Postkorbübung: Tipps und Beispiele

Sie ist der Klassiker im Assessment Center (AC): die Postkorbübung. Neben den Standardtests Gruppendiskussion und Rollenspiel kommt sie besonders häufig im AC vor, aber auch bei Bewerbungsgesprächen oder Audits. Dahinter steckt letztlich ein Test, ob der Kandidat unter Zeitdruck Prioritäten setzen und gute Entscheidungen treffen kann. Die gute Nachricht: Sie können das im Vorfeld prima üben…

Postkorbübung: Tipps und Beispiele

Postkorbübung: Bitte auswählen!

Ob Sie nun als Gruppe geprüft werden oder ein Einzel-Assessment absolvieren: Natürlich muss bei diesem klassischen Einstellungstest heute kein Bewerber mehr Briefe in einem Postkorb aussortieren und Zettelwirtschaft betreiben. Nur der Name und die ursprüngliche Idee kommen daher.

In der Regel bekommen Kandidaten bei der Postkorbübung eine komplexe Aufgabe, ein zu lösendes Problem aus verschiedenen Teilstücken – den „Postkorb“. Das können bis zu 20 Dokumente sein, die ausgewählt und zugeordnet werden müssen, aber auch Termine in einem Wochenplan oder E-Mails in einer Mailbox.

Die Zeit, die den Kandidaten dafür zur Verfügung steht ist streng limitiert – von 20 bis 60 Minuten ist alles möglich. Fast immer ist die Bearbeitungszeit aber so bemessen, dass Sie die gesamte Aufgabe unmöglich in der vorgegebenen Zeit schaffen können. Es kommt also unweigerlich zu erhöhtem Stress.

Rückfragen sind trotzdem nicht möglich, und teils widersprüchliche, teils sich überschneidende Bedingungen erhöhen oft noch die Komplexität der Aufgabenstellung. Kurzum: Teilnehmer geraten unter enormen Zeitdruck, müssen sich schnell einen Überblick verschaffen, Prioritäten setzen, auswählen oder sortieren und die Aufgaben abarbeiten.

Das Ganze erinnert nicht ganz zufällig an die sogenannte Eisenhower-Matrix, die mit der Postkorbübung eng verwandt ist:

Eisenhower-Matrix-Tabelle

Auch hier müssen Sie sich entscheiden, welche Aufgaben wichtig beziehungsweise weniger wichtig, welche dringend und weniger dringend sind und diese dann entsprechend sofort und selbst erledigen oder eben delegieren. Einziger Unterschied: Die Eisenhower-Methode ist eines von mehreren Werkzeugen, um eine Postkorbübung zu absolvieren.

Um es Bewerbern im Assessment Center noch ein bisschen schwerer zu machen, kommen häufig noch unerwartete Aufgaben oder Störquellen dazu (rechnen Sie damit!) – vor allem bei längeren Übungen:

  • Kandidaten werden dann zum Beispiel mit zusätzlichen Aufgaben und Dokumenten konfrontiert.
  • Unter die beruflichen Aufgaben werden auch private gemischt (die Sie natürlich stets nachrangig behandeln).
  • Telefonate oder Zwischenrufe sollen ablenken und stören.
  • Die Zeitvorgaben werden überraschend gekürzt oder kollidieren mit neuen Aufgaben.

Während der gesamten Übung werden Sie von einem oder mehreren Assessoren beobachtet, die sich dazu Notizen machen und Sie im Anschluss an die Übung befragen.

Welche Fähigkeiten testet die Postkorbübung?

So widersprüchlich es klingen mag: Es geht bei der Postkorbübung nicht an erster Stelle beziehungsweise nicht ausschließlich um die korrekte Lösung der Aufgabe, vielmehr sind Schlüsselkompetenzen gefragt.

