Vorstellungsgespräch absagen: Muster + gute Gründe

Vorstellungsgespräch absagen: Die wichtigsten Regeln

In jedem Bewerbungsprozess kann es passieren, dass Sie eine Stelle plötzlich nicht mehr interessant finden oder Ihre Bewerbung zurückziehen wollen. Bei einer sogenannten Mehrfachzusage müssen Sie sogar zwischen zwei oder mehr Jobangeboten entscheiden – und folglich allen anderen absagen.

Egal, welche Gründe Sie haben: Wenn Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch absagen, sollten Sie stets diese Grundregeln beachten:

1. Sagen Sie zeitnah ab

   Sobald Ihre Entscheidung steht, sagen Sie bitte so früh wie möglich ab. Idealerweise 4-5 Tage vor dem Termin. Nur bei Krankheit oder echten Notfällen ist eine kurzfristige Absage am selben Tag akzeptabel. Sie geben damit anderen Bewerbern die Chance und fair ist es auch.

2. Bleiben Sie respektvoll und professionell

   Schreiben Sie eine kurze, aber höfliche E-Mail oder rufen Sie – kurzfristig – im Unternehmen an. Bedanken Sie sich trotzdem immer für die Einladung und entschuldigen Sie sich für die gemachten Umstände.

3. Nennen Sie einen plausiblen Grund

   Eine Erklärung sowie etwaige Gründe zu nennen, ist zwar keine Pflicht. Eine kurze Begründung zeigt aber Professionalität und hinterlässt einen guten Eindruck – auch wenn Sie den Job ablehnen.

Wir empfehlen, in jeden Fall einen Absagegrund zu nennen. Eine unbegründete Absage wirkt immer unfreundlich und lapidar. Es muss ja nicht zwingend der wahre Grund sein. Genauso wenig müssen Sie sich rechtfertigen. Aber ein Satz oder Nebensatz macht es Personalern leichter, die bittere Pille zu schlucken. Schließlich hat man mit Ihnen gerechnet…

Warum soll ich überhaupt das Vorstellungsgespräch absagen?

Haben Sie sich schon mal über sogenanntes Job-Ghosting geärgert? Also wenn sich ein Unternehmen nach der Bewerbung nicht mehr meldet? Das ist respektlos und wenig wertschätzend. Genauso ist es mit der Absage fürs Vorstellungsgespräch: Es ist ein Zeichen von Respekt, dass Sie dem Vorstellungsgespräch nicht einfach fernbleiben, sondern vorher absagen.

Überdies geben Sie anderen Bewerbern die Chance, nachzurücken. Durch Ihre Einladung und Zusage zum Interview, erhält ein anderer Kandidat womöglich eine Absage. Wenn Sie aber kein Interesse mehr haben, bekommt dieser eine zweite Chance.

Außerdem sieht man sich immer zweimal im Leben. Aktuell interessieren Sie Job und Arbeitgeber nicht, in ferner Zukunft aber vielleicht doch wieder. Ist die Branche klein, könnte sich Ihr Verhalten herumsprechen. So oder so: Es ist klug und umsichtig, das Vorstellungsgespräch höflich und professionell abzusagen.

Vorstellungsgespräch absagen: Was sind gute Gründe?

Der beste Grund, um ein Vorstellungsgespräch abzusagen, ist natürlich ein besseres Jobangebot und Zusage von einem anderen Arbeitgeber. Idealerweise haben Sie den neuen Arbeitsvertrag schon unterschrieben, bevor Sie absagen.

Es gibt aber noch weitere gute Gründe, für eine Vorstellungsgespräch Absage:

• Sie bleiben im bisherigen Job

  Sie haben mit der Jobsuche begonnen, weil Sie im aktuellen Job nicht mehr zufrieden waren. Inzwischen hat sich die Situation jedoch verbessert, der Chef hat gewechselt, man hat für Sie intern eine bessere Position gefunden oder geschaffen. Womöglich hat man Ihnen sogar eine Beförderung oder Gehaltserhöhung angeboten, um Sie zu halten. Kurz: Sie bleiben.

