Es ist für jeden Coach, Trainer oder Seminarleiter ein entscheidender Moment der Wahrheit: Der erste eigene Workshop. Hier kommt all das zusammen, auf das hingearbeitet wurde. Endlich kann das eigene Wissen weitergegeben werden, damit auch andere davon profitieren können. Allerdings wollen Sie sich natürlich auch selbst gut präsentieren und die Teilnehmer dazu motivieren, wieder zu kommen, Ihre Vorträge zu empfehlen, um sich so einen Ruf aufzubauen. So gesellen sich Nervosität und Anspannung zu jedem Seminar dazu. Und es bleibt die wichtige Frage: Wie baue ich den Workshop auf? Es gibt unzählige Workshop-Methoden, Ratgeber und Konzepte, wichtig ist jedoch vor allem, einige grundlegende Prinzipien bei der Planung und Gestaltung zu berücksichtigen. Wir zeigen, wie der perfekte Workshop-Tag aussehen kann und welche Workshop-Methoden Sie dabei nutzen und einbauen können...

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Workshop-Methoden: So läuft das perfekte Seminar ab

Bevor Sie sich über die einzelnen Workshop-Methoden Gedanken machen, sollten Sie sich zunächst einmal vor Augen führen, dass bereits der grundsätzliche Aufbau des Tages der erste Schritt ist, um einen erfolgreichen Workshop zu gestalten. Oder anders gesagt: Beginnen Sie nicht mit den Details, sondern kümmern Sie sich zunächst um die grundsätzliche Organisation.

Beim Aufbau eines Workshops ist es wichtig, die vier Phasen zu kennen und zu nutzen, in denen dieser klassischerweise abläuft - dabei ist es unabhängig, ob der Workshop für einen ganzen Tag oder nur einige Stunden angesetzt ist. Dies ändert lediglich die Dauer der einzelnen Phasen.

Dabei kann jeder Abschnitt Auswirkungen auf den Erfolg des Workshops haben und beeinflussen, wie die Teilnehmer den Tag wahrnehmen. Daher sollten Sie nicht dem Irrglauben verfallen, dass eine Phase unwichtig sei und vernachlässigt werden könnte. Wir zeigen Ihnen die vier Phasen und erklären, was es zu beachten gibt:

1. Ankunft

Nimmt man es ganz genau, gehört diese Phase noch nicht einmal zum Workshop selbst. Aus diesem Grund wird sie auch gerne vergessen oder kommt bei all dem Trubel um die Workshop-Methoden und die Vermittlung des Inhalts zu kurz. Die Ankunft-Phase ist jedoch ebenfalls ein bedeutender Teil, der die Stimmung des Workshops entscheidend beeinflussen kann. Die Rede ist von dem Zeitraum vor dem offiziellen Beginn, wenn die Teilnehmer einer nach dem anderen ankommen, sich ihre Plätze suchen und darauf warten, dass es los geht.

Vier Dinge sind hierbei zu beachten:

  • Sorgen Sie schon im Vorfeld für Ordnung. Bevor die ersten Teilnehmer eintreffen, sollten Sie alle Materialien und Unterlagen aufgeräumt haben. Chaos wirkt unprofessionell und für den kommenden Tag wenig vielversprechend.
  • Der Workshop-Raum und die Plätze der Teilnehmer sollten deutlich markiert sein. Minutenlanges Suchen ist der erste - vermeidbare - Frustfaktor für Teilnehmer.
  • Sorgen Sie zudem für ausreichende Verpflegung. Natürlich geht es nicht darum, die Workshop-Teilnehmer mit einem umfangreichen Buffet zu versorgen, doch Kaffee, Wasser und ein paar Snacks sollten angeboten werden.
  • Hängen Sie einen Zeitplan des Workshops aus. Die Themen müssen darauf nicht unbedingt vermerkt sein, viel wichtiger sind die Anfangs- und Pausenzeiten. Dann wissen alle Teilnehmer, wann wo was stattfindet und sind (auch geistig) anwesend.