All die Elemente – der Zeitdruck, die Komplexität der Aufgaben, Unvorhergesehenes – sollen, trotz der Prüfungssituation, möglichst nahe an der späteren Berufspraxis und Alltagsrealität sein. Auch im Job müssen Sie später sichten und auswählen – und das schnell. Womöglich müssen Sie auch einige Aufgaben dabei selber übernehmen, andere können Sie getrost delegieren.

Mit anderen Worten: Sie müssen ein Vielzahl an Entscheidungen binnen kurzer Zeit treffen. Und genau das ist auch der Sinn und Zweck der Übung. Entsprechend testen Personalentscheider und -entwickler dabei folgende Fähigkeiten an Ihnen:

Übungsbeispiel: Ablauf der Übung im AC

Die Postkorbübung ist ja nur ein Teil des Assessment Centers. Sie kann sich beispielsweise so in den Tagesablauf einfügen:

  • Bis 8.30 Uhr: Ankunft der Teilnehmer
  • 8.30 bis 9.30 Uhr: Vorstellung des Unternehmens und Selbstpräsentation des Bewerbers
  • 9.30 bis 12.00 Uhr: Rollenspiel (oft müssen Sie eine Konfliktsituation mit einem Kunden lösen)
  • 12.00 bis 13.00 Uhr: Mittagspause mit allen Teilnehmern
  • 13.00 bis 14.00 Uhr Postkorbübung
  • 14.00 bis 16.00 Uhr Interviews mit den Teilnehmern
  • 16.00 bis … Rückmeldungen zu den Kandidaten (Informationen zu weiterem Verlauf)

Übungsbeispiel

Möglich ist, dass Sie einen oder mehrere Zettel mit folgenden Hinweisen bekommen:

Es ist der 5. Juni Montagmorgen, 8 Uhr. Sie sind Personalerin in einem mittelständischen Unternehmen, Einzelhandel. Mit Ihnen arbeiten zwei weitere Kollegen, einer allerdings nur halbtags. Wie würden Sie vorgehen, um möglichst viel zu schaffen?

  • Am Nachmittag um 14 Uhr halten Sie ein Vorstellungsgespräch ab, für das Sie sich sich noch vorbereiten müssen (etwa 1 Stunde).
  • Ein Mitarbeiter hat eine dringende Frage und bittet Sie um ein Gespräch zu seiner Gehaltsabrechnung.
  • Am Ende des Monats geben Sie einen Workshop, für den Sie noch eine Powerpoint-Präsentation vorbereiten müssen.
  • Ein Mitarbeiter hat sich krank gemeldet, für die restliche Woche muss Ersatz gefunden werden.
  • Donnerstagvormittag ist ein Meeting mit Ihren zwei Kollegen und dem Chef, bei dem Sie Protokoll führen werden.
  • Die Polizei ruft Sie an und teilt Ihnen mit, dass offenbar Ihr Fahrzeug auf dem Parkplatz beschädigt wurde.
  • Sie haben noch 15 ungelesene Mails im Postfach.
  • Drei Tage reicht noch Ihr Medikament, dann brauchen Sie ein neues Rezept.
  • Bis zum 9. Juni müssen Sie noch eine größere Überweisung getätigt haben.

Postkorbübung Lösung: So bestehen Sie den Test

Ob Sie nun wie in dem Beispiel als Personalerin Ihren Tagesablauf strukturieren, für einen fiktiven Logistikkonzern Fahrzeuge und Fahrer so staffeln, dass es zu möglichst wenigen Leerfahrten kommt oder die Projektabschnitte und Deadlines für einzelne Teammitglieder festlegen: Die Postkorbübung ist alles andere als leichtes Spiel.

Sie erfordert hohe Konzentration, Logik und Fokussierung sowie schnelle Entscheidungen.

Lösen Sie sich dabei aber bitte von der Vorstellung, alles in der vorgegebenen Zeit zu schaffen oder bei allem die richtige Entscheidung zu treffen. Einen Königsweg gibt für die Postkorbübung nicht – auch nicht nur eine einzige Lösung.

