Vorstellungsgespräch absagen: Gute Gründe + Formulierungen

Bewerber verschicken bei der Jobsuche heute mehrere Bewerbungen, Anschreiben und Lebensläufe. Das erhöht die Chancen auf den Traumjob. Der Erfolgsfall führt allerdings auch zu einem Dilemma: Entweder Sie wollen ein Vorstellungsgespräch absagen, weil Sie eine bessere Stelle gefunden haben. Oder Sie möchten absagen, jedoch verbunden mit der Bitte, den Termin zu verschieben… Das Vorstellungsgespräch absagen? Geht das überhaupt? Sicher! Sogar höflich und professionell. Wir zeigen Ihnen, wie das gelingt – inklusive zahlreicher Tipps, Beispiele und Vorlagen für Formulierungen…

Vorstellungsgespräch absagen: Gute Gründe + Formulierungen

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Vorstellungsgespräch absagen: Warum eigentlich?

Wenn Sie den Termin zu einem persönlichen Jobinterview nicht wahrnehmen können oder wollen, sollten Sie diesen auf jeden Fall absagen. Und zwar möglichst bald. Dazu gibt es keinerlei sinnvolle Alternative.

Viele Bewerber fühlen sich unwohl dabei, ein bereits vereinbartes Vorstellungsgespräch doch wieder abzusagen. Verständlich. Dennoch sollten Sie sich davon nicht verleiten lassen und versuchen, sich aus der Affäre zu mogeln. Selbst wenn Sie befürchten, der Personaler könnte Ihnen die Bewerbungsabsage übel nehmen. Tatsächlich sind viele Personalentscheider eher froh darüber, wenn ein Kandidat das Gespräch frühzeitig absagt, sobald er oder sie kein Interesse mehr hat. Schon aus mehreren Gründen:

  • Es ist ein Zeichen von Respekt
    Der Bewerbungsprozess sollte von Respekt geprägt sein – auf beiden Seiten. Es wäre unhöflich und unprofessionell, wenn Sie einem zugesagten Vorstellungsgespräch einfach fernbleiben. Damit zeigen Sie ziemlich unverblümt, was Sie dem Unternehmen halten und wie viel Ihnen ein respektvoller Umgang bedeutet: gar nichts.
  • Sie geben anderen Bewerbern eine Chance
    Um eine freie Stelle zu besetzen, werden in der Regel nicht nur Sie eingeladen, sondern auch andere Bewerber, um schließlich den besten Kandidaten auszuwählen. Das heißt auch: Durch Ihre Einladung und Zusage zum Interview, erhält ein anderer Kandidat eine Absage. Wenn Sie kein Interesse mehr an dem Vorstellungsgespräch haben, sollten Sie aber so fair sein, anderen Bewerbern zu ermöglichen, für Sie nachzurücken.
  • Sie sparen Zeit
    Für Personaler geht der Aufwand für ein Vorstellungsgespräch weit über die Gesprächszeit hinaus. Es müssen freie Termine gefunden und koordiniert werden – auch mit anderen Interview-Teilnehmern (Vorgesetzte, Betriebsrat, etc.). Das Jobinterview wird vorbereitet. Und es folgt die Auswahl samt Kriterien hinterher. Oft muss die Wahl und Einstellung intern noch begründet werden. Wer nicht absagt, verschwendet also die Zeit von mehreren Personen – was zurecht einigen Frust und Ärger auslösen kann.
  • Sie hinterlassen einen guten Eindruck
    Man sieht sich immer zweimal im Leben. Aktuell interessieren Sie Job und Arbeitgeber nicht mehr, in ferner Zukunft aber vielleicht doch wieder. Ist die Branche zudem klein, könnte sich Ihr Verhalten herumsprechen. So oder so: Es ist klug und umsichtig, das Vorstellungsgespräch höflich und professionell abzusagen.

Vorstellungsgespräch durchziehen statt absagen?

Manch einer kommt vielleicht auf die Idee, das Vorstellungsgespräch durchzuziehen statt abzusagen. Selbst wenn er oder sie schon eine Zusage für eine andere Stelle erhalten und deshalb kein Interesse mehr hat.

Auf den ersten Blick erscheint die Alternativ attraktiv. Sie umgehen die (peinliche) Absage, niemand ist böse. Fehler! Absagen werden Sie in dem Fall trotzdem – nur später. Damit bleibt die Variante eine große Zeitverschwendung für alle Beteiligten. Das ist also definitiv keine Option. Stehen Sie lieber zu Ihrer Entscheidung.

