Was ist das Ziel einer Absage?

Das Wörtchen „Absage“ ist per se nicht sehr sympathisch – es impliziert bereits eine Zurückweisung. Diese gilt es geschickt zu verpacken. Es gibt in der Regel zwei Situationen, in denen Sie einen Termin absagen wollen oder müssen:

Sie können eine Einladung nicht annehmen, denn Sie sind bereits anderweitig gebunden.
Sie haben eine Einladung bereits angenommen, müssen Sie aber nachträglich absagen.

Oberstes Ziel ist, den Empfänger nicht zu verprellen. Hier sind Diplomatie und Fingerspitzengefühl gefragt – anderenfalls kommt es schnell zu Kränkungen. Daher sollten Sie Ihrem Gegenüber immer verdeutlichen, dass Ihnen viel an ihm/ihr beziehungsweise dem Termin liegt. Wichtig ist daher nicht nur die Art und Weise, wie Sie einen Termin absagen, sondern auch wann: Hier gilt, sich schnellstmöglich beim Adressaten zu melden.

Es ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit, dass Sie sich nicht bis zum Schluss warten. Manche wollen sich ein Hintertürchen offen halten, um vielleicht noch bei zwei sich überschneidenden Terminen den attraktiveren wahrnehmen zu können. Aber eine zeitige Absage erspart Ihrem Gegenüber im Ernstfall unnötige Organisation und Geld. Beispielsweise, wenn Sie zu einer Jubiläumsfeier eingeladen sind, bei der auch mit Catering zu rechnen ist. Und auch Ihnen kann es Kosten und Unannehmlichkeiten verursachen, wenn Sie bestimmte Fristen für eine Terminabsage nicht einhalten: So fallen für manche Ärzte oder Physiotherapeuten Gebühren an, ohne dass Sie die Leistung in Anspruch genommen hätten.

Mit welchem Medium sollte ich den Termin absagen?

Das Medium ist abhängig von der überwiegenden Kommunikationsform. Haben Sie eine offizielle postalische Einladung erhalten, sollten Sie dem Anlass entsprechend ebenfalls postalisch antworten. Per Brief einen Termin absagen können Sie vor allem dann, wenn der Termin noch in weiter Ferne liegt. Am schnellsten und persönlichsten ist natürlich immer noch ein Telefonanruf. Der eignet sich auch, wenn Sie den Termin mündlich vereinbart haben oder gut miteinander bekannt sind. Allerdings ist ein Anruf zeitlich nicht immer machbar.

In diesem Fall oder wenn Sie vorrangig über E-Mail kommunizieren, können Sie auch auf elektronischem Wege den Termin absagen. Wichtig hierbei: Dieses Medium eignet sich nicht, wenn es sich um eine sehr kurzfristige Absage handelt. Nicht jeder guckt ständig in sein Postfach. Es besteht also die Gefahr, dass der Adressat die Absage nicht rechtzeitig liest. In diesem Fall sollten Sie also unbedingt versuchen, ihn telefonisch zu erreichen.

Risiken bei ungeschickten Absagen

Wollen Sie schriftlich einen Termin absagen, sollte Sie sich an dieselben Vorgaben für seriöse Kommunikation halten wie sonst im Geschäftsverkehr üblich. Heißt konkret: Lesen Sie Ihre Mail Korrektur, bevor Sie sie abschicken. Verzichten Sie auf Smileys, die wirken nicht professionell.

Wichtig aber auch Ihre Formulierungen. Je nach Wortwahl entsteht ein falscher Eindruck beim Gegenüber. Diese Eindrücke wollen Sie vermeiden:

Chaos
Sie haben keinen Überblick über Ihre Termine, sind völlig unorganisiert. Und kommt dann ein neuer Termin hinzu, sagen Sie spontan zu, ohne konkret zu planen.
Arroganz
Sie sind eine gefragte Person und stufen sich selbst als sehr wichtig ein. Dem Empfänger geben Sie das Gefühl, unwichtig zu sein.
Desinteresse
Der Termin ist Ihnen relativ gleichgültig. Sie hätten ihn wahrgenommen, aber jetzt hat sich für Sie noch eine andere, interessantere Gelegenheit ergeben.
Ignoranz
Es ist Ihnen egal, ob der Empfänger zuvor vielleicht seine Besprechungen umgelegt hat.

Termine mit Begründung absagen?

Viele neigen dazu, sich rechtfertigen zu wollen. Liefern Sie einen Grund für Ihre Absage, besteht allerdings immer auch die Gefahr, einen der oben genannten Eindrücke zu vermitteln. Wenn Sie einen Termin absagen wollen, gibt es eine Schwierigkeit zu überwinden. Die volle Wahrheit können Sie nicht immer sagen, denn das würde vermutlich so klingen:

Ich habe keine Lust.
Der Termin mit XY ist wichtiger.
Die Entfernung und der Aufwand sind mir zu mühsam.

In jedem Fall senden Sie fatale Signale: Keine Lust, wichtiger, mühsam – all das signalisiert Ihrem Gegenüber, dass Sie nicht an ihm beziehungsweise dem Treffen interessiert sind und daher nicht Ihrer Mühe Wert wäre. Das käme einer Beleidigung gleich. Diesen Eindruck wollen Sie natürlich vermeiden – gleichzeitig sind Lügen tabu.

Vermeiden Sie jedoch faule Ausreden! Ausnahmen stellen lediglich wirklich plausible Gründe wie eine Erkrankung oder ein Autounfall dar. Also Notfälle oder Ereignisse, die außerhalb Ihres Einflussbereichs liegen – etwa wenn Ihnen der Chef kurzfristig ein neues Projekt aufs Auge drückt oder es kurzfristig zu Terminüberschneidungen kommt. Hier sind Begründungen nachvollziehbar und sollten offen kommuniziert werden.