Letztlich lässt sich der Test mit diesen drei einfachen Schritten bestehen:

  • Zuerst Überblick verschaffen: Sichten Sie alle Dokumente oder Aufgaben.
  • Dann sortieren: Jetzt ist es Zeit für die Eisenhower-Matrix und die Prioritäten, die Sie den Teilaufgaben zuweisen.
  • Schließlich bearbeiten oder delegieren: Falls die Übung damit noch nicht beendet ist, übernehmen Sie jetzt Ihren Part und geben die anderen Aufgaben weiter.

Eine mögliche Lösung zum obigen Beispiel könnte so aussehen:

Wichtig ist am Montag die Vorbereitung auf das Bewerbergespräch, für das Sie nur eine knappe Stunde brauchen und abzüglich Ihrer Mittagspause noch vier Stunden Zeit haben. Sowohl den Mitarbeiter mit seiner Frage zur Gehaltsabrechnung als auch die Suche nach Ersatz für den erkrankten Mitarbeiter können Sie an einen Ihrer Kollegen delegieren.

Wichtig aber nicht dringend ist der Workshop, der noch vorbereitet werden muss. Mails und Überweisung können Sie mühelos in der Zeit vor dem Bewerbergespräch erledigen. Aus persönlicher Sicht ist Ihr beschädigtes Auto und das Rezept wichtig, ersteres können Sie in der Mittagspause erledigen – für das Rezept haben Sie sogar noch etwas Zeit.

Die Information zum Protokoll im Meeting ist eher zur Verwirrung gedacht, denn dafür müssen Sie sich nicht vorbereiten, nur anwesend sein. Außerdem findet das Meeting erst in drei Tagen statt, daher gehört dies zu den unwichtigen Punkten.

Folglich geht es darum, dass Sie zeigen, wie analytisch, systematisch und strukturiert Sie vorgehen; dass Sie wichtige und dringende Aufgaben unterscheiden und nicht zuletzt auch Arbeit delegieren können, damit alles rechtzeitig fertig wird.

Das alles sollten Sie zudem gut im anschließenden Feedbackgespräch begründen können. Lösen Sie sich von der Vorstellung, dass es die eine Lösung gibt.

Sie sollten daher auch offen bleiben für die mögliche Kritik des Assessors. Denn auch das gehört zur Übung: Wie gut und lernwillig gehen Sie mit der Rückmeldung um? Oft gibt es mehrere Lösungsansätze.

In jedem Fall sollten Sie dabei stets sachlich und souverän bleiben – selbst dann, wenn sich der Ton verschärft. Auch das ist in der Regel nur gespielt und soll noch einmal Stress erzeugen. Auch wenn das ziemlich gemein ist: Machen Sie gute Miene zum bösen Spiel und lassen Sie sich davon bloß nicht aus der Fassung bringen. Das gehört zur Postkorbübung im Assessment Center einfach dazu – ein Klassiker eben.

Postkorbübung Online gratis: Beispiel mit Lösung (PDF)

Extra-Tipp-IconWenn Sie neugierig geworden sind oder einmal konkret eine Postkorbübung absolvieren oder trainieren wollen, finden Sie dazu inzwischen auch einige kostenlose Beispiele online – leider sind Seiten mit Lösungen häufig kostenpflichtig.

Folgende Postkorbübungen finden Sie online beziehungsweise als PDF-Dokumente:

Mehr Tipps und Checklisten zum Assessment Center finden Sie bei uns hier:

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[Bildnachweis: wavebreakmedia by Shutterstock.com]
23. September 2019 Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Er doziert an der TH Köln über Social Media Marketing und ist gefragter Keynote-Speaker. Zuvor war der Diplom-Volkswirt als Journalist tätig - davon 13 Jahre als Ressortleiter der WirtschaftsWoche.



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