Bewerbung zurückziehen

Falls Sie das Vorstellungsgespräch noch nicht zugesagt oder bisher keine Rückmeldung auf Ihre Bewerbung erhalten und dennoch das Interesse verloren haben, sollten Sie nicht untätig bleiben. Wenn klar ist, dass Sie die Stelle nicht mehr haben wollen, sollten Sie Ihre Bewerbung zurückziehen.

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Vorstellungsgespräch absagen? Gute Gründe

Ein Vorstellungsgespräch sagt man nicht einfach ohne guten Grund ab. Der beste Grund ist natürlich, dass Sie in der Zwischenzeit die Zusage für einen anderen Job erhalten haben. Sie haben eine Vielzahl von Bewerbungen verschickt. Manche Arbeitgeber haben darauf besonders schnell reagiert. Alles passt. Und der neue Arbeitsvertrag ist auch schon unterschrieben. Wozu andere Unternehmen dann noch hinhalten? Wie gesagt: Das gibt anderen Bewerbern Chancen zurück und spart allen Zeit.

Es gibt aber noch weitere – gute – Gründe ein Vorstellungsgespräch abzusagen:

  • Sie bleiben im bisherigen Job
    Sie haben mit der Jobsuche begonnen, weil Sie im aktuellen Job nicht mehr zufrieden waren. Inzwischen hat sich die Situation jedoch verbessert, der Chef hat gewechselt, man hat für Sie intern eine bessere Position gefunden oder geschaffen. Womöglich hat man Ihnen sogar eine Beförderung oder Gehaltserhöhung angeboten, um Sie zu halten. Kurz: Sie bleiben.
  • Sie wollen nicht mehr zu diesem Arbeitgeber
    Als Sie die Bewerbung abgeschickt haben, konnten Sie sich noch gut vorstellen, bei diesem Unternehmen anzufangen. Meinungen können sich aber ändern. Zum Beispiel, weil Sie neue Informationen haben – aus Arbeitgeber-Bewertungsportalen, aus den Medien oder von ehemaligen Mitarbeitern. Das Betriebsklima ist mies, Überstunden stehen an der Tagesordnung. Hier Karriere machen? Lieber doch nicht!
  • Sie setzen die Jobsuche anders fort
    Auch das kommt vor: Mitten im Bewerbungsprozess haben Sie eine private Phase des Umbruchs: ein Wohnortwechsel, eine familiäre Notsituation, eine berufliche Neuorientierung. Auch hierzu passt der potenzielle Arbeitgeber nicht mehr. Sie setzen Ihre Jobsuche zwar fort – aber anders. Das Vorstellungsgespräch absagen? Nur fair!
  • Sie sind krank
    Eine Krankheit kommt eigentlich immer zum ungünstigsten Zeitpunkt. So auch kurz vor einem angesetzten Vorstellungsgespräch. Können Sie aus gesundheitlichen Gründen das Vorstellungsgespräch nicht wahrnehmen, ist das ein triftiger Grund, dieses abzusagen und zu verschieben (siehe weiter unten). Mit Fieber und starker Erkältung können Sie sich nicht von Ihrer besten Seite präsentieren. Und Sie könnten die anderen anstecken.

Sollte ich die Gründe bei der Absage nennen?

Gute Gründe, ein Vorstellungsgespräch abzusagen, gibt es viele. Die Frage, die sich direkt anschließt, lautet: Sollten Sie den jeweiligen Grund in der Absage auch angeben? Die Antwort ist ein klares: „Jein.“ Zwar sollten Sie auf jeden Fall EINEN Grund nennen. Eine unbegründete Absage wirkt unfreundlich und desinteressiert. Es muss aber nicht zwingend der WAHRE Grund sein.

Ehrlichkeit zahlt sich nicht immer aus. Natürlich dürfen (und sollten) Sie ohne Umschweife zugeben, dass Sie leider erkrankt sind oder dass Sie bereits eine andere Stelle angenommen haben. Das wirkt sich nicht negativ aus. Gepaart mit einem ehrlich gemeinten Dank für das entgegengebrachte Interesse und für die Einladung zum Vorstellungsgespräch, hinterlässt eine solche Absage trotzdem einen guten Eindruck.

Gerüchte zu kolportieren, zum Beispiel, dass Sie gehört oder gelesen haben, Mitarbeiter würden im Unternehmen ausgenutzt, ist indes taktisch unklug. Auch eine unerwartete Beförderung ist kein Grund, den Sie nennen sollten. Das wirkt immer opportun, ziellos oder desorientiert. Hier ist das Ende der Ehrlichkeit erreicht, und Sie sollten sich für einen unverfänglicheren Grund entscheiden. Es gibt ja genug Alternativen.