Negativbeispiele: Verzichten Sie auf Floskeln

Aber selbst eine abgemilderte Form in Form einer Mail kann unglücklich formuliert sein:

Hallo Frau Schneider, leider muss ich den morgigen Termin absagen. Ich habe Kopfschmerzen und außerdem muss ich morgen ausgeruht für wichtige Termine sein. Sorry dafür!

Zwar sind Kopfschmerzen nachvollziehbar hinderlich, aber in Kombination mit dem Nebensatz klingt es wie eine vorgeschobene Entschuldigung für etwas, was einem schlichtweg wichtiger ist. Hinzu kommt, dass das „sorry“ sehr lapidar wirkt. Weitere Negativbeispiele sind Floskeln dieser Art:

„Es tut uns leid, aber bedauerlicherweise müssen wir den Termin absagen,…“
„Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen…“
„Wegen dringender betrieblicher Angelegenheiten…“
„Leider müssen wir den Termin am… stornieren“
„Aufgrund von Reisetätigkeit unseres Geschäftsführers…“
„Wir bitten Sie zu entschuldigen…“
„Wegen einer anderweitigen dringenden Verpflichtung…“
„Wir bitten Sie um Verständnis,…“

Solche Formulierungen klingen abgedroschen und distanziert – Floskeln dieser Art kennen auch Bewerber aus Bewerbungsabsagen. Der Schreiber versteckt sich hinter der gehobenen Bürosprache („stornieren“, „dringende Verpflichtungen“, „betriebliche Angelegenheiten“). Der Adressat erfährt keine konkreten Gründe (die „Reisetätigkeit“ kann genauso gut privater Natur sein). Das kann allerdings erst recht Grübeleien vom Kaliber „Mein Anliegen ist offenbar nicht wichtig genug“ provozieren.

Beispiele für diplomatische Formulierungen

Ganz klar – bei einem Freund oder Bekannten klingt es anders, als wenn Sie einem wichtigen Kunden einen Termin absagen. Aber das Ziel ist natürlich dasselbe: Sie wollen Kränkungen vermeiden. Daher wichtig, wenn Sie einen Termin absagen: Sie müssen angemessenes Bedauern zum Ausdruck bringen. Das gelingt nicht mit flapsigen Formulierungen oder floskelhafter Sprache, die zudem negative Assoziationen weckt. Stattdessen sollten Sie einen persönlichen und individuell angemessenen Sprachstil wählen. Und so können Sie Ihre Terminabsage aufbauen:

Signalisieren Sie Interesse

Heben Sie hervor, dass Ihnen grundsätzlich an dem Termin gelegen ist. So signalisieren Sie Interesse und Wertschätzung:

„Ich habe mich wirklich über die Einladung zu… gefreut.“
„Erst einmal vielen Dank für die freundliche Einladung,…“

Schildern Sie die Umstände

Wollen Sie verhindern, dass Ihre Absage das Geschäftsverhältnis belastet, sollten Sie sich nicht hinter vagen Aussagen verstecken. Hat sich jemand extra zu einem bestimmten Termin Zeit für Sie freigeschaufelt, ist die Absage ein Ärgernis. Weshalb nur gute Gründe gelten – etwa die oben geschilderten Ausnahmen oder etwas, dass Ihre Zukunft entscheidend beeinflussen kann wie etwa ein Vorstellungsgespräch. Auch bei Einladungen zu Anlässen gilt es, geeignete Formulierungen zu finden und beispielsweise auf höhere Gewalt zu verweisen:

„Gerne hätte ich unseren Termin wahrgenommen, leider muss ich zum gleichen Zeitpunkt in XY zu einem Vorstellungsgespräch sein.“
„Die Präsentation zu XY finde ich ausgesprochen spannend. Unglücklicherweise bin ich an diesem Tag bereits auf der Konferenz in Prag.“
„Ich wünschte, es wäre anders, aber durch Kunde XY haben sich die Rahmenbedingungen geändert. Das Projekt soll doch schon nächste Woche starten und mein Einsatz ist hier gefragt.“

Sagen Sie den Termin ab

Je nachdem, welcher Art Ihr Termin ist und wie gravierend die Umstände sind, die Ihnen dazwischengekommen sind, können Sie endgültig einen Termin absagen oder verschieben. Eine Einladung zur Hochzeit können Sie natürlich nicht verschieben. Aber die Teilnahme an einem Meeting ist beispielsweise noch möglich, wenn Sie sich lediglich um zehn Minuten verspäten. Entsprechend können Sie formulieren:

„Daher muss ich leider unseren Termin absagen.“
„Dieses Mal ist es mir nicht möglich, am Treffen teilzunehmen.“
„Ich würde gerne unseren Termin verschieben.“

Geben Sie einen Ausblick

Ihr Bedauern wirkt deutlich ehrlicher, wenn Sie nicht einfach nur einen Termin absagen, sondern sich bemühen, einen neuen Zeitpunkt für ein Treffen zu finden. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Gegenüber die Absage nicht persönlich nimmt, sondern erkennt, dass es Ihnen umständehalber nicht möglich ist, den Termin wahrzunehmen:

„Ich hoffe sehr, dass wir unser Treffen nachholen können.“
„Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie stattdessen am TT.MM.JJJJ Zeit haben.“
„Ich würde mich freuen, beim nächsten Mal bei dieser Präsentation anwesend sein zu können.“

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