2. Eröffnung

Die Eröffnung des Workshops entscheidet wesentlich über den weiteren Verlauf. Gelingt es Ihnen, die Teilnehmer zu erreichen und mitzunehmen, läuft der Rest meistens gut. Ein guter Start ist bereits die halbe Miete. Langweilen sich die Anwesenden hingegen schon zu Beginn, wird es sehr schwer, sie auch weiter zur Mitarbeit zu motivieren.

Auch wenn es vielleicht jedem klar ist: Sie müssen Sinn, Thema und Ziel des Workshops in dieser Phase noch einmal klar ansprechen und definieren. Nur wenn sichergestellt ist, dass alle den gleichen Wissensstand und das gleiche Ziel haben, ist eine effektive Arbeit möglich. Wie Sie das machen? Hier sind drei Vorschläge:

  • Visualisieren Sie das Ziel für alle deutlich sichtbar. Dazu können Sie ein passendes Bild oder ein Plakat mit einer klaren Zielformulierung anbringen, etwa auf einem Flipchart. Das hat den Vorteil, dass das Ziel die ganze Zeit über sprichwörtlich vor Augen steht. Diese Methode kann auch ergänzend zu den beiden folgenden verwendet werden.
  • Nutzen Sie einen Impulsvortrag als Einstieg. Diese Art des Vortrags fast kurz und prägnant die wichtigsten Fakten zu einem Thema zusammen und benennt das Ziel klar und eindeutig. Diesen Vortrag halten Sie am besten ohne Powerpoint.
  • Starten Sie mit einem kurzen Film, der Thema und Ziel des Workshops verdeutlicht. Schließen Sie daran eine - gerne auch provokative - These zum Workshop-Thema an. So initiieren Sie eine Diskussion unter den Teilnehmern.

3. Arbeitsphase

Wie der Name schon vermuten lässt, findet hier die eigentliche Arbeit des Workshops statt, weshalb dieser Teil auch als der wichtigste angesehen wird. Hier geht es nun wirklich darum, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen, Inhalte und Wissen zu vermitteln und auch gleich anzuwenden. In dieser Phase müssen die Teilnehmer aktiv werden und sich einbringen. Nur aktive Teilnehmer können auch gute Ergebnisse produzieren.

Ihre Aufgabe als Trainer besteht jetzt darin, möglichst alle Anwesenden zur aktiven Teilnahme zu motivieren, sowie den Arbeitsprozess zu begleiten und zu moderieren. Hier führt in den meisten Fällen kein Weg an Gruppenarbeit vorbei. Die Gestaltung der Gruppenarbeit ist jedoch für Erfolg oder Misserfolg entscheidend. Dazu stellen wir Ihnen zunächst drei Workshop-Methoden vor, die eines gemeinsame haben: die Arbeitsanweisung und die Methode müssen den Teilnehmern klar sein. Am besten erhält jede Gruppe dazu eine leicht verständliche Methodenbeschreibung.

  • Geht es darum, Ideen zu generieren, bieten sich immer klassische Kreativitätsmethoden wie das Brainstorming oder auch eine Mindmap an. Als zusätzlichen Kniff können Sie auch eine sogenannte Schweige-Mindmap erstellen lassen. Dabei soll während der Erstellung innerhalb der Gruppe nicht geredet werden. Der Austausch findet erst im Anschluss statt.
  • Konkrete Lösungsvorschläge lassen sich sehr gut mit der Open Space Methode erzielen. Dabei legen alle Teilnehmer gemeinsam die wichtigen Teilbereiche des Themas oder der Problemstellung fest. Diese Teilbereiche werden dann auf Karten geschrieben und ausgehängt. Zu den einzelnen Themen bilden sich Kleingruppen, die Lösungen für das gewählte Thema diskutieren und ausarbeiten. Die Ergebnisprotokolle aller Gruppen werden am Ende ausgehängt. Die Open Space Methode lebt von ihrem offenen, flexiblen Ansatz. Ist eine Gruppe fertig, verteilen sich ihre Mitglieder auf die anderen Gruppen. Es gibt keine besonders gut geeigneten oder schlecht geeigneten Mitglieder einer Gruppe, die Anwesenden sind - so das Open Space Konzept - immer die besten für das anstehende Thema. Pausen- und Arbeitszeiten legen die Gruppen flexibel nach Bedarf fest.
  • Der Klassiker der Gruppenarbeit ist die Diskussion mit allen Teilnehmern. Das ist natürlich nur mit kleineren Gruppen möglich, da eine zu große Teilnehmerzahl einen wirklichen Diskurs erschwert. Bei dieser Methode sind Sie als Trainer vor allem als Moderator gefragt. Von der Moderation der Diskussion hängt ganz wesentlich die Qualität der Ergebnisse ab. Zu dominante Teilnehmer sollten Sie bremsen, sehr ruhige aktivieren, bewusst miteinbeziehen und ansprechen.