Absagen vermeiden

Generell gilt natürlich: Versuchen Sie, Absagen zu vermeiden. Trotz aller Tipps bleiben sie für alle Beteiligten unerfreulich. Planen Sie daher vorher genau, bei wem Sie sich bewerben und in welcher Reihenfolge. Testbewerbungen sind unfair anderen Bewerbern gegenüber. Und einen Vorstellungstermin zu bestätigen, obwohl man den Job gar nicht (mehr) will, ist unproduktiv. Fokussieren Sie sich lieber auf jene Stellen, die Sie wirklich interessieren. Diese finden Sie vielleicht schon in unserer Jobbörse.

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Vorstellungsgespräch absagen: Aber wie?

Es steht also fest: Um die Absage des Vorstellungsgesprächs kommen Sie nicht herum. Wie aber stellen Sie das an? Grundsätzlich stehen Ihnen für die Absage drei Wege zur Verfügung:

➠ Absagen per Brief.
➠ Absagen per Mail.
➠ Absagen via Telefon.

Den Brief empfehlen wir nicht – etwas altbacken, kostet Porto, dauert auch zu lange.

Bei der Wahl zwischen schriftlicher und telefonischer Absage des Vorstellungsgesprächs kommt es ein bisschen auf Ihren Mut und Ihre Persönlichkeit an. Die meisten Bewerber bevorzugen die E-Mail. Es fällt ihnen leichter ein paar Zeilen zu formulieren (oder zu kopieren) als ein persönlicher Anruf. Bei der zweiten Variante fürchten viele verfängliche Nachfragen des Personalers, die sie in Erklärungsnot bringen.

Verstehen wir. Wir möchten aber dazu sagen: Richtig vorbereitet und mit freundlichem Ton, kann ein Anruf durch den persönlichen Kontakt und die gezeigte Chuzpe professioneller, selbstbewusster und sogar respektvoller wirken. Jedenfalls mehr als die Absage per Mail.

Vorstellungsgespräch kurzfristig absagen

Je kurzfristiger eine Absage erfolgt, desto unangenehmer wird es, diese zu überbringen – und zu erhalten. Das kennt jeder aus dem privaten Bereich. Es hat ebenso Gültigkeit im Berufsleben. Gänzlich verhindern lässt sich die kurzfristige Absage trotzdem nicht. Man sucht sich schließlich nicht aus, wann man krank wird oder die langersehnte Zusage vom Traumarbeitgeber erhält.

Sollte das Vorstellungsgespräch also unmittelbar vor der Tür stehen oder gar am selben Tag geplant sein, gilt: keine Panik! Auch kurzfristig können Sie ein Vorstellungsgespräch noch elegant absagen. Dabei müssen Sie sich weder schlecht fühlen noch befürchten, dass der Personaler Sie negativ in Erinnerung behalten wird – solange Sie ein paar Punkte beachten:

  • Je kürzer die verbleibende Zeit bis zum Vorstellungsgespräch ist, desto sinnvoller ist es, Ihre Absage telefonisch mitzuteilen. Zwar kommen auch Mails schnell beim Empfänger an. Hier besteht aber das Risiko, dass der Adressat diese zu spät liest. Hinzu kommt, dass Sie sich telefonisch besser für die Unannehmlichkeiten der kurzfristigen Absage entschuldigen können.
  • Bei der Begründung sollten Sie berücksichtigen, dass Sie sich kurzfristig (!) für die Absage entschieden haben. Heißt: Es kommt nur noch unvorhersehbare Begründungen infrage: Krankheit (auch die des Kindes), familiäre Notfälle. Planbare Gründe indes verbieten sich. Verzichten Sie deshalb bei sehr kurzfristigen Absagen auf Erklärungen wie: „Leider habe ich einen dringenden Termin, der sich nicht verschieben lässt.“ Sowas zeigt nur, dass Sie entweder nicht gut organisiert sind, Probleme mit dem Zeitmanagement haben – oder gar nicht wirklich an der Stelle interessiert sind.
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Vorstellungsgespräch absagen: Beispiele und Formulierungen

Eine Absage zu erteilen, ist keine Raketenwissenschaft. Machen wir es nicht kompliziert: Dazu reichen schon wenige Worte. Lange Rechtfertigungen klingen ohnehin nach schlechtem Gewissen. Die Absage eines Vorstellungsgesprächs sollte klar und knapp formuliert sein. Dazu benötigen Sie nur wenige Worte und 4 Bausteine: einen kurzen Dank für das Interesse, die Absage mit einer knappen Begründung, eine kurze Entschuldigung oder Bitte um Verständnis und einen freundlichen Abschiedsgruß. Das war’s.

