Alles auf einen Blick

Zeitpunkt: Sagen Sie einen Termin so früh wie möglich ab. Sobald feststeht, dass Sie ihn nicht wahrnehmen könnten, informieren Sie die andere Person.
Kanal: Je kurzfristiger Ihre Absage ist, desto schneller müssen Sie diese übermitteln. Im Zweifel ist ein Anruf die beste Wahl. Sagen Sie mit zeitlichem Vorlauf ab, reicht auch eine E-Mail.
Struktur: Eine professionelle Terminabsage besteht aus einer Anrede, einem Dank für den Termin, der konkreten Absage mit Begründung, Bedauern über den Terminausfall und Vorschlag eines Ersatzdatums.
Ehrlichkeit: Nennen Sie einen plausiblen Grund, warum Sie den Termin nicht wahrnehmen. So kann der Empfänger das Verhalten nachvollziehen. Vermeiden Sie aber ausschweifende Rechtfertigungen oder offensichtliche Notlügen.
Verbindlichkeit: Gelegentliche Absagen sind unproblematisch. Verschieben Sie aber regelmäßig jeden Termin, gelten Sie als unzuverlässig.
Ghosting: Lassen Sie einen Termin niemals einfach verstreichen. Wenn Sie nicht hingehen, müssen Sie vorher absagen. Ghosting ist respektlos und unprofessionell.

Die meisten Termine werden kurzfristig, maximal 24 Stunden vorher, wieder abgesagt. Dahinter stehen fast immer gesundheitliche Gründe. Laut Umfragen und Schätzungen werden so bis zu 15 % der angesetzten Termine verschoben oder fallen komplett aus.

Wie kann ich einen Termin höflich absagen?

„Absage“ klingt schon unsympathisch und enthält immer eine Zurückweisung der anderen Person. Deshalb müssen Sie die Terminabsage höflich formulieren. Dabei gelten grundsätzlich immer die folgenden Regeln:

Sagen Sie den Termin so früh wie möglich ab.
Bedanken Sie sich nochmal für die Einladung oder den Termin.
Entschuldigen Sie sich und drücken Sie Bedauern über die Absage aus.
Falls es sie gibt: Nennen Sie den plausiblen Grund, ohne ins Detail zu gehen.
Zeigen Sie Verständnis für die Unannehmlichkeit, die dadurch entstehen.
Bieten Sie, wenn möglich, einen neuen Termin an.

Dieser höfliche und professionelle Umgang mit einer Terminabsage zeigt, dass Sie Ihr Gegenüber wertschätzen und verantwortungsbewusst mit dessen Zeit umgehen – auch dann noch, wenn Sie einen Termin absagen müssen.

Aus welchen Gründen kann ich einen Termin absagen?

Schreiben Sie nicht einfach nur „Ich kann nicht kommen“. Sie haben sich verabredet, Ihr Gegenüber hat sich Zeit genommen und verdient eine kurze Erklärung. Deshalb sind Diplomatie und Fingerspitzengefühl gefragt, wenn Sie Kränkungen vermeiden wollen. Dabei gibt es gute und plausible Gründe für die Absage eines Termins:

Plötzliche Erkrankung (Fieber, Magen-Darm)
Dringende geschäftliche Termine (Deadline)
Unvorhergesehene Verspätung (Stau, Zugausfall)
Kurzfristige Verpflichtungen (Geschäftsreise)
Familiäre Notfälle (Kind krank)

Aufbau einer Terminabsage

Wenn Sie einen Termin absagen müssen, sollten Sie Ihre Nachricht klar strukturieren. Eine professionelle Absage zeigt stets, dass Sie die Situation des Empfängers ernst nehmen. Das gelingt nie mit Floskeln oder flapsigen Sprüchen wie „Sorry“. Wählen Sie stattdessen einen persönlichen und individuell angemessenen Sprachstil. So sollte Ihre Terminabsage aufgebaut sein:

1. Briefkopf

Wenn Sie eine Einladung per Brief erhalten haben – z.B. bei offiziellen Anlässen –, sollten Sie auch per Brief den Termin absagen. In dem Fall sollten Sie einen klassischen Briefkopf erstellen: mit Vorname, Name, Adresse, Empfänger, Anschrift und aktuellem Datum. Bei einer kurzfristigen Absage fehlt die Zeit für den Versand. Hier schreiben Sie eine Mail oder rufen an.

2. Anrede

Formulieren Sie bei der Terminabsage stets eine persönliche Anrede. Sprechen Sie den Empfänger dabei direkt an und nutzen Sie den Namen. Die allgemeine Formulierung „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist zu distanziert.

„Sehr geehrte Frau…“
„Sehr geehrter Herr…“
„Hallo [Vorname]…“
„Guten Tag [Vorname]…“
„Liebe/r [Vorname]…“

3. Dank & Interesse

Zeigen Sie Wertschätzung und persönliches Interesse an dem Termin. Betonen Sie in der Absage, dass Ihnen der Termin grundsätzlich wichtig war und Sie sich auf Ihr Gegenüber gefreut haben.