Weitere Workshop-Methoden

Workshop-Methoden Kleingruppen Großgruppen Ablauf Organisation ÜbungenSeminare und Workshops sollten immer auch praxisorientiert, unterhaltsam und abwechslungsreich sein, weil Lernen besser funktioniert, wenn es Spaß macht. Was dabei hilft, ist ein häufiger Wechsel von Einzel-, Gruppen- und Plenumsarbeiten. Folgende bewährte Workshop-Methoden können Sie dazu anwenden:

  • Erwartungsabfrage

    Die Erwarungsabfrage ist eigentlich ein Muss in jedem Workshop. Wer darauf verzichtet, kann übel reinfallen. Dann kann es am Ende des Workshops Produktenttäuschung geben, Motto: Warum wurde das nicht berücksichtigt und jene Frage nicht beantwortet? Fragen Sie deshalb gleich zu Beginn: Was müsste heute passieren, damit Sie am Ende des Workshops sagen können Es hat sich gelohnt? Oder: Welche Fragen sollen heute auf jeden Fall beantwortet werden? Der Vorteil der Erwartungsabfrage ist: Wenn Sie am Ende all die Punkte abhaken können, können auch die Teilnehmer nur zufrieden sein.

  • Paarinterview

    Viele Trainer verwenden das sogenannte Paarinterview als Kennenlernübung: Damit sich alle Teilnehmer kennenlernen, stellen sich immer zwei Teilnehmer gegenseitig und vor der Gruppe vor. Noch dynamischer ist die Vierer-Übung: Es wird ein Flipchart mit fünf Feldern erstellt. Jeder Teilnehmer erhält ein Feld, und in die Mitte kommt ein Feld mit der Überschrift: "Gemeinsames". Die Aufgabe besteht nun darin, durch geschicktes Fragen, die Gemeinsamkeiten herauszufinden, die nicht offensichtlich sind. Auch dabei lernen sich alle Teilnehmer gut kennen - nur spielerischer.

  • Betriebszugehörigkeit

    Bitten Sie die Teilnehmer, sich neu umzusetzen - und zwar aufsteigend nach der Länge ihrer Betriebszugehörigkeit. Oft ergeben sich schon allein aus dieser Art Rangfolge amüsante Gespräche und Überraschungen.

  • Kopfstandmethode

    Falls Sie mit dem Workshop ein bestimmtes Ziel erreichen wollen - etwa, dass am Ende Ideen stehen, wie neue Mitarbeiter besser integriert werden können, dann können Sie hierzu auch die Kopfstandmethode verwenden: Hier wird nicht gefragt, welche Ideen haben Sie, damit neuen Mitarbeitern der Einstieg in die Firma erleichtert wird. Stattdessen grübeln Sie mit Ihren Teilnehmern über das Gegenteil: Was müsste passieren, damit ein neuer Mitarbeiter einen möglichst schweren Start ins Unternehmen hat? Das macht oft viel mehr Spaß, da sehr kreative Ideen vorgetragen werden. Wichtige ist dann nur, im zweiten Schritt die Aufgabe wieder umzudrehen.