Um Ihnen beim Formulieren der Absage zu helfen, haben wir im Folgenden ein paar Musterschreiben und Vorlagen für Sie verfasst, die Sie gerne so nutzen können – inklusive verschiedener Begründungen.

TIPP: Bezug in Betreffzeile nennen

Ergänzen Sie Ihre Absage nach Möglichkeit um eine aussagekräftige Betreffzeile, mit der Sie einen Bezug zur Stellenausschreibung herstellen. So kann der Empfänger (Personaler) die Absage sofort besser zuordnen. Ein solche Betreffzeile (immer OHNE das Wort „Betreff“!) könnte lauten:

Absage – Stellenangebot vom TT.MM.JJJJ, Referenz-Nr. 98765-4
Absage – Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ, Referenz: 98765-4

Vorstellungsgespräch absagen wegen anderer Zusage

Sehr geehrte Frau __________,

vielen Dank für Ihre Einladung zu einem Vorstellungsgespräch und das von Ihnen gezeigte Interesse. Ich habe mich aber entschieden, das Angebot eines anderen Unternehmens anzunehmen und werde deshalb den Termin bei Ihnen nicht wahrnehmen.

Für die Ihnen daraus entstehenden Umstände entschuldige ich mich und bedanke mich gleichzeitig für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Vorstellungsgespräch absagen wegen Terminproblemen

Sehr geehrter Herr _________,

ich freue mich sehr über die Möglichkeit, Sie in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen und zu überzeugen. Leider kann ich den vereinbarten Termin nicht wie geplant wahrnehmen und würde mich freuen, wenn wir diesen auf einen anderen Tag verschieben könnten.

Als alternative Termine würden sich für mich der TT.MM.JJJJ oder der TT.MM.JJJJ anbieten. Da ich weiterhin sehr an der Stelle interessiert bin, stehe ich Ihnen auch gerne telefonisch für weitere Absprachen zur Verfügung. Ich freue mich auf Ihre Antwort.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Vorstellungsgespräch absagen wegen Entfernung

Sehr geehrte Herr ___________,

über Ihre Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ habe ich mich sehr gefreut. Mir war allerdings nicht bewusst, dass dieses Gespräch in Ihrer Zentrale in München stattfinden wird und nicht in Ihrer Niederlassung in Hamburg, für die ich mich beworben habe.

Aus diesem Grund muss ich das Gespräch leider absagen. Ich bedanke mich dennoch herzlich für das von Ihnen entgegengebrachte Vertrauen.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Vorstellungsgespräch absagen wegen Krankheit

Die Absage eines Vorstellungsgesprächs wegen Krankheit stellt für Kandidaten eine Herausforderung dar. Mit der Absage wollen Sie sich weiterhin alle Chancen offen halten. Niemand möchte als „kränklich“ oder im schlimmsten Fall „ungeeignet“ für eine Stelle eingeschätzt werden, noch bevor man die Chance hatte, sich im Vorstellungsgespräch zu beweisen.

Das Rezept hierfür ist einfacher als gedacht: Weniger ist mehr. Verzichten Sie weitestgehend auf Details zu Ihrer Erkrankung oder den Hintergründen. Je mehr Sie berichten, desto größer die Möglichkeit, dass ein falscher Eindruck entsteht oder der Personaler mehr interpretiert, als da ist.

Eine gute Formulierung, das Vorstellungsgespräch wegen Krankheit abzusagen, lautet daher:

Sehr geehrte Frau __________,

leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich kurzfristig erkrankt bin und Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch morgen um 14:30 Uhr leider nicht wahrnehmen kann. Da ich sehr an der Stelle interessiert bin, hoffe ich, dass wir den Termin verschieben und vielleicht schon nächste Woche nachholen können.

Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten meiner kurzfristigen Absage. Ich freue mich auf Ihre Antwort und hoffe, dass wir den Termin in Kürze nachholen können.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Vorstellungsgespräch absagen OHNE Begründung

Wer indes eine Absage verschicken möchte, ohne einen Grund dafür zu nennen, kann das so formulieren:

Sehr geehrter Herr __________,

vielen Dank für die Einladung und Möglichkeit zum persönlichen Gespräch. Allerdings möchte ich hiermit meine Bewerbung für die ausgeschriebene Stelle zurückziehen. Daher muss ich auch das Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ absagen. Für die Umstände entschuldige ich mich.