„Ich habe mich wirklich über die Einladung gefreut.“
„Erst einmal vielen Dank für die freundliche Einladung.“
„Vielen herzlichen Dank für deine Einladung zum Treffen am…“
„Ich habe mich schon darauf gefreut, dich zu treffen.“

4. Terminabsage

Kommen Sie möglichst schnell auf den Punkt und sagen Sie den Termin ab oder bitten Sie darum, diesen zu verschieben. Reden Sie dabei nicht um den heißen Brei herum, sondern machen Sie klar, dass Sie den Termin nicht wahrnehmen.

„Ich muss unseren Termin leider absagen.“
„Es ist mir leider nicht möglich, am Treffen teilzunehmen.“
„Ich muss unseren Termin leider verschieben.“
„Leider muss ich dir heute kurzfristig wieder absagen.“

5. Gründe & Bedauern

Gibt es nachvollziehbare und plausible Gründe für die Terminabsage, können Sie diese ebenfalls nennen. Gehen Sie dabei aber nicht zu sehr ins Detail und drücken Sie gleichzeitig immer Ihr Bedauern für die Umstände aus.

„Seit heute Morgen bin ich krank und kann aus gesundheitlichen Gründen nicht dabei sein.“
„Ich bedauere zutiefst, dass das Unannehmlichkeiten verursacht, aber es gibt persönliche Gründe, die das Treffen gerade unmöglich machen.“
„Ich wünschte, es wäre anders, aber bei uns haben sich die Ereignisse überschlagen. Ein wichtiges Projekt benötigt gerade meine volle Aufmerksamkeit.“
„Ich habe mich so auf unser Treffen gefreut. Unglücklicherweise bin ich an diesem Tag schon auf einer Konferenz.“
„Wir haben leider einen wichtigen Termin im Krankenhaus, den ich nicht verschieben kann. Bitte entschuldige die kurzfristige Absage.“

6. Terminvorschlag

Ihr Bedauern wirkt noch ehrlicher, wenn Sie nicht einfach nur den Termin absagen, sondern gleich einen neuen Zeitpunkt für das Treffen vorschlagen. Das zeigt, dass Sie nicht einfach keine Lust haben, sondern echtes Interesse am Termin haben.

„Ich hoffe sehr, dass wir unser Treffen nachholen können. Wie wäre es am…“
„Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie stattdessen am TT.MM.JJJJ Zeit haben.“
„Können wir den Termin auf nächste Woche verschieben – gleicher Tag, gleiche Uhrzeit?“

7. Abschluss & Grußformel

Beenden Sie die Terminabsage mit einem freundlichen Dank für das Verständnis und schließen Sie die E-Mail oder den Brief mit einer angemessenen Grußformel ab.

„Mit freundlichen Grüßen„
„Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten.“
„Ich hoffe auf dein Verständnis und freue mich auf den neuen Termin.“
„Ich danke für Ihr Verständnis. Mit freundlichen Grüßen [Unterschrift]“
„Danke, dass du das verstehst. Liebe Grüße [Signatur]“

Termin absagen: Muster & Vorlage

Zur Orientierung können Sie für Ihre Terminabsage gerne unser Muster und Vorlagen für E-Mails nutzen:

Formell einen Termin absagen

Sehr geehrte Frau Muster,

leider muss ich unser geplantes Meeting am TT.MM. aus dringenden geschäftlichen Gründen verschieben. Bitte entschuldigen Sie die Umstände. Hätten Sie nächste Woche Dienstag um 14 Uhr Zeit für einen zweiten Versuch? Ich danke Ihnen herzlich für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

Informelle Absage

Hallo lieber [Name],

leider ist mir ein wichtiges Projekt kurzfristig dazwischengekommen. Können wir unseren Termin bitte auf morgen 11 Uhr verschieben?

Ich danke dir von Herzen!
Liebe Grüße

Gesundheitsbedingte Absage

Hallo [Name],

leider hat mich eine Grippe mit Fieber erwischt. Deshalb muss ich unser Treffen am TT.MM. schweren Herzens absagen. Ich hatte mich schon darauf gefreut, dich wiederzusehen, schaffe es gesundheitlich aber nicht.

Ich hoffe auf dein Verständnis und melde mich sofort bei dir, sobald ich wieder auf den Beinen bin, um einen neuen Termin zu vereinbaren. Voraussichtlich sollte es ab Mitte nächster Woche wieder klappen.

Beste Grüße und bis bald

Kurzfristige Notfall-Absage

Sehr geehrter Herr Beispiel,

es ist mir total unangenehm, aber ich muss unseren heutigen Termin aufgrund eines privaten Zwischenfalls kurzfristig absagen. Ich bitte vielmals um Entschuldigung und weiß um die Umstände, die das macht.

