xing und Linkedin sind alle Themen rund um die Karriere, also natürlich auch Jobsuche, Bewerbung, Jobwechsel. Diese Plattformen sind somit die wichtigsten Adressen für die aktive Kandidatensuche. Es lohnt sich, hier langfristig vorzugehen und sein persönliches Netzwerk mit interessanten Kontakten zu erweitern, auf die Sie als Personaler nach Bedarf zurückkommen können.
  • Social Media
    Einen großen Pool an Personen bieten soziale Netze wie Facebook und Twitter. Gleichzeitig ist es schwierig, die potenziellen Mitarbeiter dort gezielt anzusprechen. Das hängt einerseits mit den Suchmöglichkeiten zusammen, auf der anderen Seite handelt es sich um private Netzwerke. Das bedeutet, Arbeitnehmer sind nicht primär zu Karrierezwecken dort unterwegs. Auch eine Youtube-, Flickr- oder Instagram-Recherche kann sich bisweilen lohnen und frische Talente zu Tage fördern. Speziell für die Medien- und Marketingbranche bieten sich diese Netzwerke an.
  • Blogs
    Wer ein Grafik-Blog betreibt und Fachwissen beweist, könnte doch als Mediengestalter in einem Betrieb genau richtig sein, oder etwa nicht? Blogs werden häufig von Menschen mit Fachwissen und Leidenschaft betrieben – eine sehr gefragte Kombination bei Mitarbeitern.
  • Bewerbungshomepages
    Nicht allzu viele Jobsuchende und Bewerber erstellen eine Bewerbungshomepage, es ist daher eher ein Randphänomen – uninteressant ist dies für das Active Sourcing aber nicht. Private Bewerbungshomepages, in denen sich Arbeitnehmer mit Ihrem Fachwissen vorstellen, sind eine mögliche Quelle, um auf Talente aufmerksam zu werden.
  • Mitarbeiterempfehlungsprogramm
    Interne Programme, in denen Mitarbeiter neue Mitarbeiter werben – sie sind so etwas die Retro-Variante von Active Sourcing – aber trotzdem sehr effektiv. Gleichzeitig wird auf die persönlichen Netzwerke der Mitarbeiter gesetzt: Ein Großteil der Stellen wird immer noch über Mitarbeiterempfehlungen vergeben, Stellenausschreibungen so gespart. Neudeutsch heißt das Referral Sourcing, wenn die Kandidaten über die digitalen Netzwerke der eigenen Mitarbeiter entdeckt werden. Nicht selten schlagen die Portale Personen mit ähnlicher Ausbildung oder gleichen Kontakten vor.
  • Crowdfunding-Plattformen
    Angenommen, jemand will bei Kickstarter Geld für einen Food-Truck sammeln. Sollte sein Projekt scheitern, könnte man ihn vielleicht davon überzeugen, im angesagten Szenelokal als Koch anzufangen. Mit ein wenig Kreativität und Gespür für Menschen kann das Active Sourcing hier spannende Kandidaten entdecken.
  • Foren und Communities
    Wer dringend einen engagierten Tierpfleger-Azubi für seinen Zoo sucht, wird wohl eher im Haustier-Forum fündig als nebenan bei den Auto-Tunern. Zielgruppenspezifische Plattformen sind definitiv eine Option.
  • Hausarbeiten-Portale
    Auf verschiedenen Seiten und Portalen versuchen Absolventen, ihre Abschlussarbeiten direkt in Euro umzuwandeln. Wer eine Masterarbeit zur SEO-Historie von Google verfasst hat, könnte als SEO-Trainee eine gute Junior-Kraft sein.
  • Lebenslaufdatenbanken
    Jobbörsen und verschiedene Karrieredienste bieten Bewerbern die Gelegenheit, oftmals kostenlos ihren Lebenslauf hochzuladen. Wer hier seine beruflichen Eckdaten zur Verfügung stellt, will gefunden werden. Lebenslaufdatenbanken sind daher beim Active Sourcing eine gute Möglichkeit, nach geeigneten Kandidaten für Ihr Unternehmen suchen und sollten unbedingt als Instrument genutzt werden.

