Strukturiertes Interview: Tipps zu Ablauf, Fragen + Vorbereitung

Ein strukturiertes Interview läuft etwas anders ab als ein typisches Vorstellungsgespräch. Im Gegensatz zum freien Interview werden allen Bewerbern dieselben Fragen gestellt, die einen engen Bezug zur ausgeschriebenen Stelle haben. Der klar strukturierte Ablauf und die im Vorfeld festgelegten Fragen, sollen die Kandidaten vergleichbarer machen. Das hat Vorteile für Sie: Bewerber können sich gut darauf vorbereiten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das strukturierte Interview meistern und was Sie über Ablauf und Fragenkatalog wissen müssen…

Strukturiertes Interview: Tipps zu Ablauf, Fragen + Vorbereitung

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Was ist ein strukturiertes Interview?

Läuft das Vorstellungsgespräch als strukturiertes Interview ab, folgt es einer festen Choreografie und einem vorher erstellten Fragenkatalog. Das unterscheidet das „strukturierte Interview“ vom „freien Interview“, bei dem Personaler eher spontane Fragen stellen.

Nicht so im strukturierten Interview: Zur Personalauswahl entwickeln Personaler (oder Dienstleister) hierfür zielgerichtete Fragen, die exakt zum Stellenprofil passen. Im Bewerbungsgespräch werden damit entscheidende Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen der Bewerber abgefragt. Ziel ist, Kandidaten besser und nach möglichst objektiven Kriterien zu vergleichen.

Strukturierte Interviews gibt es nicht nur im Bewerbungsprozess. Auch in der Psychologie und Medizin wird es eingesetzt. Dort verwenden es Wissenschaftler allerdings zur Diagnose von Alzheimer oder Schlafstörungen.

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Ablauf des strukturierten Interviews

Strukturierte Interviews haben in der Regel eine Dauer von 45 bis 60 Minuten. Für hochqualifizierte Fachkräfte und Führungspositionen kann es auch bis zu zwei Stunden dauern. Das strukturierte Interview unterscheidet sich im Ablauf kaum von einem freien Interview. Der Hauptunterschied liegt in der Vorbereitung und im Fragenkatalog. So folgt auch das strukturierte Interview den typischen fünf Phasen:

Vorstellungsgespraech Ablauf Phasen Bewerbungsgespraech

1. Smalltalk

Der Smalltalk ist die Einleitung ins strukturierte Interview. Üblicherweise folgt nach einer kurzen Begrüßung die Kurzvorstellung der Interviewer. Danach wird geplaudert („Wie war die Anreise?“ „Haben Sie gut hergefunden?“) und es werden Getränke angeboten (immer annehmen!). Schließlich folgt ein kurzer Überblick über den geplanten Ablauf des Gesprächs nebst Ausblick auf die Dauer.

2. Kennenlernen

In der Regel stellt sich zuerst der Gastgeber – also das Unternehmen – vor. Der Personaler erläutert Details zur ausgeschriebenen Stelle und gibt wichtige Informationen, was man von künftigen Arbeitnehmern erwartet. Für Bewerber ist das der Zeitpunkt, aufmerksam zuzuhören, gegebenenfalls Notizen zu machen und mögliche Rückfragen aufzuschreiben.

3. Selbstpräsentation

Auch im strukturierten Interview erwarten die Anwesenden nun eine kompakte Selbstpräsentation des Kandidaten. Oft eingeleitet mit der Bitte: „Erzählen Sie doch mal etwas über sich!“ Die Phase kann allerdings auch mithilfe des Fragenkatalogs gelenkt werden. Dann stellen Personaler beispielsweise Fragen zur Motivation des Kandidaten:

  • „Warum haben Sie sich auf diese Stelle beworben?“
  • „Wieso möchten Sie diese Arbeitsstelle?“
  • „Weshalb sollten wir Sie einstellen?“

Je nach Position und Form des strukturierten Interviews stellt der Interviewer auch biographische Fragen sowie Fragen zu fachlichen Kompetenzen, zur Arbeitsweise oder zum Sozialverhalten in bisherigen Konfliktsituationen. Bei einer Führungskraft wird zudem der Führungsstil hinterfragt: Wie trifft der Bewerber Entscheidungen? Ist er in der Lage, zu delegieren oder Zielvereinbarungen zu formulieren?

