Postkorbübung: Bitte auswählen!

Ob Sie als Gruppe geprüft werden oder ein Einzelassessment absolvieren: Natürlich muss bei diesem klassischen Einstellungstest heute kein Bewerber mehr Briefe in einem Postkorb aussortieren oder Zettelwirtschaft betreiben. Nur der Name und die ursprüngliche Idee kommen daher.

Bei der Postkorbübung bekommen Kandidaten eine komplexe Aufgabe, ein zu lösendes Problem aus verschiedenen Teilstücken – den „Postkorb“. Das können bis zu 20 Dokumente sein, die ausgewählt und zugeordnet werden müssen, aber auch Termine in einem Wochenplan oder E-Mails in einer Mailbox. Die Zeit, die dafür zur Verfügung steht, ist streng limitiert: Von 20 bis 60 Minuten ist alles möglich. Fast immer ist die Bearbeitungszeit so bemessen, dass Sie für die Aufgabe zu knapp ist. Es ist also unmöglich, in der vorgegebenen Zeit alles zu schaffen. Dadurch soll der Stress erhöht werden. Und Sie selbst müssen auswählen, was Sie machen und schaffen.

Was macht die Postkorbübung so schwer?

Rückfragen sind in der Regel nicht möglich. Hinzu kommen teils widersprüchliche, teils sich überschneidende Bedingungen, die die Komplexität der Aufgabenstellung erhöhen. Kurzum: Teilnehmer geraten unter enormen Zeitdruck, müssen sich schnell einen Überblick verschaffen, Prioritäten setzen, auswählen oder sortieren und die Aufgaben abarbeiten.

Das Ganze erinnert nicht zufällig an die Eisenhower-Matrix, die mit der Postkorbübung eng verwandt ist: Auch hier müssen Sie sich entscheiden, welche Aufgaben wichtig beziehungsweise weniger wichtig, welche dringend und weniger dringend sind und diese dann entsprechend sofort und selbst erledigen oder eben delegieren. Einziger Unterschied: Die Eisenhower-Methode ist eines von mehreren Werkzeugen, um eine Postkorbübung zu absolvieren.

Um es Bewerbern im Assessment Center noch schwerer zu machen, kommen häufig noch unerwartete Aufgaben oder Störquellen dazu (rechnen Sie damit!) – vor allem bei längeren Übungen:

Kandidaten werden zum Beispiel mit zusätzlichen Aufgaben und Dokumenten konfrontiert.
Unter die beruflichen Aufgaben werden auch private gemischt (die Sie natürlich stets nachrangig behandeln).
Telefonate oder Zwischenrufe sollen ablenken und stören.
Die Zeitvorgaben werden überraschend gekürzt oder kollidieren mit neuen Aufgaben.

Und: Während der gesamten Übung werden Sie von einem oder mehreren Assessoren beobachtet, die sich dazu Notizen machen und Sie im Anschluss an die Übung befragen.

Welche Fähigkeiten testet die Postkorbübung?

So widersprüchlich es klingt: Es geht bei der Postkorbübung nicht mal um die korrekte Lösung der Aufgabe, vielmehr sind verschiedene Schlüsselkompetenzen gefragt. All die Elemente – Zeitdruck, Komplexität, Unvorhergesehenes – sollen möglichst nahe an der späteren Berufspraxis und Alltagsrealität sein. Auch im Job müssen Sie später sichten und auswählen – und das schnell.

Während der Postkorbübung müssen Sie folglich ein Vielzahl an Entscheidungen binnen kurzer Zeit treffen. Und genau das ist der Sinn und Zweck der Übung. Entsprechend testen Personalentscheider und -entwickler dabei folgende Fähigkeiten an Ihnen:

Übungsbeispiel: Ablauf der Übung im AC

Die Postkorbübung ist nur ein Teil des Assessment Centers. Sie kann sich beispielsweise so in den Tagesablauf einfügen:

Bis 8.30 Uhr: Ankunft der Teilnehmer
8.30 bis 9.30 Uhr: Vorstellung des Unternehmens und Selbstpräsentation des Bewerbers
9.30 bis 12 Uhr: Rollenspiel (oft müssen Sie eine Konfliktsituation mit einem Kunden lösen)
12 bis 13 Uhr: Mittagspause mit allen Teilnehmern
13 bis 14 Uhr Postkorbübung
14 bis 16 Uhr Interviews mit den Teilnehmern
16 bis … Rückmeldungen zu den Kandidaten (Informationen zu weiterem Verlauf)

Übungsbeispiel

Möglich ist, dass Sie einen oder mehrere Zettel mit folgenden Hinweisen bekommen:

Es ist der 5. Juni Montagmorgen, 8 Uhr. Sie sind Personalerin in einem mittelständischen Unternehmen, Einzelhandel. Mit Ihnen arbeiten zwei weitere Kollegen, einer allerdings nur halbtags. Wie würden Sie vorgehen, um möglichst viel zu schaffen?