Gerne schlage ich Ihnen zeitnah einen neuen Termin vor – einverstanden? Vielen Dank für Ihr Verständnis!

Mit freundlichen Grüßen

Sollte ich schriftlich oder telefonisch absagen?

Welchen Weg Sie für Ihre Terminabsage wählen, hängt davon ab, wie Sie diesen zuvor vereinbart haben und wie kurzfristig Sie absagen müssen. Brief oder E-Mail bieten sich primär an, wenn der Termin noch einige Zeit in der Zukunft liegt. Schneller und persönlicher ist ein Telefonanruf. Der eignet sich insbesondere dann, wenn Sie den Termin mündlich vereinbart haben oder gut miteinander bekannt sind. Wir empfehlen grundsätzlich eher ein persönliches Telefonat – auch bei mehr zeitlichem Vorlauf. Im direkten Gespräch sind Sie authentisch und zeigen mehr Wertschätzung.

Welche Fehler sollte ich bei der Terminabsage vermeiden?

Einen Termin abzusagen, ist immer heikel – je nachdem, wie viel Zeit sich der oder die andere dafür genommen oder freigeschaufelt hat, etwa für ein gemeinsames Dinner oder eine besondere Party. Damit Ihre Absage die richtigen Worte und einen angemessenen Ton findet, sollten Sie folgende Fehler dabei unbedingt vermeiden:

Floskeln

Schreiben oder nutzen Sie möglichst originelle Formulierungen und eigene, emotionale Worte. Vage Worthülsen vom Typ „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen…“ klingen wie typische Bewerbungsabsagen – und leider auch unpersönlich.
Desinteresse

Wirklich niemals darf die Absage wirken, als sei Ihnen der Termin oder die Zeit des anderen gleichgültig bzw. anderes wichtiger. Das ist ein arroganter Affront und belastet die Beziehung nachhaltig.
Rechtfertigungen

Sie dürfen einen Grund für die Terminabsage nennen, aber sich nie rechtfertigen. Das wirkt wie ein schlechtes Gewissen und lässt den Rest wie eine faule Ausrede aussehen.
Oberflächlichkeit

Der Empfänger sollte spüren, dass Ihnen die Sache wirklich leid tut und unangenehm ist. Ein simples „Sorry“ ist dafür oft zu wenig. Noch lapidarer wirken Smileys.

Regelrecht grob unhöflich sind freilich Schuldzuweisungen vom Typ: „Weil der Termin zu spät angesetzt war…“. So etwas ist völlig tabu.

Was sind die Risiken einer schlechten Terminabsage?

Wer sich erst auf den letzten Drücker meldet, wirkt nicht nur respektlos, sondern auch unzuverlässig. Eine unhöfliche Absage kann zudem das Vertrauen in Sie zerstören und die Beziehung noch lange belasten. Wer mehrfach absagt, ramponiert sogar seinen Ruf.

Wie lang sollte eine Terminabsage sein?

Eine Terminabsage per E-Mail ist selten länger als 100-150 Worte. Das reicht, um das Wichtigste zu erklären. Lange Entschuldigungsschreiben will niemand lesen. Bringen Sie Ihr Schreiben lieber auf den Punkt und halten Sie sich an den obigen Aufbau.

Was tun bei mehrfachen Terminabsagen?

Sie haben bereits mehrfach einen Termin absagen müssen? Das könnte den Eindruck erwecken, dass Sie entweder ein Chaot sind, der seine Selbstorganisation nicht beherrscht. Oder aber Ihnen ist der Termin und die andere Person schlicht egal. Beides ganz schlecht. In solchen Fällen hilft nur eine ganz besonders aufrichtige und vor allem glaubwürdige Entschuldigung. Beispiel:

„Das ist jetzt wirklich peinlich und ich entschuldige mich aufrichtig und zutiefst für die erneuten Unannehmlichkeiten! Ich versichere Ihnen, dass mir unser Termin wirklich sehr wichtig ist…“
„Es tut mir so unendlich leid, den Termin schon wieder verschieben zu müssen. Es ist erneut etwa Unvorhergesehenes dazwischengekommen. Ich hoffe sehr, dass Sie mir nicht böse sind und wir einen alternativen Termin finden…“
„Ich weiß, das wird immer unglaubwürdiger, aber ich kann es nicht ändern: Ich muss unser Treffen erneut absagen. Ich verspreche Ihnen, im dritten Anlauf klappt es und die Drinks gehen selbstverständlich auf mich!“

Nur durch eine so ehrliche wie emotionale Antwort, können Sie bei wiederholten Absagen noch auf Verständnis hoffen. Das Wichtigste aber ist, dass Sie Glaubwürdigkeit und Respekt beweisen.

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