4. Rückfragen

Zum Ende hin erhält der Kandidat die Gelegenheit, Rückfragen zu stellen. Diese bitte immer stellen! Sie zeigen Interesse und dass Sie den Ausführungen aufmerksam gefolgt sind. Je detaillierter Ihre Fragen, desto besser. Tabu sind Fragen zu Urlaub, Freizeit oder Bezahlung (noch nicht). Umso wichtiger ist, dass die Rückfragen im strukturierten Interview ebenso strukturiert zum Job gestellt werden:

  • „Warum ist die Stelle vakant?“
  • „Was erwarten Sie von dem idealen Kandidaten?“
  • „Welche Herausforderungen erwarten mich in den ersten 90 Tagen?“
  • „Wie messen Sie Erfolg in dieser Position?“

5. Abschluss

Bitte unterschätzen Sie niemals die Schlussphase. Sie prägt den letzten Eindruck – und der hallt nach. Bevor Sie sich formvollendet verabschieden, fragen Sie nach dem weiteren Vorgehen: Wie geht der Auswahlprozess weiter? Wann ist mit einer Entscheidung zu rechnen? Mit wem können Sie in Kontakt bleiben (E-Mail!)? Behalten Sie Professionalität und Körperspannung bis Sie sich verabschiedet haben und außer Sichtweite sind.

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Fragen im strukturierten Interview

Wie der Fragenkatalog im strukturierten Interview aussieht, legt der Personaler individuell und abhängig von der zu besetzenden Stelle fest. Es gibt jedoch typische Bereiche und Fragen, die besonders häufig vorkommen. Diese sind – unabhängig von Branche und Beruf – bei allen Bewerbern wichtig:

Fragen zur Teamfähigkeit

  • „Welche Rolle übernehmen Sie in einem Team?“
  • „Arbeiten Sie lieber alleine oder zusammen?“
  • „Wie fügen Sie sich in eine Gruppe ein?“
  • „Würden Sie sich selbst als teamfähig bezeichnen?“

Fragen zur Motivation

  • „Warum haben Sie sich genau bei uns beworben?“
  • „Was ist Ihre größte Motivation?“
  • „Wieso sollten wir Sie einstellen?“
  • „Was wollen Sie in unserem Unternehmen erreichen?“

Fragen zur Belastbarkeit

  • „Wie gut können Sie mit Stress umgehen?“
  • „Sind Sie schon einmal gescheitert?“
  • „Wie sind Sie in der Vergangenheit mit Belastungen umgegangen?“
  • „Was ist Ihre Haltung zu Überstunden?“

Fragen zur Kreativität

  • „Wie gehen Sie vor, wenn Sie keine Lösung für ein Problem haben?“
  • „Gehen Sie bei Ihrer Arbeit kreativ vor?“
  • „Wann nutzen Sie kreative Ansätze?“
  • „Wie kreativ sind Sie?“

Fragen zur Persönlichkeit

  • „Wie beschreiben Sie sich selbst in drei Worten?“
  • „Was ist Ihr wichtigster Charakterzug?“
  • „An welchem Punkt Ihrer Persönlichkeit wollen Sie arbeiten?“
  • „Was sagen Ihre Freunde über Sie?“

Vorstellungsgespräch: Checkliste mit 100 Fragen

Mithilfe strukturierter Fragen versuchen Personaler mehr über bisherige Erfahrungen, erworbene Kompetenzen und Soft Skills zu erfahren – und ob Ihre Angaben in der Bewerbung wahr sind. Zur besseren Vorbereitung können Sie sich hier eine Liste mit 100 typischen Fragen kostenlos herunterladen.

Download Fragenkatalog

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Arten des strukturierten Interviews

Das strukturierte Interview – auch „standardisiertes Interview“ genannt – hat je nach Anwendungsbereich unterschiedliche Schwerpunkte. Neben Auswahlverfahren wie dem Assessment-Center bietet das strukturierte Interview einen weiteren Weg, die Vergleichbarkeit von Kandidaten zu steigern. Dabei gibt es verschiedene Arten von strukturierten Interviews mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Für welche Art sich ein Personaler entscheidet, ist oft eine Frage der persönlichen Vorlieben.

Behavior Description Interview (BDI)

Diese Form des strukturierten Interviews ist biographisch orientiert. Der Personaler fragt nach konkreten Situationen in der beruflichen Vergangenheit, um das Verhalten des Bewerbers zu bewerten. Oft geht es um schwierige Situationen, Probleme oder Konflikte, mit denen der Kandidat umgehen musste. So voll vermieden werden, dass Bewerber lediglich Lehrbuchwissen aufsagen. Auch mindert es die Gefahr von vorgefertigten Antworten. Stattdessen lässt sich bisheriges Verhalten mit dem Anforderungsprofil abgleichen.