Ich danke Ihnen für das Verständnis und verbleibe

mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Vorstellungsgespräch verschieben: Tipps und Muster

Die Absage eines Vorstellungsgesprächs ist ein finaler Schritt. Vielleicht sind Sie aber weiterhin an der Stelle interessiert, möchten das Bewerbungsgespräch auch wahrnehmen – nur zu einem anderen Termin. In dem Fall bitten Sie darum, das Vorstellungsgespräch zu verschieben. Um einen Tag oder eine Woche. Das ist übrigens völlig legitim, solange Sie gute Gründe dafür haben und diese glaubhaft in Ihrer Antwort nennen. Gute Gründe sind zum Beispiel:

  • Geschäftliche Termine (falls Sie noch beschäftigt sind)
  • Ein lange geplanter und gebuchter Urlaub im Ausland
  • Private Verpflichtungen (Hochzeit, Trauzeuge, Taufe, Patenschaft, etc.)
  • Eine kurzfristige Erkrankung

In all den genannten Fällen dürfen Sie um um Verständnis hoffen und um eine Terminverschiebung bitten. Aus dem zuletzt genannten Grund natürlich nur kurzfristig. Wer plant schon eine Erkältung in zwei Wochen. Auf Ihre Bewerbungschancen wirkt sich das nicht negativ aus, wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben. Für die meisten Stellen sind ohnehin mehrere Termine für Jobinterviews mit den Top-Kandidaten vorgesehen.

Formel & Formulierungen für die Terminverschiebung

Allerdings sollte die Bitte, das Vorstellungsgespräch zu verschieben, richtig verpackt werden. Und zwar mit diesen Tipps, nach diesem Schema:

  • Bedanken und freuen
    Beginnen Sie Ihre Antwort damit, dass Sie sich für die Einladung bedanken. Sie drückt schließlich Wertschätzung aus und ist ein Kompliment: Ihre Bewerbungsunterlagen haben überzeugt, man will Sie näher kennenlernen. Darüber dürfen Sie sich ruhig sichtbar freuen.
  • Interesse bekunden
    Ein verschobenes Vorstellungsgespräch sollte beim Personaler nicht den Eindruck erwecken, dass Ihr Interesse an der Stelle nachgelassen hätte. In der Formulierung Ihrer Antwort oder im Telefongespräch sollten Sie deshalb noch einmal deutlich machen, dass Sie weiterhin an der Position interessiert sind und das Gespräch unbedingt – nur an einem anderen Termin – führen möchten.
  • Begründung liefern
    Beim Verschieben gilt wie bei einer Absage: Sie sollten Ihren Wunsch begründen. Sollte es möglich sein, sind Personaler in der Regel bereit, einen anderen Termin zu finden, um das Gespräch zu ermöglichen. Dafür haben sie aber eine Erklärung verdient, warum sie den ersten Termin nicht einhalten können (siehe obige Gründe).
  • Alternativen vorschlagen
    Wenn Sie um einen neuen Termin bitten, sollten Sie die Terminfindung nicht allein dem Personaler aufbürden. Bieten Sie idealerweise gleich mögliche Alternativen an, die für Sie sicher sind, um das abgesagte Vorstellungsgespräch nachzuholen.

Wie das Ergebnis und die Formulierungen dazu aussehen könnten, zeigen wir Ihnen in der folgenden Vorlage:

Vorstellungstermin verschieben: Musterschreiben


Sehr geehrte Frau __________,

herzlichen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Darüber habe ich mich sehr gefreut – nicht zuletzt, weil ich an der Position sehr interessiert bin.

Leider habe ich an dem vorgeschlagenen Termin am TT.MM.JJJJ um 00 Uhr schon eine wichtige private Verpflichtung (Hochzeit meines besten Freundes, ich bin Trauzeuge), die ich nicht verschieben kann. Deshalb müsste ich Sie bitten, einen anderen Termin zu finden.

Als Alternative könnte ich Ihnen folgende Termine vorschlagen:

  • Montag, den TT.MM.JJJJ um 15 Uhr
  • Mittwoch, den TT.MM.JJJJ um 10 Uhr
  • Donnerstag, den TT.MM.JJJJ um 17 Uhr

Ich hoffe, einer der genannten Termine kommt für Sie infrage. Ich freue mich auf Ihre baldige Rückmeldung und unser persönliches Kennenlernen.

Mit besten Grüßen
UNTERSCHRIFT



Wir wünschen viel Erfolg bei der Bewerbung!

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]

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27. Oktober 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.

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