Am Nachmittag um 14 Uhr halten Sie ein Vorstellungsgespräch ab, für das Sie sich sich noch vorbereiten müssen (etwa 1 Stunde). Ein Mitarbeiter hat eine dringende Frage und bittet Sie um ein Gespräch zu seiner Gehaltsabrechnung. Am Ende des Monats geben Sie einen Workshop, für den Sie noch eine Powerpoint-Präsentation vorbereiten müssen. Ein Mitarbeiter hat sich krank gemeldet, für die restliche Woche muss Ersatz gefunden werden.

Donnerstagvormittag ist ein Meeting mit Ihren zwei Kollegen und dem Chef, bei dem Sie Protokoll führen werden. Die Polizei ruft Sie an und teilt Ihnen mit, dass offenbar Ihr Fahrzeug auf dem Parkplatz beschädigt wurde. Sie haben noch 15 ungelesene Mails im Postfach. Drei Tage reicht noch Ihr Medikament, dann brauchen Sie ein neues Rezept. Bis zum 9. Juni müssen Sie noch eine größere Überweisung getätigt haben.

Postkorbübung Lösung: So bestehen Sie den Test

Ob Sie wie im Beispiel als Personalerin Ihren Tagesablauf strukturieren, für einen fiktiven Logistikkonzern Fahrzeuge und Fahrer so staffeln, dass es zu möglichst wenigen Leerfahrten kommt oder die Projektabschnitte und Deadlines für einzelne Teammitglieder festlegen: Die Postkorbübung ist alles andere als leichtes Spiel. Sie erfordert hohe Konzentration, Logik und Fokussierung sowie schnelle Entscheidungen.

Lösen Sie sich dabei bitte von der Vorstellung, alles in der vorgegebenen Zeit zu schaffen oder bei allem die „richtige“ Entscheidung zu treffen. Einen Königsweg gibt für die Postkorbübung nicht. Auch nicht nur eine einzige Lösung. Letztlich lässt sich der Test mit diesen drei einfachen Schritten bestehen:

Überblick verschaffen
Sichten Sie alle Dokumente oder Aufgaben.
Dann sortieren
Jetzt ist es Zeit für die Eisenhower-Matrix und die Prioritäten, die Sie den Teilaufgaben zuweisen.
Bearbeiten oder delegieren
Falls die Übung damit noch nicht beendet ist, übernehmen Sie jetzt Ihren Part und geben die anderen Aufgaben weiter.

Eine mögliche Lösung zum obigen Beispiel könnte so aussehen:

Wichtig ist am Montag die Vorbereitung auf das Bewerbergespräch, für das Sie nur eine knappe Stunde brauchen und abzüglich Ihrer Mittagspause noch vier Stunden Zeit haben. Sowohl den Mitarbeiter mit seiner Frage zur Gehaltsabrechnung als auch die Suche nach Ersatz für den erkrankten Mitarbeiter können Sie an einen Ihrer Kollegen delegieren.

Wichtig aber nicht dringend ist der Workshop, der noch vorbereitet werden muss. Mails und Überweisung können Sie mühelos in der Zeit vor dem Bewerbergespräch erledigen. Aus persönlicher Sicht ist Ihr beschädigtes Auto und das Rezept wichtig, ersteres können Sie in der Mittagspause erledigen – für das Rezept haben Sie sogar noch etwas Zeit.

Die Information zum Protokoll im Meeting ist eher zur Verwirrung gedacht, denn dafür müssen Sie sich nicht vorbereiten, nur anwesend sein. Außerdem findet das Meeting erst in drei Tagen statt, daher gehört dies zu den unwichtigen Punkten. Folglich geht es darum, dass Sie zeigen, wie analytisch, systematisch und strukturiert Sie vorgehen; dass Sie wichtige und dringende Aufgaben unterscheiden und nicht zuletzt auch Arbeit delegieren können, damit alles rechtzeitig fertig wird.

Das alles sollten Sie im anschließenden Feedbackgespräch begründen können. Auch hierfür gibt nicht nur EINE richtige Lösung. Sie sollten daher offen bleiben für eine mögliche Kritik des Assessors. Auch das gehört zur Übung: Wie gut und lernwillig gehen Sie mit der Rückmeldung um? Oft gibt es mehrere Lösungsansätze.

In jedem Fall sollten Sie stets sachlich und souverän bleiben – selbst dann, wenn sich der Ton verschärft. Auch das ist in der Regel nur gespielt und soll noch einmal Stress erzeugen. Auch wenn das ziemlich gemein ist: Machen Sie gute Miene zum bösen Spiel und lassen Sie sich davon bloß nicht aus der Fassung bringen. Das gehört zur Postkorbübung im Assessment Center dazu – ein Klassiker eben.

Postkorbübung Online gratis: Beispiel mit Lösung (PDF)

Wenn Sie neugierig geworden sind, eine Postkorbübung absolvieren oder trainieren wollen, finden Sie dazu inzwischen einige kostenlose Beispiele online. Leider sind Seiten mit Lösungen häufig kostenpflichtig. Folgende freie Postkorbübungen finden Sie online beziehungsweise als PDF-Dokumente:

Mehr Tipps und Checklisten zum Assessment Center finden Sie bei uns hier:

Was andere Leser dazu gelesen haben