• Sie wollen nicht mehr zu diesem Arbeitgeber

  Als Sie die Bewerbung abgeschickt haben, konnten Sie sich noch gut vorstellen, bei diesem Unternehmen zu arbeiten. Meinungen können sich aber ändern. Zum Beispiel, weil Sie neue Informationen haben – aus Arbeitgeber-Bewertungsportalen, aus den Medien oder von ehemaligen Mitarbeitern. Das Betriebsklima ist mies, Überstunden stehen an der Tagesordnung. Hier Karriere machen? Lieber doch nicht!

• Sie setzen die Jobsuche anders fort

  Auch das kommt vor: Mitten im Bewerbungsprozess haben Sie eine private Phase des Umbruchs: ein Wohnortwechsel, eine familiäre Notsituation, eine berufliche Neuorientierung. Auch hierzu passt der potenzielle Arbeitgeber nicht mehr. Sie setzen Ihre Jobsuche zwar fort – aber anders. Das Vorstellungsgespräch absagen? Nur fair!

• Sie sind krank

  Eine Krankheit kommt eigentlich immer zum ungünstigsten Zeitpunkt. So auch kurz vor einem angesetzten Vorstellungsgespräch. Können Sie aus gesundheitlichen Gründen das Vorstellungsgespräch nicht wahrnehmen, ist das ein triftiger Grund, dieses abzusagen und zu verschieben. Mit Fieber und starker Erkältung können Sie sich nicht von Ihrer besten Seite präsentieren. Und Sie könnten die anderen sogar anstecken.

Was sind schlechte Gründe für eine Absage?

Selbst wenn es stimmt: Die folgenden, schlechten Gründe sollten Sie so auf keinen Fall nennen, wenn Sie das Vorstellungsgespräch absagen:

• Negative Gerüchte

  Ihre Entscheidung sollte sich nicht auf Hörensagen oder Gerüchte stützen. Das ist naiv, unprofessionell und unfair. Machen Sie sich lieber selbst ein Bild. Und selbst wenn nicht: Die Begründung wirft kein gutes Licht auf Sie.

• Mangelhafte Kommunikation

  Der Bewerbungsprozess zieht sich wie Kaugummi, Informationen erhalten Sie nur spärlich und nur auf Nachfrage. Das ist ein guter persönlicher Grund, aber keiner, den Sie so kommunizieren sollten, weil es latent arrogant wirkt.

• Unpassende Position

  Sie finden inzwischen, dass Sie für den Job eigentlich überqualifiziert sind oder die Aufgaben unter Ihrem Niveau liegen? Das ist okay. Aber Sie haben sich doch darauf beworben?! Hätten Sie das nicht vorher recherchieren können? Genau aus dem Grund, sollten Sie das nicht in der Absage angeben.

Wie sollte ich das Vorstellungsgespräch absagen?

Um eine Absage des Vorstellungsgesprächs kommen Profis nicht herum. Grundsätzlich stehen Ihnen dafür drei Wege zur Verfügung:

• Absagen per Brief
• Absagen per Mail
• Absagen via Telefon

Den Brief empfehlen wir nicht – etwas altbacken, kostet Porto und dauert zu lange. Bei der Wahl zwischen schriftlicher und telefonischer Absage des Vorstellungsgesprächs kommt es auf Ihren Mut und den Zeitpunkt an. Generell gilt: Je kurzfristiger Sie absagen, desto eher sollten Sie zum Telefonhörer greifen. Die Botschaft kommt sofort an, und es gibt keine Missverständnisse.

Die meisten Bewerber bevorzugen jedoch die Absage per E-Mail. Auch die geht schnell, erfordert aber weniger Überwindung, und es gibt auch keine verfänglichen Nachfragen von Personalern, die einen in Erklärungsnot bringen. Selbstbewusster ist aber die Absage am Telefon.

Was muss alles in der Absage zum Vorstellungsgespräch stehen?