Fragen in diesem strukturierten Interview:

  • „Wie haben Sie sich in der Situation verhalten?“
  • „Welche Lösungsansätze hatten Sie?“
  • „Was war Ihr erster Gedanke bei dem Problem?“
  • „Wie haben Sie die Situation gemeistert?“

Situatives Interview (SI)

Beim situativen Interview gibt der Personaler dem Bewerber eine fiktive Situation vor und fragt nach seinem Vorgehen. Strukturiertes Interview bedeutet beim SI, dass allen Bewerbern dieselben Fragen mit denselben Situationen gestellt werden. Oft werden dafür Fälle konstruiert, die im direkten Zusammenhang zur späteren Position und dem Aufgabenbereich stehen. Für Bewerber ist das ebenso eine Gelegenheit, indirekt etwas über den späteren Job und dessen Herausforderungen zu erfahren.

Fragen in diesem strukturierten Interview:

  • „Wie würden Sie sich in der Situation verhalten?“
  • „Was würden Sie zuerst machen?“
  • „Mit welchen Hilfsmitteln würden Sie das Problem lösen?“
  • „Was wäre Ihre Reaktion?“

Biographisches Interview (BI)

Hierbei wird die Bewerberbiographie im Lebenslauf noch gründlicher durchleuchtet. Personaler brauchen dazu große Erfahrung, um aus den Unterlagen und dem Gesprächsverlauf die entscheidenden Meilensteine in der Karriere des Kandidaten zu identifizieren. Die Fragen in diesem strukturierten Interview ähneln dem schon genannten BDI. Sie hinterfragen und vertiefen die Biographie des Bewerbers.

Fragen in diesem strukturierten Interview:

  • „Wie genau haben Sie diesen Erfolg erzielt?“
  • „Wieso haben Sie diesen Weg und keine Alternative gewählt?“
  • „Was haben Sie aus der Situation gelernt?“
  • „Wenn Sie erneut in dieser Lage sind, was würden Sie anders machen?“

Multimodales Interview (MMI)

Bei dieser Form des strukturierten Interviews handelt es sich um eine Kombination aus der Biographie des Bewerbers, Simulation und eigenschaftsbasierter Diagnose. Das MMI wird in acht Phasen geteilt. Drei Phasen sind Bestandteil des natürlichen Gesprächsverlaufs. Sie dienen der Information für den Bewerber. Die übrigen fünf Phasen helfen dem Interviewer bei der Gesamteinschätzung.

  • Gesprächsbeginn (ohne Bewertung)
  • Selbstpräsentation (mit Bewertung)
  • Freier Gesprächsteil (mit Bewertung)
  • Berufsorientierung und Organisationswahl (mit Bewertung)
  • Biographiebezogene Daten (mit Beurteilung)
  • Informationen über die Tätigkeit (ohne Bewertung)
  • Situative Fragen (mit Bewertung)
  • Abschluss des Gesprächs (ohne Bewertung)

Stressfragen im strukturierten Interview

Mit sogenannten Stressfragen wollen Personaler herausfinden, wie der Kandidat unter Druck reagiert. Mit Stress umgehen können, müssen vor allem Führungskräfte. Daher greifen Personaler besonders gerne bei ihnen auf diesen Fragetypus zurück. Das können zum Teil eigentlich unzulässige Fragen sein („Haben Sie Schulden?“). Wahrscheinlicher aber sind Fragen, mit denen Sie in die Bredouille gebracht werden sollen. Zum Beispiel:

  • „Was ist die schlechteste Eigenschaft, die Ihnen andere nachsagen?“
  • „Welche Frage möchten Sie nicht gestellt bekommen?“
  • „Wie viele Blätter Papier werden an einem Tag in Deutschland kopiert?“
  • „Wie mache ich mich in Ihren Augen als Interviewer?“

In allen Fällen gilt: Ruhe bewahren! Ihre Antwort sollte in jedem Fall Souveränität und hohe Eigenmotivation signalisieren. Bei Schätzfragen gibt es keine richtige Antwort. Dafür zählen logisches und systematisches Vorgehen.

Wann wird das strukturierte Interview eingesetzt?