Offline Active Sourcing

  • Jobmessen
    Ganz gleich ob Absolventenkongresse, Recruitingmesse oder Bewerbermesse: Auf Jobmessen tummeln sich potenzielle Kandidaten. Deren Einverständnis vorausgesetzt, kommen die Profile direkt in den Talentpool.
  • Karrieretage
    Viele Hochschulen veranstalten Karrieretage, auf denen zukünftige Absolventen beim Meet & Greet mit Arbeitgebern ins Gespräch kommen. Das Hochschulmarketing eröffnet Unternehmen die Chance, sich als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren. Mithilfe von Active Sourcing können Unternehmen Praktika oder eine Stelle als Werkstudent in Aussicht stellen. Das unterstützt die frühzeitige Bindung ans Unternehmen.
  • Workshops
    Seminare und Workshops bringen Menschen mit gleichen Interessen zusammen. Sie eigenen sich gut, um Kontakte zu knüpfen und sich beruflich auszutauschen. Hier lässt sich in Erfahrung bringen, ob eine berufliche Zusammenarbeit für beide Seiten gewinnbringend ist.
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8 Tipps für erfolgreiches Active Sourcing

Ein Aspekt, den Personaler beim Active Sourcing beachten sollten: Einzelne Fachbereiche sind – gemäß ihres Marktwertes auf dem Arbeitsmarkt – gefragter als andere. Informatiker und Betriebswirte dürften häufiger kontaktiert werden als Sinologen oder Romanisten. Und deshalb müssen sie manchmal auch, so ungerecht das vielleicht klingt, noch professioneller umworben werden. Aber ganz grundsätzlich gilt: Wenn sich Unternehmen zu Bewerbern machen, sollten sie sich auch entsprechend verhalten und folgende Tipps beachten:

  1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme
    Sie steht am Anfang jeder Rekrutierungsmaßnahme. Was brauche ich? Wen suche ich? Wo suche ich ihn? Definieren Sie die Recherche und grenzen Sie sie klug ein, um nicht im Niemandsland zu enden.
  2. Schaffen Sie sich Arbeitsfreiräume
    Active Sourcing ist zeit- und kraftraubend, arbeitsintensiv, nicht mal eben so nebenbei zu bewältigen. Entsprechende Zeitfenster müssen für die Suche geöffnet werden.
  3. Individualisieren Sie die Anrede
    Verschicken Sie keine Serienbriefe oder Standard-Copytexte, darauf reagieren Bewerber oft sehr ungehalten. Persönliche Ansprache ist Pflicht – das gilt andersherum ja schließlich auch.
  4. Recherchieren Sie genau
    Wer seine Kontakte leichtfertig verbrennt, richtet mehr Schaden als Nutzen für seine Firma an. Daher nicht jeden x-beliebigen Facebook-User anschreiben, sondern vorher recherchieren, ob er oder sie wirklich die Richtige sein könnte.
  5. Stellen Sie Infos bereit
    Wer etwas will, sollte auch etwas anzubieten haben. Das fängt schon bei der Karriereseite auf der Homepage an. Habe ich als Interessent keine Möglichkeit, mich nach der ersten Kontaktaufnahme näher über das Unternehmen zu informieren, verliere ich schnell das Interesse.
  6. Gehen Sie diskret vor
    Der Angesprochene ist verwundert, verunsichert gar, will wissen, wie man denn bitte an seine Kontaktdaten gekommen ist. Kein untypisches Szenario: Datenschutz und Diskretion sind wichtig.
  7. Beachten Sie die Zielgruppe
    Auf Facebook darf es mitunter etwas lockerer sein – Duzen erlaubt – auf Linkedin eher nicht. Bei Twitter nichts verloren hat, wer Hashtags für modische Accessoires hält. Die Ansprache muss an den Kanal und die Zielgruppe angepasst werden.
  8. Berücksichtigen Sie Erwartungen
    Active Sourcing schmeichelt dem Empfänger. Er fühlt sich eingeladen, vielleicht sogar ermächtigt. Mögliche Folge: Überzogene Erwartungshaltung und hohe Forderungen, beispielsweise in Bezug auf das Gehalt. Ein Punkt, den man einplanen sollte.
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Vor- und Nachteile von Active Sourcing

Die klassische Ausschreibung in den Printmedien geht zurück, Active Sourcing nimmt an Bedeutung zu. Für Unternehmen bietet es im Wesentlichen diese Vor- und Nachteile:

Vorteile

  • Zugänglichkeit: Für Active Sourcing braucht es nicht viel. Für den Anfang reicht es, mit Rechner und Telefon bewaffnet auf die Suche nach Personal zu gehen. Soziale Netzwerke erleichtern den Zugang, weil sie oft weniger förmlich sind und so Hemmschwellen gering halten.
  • Zeitersparnis: Laut einer Fallstudie der Deutschen Telekom konnte durch Active Sourcing die Besetzungszeit auf durchschnittlich 31 Tage gesenkt werden (Besetzungszeit der Arbeitsagentur für akademische Berufe: durchschnittlich 126 Tage).
  • Geringe Kosten: Dieselbe Studie belegt, das Active Sourcing eine immense Kostenersparnis bedeutet: um 83 Prozent. Entstanden dem Unternehmen zuvor noch Besetzungskosten von 24.000 Euro pro Vakanz, waren es mit Active Sourcing lediglich noch 4.100 Euro.
  • Wertschätzung: Kandidaten freuen sich über personalisierte Ansprachen, weniger über Massenabfertigung. Active Sourcing kommt dem entgegen.
  • Talentpool: Active Sourcing ist auf Nachhaltigkeit ausgelegt. Unternehmen bauen sich nach und nach eine eigene Bewerberdatenbank auf. Sie können bei personellen Engpässen schnell reagieren und auf geeignete Kandidaten zurückgreifen.
  • Versteckte Talente: Über die klassische Bewerbung melden sich ausschließlich aktive Jobsucher. Active Sourcing kann auch passive Bewerber aktivieren.

Nachteile

  • Zeitaufwand: Einige der Methoden beim Active Sourcing sind mit einem großen Zeitaufwand verbunden. Im Netz nach Kandidaten zu suchen ist keine Beschäftigung, die man nebenbei abfrühstücken könnte. Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, durch Active Sourcing sofort passende Kandidaten zu finden.
  • Arbeitsaufwand: Organisation, Betreuung und Begleitung des Bewerbungsprozesses – die Prozesse in den Abteilungen müssen sich erst einspielen. Das geht oft nicht ohne Reibereien und Produktivitätsverluste.
  • Effizienz: Sie kann zu wünschen übrig lassen – die Trefferquote mau sein. Folge: Der Frustrationspegel steigt. Gerade zu Beginn, wenn das Active Sourcing noch neu ist, kann die geringe Effizienz ein Nachteil sein.
  • Bewerberpool: Nicht jeder fähige Kandidat ist im Netz und in Social Media vertreten. Wer nur online sucht, findet die Offliner nicht mehr.
  • Imageschaden: Beim Active Sourcing wird direkt auf mögliche Interessenten zugegangen – auch wenn diese nicht aktiv auf Jobsuche sind. Das kann auch nach hinten los gehen. Ein Imageschaden für das Unternehmen ist möglich, wenn man dabei dilettantisch und unprofessionell vorgeht.
  • Homogenität: Zudem besteht die Gefahr, sich in den Weiten des Netzes auf einen speziellen Charaktertypus zu beschränken. Wer auf Facebook oder Instagram hochaktiv ist, dürfte mit höherer Wahrscheinlichkeit ein extrovertierter Typ sein – gut, wenn Sie einen Neuen für die Marketingabteilung suchen, für die Buchhaltung vielleicht weniger.

Deshalb sollte Active Sourcing immer mehrere Quellen einbeziehen, um Vorteile zu nutzen und Nachteile abzuschwächen.

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Was unterscheidet Active Sourcing von Rekrutierung?

Im Gegensatz zum Recruiter braucht ein Active Sourcer fast schon detektivisches Gespür. Potenzielle Mitarbeiter aus dem Pool an offen Arbeitssuchenden zu finden, ist eine Sache. Personen zu identifizieren, die gar nicht offensiv suchen, sondern sich gegebenenfalls interessiert zeigen, eine andere. Hier kommt Active Sourcing ins Spiel.

Während Recruiter bereits Bewerbungen vorliegen haben, beginnt Active Sourcing deutlich früher. Daher lässt sich Active Sourcing eher mit einem Marathon vergleichen. An dessen Ende steht hoffentlich das Harvesting, also die erfolgreiche Ernte für die Bemühungen. Die Suche nach solchen Kandidaten erfordert agiles Vorgehen. Recruitment hingegen ist ein meist standardisierter und linear ablaufender Prozess. Recruiter arbeiten peu à peu alles ab und filtern aus den vorliegenden Bewerbungen denjenigen Kandidaten heraus, der am ehesten dem Stellenprofil entspricht. Die Unterschiede im Überblick:

Active Sourcing Recruiting Vergleich

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[Bildnachweis: Jacob Lund by Shutterstock.com]
★★★★★ Bewertung: 4,96/5 - 6549 Bewertungen.
18. November 2020 Anja Rassek Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der WWU in Münster. Sie arbeitete beim Bürgerfunk und einem Verlag. Hier widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.


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