  • Rollenspiele

    Ausgetüftelte Praxisspiele sind ein Muss in Soft-Skill-Trainings. Man lernt solche Qualifikationen eben am besten, wenn man sie gleich probt und trainiert. Rollenspiele sind dazu besonders geeignet. Natürlich wird niemals jemand dazu gezwungen, das ist ein absolutes Tabu. Um hier das Eis spielerisch zu brechen, können Sie vor dem Workshop heimlich Pappkarten mit Nummern unter die Stühle kleben. Später im Seminar sagen Sie dann zum Beispiel: Schauen Sie bitte unter ihre Stühle. Mein erster Protagonist ist derjenige, der die Karte mit der Nummer 7 unter dem Stuhl hat. Eine zweite Methode ist, bunte Bonbons oder Schokoladentafeln ziehen zu lassen. Der Trick: In Ihrem Korb befindet sich immer ein Paar derselben Sorte. Entsprechend Ihre Aufforderung: Gleich und gleich gesellt sich gern, alle blauen Bonbons kommen nach vorne zum Rollenspiel...

  • Fragerunden

    Auch etwas so simples wie eine Frage-Antwort-Runde kann eine sinnvolle Workshop-Methode sein, die gleich mehrere Vorteile mitbringt. Zum einen können Sie so einen guten Einblick in den allgemeinen Wissensstand zum Thema bekommen und den weiteren Workshop daran ausrichten. Auf der anderen Seite lockert die spielerische Vorgehensweise den Tag auf und animiert alle Teilnehmer, sich mehr zu beteiligen.

  • Kaffee-Pausen

    Nein, das ist kein Scherz, sondern vollkommen ernst gemeint. Pausen gehören bei einem Workshop über mehrere Stunden natürlich dazu, damit alle weiterhin mit Spaß, Interesse und Motivation bei der Sache sind. Tatsächlich sind die Pausen aber auch eine Art Workshop-Methode, die Sie nutzen können. Hier können Sie gemütlich beim Kaffee ins Gespräch kommen, mehr über die Teilnehmer, deren Ziele und Hintergründe erfahren - ein Wissen, dass Sie für den aktuellen, aber auch zukünftige Workshops nutzen können.

4. Abschlussfeedback

Die letzte Phase wird leider häufig ignoriert: Am Ende eines Workshops müssen die Ergebnisse zusammengefasst und dokumentiert werden. Fehlt dieser letzte Schritt, ist der Nutzen des Workshops praktisch Null, da die gesamte Arbeit in kürzester Zeit vergessen ist. Ohne etwas Handfestes, das zuhause noch einmal angesehen werden kann, bleibt kaum etwas über Monate in Erinnerung.

Bitte fragen Sie aber nie am Ende Wie hat es Ihnen gefallen? Darum geht es nicht. Der Workshop dient dazu, dass die Teilnehmer Impulse erhalten und diese später im Alltag umsetzen können. Daher sollte ihr Abschlussfrage eher lauten: Was davon möchten Sie morgen im Alltag umsetzen?

Die Zusammenfassung kann auch durch die Teilnehmer geschehen, die Ihre erarbeiteten Ergebnisse den anderen vorstellen. Die Dokumentation ist jedoch meistens Ihre Aufgabe. Sie kann schriftlich oder in Form eines Foto-Protokolls erfolgen. Wichtig ist nur, dass die Ergebnisse weiter verwertbar sind und den Teilnehmern und Verantwortlichen zeitnah zugehen.

Damit das Feedback der Teilnehmer nicht zu lange dauert, können Sie auch eine Schachtel Streichhölzer ausgeben. Jeder darf dann vor seinem Feedback eines davon anzünden, aber nur so lange sprechen, wie das Streichholz brennt. Wer hier Angst vor Brandgefahr hat: Die Methode funktioniert mit einer Seifenblasenflasche genauso: Redezeit ist, so lange die Seifenblase in der Luft bleibt.

Für Sie selbst sind sicher auch die Rückmeldungen der Workshop-Teilnehmer von großem Interesse. Diese können Sie durch eine kurze Feedback-Runde mündlich abfragen. Das Feedback kann natürlich auch visuell erfolgen. Dazu notieren Sie die Aspekte, die beurteilt werden sollen, auf einem Flipchart. Die Teilnehmer dürfen dann durch das Aufkleben von Punkten Ihre Wertung vergeben.

Zum Schluss noch ein Rat: Bleiben Sie bei aller Planung flexibel und spontan. Nur so können Sie auf ungeplante Situationen und Wünsche reagieren und diese zum Wohl der Workshop-Teilnehmer nutzen.

[Bildnachweis: Robert Kneschke by Shutterstock.com]

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