Ein strukturiertes Interview kann für die Personalauswahl in jedem Job genutzt werden – egal ob Topmanager, Beamter im öffentlichen Dienst, Auszubildender oder Hochschulabsolvent. Allerdings überlegen Arbeitgeber genau, ob der zusätzliche Aufwand für ein strukturiertes Interview lohnt. Faustregel:

  • Strukturiertes Interview für höhere Hierarchieebenen, bei komplexeren Stellen und Senior-Positionen mit langjähriger Erfahrung.
  • Situatives Interview bei der Besetzung von Einstiegspositionen.

Durchgeführt werden kann das strukturierte Interview vom zukünftigen Arbeitgeber oder von damit betrauten Dienstleistern, die speziell entwickelte Diagnoseverfahren anbieten.

Wie können ich mich darauf vorbereiten?

Je nachdem, auf welche Position Sie sich bewerben, steigt die Wahrscheinlichkeit für ein strukturiertes Interview. Auch darauf können und sollten Sie sich vorbereiten. Die möglichen Interviewarten und typische Fragen sind ein erster Schritt. Darüber hinaus haben wir diese Tipps:

  • Unternehmensdaten recherchieren
    Verschaffen Sie sich einen Überblick: Wie groß ist das Unternehmen? Existieren Zweigstellen im In- und Ausland? Welche Produkte gibt es? Wie steht es um Konkurrenten und die aktuelle Marktposition? Wofür steht das Unternehmen? Wichtige Informationen finden Sie oft auf der firmeneigenen Webseite. Nutzen Sie zudem Tagespresse, Fachmagazine und soziale Kanäle wie Facebook, Xing oder Linkedin.
  • Stärken verinnerlichen
    Analysieren Sie das Stellenprofil: Welche Muss- und Kann-Anforderungen werden von Ihnen erwartet? Finden Sie heraus, welche Kompetenzen die Stelle erfordert und machen Sie eine Liste mit Ihren passenden Stärken. Wichtige Schlüsselqualifikationen finden Sie HIER. Vergessen nicht kluge Antworten zu möglichen Schwächen.
  • Beispiele finden
    Personaler können Sie am besten mit konkreten Beispielen überzeugen. Überlegen Sie sich für das strukturierte Interview daher vergleichbare Situationen, die Ihre Kompetenzen und Fähigkeiten illustrieren. Zur Vorbereitung können Sie nach der sogenannten STAR-Methode vorgehen:
    • Situation (Situation): Welche Ausgangslage haben Sie vorgefunden?
    • Task (Aufgabe): Worin bestand in dieser Situation Ihre Aufgabe?
    • Action (Handlung): Was haben Sie gesagt oder getan?
    • Result (Ergebnis): Welche Folgen hatten Ihre Handlungen?

    Idealerweise demonstrieren Ihre Beispiele, wie Sie in der Vergangenheit Probleme gelöst oder Erfolge realisiert haben. Selbst wenn Sie mal gescheitert sind: Entscheidend ist, dass Sie zeigen, dass und was Sie daraus gelernt haben.

Vor- und Nachteile von strukturierten Interviews

Ein strukturiertes Interview kann Fehlbesetzungen im Auswahlprozesses vermeiden. Der Aufwand ist allerdings auch vergleichsweise hoch und teuer. Deshalb sollten Personaler bei der Entscheidung die wichtigsten Vor- und Nachteile eines strukturierten Interviews gegeneinander abwägen.

Vorteile

  • Hohe Objektivität
    Fragenkatalog und klare Kriterien zu den Antworten erleichtern eine neutrale Bewertung der Kandidaten anhand des festgelegten Profils.
  • Mehr Fairness
    Subjektive Eindrücke des Personalers finden weniger Einfluss in das Urteil. Ebenso wie Attraktivität, Gemeinsamkeiten, Geschlecht oder Herkunft.
  • Bessere Passgenauigkeit
    Alle Bewerber werden anhand ihrer Antworten auf dieselben Fragen bewertet. Das verbessert die Auswahl.

Nachteile

  • Kein Gespräch
    Durch den exakten Leitfaden entwickelt sich kein spontaner Dialog. Manch strukturiertes Interview ähnelt einem Verhör.
  • Geringere Flexibilität
    Auf individuelle Aspekte der Auswahl oder persönliche Erfahrungen des Kandidaten wird wenig bis gar nicht eingegangen. Die Vorgaben lassen das nicht zu.
  • Keine Chemie
    Sympathie- oder Antipathie werden ausgeblendet. Erfahrene Personaler haben bei der Beurteilung von Kandidaten jedoch oft ein gutes Gespür, wer ins Team passt.
[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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25. März 2021 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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