Ein Absageschreiben bzw. eine Absagemail sollte immer folgende Elemente und Bausteine enthalten:

1. Persönliche Anrede

   Schreiben Sie die einladende Person immer persönlich an. Die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollten Sie nur in Ausnahmen verwenden. Wurden Sie in der Einladung geduzt, dürfen Sie auch in DU-Form antworten. Wer für die Absage das SIE bevorzugt, macht damit aber nichts falsch.

2. Dank für die Einladung

   Wie eingangs schon erwähnt, sollten Sie sich zunächst immer und direkt im ersten Satz für die Einladung zum Vorstellungsgespräch bedanken. Sie ist schließlich eine Art Kompliment: Sie haben die erste Runde erfolgreich bestanden, und man möchte Sie kennenlernen. Zeigen Sie umgekehrt genauso Wertschätzung.

3. Absage klar formulieren

   Teilen Sie dem Unternehmen nun höflich, sachlich und respektvoll mit, dass Sie das Vorstellungsgespräch absagen. Kurz und klar ohne Umschweife. Falls Sie einen nachvollziehbaren, triftigen Grund haben, reicht ein Satz dazu. Fertig.

4. Alternativtermin angeben (optional)

   Nicht immer ist die Absage endgültig. Bei einer kurzfristigen Erkrankung wollen Sie das Bewerbungsgespräch meist nur nachholen. In dem Fall bitten Sie um eine Terminverschiebung und bieten selbst 2-3 Alternativen an.

5. Angemessene Grußformel

   Beenden Sie das Absageschreiben formell mit einer professionellen und angemessenen Grußformel, etwa „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Viele Grüße“. Die Formel „Liebe Grüße“ empfehlen wir nicht – bei einer Absage klingt das schon fast hämisch.

Vorstellungsgespräch absagen: Muster und Vorlagen

Ein Absageschreiben ist keine Raketenwissenschaft. Machen wir es nicht kompliziert: Oftmals reichen dafür schon wenige Worte. Um Sie beim Formulieren einer Vorstellungsgespräch-Absage zu unterstützen, finden Sie im Folgenden ein paar Musterschreiben und Vorlagen, die Sie gerne so nutzen können – inklusive verschiedener Begründungen.

Ergänzen Sie Ihre Absagemail möglichst noch um eine aussagekräftige Betreffzeile, mit der Sie einen Bezug zur Stellenausschreibung herstellen. So kann der Empfänger die Absage sofort zuordnen. Beispiele:

• Absage – Stellenangebot vom TT.MM.JJJJ, Referenz-Nr. 98765-4
• Absage – Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ, Referenz: 98765-4

Muster: Vorstellungsgespräch absagen wegen anderer Zusage

• Sehr geehrte Frau Beispiel,

  vielen Dank für Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch und das von Ihnen gezeigte Interesse. Ich habe mich aber entschieden, das Angebot eines anderen Unternehmens anzunehmen und werde deshalb den Termin bei Ihnen nicht wahrnehmen.

  Für die Ihnen daraus entstehenden Umstände entschuldige ich mich und bedanke mich gleichzeitig für Ihr Verständnis.

  Mit freundlichen Grüßen
  Signatur

Muster: Vorstellungsgespräch absagen wegen Entfernung

• Sehr geehrte Herr Beispiel,

  über Ihre Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ habe ich mich sehr gefreut. Mir war allerdings nicht bewusst, dass dieses Gespräch in Ihrer Zentrale in München stattfinden wird und nicht in Ihrer Niederlassung in Hamburg, für die ich mich beworben habe.

  Aus diesem Grund muss ich das Gespräch leider absagen. Ich bedanke mich dennoch herzlich für das von Ihnen entgegengebrachte Vertrauen.

  Mit freundlichen Grüßen
  Signatur

Muster: Vorstellungsgespräch absagen wegen Krankheit

Eine Vorstellungsgespräch-Absage wegen Krankheit stellt Bewerber vor eine besondere Herausforderung: Sie wollen sich alle Chancen offen halten, aber nicht als „kränklich“ wahrgenommen werden. Unsere Empfehlung: Verzichten Sie hierbei weitestgehend auf Details zur Erkrankung. Eine gute Formulierung kann so lauten:

• Sehr geehrte Frau Beispiel,

  leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich kurzfristig erkrankt bin und Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch morgen um 14 Uhr leider nicht wahrnehmen kann. Da ich immer noch sehr an der Stelle interessiert bin, hoffe ich, dass wir den Termin verschieben und vielleicht schon nächste Woche nachholen können.

  Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten meiner kurzfristigen Absage. Ich freue mich auf Ihre Antwort und hoffe, dass wir den Termin in Kürze nachholen können.

  Mit freundlichen Grüßen
  Signatur

Muster: Vorstellungsgespräch absagen ohne Begründung

Wer indes eine Absage verschicken möchte, ohne einen Grund dafür zu nennen, kann das so formulieren:

• Sehr geehrter Herr Vorlage,

  vielen Dank für die Einladung und Möglichkeit zum persönlichen Gespräch. Allerdings möchte ich hiermit meine Bewerbung für die ausgeschriebene Stelle zurückziehen. Daher muss ich auch das Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ absagen. Für die Umstände entschuldige ich mich.

  Ich danke Ihnen für das Verständnis und verbleibe

  mit freundlichen Grüßen
  Signatur

Welche Gründe nenne ich, wenn ich das Vorstellungsgespräch nur verschieben will?

Ein Vorstellungsgespräch abzusagen ist ein finaler Schritt. Vielleicht sind Sie aber weiterhin an der Stelle interessiert und möchten das Bewerbungsgespräch daher nur auf einen anderen Termin verschieben.

Das ist ebenfalls völlig legitim, solange Sie auch hierfür gute Gründe haben und diese glaubhaft in Ihrer Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch nennen. Gute Gründe sind zum Beispiel:

• Geschäftliche Termine (falls Sie noch beschäftigt sind)
• Ein lange geplanter und gebuchter Urlaub im Ausland
• Private Verpflichtungen (z.B. Beerdigung, Hochzeit, Taufe)
• Eine kurzfristige Erkrankung

In all den genannten Fällen dürfen Sie um eine Terminverschiebung bitten. Auf Ihre Bewerbungschancen wirkt sich das nicht negativ aus. Beachten Sie aber, dass der neue Termin nicht zu weit in der Zukunft liegen sollte, nur maximal 1-2 Wochen später. Das kann Ihnen sonst als Desinteresse ausgelegt werden.

Wie bitte ich um eine Terminverschiebung?

Wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben wollen, reicht ebenfalls eine kurze E-Mail. Aufgebaut wird diese nach dem folgenden Muster:

1. Persönliche Anrede
2. Für die Einladung bedanken
3. Bestehendes Interesse bekräftigen
4. Bisherigen Vorstellungstermin absagen
5. Plausiblen Grund für Absage nennen
6. Um Verschiebung bitten
7. 2-3 alternative Vorschläge machen
8. Nochmal Interesse bestätigen
9. Grußformel und Signatur

Wie das Ergebnis und die Formulierungen genau aussehen, zeigt das folgende Beispiel und Muster…

Vorlage: Vorstellungsgespräch absagen wegen Terminproblemen

• Sehr geehrte Frau Beispiel,

  herzlichen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Darüber habe ich mich sehr gefreut – nicht zuletzt, weil ich an der Position weiterhin stark interessiert bin.

  Leider habe ich an dem vorgeschlagenen Termin am TT.MM.JJJJ um 11 Uhr schon eine wichtige private Verpflichtung (Hochzeit meines besten Freundes, ich bin Trauzeuge), die ich nicht verschieben kann. Deshalb müsste ich Sie bitten, einen anderen Termin zu finden.

  Als Alternative kann ich Ihnen folgende Termine vorschlagen:

  – Montag, den TT.MM.JJJJ um 15 Uhr
  – Mittwoch, den TT.MM.JJJJ um 10 Uhr
  – Donnerstag, den TT.MM.JJJJ um 11 Uhr

  Ich hoffe, einer der genannten Termine kommt für Sie infrage. Ich freue mich auf Ihre baldige Rückmeldung und unser persönliches Kennenlernen.

  Mit besten Grüßen
  Signatur

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